Handleiding Quantos 2. Handleiding voor leden behorende bij bestelsysteem Quantos 2

Transcriptie

1 Handleiding Quantos 2 Handleiding voor leden behorende bij bestelsysteem Quantos 2

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Introductie Openingspagina Zoekoptie Favoriete producten Snelinvoer Order uploaden Importeren gescande barcode lijst Bestellen op basis van vorige bestellingen Bestelformulieren Zoekresultaten Gebruik zoekmachine Zoekresultaten sorteren Miniaturen tonen Informatie in het zoekresultaat Hoeveelheid aanpassen Artikelnummer dubbel bestellen Uitlopend product Geschatte levertijd Vergelijk producten Product-detailpagina Productinformatie De meest recente bestellingen Memo Alternatieve producten Aanvullende producten Artikel toevoegen aan bestelformulier Vertel het je vrienden Print product informatie Order versturen Order versturen Orderreferenties Verzendwijze Verzending Verzendadressen toevoegen bij dropshipment Order sluiten Verzendbevestiging Overzicht geplaatste bestelling (orderregels) Orderstatus

3 Introductie Hierbij ontvangt u de handleiding behorende bij versie 2 van Quantos. In deze nieuwe release zijn verschillende nieuwe functionaliteiten toegevoegd om de applicatie efficiënter en meer gebruiksvriendelijk te maken. Deze handleiding beschrijft de functionele en technische veranderingen. Wellicht ten overvloede vermelden wij dat u het Quantos bestelsysteem kunt benaderen via Openingspagina U wordt verwelkomd met de volgende informatie: Een ledenactie in het midden Navigatie om te bestellen aan de linkerzijde Winkelwagen rechtsboven Cartridge Selector linksonder 2

4 2 Zoekoptie De zoekfunctionaliteit is een instrument om het zoeken en vinden van producten zo efficiënt en nauwkeurig mogelijk te laten verlopen. De zoekoptie is in deze nieuwe Quantos-versie sterk verbeterd. Alle functies in de zoekfunctie zijn beschikbaar als hoofdoptie en blijven continu zichtbaar. U kunt zoeken op basis van: Productcatalogus Zoeken via de zoekfunctie Favoriete producten Vorige bestellingen Snelinvoer Bestelformulieren Cartridge Selector (onder het menu) 2.1 Favoriete producten Aan de hand van uw bestellingen wordt door Quantos automatisch een lijst samengesteld met uw favoriete producten. De lijst met producten die het meest frequent worden besteld, is direct beschikbaar gemaakt in de zoekfunctie. Dit werkt op dezelfde manier als in de vorige versie. 3

5 2.2 Snelinvoer De functionaliteit voor snelle toegang is hetzelfde gebleven zoals deze in de vorige versie aanwezig was. Wanneer de productnummers en aantallen ingevoerd zijn, kunt u meteen op Bestellen klikken. Mocht u een foutief nummer invoeren of een besteleenheid invoeren die niet overeenkomt met de minimum besteleenheid, dan wordt dit direct in hetzelfde scherm zichtbaar. U kunt dit ook in dit scherm aanpassen en hoeft dus niet naar een ander scherm. 2.3 Order uploaden Het is mogelijk om artikelen te bestellen door middel van het uploaden van een.prnbestand. Onder Snelinvoer > Order uploaden kunt u een uitleg vinden hoe dit werkt. 4

6 2.3.1 Importeren gescande barcode lijst Buiten het handmatig invoeren van productcodes is het mogelijk om met behulp van uw barcodescanner een lijst op te bouwen, die vervolgens geïmporteerd kan worden. Hierdoor hoeft u niet langer alles zelf handmatig te verwerken. Onder Snelinvoer > Order uploaden kan u het bestand ophalen van uw pc. Let op! Het bestand dient een.prn-bestand te zijn. 2.4 Bestellen op basis van vorige bestellingen Als u deze functionaliteit gebruikt, kunnen producten worden besteld op basis van vorige bestellingen. Alleen de producten uit vorige bestellingen worden weergegeven als zoekresultaat. 5

7 2.5 Bestelformulieren Bestelformulieren kunnen worden geselecteerd en gecreëerd vanuit de zoekfuncties. Producten kunnen toegevoegd worden vanuit de detail-productpagina (zie hoofdstuk 4). Wanneer de inhoud van de bestelformulieren wordt getoond, is het mogelijk om individuele producten of het hele bestelformulier te verwijderen. Persoonlijke bestelformulieren kunnen worden aangemaakt door te klikken op Nieuw bestelformulier. Daarnaast is er een aantal standaard bestelformulieren zoals de Top 1000, Pasen en Moederdag. 6

8 3 Zoekresultaten 3.1 Gebruik zoekmachine Quantos zoekt in alle relevante velden naar hele woorden of in het begin van woorden. U kunt uitgebreider zoeken met een zogenaamde wild-card. Dit is het %-symbool. Een voorbeeld: zoekt u op stift, dan worden alle producten getoond met stift aan het begin van de naam. Vanzelfsprekend ook de producten waarvan de naam enkel uit het woord stift bestaat. Zoekt u nu met %stift, dan komen alle producten waar de letters van stift in voorkomen als zoekresultaat naar voren. In dit geval dus ook bijvoorbeeld viltstiften. Onder het zoekvenster komt een opsomming van de zoekwoorden die u gebruikt heeft. Let op! Als u een nieuw zoekwoord opgeeft, zorg er dan voor dat u de oude zoekwoorden verwijderd door middel van 'wissen'! 3.2 Zoekresultaten sorteren Het is mogelijk om zowel op- als aflopend te sorteren in diverse velden, bijvoorbeeld in de velden merk, omschrijving, prijs, productcode en meest besteld. De sorteerfunctionaliteit wordt uitgeschakeld wanneer het zoekresultaat boven de 500 uitkomt. 3.3 Miniaturen tonen De miniaturen (kleine afbeeldingen) die worden getoond in het zoekresultaat, kunnen worden in- of uitgeschakeld door de gebruiker. Klik hiervoor op Afbeeldingen verbergen of Toon afbeeldingen. 3.4 Informatie in het zoekresultaat Het zoekresultaat geeft in deze versie van Quantos meer informatie over het gezochte product. Een zoekresultaat geeft zowel voorraad, besteleenheid als nettoprijs en consumentenprijs weer. 3.5 Hoeveelheid aanpassen Door gebruik van de pijltjestoetsen kan het aantal te bestellen producten worden verhoogd of verlaagd in relatie tot de besteleenheid. Gebruik simpelweg de muis om het aantal van de bestelling te wijzigen. 7

9 3.6 Artikelnummer dubbel bestellen In deze versie controleert het systeem automatisch of u het product in de bestelling dubbel invoert. Dit toont Quantos door het bestelscherm te tonen, waarbij de knop bestel veranderd is in wijzigen. U kunt dan nog wel het aantal verhogen of verlagen, maar nooit tweemaal hetzelfde artikelnummer invoeren als twee afzonderlijke orderregels. 3.7 Uitlopend product Een uitlopend product wordt in Quantos aangegeven door middel van de woorden 'laatste aantallen' bij de voorraad (beschikbaarheid). 3.8 Geschatte levertijd Quantos geeft een status in aantallen van de voorraad. Zodra de voorraad op is, krijgt u een geschatte levertijd voor dat product. U kunt dan kiezen of u wilt wachten op het betreffende product of dat u een alternatief wilt bestellen. 3.9 Vergelijk producten Het is mogelijk om producten met elkaar te vergelijken. In een oogopslag ziet u prijzen, productinformatie, beschikbaarheid en minimum besteleenheid voor diverse producten. U kunt producten voor vergelijking selecteren door op de knop vergelijk te klikken. De gekozen producten worden gerangschikt in een overzicht. U kunt direct vanuit dit overzicht doorgaan met uw bestelling (zie onderstaande afbeelding). 8

10 9

11 4 Product-detailpagina

12 4.1 Productinformatie In Quantos wordt alle beschikbare productinformatie op één scherm getoond. Onderstaande informatie kunt u vinden op de product-detailpagina: Prijs en type prijs Brutoprijs en korting Consumentenprijs Productomschrijvingen Productcode EAN code (barcode) OEM code artikelnummer van de bron UOM verpakkingseenheid Merknaam en merklogo Voorraadstatus Minimum bestelhoeveelheid Besteleenheid De meest recente bestellingen Hoeveelheid besteld Alternatieve producten Gerelateerde producten 4.2 De meest recente bestellingen Aankopen uit het verleden kunnen u helpen bij het plaatsen van nieuwe bestellingen. U kunt van ieder product zien wanneer en hoeveel er is besteld in het recente verleden. Als u een product al eens eerder hebt besteld dan ziet u bij het product een knop Vorige bestelling(en) staan. 11

13 4.3 Memo In de regel Memo is het mogelijk om een tekstregel toe te voegen per product. Het tekstveld kan worden gecreëerd en gewijzigd, zowel in de productdetailpagina als in het winkelmandje. De tekst die wordt ingevuld in dit veld komt te staan op de pakbon. 4.4 Alternatieve producten Alternatieve producten worden getoond als een product niet meer op voorraad is. Het alternatief wordt aangeboden onder de tab Alternatieven op de product-detailpagina. 4.5 Aanvullende producten Aanvullende producten worden getoond onder de tab Aanvullende producten op de product-detailpagina. De gebruiker kan deze bestellen zonder de detailpagina te verlaten

14 Artikel toevoegen aan bestelformulier Een product kan toegevoegd worden aan een bestellijst vanuit de productdetailpagina. Een bestellijst kan op de product-detailpagina worden gecreëerd door simpelweg op de knop Aan bestelformulier toevoegen te klikken. Het aanmaken van een bestelformulier kunt u lezen in hoofdstuk Vertel het je vrienden De optie kan worden gebruikt om een ander te attenderen op een product. 4.8 Print product informatie Alle productinformatie kan worden geprint in een praktisch overzicht. 13

15 5 Order versturen In bovenstaande afbeelding ziet u de inhoud van het winkelmandje. Hierin kunt u het volgende zien en/of aanpassen: Het aantal kan direct worden aangepast. Door op de rekenmachine [1] achter het aantal te klikken, worden prijzen aangepast aan de nieuwe aantallen. Opmerkingen die zijn gelinkt aan de bestelregel kunnen direct gewijzigd worden [2]. De totaalprijs van het product wordt getoond [3]. Voorraad wordt direct getoond [4]. De bestelregel kan direct worden verwijderd [5]. De order kan worden bewaard en verzonden in een later stadium door middel van de optie parkeren [6]. Het product kan worden toegevoegd aan een bestellijst [7]. 14

16 5.1 Order versturen Nadat u in de winkelwagen op de knop Volgende hebt geklikt komt u in een scherm waar het verzendadres en factuuradres worden getoond [1] (zie bovenstaande afbeelding). In dit scherm is het mogelijk om de bestellijst nogmaals te bekijken door op Orderoverzicht tonen te klikken [2]. 5.2 Orderreferenties Afhankelijk van de gebruikersinstelling, wordt een maximum van drie referentievelden getoond: de eerste referentie, de tweede referentie en de interne ordercode [3]. De kostenplaats kan direct worden gekozen op hetzelfde scherm. In Quantos is de mogelijkheid om te zoeken op kostencentrum en beschrijving. Hierin wordt eveneens gezocht in hele woorden als in een deel van woorden. Ook nieuw is het zoekresultaat dat per pagina wordt getoond. Alle kolommen kunnen zowel op- als aflopend worden gesorteerd. 5.3 Verzendwijze In het scherm van Verzending en Facturering is het mogelijk om aan te geven welke verzendwijze u wenst [4]. U kunt kiezen tussen een standaard levering en een spoed 15

17 levering. De optie Standaard levering is standaard geselecteerd. Bij een dropshipment order is er de keus tussen een reguliere dropshipment order en een pre-packed order. 5.4 Verzending Het verzendadres kan worden geselecteerd door op de knop Selecteer te klikken [5]. Alle relevante velden van het verzendadres (inclusief het telefoonnummer) worden gezocht. Ook hierbij kunnen alle kolommen worden gesorteerd, zowel op- als aflopend. Het afleveradres en de locatie kunnen direct worden gekozen. Als u op de knop Bewerken klikt kan het verzendadres worden aangepast. Alle nieuw ingevoerde adressen, bijvoorbeeld als gevolg van een dropshipment, blijven in de lijst met te selecteren adressen staan totdat de order is uitgeleverd. Vervolgens verdwijnt dit adres uit de lijst met te selecteren adressen. 5.5 Verzendadressen toevoegen bij dropshipment Het toevoegen van verzendadressen kan in de menuoptie Mijn Quantos en vervolgens Instellingen. Onder de tab Verzendadressen vindt u het onderhoudsmenu waar verzendadressen kunnen worden toegevoegd door op Toevoegen te klikken. 5.6 Order sluiten In het scherm Order versturen klikt u op Volgende waarna u de order kan afronden door op Order versturen te klikken. Om de bestelling te bewaren zonder te verzenden kiest u de optie parkeren boven in het scherm. 16

18 5.7 Verzendbevestiging U ontvangt automatisch een verzendbevestiging, zodra u uw order heeft verstuurd. Dit is geen overzicht van de bestelling. U kunt de status van uw bestelling volgen door in te loggen en in het menu te kiezen voor de optie Mijn Quantos en vervolgens op Orderstatus. In dit scherm kunt u orderstatus, pakbonnen en backorders bekijken. 5.8 Overzicht geplaatste bestelling (orderregels) Vanuit Quantos is het mogelijk om een print te maken voor uw administratie. Hiervoor kunt u op de printer icoon klikken. Vervolgens verschijnt een pop-up scherm met een afdrukvoorbeeld, dat de orderregels en aanvullende gegevens bevat. 17

19 6 Orderstatus Onder Mijn Quantos is het mogelijk om orderstatus, pakbonnen en backorders te bekijken. Als u klikt op Orderstatus dan opent zich een pop-up scherm met verschillende tabjes om deze informatie te bekijken (zie afbeelding hieronder). 18