Onderwerp Bijlage Doel 1. Opening en mededelingen Bijlagen Informeren. 2. Conclusies vergadering 6 maart 2014 Bijlage Vaststellen

Transcriptie

1 AGENDA algemeen bestuur Datum : 26 juni 2014 Tijdstip : 09.30! uur Locatie : Ridderzaal, Harlingertrekweg 58, Leeuwarden Algemeen bestuur Onderwerp Bijlage Doel 1. Opening en mededelingen Bijlagen Informeren 2. Conclusies vergadering 6 maart 2014 Bijlage Vaststellen 3. Viermaandsrapportage 2014 Bijlagen Kennisnemen 4. Zienswijzen gemeenten Bijlagen Vaststellen Jaarrekening 2013 Geïntegreerde begroting 2014 Begroting e wijziging begroting Inrichting brandweerkamer bij VNG Bijlagen Vaststellen 6. Huurovereenkomsten brandweerkazernes en decharge Bijlagen Vaststellen Stuurgroep PVB 7. Herbenoemen externe leden auditcommissie Bijlage Benoemen 8. Rondvraag 9. Sluiting 10. ±10.30 uur: Informeren burgemeesters over Regiovisie Huiselijk Geweld en Kindermishandeling Fryslân Bijlage

2 SAMENVATTEND VERSLAG EN ADVIES Auditcommissie Veiligheidsregio Fryslân Datum : 17 februari 2014 Locatie : Harlingertrekweg Aanwezig: T. van de Zwan J.H. Wobma A. Aalberts E. van Esch W. Kleinhuis J. Oostinga R. Giesolf W. Piek Afwezig met kennisgeving: F. Veltman Onderwerp 1. Opening De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag van de vorig vergadering Het verslag van de vorige vergadering wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Samenstelling auditcommissie Gelet op de wijzigingen in de bestuursstructuur (governance) van Veiligheidsregio Fryslân is het wenselijk om de samenstelling van de auditcommissie te heroverwegen. De volgende wijzigingen worden voorgesteld: Uitbreiding van de commissie met één lid namens de Bestuurscommissie Veiligheid. Duidelijk onderscheid maken tussen leden en overige deelnemers/adviseurs van de commissie. Opnemen van een rooster van aftreden voor de leden van de commissie. Het is de bedoeling om met ingang van de vergadering van juni in de nieuwe samenstelling van de commissie bijeen te komen. Conclusie: de auditcommissie adviseert het Algemeen Bestuur om de samenstelling van de auditcommissie aan te passen zodat deze aansluit op de gewijzigde bestuursstructuur van Veiligheidsregio Fryslân. Dit betekent dat voorgesteld wordt om de commissie uit te breiden met één lid vanuit de Bestuurscommissie Veiligheid. De auditcommissie is akkoord met de gewijzigde artikelen 8 en 9 van de verordening, waarbij opgemerkt wordt dat duidelijk aangegeven moet worden dat de externe deskundigen ook leden van de commissie zijn. De aangepaste verordening kan ter vaststelling worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur van 6 maart. 4. Rekenkamer/rekenkamercommissie In de auditcommissie is gesproken over de aankomende wetswijziging, waarbij rekenkamercommissies dezelfde bevoegdheden krijgen als rekenkamers. De commissie is van mening dat het verstandig is om één rekenkamer aan te wijzen voor de Veiligheidsregio. De rekenkamer van de gemeente Leeuwarden kan gevraagd worden om de rol van rekenkamer voor de VRF in te vullen. 1

3 Conclusie: de auditcommissie stelt voor om ter voorbereiding op het van kracht worden van de gewijzigde wetgeving de rekenkamer van de gemeente Leeuwarden te vragen om de rol van rekenkamer voor de Veiligheidsregio in te vullen. 5. Zienswijzen kaderbrief 2015 Het voorstel van de VRF om in de begroting 2015 geen indexering door te voeren, impliceert een taakstelling voor de VRF van ongeveer De auditcommissie is van mening dat hiervoor aangegeven dient te worden welke consequenties dit heeft voor de uitvoering van taken door de VRF. Conclusie: De auditcommissie houdt vast aan de lijn betreffende indexering zoals opgenomen in de financiële verordening. De commissie is het dan ook niet eens met het voorstel van het Dagelijks Bestuur om geen indexering toe te passen in de begroting Indien het Dagelijks Bestuur besluit om geen indexering toe te passen, dan zal het bestuur moeten aangeven welke taken Veiligheidsregio Fryslân niet meer zal uitvoeren. 6. Voorstel resultaatbestemming 2013 Gelet op de omvang van het positieve resultaat en de nog te voeren discussie over de omvang van het weerstandsvermogen is de auditcommissie van mening dat terugstorting nu niet voor de hand ligt. Bij het vaststellen van de beleidsnota Weerstandsvermogen kan hier alsnog over worden besloten. Conclusie: de auditcommissie adviseert het Dagelijks Bestuur om het voordelig resultaat over 2013 nu niet terug te betalen aan de deelnemende gemeenten. Een eventuele terugbetaling van voordelige saldi dient betrokken te worden bij de herijking van het weerstandsvermogen. 7. Procesvoorstel beleidsnota Weerstandsvermogen Voor het opstellen van een nieuwe beleidsnota Weerstandsvermogen is een procesvoorstel opgesteld dat zich richt op het vaststellen van de nieuwe beleidsnota in oktober Conclusie: de auditcommissie stemt in met het procesvoorstel voor het opstellen van de beleidsnota Weerstandsvermogen voor de komende periode ( ). 8. Doorontwikkeling interne controle De auditcommissie is positief over de voorstellen over doorontwikkeling interne controle. De rol van het afdelingsmanagement voor interne controle blijft aandacht vragen. 9. Kasritme facturering gemeentelijke bijdragen Naar aanleiding van reacties van een aantal gemeenten wordt voorgesteld om over te gaan naar maandelijkse bevoorschotting in plaats van halfjaarlijkse bevoorschotting. Conclusie: de auditcommissie adviseert het Algemeen Bestuur om te besluiten tot het wijzigen van het betaalritme voor de gemeentelijke bijdrage van halfjaarlijks naar maandelijks. Hierbij benadrukt de commissie dat een deugdelijk liquiditeitsbeheer en investeringsplanning van belang zijn. 10. Rondvraag en sluiting Tijdens de rondvraag wordt kort stilgestaan bij de invulling van de 1 miljoen taakstelling binnen het programma Brandweer. 2

4 SAMENVATTEND VERSLAG EN ADVIES Auditcommissie Veiligheidsregio Fryslân Datum : 31 maart 2014 Locatie : Harlingertrekweg Aanwezig: T. van de Zwan J.H. Wobma Aanwezig bij agendapunt 3 A. Aalberts C. Alserda (PWC) T. van Bekkum W. Kleinhuis J. Oostinga R. Giesolf W. Piek Afwezig met kennisgeving: E. van Esch Onderwerp 1. Opening De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag van de vorig vergadering Het verslag van de vorige vergadering wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Jaarrekening 2013 Door de accountant (PWC) wordt een toelichting gegeven op de uitkomsten van de controle van de jaarrekening De accountant zal een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening verstrekken voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De belangrijkste bevindingen van de accountant hebben betrekking op Planning en control: in de doorontwikkeling van planning en control zijn in 2013 een aantal stappen gezet door de VRF. Brandweer nieuwe taak: per 2014 is de brandweerzorg een taak van de VRF. Voor deze nieuwe taak is het van belang om deze financieel goed te monitoren. In 2014 zal inzicht moeten ontstaan in de werkelijke kosten in relatie tot de door de gemeenten overgedragen budgetten. Sturing op kasstromen: mede gelet op liquiditeitspositie aan het einde van het jaar en de nieuwe taak brandweer is het van belang om strak te sturen op de kasstromen. IC en rechtmatigheid: de uitvoering en vastlegging van interne controles (incl. rechtmatigheid) zijn voor verbetering vatbaar. Dit aandachtspunt is door het management opgepakt. Voorziening sociaal plan: voor de kosten van de uitvoering van het sociaal plan brandweer (overgang beroepspersoneel en vrijwilligers naar VRF) is een voorziening gevormd. De voorziening is conform besluitvorming gevormd en voldoet aan de voorschriften van het BBV. In de jaarrekening is de eindbalans exclusief de overname van brandweermaterieel en vastgoed. De openingsbalans 2014 zal inclusief brandweermaterieel en vastgoed zijn. Gelet op de impact van deze overname op de balanspositie van de VRF zal de openingsbalans 2014 in de volgende vergadering van de auditcommissie aan de orde komen. 1

5 Conclusie: de auditcommissie onderschrijft de bevindingen van de accountant en stemt in met de wijze waarop de organisatie deze bevindingen oppakt. De auditcommissie adviseert het Algemeen Bestuur om: Kennis te nemen van het accountantsverslag 2013; de jaarrekening 2013 ongewijzigd vast te stellen. In de volgende vergadering van de auditcommissie (2 juni) zal de openingsbalans 2014 worden besproken. 4. Begrotingen Op basis van een presentatie wordt stilgestaan bij de concept programmabegroting 2014 en De auditcommissie stelt vast dat concept programmabegroting 2014 en 2015 nog niet volledig uitgewerkt zijn en nog onduidelijkheden bevatten Conclusie: de auditcommissie neemt kennis van de concept programmabegroting 2014 (inclusief wijzigingen) en van de concept programmabegroting In de vergadering van 2 juni zullen deze stukken weer worden geagendeerd inclusief zienswijzen gemeenten en zal de auditcommissie een advies uitbrengen aan het Algemeen Bestuur. 5. Risico-inventarisatie t.b.v. weerstandsvermogen Voor de risico-inventarisatie zullen risico s worden gescoord op basis van impact (effect) op de organisatie en beheersbaarheid (effectieve beheersmaatregelen). De risico-inventarisatie zal zich richten op de risico s met een hoge impact op de organisatie en waarvan de beheersbaarheid laag is. Daarnaast is het ook van belang om aandacht te besteden aan de risico s met hoge beheersbaarheid, waarvoor geen effectieve beheersmaatregelen zijn getroffen. Conclusie: de auditcommissie stemt in met de methodiek voor het inventariseren van risico s die relevant zijn voor het bepalen van het weerstandsvermogen. Voor het weerstandsvermogen zijn risico s met een hoge impact en een lage beheersbaarheid relevant. 6. Rondvraag en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 2

6 CONCLUSIES algemeen bestuur Veiligheidsregio Fryslân Datum : 6 maart 2014 Locatie : Leeuwarden Aanwezig: F. Crone (voorzitter) H. Oosterman H. Apotheker (plv. vz/pfh. veiligheid) F. Ravestein T. van Bekkum (pfh financiën/personeel) W.R. Sluiter A. Aalberts J. Stellinga R.J.H. Bats F. Veenstra J. Boertjens M. Waanders G. Gerbrandy T. van der Zwan S. Heldoorn A. de Hoop F. Bolhuis (provinsje) E. ter Keurs G. van Klaveren W. Kleinhuis (algemeen directeur/secretaris) G. Krol J. Oostinga (directeur bedrijfsvoering) J. Liemburg J. Postma (directeur/commandant brandweer) H.C. de Vries (directiesecretaris) Afwezig: W. van den Berg B. Bilker P. van Erkelens (wetterskip) T. van Mourik J. Eland (OM) E. Schadd-de Boer 1. Opening en mededeling De voorzitter feliciteert de heer Postma met zijn benoeming tot kwartiermaker brandweer LMO. Op 26 maart zal formeel afscheid genomen worden. De heer Kleinhuis zegt dat intern nagedacht wordt over de wijze van invulling van de ontstane vacature. Hij gaat er van uit dat het dagelijks bestuur daarover binnen twee weken een nader besluit kan nemen. Op de vraag van mevrouw Waanders (naar aanleiding van de besluiten auditcommissie 4 september 2013) antwoordt de heer Oostinga dat de versterking op het terrein van inkoop en aanbesteding inmiddels heeft plaatsgevonden. 2. Conclusies van de vergadering van 28 november 2013 Het algemeen bestuur besluit: de conclusies ongewijzigd vast te stellen. Naar aanleiding van de conclusies: Het algemeen bestuur besluit: dat in het kader van de regionalisering van de brandweer het materieel met een aanschafwaarde lager dan ,-- door de gemeenten om niet wordt overgedragen aan Veiligheidsregio Fryslân. 3/4. Decharge stuurgroep SN1B/Presentatie stand van zaken geregionaliseerde brandweer Per 1 januari 2014 is de brandweer geregionaliseerd. Middels een presentatie blikt de heer Postma terug op het proces en stipt de belangrijkste aandachtspunten aan voor de toekomst (de presentatie is bijgevoegd). De heer Apotheker benadrukt dat het project heel goed is opgepakt door zowel de gemeentelijke als de regionale medewerkers. Veel respect daarvoor. 1

7 De heer Kleinhuis merkt op dat landelijk belangstelling/waardering bestaat over de wijze waarop in het project de vrijwilligers hebben geparticipeerd en beleid met het oog op vrijwilligers is vastgesteld. De voorzitter geeft aan dat landelijk nog volop in discussie is de normering van de brandweerzorg. Beïnvloeding zal moeten plaatsvinden via het Veiligheidsberaad en wel zodanig dat ruimte blijft bestaan voor regionale invulling. Door meerdere leden wordt naar voren gebracht dat de vrijwilligers ook op tijd en nadrukkelijk moeten worden meegenomen bij deze beleidsmatige ontwikkelingen. De heer Apotheker geeft aan dat wat hem betreft de komende jaren de invulling van de taakstelling, de implementatie van de komende beleidsontwikkelingen (normeringen) en het vorm en inhoud geven aan de matrixorganisatie de speerpunten voor de brandweer zullen zijn. Het algemeen bestuur: verleent onder dankzegging decharge aan de stuurgroep Samen naar één brandweer. 5. Wijziging verordening op de auditcommissie De heer Van der Zwan licht toe dat de wijziging samenhangt met de nieuwe governance van de veiligheidsregio. Mevrouw Waanders geeft in overweging in het algemeen bestuur explicieter stil te staan bij de adviezen van de auditcommissie. Dit wordt door het dagelijks bestuur toegezegd. Het algemeen bestuur besluit: de gewijzigde verordening vast te stellen. In de werkwijze van de auditcommissie zal de advisering explicieter aan de orde worden gesteld in het algemeen bestuur. 6. Kasritme facturering gemeentelijke bijdragen De heer Oostinga geeft een korte toelichting op het voorstel. Het algemeen bestuur besluit: vanaf juli 2014 de gemeentelijke bijdrage maandelijks (voor de 16 e ) te factureren. 7. Financieel kader De heer Van der Zwan zegt dat de auditcommissie van mening is dat het organisatiebelang en het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid pleiten voor het handhaven van de indexatie voor Bovendien betekent het loslaten van de indexatie een impliciete keuze van een lager kwaliteitsniveau voor de uitvoering van de opgedragen taken. Een keuze die juist in de agenda- en bestuurscommissies moet worden gemaakt. De commissie adviseert derhalve wel te indexeren voor De heer Van Bekkum geeft aan dat het dagelijks bestuur het advies van de auditcommissie op zich terecht vindt maar dat het bestuur, gelet op de ontvangen zienswijzen, de gemeenten tegemoet wil komen door het handhaven van het derde beslispunt. De formulering is zodanig dat de indexatie 2015 onderdeel is en blijft van de te voeren discussies in de agenda- en bestuurscommissies. De heer Bats maakt namens de Waddeneilanden een voorbehoud. Deze gemeenten hebben het kader niet ontvangen voor een zienswijze. De heer Kleinhuis zegt dat het kader uiteraard is voorgelegd aan alle gemeenten. Van Schiermonnikoog is inmiddels ook een reactie ontvangen. Voor de drie andere gemeenten zal hij een en ander nagaan. De heer Sluiter merkt op dat de termijn te kort is om te reageren. De heer Kleinhuis geeft aan dat de veiligheidsregio een langere termijn hanteert dan wettelijk is bepaald en dat de huidige termijn (twee maanden) in overeenstemming is met het door de Colleges van B&W in Fryslân vastgestelde (en aan de veiligheidsregio toegezonden) advies van raadsgriffiers. De heer Gerbrandy zegt dat hij kan instemmen met de beslispunten. Mevrouw Waanders vraagt met betrekking tot het tweede beslispunt (vaststelling kwaliteitsniveau van uitvoering) naar de wijze van voorbereiding. In samenhang daarmee vraagt zij naar de uitwerking van het dekkingsplan 2.0 in relatie met de noodzaak tot het plegen van extra investeringen aan de voorkant (pro-actie/preventie) en de verwachting dat de resultaten van de onderzoeken eerst eind 2014 gereed zijn. De heer Veenstra zegt dat zijn raad inmiddels heeft ingestemd met het financieel kader. De heer Aalberts verwijst naar een bijeenkomst van de VFG waarin aan orde is geweest een zerobasedbenadering van alle GR-en. Insteek is het systematisch analyseren van de wettelijke taken en het vaststellen van het gewenste kwaliteitsniveau. Hij stelt voor een dergelijk onderzoek in 2015 uit te voeren en dat om de 5 jaar te herhalen. De heer Van Bekkum onderschrijft het voorstel van de heer Aalberts, maar ook dan zullen bestuurlijke keuzes gemaakt moeten worden. Het is prima voor het inzicht, waaraan overigens ook een transparante productenbegroting van de organisatie bijdraagt. De heer Kleinhuis wijst er op dat ook aan de gezondheidskant de wettelijke taken in beweging zijn. De 2

8 vaststelling van het nieuwe basistakenpakket JGZ zal zeker gevolgen hebben. De voorzitter stelt voor dat het dagelijks bestuur kijkt naar het aanbrengen van noodzakelijke faseringen in de besluitvorming en op basis daarvan komt met een procesvoorstel. De heer Apotheker wijst nog op de komende gemeenteraadsverkiezingen en de noodzaak naar de gemeenten toe te gaan om raadsleden te informeren over de uitvoering van de overgedragen taken. De heer Kleinhuis zegt dat het onderwerp de aandacht heeft. Een notitie daarover komt maandag aan de orde in de directie; insteek daarbij is wel dat de veiligheidsregio de gemeentelijke portefeuillehouders ondersteunt bij hun voorlichting. Bij de GGD bereidt een werkgroep een informatiebijeenkomst voor met het oog op mogelijk nieuwe leden in de Bestuurscommissie Gezondheid (wethouders). De heer Van Klaveren benadrukt het belang van een goede communicatie. Naast het vaststellen van een kwaliteitsniveau voor de uitvoering is ook een efficiënte uitvoering van belang. Het algemeen bestuur besluit: het financieel kader vast te stellen met de volgende aanvullingen: met het oog op een mogelijke doorwerking van het vastgestelde kwaliteitsniveau van uitvoering naar de gemeentelijke bijdrage voor 2015, worden de agenda- en bestuurscommissies gevraagd in de vergadering van het algemeen bestuur van 29 oktober 2014 voorstellen ter zake voor te leggen; vooruitlopend op genoemde voorstellen zal bij de opstelling van de conceptbegroting 2015 worden uitgegaan van het binnen de begroting opvangen van de indexatie 2015; gelet op de (landelijke) ontwikkelingen zal het dagelijks bestuur een procesvoorstel opstellen ten behoeve de fasering van de noodzakelijke besluitvorming. De burgemeesters van Ameland, Terschelling en Vlieland maken een voorbehoud. 8. Rondvraag De heer Aalberts wijst op het belang voor de veiligheidsregio s aan te sluiten bij de (gemeentelijke) systematiek voor geo-informatie. Hiervoor zal aandacht moeten zijn binnen het Veiligheidsberaad. Mevrouw Waanders vraagt aandacht voor de verbreding van crisiscommunicatie door gemeenten als gevolg van de doordecentralisatie jeugdzorg. Het AEF-rapport naar de borging van GGD-taken (exclusief JGZ) door gemeenten zal worden toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur. De minister komt tegen de zomer met een reactie. 9. Sluiting 3

9 Algemeen Bestuur 6 maart 2014 Johan Postma Stand van zaken geregionaliseerde brandweer

10 Project Samen naar één brandweer Project Nu Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Implementatiefase Resultaat Nazorg Keuze ontwerp (nov. 2012) Programma van eisen (juli/ september 2012) Implementatieplan ( maart 2013) Oplevering (dec 2013) Projectopdracht (nov 2011) Projectplan (maart 2012)

11

12 Stand van zaken (1) Beleidsplan brandweer 2014: De basis op orde Risicobeheersing Planvorming Vakbekwaamheid Materieelbeheer Incidentbestrijding

13 Stand van zaken (2) Personeel 180 beroeps en 1150 vrijwilligers geplaatst / in dienst genomen 4 bezwaarschriften; advies bezwarencommissie: ongegrond m.u.v. 1 gedeeltelijk Verdere harmonisatie uitvoering van regelingen / afspraken / systemen Samen één brandweer : inzetten op duurzame inzetbaarheid personeel Uitwerking visie op vrijwilligheid in regels en regelruimte

14

15 Stand van zaken (3) Bedrijfsvoering brandweer Organisatie Communicatie Financiën Beleidsontwikkeling

16 Belangrijke thema s Oriëntatie op gemeentelijk perspectief Vrijwilliger als basis Verdere invlechting binnen de Veiligheidsregio Ontwikkelen van de matrixorganisatie

17 De aanleiding

18

19 O P L E G N O T I T I E Voorstel ter behandeling in de vergadering van het Algemeen Bestuur Datum 26 juni 2014 Onderwerp Viermaandsrapportage 2014 Bijlage ten behoeve van agendapunt 3 Portefeuillehouder Opsteller W. Kleinhuis H.C. de Vries Telefoon Bijlage(n) 1. Viermaandsrapportage 2014 Beslispunten Kennisnemen van de viermaandsrapportage 2014 Toelichting Overeenkomstig artikel 5 van de Financiële Verordening informeren wij u tussentijds over de realisatie van de begroting middels een vier- en achtmaandsrapportage. Bijgaand treft u aan de rapportage over de eerste vier maanden van Naar aanleiding van de rapportage willen wij met name aandacht vragen voor een drietal punten, te weten - onzekerheid met betrekking tot de uitvoering nieuwe brandweertaken - kwetsbaarheid afdeling Zorg en Advies (GGD) - risico s Nieuwe brandweertaken De taken met betrekking tot de brandweer zijn per 1 januari 2014 door de gemeenten overgedragen aan Veiligheidsregio Fryslân. Het betekent dat de uitvoering van deze nieuwe taak bij de opstelling van de rapportage nog maar kort was opgestart. Veel onderwerpen zijn nog in ontwikkeling met het oog op de collectieve uitvoering. Met het oog daarop wordt terughoudend om gegaan met vervanging van materieel en het doen van uitgaven. De stand van zaken na vier maanden is daardoor vertekend en een prognose over de rest van het jaar erg onzeker. Naast de inhoudelijke component geldt een en ander ook voor de ondersteunde taken binnen de organisatie. Reden voor het dagelijks bestuur om bij deze rapportage af te zien van de gebruikelijke prognose. Pagina 1 van 2

20 Kwetsbaarheid afdeling Zorg en Advies Steeds meer wordt duidelijk dat de uitvoering van de klassieke GGD-taken onder druk staat. Verlies van taken (SMA) en bezuinigingen hebben geleid tot vermindering van de formatie met gevolg dat de uitvoering van de verschillende functies kwetsbaar is geworden. Sterker nog, het oplossen van de bestaande bovenformativiteit heeft waarschijnlijk gevolgen voor de uitvoering van de wettelijke taken. Zou bovendien de aanbesteding van de arrestantenzorg betekenen dat deze taak elders wordt belegd dan moet worden gevreesd voor de uitvoering van de wettelijke lijkschouw. De aanstelling van een projectleider in noordelijk verband met het oog op de aanbesteding arrestantenzorg en het bespreken van het AEF-onderzoek naar de borging van GGD-taken in een strategische bijeenkomst van de Bestuurscommissie Gezondheid zijn acties die worden ondernomen om op korte termijn de nodige duidelijkheid te verkrijgen op dit onderwerp. Risico s De globale financiële verwachting voor 2014 sluit af met het benoemen van de niet-inhoudelijke risico s. Wij benadrukken dat het opvangen van mogelijke uitkomsten van de CAO-onderhandelingen (de huidige CAO is al op 31 december 2012 verlopen) een forse last tot gevolg kan hebben voor het lopende jaar. Hiermee is geen rekening gehouden in de opgestelde verwachting. Na besluitvorming: Akkoord met voorstel Akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Paraaf secretaris: Niet akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Origineel in archief Kopie naar ambtelijk aanspreekpunt Pagina 2 van 2

21 Viermaandsrapportage 2014 januari - april VEILIGHEID Brandweer Algemeen Ten tijde van het opstellen van de 4-maandrapportage, zo n 100 dagen na de start van de nieuwe brandweerorganisatie, kan geconcludeerd worden dat het stof langzaam neerdaalt. Brandweer Fryslân kijkt terug op een vloeiende overgang van vrijwillige posten en de adequate incidentbestrijding heeft geen moment onder druk gestaan. Ook was er voor de beroeps een nieuwe werkplek, werkte de computer en werd het eerste salaris eind januari keurig op tijd overgemaakt. Kortom; de belangrijkste zaken voor een zo goed mogelijke start, waaraan eind 2013 nog hard is gewerkt, waren geregeld en werkten goed. Uiteraard stonden de eerste maanden ook, en naar verwachting zal dit nog wel even zo blijven, in het teken van wennen, zoeken, aftasten en het oude los laten. Voor veel medewerkers betekent de nieuwe brandweerorganisatie niet alleen een nieuwe werkgever, maar ook een nieuwe werkplek met nieuwe collega s en andere werkinhoud. Tot slot brengt het werken van de matrixorganisatie een nieuwe dynamiek met zich mee waarin een ieder zijn rol aan het zoeken is. Uitvoering Het eerste jaar in het bestaan van Brandweer Fryslân staat volledig in het teken van het op orde brengen van de basis: de eerste stappen in het leggen van het fundament voor de nieuwe organisatie zijn gezet in het project. Het fundament moet nu uitharden in de praktijk. Concreet betekent dit voor de basis brandweerzorg dat de verschillende niveaus in Fryslân in beeld zijn en vanuit de gemeenschappelijke regeling wordt gestart met het creëren van een gelijke deken over Fryslân (uniform niveau) dat afgestemd wordt op de lokale omgeving (als de risico s daarom vragen). Ook hoort bij de basis op orde brengen dat zaken, die nog niet of niet goed geregeld zijn, aangepakt worden en procedures en producten geharmoniseerd worden. In het beleidsplan Brandweer 2014 zijn speerpunten geformuleerd, die richting geven aan de inhoudelijke kant van het werk waarmee mede de basis op orde wordt gebracht. Er is geconcludeerd dat een ieder zijn handen, rekeninghoudende met het feit dat ieder zijn weg moet vinden in de nieuwe organisatie, vol zal hebben hieraan in Bij het op orde brengen van de basis speelt tevens een kwaliteitsdiscussie. Het bestuur heeft altijd benadrukt dat na 1 januari 2014 (de start van de opgeschaalde brandweerzorg) de discussie gevoerd zal moeten worden over de gewenste kwaliteit en de beschikbare (financiële) middelen. Momenteel wordt hier organisatiebreed hard aan gewerkt en dit vraagt veel extra inzet en energie van de medewerkers. De stand van zaken op dit moment is dat de processen van Brandweer Fryslân, de resultaten en het kwaliteitsniveau in kaart zijn gebracht. Volgende stappen in het proces zijn het formuleren van de ambities en op basis hiervan bepalen wat dit betekent voor de bestaande processen, mensen en middelen. Vanuit het project Sn1B is een aantal goed functionerende communicatiemiddelen meegenomen, één daarvan is het houden van informatieve tours langs de vrijwilligers. De eerste Lentetour heeft eind april plaatsgevonden. Belangrijkste signaal vanuit de vrijwilligers is dat men zeer tevreden is over de communicatie, informatie en de ondersteuning vanuit de afdeling bij materieelvraagstukken en vakbekwaamheid. Er is aangegeven dat men ondanks de grootte van de organisatie ervaart dat de lijnen kort zijn en men snel geholpen wordt. Belangrijkste aandachtspunt dat wordt genoemd is de belasting van de ploegleiders met administratieve taken. Het signaal komt met name voort uit de bewerkelijkheid van het gekozen automatiseringssysteem, hierop wordt actie ondernomen. Aandachtspunten Ontwikkelingen Risicobeheersing: Op dit moment werkt het kabinet aan een aantal veranderingen in wet- en regelgeving op het gebied van het omgevingsrecht. Deze veranderingen kunnen op termijn gevolgen hebben voor het takenpakket van de brandweer en het operationeel optreden. Borging AGS-piket: de bemensing van dit piket is niet structureel geborgd. De functie wordt momenteel gecombineerd met de functie HOVD. Een extra bijkomstigheid hierbij is het tijdelijk 1

22 wegvallen van twee HOVD en door ziekte en persoonlijke omstandigheden. De komende periode zal onderzocht worden hoe beide piketten structureel ingevuld kunnen worden. Inregelen meerjareninversteringsprogramma: het meerjareninvesteringsprogramma is vooralsnog een samenvoeging van de aangeleverde gegevens vanuit de deelnemende gemeenten en de voormalige regio. De afschrijvingstermijnen zijn in lijn gebracht met het beleid van Veiligheidsregio Fryslân. Aandacht vraagt nog wel de eenduidigheid van de investeringsbedragen en de doorwerking van indexering op de investeringen. Naar verwachting is er minimaal sprake van een voordelig saldo van bij de brandweer. De belangrijkste oorzaken voor dit voordelige saldo zijn: Onderuitputting kapitaallasten: de onderuitputting op de kapitaalslasten hangt samen met het BTW effect en met het uitstellen van vervangingsinvesteringen. In totaal bedraagt de verwachte onderuitputting , waarvan betrekking heeft op het BTW effect. Personeelslasten ( ): voor een aantal functies heeft de brandweer de keuze gemaakt om deze voorlopig niet in te vullen. Dit in verband met de invulling van de taakstelling van binnen het programma brandweer. Voor het uitvoeren van taken wordt waar nodig tijdelijk personeel ingezet. Crisisbeheersing Algemeen De eerste maanden van dit jaar heeft vooral in het teken gestaan van het vormgeven van de afdeling Crisisbeheersing bestaande uit de clusters Bevolkingszorg, GHOR en crisisbeheersing. Momenteel wordt gewerkt aan het inrichten van de afdeling en het integreren van de werkprocessen. Uitvoering Per 1 mei ligt de afdeling Crisisbeheersing op schema met de uitvoering van de jaarplannen 2014 van de clusters Bevolkingszorg, GHOR en Crisisbeheersing- multi. De thema s Beleid, Planvorming en Evenementen, Vakbekwaamheid, Informatiemanagement en Evalueren vormen de gezamenlijke inhoudelijke rode draad binnen de afdeling. De afgelopen maanden is er door de afdeling Crisisbeheersing gewerkt aan een meerjarenvisie Crisisbeheersing en aan een conceptversie van het meerjarenbeleidsplan Daarnaast hebben de volgende werkzaamheden plaatsgevonden: - Er heeft een drietal GRIP-incidenten plaatsgevonden: brand grafkistenfabriek Burgum (GRIP 1), brand garagebedrijf Rottevalle (GRIP 1) en incident zwembad Heerenveen (GRIP 1). Alle incidenten worden standaard geëvalueerd. In overleg met de burgemeester van Heerenveen vindt voor het zwembad-incident een uitgebreide evaluatie plaats. - Er zijn 3 rampbestrijdingsplannen opgesteld, ter inzage gelegd en bestuurlijk vastgesteld. Momenteel wordt gewerkt aan de implemenatie van deze plannen. - Het Ontwerp Regionaal Risicoprofiel Fryslân is geactualiseerd. - Er zijn overeenkomsten tussen de GHOR en 5 Friese Ziekenhuizen ondertekend - Er is gewerkt aan het versterken van de regionale crisisorganisatie middels vier sporen: versterken en indikken crisisorganisatie, versterken crisiscommunicatie crisisbeheersing als professie en versterken informatiemanagement. Genoemde versterking vloeit onder andere voort uit de verbeterpunten systeemtest en staat van de rampenbestrijding. - Het huidige Regionale Evenementenbeleid wordt herzien naar een Kader Evenementen Veiligheid. De VRF gaat daarnaast afzonderlijk in gesprek met de gemeenten waar risico- en aandachtsevenementen plaatsvinden. - Ten behoeve van het grootschalige evenement Tall Ships Races zijn er scenario s besproken en is er een multidisciplinair draaiboek en advies opgesteld. - Er is gewerkt aan een opzet voor de ontwikkeling van kwalitatieve vakbekwaamheid (functiebeschrijvingen / competentieprofielen / assesments / portfolio per medewerker) - Met betrekking tot informatiemanagement wordt onderzocht hoe informatie dient te worden ontsloten voor zowel de warme als de koude fase. Aandachtspunten Landelijke meldkamerorganisatie: Op landelijk niveau vindt momenteel binnen de diverse bestuurlijke overleggremia overleg plaats inzake de uitwerking van het transitieakkoord meldkamer, dat de Minister heeft gesloten met alle 25 veiligheidsregio s. Hierin zijn de afspraken op hoofdlijnen opgenomen en is het invoeringsproces beschreven. Op basis van een nulmeting worden regionale overeenkomsten opgesteld. De financiële gevolgen voor de 2

23 veiligheidsregio en/of gemeenten zijn op dit moment niet goed aan te geven en vormen daarmee een aandachtspunt. (Incidentele) kosten proactie/preventie brandweer: Het aanwenden van de voorziening BDUR in het kader van de regionalisering van de brandweer heeft terecht geleid tot vragen (in uw bestuur) over het dekken van de kosten voor versterkingen aan de voorkant van de keten (proactie/preventie), mede in het kader van het op te stellen dekkingsplan 2.0 van de brandweer. Een mogelijke (nieuwe) reservering ter zake zou de implementatie van dekkingsplan 2.0 ten goede kunnen komen. De verwachting is dat de afdeling crisisbeheersing het jaar 2014 afsluit met een voordelig saldo van ongeveer Het voordelig saldo is een gevolg van vacatureruimte en indikking crisisorganisatie. De invulling van vacatureruimte bij de voormalige clusters zal in samenhang met de nieuwe inrichting van de afdeling worden beschouwd. GEZONDHEID Algemeen De GGD is bezig met de voorbereiding van een nieuw meerjarenbeleidsplan, dat qua periode gelijk gaat lopen met de nieuwe collegeperiode. De nieuwe colleges hebben o.a. tot gevolg dat het bestuur van de GGD (de bestuurscommissie gezondheid) van samenstelling gaat veranderen. Er is een introductieprogramma opgesteld voor de nieuwe portefeuillehouders gezondheid. Financieel laat het programma gezondheid een verwacht resultaat zien van nihil. Het negatieve resultaat van Zorg en Advies wordt gecompenseerd met het positieve resultaat van de Jeugdgezondheidszorg. Zorg en Advies Uitvoering De uitvoering van de werkzaamheden verloopt grotendeels volgens planning. In deze rapportage worden enkele bijzondere zaken uit de eerste vier maanden naar voren gehaald. Samen met Izore (laboratorium) is het project BMRO gestart, gericht op de aanpak van multiresistente micro organismen. Er is inmiddels een concept projectplan opgesteld. Er is een uitbraak van TBC in de gemeente Leeuwarden geweest die (nog steeds) de nodige inzet vraagt. Er komen meer vluchtelingen (met name uit Eritrea en Syrië), wat ertoe heeft geleid dat binnen de bestaande opvang meer mensen worden opgenomen. Dit betekent een intensivering van werkzaamheden voor deze doelgroep. Met GGD Nederland en COA is afgesproken dat deze werkzaamheden plaatsvinden op basis van nacalculatie. De samenwerking met De Friesland Zorgverzekeraar heeft geleid tot de start van twee werkgroepen rondom de Gezonde Wijk en Kennisdeling. Beide werkgroepen komen voor de zomer met een plan van aanpak. Met betrekking tot de uitvoering van klanttevredenheidsonderzoeken is de samenwerking met Zorgbelang gezocht. Hiermee wordt de onafhankelijkheid beter gewaarborgd, en kan gebruik worden gemaakt van de expertise en het netwerk van Zorgbelang op dit terrein. Binnen de Medische Milieukunde vraagt de dioxineproblematiek in Harlingen nog steeds de nodige aandacht. Inmiddels heeft de landelijke overheid besloten tot het uitvoeren van een landelijk vervolgonderzoek naar dioxine in eieren van zgn. hobbyboeren. De GGD en in Nederland zijn betrokken bij de uitvoering van dit onderzoek. Aandachtspunten Forensische geneeskunde: de beschikbare capaciteit voor de uitvoering van de forensische geneeskunde (lijkschouw en politiezorg) blijft een punt van aandacht. Met het oog op de aanbesteding van de politiezorg is voor Noord-Nederland een projectleider aangesteld om de mogelijkheden voor samenwerking en efficiency nader te onderzoeken. Het financiële tekort van de afdeling Z&A is grotendeels toe te schrijven aan bovenformativiteit, die o.a. ontstaat door te realiseren bezuinigingen in het kader van Skerp. Mede door de bezuinigingen wordt de kwetsbaarheid van de verschillende functies groter. Dit fenomeen doet zich voor bij meerdere GGD en, wat reden is geweest voor het ministerie van VWS om opdracht te geven voor een onderzoek naar de borging van GGD-taken. Het eindrapport van dit onderzoek, uitgevoerd door AEF, is onlangs verschenen, en zal in het najaar worden besproken in de bestuurscommissie gezondheid. 3

24 Jeugdgezondheidszorg Uitvoering De uitvoering van de werkzaamheden verloopt grotendeels volgens planning. In deze rapportage worden enkele bijzondere zaken uit de eerste vier maanden naar voren gehaald. De implementatie van het werken met de indeling 0-12 jarigen en jarigen (i.p.v. 0-4 en 4-19) verloopt volgens plan. In het kader van de voorbereiding op de transitie jeugdzorg neemt de JGZ deel aan diverse pilots: - School als Werkplaats: deze pilot loopt af in 2014; - School als Vindplaats MBO en VO - Zelfsturend team Tytsjerksteradiel - Coördinatie en opzet gebiedsteam voor de gemeente Harlingen. - Project De Basis Versterkt in Sneek met inzet van verpleegkundigen. Daarnaast is de JGZ op lokaal niveau in gesprek om de aansluiting op de gebiedsgerichte teams te realiseren. De respons op de klanttevredenheidsonderzoeken in het onderwijs is nog laag, waardoor de gegevens niet zijn te generaliseren. De bestaande gegevens laten zien, dat >90 % tevreden is over de bereikbaarheid en dat 100% van de ouders/jongeren wordt gezien binnen 30 minuten van de afgesproken tijd (tijdigheid). De overige punten uiten zich in een score van 8,7 voor de arts en 8,6 voor de verpleegkundige en assistente. Voor het Consultatiebureau zijn de scores voor de arts 8,5 en voor de verpleegkundige en cbassistente 8,4. Aandachtspunten De voorbereiding van de implementatie van het nieuwe basistakenpakket van de JGZ in Een deel van het huidige maatwerk wordt ondergebracht in dit nieuwe basistakenpakket. Het andere deel wordt opgenomen in de nieuwe jeugdwet, over de uitvoering hiervan zijn nog geen afspraken gemaakt. Financieel laat de afdeling JGZ nu nog een overschot zien, dat vooral verklaard kan worden uit de algemene opbrengsten. PROGNOSE FINANCIEEL Per 1 januari 2014 hebben de gemeenten de brandweertaken aan Veiligheidsregio Fryslân overgedragen. Het spreekt voor zich dat de implementatie van de collectieve uitvoering van deze taken, inclusief de bedrijfsvoering, de nodige tijd vergt. Veel onderwerpen zijn ook nog in ontwikkeling. Het management van de brandweer voert in het verlengde daarvan een terughoudend beleid ten aanzien van vervangingen en het doen van uitgaven. Het betekent dat, mede gelet op de omvang van het brandweerbudget (inclusief bedrijfsvoering) ten opzichte van het geheel, een prognose op basis van de eerste maanden met grote slagen om de arm bekeken dient te worden. Reden voor het dagelijks bestuur om af te zien van het bijvoegen van een prognose op het niveau van beleidsproducten. Wij gaan er van uit dat in het kader van de achtmaandsrapportage 2014 wel een dergelijke prognose kan worden voorgelegd. Samengevat is de verwachting op dit moment als volgt: Onderdeel Verwacht resultaat Z&A JGZ Crisisbeheersing Brandweer Ondersteunende diensten Totaal Risico s In het licht van deze viermaandsrapportage 2014 brengen wij de navolgende risico s onder uw aandacht: Algemene reserve 4

25 Er wordt op dit moment gewerkt aan de actualisatie van de Nota Weerstandsvermogen, een actualisatie die ook nodig is in verband met de brandweertaken per 1 januari Bij de vaststelling van de eerste begrotingswijziging 2014 (invoegen brandweerbudget) is al aangegeven dat de verwachte BTW-effect in de kapitaallasten gebruikt zou kunnen worden voor een mogelijke noodzakelijke verhoging van de algemene reserve. De geactualiseerde Weerstandsnota komt aan de orde in uw vergadering van 29 oktober CAO Zoals ook is aangegeven in de ontwerpbegroting 2015 bestaat er binnen de geraamde budgetten geen ruimte voor het opvangen van mogelijke uitkomsten van CAO-onderhandelingen (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013). Vervanging MS Office/ILB Voor de reeds in 2013 vermelde risico s vervanging MS Office en individueel loopbaangebonden budget (ILB) wordt gekeken naar structurele oplossingen. Voor het ILB is in het kader van de rekening 2013 al een beperkte reservering opgenomen. ICT Halverwege dit jaar wordt een breed ICT onderzoek opgestart, o.a. naar aanleiding van de jaarrekening en het gesprek met de auditcommissie. Met name door de decentrale uitvoering van de werkzaamheden wordt veel gevraagd van de stabiliteit en continuïteit van de ICT-omgeving. Evaluatie inrichting/omvang ondersteunende diensten Met het oog op de uitbreiding van Veiligheidsregio Fryslân met de brandweertaken zijn de ondersteunende diensten vorig jaar opnieuw ingericht. Conform de afspraak vindt halverwege dit jaar een evaluatie plaats. Deze evaluatie wordt extern ondersteund door Berenschot waarbij ook, middels benchmark, gekeken zal worden naar de personeelsomvang van de overhead. Hierbij is ook van belang dat, gelet op eerdere onzekerheden voor JGZ in het kader van de doordecentralisatie Jeugd, in belangrijke mate is gewerkt met tijdelijke aanstellingen (nu 40% bij Bedrijfsvoering) hetgeen het nodige risico met zich meebrengt wat betreft de continuïteit. Leeuwarden, 12 juni 2014 Het dagelijks bestuur 5

26 O P L E G N O T I T I E Voorstel ter behandeling in vergadering van het algemeen bestuur Op 26 juni 2014 Onderwerp Bijlage ten behoeve van agendapunt 4 Zienswijzen gemeenten jaarstukken VRF, inclusief 1 e wijziging begroting 2015 (invulling nieuw basispakket JGZ) Ambtelijk aanspreekpunt Afdeling W. Kleinhuis Algemeen directeur Telefoon Bijlage(n) 1. Overzicht zienswijzen gemeenten Beslispunten Instemmen met de geformuleerde reactie op de zienswijzen gemeenten op de jaarstukken VRF en besluiten overeenkomstig de voorstellen. Inleiding Eind april zijn diverse financiële stukken (rekening 2013, geïntegreerde begroting 2014, begroting 2015 en 1 e begrotingswijziging 2015) overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling aan de gemeenten voorgelegd met de mogelijkheid een zienswijze te formuleren. Teneinde in deze vergadering zicht te hebben op de te verwachten zienswijzen zijn de, op de gemeentelijke websites, gepubliceerde documenten geraadpleegd. In bijgevoegd overzicht zijn de zienswijzen (op 10 juni was informatie van 15 gemeenten beschikbaar) kort samengevat weergegeven. In het navolgende treft u aan de reactie van het dagelijks bestuur op de zienswijzen, uitmondend in voorstellen aan uw bestuur voor definitieve vaststelling van voornoemde financiële stukken. Vooraf kan worden opgemerkt dat in geen der reacties een inhoudelijke wijziging noodzakelijk wordt geacht, waaruit voorzichtig kan worden geconcludeerd dat de gemeenten inhoudelijk gezien content zijn met de uitvoering van het beleid door de veiligheidsregio. Reactie dagelijks bestuur op de zienswijzen Rekening 2013 Alle gemeenten kunnen instemmen met de door het dagelijks bestuur vastgestelde conceptjaarrekening, waarbij de gemeente Leeuwarden aangeeft dat de reservering van het resultaat feitelijk niet nodig is Pagina 1 van 2

27 (maar acceptabel in afwachting discussie Weerstandsnota) en dat de reservering Regionalisering kan vrijvallen in de jaarrekening Onder verwijzing naar de Viermaandsrapportage 2014 vraagt het dagelijks bestuur aandacht voor de daarin genoemde (inhoudelijke en bedrijfsmatige) risico s en onzekerheden. Het dagelijks bestuur gaat er van uit dat in de achtmaandsrapportage meer duidelijkheid kan worden gegeven, hetgeen vervolgens zijn vertaling kan krijgen in de aan te houden reserveringen. In uw vergadering van 29 oktober wordt ook de nota Weerstandsvermogen vastgesteld. Voorstel Gelet op de instemming van de gemeenten met de conceptjaarrekening en de daarin opgenomen resultaatbestemming, mede gelet op de bespreking achtmaandsrapportage 2014 en nota Weerstandsvermogen in de vergadering van 29 oktober van het algemeen bestuur geeft het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in overweging de jaarrekening en de resultaatbestemming 2013 ongewijzigd vast te stellen. Geïntegreerde begroting 2014 Twee gemeenten geven aan dat het budget brandkranen inclusief overhead moet worden teruggegeven aan de gemeenten. Hoewel de reactie van deze gemeenten op zich juist is, heeft het dagelijks bestuur gelet op de reeds opgelegde taakstelling in het kader van de regionalisering brandweer alsmede het onderzoek van Berenschot naar de overhead (zie Viermaandsrapportage 2014) gemeend in dit geval de overhead buiten beschouwing te moeten laten. Over de resultaten van het onderzoek Berenschot zal het dagelijks bestuur u in de volgende vergadering informeren. Omdat de verschuiving van de WABO naar de basisbrandweerzorg een correctie betreft, kan het dagelijks bestuur niet tegemoet komen aan het standpunt van Achtkarspelen. Voorstel Het dagelijks bestuur stelt het algemeen bestuur voor de geïntegreerde begroting 2014 ongewijzigd vast te stellen. Begroting 2015 Alle gemeenten kunnen instemmen met de begroting De Friese Meren wijst op het belang van de te voeren takendiscussie. Sûdwest Fryslân acht bezuinigingen na 2018 noodzakelijk. De gemeente Leeuwarden mist een verklaring voor de daling van de uitgaven met 1% bij gelijkblijvende gemeentelijke bijdragen. De daling van de uitgaven heeft te maken met de invulling van de taakstelling als gevolg van de regionalisering brandweer. Hierdoor is de stelpost (baten) vervallen en zijn de betreffende lasten verlaagd. Voorstel Het dagelijks bestuur stelt het algemeen bestuur voor de begroting 2015 ongewijzigd vast te stellen. 1 e begrotingswijziging 2015 De gemeente Leeuwarden mist een verklaring voor de kosten beleidsadvisering en samenwerking. Overeenkomstig het besluit van de Bestuurscommissie Gezondheid bereidt de JGZ zich voor op de invulling van het nieuwe basistakenpakket JGZ conform de commissie De Winter en het ontwerpbesluit. De genoemde kosten vloeien voort uit de taken genoemd in de artikelen 7 en 8 van het ontwerpbesluit Publieke Gezondheid. Voorstel Het dagelijks bestuur stelt het algemeen bestuur voor de 1 e begrotingswijziging 2015 ongewijzigd vast te stellen. Pagina 2 van 2

28 Bijlage 1 Overzicht zienswijzen gemeenten jaarstukken gemeente rekening 2013 begroting 2014 begroting e wijziging 2015 Achtkarspelen akkoord niet akkoord (WABO) akkoord akkoord het Bildt akkoord akkoord akkoord akkoord Dantumadeel akkoord akkoord akkoord akkoord De Friese Meren akkoord akkoord akkoord (takendiscussie eind 2014) akkooord Dongeradeel akkoord niet akkoord (overhead brandkranen) akkoord akkoord Franekeradeel akkoord akkoord akkoord akkoord Heerenveen akkoord akkoord akkoord akkoord Kollumerland c.a. akkoord akkoord akkoord akkoord Leeuwarden akkoord (vrijval resultaat/ regionalisering) niet akkoord (overhead brandkranen) akkoord (verklaring daling 1%) akkoord (verklaring beleidsadvisering) Leeuwarderadeel akkoord akkoord akkoord akkoord Littenseradiel akkoord akkoord akkoord akkoord Menameradiel akkoord akkoord akkoord akkoord Ooststellingwerf akkoord (betere onderbouwing) akkoord akkoord akkoord Sudwest Fryslan akkoord akkoord akkoord (bezuinigen na 2018) akkoord Tytsjerksteradiel akkoord akkoord akkoord akkoord

29 O P L E G N O T I T I E Voorstel ter behandeling in de vergadering van het Algemeen Bestuur Datum 26 juni 2014 Onderwerp Inrichting brandweerkamer bij VNG Bijlage ten behoeve van agendapunt 5 Portefeuillehouder Opsteller T. van Bekkum L. van Poucke Telefoon l.vanpoucke@vrfryslan.nl Bijlage(n) 1. Brief Veiligheidsberaad (VB) van 21 maart 2014 betreffende dienstverleningsovereenkomst VNG - VB ter oprichting van een brandweerkamer Beslispunten 1. Stem in met de dienstverleningsovereenkomst VNG - VB ter oprichting brandweerkamer; 2. Stem in met het machtigen van de voorzitter en secretaris van het Veiligheidsberaad om namens het bestuur van Veiligheidsregio Fryslân de dienstverleningsovereenkomst te ondertekenen; 3.Stem in met het afvaardigen van de heer T. van Bekkum, portefeuillehouder Personeel in het dagelijks bestuur als lid van de brandweerkamer. Inleiding Achtergrond In uw vergadering van 19 september 2013 is het verzoek van het VB aan de orde geweest met betrekking tot de intentie de VNG te vragen een brandweerkamer in te stellen en de onderlinge afspraken ter zake vast te leggen in een conceptdienstverleningsovereenkomst tussen VNG en de veiligheidsregio's. De brandweerkamer heeft als doel tot beheer te komen van de brandweerspecifieke regelingen die nu nog onderdeel zijn van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling voor gemeentepersoneel, maar na niet meer. Het concept van de dienstverleningsovereenkomst is nu gereed. Met de bijgevoegde brief heeft het Veiligheidsberaad zich naar alle veiligheidsbesturen gewend met de hierboven genoemde gevraagde besluiten 1 tot en met 3. Inhoud In de dienstverleningsovereenkomst wordt de instelling en samenstelling van de brandweerkamer geregeld. Tevens zijn er afspraken te vinden over de taken en bevoegdheden, is de rol van de secretaris en de onderhandelingsdelegatie uitgewerkt en zijn afspraken opgenomen over de bekostiging. Belangrijk is dat: 1. alle veiligheidsregio s een burgemeester afvaardigen als lid van de brandweerkamer. 2. de brandweerkamer alleen principeakkoorden kan sluiten die altijd schriftelijk ter accordering aan alle veiligheidsbesturen worden voorgelegd (gelijk de huidige situatie t.a.v. de LOGA-akkoorden voor de Pagina 1 van 3

30 gemeentelijke CAO); 3. in de onderhandelingsdelegatie per definitie is opgenomen dat één van de G4 gemeenten/veiligheidsregio s is vertegenwoordigd. Afvaaardiging Het voorstel is om de heer T. van Bekkum, portefeuillehouder Personeel in het dagelijks bestuur, namens Veiligheidsregio Fryslân af te vaardigen als lid van de Brandweerkamer Kosten VNG neemt de reguliere kosten (1/2 fte) voor ondersteuning brandweerkamer voor haar rekening. De volgende kosten zijn voor rekening van de veiligheidsregio s: 1. Een jaarlijkse financiële bijdrage van 500,- per veiligheidsregio in verband met de aansluitingsovereenkomst van de VR met de VNG (heeft VR Fryslân al en is ook begroot). 2. Mocht er sprake zijn van werkzaamheden bovenop de reguliere werkzaamheden, bijvoorbeeld als gevolg van forse onderhandelingen dan zullen meerkosten van de VNG in rekening bij de veiligheidsregio s worden gebracht. Voor deze kosten hanteert de VNG het standaard uurtarief van 92,-. Beleidsmatige context Met instelling van de brandweerkamer wordt recht gedaan aan de werkgeversrol van de veiligheidsregio s. De kosten kunnen beperkt gehouden worden omdat de VNG enkel en alleen de extra kosten in rekening brengt bij de veiligheidsregio s. De aansluitingskosten bedragen 500,- per jaar per veiligheidsregio, deze bestonden echter al voor VR Fryslân. Beoogd effect/resultaat Adequate betrokkenheid van VR Fryslân bij CAO-onderhandelingen betreffende een aantal brandweerspecifieke onderwerpen Argumenten voor 1. Het is wenselijk dat centraal onderhandeld wordt over brandweerspecifieke CAO-onderwerpen. Door deelname aan de Brandweerkamer is VR Fryslân hierbij betrokken Kanttekeningen/risico s Er kunnen mogelijk extra kosten komen indien de ondersteuning van het VNG de omvang van 0,5 fte overschrijdt. De kosten worden echter gedeeld door de 25 VR's gezamenlijk. Na besluitvorming: Akkoord met voorstel Akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Paraaf secretaris: Niet akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Pagina 2 van 3