GEMEENTEBESTUUR VAN SLOCHTEREN

Transcriptie

1 Voorstelnummer : 76 Agendapunt : 8 GEMEENTEBESTUUR VAN SLOCHTEREN Aan de gemeenteraad. ONDERWERP: BIJL: 2 SLOCHTEREN, 13 november 2007 Reactie op aanbevelingen in een tweetal onderzoeksrapporten van de Rekenkamercommissie Geachte raadsleden, Hierbij bieden wij u een raadsvoorstel met als onderwerp reactie op aanbevelingen in een tweetal onderzoeksrapporten van de Rekenkamercommissie aan. In dit raadsvoorstel zal het college ingaan op de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie, zoals geformuleerd in beide rapporten van de Rekenkamercommissie die onlangs in de commissie Bestuur, Middelen, Ruimte zijn besproken. Daarbij betrekken wij ook de (bijgevoegde) brief die de Rekenkamercommissie aan raad en college heeft gezonden, naar aanleiding van de discussie in de vergadering van de raadscommissie Bestuur, Middelen en Ruimte over de Rekenkamercommissie en de uitgevoerde onderzoeken. Gehoord de discussie in de vergadering van de raadscommissie BMR op 11 oktober 2007 geeft het college hier een reactie op de in de rapporten geformuleerde aanbevelingen. Daarnaast willen wij graag ook enkele overwegingen meegeven aan de raad met betrekking tot de invulling van de Rekenkamerfunctie in relatie tot de domeinen politiek, bestuur en management in de gemeente Slochteren. Wij verwachten dat de brief van de Rekenkamercommissie zelf, in combinatie met dit voorstel van het college, in de vergadering van de raad op 22 november aanstaande kan leiden tot een afrondende discussie, primair over de aanbevelingen die de rekenkamercommissie formuleert in de twee uitgebrachte rapporten, maar secundair ook over de wijze waarop de rekenkamerfunctie in de gemeente Slochteren vorm heeft gekregen in deze rekenkamercommissie. Deel 1 Onderzoek Brandweerkazerne Siddeburen. Bij onderstaande aanbevelingen van de Rekenkamercommissie geeft het college de volgende adviezen, gehoord de discussie in de vergadering van de commissie Bestuur, Middelen, Ruimte op 11 oktober 2007: Voordat tot de aankoop van een gebouw wordt overgegaan alle relevante punten nagaan op basis van een checklist. 1

2 In het kader van het procesmanagement zal ook het proces van verwerving en afstoting van vastgoed worden beschreven. In de procesbeschrijving wordt ook aangeven welke informatie beschikbaar moet zijn om dit proces goed te doorlopen. Daarmee is dan ook een checklist beschikbaar ter ondersteuning van een verantwoord aan- of verkooptraject. Toekomstige gebruikers dienen vanaf het begin van het aankooptraject bij dit proces betrokken te worden Dit is (inmiddels) gebruikelijk, zowel bij nieuwbouw als bij verbouw worden de toekomstige (interne of externe) gebruikers nauw betrokken bij het formuleren van het programma van eisen en de realisatie hiervan door bouw of verbouw. Aankoop van een gebouw moet op basis van een taxatierapport plaats vinden. Aankoop van gebouwen vindt inmiddels altijd plaats op basis van een taxatie. In de meeste gevallen wordt ook een makelaar ingeschakeld. Overigens wil dit natuurlijk niet zeggen dat het uiteindelijke aankoopbedrag niet zou kunnen afwijken van de getaxeerde waarde. Het college moet zich bewust zijn van een mogelijk dubbele rol van overheidspartijen die de verkopende partij zijn. Een andere overheid die verkopende partij van een gebouw of van grond kan ook een rol hebben op het gebied van vergunningverlening, handhaving of toezicht. In dat geval zal de gemeente oog hebben voor de verschillende rollen van die overheid en signaleren wanneer een vermenging van de verschillende rollen zich voor dreigt te doen. In die gevallen waarin de gemeente zich ondernemend opstelt is het van belang dat een onafhankelijke medewerker als toegevoegde procesbegeleider de risico s kan bewaken. Zowel de concerncontroller, juridische zaken als financiën spelen een belangrijke rol in het invullen van het risicomanagement van de gemeente. Bij het geven van invulling aan de taken op het gebied van risicomanagement hoort ook het signaleren van risico s die voortvloeien uit transacties van onroerende goederen. In de bedrijfsvoeringsrapportages die elke dienst periodiek (2 maal per jaar) opstelt worden risico s die optreden in projecten en in reguliere activiteiten expliciet gemeld. Daarbij wordt aangegeven hoe groot het risico in financieel opzicht is en welke acties ingezet zijn of worden om die risico s af te wenden of te beheersen. Bij het beschikbaar stellen van een krediet voor aankoop en/of verbouw van een gebouw dient de raad de kaderstellende en controlerende rol actiever en kritischer vorm te geven. Het college onderschrijft dit. Dit betekent ook dat een raadsvoorstel voor het beschikbaar stellen van een krediet voldoende informatie moet bevatten om aan deze ambitie vorm te kunnen geven. Het college zal er dus zorg dragen voor een adequaat raadsvoorstel. Er moet duidelijk gedefinieerd zijn wanneer een aantal taken/werkzaamheden een project vormen. Bij een project moeten de uren die hieraan besteed worden zichtbaar worden verantwoord. In het kader van projectmanagement is er een definitie vastgesteld voor projecten. Als een samenhangend pakket van taken/werkzaamheden aan deze definitie voldoet, wordt het als een project gedefinieerd en wordt er gewerkt volgens het beslisdocument projectmatig werken. In dit beslisdocument is ook vastgesteld hoe de projectadministratie gevoerd dient te worden, met inbegrip van de registratie en verantwoording van de aan het project bestede ambtelijke uren. Dit wil niet zeggen dat alle uren die in relatie tot een project worden besteed in het project doorberekend kunnen worden. Op basis van het BBV kunnen uren alleen (financieel) aan een project worden toegeschreven als ze ook leiden tot een actief (lees: waarop afgeschreven kan worden). Ter illustratie: de uren die besteed worden aan de bouwvergunning voor een gemeentelijk gebouw worden op het product Bouwen en Wonen in de beheersbegroting verantwoord. Voor de verleende bouwvergunning worden namelijk leges in rekening gebracht en betaald. Als die uren ook in het project meegeteld zouden worden, zou er sprake zijn van dubbeltelling. Dezelfde 2

3 redenering gaat op voor tijd die besteed wordt aan andere typen vergunningen, verzoeken om handhaving, bezwaarprocedures of klachten. Raad en college moeten nadere afspraken maken over het wel of niet aanvangen met de bouw gedurende de bezwaartermijn in die gevallen waarin de gemeente Slochteren zelf de opdrachtgever/vergunninghouder is. Wij denken dat hier altijd sprake is van een specifieke situatie, waarvoor niet één bepaalde gedragslijn valt af te spreken. Wel zegt het college toe in die gevallen waarin het starten met de werkzaamheden in de periode dat een vergunning nog niet onherroepelijk is geworden politieke relevantie heeft, hierover altijd actief te communiceren met de raad. Het is dan aan de raad om te bepalen of er reden is met het college de dialoog aan te gaan, bij voorbeeld door het stellen van mondelinge of schriftelijke vragen of het nemen van verdergaande initiatieven. Deel 2 Onderzoek Convenanten Verenigingen van Dorpsbelangen Bij onderstaande aanbevelingen van de Rekenkamercommissie geeft het college de volgende adviezen, gehoord de discussie in de vergadering van de commissie Bestuur, Middelen, Ruimte op 11 oktober 2007: Vooraf concreet aangeven wat het beoogde effect van beleidsinitiatieven is, zodat na afloop gemeten kan worden of de beoogde effecten ook zijn behaald, om daarmee een uitspraak te kunnen doen over de doeltreffendheid. In het algemeen kan het college de wenselijkheid onderschrijven van het concretiseren van de beoogde effecten van beleidsinitiatieven, om daarmee de doeltreffendheid van het beleid achteraf beter te kunnen toetsen. Tegelijkertijd is een relativering op zijn plaats. Steeds meer tracht een gemeente zijn doelen te realiseren in keten- netwerk- of projectmatige verbanden. Daarbij is het niet alleen de gemeente die doelen stelt en bepaalt op welke wijze hier uitvoering aan wordt gegeven. Dat maakt het moeilijker vooraf de beoogde maatschappelijke effecten smart te formuleren en om ze achteraf te kunnen toetsen. Ook bij trajecten met een incrementeel karakter is het doel niet vooraf vastgelegd. De definiëring van einddoelen en beoogde effecten vindt gaandeweg het traject van realisatie plaats en kan onderweg worden bijgesteld. Ook in zo n dynamische omgeving is het niet goed mogelijk vooraf smart te formuleren wat het beoogde effect van een bepaald beleidsinitiatief is. Managen van verwachtingen. Startbijeenkomsten bij dergelijke trajecten moeten we redelijk open ingaan. Vooraf duidelijk aangeven wat partijen van elkaar mogen verwachten als zij overwegen een convenant of overeenkomst met elkaar te sluiten. Het college blijft van mening dat we in het traject dat geleid heeft tot een aantal convenanten met verenigingen Dorpsbelangen volstrekt open en neutraal van start zijn gegaan. Al is het maar vanwege het simpele feit dat je een overeenkomst of convenant nu eenmaal niet eenzijdig kunt sluiten of vaststellen. Gaandeweg het traject, als uitkomst van meerdere gesprekken met een vereniging van Dorpsbelangen wordt wel duidelijk welke invulling partijen willen geven aan een af te sluiten convenant. Waar dit nog niet het geval is, verenigingen van Dorpsbelangen structureel opnemen in het proces van bestuurlijke besluitvorming. Het college streeft naar het structureel opnemen van verenigingen van Dorpsbelangen in de bestuurlijke besluitvorming. In een aantal gevallen wordt dit ook, hoewel het natuurlijk geen voorwaarde is, vastgelegd in een convenant. Daarbij moet aangetekend worden dat er verenigingen van Dorpsbelangen zijn die er nadrukkelijk niet voor kiezen om een structurele rol te spelen in het proces van bestuurlijke besluitvorming. Reden kan zijn dat men zich onvoldoende representatief acht voor de inwoners van het dorp of dat men het verantwoord invulling geven aan deze rol een te grote belasting vindt voor het bestuurlijk kader van de vereniging. Soms past het meepraten over beleidsmatige zaken ook gewoon niet bij het karakter van de vereniging. 3

4 De volksvertegenwoordigende rol van raadsleden moet nadrukkelijk en actiever tot uitdrukking komen in de contacten met de Verenigingen van Dorpsbelangen. Het is aan de raad zelf om hier invulling aan te geven. Het college kan op basis van eigen ervaringen het nut en het belang van periodieke contacten met de verenigingen van Dorpsbelangen en daarmee (direct of indirect) met de inwoners van de verschillende kernen van onze gemeente zeer onderschrijven. De duur van de bijdrageregeling voor de Verenigingen van Dorpsbelangen verduidelijken. Het college is van mening dat hier geen onduidelijkheid over zou mogen en moeten bestaan. In de brief waarin de subsidie wordt toegekend, staat met zo veel woorden dat deze subsidie voor de periode van 2006 tot en met 2010 wordt toegekend. Dat de regeling na 2 jaar, in 2008, wordt geëvalueerd, doet hieraan niets toe of af. Om aan alle twijfel een eind te maken zullen wij dit (nogmaals) communiceren naar alle verenigingen van Dorpsbelangen die deze subsidie ontvangen. Deel 3 Over de invulling van de Rekenkamerfunctie in de gemeente Slochteren: Met betrekking tot een eventuele evaluatie van de gekozen vormgeving van de Rekenkamercommissie Slochteren is ook het college van mening dat een periode van 2 jaar en het uitvoeren van een tweetal onderzoeken onvoldoende basis geeft om een evaluatie van de gekozen vormgeving van de rekenkamerfunctie in de gemeente Slochteren mogelijk te maken. Het college zou er een voorstander van zijn om de gekozen vormgeving en werkwijze van de rekenkamercommissie in Slochteren te continueren, met inachtneming van het hierboven gestelde. Het is aan de raad om te bepalen op welk moment een evaluatie van de vormgeving van de rekenkamerfunctie opportuun zou kunnen zijn. Over het doen van onderzoek naar lopende ontwikkelingen, waar ook de raad bij betrokken is, wil het college het volgende opmerken: Wij blijven de mening toegedaan dat het niet wenselijk is dat de Rekenkamercommissie on the fly al onderzoek doet naar lopende processen of in uitvoering zijnde activiteiten. In een puur ambtelijke of bedrijfsmatige omgeving zou het niet moeilijk zijn ons te overtuigen van het nut en het positieve effect van het parallel aan de uitvoering doen van onderzoek naar de effectiviteit van beleid. In een politieke constellatie is het volgens ons echter niet goed mogelijk het doen van een onderzoek naar de uitvoering van beleid niet te vermengen met (mogelijk) politieke beïnvloeding. Juist omdat het onderzoek wordt uitgevoerd door de relevante spelers in het politiek-bestuurlijke besluitvormingstraject valt niet uit te sluiten dat het uitvoeren van het onderzoek ook effect heeft op de beleidsvorming. Zelfs als die invloed absoluut niet aan de orde is, loopt de rekenkamercommissie al snel het risico de schijn tegen te krijgen. Wij denken dat dit niet goed is, ook niet voor het imago van de rekenkamercommissie zelf als een onafhankelijk en a-politiek controle-instrument. Wat betreft de voordracht, selectie en keuze van onderzoeksonderwerpen is onze opvatting dat de onderzoeken van de rekenkamer(commissie) niet op zichzelf staan, maar onderdeel zijn van het horizontaal toezicht, dat vorm krijgt in het gebruik van de verschillende controle-instrumenten van raad en college. Omdat de lerende organisatie het uitgangspunt is, is het van belang dat het leereffect van de verschillende onderzoeken, ook in relatie tot de investering van tijd en middelen zo groot mogelijk is. Zowel voor het vermijden van ongewenste overlap, als voor het spreiden van het onderzoeksinstrumentarium en de beschikbare onderzoekscapaciteit over het zeer brede terrein van gemeentelijke taken, is het wenselijk dat de rekenkamercommissie, de raad en het college met elkaar in gesprek zijn over de voordracht, het selectieproces en de selectiecriteria, leidend tot de uiteindelijke keuze voor een onderzoeksonderwerp. Daarbij blijft de formele en wettelijk vastgelegde onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie natuurlijk onaangetast. In de agendacommissie is vastgesteld dat deze reactie van het college, in samenhang met een brief van de voorzitter namens de rekenkamercommissie, ter voorbereiding van 4

5 besluitvorming, het vervolg is op de discussie die in de oktobervergadering gevoerd is in de commissie Bestuur, Middelen en Ruimte. Het ligt daarom in de rede dit voorstel rechtstreeks te agenderen voor de vergadering van de gemeenteraad op 22 november Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Slochteren, C.L.H.B. Verstegen, burgemeester. C.C.W. van den Akker, secretaris. 5