Nota weerstandsvermogen en risicobeheersing

Transcriptie

1 2013 Nota weerstandsvermogen en risicobeheersing 2013 Gemeente Nieuwkoop 1 Afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën Gemeente Nieuwkoop

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Samenvatting Inleiding Definities Weerstandsvermogen Risicobeheersing Planning & control cyclus

3 1 Samenvatting Doel Actualiseren van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement gemeente Nieuwkoop Uit de Financiële verordening 2012 van de gemeente Nieuwkoop Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota weerstandsvermogen en risicomanagement. De nota wordt door de raad vastgesteld. De nota behandelt risicomanagement, inventarisatie van de risico s, het opvangen van risico s door verzekeringen, voorzieningen of anderszins. In de nota wordt tevens de aanwezige en gewenste weerstandscapaciteit aangegeven. N.B. Bij besluit van 25 juni 2013 (staatsblad 267) wordt de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing genoemd. Onderdelen beschikbare weerstandscapaciteit Bestanddeel Algemene reserve vrij besteedbaar Reserve weerstandsvermogen Overige bestemmingsreserves Onvoorzien Begrotingsruimte Stille en geheime reserves Onbenutte belastingcapaciteit Kostenreductie (bezuinigingen) Incidentele weerstandscapaciteit Structurele weerstandscapaciteit Samenhang weerstandsvermogen en risicobeheersing De beschikbare weerstandscapaciteit afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit noemen we weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen kan worden bepaald als het risicoprofiel bekend is. Het risicoprofiel omvat alle onderkende risico s, waarbij per risico de mate van beheersing is vastgesteld om inzicht te verkrijgen in hoeverre een risico daadwerkelijk kan optreden. Vervolgens kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico s, waarvoor we geen maatregelen hebben getroffen (de benodigde weerstandscapaciteit) en de middelen en mogelijkheden die we als gemeente beschikbaar hebben om niet begrote, substantiële kosten financieel op korte termijn af te kunnen dekken (de beschikbare weerstandscapaciteit). Het weerstandsvermogen is toereikend wanneer financiële tegenvallers opgevangen kunnen worden. Risico s en risicobeheersing Risicobeheersing binnen de gemeente Nieuwkoop betekent stelselmatig en consequent dezelfde stappen op dezelfde volgorde steeds terug laten komen in de P&C-producten. Identificeren Evalueren en rapporteren Beoordelen Uitvoeren activiteiten en maatregelen Bepalen activiteiten en maatregelen Kwantificeren 3

4 2 Inleiding 2.1 Algemeen Artikel 212 van de Gemeentewet bepaalt dat de gemeenteraad een verordening vaststelt met de uitgangspunten voor het financieel beleid, evenals voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie (financiële verordening). Deze verordening heeft de gemeenteraad van Nieuwkoop op 2 februari 2012 vastgesteld. In artikel 11 van deze verordening is opgenomen dat het college verantwoordelijk is voor actuele beleidsnota s en dat deze door de raad worden vastgesteld. Uit de Financiële verordening 2012 van de gemeente Nieuwkoop Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota weerstandsvermogen en risicomanagement. De nota wordt door de raad vastgesteld. De nota behandelt risicomanagement, inventarisatie van de risico s, het opvangen van risico s door verzekeringen, voorzieningen of anderszins. In de nota wordt tevens de aanwezige en gewenste weerstandscapaciteit aangegeven. N.B. Bij besluit van 25 juni 2013 (staatsblad 267) wordt de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing genoemd. Op 10 juni 2010 is de huidige nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2010 vastgesteld. Jaarlijks wordt verantwoording afgelegd in de jaarrekening. Diverse gebeurtenissen in de afgelopen periode geven aanleiding de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing opnieuw te bezien, voornamelijk ten aanzien van het inzetten van bestemmingsreserves. 2.2 Doel en opzet van de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij weerstandsvermogen gaat het om het vormen van een financiële buffer die toereikend is om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Bij risicobeheersing gaat het om het uitvoeren van een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces. Het doel van deze nota is om het beleid met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing opnieuw vast te leggen. Met een geactualiseerde nota weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft de raad een zo actueel mogelijk inzicht in de wijze waarop het weerstandsvermogen wordt opgebouwd en hoe binnen de gemeente Nieuwkoop risicobeheersing wordt toegepast. 2.3 Relatie met nota grondbeleid en actualisatie grondexploitaties De kadernota grondbeleid bevat de uitgangspunten ten aanzien van het grondbeleid. Hierin is ook het kader voor de risicobeheersing gericht op grondexploitaties opgenomen. De risicobeheersing van grondexploitaties sluit aan op de algemene risicobeheersing zoals beschreven in de voorliggende nota weerstandsvermogen en risicobeheersing In de nota Grondbeleid worden de beleidskaders en -principes verwoord voor het beheer en de ontwikkeling van onroerend goed, gericht op het uiteindelijk realiseren van beleidsdoelstellingen op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, volkshuisvesting, economie, etc. Bij de jaarlijkse actualisatie van de grondexploitaties worden deze beleidsdoelen en -kaders financieel vertaald. 4

5 2.4 Leeswijzer Deze nota is als volgt opgebouwd. Allereerst wordt in hoofdstuk 3 ingegaan op de definities. Daarna komen in hoofdstuk 4 de onderdelen van het weerstandsvermogen aan bod. In hoofdstuk 5 wordt de risicobeheersing behandeld. Vervolgens komt in hoofdstuk 6 de inbedding van de risicobeheersing in de planning & control cyclus aan bod. Het verband tussen de afzonderlijke hoofdstukken is hieronder schematisch weergegeven. Risico s (hoofstuk 5) Weerstandscapaciteit (hoofdstuk 4) Samenloop van risico s Flexibiliteit Weerstandsvermogen (hoofdstuk 4) Planning & Control (hoofdstuk 6) Spelregels 5

6 3 Definities In dit hoofdstuk worden de begrippen weerstandscapaciteit, weerstandsvermogen en risicobeheersing gedefinieerd, omdat ze essentieel zijn voor deze nota en regelmatig terugkomen. Voor de begrippen bestaan soms verschillende definities. Er is steeds gekozen voor de definitie die het meest algemeen in gebruik is of die het beste bij de gemeente Nieuwkoop past. Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Het gaat om die elementen waarmee tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de algemene reserve, maar ook onbenutte belastingcapaciteit en de stille en geheime reserves. Onderscheid wordt gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Onder incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan de capaciteit die de gemeente heeft om eenmalige tegenvallers op te vangen. Onder structurele weerstandscapaciteit verstaan we middelen die permanent inzetbaar zijn om structurele tegenvallers op te vangen. Benodigde weerstandscapaciteit De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat op basis van de gekwantificeerde risico s nodig is om deze risico s af te kunnen dekken ingeval een risico zich voordoet. Weerstandsvermogen De beschikbare weerstandscapaciteit afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit noemen we weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is toereikend wanneer financiële tegenvallers opgevangen kunnen worden. Risico Een risico is een kans op een niet te voorspellen gebeurtenis die een nadelig effect kan hebben op de organisatie, de doelen die zijn gesteld of de financiële positie van de gemeente Nieuwkoop. Risicobeheersing Integrale risicobeheersing is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces. 6

7 4 Weerstandsvermogen 4.1 Inleiding Het weerstandsvermogen geeft een indicatie in welke mate de gemeente in staat is onvoorziene tegenvallers op te vangen. Inzicht in het weerstandsvermogen van de gemeente Nieuwkoop is dus belangrijk om de continuïteit van de organisatie en het beleid te kunnen garanderen. Het weerstandsvermogen wordt bepaald door de benodigde weerstandscapaciteit af te zetten tegenover de beschikbare weerstandscapaciteit. 4.2 Onderdelen beschikbare weerstandscapaciteit In het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) is niet voorgeschreven welke bestanddelen behoren tot de weerstandscapaciteit. Over het algemeen worden echter de bestanddelen gebruikt die in onderstaande tabel zijn genoemd. Deze bestanddelen zijn ontleend aan de Handreiking duale begroting (Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2002). Op basis hiervan is voor de gemeente Nieuwkoop de volgende tabel gemaakt: Bestanddeel Algemene reserve vrij besteedbaar Reserve weerstandsvermogen Overige bestemmingsreserves Onvoorzien Begrotingsruimte Stille en geheime reserves Onbenutte belastingcapaciteit Kostenreductie (bezuinigingen) Incidentele weerstandscapaciteit Structurele weerstandscapaciteit De gemeente Nieuwkoop gebruikt in eerste instantie de incidentele weerstandscapaciteit om zowel incidentele als structurele tegenvallers te dekken. Mochten zich gedurende een jaar structurele tegenvallers voordoen, zonder dat daar meevallers tegenover staan, dan mogen deze eerst incidenteel worden afgedekt door middel van de incidentele weerstandscapaciteit. Vervolgens zal hiervoor bij de eerstvolgende begroting structurele dekking gezocht worden. Lukt dit niet dan mag de structurele weerstandscapaciteit als dekkingsmiddel worden ingezet. Algemene reserve vrij besteedbaar De algemene reserve vrij besteedbaar kan voor de berekening van de incidentele weerstandscapaciteit worden ingezet. Vrij besteedbaar wil zeggen dat er geen bestedingsdoel aan gekoppeld is. De bespaarde rente die over dit deel van de algemene reserve wordt berekend wordt niet als dekkingsmiddel voor de exploitatie ingezet. Daardoor heeft aanwending van dit deel van de algemene reserve geen gevolgen voor het begrotingssaldo. Reserve weerstandsvermogen Naast de Algemene reserve vrij besteedbaar heeft de gemeente Nieuwkoop een reserve weerstandsvermogen om risico s financieel af te dekken. Deze reserve heeft een minimale omvang van 3 miljoen als streefnorm. Er wordt rente berekend over de reserve waarbij 4% over ten gunste van de Algemene reserve vrij besteedbaar komt. Na vaststelling van de jaarrekening 2012 bedraagt het saldo 0. De komende jaren wordt eraan gewerkt om het weerstandsvermogen op peil te brengen. Algemene reserve dekkingsmiddel In de nota reserves en voorzieningen, vastgesteld op 20 december 2012, is ook de Algemene reserve dekkingsmiddel als algemene reserve bestempeld. De Algemene reserve dekkingsmiddel vervult de functie van financiering van de lopende begroting. Dit betekent dat de rente over deze reserve ten gunste blijft van de exploitatie. Deze reserve wordt daarom bij voorkeur niet ingezet om tegenvallers op te vangen. 7

8 Bestemmingsreserves Worden onderverdeeld in beklemde bestemmingsreserves en overige bestemmingsreserves. Beklemde reserves Onder beklemde reserves verstaan we reserves waarover niet (geheel of gedeeltelijk) vrij kan worden beschikt, omdat deze reserves worden gebruikt om structurele dekkingsmiddelen voor de gemeentelijke begroting te genereren en bij andere inzet vervangende dekkingsmiddelen moeten worden aangewezen. Het gaat vooral om reserves waarvan de rente geheel of gedeeltelijk als structureel dekkingsmiddel ten gunste van de gemeentelijke begroting wordt gebracht en om dekkingsreserves voor zover deze verplicht zijn en erover besloten is. Overige bestemmingsreserves Dit zijn reserves met een bestedingsfunctie waarbij geld is weggezet voor toekomstige uitgaven of investeringen. Ondanks de bestedingsfunctie kan de raad besluiten, indien noodzakelijk, de bestemmingsreserve bestedingsvrij te maken om risico s financieel op te vangen. Het gaat hierbij om reserves waarvan de aanwending geen budgettaire gevolgen heeft, omdat de bespaarde rente niet als structureel dekkingsmiddel wordt gebruikt. Post onvoorzien Artikel 8 (lid 1 en lid 6) van het BBV verplicht iedere gemeente een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen in de begroting. De post onvoorzien is een buffer voor externe onvoorziene tegenvallers. Het dekt uitgaven die voldoen aan de 3 O s : Onvoorzien, Onvermijdelijk en Onuitstelbaar. In het bepalen van de hoogte van dit bedrag is een gemeente vrij. Begrotingsruimte Als de begroting en meerjarenraming sluiten met een positief saldo, is sprake van begrotingsruimte. Alleen structurele begrotingsruimte kan worden ingezet voor structurele financiële tegenvallers die zich hebben voorgedaan en eerst incidenteel zijn afgedekt. Stille en geheime reserves Als activa onder de opbrengstwaarde zijn gewaardeerd is sprake van een stille reserve. Als activa niet zichtbaar op de balans staan, maar wel een opbrengstwaarde hebben, is sprake van een geheime reserve. Deze bezittingen staan niet op de balans, vandaar de term geheim. Voor de bepaling van de weerstandscapaciteit is van belang dat de activa waarin een stille of geheime reserve besloten ligt direct verkoopbaar zijn. Niet direct verkoopbare activa blijven voor de berekening van de weerstandscapaciteit buiten beeld. Bij verkoop ontstaan winsten die eenmalig vrij inzetbaar zijn. Gemeenten kennen twee soorten stille/geheime reserves. Dit zijn stille/geheime reserves in financiële vaste activa en stille/geheime reserves in de materiële vaste activa. Onbenutte belastingcapaciteit De onbenutte belastingcapaciteit bestaat uit de extra structurele middelen die gegenereerd kunnen worden door de tarieven van de gemeentelijke heffingen te verhogen. De onbenutte belastingcapaciteit kan worden berekend door de maximaal toegestane belastingbaten/-tarieven te vergelijken met de belastingbaten/-tarieven in de gemeente Nieuwkoop. Voor heffingen, die niet worden bestempeld als belastingen (de zogenaamde rechten ), geldt dat deze op grond van artikel 229b, lid 1 van de Gemeentewet maximaal 100% kostendekkend mogen zijn. De twee belangrijkste rechten van de gemeente Nieuwkoop qua opbrengst zijn de afvalstoffenheffing en de rioolheffing. Op het moment dat de opbrengsten uit deze heffingen de kosten van de hierbij behorende werkzaamheden minder dan 100% dekken is sprake van onbenutte belastingcapaciteit. Kostenreductie Zonder dat dit ten koste gaat van het voorzieningenniveau (dit mag niet volgens de definitie van weerstandscapaciteit) is in zekere mate een bezuiniging op de kosten mogelijk. De bezuiniging moet worden gevonden in een besparing op de inzet van middelen. Zo kunnen bedrijfsprocessen doelmatiger en doeltreffender worden ingericht. De mogelijkheid tot het realiseren van dergelijke bezuinigingen wordt gerekend tot de structurele weerstandscapaciteit. 8

9 4.3 Incidentele beschikbare weerstandscapaciteit Algemene reserves De Algemene reserve dekkingsmiddel wordt niet gerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit omdat de rente die over de Algemene reserve dekkingsmiddelen wordt berekend ten gunste komt van de exploitatiebegroting. De Algemene reserve vrij besteedbaar wordt gerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente Nieuwkoop. Elk jaar wordt in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting opnieuw bepaald wat de weerstandscapaciteit moet zijn. Om te voorkomen dat de stand van de Algemene reserve vrij besteedbaar onder de benodigde weerstandscapaciteit komt, is de Algemene reserve weerstandsvermogen ingesteld. De Reserve weerstandsvermogen wordt gevoed door de Algemene reserve vrij besteedbaar. De minimale omvang van de Algemene reserve weerstandsvermogen is bepaald op De Reserve weerstandsvermogen kan in zijn geheel worden ingezet om risico s financieel op te vangen. Als het niveau onder de komt wordt de Reserve weerstandsvermogen wanneer dat mogelijk is tot de minimale omvang aangevuld. Algemene reserves R 1 Algemene reserve dekkingsmiddel R 2 Algemene reserve vrij besteedbaar R 3 Reserve weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden onderverdeeld in beklemde bestemmingsreserves en overige bestemmingsreserves. Vaak zijn ten aanzien van de beklemde bestemmingsreserves al verplichtingen aangegaan. Ook kan het zijn dat aan deze reserves een meerjarenplan ten grondslag ligt om tarieven te egaliseren. Deze reserves rekenen wij dan ook niet tot de beschikbare weerstandscapaciteit. Beklemde bestemmingsreserves R5 Opbrengst aandelen NUON Energy (deel garantstelling voor Noordse buurt en sleutelprojecten)*) R6 Nuon rentevrij R7 Sleutelprojecten R11 Egalisatie afvalstoffenheffing R12 Huisvesting gemeente R15 Woondiensten Aarwoude R17 Voetbalaccomodaties R18 Dekking kapitaallasten De overige bestemmingsreserves zijn voor specifieke knelpunten/doelen in het leven geroepen. De Raad kan echter besluiten om deze reserves anders aan te wenden. Deze reserves kunnen daarom wel tot de beschikbare weerstandscapaciteit worden gerekend. Niet beklemde bestemmingsreserves R4 Renteschommelfonds R5 Opbrengst aandelen NUON Energy (overig deel, niet nodig voor Noordse Buurt en sleutelprojecten)*) R8 Nieuwkoops plassengebied R9 Decentrale arbeidsvoorwaarden R10 Wmo R13 Achterstallig groen (wordt opgeheven per ) R14 Landschaps Ontwikkelings Plan R16 Verbonden partijen R20 Monumentenzorg *) R5 is opgebouwd uit een vrij te bestemmen deel en een deel conform besluitvorming dat gebruikt wordt voor het afdekken van de kosten voor de Noordse Buurt/sleutelprojecten. Deze geplande onttrekkingen worden gestort in de Reserve Nuon rentevrij (R6). 9

10 Voorzieningen De voorzieningen worden niet bij de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit betrokken. Voorzieningen worden vooral ingesteld: - bij concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten; - bij bestaande risico s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; - voor egalisatie van sterk wisselende kosten van grote omvang. Onvoorzien De post onvoorzien wordt gerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit. De gemeente Nieuwkoop neemt jaarlijks een bedrag op voor incidentele onvoorziene uitgaven. Elk jaar wordt bij de Uitgangspuntennotitie bekeken of dit aangepast moet worden. Stille reserves De stille reserves worden niet meegenomen in de berekening. Als stille reserves worden aangemerkt het verschil tussen de boekwaarde en de verkoopwaarde van de gemeentelijke aandelen in de Bank Nederlandse Gemeenten, Cyclus, Alliander en Oasen. 4.4 Structurele beschikbare weerstandscapaciteit Saldo meerjarenbegroting Als de meerjarenbegroting meerjarig sluit is er begrotingsruimte die meetelt voor de berekening van de structurele weerstandscapaciteit. Onbenutte belastingcapaciteit Voor de berekening van de weerstandscapaciteit laten wij de onbenutte belastingcapaciteit buiten beschouwing. Dit omdat de raad te kennen heeft gegeven een stijging van de woonlasten boven het inflatiepercentage niet wenselijk te vinden. Zowel het tarief voor de afvalstoffenheffing als het rioolrecht is kostendekkend. Kostenreductie In het licht van de financiële positie moet er drastisch worden bezuinigd. Daarom wordt kostenreductie niet meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit. 4.5 Samenhang beschikbare weerstandscapaciteit, benodigde weerstandscapaciteit en risicobeheersing Het weerstandsvermogen kan worden bepaald als het risicoprofiel bekend is. Het risicoprofiel omvat alle onderkende risico s, waarbij per risico de mate van beheersing is vastgesteld om inzicht te verkrijgen in hoeverre een risico daadwerkelijk kan optreden. Vervolgens kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico s, waarvoor we geen maatregelen hebben getroffen (de benodigde weerstandscapaciteit) en de middelen en mogelijkheden die we als gemeente beschikbaar hebben om niet begrote, substantiële kosten financieel op korte termijn af te kunnen dekken (de beschikbare weerstandscapaciteit). Er zijn tal van risico s die samenhangen met de uitoefening van de gemeentelijke taken én die door de gemeente zelf beïnvloedbaar zijn. Voor de bepaling van de ratio weerstandsvermogen kunnen deze risico s buiten beschouwing worden gelaten. Deze risico s leiden namelijk niet zozeer tot de noodzaak om vermogen af te zonderen, maar eerder tot het nemen van maatregelen om de betreffende risico s te managen (verzekeringen, voorzieningen, inspectie-procedures e.d.) en de kans dat ze zich zullen voordoen te verkleinen. De risico s kunnen worden opgevangen door het nemen van maatregelen en het maken van keuzes op het moment dat ze zich voordoen. Voor de bepaling van de ratio weerstandsvermogen zijn alleen de risico s van belang die door externe factoren (wet- en regelgeving, partnerorganisaties, economische ontwikkelingen e.d.) worden beïnvloed en waarbij de gemeente geen directe mogelijkheid heeft om het eigen beleid daarop aan te passen. Dát zijn de relevante risico s die in meer of mindere mate moeten worden afgedekt door de 10

11 beschikbare weerstandscapaciteit.. Juist deze risico s zijn niet makkelijk te kwantificeren. Tijdens de risico-inventarisatie wordt een risico waar mogelijk wel gekwantificeerd. Bij de berekening van de ratio worden alleen risico s > meegenomen. Bepalen van de ratio weerstandsvermogen De benodigde weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit 4.6 Beoordeling weerstandsvermogen Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio de gemeente Nieuwkoop nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Waarderingstabel weerstandsvermogen (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement) Waarderingscijfer Ratio weerstandsvermogen Betekenis A > 2,0 Uitstekend B 1,4 < x < 2,0 Ruim voldoende C 1,0 < x < 1,4 Voldoende D 0,8 < x < 1,0 Matig E 0,6 < x < 0,8 Onvoldoende F < 0,6 Ruim onvoldoende Het berekenen en beoordelen van de ratio weerstandsvermogen voor de gemeente Nieuwkoop gebeurt bij het opstellen van de programmabegroting en de jaarrekening. Als gemeente streven we na om de impact van de risico s te minimaliseren. Dit betekent dat we een weerstandsvermogen beogen dat tenminste voldoende is. Dat komt neer op een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C. 11

12 5 Risicobeheersing 5.1 Inleiding Risicobeheersing heeft in de afgelopen jaren steeds meer aandacht gekregen. In de afgelopen periode werden zaken als de kredietcrisis en vastgoedfraude direct in verband gebracht met (het ontbreken van) een goed systeem van risicobeheersing. Bij de gemeente Nieuwkoop wordt structureel gewerkt aan risicobeheersing. Met de komst van het BBV zijn gemeenten gedwongen om nadrukkelijker na te denken over een vorm van risicobeheersing. Een pragmatische, gedegen methode van risicobeheersing is van grote waarde. Het inschatten van mogelijke toekomstige gebeurtenissen en hun effecten kan er voor zorgen dat een organisatie als de gemeente Nieuwkoop minder wordt verrast en dat zij maatregelen kan nemen mochten er ingrijpende negatieve effecten optreden. Dit zonder de continuïteit van de gemeente en haar dienstverlening aan te tasten. 5.2 Integraal risicobeheersing binnen de gemeente Nieuwkoop Integraal risicobeheersing binnen de gemeente Nieuwkoop gaat uit van een benadering, waarbij het beheersen van de risico s op basis van de (politieke) organisatiedoelstellingen wordt geïntegreerd en gecoördineerd over de hele organisatie. Daarbij wordt tevens uitdrukkelijk rekening gehouden met de onderliggende relaties en afhankelijkheden van de diverse (soorten) bedrijfsrisico s. Tabel Integraal risico management (bron: Deloitte). Integraal risicobeheersing Geïntegreerd Het risicobeheersing wordt gecoördineerd vanuit de directie/het bestuur en is volledig geïntegreerd in de organisatie. Continue en proactief Risicobeheersing is een activiteit die zich permanent ontwikkelt. Er vindt een actieve identificatie plaats van nieuwe risico s. Breed aandachtsgebied Alle organisatierisico s worden in het proces betrokken. Als leidraad voor dit model wordt de eerder geformuleerde definitie ( 3.5) van Integraal Risicomanagement gebruikt: Integraal risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces. Systematisch en cyclisch proces Om risicobeheersing binnen de gemeente Nieuwkoop tot een succes te maken is het raadzaam om stelselmatig en consequent dezelfde stappen op dezelfde volgorde steeds terug te laten komen. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Identificeren Evalueren en rapporteren Beoordelen Uitvoeren activiteiten en maatregelen Kwantificeren Figuur Cyclus risicobeheersing Bepalen activiteiten en maatregelen Het model van integraal risicobeheersing wordt aan de hand van de bovenstaande elementen vorm gegeven. 12

13 De stappen in deze cyclus moeten bij elk mogelijk risico en bij elk planning & control proces worden doorlopen om bestendige risicobeheersing binnen de gemeente Nieuwkoop te waarborgen. Identificeren & Beoordelen Het identificeren van risico s vindt op uiteenlopende manieren plaats. Het aandragen van mogelijke risico s komt uit verschillende hoeken. Op basis van in het verleden plaatsgevonden gebeurtenissen identificeren we negatieve effecten die risico s met zich meebrengen voor de organisatie of nieuwe projecten. De signalen van mogelijk nieuwe risico s komen van binnenuit de organisatie of buiten de organisatie zoals verbonden partijen of de VNG. Van belang is om deze signalen telkens weer te toetsen aan de definitie: Een risico is een kans op een niet te voorspellen gebeurtenis dat een nadelig effect kan hebben op de organisatie, de doelen die zijn gesteld of de financiële positie van de gemeente Nieuwkoop Kwantificeren Het is van belang om in het kader van het risicobeheersing onderscheid te maken in de verschillende vormen waarin risico s zich kunnen voordoen. Er zijn risico s die verwaarloosbaar zijn, omdat de kans dat ze zich voordoen zo klein is of de (financiële) gevolgen zo gering, dat het niet nodig is om daartegen maatregelen te treffen. Andere risico s zijn bijvoorbeeld verzekerbaar. Er zijn ook risico s in de vorm van calamiteiten waartegen geen maatregelen te nemen zijn of alleen tegen zulke hoge (financiële) offers dat die offers niet in verhouding staan tot de kans dat zo n calamiteit zich voordoet. De in kaart gebrachte risico s worden eerst geanalyseerd. Zowel de financiële gevolgen die het risico met zich meebrengt als de kans dat een risico zich manifesteert wordt bepaald. Voor de financiële gevolgen en de kans hanteren we voor beide 5 klassen met de volgende referentiebeelden. In de paragraaf weerstandsvermogen is als uitgangspunt voor de op te nemen risico s een ondergrens van vastgesteld. De risico s met een financieel risico onder deze grens worden wel benoemd, maar worden niet gekwantificeerd. Tabel Klasse kans (waarschijnlijkheid) en financiële bandbreedte. Klasse Kans (waarschijnlijkheid) Kans 1 Zeer klein (1-20%) 2 Klein (21-40%) 3 Gemiddeld (41-60%) 4 Groot (61-80%) 5 Zeer groot (81-100%) Klasse Financiële Bandbreedte Financiële gevolgen 1 x < < x > < x > < x > x > Met behulp van een risicoscore worden de risico s gerangschikt en wordt inzichtelijk welke risico s het meest belangrijk zijn om te worden beheerst. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule, waarbij de maximale score 25 is (5*5). Risicoscore = inschaling kans x inschaling financieel gevolg Op basis van het indelen van de risico s in bovenvermelde klassen wordt een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix geeft een indicatie van de potentiële impact van het risico. Hieronder wordt een risicomatrix weergegeven die gebaseerd is op bovenvermelde risicoklassen. Hierbij geldt bij het intekenen van een risicoscore dat hoe hoger de risicoscore, hoe donkerder de kleur, hoe hoger de prioriteit voor aanpak van het risico is. 13

14 Kans Zeer groot (81-100%) Groot (61-80%) Gemiddeld (41-60%) Klein (21-40%) Zeer klein (1-20%) Impact x < <x> <x> <x> x > Figuur Risicomatrix. Inzake risico s zonder duidelijk financieel gevolg, maar met een groot niet-financieel gevolg is het ook van belang dat het management hierop stuurt. Bepalen van activiteiten en maatregelen Nadat de risico s zijn geïdentificeerd, geanalyseerd en waar mogelijk gekwantificeerd worden maatregelen getroffen en activiteiten in gang gezet. Hierbij wordt de onderstaande indeling worden gebruikt: Risico s Goed te kwantificeren Financiële Niet goed te kwantificeren Niet-financiële Beheersmaatregelen / activiteiten Materiële betekenis Geringe betekenis Voorziening creëren Weerstandsvermogen Geen actie Verzekeren AO/IC maatregelen Overige maatregelen Figuur Schema maatregelen risico s In het schema wordt allereerst een onderscheid gemaakt naar financiële en niet-financiële risico s. Een beheersmaatregel kan zich richten op het verminderen c.q. opvangen van eventuele negatieve effecten van bepaalde gebeurtenissen of het verminderen c.q. voorkomen van deze gebeurtenissen. Vervolgens wordt een onderscheid gemaakt in goed te kwantificeren en niet goed te kwantificeren risico s en risico s waar (niet-financiële) beheersmaatregelen voor moeten worden getroffen. Overigens sluit de ene categorie de andere niet uit. Vervolgens wordt een indeling gemaakt naar het soort maatregel/activiteit. De keuze uit de verschillende opties is onder andere afhankelijk van de aard van het risico, de cultuur en organisatie van de gemeente, de middelen die beschikbaar zijn en de politieke wil. Overige maatregelen kunnen bijvoorbeeld juridische, culturele of communicatie maatregelen behelzen. De schade die een gemeente kan lijden is niet alleen financieel, maar ook niet-financieel zoals imagoschade. Ook kan het politieke gevolgen hebben. Indien de financiële schade goed is te kwantificeren, kan een voorziening worden getroffen. Als een financieel risico met materiele betekenis niet goed te kwantificeren is, moet deze worden gedekt door het weerstandsvermogen. In beide gevallen gaat het hier om de geleden schade op te vangen of te compenseren. Sommige financiële risico s kunnen worden gedekt door beheersmaatregelen zoals verzekeringen. Hierdoor wordt het 14

15 bedrag dat gedekt moet worden uit het weerstandsvermogen verlaagd. De financiële dekking van het zich voordoen van het risico is immers geregeld. De tweede component van risico s (de niet financiële) zoals imagoschade, kan worden beperkt door bijvoorbeeld een gerichte, adequate en snelle communicatie door de gemeente.. Uitvoeren van activiteiten en maatregelen Nadat beheersmaatregelen en activiteiten zijn bepaald is het moment aangebroken om deze uit te voeren. Prioritering van de uit te voeren maatregelen en activiteiten gebeurt aan de hand van de volgende criteria: - Mate van mogelijke impact (financieel en niet-financieel); - Politieke en beleidsmatige prioriteit; - Urgentie in de tijd uitgezet; - Draagvlak binnen de organisatie; - Financiële en andere middelen; - Personele capaciteit binnen/buiten de organisatie; - Maatschappelijke relevantie; - Relevantie door wet en regelgeving. Na de prioritering is het zaak om daadwerkelijk tot uitvoering te komen. Voor de uitvoering is van belang dat wordt bepaald: - Wie waarvoor verantwoordelijk is; - Wat het budget per maatregel is; - Wat de planning en deadline per maatregel is; - Wie er betrokken zijn bij de uitvoering; - Wanneer waarover gerapporteerd wordt; - Wat het beoogde doel per maatregel is (waar mogelijk in ) Evalueren en rapporteren Het evalueren en rapporteren is een essentieel onderdeel van risicobeheersing. Evaluatie heeft tot doel om het proces te verbeteren, om er van te leren. Daarnaast is evalueren van belang om verantwoording af te kunnen leggen. Bij de evaluatie kan het gehele proces worden bekeken. Hierbij kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen worden gesteld: - In hoeverre is de inschatting van de kans en het maximale effect correct? Moet deze worden aangepast naar aanleiding van veranderde omstandigheden? - Hebben de getroffen beheersmaatregelen de beoogde effecten gehad? - Hoe staat het met de planning? Worden er deadlines overschreden? - Zijn er nieuwe risico s gesignaleerd? - Als een risico zich heeft voorgedaan was deze dan juist ingeschat? Hoe zat het met de beheersmaatregelen? Om verantwoording af te kunnen leggen over de gevoerde risicobeheersing en inzicht te krijgen in de mate waarin beheersmaatregelen beslag leggen op gemeentelijke middelen moet er worden gerapporteerd. Om gestructureerd te rapporteren wordt gebruik gemaakt van de opgestelde risicokaart (zie paragraaf 4.4). De rapportagemomenten over risico s lopen parallel aan de P&C-cyclus. Zo wordt in de jaarrekening en in de programmabegroting gemeentebreed inzicht gegeven in het risicoprofiel van de gemeente Nieuwkoop (zie hoofdstuk 5 Planning & Control cyclus). 5.3 Categorisering van gemeentelijke risico s Risicobeheersing is breder dan het becijferen van de benodigde weerstandscapaciteit. Deloitte geeft een volledige categorisering van risico s binnen gemeenten. Deze wordt ook door de gemeente Nieuwkoop gebruikt. De categorisering heeft onder andere als voordeel dat niet of moeilijk kwantificeerbare risico s worden benoemd en ziet er als volgt uit: Bedrijfsproces Aantasting van de productiecapaciteit vanwege gehele of gedeeltelijke bedrijfsstilstand. 15

16 Financieel Directe aantasting van de vermogenspositie van de organisatie. Imago / Politiek Aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van negatieve publiciteit Informatie / Strategie Schade door onvoldoende of incorrecte informatie, waardoor geen of onjuiste besluiten worden genomen. Juridisch / Aansprakelijk Aantasting van de vermogenspositie van de organisatie door claims van derden als gevolg van wettelijke -of contractuele aansprakelijkheid. Letsel / Veiligheid Gevoelens van (sociale) onveiligheid, eventueel gevolgd door bedreiging of lichamelijke schade aan personen. Ook risico s met betrekking tot veiligheid in de bredere zin van het woord horen bij deze categorie. Materieel Beschadiging of verlies van gebouwen, installaties, bedrijfsinventaris, transportmiddelen en goederen. Milieu Aantasting van lucht, bodem, water of leefomgeving. Personeel / Arbo Schade door aantasting van de arbeidscapaciteit en kwaliteit van arbeid. Product / Dienst Aantasting van de afzetcapaciteit, doordat producten en diensten niet aan de door de afnemer gestelde kwaliteitseisen voldoen. Verbonden partijen en Deelnemingen Financiële risico s en risico s met betrekking tot producten en diensten die zijn uitbesteed aan andere partijen en organisaties waar de gemeente in deelneemt. Overige risico s Overige risico s betreft andere dan hierboven genoemde risicocategorieën. 5.4 De risicokaart De risicokaart van de gemeente Nieuwkoop heeft als voornaamste doel de gerapporteerde risico s scherper te formuleren in termen van gebeurtenis en effect en mogelijke beheersmaatregelen. De risicokaart is een manier van presenteren van risico s en voorgestelde beheersmaatregelen binnen een organisatie (zie volgende pagina). 16

17 Figuur voorbeeld deel voorlopige risicokaart begroting 2014 Categorie Gebeurtenis / Situatie Mogelijke effect(en) Beheersmaatregelen Risicoscore 2014 Risico-bedrag 2014 Bedrijfsproces Uitval medewerkers door epidemie Vergunningen worden van rechtswege toegekend Geen Uitval medewerkers door epidemie Facturen worden niet op tijd betaald Planning voor onderlinge vervangbaarheid op de afdeling. 2 Afwijken van inkoop en aanbestedingsbeleid Claims imagoschade Actieve toetsing op bestedingen > euro Afwijken van inkoop en aanbestedingsbeleid Claims imagoschade Leveranciers kunnen gevraagde producten niet leveren Servicepluspunt trekken te weinig mensen naar zich toe Minder bereik doelgroep Aanpassen bedrijfsvoering Financieel Niet voorziene / extra verlaging algemene uitkering ivm recessie Begrotingsevenwicht wordt niet behaald / Exploitatietekort Heroverwegen beleid t.a.v. organisatiedoelen, kwaliteit en beleid van de organisatie. Opnemen stelpost in de begroting Faillissement Vestia Niet terugbetalen lening / rente Volgen ontwikkelingen Vergunningen van rechtswege verstrekt Minder opbrengsten leges, precario, bouwvergunningen etc. Deels negatieve effect opvangen door minder inzet personeel (minder kosten). Daarnaast aanpassen werkprocessen. Open einde regeling ombudscommissie Hogere bijdrage gemeente Ondervangen door weerstandsvermogen 1 Debiteuren die niet betalen Begrotingsevenwicht wordt niet behaald/exploitatietekort Instellen voorziening dubieuze debiteuren Invoering wet HOF Andere financieringsmethodiek investeringen Ontwikkelingen pro-actief blijven volgen. 5 Lagere dividenduitkering BNG door invoering schatkistbankieren Verplicht schatkistbankieren heeft een nadelig effect op de postitie van BNG en de verwachte winst en bijbehorende dividenduitkering Ontwikkelingen pro-actief blijven volgen. 3 Efficiencykortingen op nieuwe taken die uit de AWBZ Hogere lasten gemeente Dekken binnen begroting naar de Wmo toe komen, niet kunnen opvangen door de zorg efficienter te organiseren Efficiencykortingen op huishoudelijke hulp, niet kunnen Hogere lasten gemeente Dekken binnen begroting opvangen door de zorg efficienter te organiseren Hogere kosten WMO Hogere lasten gemeente Dekking binnen begroting of beleidsmaatregel Hogere kosten leerlingenvervoer Hogere lasten gemeente Dekking binnen begroting of bezuinigen Hogere kosten dierenbescherming Hogere lasten gemeente Dekking binnen begroting of bezuinigen Terugloop aantal vrijwilligers Meer aanspraak op professionele ondersteuning Dekken binnen de begroting Daling aantal leerlingen basisscholen Leegstand in onderwijsgebouwen, te hoge kosten irt inkomsten per leerling Opvangen in begroting of weerstandsvermogen Figuur voorbeeld risicografiek van gekwantificeerde risico s > euro. 16% Kittens Tigers 12% 8% 4% Puppy's Alligators 0% Financieel Juridisch / Aansprakelijkheid Letsel / Veiligheid Personeel / Arbo Verbonden partijen en Deelnemingen Informatie / Strategie Imago / Politiek 17

18 6 Planning & control cyclus 6.1 Inleiding Om de gewenste doelen te bereiken ten aanzien van het weerstandsvermogen is het van belang om het brede risicobeheersing inclusief weerstandsvermogen op een heldere en verantwoorde manier in de organisatie te verankeren. Op het moment dat zich bijvoorbeeld nieuwe risico s aandienen, moeten deze worden meegenomen in de risico-inventarisatie. Op deze wijze blijft de benodigde weerstandscapaciteit inzichtelijk en beheerst. Even belangrijk is het om op een verantwoorde manier om te gaan met de beschikbare weerstandscapaciteit. Om te voorkomen dat het weerstandsvermogen afneemt door bijvoorbeeld een verkeerde aanwending van middelen of door meervoudige aanwending bij gebrek aan afstemming zijn in dit hoofdstuk spelregels opgesteld voor de organisatie, zodat taken en verantwoordelijkheden vastliggen en worden bewaakt. Er is gekozen om spelregels voor risicobeheersing en weerstandsvermogen te beleggen in de P&Ccyclus. De verantwoording geschiedt in de reguliere plannen en rapportages. Dit betekent een integrale aanpak met minder kans is op fouten, vergissingen en andere storingen die mogelijk leiden tot een onverantwoorde financiële positie van de gemeente. 6.2 Taken en bevoegdheden Risicobeheersing In deze paragraaf wordt ingegaan op de organisatie van risicobeheersing binnen de gemeente. Allereerst wordt ingegaan op de rollen van verschillende actoren binnen de gemeentelijke organisatie. Daarna wordt schematisch de rollen binnen het risicobeheersing weergegeven. Rollen en taken De volgende rollen binnen het risicobeheersing worden geïdentificeerd (deze rollen sluiten aan bij het Organisatiebesluit gemeente Nieuwkoop 2008): 1. De gemeenteraad De gemeenteraad heeft een controlerende, kaderstellende (deze nota), toetsende en toezichthoudende rol. Het college informeert de raad over het risicobeheersing via P&C-producten. 2. Het college van B&W Het college legt aan de raad voor welke beheersmaatregelen worden genomen en welk budget daar voor toe te kennen. 3. De gemeentesecretaris De gemeentesecretaris is namens het college opdrachtgever aan de risico-eigenaar ter uitvoering van de risicobeheersing. 4. De concerncontroller De concerncontroller heeft binnen de risicobeheersing een bijzondere rol vanwege zijn onafhankelijkheid. Hij kan, indien hij nodig acht, buiten de gemeentesecretaris om het college informeren. 5. De risico-eigenaar De risico-eigenaar is binnen de ambtelijke organisatie aanspreekpunt voor één of meer risico s. De risico-eigenaar zorgt ervoor dat er wordt gerapporteerd over de risico s. Hij/zij identificeert en kwantificeert. De rol van risico-eigenaar ligt bij de afdelingsmanagers. Dit vanuit het oogpunt van Integraal Management. De afdelingsmanagers mogen de verantwoordelijkheid voor een risico delegeren naar het niveau van teamleider en niet verder. 18