OR Summa College. Jaarverslag Ondernemingsraad Summa College. OR-zittingstermijn februari 2011 februari 2014

Transcriptie

1 OR Summa College Jaarverslag Ondernemingsraad Summa College OR-zittingstermijn februari 2011 februari e periode juli 2013 februari 2014 OR-zittingstermijn februari 2014 februari e periode februari 2014 juli 2014 OR Jaarverslag Summa College OR Jaarverslag

2 Eindhoven, juni 2014 Functie en doel Jaarverslag Ondernemingsraad Summa College Conform de Wet op de Ondernemingsraden art. 14 en art. 22 van het Reglement Ondernemingsraad Summa College. Verslag van de werkzaamheden van de ondernemingsraad en de commissies, waarin de behandelde onderwerpen worden weergegeven Verspreiding: Conform de Wet op de Ondernemingsraden art. 49, 2 e lid: Ondernemer (CvB), Raad van Toezicht, leden OR en achterban. Verder zal er een exemplaar worden verstrekt aan betrokkenen waarmee de OR van het Summa College de afgelopen periode nauw heeft samengewerkt, waaronder de Studentenraad. Voor de verspreiding naar de achterban wordt er gekozen voor verzending van een gedrukt exemplaar naar de cluster-/diensten overleggen en management. Verder wordt er op iedere locatie een gedrukt exemplaar ter inzage neergelegd en zal er expliciet melding worden gedaan op intranet. Het OR-Jaarverslag is voor alle medewerkers van het Summa College in te zien en af te drukken via de OR-pagina op intranet. Hier is ook het vastgestelde OR-Werkplan te vinden. Periode: juli 2013 tot juli 2014 Eenheid ontstaat niet door overname van elkaars ideeën, maar door het aanvaarden van elkaars inzichten 1

3 1. Inhoudsopgave Pagina 1. Inhoudsopgave 2 2. Voorwoord 3 3. Visie, doelstellingen / speerpunten en realisaties 5 4. Samenstelling Ondernemingsraad 7 5. Werkwijze Ondernemingsraad en communicatie Uitgevoerde werkzaamheden Besluiten en adviezen Ondernemingsraad Verslagen commissies 13 Dagelijks Bestuur Commissie Onderwijs & Studenten Commissie HRM Commissie Bestuur & Organisatie Commissie Facilities Tijdelijke/ad hoc-commissies 9. Slotwoord 26 Bijlagen 28 Bijlage 1: Financieel verslag Bijlage 2: Jaaroverzicht

4 2. Voorwoord Voor u ligt het 3 e jaarverslag van de Ondernemingsraad van het Summa College. Het jaar was weer erg dynamisch! Het Summa College is als onderwijsinstelling op alle mogelijke fronten in beweging en wij als collega's en leden van de Ondernemingsraad maken hier volledig deel van uit. Het vervolg van een reorganisatie, TeamSupport, die onze hele instelling raakte, maar ook de ontwikkelingen bij de afdeling Educatie van het Ster College met wederom een reorganisatie tot gevolg, waren in het kader van de medezeggenschap, in het belang van de medewerkers, intensieve dossiers. We hebben als Summa College afgelopen jaar afscheid moeten nemen van een kleine tweehonderd collega's en dat heeft een zeer grote impact op zowel de vertrekkende als de zittende mensen. En dat is zeker iets waar we ook de komende tijd nog rekening mee moeten houden. Zorg voor het behouden van onze kwaliteit en zorg voor onze collega's. Ook bestuurlijk, zoals de invoering van een "besturingshart" na TeamSupport en de intentie om de scholen en diensten in hun kracht te zetten door de autonomie en professionaliteit hoog op de agenda te zetten, zijn ontwikkelingen die zorgen voor de nodige bewegingen. De OR heeft hierin zijn verantwoordelijkheid genomen door in de resultaten van het medewerkersonderzoek aanleiding te zien om het initiatief te nemen een bijeenkomst te plannen tussen de voltallige OR en het besturingshart. Communicatie en het zichtbaar zijn voor de organisatie en zijn medewerkers, heeft bij de OR een hoge prioriteit. In het kader van de reorganisaties TeamSupport en Educatie is door de OR regelmatig overleg geweest met de betreffende collega's in de vorm van georganiseerde bijeenkomsten op locatie. Verder is de gekozen OR-collega natuurlijk het aanspreekpunt voor de medewerkers van de dienst of school en beschikt de OR over een prima omgeving op intranet waar alle belangrijke informatie over de medezeggenschap/or te vinden is voor de collega's. Structureel formeel en informeel overleg met onze bestuurder, de Studentenraad en de Raad van Toezicht maakt hier deel van uit. 3

5 In het kader van communicatie heeft de OR het CvB uitgenodigd om recent aanwezig te zijn bij een deel van een OR-scholingsdag. Ten aanzien van de Studentenraad kan gesteld worden dat ook zij stevig aan de weg timmeren en een eerste werkplan met eigen speerpunten hebben geformuleerd. Als vanzelfsprekend ligt de medezeggenschap binnen het Summa College bij de medewerkers, de studenten en in voorkomende gevallen bij de ouders/verzorgers Tot slot heeft de OR het afgelopen jaar diverse metamorfosen ondergaan als gevolg van vertrekkende OR-collega's vanwege de reorganisatie maar de laatste natuurlijk ook door het aflopen van de eerste OR-termijn in februari jongstleden. Een spannende tijd: Leeft medezeggenschap binnen het Summa College, hoe gaan de verkiezingen verlopen en met welk resultaat. Ik kan daar kort over zijn, medezeggenschap leeft! Een groot aantal collega's binnen de diensten en scholen hadden zich verkiesbaar gesteld en na een spannende verkiezingsperiode is er weer een volledige OR geïnstalleerd en daar mogen we trots op zijn. Het is een verdienste van de eerste OR dat medezeggenschap binnen het Summa College, na de invoering van de Wet op de Ondernemingsraden in het MBO een drietal jaar geleden, staat. Zijn we nu klaar? Nee, we beginnen pas. De rollen zijn inmiddels helder en de functie van een goed functionerende medezeggenschap voor onze instelling is en blijft van groot belang. Een OR kan en mag dat nooit alleen vorm geven en de voortdurende input, ideeën en vragen van alle medewerkers en andere betrokkenen zijn hiervoor onmisbaar. Ik daag ons allen weer uit, nu en richting de toekomst, hier voortdurend waakzaam in te zijn en gezamenlijk te staan voor goede medezeggenschap op alle niveaus! Namens de Ondernemingsraad van Summa College. Met vriendelijke groet, Roland van Bekhoven Voorzitter Ondernemingsraad 4

6 3. Visie, doelstellingen / speerpunten en realisaties De OR opereert als één team, volledig in het belang van de medewerkers en de organisatie, is functioneel en zichtbaar als orgaan binnen Summa College en levert formeel en informeel een inhoudelijke en onmisbare bijdrage aan de organisatie. De (individuele) werkzaamheden zijn geheel overdraagbaar op ieder willekeurig moment. De Ondernemingsraad heeft zich in zijn werkplan de volgende algemene doelen gesteld: Het zijn van een gelijkwaardige partner in relatie met de bestuurder bij het behartigen van de belangen van de organisatie Zichtbaar en bereikbaar zijn voor alle medewerkers Behartigen van de belangen van alle medewerkers Bevorderen dat medezeggenschap door iedereen in de organisatie wordt gedragen Bevorderen van medezeggenschap op cluster- en dienstenniveau Zorgen voor duidelijkheid in werk en communicatie Zorgdragen voor de continuïteit van de organisatie Bevorderen van een veilig en inspirerend leef- en werkklimaat voor studenten en medewerkers Meewerken aan het tot stand komen van goed personeelsbeleid Adviseur en bemiddelaar Het nauwkeurig monitoren van bijzondere trajecten, zoals in het kader van fusie, reorganisatie en de overdracht van onderdelen van de organisatie Bevorderen dat de verdeling van het werk, vanuit de notitie Balans in taakbelasting op de werkvloer gestalte krijgt Aanvullende doelstelling(en) voor : Investeren in de achterban (ook nieuwe collega s) Uitvoeren en organiseren van verkiezingen Monitoren van gevolgen van TeamSupport binnen de organisatie Reorganisatie Ster College 5

7 Realisaties De ondernemingsraad heeft in het najaar van 2013 veel tijd besteed aan het voorbereiden van de OR verkiezingen in januari De OR is trots dat zich zoveel medewerkers kandidaat hebben gesteld: er viel dus te kiezen! Ook was de OR trots op het hoge percentage uitgebrachte stemmen: weer een teken dat medewerkers het belang van een OR inzien! Naar aanleiding van het medewerkersonderzoek heeft er op initiatief van de OR een bijeenkomst met het besturingshart plaatsgevonden, waarop er van gedachte is gewisseld over de uitslagen van dit onderzoek. De ondernemingsraad heeft zich ontwikkeld tot een gelijkwaardige partner in de relatie met de bestuurder. Er is intensief deelgenomen aan scholingstrajecten o.a. in het kader van de wetgeving (WOR), reorganisatie en medezeggenschap, communicatie met bestuurder en achterban, teamvorming OR en de gevolgen van landelijke beleidsplannen voor de BVE-sector. Verder is er geïnvesteerd en geparticipeerd in landelijke en regionale netwerken en zijn twee OR-leden lid geworden van landelijke organen. Medezeggenschap en zeggenschap moet leven en bereikbaar zijn!! Je weet nooit wat je kunt, tot je het geprobeerd hebt 6

8 4. Samenstelling Ondernemingsraad Gedurende het derde jaar heeft de bezetting van de OR tot de verkiezingen in januari 2014, 11 leden en eigen secretariële ondersteuning, verschillende wijzigingen ondergaan: Margret Lingers heeft een andere functie binnen de organisatie gekregen. Op eigen verzoek is zij in juni 2013 uit de OR gestapt. Wim van Ophoven heeft vanwege gezondheidsproblemen zijn werkzaamheden moeten stopzetten. Peter de Groot heeft de organisatie verlaten. Vanuit het onderwijscluster Welzijn & Artiest heeft Mechli Janssen volgens het Reglement Ondernemingsraad het lidmaatschap van Margret Lingers ingevuld. Omdat er in januari 2014 verkiezingen gepland stonden voor een nieuwe OR hebben we gekozen voor aspirantleden ter vervanging de leden van de kiesgroep Diensten & Bureaus (Er waren geen reserves meer op grond van de verkiezingsuitslag 2011). Marij de Man en Lion de Bruin hebben we bereid gevonden om deze taak op zich te nemen. * OR-lid Wim van Ophoven ontbreekt op deze foto. Juli 2013-februari 2014 februari 2014-juli

9 Samenstelling OR en te vertegenwoordigen cluster/diensten juli 2013 januari 2014 Roland van Bekhoven (voorzitter) School 23 en Montessori College Jacques Clermonts (budgethouder) Summa Zakelijke Dienstverlening Summa ICT Wim van Dongen Summa Automotive Summa Bouw & Infra Summa Wonen & Design Marij de Man (aspirantlid) Diensten & Bureaus Lion de Bruin (aspirantlid) Diensten & Bureaus Dirk van Hulsel Summa Engineering Summa Techniek Summa Laboratorium Summa Procestechnologie Mechli Janssen Summa Welzijn Summa Artiest Trudy Oele-Ebskamp Summa Zorg Ad van Oosterwijck Summa Business Summa Fashion Summa Transport & Logistiek Summa Uiterlijke verzorging Ton van Wezel (secretaris en vice-voorzitter) STER College Fred van Zundert Martine Zwolsman Summa Brood & Banket Summa Horeca Summa Facilitair Summa Sport Summa Veiligheid Summa Recreatie Managementsecretaresse OR 8

10 Samenstelling OR en te vertegenwoordigen cluster/diensten februari juni 2014 Roland van Bekhoven (voorzitter) Niet-MBO cluster (Montessori College, School 23, Ster-College) Paola Bertens Lion de Bruin (budgethouder) Summa Zakelijke Dienstverlening en ICT Diensten Wim van Dongen (secretaris /vice-voorzitter) Summa Automotive Stijn Gilsing Dirk van Hulsel Hans Jansen Jan Jansen Marij de Man Trudy Oele-Ebskamp Mark Vink Fred van Zundert Summa Bouw & Infra en Wonen & Design Summa Techniek en Procestechniek en Summa Laboratorium Summa Business Summa Fashion Summa Uiterlijke verzorging Summa Transport & Logistiek Summa Welzijn & Artiest Diensten Summa Zorg Diensten Summa Brood & Banket Summa Horeca Summa Facilitair Summa Sport Summa Veiligheid Summa Recreatie secretariële ondersteuning : Martine Zwolsman Vertegenwoordiging van de OR in externe overleggen: Jacques Clermonts (juli 2013 januari 2014) Fred van Zundert (februari 2014 juni 2014) Dirk van Hulsel Roland van Bekhoven Lid Geschillencommissie Algemene Zaken Studenten Lid Geschillencommissie Algemene Zaken Studenten Lid Sectorraad AOb werkveld bve Bestuurslid landelijk Platform Medezeggenschap BVE 9

11 5. Werkwijze Ondernemingsraad en communicatie 1. Zaken die het cluster of de dienst betreffen worden in het betreffende cluster/dienstenoverleg ingebracht en indien gewenst/noodzakelijk door het aanwezige OR-lid ingebracht in de OR via de secretaris van de OR 2. De secretaris beoordeelt het verzoek en brengt het, zo nodig in overleg met de voorzitter OR, direct in bij de juiste commissie binnen de OR, die het in behandeling neemt 3. De Commissie maakt hiervan melding in het formele OR overleg en doet verslag van de te ondernemen / ondernomen actie 4. De commissie brengt advies uit in het formele OR overleg aangaande het behandelde onderwerp waarna de vergadering, via de secretaris, zorgt voor de terugkoppeling naar de 'inbrenger Algemeen, direct ingebrachte zaken worden op dezelfde wijze behandeld (vanaf 2) De dagelijkse werkzaamheden worden uitgevoerd door het DB, welk bestaat uit de voorzitter Roland van Bekhoven en de secretaris / vicevoorzitter Wim van Dongen. Besluiten worden genomen in de reguliere vergaderingen van de OR. 10

12 6. Uitgevoerde Werkzaamheden De OR is wekelijks bij elkaar gekomen op de donderdagen. Deze dagen zijn afwisselend ingevuld met commissie werkzaamheden, diverse overleggen en formele OR-vergaderingen. Naast genoemde vaste donderdag is de OR in zijn geheel dan wel in commissies vrijwel wekelijks bij elkaar gekomen. Regulier vergadert de OR minimaal zes keer per jaar met het CvB, volgens rooster. Naast de reguliere overleggen hebben zeer regelmatig (in)formele bijeenkomsten plaatsgevonden met het CvB, de vakbonden en (externe) adviseurs in verband met de belangrijke ontwikkelingen in de organisatie (zoals de reorganisatie). Afgelopen jaar is intensief overleg geweest met de Studentenraad, welke in samenstelling stevig gewijzigd is. Naast het (half)jaarlijks overleg met de Raad van Toezicht is regelmatig overleg ingepland met onze vertegenwoordiger in de RvT, de heer Jan van den Berg. Er is overleg geweest met de Arboarts betreffende de voornaamste ontwikkelingen op het gebied van (ziekte)verzuim en arbeidsongeschiktheid en de mogelijke relatie met TeamFocus en TeamSupport. Leden van de OR hebben geparticipeerd in de sollicitatiecommissies met betrekking tot de benoeming van nieuw management, de functie Directeur HRM en Concern Controller. Naast de behandeling van alle actuele zaken de OR aangaande, heeft de OR zich ingezet aan de volwaardige uitvoering van de Wet op de Ondernemingsraden binnen onze organisatie. Bij dezen verwijzen wij de lezer graag naar het jaaroverzicht van OR-activiteiten in de bijlage (op A3 formaat), de verslagen van de commissies verderop in dit jaarverslag en natuurlijk naar de formele verslagen op intranet. Wanneer luisteren om te reageren, overgaat in luisteren om te begrijpen, ontstaat er echt contact 11

13 7. Besluiten en adviezen ondernemingsraad Onderwerp Datum Instemming- Positief- Bijzonderheden advies Negatief Reorganisatieplan Ster College Advies Positief Geen Reorganisatieplan Ster College Advies Positief Geen Werkkostenregeling Advies Positief OR betrekken bij de verdere invulling van de WKR OR jaarrooster studenten Advies Positief Betreft alleen jaarrooster Eigenrisicodragerschap ZW Advies Positief Geen Invoering HAVO Montessori College Advies Positief Geen Stoppen opleiding assistent Advies Positief Geen Mobiliteitsbranche niveau MD-beleid Instemming Positief Akkoord, paragraaf over nazorg toegevoegd Opleiding Carrosseriebouw Advies Positief De OR heeft hier wel adviesrecht Profiel lid Raad van Toezicht Advies Positief Nadruk op inhoudelijke financiële kennis en wijzigen van de leeftijdsindicatie Sluiting en aan te wijzen vakantiedagen Instemming Positief Geen voor OP Medezeggenschapsstatuut Instemming Positief Geen Uitbreiding Functiebouwwerk OP/OOP Instemming Positief Geen Stoppen opleiding HTV-politie Advies Positief Geen Stoppen opleidingen Leisure Hospitality Assistent en Leisure Hospitality Host Nog verwacht Advies Onderwerp Datum Instemming/ advies Stoppen opleiding Horeca Ondernemer Nog Advies Manager niveau-4 verwacht Reglement gebruikscode ICT-middelen Nog Instemming verwacht Verhuizing Automotive Nog Advies verwacht Positief/ Negatief Bijzonderheden 12

14 8. Verslagen van de commissies De OR kent verschillende commissies, die in opdracht van de OR voorbereidende werkzaamheden verrichten. Na onderzoek rapporteert de commissie aan de OR en geeft zijn advies. Daar waar nodig, kan de OR advies/expertise inhuren. Dagelijks Bestuur (DB) Samenstelling: Roland van Bekhoven (voorzitter) Ton van Wezel (secretaris / vicevoorzitter) juli 2013 januari 2014 Wim van Dongen (secretaris / vicevoorzitter) februari juni 2014 Onderwerpen Alle zaken op gebied van dagelijks bestuur Na oorspronkelijk te zijn gestart met een 3-hoofdig DB heeft de OR in juni 2011 besloten te kiezen voor een 2-hoofdig dagelijks bestuur. In juni 2013 is het DB herkozen: Roland van Bekhoven voorzitter Ton van Wezel secretaris /vice-voorzitter Per 1 februari is er een nieuwe OR gekozen. Tijdens de eerste bijeenkomst zijn de verschillende rollen verdeeld. Er is besloten dat het dagelijks bestuur van de nieuwe OR zal bestaan uit: Roland van Bekhoven voorzitter Wim van Dongen secretaris /vice-voorzitter Het DB is verantwoordelijk voor de jaarplanning, de dagelijkse gang van zaken en de scholing. Het DB overlegt wekelijks op dinsdag en stelt de agenda + dagprogramma op van de wekelijkse OR werkoverleggen / formele overleggen. Verder heeft het DB regelmatig contact met het CvB, de secretaris van het CvB en andere functionarissen rondom de verschillende bespreekpunten. Bij de start van de OR heeft zowel het CvB als de OR het grote belang van een goede secretariële ondersteuning voor de OR ingezien. Vanuit het belang voor korte lijnen naar het CvB is ervoor gekozen om deze secretariaatsfunctie onder te brengen bij het bureau van het CvB. Met name voor agenda-afspraken en informatieve vragen over en weer is dit erg zinvol gebleken. Sinds september 2011 vervult Martine Zwolsman deze functie. Scholing: Het DB heeft deze 2 e OR-periode verschillende scholingsdagen voor de totale OR georganiseerd: 3 4 oktober 2013: 2-daagse scholing Platform Medezeggenschap BVE te Soesterberg 20 maart 2014: studiedag Platform Medezeggenschap BVE thema: Professionalisering in het MBO 5-6 juni 2014: - 5 juni Studiedag OR net - 6 juni scholing Bureau Zuidema thema: Communicatie Daarnaast hebben afzonderlijke leden van de OR nog deelgenomen aan specifieke scholingen voor hun OR-werkzaamheden, zoals een startscholing OR vanuit het CNV in februari 2014, een scholing 13

15 met het thema Financiën in het MBO georganiseerd door het Platform bve, themadag Werkdruk bij het ROC West-Brabant en een landelijk congres over VGWM. Landelijk en regionale overleggen: De OR participeert in de volgende landelijke en regionale overleggen: Platform Medezeggenschap BVE Via dit landelijk platform wisselen de ondernemingsraden uit het BVE-veld hun ervaringen uit en treden ze gezamenlijk op naar bijvoorbeeld de landelijke overheid, de MBO-raad en de vakbonden. Dit platform biedt een uitstekende gelegenheid tot netwerken ten behoeve van de OR. Het platform organiseert ieder jaar eind september een tweedaagse scholing t.b.v. de medezeggenschap. Met het oog op de wetgeving op de ondernemingsraden voor onze sector en de bestuurlijke actualiteiten in de BVE sector hebben alle OR leden hieraan deelgenomen. Alle OR-leden hebben deelgenomen aan de jaarvergadering van het Platform en de hieraan gekoppelde studiedag rondom Professionalisering in het MBO van 20 maart Roland van Bekhoven is bestuurslid van dit Platform Medezeggenschap BVE. Regionaal overleg OR Het Zuiden Dit is een informatief overleg van de dagelijkse besturen van de ondernemingsraden van de zuidelijke ROC s uit Brabant en Zeeland wat 2 keer per jaar plaatsvindt. Op dit overleg worden ook de vakbonden en het Platform Medezeggenschap BVE uitgenodigd. De laatste bijeenkomst in januari 2014 is niet door ons DB bezocht vanwege het feit, dat deze bijeenkomst samenviel met de bijeenkomst met het besturingshart. Sectorraad AOb werkveld bve Dirk van Hulsel is voor de OR van het Summa College lid geworden van deze sectorraad. Externe begeleiding: De OR heeft een vast begeleidingscontract met het CNVO, in de persoon van Hans van Dinteren. Deze begeleidt de OR op aanvraag, zoals bijvoorbeeld rondom het functiebouwwerk. 14

16 Commissie Onderwijs & Studenten Doelstelling commissie: Het monitoren van het onderwijsbeleid en het voorbereiden formele besluitvorming ten aanzien van het opleidingen aanbod. Het monitoren van de studentenbegeleiding van het Summa College met als doel ten alle tijden de OR te adviseren. Het inhoudelijk monitoren van de kwaliteit van het door het Summa en gelieerde onderdelen verzorgde onderwijs. Samenstelling oude OR-Commissie: Trudy Oele Ebskamp (contactpersoon / woordvoerder) Margret Lingers Fred van Zundert Samenstelling nieuwe OR-commissie (per 6 februari 2014): Fred van Zundert (contactpersoon / woordvoerder) Mark Vink Roland van Bekhoven Onderwerpen / dossier: Onderwijsbeleid. Onderwijskwaliteit en kwaliteitszorg. Maatwerk- en Premiumopleidingen. Onderwijsaanbod en informatievoorziening. Studentenbegeleiding. Aannamebeleid. Passend Onderwijs en zorgstructuur. Studentenraad. Leven lang leren (L3) Inzet instructeurs Gevolgen TeamSupport Integriteitsbeleid Commissieverslag: Korte beschrijving van het proces Het monitoren van het onderwijsbeleid Het monitoren van de kwaliteit van het onderwijs Het monitoren en adviseren over wijzigingen binnen maatwerk- en premiumopleidingen Het adviseren ten aanzien van de besluitvorming over het opleidingsaanbod Monitoren van de (nieuw) gestarte opleidingen Het monitoren van de communicatie met (potentiële) studenten, ouders, verzorgers, bedrijfsleven en anderen (zoals ketenpartners) Het monitoren van de studentenbegeleiding Het monitoren van het aannamebeleid, met name van studenten met een beperking Het voorbereiden van besluitvorming ten aanzien van Passend Onderwijs ( ) Overleggen met de Studentenraad Monitoren van de gevolgen van TeamSupport, met name op de studentenbegeleiding Resultaten / afspraken: De OR wordt jaarlijks én vooraf geïnformeerd over (wijzigingen in) het opleidingsaanbod. 15

17 Openstaande dossiers: Kwaliteitszorg Onderwijsaanbod Mogelijke vervolgafspraken / -aandachtspunten: Kwaliteitszorg: o inzicht verwerven in de procesmatige inhoud en werking van de kwaliteitszorg binnen het Summa College (door het stellen van vragen en toelichting/presentatie vanuit Onderwijs en Kwaliteit) Onderwijsaanbod: o inventariseren en monitoren van aangeboden-, (tijdelijk) niet aangeboden- en slapende opleidingen 16

18 Commissie HRM Doelstelling commissie: Naleving CAO-bve Handboek P&O: - betrokken worden - inhoud, ontwikkeling - concrete afspraken Werken aan een veilige en gezonde werkomgeving, Arbo beleid Organisatie met overzichtelijke goed uitgeruste en herkenbare locaties Samenstelling oude commissie: Fred van Zundert (contactpersoon/woordvoerder) Ad van Oosterwijck (contactpersoon Arbobeleid) Ton van Wezel Samenstelling nieuwe commissie (per 6 februari 2014): Trudy Oele-Ebskamp (contactpersoon/woordvoerder) Paola Bertens Hans Jansen (woordvoerder Arbo) Stijn Gilsing Onderwerpen/dossier: Levensfasebewust personeelsbeleid Teamsupport MD-traject Bekwaamheidsdossiers Het nieuwe functie bouwwerk OP/OOP, LD invoering verzoek Ziekteverzuim Medewerkersonderzoek Teamoverstijgend overleg Opnieuw actualiseren van de Arbo-commissie zowel Summa breed als cluster breed Bespreken en vaststellen van ingeleverde RI&E van verschillende clusters Overleg over arbobeleid op het Summa College met de nieuwe contactpersoon Gesprek met de bedrijfsarts over ziekteverzuim Commissieverslag: Korte beschrijving van het proces: Dit jaar zijn er weer veel dossiers aangeboden aan onze commissie. Een aantal dossiers zijn inmiddels afgerond en een aantal zijn nog in behandeling. Dossiers: Levensfasebewust personeelsbeleid Dit beleid is vanwege TeamSupport uitgesteld. Wij hopen gelet op het afronden van het dossier TeamSupport dit weer zo snel mogelijk te kunnen oppakken. Resultaten/afspraken: wordt nog beleid op gemaakt door de werkgever. Dossier loopt nog. 17

19 Teamsupport Teamsupport is dit jaar afgerond. Het is conform de voorgelegde afspraken uitgevoerd/ afgerond. We blijven bekijken of het proces blijft verlopen zoals het is afgesproken. Dossier gesloten. Management Development (MD) Traject Er is een nieuw traject opgestart. Dit is goedgekeurd door de OR. Dossier: gesloten Bekwaamheidsdossier Diverse trajecten zijn ingezet om alsnog ervoor zorg te dragen dat docenten de juiste bevoegdheid hebben. Resultaat: scholing voor diverse personeelsleden. Dossier: loopt nog, komend schooljaar zetten we dit nogmaals op de agenda met het CvB om te vernemen hoe de stand van zaken is. Het nieuwe functiebouwwerk OP/OOP, verzoek invoering LD functie In het kader van de fusie was een hernieuwd en gesynchroniseerd functiebouwwerk voor OP- OOP nodig. Het aangeleverde materiaal bevatte omschrijvingen vanaf schaal 7 t/m schaal 11. Inmiddels is het functiebouwwerk goedgekeurd en verwachten dat dit het komend schooljaar wordt afgerond. Alleen de LD functie moet nog beschreven worden en opgenomen worden in het functiebouwwerk. De OR is ook geïnformeerd over de wijze waarop een en ander naar de medewerkers wordt gecommuniceerd en wordt uitgevoerd inclusief een mogelijkheid van bezwaar en beroep. We blijven dit op de voet volgen. Dossier loopt nog. Ziekteverzuim. Bij afronding van Teamfocus is vorig jaar door de bedrijfsarts gemeld dat er een mogelijke relatie zichtbaar is met het ziekteverzuim bij onderwijzend personeel. Dit zou mogelijk te maken hebben met de implementatie van de andere manier van werken binnen de onderwijsteams. Inmiddels is ook TeamSupport afgerond. Wij gaan monitoren of het ziekteverzuim naar aanleiding van TeamSupport wel of niet is toegenomen. Resultaten/ afspraken: Wij zullen in het overleg met de werkgever aandacht vragen hiervoor. Dossier loopt nog. Medewerkersonderzoek In 2013 is er een medewerkersonderzoek afgenomen. In juni 2014 wordt er een enquête afgenomen om te bezien of TeamSupport invloed heeft gehad op de medewerkerstevredenheid. Dossier loopt nog. 18

20 Teamoverstijgend overleg (TOO) Het teamoverstijgend overleg is formeel vastgelegd en vindt op elk cluster gemiddeld vier keer per jaar plaats. Dit is een overleg waarin vragen vanuit de teams, die teamoverstijgend zijn, neergelegd kunnen worden. Wij monitoren of dit overleg ook op alle clusters en diensten plaatsvindt. Dossier loopt nog. Arbo beleid De commissie heeft een afspraak gemaakt voor het jaarlijks overleg met de Arbo arts inzake verzuimcijfers en beleid. Onderzoek betreffende Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) van de verschillende clusters. Dossiers zijn opgevraagd en naar aanleiding daarvan heeft er een gesprek plaats gevonden met de projectleider. Nadere informatie zal ons toegezonden worden. Vervolgens wordt vastgesteld welke stappen moeten worden genomen. Deelname aan de commissie voor aanbesteding Arbodienst voor het Summa College. In deze commissie worden voorstellen gedaan aan het CvB welke arbodienst in 2015 de Arbowetgeving voor onze school gaat uitvoeren. Dossiers lopen nog. Masterplan huisvesting Samen met de commissie Facilities gaan wij het masterplan Huisvesting monitoren. Dossier loopt nog. 19

21 Commissie Bestuur & Organisatie Doelstelling commissie: Het monitoren van de financiële huishouding van het Summa College Het bestuderen voorgenomen besluiten op het gebied van organisatieontwikkeling Samenstelling oude commissie: Jacques Clermonts - (contactpersoon / woordvoerder) Wim van Dongen Lion de Bruin Samenstelling nieuwe commissie(per 6 februari 2014): Lion de Bruin - (contactpersoon / woordvoerder) Wim van Dongen Jan Jansen Activiteiten: Regelmatig overleg met de directeur van de dienst financiën Monitoren van de gevolgen van TeamSupport op organisatorisch gebied Planning & control Beleid/strategie (bestuurlijke) verandering van de organisatie Dossiers: Kaderbrief (voorbereiding begroting) 2014/2015 Hierbij wordt gekeken en beoordeeld naar de uitgangspunten van de financiële kaders en de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. WKR (werkkostenregeling) Het toetsen of de keuze die Summa College heeft gemaakt inzake de WKR-regeling geoptimaliseerd is en wordt voldaan aan de fiscale uitgangspunten voor kalenderjaar Jaarrekening 2013 Het beoordelen of de jaarrekening voldoet aan goed gebruik (RJ 660, Controleprotocol OCW, interne beleidskaders, begroting, etc.). Reminders sturen voortgang kwartaalcijfers Per kwartaal wordt op concernniveau de financiële rapportage opgesteld ten behoeve van het CvB en de stakeholders. Beoordelen op dezelfde grondslagen als de jaarrekening. Evaluatie/clustercontrol Bij de vorming van Concern Control is besloten door CvB dat er 9 clustercontrollers (CC) aangesteld moesten worden. De OR is van mening dat met 4 CC de clusterscholen voldoende ondersteuning kan worden aangeboden gebaseerd op de hoe-en-wat vraag van TeamSupport. Intussen zijn voor de diensten ook CC aangesteld op basis van parttime invulling. De evaluatie is uitgesteld door CvB van februari 2014 en zal plaatsvinden in mei/juni Nieuwe allocatiemodel (DVO s) 20

22 Beoordeling hoe de spelregels van de toegekende financiële middelen in het kader van de begroting 2014/2015 zijn opgebouwd, berekend en toegewezen. Evaluatie - Maatwerktrajecten In het kader van inspectieonderzoeken nagaan of wordt voldaan aan de wettelijke eisen - Samenwerkingsverbanden Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats van de samenwerkingsverbanden, die het Summa College onderhoudt met andere onderwijsinstellingen en bedrijven. - BV Summa -> financiële aspect -> inhoudelijk Onderwijs Studenten Dossiers lopen nog. Eigenrisicodragerschap Ziektewet (ZW) Met ingang van 1 januari 2014 is het Summa College verantwoordelijk voor werknemers met een tijdelijk dienstverband die ziek uit dienst gaan of binnen 28 dagen na datum ontslag ziek worden. De OR heeft een positief advies aangaande de overstap van het publieke stelsel naar het eigen risicodragerschap voor de Ziektewet van het Summa College gegeven. Robidus is de organisatie die het Summa College begeleidt in het kader van het eigenriscodragerschap WGA voor een periode van drie jaar en neemt de begeleiding op zich van eerdergenoemde categorie werknemers. Dossier is afgerond Profiel lid RvT De OR is betrokken bij het opstellen van het functieprofiel lid Raad van Toezicht. De OR heeft een positief advies gegeven inzake dit functieprofiel. Dossier is afgerond TeamSupport: De commissie heeft de kosten ten aanzien van dit dossier gemonitord. Dossier is afgerond Medezeggenschapsstatuut: De OR heeft instemming verleend aan de aanpassing van het Medezeggenschapsstatuut. Dit statuut is voor een periode van 4 jaar vastgesteld. Dossier is afgerond Reglement Interne Geschillencommissie cao-bve De OR heeft de wijzigingen in het Reglement Interne Geschillencommissie bestudeerd en is akkoord gegaan met de wijzigingen. Dossier is afgerond. 21

23 Commissie Facilities Commissie Bestuur & Organisatie Doelstelling commissie: Als klankbord fungeren voor alle medewerkers met betrekking tot de voorzieningen noodzakelijk voor het uitvoeren van werkzaamheden binnen het Summa College Signaleren van knelpunten in de uitvoering van onderwijs en onderwijsondersteuning en deze onder de aandacht brengen van OR en CvB Samenstelling oude commissie: Dirk van Hulsel - (contactpersoon / woordvoerder) Marij de Man Samenstelling nieuwe commissie(per 6 februari 2014): Marij de Man - (contactpersoon / woordvoerder) Dirk van Hulsel Dossiers: TeamOverstijgend Overleg (TOO) - Periode: Oktober 2013 April 2014 Activiteiten: In kaart brengen van het deel van de organisatie dat betrokken is bij de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de ondersteuning van het onderwijs binnen het Summa College (diensten) Uitwerking bestuderen van hoe de bovengenoemde diensten georganiseerd zijn en welke personen verantwoordelijk zijn voor de uitvoerende werkzaamheden op diverse niveaus Oriënterend gesprek organiseren met teamleiders van de ondersteunende diensten Afhankelijk van hoe de inspraak georganiseerd is voor de medewerkers in de ondersteunende diensten gebruik maken van het bestaand overleg of, indien nodig, op een andere wijze overleg voeren Gesprekken gevoerd met directeuren over het instellen van een teamoverstijgend overleg naar aanleiding van het verzoek van het CvB Gesprekken gevoerd met teams over de vorm en inrichting van het teamoverstijgend overleg en hoe te komen tot een vertegenwoordiger van het team in dit overleg Hoe om te gaan met kleine diensten binnen een teamoverstijgend overleg Resultaten: Planning Teamoverstijgend Overleg bij de diensten Facilities en Onderwijs en Studentenservice en de overige diensten Bureau CvB, Concern Control, Financiën en HRM Dossier is afgerond. Arbeidsomstandigheden - Periode: Maart 2014 April 2014 Activiteiten: 22

24 Gesprek gevoerd met projectleider Huisvesting en Arbobeleid over de huidige stand van zaken met betrekking tot de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) op de diverse locaties en de arbocommissies op de locaties Hoe ziet de commissie haar werkzaamheden naar de toekomst? De commissie Facilities zal de faciliteiten van de medewerkers blijven monitoren en waar nodig knelpunten onder de aandacht brengen van het College van Bestuur. Tevens zal de commissie toezien op zaken die voortvloeien uit de Arbo-wetgeving met betrekking tot de faciliteiten die ter beschikking worden gesteld aan de medewerkers. Partnerschap diensten en onderwijsclusters Bewaken van de kwaliteit van dienstverlening en uitbreiden dienstportfolio. In samenwerking met de onderwijsteams en de diensten de optimale omstandigheden voor het onderwijs bewaken. Vanuit de gedachte dat met deskundigheid, een praktische benadering en een positief kritische inbreng de diensten bijdragen aan de voortdurende ontwikkeling van het Summa College, waarbij zij zich steeds de vraag stellen of het belang van de student gediend is. Arbeidsomstandigheden Onderzoeken hoe de arbocommissies georganiseerd zijn, wie lid zijn van de commissie, en welke activiteiten zij ondernemen om het arbobeleid te ondersteunen en controleren op de uitvoering van dit beleid. Voorzieningen De commissie Facilities ondersteunt de leden van de commissie HRM met betrekking tot de Arbozaken. Met name de Faciliteiten die de medewerkers ter beschikking worden gesteld om de werkzaamheden uit te kunnen voeren zullen door de commissie Facilities bewaakt worden. Summa breed - Huisvestiging van de diverse scholen - Regelingen voor de medewerkers die een direct relatie hebben met de uitvoering (b.v. werktijdenregeling) Medewerker - Werkplekinrichting op de locatie - Primaire voorzieningen op de school 23

25 Tijdelijke/ad hoc commissies Deze commissies worden door de OR in het leven geroepen indien dat gewenst is. Tijdelijke commissies zijn onder andere: Ster College (reorganisatie) Roland van Bekhoven Ton van Wezel Verkiezingen Wim van Dongen Jacques Clermonts verslag tijdelijke commissies: Ster College (reorganisatie) Samenstelling oude OR-Commissie: Ton van Wezel en Roland van Bekhoven Tot Samenstelling nieuwe OR-commissie: Roland van Bekhoven Reorganisatie Educatie, onderdeel van het Ster College Medio oktober 2013 is door het CvB aangegeven dat, mede als gevolg van de marktwerking 2015, de afdeling Educatie wederom onder druk staat. Binnen de afdeling zijn inhoudelijk en financieel zeer goede resultaten geboekt, echter een volgende reorganisatie is niet te voorkomen. In de voorbesprekingen met de OR wordt aangegeven dat het mogelijkerwijs om 22 fte boventalligheid gaat. Er wordt in goed overleg met het CvB en de directeur van het Ster College een knip in de toekomstige reorganisatie gemaakt; Tranche 1, betreft uitsluitend de vrijwillige fase en betreft 8,17 fte Tranche 1 wordt mogelijkerwijs later gevolgd door een 2 e tranche, waarbij gedwongen ontslagen waarschijnlijk niet voorkomen kunnen worden. De OR geeft vervolgens, nadat er in bijeenkomsten ook aan de medewerkers om input gevraagd is, eind oktober 2013 een positief advies op het Reorganisatieplan Ster College betreffende de 1 ste Tranche. Deze reorganisatie loopt tot 1 augustus Medio juni/juli zal de OR geïnformeerd worden of er nog sprake is van een 2 e tranche. Als dat zo is, volgt er een nieuwe reorganisatie, inclusief adviesaanvraag en sociaal plan. Bij de druk van dit jaarverslag is ten aanzien van een mogelijke tweede tranche nog geen besluit genomen door het CvB. Datum / periode: Oktober 2013: Eerste concept reorganisatieplan besproken. Voorstel van de OR om de 1 ste tranche als aparte reorganisatie te beschouwen wordt overgenomen en als zodanig verder uitgewerkt : Voorlopig advies OR, met voorstellen tot aanpassing, : Positief advies OR reorganisatie Ster College (tranche 1/fase 1) : Eerste concept Sociaal Plan Ster College gereed, : Bespreking Sociaal Plan; Vakbonden CvB 24

26 : Ledenraadpleging en akkoord Sociaal Plan Ster College Als gevolg van de wijzigingen in de fiscale wetgeving per , heeft bovenstaande bij alle betrokken partijen hoge prioriteit gekregen in het belang van de medewerkers die gebruik wilden maken van de faciliteiten uit het betreffende Sociaal Plan. Resultaten / afspraken: Het proces is in goed overleg tussen alle betrokken verlopen. De OR is periodiek en volgens afspraak steeds op de hoogte gebracht van de resultaten. Medio mei wordt nog met 3 tot 4 medewerkers gesprekken gevoerd in het kader van de faciliteiten van het huidige reorganisatieplan. De verwachting van de directeur is dat de doelstelling van tranche 1 / fase 1 behaald gaan worden. Aandachtspunt: Is er op korte termijn nog sprake van een 2 e fase (tranche 2), c.q. een nieuwe reorganisatie, of is als gevolg van de actuele ontwikkelingen betreffende Educatie dit niet meer van toepassing. Besluitvorming door het CvB zal een dezer dagen genomen gaan worden. Verkiezingen Het afgelopen jaar hebben er verschillende mutaties plaatsgevonden in de samenstelling van de OR: Margret Lingers heeft een andere functie binnen de organisatie gekregen. Op eigen verzoek is zij in juni 2013 uit de OR gestapt. Volgens het Reglement Ondernemingsraad heeft Mechli Janssen het lidmaatschap van Margret Lingers namens Onderwijscluster Welzijn & Artiest ingevuld Binnen de kiesgroep Diensten & Bureaus heeft Wim van Ophoven vanwege gezondheidsproblemen zijn werkzaamheden moeten stopzetten en heeft Peter de Groot de organisatie verlaten. Omdat er in januari 2014 verkiezingen gepland stonden voor een nieuwe OR hebben we gekozen voor aspirantleden ter vervanging de leden van de kiesgroep Diensten & Bureaus (Er waren geen reserves meer op grond van de verkiezingsuitslag 2011). Marij de Man en Lion de Bruin hebben we bereid gevonden om deze taak op zich te nemen De commissie heeft de OR-verkiezingen, die in januari 2014 hebben plaatsgevonden, georganiseerd. Middels een draaiboek en samen met medewerkers uit de organisatie zijn deze verkiezingen georganiseerd. Er is gekozen voor een model van 10 kiesgroepen: 9 Onderwijsclusters en 1 kiesgroep Diensten & Bureaus. Elk Onderwijscluster kiest 1 OR-lid en de Diensten & Bureaus leveren 3 OR-leden. De nieuwe OR bestaat uit 12 leden: 9 leden vanuit de Onderwijsclusters en 3 leden vanuit de Diensten & Bureaus. De procedures voor de verkiezingen zijn gevolgd en hebben niet geleid tot bezwaren c.q. klachten. De commissie is verheugd over het aantal medewerkers, dat zich kandidaat heeft gesteld. Het hoge percentage uitgebrachte stemmen is iets, waarop de commissie trots is. TeamSupport Per 1 januari 2014 is TeamSupport officieel afgerond: de nieuwe organisatie van de ondersteuning is van start gegaan. In de overleggen CvB OR is de afgelopen maanden het onderwerp TeamSupport nog steeds op de agenda geplaatst. Dit gebeurt, omdat de OR nog vragen heeft over de afwerking van dit onderwerp en wil monitoren of de veranderingen binnen de ondersteuning volgens de planning zijn verlopen. 25

27 9. Slotwoord U heeft zojuist het jaarverslag over de periode juli 2013 tot juli 2014 van de Ondernemingsraad van het Summa College. In bijlagen vindt u nog het financieel verslag van de OR en een uitgewerkt jaaroverzicht van ORactiviteiten. Wij hebben getracht u met dit jaarverslag meer inzicht te geven in wat de OR heeft bezig gehouden en nog steeds bezig houdt. Indien u vragen / op- en aanmerkingen heeft, schroom dan niet deze aan ons door te geven. De OR dankt haar bestaan mede aan u, onze achterban. Wij danken u dan ook voor het in ons gestelde vertrouwen en hopen in de komende periode wederom uw belangen op een positieve en actieve manier te kunnen behartigen. Uiteraard kunnen wij dat niet alleen en hopen dan ook dat u in de komende periode met ons zult blijven meedenken. Voor meer informatie vanuit de OR willen wij u nogmaals uitdrukkelijk verwijzen naar onze gebruiksvriendelijke intranetsite, die via de OR-button op de homepage van intranet voor iedereen bereikbaar is. Nieuws en verslaglegging vanuit de ondernemingsraad vindt u hier terug. OR Summa College Wim van Dongen Vice-voorzitter / secretaris ondernemingsraad juni 2014 or@summacollege.nl 26

28 Bijlagen Bijlage 1: Financieel verslag Bijlage 2: Jaaroverzicht (hierna bijgevoegd op A3 formaat) 27

29 Bijlage 1: Financieel jaarverslag medezeggenschap Samenvatting Financieel jaarverslag schooljaar OR Summa College. In het schooljaar had de OR een budget van De personele lasten, inclusief secretariële ondersteuning, bedroegen Deze personele lasten waren gebaseerd op 11 OR leden in de periode 1 augustus 2013 t/m 31 januari 2014 en 12 OR leden in de periode 1 februari 2014 t/m 31 juli 2014 en het gehele schooljaar secretariële ondersteuning. Het DB had 0,5 fte pp, gewone leden 0,3 fte pp. voor de periode 1 augustus 2013 t/m 31 december Daarna is de facilitering voor het DB 0,4 fte pp en voor gewone leden 0,25 fte pp. Vanaf 1 februari bestaat de OR uit 12 leden. De overige lasten bedroegen Het schooljaar werd afgesloten met een positief saldo van , mits de prognose juni/juli 2014 geen verschil oplevert. Bijlage 1: Financieel jaarverslag 28