Algemene Ledenvergadering 27 mei 2015

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering 27 mei 2015 Plaats: Clubgebouw AV Weert, Parklaan 1c, Weert Woensdag 27 mei 2015, 19: uur De presentielijst bevat de namen van 47 leden. 1. Openingswoord door de (waarnemend) voorzitter Om uur opent Harry Peters als waarnemend voorzitter de vergadering. De voornaamste teksten uit zijn openingswoord: Ten tijde van de algemene ledenvergadering van november 2014 bleek duidelijk dat er een conflict was tussen het bestuur van de wandelsectie en het algemeen bestuur. De leden hebben tijdens deze algemene ledenvergadering het bestuur opdracht gegeven om te gaan praten met de wandelsectie. Dat gesprek heeft niet plaats gevonden. Het bestuur heeft dus de door de leden gegeven opdracht niet uitgevoerd. Het bestuur was van mening dat dit gesprek door persoonlijke tegenstellingen zeer waarschijnlijk een escalatie zou veroorzaken en dat de impasse veel beter zou kunnen worden opgelost door eerst de wandelleden met hun bestuur te laten praten. Een groep die zich de verontruste wandelaars noemde en die bestond uit ca 15 wandelaars uit alle trainings- en wandelgroepen, had als leidraad een lijst van verbeterpunten opgesteld. Deze punten hadden o.a. betrekking op de afvaardiging van wandelaars in het bestuur, de herkenbaarheid van de wandelafdeling naar buiten en wijziging van de structuur van de vereniging. Echter, voordat overleg met het wandelbestuur kon plaatsvinden, trad deze eind januari af, zoals u in de nieuwsbrief hebt kunnen lezen. Nadien hebben nog een aantal gesprekken plaatsgevonden, zijn afspraken gemaakt voor de toekomst en is in april een goed bezochte plenaire vergadering van de wandelleden gehouden. Al met al een zeer positieve ontwikkeling, vooral omdat deze heeft plaatsgevonden zonder ledenverlies en zonder afsplitsing. Mijn complimenten aan iedereen die daartoe een steentje heeft bijgedragen. Bij schrijven van 30 januari heeft de Technische Commissie het vertrouwen opgezegd in het dagelijks bestuur, bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester. Dat is niet niks! Als voornaamste reden voor dit opzeggen van het vertrouwen was het - laat ik het maar zo noemen gebrek aan communicatie. De Technische Commissie voelde zich niet serieus genomen. Op vrijdagavond de 27 e maart vond een eerste overleg plaats tussen de voltallige Technische Commissie en het dagelijks bestuur. Doel van deze bijeenkomst was te trachten het geschonden vertrouwen te herstellen, althans een eerste aanzet daartoe te geven. Dat is die avond niet gelukt. Integendeel, het heeft geleid tot het terugtreden van een zeer teleurgestelde Kees van Hooff als voorzitter. Op 5 mei heeft een vervolggesprek plaats gevonden, met als enig onderwerp: wat kunnen we doen om te komen tot een herstel van het vertrouwen. Dat herstel van vertrouwen moet van beide kanten komen!

2 Naar mijn mening was het een goed gesprek, kort, maar in een goede constructieve sfeer. Ook hier zijn afspraken gemaakt voor de toekomst. Er zal meer aandacht komen voor communicatie over en weer Zo zullen de verslagen van de vergaderingen van de Technische Commissie een vast agendapunt vormen bij de bestuursvergaderingen en zal indien nodig terugkoppeling plaats vinden. Het is al met al een zeer rumoerige tijd geweest. Ik zou dan ook een oproep willen doen aan allen: we zijn één vereniging, of we nu atleet zijn of wandelaar! Er zijn leden die zich afvragen: wat doet het bestuur eigenlijk? Laat ik slechts een beperkt aantal punten opsommen waar het bestuur zich vooral de afgelopen tijd mee bezig heeft gehouden of de komende tijd gaat oppakken : Contract met Mediweert, onze hoofdsponsor Contract Punt Welzijn over combinatiefunctionaris Beheer gebouw Financiële administratie Ledenadministratie Al dan niet invoeren Verklaring omtrent gedrag Opstellen goede klachtenprocedure Wijzigen statuten en huishoudelijk reglement Opvolging van aftredende bestuursleden en de vorming van een nieuw en uitgebreid bestuur Het bestuur doet dit niet alleen, maar weet zich gesteund door een aantal vrijwilligers. Denk hierbij o.a. aan de sponsorcommissie, de klusploeg, de kantinecommissie. Vrijwilligers zijn de pijlers waar een vereniging op drijft! En er is altijd een tekort aan vrijwilligers. Ik moet echter ook constateren dat de participatiegraad van onze leden minimaal is. Het kost bijvoorbeeld nog steeds grote moeite om voldoende vrijwilligers te krijgen om te helpen bij de wedstrijden. Dat hoeven niet altijd gediplomeerde juryleden te zijn. Iedereen kan helpen! Ik heb eerder al vermeld dat een van de activiteiten van het bestuur is het onderhouden van de contacten en contracten met de sponsoren. Ik kan u tot mijn groot genoegen mededelen dat dank zij de inspanningen van Wim Schilders afgelopen week het contract met Mediweert voor een periode van drie jaren is verlengd! Het contract loopt nu door tot en met 31 december Het bestuur is Wim daarvoor zeer erkentelijk! De unieke samenwerking tussen AV Weert met Mediweert is ook door gedrongen tot het bondsbureau van de Atletiekunie op Papendal. Een journalist zal namens de Atletiekunie een artikel schrijven voor de website van de Atletiekunie. Daartoe heeft hij gisterenavond een interview gehouden met Joris Maas ( directeur van Mediweert ) en ondergetekende. Het artikel zal vanaf 1 juni te lezen zijn.

3 Het bestuur heeft regelmatig contact met Punt Welzijn in het kader van de combinatiefunctionaris. De gemeente fors gaat bezuinigen; helaas ook op gelden voor sportverenigingen. In een gesprek dat de secretaris en voorzitter onlangs met Punt Welzijn hebben gehad werd ons medegedeeld dat het college van B&W van plan is om aan de raad voor te stellen de gelden voor de combinatiefunctionaris te halveren. Het ambtelijk advies daartoe ligt klaar. Begin juni onderhandelen we over de nieuwe invulling van het contract dat 1 september ingaat. We zijn een grote vereniging. Dat betekent helaas ook dat we worden geconfronteerd met overlijden van leden. In 2014 hebben we afscheid moeten nemen van de volgende leden : Fieke Kuntz, Harrie Hermans en Miel Haanen. Ik zou u even om een moment van stilte willen verzoeken ter nagedachtenis aan de overledenen. 2. Vaststellen definitieve agenda Geen nieuwe agendapunten. 3. Ingekomen stukken/mededelingen Er zijn s ontvangen van Otto Plantema, Jan Kirkels en Jo Smits. Deze zullen worden behandeld bij de Rondvraag. Henny Wissink heeft een gestuurd mbt het jaarverslag. Bregje Crolla heeft een verzoek aan het bestuur gericht om onze leden te benaderen om deel te nemen aan een onderzoek tbv haar afstudeerverslag. Hierop heeft het bestuur positief gereageerd, vooral ook omdat het ook belangrijk voor onze leden kan zijn. Inmiddels hebben het gevraagde aantal leden al positief gereageerd en is het onderzoek gestart. 4. Notulen ALV november 2014 Ted Altena: De laatste alinea van agendapunt 7 (Contributie) is veel te zwak geformuleerd. Door de veel te trage facturering maken we niet alleen een slechte indruk, maar kost ook geld; in euro. Wim Schilders: het vele maanden later de factuur sturen (Aben en Slag) mag zeker niet bij onze sponsors. 5. Jaarverslag 2014 Henny Wissink ( ): De deelname van AVWeert aan de organisatie van Super-5 ontbreekt en de lijst van wandeltrainers is niet volledig. Jo Smits: Tijn Vaessen was 1 e en niet 3 e bij de indoorkampioenschappen. Jaarverslag zal aan beide punten worden aangepast. 6. Financieel overzicht 2014 a. Jaarrekening. Bij monde van Harry Peters gaf het bestuur aan dat zij

4 heel tevreden waren over de uiteindelijke gang van zaken. Zowel een positief resultaat als behoorlijke kengetallen lagen hieraan ten grondslag. Penningmeester Leo Roos beantwoordde nog enkele vragen uit de vergadering. Een probleem vormt echter de begroting 2015 die in nov 2014 door de ALV is goedgekeurd. De aangepaste begroting 2015 (d.d. mei 2015) zal in de Nieuwsbrief worden geplaatst. Ook zal worden getracht de ALV veel eerder te houden, bijvoorbeeld zoals voorheen in maart. b. Verslag kascontrolecommissie: omdat er slechts één lid van deze commissie in de afgelopen periode beschikbaar was, is er nog geen verslag. Dit zal in de komende maand verschijnen. Ook zal dan een nieuwe kascontrolecommissie worden benoemd. 7. Samenstelling Bestuur Harry Peters en Bob Stultiens waren door het bestuur als voorzitter respectievelijk als lid van het algemeen bestuur (namens atletiek) voorgesteld. Beiden werden bij acclamatie gekozen. Ine Oosterling en Harrie Pinxten waren kandidaat voor de beide plaatsen in het algemeen bestuur namens wandelen. Ook met hen ging de vergadering zonder discussie akkoord. Het bestuur bestaat nu uit: Harry Peters (voorzitter), Theo Beelen (secretaris) en Leo Roos (penningmeester); binnen het algemeen bestuur vormen zij het dagelijks bestuur. Van het algemeen bestuur maken verder nog deel uit: Peggy Ramaekers, Bob Stultiens, Ine Oosterling en Harrie Peters. Secretaris Theo Beelen deelde mede dat hij in november 2015 zal aftreden en niet herkiesbaar zal zijn. Ter verlichting van de bestuurstaken zullen Martine van Loon en Ankie Post als vrijwilligers de ledenadministratie resp. de facturering voor hun rekening nemen. 8. Rooster van aftreden Harry Peters nov 2017 Theo Beelen nov 2015 Leo Roos april 2016 Peggy Ramaekersapril 2017 De overige bestuursleden: april Nieuwe situatie wandelafdeling Afgesproken is om eerst een half jaar proef te draaien met de nieuwe vrijwilligers en bestuursleden en een nieuwe opzet voor de organisatie van de grote wandelingen. Ook een nieuwe naam voor AVWeert (Atletiek en Wandelvereniging Weert?) staat op het programma. 10. Commissie statutenwijzigingen

5 Gezien de vele wijzigingen die afgelopen jaar hebben plaatsgevonden en nog op stapel staan, is een drastische herziening van Statuten en Huishoudelijk Reglement noodzakelijk. Harry Peters en Wim Schilders zullen nog enkele leden benaderen om de Commissie Statutenwijzingen aan te vullen. Zij zullen in november het concept aan de ALV voorleggen. 11. Viering 50-jarig jubileum van AVWeert (sept 2016) Er zal op korte termijn een commissie moeten worden gevormd om het jubileumfeest voor te bereiden. Alvast een idee van Carlijn Rekmans: kan de Athletics Arena naar Weert komen? 12. Rondvraag Jan Kirkels: ondanks herhaalde klachten en acties van gemeente en aannemer staat het gravelveld nog steeds veel te lang onder water na een regenbui. Vraag: kan er nu niet eens eindelijke een afdoende oplossing worden gerealiseerd? Harry Peters kondigde aan dat het bestuur op korte termijn dit probleem opnieuw bij de gemeente zal neerleggen. Wim Schilders: laat Aben en Slag als juridische sponsor in actie komen. Ted Altena: en vergeet de steeplebak niet! Die is al vanaf het begin af aan lek. Otto Plantema: het tekort aan vrijwilligers dreigt funest te worden voor de organisatie van grotere evenementen. Acties: toepassing draaiboek vrijwilligerswerving van Huis voor de Sport in Sittard, voortzetting acties van Gerard van Engelen (zie zijn Presentatie). Jo Smits: hoe worden de atletiektrainingen voor oudere junioren in de komende maanden georganiseerd? Peggy Ramaekers: momenteel lopen gesprekken hierover met de TC en we hopen op korte termijn met een plan te komen. Theo Beelen: de ouders van Meike Doensen stellen voor om op de website (of via de Nieuwsbrief) een site te maken waarin sportkleding/wedstrijdtenue kan worden aangeboden. Met kinderen in de groei moeten er vaak nieuwe spullen worden aangeschaft, terwijl de oude nog vaak prima zijn. Suggestie uit de zaal: (ouders van) nieuwe jeugdleden hierop attenderen. Harry Peters: trainers en/of gebruikers van de krachtruimte worden gevraagd de gewichten ed beter op te ruimen omdat de speciale schoonmaakdienst van Mediweert hier hinder van ondervindt. Harry Peters: Het bestuur wil op korte termijn een VOG (verklaring omtrent gedrag) voor alle trainers aanvragen (of voor trainers van jeugdgroepen). Zowel de aanwezigen als de aanwezige trainers steunden dit plan. Om uur sluit voorzitter Harry Peters de vergadering.

6 Theo Beelen, secr.