Een uitdagend jaar Auditplan 2015 gemeente Veenendaal 25 augustus 2015

Transcriptie

1 Een uitdagend jaar Auditplan 2015 gemeente Veenendaal 25 augustus 2015

2 Agenda 1. Onze controleopdracht 2. Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak 3. Uw team 4. Planning en afspraken 5. Actuele ontwikkelingen 6. Rol auditcommissie 2

3 Onze controleopdracht 3

4 Wat controleren wij? De reikwijdte van onze controle Jaarstukken gemeente Veenendaal Jaarverslag Jaarrekening Paragrafen Balans + toelichting Programmaverantwoording Programmarekening + toelichting WNT-bijlage SiSa-bijlage Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij alleen vast dat ze niet strijdig zijn met de jaarrekening Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen 4

5 De door u bepaalde goedkeuringstolerantie bepaald wat we wel en niet controleren De door u vastgestelde goedkeuringstolerantie is als volgt: < < > > Fouten Goedkeurend Beperking Afkeuring Afkeuring Onzekerheden Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Vastgestelde rapporteringstolerantie: Ter verduidelijking: De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden De door u gestelde goedkeuringstolerantie bepaalt de nauwkeurigheid waarmee intern en door ons gecontroleerd wordt 5

6 De door u bepaalde goedkeuringstolerantie bepaald wat we wel en niet controleren (2) Op basis van de door u gestelde goedkeuringstolerantie controleren wij de volgende posten (gebaseerd op de begroting 2015): Deze posten controleren wij wel: WMO* Participatiewet* Jeugdwet* Inkoop en aanbesteding Gebundelde uitkering Investeringen en afschrijving OZB Afvalstoffenheffing Rioolheffing Huren en pachten Salarissen Gemeentefonds Rentelasten Subsidies SiSa WNT IT-omgeving * Nieuw of gewijzigd dit jaar! Deze posten controleren wij niet: Bouwleges Leges burgerzaken Overige belastingen: Marktgelden Hondenbelastingen Precariobelasting Toeristenbelasting Dividenden Rentebaten 6

7 Hoe wij controleren uw verdedigingslinies Wij beoordelen uw processen langs de volgende 3 lijnen: e lijn e lijn e lijn e lijn Lijnmanagement (afdelingen) Ondersteuning (team financiën) Interne controle (team IAF) Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen. Ondersteund de clusters bij de uitvoering van de primaire processen. Team financiën voert bij administratieve verwerking aantal primaire controles uit op de 1e lijn. Team IAF voert volgens het interne controleplan controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische prossen. 7 Steunt waar mogelijk op de werkzaamheden van team IAF en voert zelf controles uit op: - Aspecten waar sprake is van belangrijke schattingen - Verhoogde risico s

8 Hoe wij controleren uw verdedigingslinies (2) Uitgangspunt van onze werkzaamheden is een adequaat functionerende 1 e, 2 e en 3 e linie: Controle 3e lijn Gegevensgerichte controle Systeemgerichte controle Kwaliteit 1e en 2e lijn 8

9 De 3 e lijn: Samenwerking met uw medewerkers IAF Het interne controleplan 2015 is in concept beschikbaar, maar zal nog nader moeten worden uitgewerkt (en moeten worden afgestemd met ) Het normenkader 2015 is reeds met ons afgestemd Op basis van de controle 2014 en de huidige situatie per juli 2015 is de verwachting dat voor 2015 geen sprake zal zijn van een Internal Audit Functie zoals bedoeld in de (met ingang van 2014 gewijzigde) regelgeving Dit neemt niet weg dat de verbijzonderde interne controle een belangrijke interne beheersingsmaatregel is die wij zullen toetsen Omdat formeel nog geen sprake is van een Internal Audit Functie maken wij afspraken met de organisatie over de uit te voeren werkzaamheden. augustus 2015 Auditplan

10 De 3 e lijn: Samenwerking met uw medewerkers IAF De planning van de uit te voeren werkzaamheden in % urenbesteding per kwartaal voor 2015/2016 is als volgt: 45% 20% 20% 5% 10% Q Q Q Q Q Aangezien u en wij streven naar een meer continue controle is dit een aandachtspunt voor komende jaren 10

11 Acties en aandachtspunten Acties: Stel de goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie een raadsbesluit (bijv. controleprotocol) formeel vast Aandachtspunten: Overweeg vast in het najaar 2015 het interne controleplan 2016 op te stellen (om zo tot een meer continue controle te komen) Bepaal een stip op de horizon ten aanzien van de verbijzonderde interne controle Auditplan 2015 augustus

12 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak 12

13 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Risico gebied Risico Benodigde beheersing Controle aanpak Doorbreken van beheersmaatregelen door het management (Verplicht op basis van regelgeving) Interne beheersing decentralisaties Risicobeheersing Doorbreken van Aanwezige AO/IC beheersmaatregelen Gedragscodes door het management Nieuwe taken, nieuwe Prestatie-afspraken samenwerkingsvormen, afrekenen op informatievoorziening Tussentijdse prestaties Verantwoording met controleverklaring door zorgaanbieders Risico s onvoldoende inzichtelijk Risico s onvoldoende vertaald in de jaarrekening Onvoldoende weerstandsvermogen Adequaat risicomanagement systeem Kaderstelling vanuit de raad voor risicomanagement Journaalposten controleren o.a. door gebruik van data-analyse Detailcontrole nietstandaard boekingen. Naleving gedragscode Onvoorspelbaar item in de controleaanpak Beoordelen opzet, bestaan en werking interne beheersingsmaatregelen Steunen op verklaring accountant zorgaanbieder Beoordelen opzet risicomanagementsysteem Beoordelen paragraaf weerstandsvermogen 13

14 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Risico gebied Risico Benodigde beheersing Controle aanpak Europese aanbestedingsrichtlijnen (EAR) en Aanbestedingswet Beheersing bouwgrondexploitaties en vastgoed Beheersing verbonden partijen Rechtmatigheidsfout en als gevolg van niet naleven van de EAR of Aanbestedingswet Waardering van gronden Onvoldoende beheersing van projecten Financiële tegenvallers bij verbonden partijen Maatregelen in de procedures ter waarborging van de naleving van de EAR en de Aanbestedingswet Risicobeheersing op projecten; Voldoende checks and balances in primaire proces Sterke interne beheersing verbonden partijen (naleving afspraken, sterke P&C cylcus, monitoring afspraken en financiële positie) Beoordelen opzet inkoopproces Beoordelen werkzaamheden IAF Uitvoeren eigen deelwaarnemingen Bespreken waardering grondexploitaties Bespreken risicomanagement op bouwgrondexploitaties Beoordelen P&C cyclus grondexploitaties Bespreken interne beheersing verbonden partijen Kwalitatief oordeel over paragraaf verbonden partijen 14

15 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Risico gebied Risico Benodigde beheersing Controle aanpak Voorbereiding op vennootschapsbelastingsplicht Steunen op de internal audit functie (IAF) Moment van opbrengstverantwoording (Verplicht op basis van regelgeving) Nieuwe, complexe wetgeving Niet voldoen aan minimale vereisten internal audit Onjuist verantwoorden en onvolledigheid van de opbrengsten Opstellen beginbalans Inventarisatie fiscale risico s Implementatie opzet beheersmaatregelen Deskundigheid Objectiviteit/ onafhankelijkheid Systeem van kwaliteitsborging Implementatie beheersmaatregelen ter preventie Toets middels internal audit op naleving achteraf Bespreken voortgang Bespreken opzet beheersing Afstemmen minimale eisen internal audit Als niet aan eisen wordt voldaan zijn extra werkzaamheden noodzakelijk Bespreken opzet beheersing Beoordelen van de overige opbrengststromen 15

16 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Risico gebied Risico Benodigde beheersing Controle aanpak Kwaliteit jaarrekeningproces Interne inconsistenties in planning (bijvoorbeeld ten aanzien van het projectenboek) Tijdigheid en kwaliteit verbijzonderde interne controles Afstemming met verbonden partijen over aanlevering gegevens (DEVO/OVO/Rem brandt College/P1 parkeerservice/zorg aanbieders) Kwaliteit opgeleverde balansdossiers Goede planning Afspraken tijdige aanlevering informatie verbonden partijen Eén aanspreekpunt voor de controle (zowel procesmatig als inhoudelijk) Kwaliteitscontrole op oplevering balansdossier Afstemming in december over belangrijkste dossiers 2015 met wethouder financiën, directeur bedrijfsvoering en teamleider financiën Periodieke afstemming met directeur bedrijfsvoering en teamleider financiën 16

17 Uw speerpunten voor de controle Nog nader af te stemmen met de Auditcommissie 2. Beheersing van de nieuwe stromen als gevolg van de decentralisaties? 17

18 Onze aanpak ten aanzien van de IT relatie jaarrekening met IT-systemen Posten in de jaarrekening Omzet Kosten Debiteuren Crediteuren Overig Bedrijfsprocessen Manual controls Finance / Inkoop / Huren / Pachten Heffen / Innen HRM / Payroll Urenregistratie Uitkeringen Betalingen Mngt informatie Applicaties & infrastructuur Application controls Key2Financiën GIS-VG Beaufort (RAET) WBU GWS4All BNG Cognos Oracle 11g Oracle 11g Oracle 11g Oracle 11g Oracle 11g Oracle 11g IT beheerprocessen IT General Controls IT Governance Wijzigingsbeheer Toegangsbeveiliging Continuïteit augustus Auditplan

19 Onze aanpak ten aanzien van de IT concrete uitwerking 1. In augustus/september met de organisatie in beeld brengen: - Welke application controls aanwezig zijn - Wat voor soort application controls dit zijn - Welke interfaces aanwezig zijn - Op welke application controls en interfaces gesteund wordt door de organisatie (en door het team IAF) 2. Als basis hiervoor de algemene IT-beheersmaatregelen testen voor de relevante applicaties 3. Betrouwbaarheid gebruikte rapportages in beeld brengen

20 Uw en onze inschatting van het frauderisico Beleid Cultuur/Gedrag Bewustzijn: wordt er periodiek aandacht aan besteed? Specifieke vragen: Sprake van fraude/vermoedens van fraude Welke verhoogde frauderisico s identificeert u? Is er een adequate registratie (bestuurlijk en ambtelijk) en monitoring van nevenfuncties? Financieel wangedrag door management/ directie Kosten en uitgaven vermeden door fraude Inkomsten en activa verkregen door fraude Frauduleuze Financiële verslaggeving Uitgaven & schulden voor een ongepast doel Verduistering van activa 20

21 Acties en aandachtspunten Acties: Benoem de speerpunten voor de controle 2015 Aandachtspunten: Welke aanvullende/andere risico s ziet u als raad? Voor 2015 zal de tijdigheid en beschikbaarheid van de juiste informatie inzake de decentralisaties van groot belang zijn. Wij hebben de organisatie daarom in juni geadviseerd de gemaakte afspraken met zorgaanbieders in het kader van de decentralisaties in beeld te brengen en in te schatten welke impact dit heeft op de jaarrekening Afspraken verbonden partijen (DEVO/OVO/Rembrandt College/ Parkeerservice Veenendaal) Auditplan 2015 augustus

22 Uw team 22

23 Een team met veel kennis en ervaring Postbus AB Utrecht T: +31 (0) M: +31 (0) Frank van Kommer RA partner Postbus AB Utrecht T: +31 (0) M: +31 (0) Rogier Schumer RA Senior manager Postbus AB Utrecht T: +31 (0) M: +31 (0) Drs. Ing. Jeffrey van den Haak RE EDP-auditor Postbus AB Utrecht T: +31 (0) M: +31 (0) Karima Chriha Msc. Assistant manager Postbus AB Utrecht T: +31 (0) M: +31 (0) Ricardo Kok Msc. Senior Associate Diverse assistenten 23

24 Planning en afspraken 24

25 Planning De planning is definitief gemaakt in overleg met de organisatie Bespreken controleplan Interim-controle Tussentijdse review IAF Controle SiSa Eindreview IAF Managementmeeting Jaarrekeningcontrole Bespreking rapport van bevindingen Evaluatie Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun 25

26 Jaarkalender Voor de raad gelden de volgende vaste contactmomenten (via de auditcommissie): Onderwerp Vorm Wie namens Bespreken controleplan Uitkomsten interim-controle: boardletter (managementmeeting) Uitkomsten jaarrekeningcontrole: accountantsverslag Schriftelijk met mondelinge toelichting Frank van Kommer Karima Chriha Managementmeeting Frank van Kommer Rogier Schumer Schriftelijk met mondelinge toelichting Frank van Kommer Rogier Schumer 26

27 Uitgangspunten controle Conform onze offerte zullen wij voor de interim-controle, de tussentijdse controles en de jaarrekeningcontrole een lijst op te leveren specificaties aan de organisatie verstrekken Evenals afgelopen jaar werken wij met de online portal Connect voor de oplevering van stukken Wij hebben met de organisatie afgesproken dat er een centraal aanspreekpunt is voor de controle die tevens de kwaliteit van de oplevering waarborgt. Dit voorkomt dat wij onze tijd moeten besteden aan het verzamelen van informatie in plaats van het analyseren Voor de overige voorwaarden verwijzen wij naar Bijlage G van onze offerte d.d. 28 augustus

28 Acties en aandachtspunten Acties: - Aandachtspunten: Behoefte aan aanvullende overlegmomenten Raad-? Auditplan 2015 augustus

29 Ontwikkelingen 29

30 Wijziging BBV met ingang van kengetallen Met ingang van de begroting 2016 dienen de volgende kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen te worden: De netto schuldquote De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio De grondexploitatie De structurele exploitatieruimte De belastingcapaciteit Een beoordeling van de onderllinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie Omdat een aantal kengetallen gebaseerd zijn op balansposten, impliceert dit dat het noodzakelijk wordt een geprognosticeerde balans op te stellen! 30

31 Voorgenomen BBV wijziging grondexploitaties Naar verwachting zullen vanaf de begroting 2016 de richtlijnen voor grondexploitaties worden aangepast. Belangrijkste elementen uit het voornemen van de Commissie BBV zijn: Het maximeren van de looptijd van bouwgronden in exploitatie tot 10 jaar Kostentoerekening dient te gebeuren op basis van de uitgangspunten uit de WRO De gehanteerde rente moet gebaseerd zijn op de werkelijke rente De uitgangspunten en parameters voor de waardering moeten verplicht in de jaarrekening worden toegelicht De categorie niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) komt te vervallen en worden overgeheveld naar de materiële vaste activa Toerekening van rente en andere kosten aan de NIEGG is niet langer toegestaan Strategische gronden worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs of duurzaam lagere marktwaarde De boekwaarde per m2 voor de NIEGG hoeft niet langer vermeld te worden Huidige NIEGG s worden zonder afwaardering overgezet van voorraden naar materiële vaste activa per 1 januari

32 Consultatiedocument Vennootschapsbelasting Recentelijk is echter het consultatiedocument Vpb van de VNG en de VvG (Verenging van Grondbedrijven) gepubliceerd Hierin is een rekenmodel opgenomen voor de berekening van de mogelijke impact van de Vpb-invoering op uw grondexploitaties In het consultatiedocument zijn de volgende vragen aan gemeenten opgenomen: 1. Het aanvangsmoment van de onderneming, is daarvoor het moment van vaststelling van de grondexploitatiebegroting door de gemeenteraad geschikt? Het aanvangsmoment heeft o.a. gevolgen voor de toerekenbare kosten en opbrengsten en de vermogensetikettering. 2. Hoe om te gaan met voorraadgrond, wanneer komt dit in de belaste sfeer? Wat is een geschikte waarderingswijze voor grondexploitaties in de belaste sfeer? 3. Wat is een goede wijze voor de toerekening van eigen en vreemd vermogen? Is het vervolgens praktisch om voor de rente op vreemd vermogen één vast rentepercentage te hanteren of dient te worden aangesloten bij de werkelijke rente? 32

33 Acties en aandachtspunten Acties: Neem de verplichte kengetallen op in de begroting 2016 Inventariseer de gevolgen van de voorgenomen wijzigingen van het BBV ten aanzien van de grondexploitaties Reageer op de de consultatievragen inzake de Vpb Aandachtspunten: Beoordeel via het rekenmodel uit het consultatiedocument de mogelijke impact van de Vpb op uw grondexploitaties Auditplan 2015 augustus

34 Rol Auditcommissie 34

35 Rol Auditcommissie Raad verklaring Accountant opdracht kaderstelling controle/ toezicht verantwoording jaarrekeningproces College Organisatie Auditplan 2015 augustus

36 Rol Auditcommissie Verordening Auditcommissie gemeente Veenendaal: Auditplan 2015 augustus

37 Een uitdagend jaar All rights reserved. Not for further distribution without the permission of. "" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (IL), or, as the context requires, individual member firms of the network. Please see for further details.