Controleplan voor 2014 Gemeente Opsterland 19 januari 2015

Transcriptie

1 Controleplan voor 2014 Gemeente Opsterland

2 Aan de gemeenteraad van de Gemeente Opsterland T.a.v. mevrouw I. Zwart Postbus ZP Beetsterzwaag Geachte leden van de auditcommissie, Hierbij presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. Belangrijke onderwerpen hierin zijn uw en onze risicoanalyse, actuele ontwikkelingen en wederzijdse afspraken over de planning. Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Met deze aanpak kunnen wij u ook feedback geven over andere bijzonderheden, vertaald in relevante en praktische uitvoerbare aanbevelingen. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. Wij zullen de inhoud van ons controleplan op 19 januari bespreken in de auditcommissie. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. S.J. Dul MSc RA Director 2

3 Agenda 1. Onze controleopdracht 2. Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak 3. Hoe wij samenwerken 4. Onze onafhankelijkheid 5. Vragen aan uw accountant? 3

4 Onze controleopdracht 4

5 De reikwijdte van onze controle Jaarstukken Jaarverslag Jaarrekening Paragrafen Programmaverantwoording Programmarekening (met toelichting) Balans (met toelichting) Reikwijdte van onze controle Daarnaast stellen we vast dat jaarverslag en jaarrekening verenigbaar (niet strijdig) zijn SiSa-bijlage 5

6 Met welke nauwkeurigheid en welke norm controleren wij? Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarstukken. De accountant vormt hierover een oordeel. Als accountant toetsen wij op de getrouwheid van de jaarrekening (zijn vermogen en resultaat getrouw weergegeven) en op rechtmatigheid (naleving van weten regelgeving) in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Beleidsregels toepassing WNT Invloed van de raad op onze controle: - Goedkeuringstolerantie (materialiteit); - Rapporteringstolerantie; - Invulling normenkader. 6

7 Normenkader als meetlat voor de controle Europese regelgeving Landelijke/ Provinciale weten regelgeving Verordeningen/ nota s vastgesteld door de Raad Collegebesluiten Bijvoorbeeld: EUaanbestedingsrichtlijnen EU-staatssteunregels Bijvoorbeeld: Aanbestedingswet Wet normering topinkomens (WNT) Besluit Begroting en Verantwoording Wet Markt & Overheid Single information, Single audit Participatiewet Bijvoorbeeld: Financiële verordening ex. Art 212 GW Controleverordening ext. Art 213 GW Algemene subsidieverordening Kadernota reserve en voorzieningen Kadernota vaste activa beleid Bijvoorbeeld: Inkoopbeleid Overige collegebesluiten In 2014 wordt dit door Gemeente Opsterland niet toegepast Verplicht onderdeel normenkader Optioneel onderdeel normenkader 7

8 Onze goedkeuringstoleranties De goedkeuringstoleranties op basis van uw controleprotocol en het wettelijk kader: Omvang in obv begroting 2014 Fouten Onzekerheden < 1% < Goedkeurend Goedkeurend > 1% maar < 3% > maar < Beperking Goedkeurend > 3% maar < 10% > maar < Afkeurend Beperking > 10% > Afkeurend Oordeelonthouding Dit is gelijk aan de wettelijke maxima op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De door u vastgestelde rapporteringstolerantie bedraagt 0,5% van de vastgestelde goedkeuringstolerantie. Bevindingen onder zullen wij dus niet aan u rapporteren in ons accountantsverslag. Voor SiSa gelden specifieke rapporteringstoleranties (vastgelegd in de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa). De goedkeuringstoleranties worden op basis van de conceptjaarrekening 2014 aangepast. 8

9 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak 9

10 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Nr. Risico gebied 1 Tijdige inrichting interne beheersing decentralisaties 2 Doorbreken van beheersmaatregelen door het management 3 Naleving nieuwe/gewijzigde weten regelgeving: WNT-inhuur Aanbestedingswet WM&O Overwegingen voor verhoogd risico Verhoogd financieel risico Doorbreken van beheersmaatregelen door het management Hoger risico op rechtmatigheidsfouten Interne beheersing Vertaling beleid van uitvoeringsnota s / verordeningen Opzet interne beheersing Aanwezige AO/IB Gedragscodes Plan van aanpak in onze controle Beoordelen opzet voorbereidingen decentralisaties op aantal kritische onderdelen Controle inrichting IV-3 Journaalposten controleren Detailcontrole nietstandaard boekingen Implementatie Bespreken opzet beheersmaatregelen ter beheersing preventie Beoordelen uitgevoerde Toets op naleving interne controles interne beheersing middels interne controle achteraf 10

11 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze Overwegingen voor Interne beheersing aanpak Nr. Risico gebied verhoogd risico 4 IT-omgeving Informatiebeveiliging (ook in het kader van decentralisaties) Continuïteit IT General Controls Plan van aanpak in onze controle Beoordelen IT General Controls 5 Europese aanbestedingsrichtlijnen (EAR) en Aanbestedingswet 6 Beheersing bouwgrondexploitaties en vastgoed Rechtmatigheidsfouten als gevolg van niet naleven van de EAR en/of Aanbestedingswet Onjuiste waardering van gronden Onjuiste toepassing van parameters Maatregelen in de procedures ter waarborging van de naleving van de EAR en de Aanbestedingswet Risicobeheersing op projecten Voldoende checks and balances in primaire proces Opzet inkoopproces vaststellen Beoordelen werkzaamheden interne controle Uitvoeren eigen deelwaarnemingen Beoordelen sturing en beheersing projecten Uitvoeren eigen deelwaarnemingen Controleren gehanteerde uitgangspunten en parameters ten behoeve van waardering Controleren naleving BBV 11

12 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Nr. Risico gebied 7 Beheersing verbonden partijen 8 SiSa en inkomende subsidies Overwegingen voor verhoogd risico Financiële tegenvallers bij verbonden partijen Kwaliteitsborging blijft aandachtspunt Interne beheersing Sterke interne beheersing verbonden partijen (naleving afspraken, sterke P&C cyclus, monitoring afspraken en financiële positie) Centrale coördinatie Interne (centrale) kwaliteitstoetsing Aandacht voor specifieke regelingen Plan van aanpak in onze controle Vaststellen aanwezigheid tussentijds monitoring van verbonden partijen Vaststellen hoe risico s rondom garantstellingen worden beheerst Vaststellen dat wijzigingen BBV juist zijn toegepast Beoordelen van het totstandkomingsproces SiSa-bijlage Uitvoeren eigen deelwaarnemingen 12

13 Materialiteit Onze risicokaart van Gemeente Opsterland Hoog Laag Laag Complexiteit (gevoeligheid voor fouten) Hoog 13

14 Uw speerpunten voor de controle

15 Decentralisaties: knoppen waar u aan kunt draaien Hoe om te gaan met afwijkingen? Hoe is de begroting ingericht???? Keuze aanhouden buffers Informatievoorziening Beleidskeuzes Risicomanagement Hoeveel ruimte krijgt het college? 15

16 Uw en onze inschatting van het frauderisico Beleid Cultuur/Gedrag Bewustzijn: wordt er periodiek aandacht aan besteed? Specifieke vragen: Sprake van fraude/vermoedens van fraude? Welke verhoogde frauderisico s identificeert u? Is er een adequate registratie (bestuurlijk en ambtelijk) en monitoring van nevenfuncties? Financieel wangedrag door management/ directie Kosten en uitgaven vermeden door fraude Inkomsten en activa verkregen door fraude Frauduleuze Financiële verslaggeving Uitgaven & schulden voor een ongepast doel Verduistering van activa 16

17 Hoe wij samenwerken 17

18 Communicatieschema Bespreken controleplan Interim-controle Bespreking managementletter (indien gewenst) Voorbespreking jaarrekeningcontrole Jaarrekeningcontrole Bespreking rapport van bevindingen Evaluatie Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun 18

19 Jaarkalender Gezamenlijk met de organisatie wordt een jaarkalender met alle afspraken opgesteld Voor de raad gelden de volgende vaste contactmomenten: Onderwerp Vorm Wie namens Controleplan Uitkomsten interim-controle Uitkomsten jaarrekeningcontrole Schriftelijk (controleplan) met mondelinge toelichting Indien gewenst: Managementletter Schriftelijk (accountantsverslag) met mondelinge toelichting Sytse Jan Dul Sietse Hof Sytse Jan Dul Sietse Hof Sytse Jan Dul Sietse Hof 19

20 Uitgangspunten controle Conform onze offerte zullen wij voor de interim-controle en de jaarrekeningcontrole een lijst op te leveren specificaties aan de organisatie verstrekken Wij zullen gebruik maken van een nieuw systeem voor oplevering, te weten Connect, de werkwijze van dit systeem stemmen wij tijdig af met uw medewerkers Wij gaan uit van een professionele oplevering met een centraal aanspreekpunt voor de controle Dit voorkomt dat wij onze tijd moeten besteden aan het verzamelen van informatie in plaats van het analyseren Regelmatige evaluatie als basis voor verbetering 20

21 Een team met veel kennis en ervaring Onze dienstverlening voor de Gemeente Opsterland zal dit jaar worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van Sytse Jan Dul en Sietse Hof. Ons team streeft ernaar voor u beschikbaar te zijn wanneer nodig. Sytse Jan Dul MSc RA, sytse.jan.dul@nl.pwc.com T: (088) Sietse Hof MSc, sietse.hof@nl.pwc.com T: (088)

22 Onze onafhankelijkheid 22

23 Uitgangspunten onafhankelijkheid Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) # Onderwerp Oude situatie ViO 1 Rotatie bij assurance cliënten vanwege langdurige betrokkenheid van senior leden van het assurance team Voor OOB s: roteren na 7 jaar (alleen key auditpartner) Alle andere assurancecliënten: 10 jaar Voor alle assurancecliënten: in principe roteren na 7 jaar (key assurance partner en overige senior leden van het assuranceteam ) NB: alle jaren van betrokkenheid van senior leden bij de entiteit worden meegeteld t.b.v. de beoordeling of er sprake is van een onaanvaardbaar risico van de bedreiging van de onafhankelijkheid 2 Onafhankelijkheid bij assurance-opdrachten bij nietcontrolecliënten 3 Associatie met assurancecliënten 4 Geschenken (verstrekt en ontvangen) 5 Persoonlijke uitingen van gastvrijheid (verstrekt en ontvangen) Het assuranceteam moet onafhankelijk zijn van de cliënt Geen expliciete regels Toegestaan indien gepast en of a token nature Geen specifieke regels De accountantsorganisatie (en alle andere Nederlandse netwerkonderdelen), alle partners en directors daarvan en het Assuranceteam moeten onafhankelijk zijn van de cliënt. Uitzondering hierop is als de opdracht wordt uitgevoerd voor een nader bepaalde kring van gebruikers Verbod om assurancecliënten zichtbaar te sponsoren ( associatie ) ( zichtbare sponsoring door naamsvermelding van het accountantskantoor of de naam van het netwerk) Toegestaan indien gepast met centrale registratie door het accountantskantoor en melding aan/afstemming met het toezichthoudend orgaan van de assurancecliënt door de externe accountant, indien waarde groter dan 100 per persoon per gebeurtenis Idem als bij geschenken 23

24 Vragen aan uw accountant 24