Gezamenlijk meerwaarde creëren Controleplan 2014 gemeente Gouda 9 oktober 2014

Transcriptie

1 Gezamenlijk meerwaarde creëren Controleplan 2014 gemeente Gouda

2 Aan de gemeenteraad van Gemeente Gouda Postbus BB Gouda Geachte leden van de raad, Hierbij presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. Belangrijke onderwerpen hierin zijn uw en onze risicoanalyse, actuele ontwikkelingen en wederzijdse afspraken over de planning. Onze controleaanpak is op maat gemaakt en beschouwen wij als een coproductie. Uw input is enorm belangrijk om te komen tot een goede controle(aanpak). Wij hebben de inhoud van ons controleplan besproken op 8 oktober 2014 met de auditcommissie. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Drs. A.E. Gerritsma RA 2

3 Agenda 1. Onze controleopdracht 2. Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak 3. Planning en afspraken 4. Het team voor gemeente Gouda 5. Onze onafhankelijkheid 6. Vragen aan uw accountant? 3

4 Onze controleopdracht 4

5 De reikwijdte van onze controle Jaarstukken Jaarverslag Jaarrekening Programmaverantwoording Paragrafen Overzicht van Balans Baten en Lasten SiSa-bijlage (met toelichting) (met toelichting) Reikwijdte van onze controle Daarnaast stellen we vast dat jaarverslag en jaarrekening verenigbaar (niet strijdig) zijn 5

6 Met welke nauwkeurigheid en welke norm controleren wij? Als accountant toetsen wij op de getrouwheid van de jaarrekening (zijn vermogen en resultaat getrouw weergegeven) en op rechtmatigheid (naleving van wet- en regelgeving) Invloed van de raad op onze controle: - Goedkeuringstolerantie (materialiteit) - Rapporteringstolerantie - Invulling normenkader 6

7 Normenkader als meetlat voor de controle Europese regelgeving Landelijke/ Provinciale wet- en regelgeving Verordeningen/ nota s vastgesteld door de Raad Collegebesluiten Zoals: Zoals: Zoals: Zoals: EUaanbestedingsrichtlijn EU-staatssteunregels Aanbestedingswet Wet normering topinkomens (WNT) Besluit Begroting en Verantwoording Single information, Single audit Participatiebudget Wet sociale werkvoorziening Financiële verordening ex. art 212 GW Controleverordening ext. art 213 GW Algemene subsidieverordening Nota reserve en voorzieningen Begroting en begrotingswijzigingen Voor Gouda zijn zoals besproken in de Auditcommissie van 13 juni geen collegebesluiten expliciet in het normenkader* opgenomen * Concept normenkader 2014 Verplicht onderdeel normenkader Optioneel onderdeel normenkader 7

8 Onze goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolentaties op basis van uw controleprotocol: Omvang in % Omvang in obv begroting 2014 Fouten Onzekerheden < 1% < Goedkeurend Goedkeurend > 1% maar < 3% > maar < Beperking Goedkeurend > 3% maar < 10% > maar < Afkeurend Beperking > 10% > Afkeurend Oordeelonthouding Dit is gelijk aan de wettelijke maxima op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) De door u vastgestelde rapporteringstolerantie bedraagt Bevindingen onder dit bedrag zullen wij dus niet aan u rapporteren in ons accountantsverslag. Voor SiSa gelden specifieke rapporteringstoleranties (vastgelegd in de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa) 8

9 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak 9

10 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Nr. Risico gebied 1 Tijdige inrichting interne beheersing decentralisaties Overwegingen voor verhoogd risico Financiële risico s als 1 januari 2015 de voorbereidingen niet gereed zijn Interne beheersing Plan van aanpak in onze controle Vertaling beleid van Beoordelen opzet uitvoeringsnota s / voorbereidingen verordeningen in procedures decentralisaties op aantal Opzet interne beheersing kritische onderdelen 2 Risicobeheersing Risico s onvoldoende inzichtelijk Risico s onvoldoende vertaald in de jaarrekening Onvoldoende weerstandsvermogen Adequaat risicomanagement Beoordelen opzet systeem (toekennen van risicomanagementsysteem scores en wegingsfactor) Beoordelen paragraaf Bewust bezig met verder weerstandsvermogen ontwikkelen van het risicomanagementsysteem. Besluitvorming rondom toepassen Monte Carlo techniek 10

11 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Nr. Risico gebied 3 Europese aanbestedingsrichtlijnen (EAR) en Aanbestedingswet 4 Beheersing bouwgrondexploitaties en vastgoed Overwegingen voor verhoogd risico Rechtmatigheidsfouten als gevolg van niet naleven van de EAR of Aanbestedingswet Waardering van gronden Onvoldoende beheersing van projecten 5 Beheersing verbonden Financiële tegenvallers partijen bij verbonden partijen (bijv. Zuidplaspolder waar de gemeente participeert in de gezamenlijke grondbank) 6 Onvolledige of onjuiste opbrengstverantwoording m.b.t. inkomende subsidies Variëteit en complexiteit van opbrengstenstroom Inconsistente wijze van verantwoorden Interne beheersing Plan van aanpak in onze controle Maatregelen in de Beoordelen opzet inkoopproces procedures ter waarborging van de naleving van de EAR en de Aanbestedingswet Risicobeheersing op projecten; Voldoende checks and balances in primaire proces Sterke interne beheersing verbonden partijen (naleving afspraken, sterke P&C cylcus, monitoring afspraken en financiële positie) Maatregelen in de procedures ter waarborging van consistente verantwoording inkomende subsidies Beoordelen werkzaamheden IAF (interne audit functie) Uitvoeren eigen deelwaarnemingen Bespreken waardering grexen en vastgoed Bespreken risicomanagement op grexen en vastgoed Beoordelen P&C cyclus grexen en vastgoed Bespreken interne beheersing verbonden partijen Kwalitatief oordeel over paragraaf verbonden partijen Beoordelen opzet inkomende subsidies Uitvoeren eigen deelwaarnemingen inkomende subsidies Controle van SiSa-bijlage 11

12 Uw risico s/ontwikkelingen als basis van onze aanpak Nr. Risico gebied 7 Doorbreken van beheersmaatregelen door het management Overwegingen voor verhoogd risico Doorbreken van beheersmaatregelen door het management Interne beheersing Geen, want het gaat juist om het doorbreken van beheersmaatregelen Plan van aanpak in onze controle Data-analyse boekingen 2014 Detailcontrole nietstandaard boekingen 8 Wijzigingen regelgeving Niet voldoen aan interne audit functie (IAF) minimale vereisten interne audit Deskundigheid Objectiviteit/ onafhankelijkheid Systeem van kwaliteitsborging Afstemmen minimale eisen interne audit Als niet aan eisen wordt voldaan: extra werkzaamheden 9 Naleving nieuwe/gewijzigde wet- en regelgeving: WNT-inhuur WM&O Rechtmatigheidsfouten Implementatie beheersmaatregelen ter preventie Toets middels interne audit op naleving achteraf Bespreken opzet beheersing Bespreken opzet interne audit op deze thema s Beoordelen uitgevoerde interne controles 12

13 Uw en onze inschatting van het frauderisico Beleid Cultuur/Gedrag Bewustzijn: wordt er periodiek aandacht aan besteed? Specifieke vragen: Sprake van fraude/vermoedens van fraude Welke verhoogde frauderisico s identificeert u? Is er een adequate registratie (bestuurlijk en ambtelijk) en monitoring van nevenfuncties? Financieel wangedrag door management/ directie Kosten en uitgaven vermeden door fraude Inkomsten en activa verkregen door fraude Frauduleuze Financiële verslaggeving Uitgaven & schulden voor een ongepast doel Verduistering van activa 13

14 Planning en afspraken 14

15 Planning Activiteit Tijdspad Actie Evaluatie controle 2013 IC en rechtmatigheid Beiden Gezamenlijk Kick-Off Beiden Bespreken Audit Plan 2014 met Auditcommissie Beiden Aanvang interim-controle (inclusief review interne controle) Week 41 Beiden Opstellen concept managementletter in presentatievorm Week 42 Afstemmen bevindingen via managementmeeting Week 44 Beiden Verzenden definitieve samenvatting en aanbevelingen n.a.v. managementmeeting Week 45 Oplevering concept jaarrekening en aanvang controle SiSa en Grondexploitaties Week 10 Gouda Aanvang jaarrekeningcontrole (overige posten) Week Bespreking bevindingen/correcties met Financiën Week 13 Terugkomdag om laatste outstandings op te pakken (woensdag 1 april 2015) Week 14 Beiden Oplevering definitieve versie van de jaarrekening Week 15 Gouda Opstellen concept accountantsverslag Week 15 Bespreking met ambtelijk management en College Week 16 Beiden Oplevering definitieve jaarrekening en bevestigingen April/mei Gouda Bespreking Auditcommissie Mei Beiden Verzending definitief accountantsverslag en controleverklaring April/mei 15

16 Jaarkalender Graag willen wij gezamenlijk met de organisatie een jaarkalender met alle afspraken opstellen Voor de organisatie en auditcommissie gelden de volgende vaste contactmomenten: Onderwerp Vorm organisatie Vorm Auditcommissie Bespreken controleplan Uitkomsten interimcontrole Schriftelijk met mondelinge toelichting Management Meeting met uitkomst Board letter en verslag Schriftelijk met mondelinge toelichting Schriftelijk (Boardletter) met mondelinge toelichting Wie namens Senior Director Assistant Manager Senior Director Assistant Manager Uitkomsten jaarrekeningcontrole Tussentijds Overleg Bespreken (concept) accountantsverslag Schriftelijk (accountantsverslag) met mondelinge toelichting Senior Director Assistant Manager 16

17 Uitgangspunten controle Conform afspraken verstrekken wij voor de interim-controle en de jaarrekeningcontrole een lijst op te leveren specificaties aan de organisatie Wij gaan uit van een professionele oplevering met een centraal aanspreekpunt voor de controle Voor de overige voorwaarden verwijzen wij naar onze offerte d.d. 1 december 2008 Dit voorkomt dat wij onze tijd moeten besteden aan het verzamelen van informatie in plaats van het analyseren 17

18 Het team voor gemeente Gouda 18

19 Een team met veel kennis en ervaring Postbus AV Rotterdam T: M: Drs. Anton Eelco Gerritsma RA Senior Director Postbus AV Rotterdam T: M: Arne Koole RA Assistant Manager Postbus AB Utrecht T: M: Karima Chriha Msc. Assistant Manager Postbus AV Rotterdam T: M: Frederike Dopper Senior Associate Postbus AV Rotterdam T: M: Steven van Dongen Associate Diverse specialisten 19

20 Onze onafhankelijkheid 20

21 Uitgangspunten onafhankelijkheid Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) # Onderwerp Oude situatie ViO 1 Rotatie bij assurancecliënten vanwege langdurige betrokkenheid van senior leden van het assuranceteam Voor OOB s: roteren na 7 jaar (alleen key auditpartner) Alle andere assurance-cliënten: 10 jaar Voor alle assurance-cliënten: in principe roteren na 7 jaar (key assurancepartner en overige senior leden van het assuranceteam ) NB: alle jaren van betrokkenheid van senior leden bij de entiteit worden meegeteld t.b.v. de beoordeling of er sprake is van een onaanvaardbaar risico van de bedreiging van de onafhankelijkheid 2 Onafhankelijkheid bij assurance-opdrachten bij nietcontrolecliënten 3 Associatie met assurancecliënten 4 Geschenken (verstrekt en ontvangen) 5 Persoonlijke uitingen van gastvrijheid (verstrekt en ontvangen) Het assuranceteam moet onafhankelijk zijn van de cliënt Geen expliciete regels Toegestaan indien gepast en of a token nature Geen specifieke regels Het accountantskantoor (en alle andere Nederlandse netwerkonderdelen), alle partners en directors daarvan en het assuranceteam moeten onafhankelijk zijn van de cliënt. Uitzondering hierop is als de opdracht wordt uitgevoerd voor een nader bepaalde kring van gebruikers Verbod om assurancecliënten zichtbaar te sponsoren ( associatie ) ( zichtbare sponsoring door naamsvermelding van het accountantskantoor of de naam van het netwerk) Toegestaan indien gepast met centrale registratie door het accountantskantoor en melding aan/afstemming met het toezichthoudend orgaan van de assurance-cliënt door de externe accountant, indien waarde groter dan 100 per persoon per gebeurtenis Idem als bij geschenken 21