Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten

Transcriptie

1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp over te hevelen budgetten Notagegevens Notanummer Datum Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Grijsen Team AB 2 Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad [ ]Burgemeester College van B & W Burgemeester Weth. Kolkman Weth. Hartogh Heys Weth. Rorink Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken [X]Openbaar [ ]Besloten Routing gemeentesecretaris/algemeen directeur wethouder d.d par. [X]adj.secr [X]gem.secr BIS Openbaar Status Definitief Bijlagen overzicht over te hevelen budgetten B & W d.d.: Besloten wordt: 1 De budgetten, zoals opgenomen in de bij de nota gevoegde bijlage, over te hevelen van 2015 naar 2016; 2 de concerndirecteuren te machtigen om vooruitlopend op het raadsbesluit bij de rekening 2015 ten laste van desbetreffende budgetten uitgaven te verrichten; 3 de productenraming 2016 te wijzigen en de raad voor te stellen de programmabegroting 2016 bij de Zomerrapportage 2015 te wijzigen; 4 de raadsmededeling vast te stellen; 5 de stukken aan te bieden aan de raad; 6 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [ ] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel:

2 Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Toelichting Inleiding Reeds bij de zomerrapportage en najaarsrapportage 2015 zijn budgetten overgeheveld naar Bij het opstellen van de jaarrekening bestaat de mogelijkheid om aanvullende voorstellen te doen voor budgetoverhevelingen of een correctie voor te stellen op een (bij de zomer of najaarsrapportage) geaccepteerde budgetoverheveling. Bij rekeningrichtlijnen 2015 zijn de regels met betrekking tot het overhevelen van budgetten vastgesteld(zie kader). Op basis van voortschrijdend inzicht stellen we voor een van de regels te schrappen. Het betreft de regel: het is alleen toegestaan een budget over te hevelen als het begrotingssaldo van het betreffende programma (resultaat voor bestemming) tezamen met de gewenste overheveling, niet wordt overschreden. Met andere woorden het programma moet een positief saldo kennen tot minimaal de hoogte van de voorgestelde overheveling. Het is niet juist deze regel te hanteren zonder daarbij de resultaatbestemming en de wijzigingen gedurende het jaar daarbij te betrekken. Een voorbeeld hiervan is dat in de rekening 2015 de uitkomst van het programma 1 nadeliger is dan begroot door een extra storting in de voorziening pensioenen wethouders. Dit zou betekenen dat in programma 1 geen budgetoverhevelingen worden goedgekeurd. Voorgesteld wordt om 13.6 miljoen(zie bijlage) als lasten over te hevelen naar 2016 (betreft alleen exploitatiebudgetten). Zie voor een nadere toelichting bij argumenten voor en tegen. Het overhevelen van budgetten heeft verschillende oorzaken, zoals: planning/fasering niet juist ingeschat en langere (inspraak)procedures, daardoor langere doorlooptijd. Naast de lasten worden ook gerelateerde baten overgeheveld. Deze baten bestaan uit bijdragen van derden (o.a. provincie) en puttingen uit reserves. Aan bijdragen derden wordt overgeheveld 8.5 miljoen en de over te hevelen puttingen uit reserves bedragen 3.5 miljoen. Voor het uitvoeren van de verschillende prestaties die mede betaald worden vanuit provinciale bijdragen is het van belang dat het budget wordt overgeheveld naar 2016 zodat de prestatie kan worden gerealiseerd. Het saldobedrag van 1.7 miljoen zal een nadelig onderdeel zijn in de rekeninguitkomst Na aftrek van dit bedrag resteert dan vervolgens het rekeningresultaat Dat de overhevelingen nog niet bij de najaarsrapportage zijn gemeld, heeft onder andere te maken met: bij de najaarsrapportage nog niet voorziene omstandigheden zoals bijvoorbeeld, verbeterde inzichten in planning/fasering van uitvoer prestaties en vertraagde besluitvorming zowel intern als extern partijen; budgetten die pas beschikbaar worden gesteld bij het afkomen van de septembercirculaire of decembercirculaire Algemene Uitkering van het Rijk; het eerder ontvangen van rijks en provinciale bijdragen dan verwacht; na augustus verkregen budgetten waarvan de uitgaven zijn vertraagd dan waarvan bij de raming van uitgegaan is. de budgethouders kunnen nog beter een prognose maken over de voortgang van projecten. Ter vergelijk hieronder een overzicht met de overhevelingen in de exploitatie van de laatste jaren. bedragen x Zomerrapportage Najaarsrapportage

3 Jaarrekening Totaal lasten Beoogd resultaat Het overhevelen van budgetten, zodat de diverse werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd en de financiële middelen daarvoor aanwezig zijn. Kader De regels voor het overhevelen van bedragen zijn vastgelegd in de rekeningrichtlijnen Het betreft de volgende regels: 1. het betreffen geen nog te betalen of nog te ontvangen posten. 2. het betreffen geen schattingen. 3. het is alleen toegestaan eenmalige budgetten en niet structurele budgetten over te hevelen en vervolgens voor hetzelfde doel (prestatie) te gebruiken. 4. structureel budget inzake groot onderhoud infrastructuur mag worden overgeheveld indien met betrekking tot een project voorbereidingskosten zijn gemaakt.betrekking tot een project voorbereidingskosten zijn gemaakt.voorbereidingskosten zijn gemaakt. 5. bedragen lager dan worden niet overgeheveld. Is het bedrag lager dan maar wel meer dan 20% van het budget voor de prestatie dan mag het bedrag wel worden overgeheveld. Indien nodig kan gemotiveerd worden afgeweken van de grens van of 20%. Indien nodig kan gemotiveerd worden afgeweken van de grens van of 20%. Denk bijvoorbeeld aan geoormerkte budgetten die anders terugbetaald zouden moeten worden aan het rijk of waar sprake is van cofinanciering door de provincie. Voor budgetoverheveling van een volgend jaar naar het lopende begrotingsjaar: 1. het is alleen toegestaan een budget van een volgend jaar over te hevelen naar het lopende begrotingsjaar indien dit voor hetzelfde doel wordt ingezet.begrotingsjaar indien dit voor hetzelfde doel wordt ingezet. Argumenten voor en tegen Argumenten voor: De voorgestelde overhevelingen voldoen voor het overgrote deel aan de regels zoals die zijn opgenomen in de richtlijnen voor de jaarrekening, of betreffen een geautoriseerde uitzondering. Een geautoriseerde uitzondering is bijvoorbeeld een budget dat wordt betaald door een derde of een provinciale of rijksbijdrage of een overheveling die op basis van eerdere besluiten geautoriseerd is. Argument tegen: Niet alle overhevelingen voldoen aan de in de richtlijnen voor de jaarrekening opgenomen regels. De onderstaande overhevelingen voldoen niet aan de regel: bedragen lager dan worden niet overgeheveld. Is het bedrag lager dan maar wel meer dan 20% van het budget voor de prestatie dan mag het bedrag wel worden overgeheveld. Indien nodig kan gemotiveerd worden afgeweken van de grens van of 20%. Denk bijvoorbeeld aan geoormerkte budgetten die anders terugbetaald zouden moeten worden aan het rijk of waar sprake is van cofinanciering door de provincie. 1. programma 1: Zaakgericht werken programma 11 kostenplaats ICT: share point extranet single sign on programmamanager digitalisering scannen statisch archief basis registratie personen

4 nieuwe werken basis registratie grootschalige topografie dddw projecten (onvoorzien) basis registratie grootschalige topografie dddw projecten (onvoorzien) Voorstel Voorgesteld wordt voor een aantal onderwerpen af te wijken van de in de rekeningrichtlijnen genoemde regel en de budgetten wel over te hevelen. De reden is dat het projecten betreft die DOWR breed worden uitgewerkt. Het project nieuwe werken betreft een onderdeel van de kosten nieuwbouw stadhuiskwartier en wordt gedekt uit het krediet nieuwbouw. Het betreft de volgende onderwerpen: programma 11 (kostenplaats ICT) share point extranet single sign on programmamanager digitalisering scannen statisch archief basis registratie personen basis registratie grootschalige topografie dddw projecten (onvoorzien) nieuwe werken Extern draagvlak (partners) nvt Financiële consequenties De over te hevelen lasten bedragen 13.6 miljoen en de over te hevelen baten bedragen 11.9 miljoen. De baten betreffen bijdrage derden, rijks en provinciale bijdragen ( 8.4 miljoen) en puttingen uit reserves ( 3.5 miljoen). Het saldobedrag van 1.7 miljoen zal een nadelig onderdeel zijn in de rekeningsuitkomst Na aftrek van dit bedrag resteert dan vervolgens het rekeningresultaat Organisatorisch betekent het overhevelen van budgetten dat ook activiteiten worden doorgeschoven van 2015 naar Vooralsnog is niet bekend dat dit een negatief effect heeft op reeds geplande prestaties voor Aanpak/uitvoering Bij de jaarrekening 2015 zal bij de programma's met betrekking tot het niet uitgeven van de budgetten nadere inhoudelijke toelichting worden gegeven. Voorafgaand aan de behandeling van de rekening 2015 door de raad in juni 2016, wordt het college van B en W voorgesteld de concerndirecteuren te machtigen uitgaven te doen op de overgehevelde budgetten. Dit is noodzakelijk, aangezien de uitgaven op deze budgetten ook al in de maanden, voordat de raad de rekening 2015 vaststelt, worden gedaan. De productenraming en de programmabegroting 2016 zullen bij dit besluit worden gewijzigd. Bij de Zomerrapportage wordt deze wijziging voor de raad als bijlage toegevoegd.

5 RAADSMEDEDELING Onderwerp over te hevelen budgetten Mededelingennr Portef.houder Weth. Grijsen Team AB BenWbesluit d.d.: 16 februari Inleiding: waarom deze mededeling Reeds bij de zomerrapportage en najaarsrapportage 2015 zijn budgetten overgeheveld naar Bij het opstellen van de jaarrekening bestaat de mogelijkheid om aanvullende voorstellen te doen voor budgetoverhevelingen of een correctie voor te stellen op een (bij de zomer of najaarsrapportage) geaccepteerde budgetoverheveling. Door middel van deze raadsmemedeling willen wij de raad informeren over de bij de jaarrekening 2015 over te hevelen budgetten. 2. Kader Het kader wordt gevormd door de richtlijnen voor het opstellen van de jaarrakening. De richtlijnen voldoen aan het besluit Begroting en Verantwoording(BBV). 3. Kern van de boodschap Bij de jaarrekening wordt 13.6 miljoen als lasten overgeheveld naar 2016 (betreft alleen exploitatiebudgetten).naast de lasten worden ook gerelateerde baten overgeheveld. Deze baten bestaan uit bijdragen van derden (o.a. provincie) en puttingen uit reserves. Aan bijdragen derden wordt overgeheveld 8.5 miljoen en de over te hevelen puttingen uit reserves bedragen 3.5 miljoen. Het saldobedrag van 1.7 miljoen zal een nadelig onderdeel zijn in de rekeninguitkomst Na aftrek van dit bedrag resteert dan vervolgens het rekeningresultaat Nadere toelichting In de richtlijn voor de jaarrekening zijn de regels opgenomen waaraan de overhevelingen moeten voldoen. Voor een klein aantal budgetoverhevelingen ( ) wordt niet voldaan aan de richtlijnen. Deze ICTbudgetten worden toch overgeheveld omdat er een goede reden is deze budgetten toch over te hevelen. De reden is dat het projecten betreft die DOWR breed worden uitgewerkt. Daarnaast is er het project nieuwe werken. Dit betreft een onderdeel van de kosten nieuwbouw stadhuiskwartier en wordt gedekt via een bijdrage uit het krediet nieuwbouw. Zoals hierboven is aangegeven, wordt bij de jaarrekening 13.6 miljoen overgeheveld. Dit betreft een aanvulling op de 4.2 miljoen, die eerder bij de Najaarsrapportage is overgeheveld. Ter vergelijk hieronder een overzicht met de overhevelingen gedurende laatste jaren. bedragen x Zomerrapportage Najaarsrapportage Jaarrekening Totaal lasten

6 Over te hevelen budgetten JR Exploitatie ProgramProduct Onderwerp Lasten Baten (anders dan reserve) Reserve Saldo Voldoet aan regels? Reden waarom niet? Zo niet, waarom toch overhevelen? Reden van overheveling Indien reserve, welke B&W neveninkomsten nee Overheveling is bestendige gedragslijn. Deze gelden zijn inkomsten van B&W die ingezet worden voor maatschappelijke reserve overlopende uitgav doeleinden. Woonlastenmonitor ja De lokale woonlastenmeter is geïmplementeerd in De overheveling van de kosten naar 2016 betreft de licentiekosten. Om de woonlastenmonitor uit te voeren is dit noodzakelijk. Na 2016 zal de woonlastenmonitor geëvalueerd worden. Het betreft vooralsnog een proef van 1 jaar. Daarna wordt gekeken of dit een structureel moet worden gemaakt Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) ja project heeft vertraging opgelopen door technische knelpunten in gegevensverwerking. Lokale BAG informatie en mutatiestromen zijn in december 2015 aangesloten. De aansluiting LV WOZ moet nog uitgezet gaan worden in 2016 reserve overlopende uitgav Totaal programma 1 Burger en bestuur Totaal programma 2 Openbare orde en veiligheid Afkoop ruimte voor de rivier waterschap ja Begrotingstechnisch was ingepland dat in 2015 de werkzaamheden Ruimte voor de Rivier uitgevoerd door het waterschap gereed waren. Voor de toegenomen onderhoudskosten is een afkoopsom afgesproken. De gemeente Deventer mag dit factureren na overdracht van het project. De overdracht heeft eind 2015 plaatsgevonden. Per 1 januari 2016 neemt de gemeente het beheer op zich. In 2016 zal dan ook facturatie plaatsvinden. Bijdrage capaciteitsverbetering A1 (Beter Benutten) ja De overheveling is noodzakelijk om zodoende voldoende tijd te hebben formeel de subsidiebeschikking en bijbehorende voorwaarden aan te passen, zodat de gemeentelijke bijdrage direct aan de provincie Overijssel kan worden overgemaakt. Frictiekostenbudget speelplekken ja Frictiekosten worden overgedragen aan stichting Tevreden, die per 2016 een deel van het eigendom en beheer van het gemeentelijke speelareaal zal ovenermen. Het over te hevelen deel van de frictiekosten is onderdeel van een groter frictiekostenbudget (475 k ) dat in 2016 en 2017 beschikbaar komt. MJOP openbare verlichting ja De betreffende werkzaamheden zijn al voorbereid (aanbesteed en gegund). Indien het budget niet wordt overgeheveld gaat dit ten kosten van de vervangingsopgave/groot onderhoudsopgave van product Openbare Verlichting. Parkeerbijdrage Viking ja Vanuit de ontwikkeling de Viking wordt een parkeerbijdrage betaald. De ontwikkeling is vertraagd dus de parkeerbijdrage moet ook overgeheveld worden. Wordt gestort in de reserve parkeerbijdrage Totaal programma 3 Leefomgeving Milieustraat ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd reserve afval 4 44 Duurzaamheid ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd reserve overloop 4 45 Transitiekosten RUD ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd reserven eenmalige problem 4 36 Sanering Essentterrein ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd reserve ISV bodem Totaal programma 4 Milieu en duurzaamheid Totaal programma 5 Ruitelijke ontwikkeling Totaal programma 6 Herstructurering en vastgoed Doorontwikkeling Technicampus ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd. Totaal programma 7 Inkomensvoorziening en arbeidsparticipatie Reductie uren inzet HH (afhandeling bezwaar en herindicatie ja De onderbesteding voor dit project is hoger dan Dit bedrag is niet volledig nodig in 2016, waardoor slechts overgeheveld hoeft te worden Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Implementatiebudget 3D ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd reserve WMO/Jeugd en ov Regionaal overleg transitie HLZ ja op verzoek van de regio en in overeenstemming met het ministerie verlengd Bed, bad, brood ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd COA bijdrage ja Namelijk gefaseerde en late uitbetaling door COA Meedoen mogelijk maken (frictie SRG) ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Onderbesteding Scholingsactiviteiten voor frictiebudget SRG ja Begrotingswijziging uit VJN voor SRG is abusievelijk niet de eerder gerealiseerde bezuingiging toegevoegd aan het frictiebudget Totaal programma 8 Meedoen

7 9 216 Onderwijsachterstandenbeleid ja Rijksgelden worden pas afgerekend jongerenplan ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Wieg naar werk ja afspraak met de provincie reserve overlopende uitgav Totaal programma 9 jeugd en onderwijs Beleefbaar maken landweer ja Planning, fasering niet juist ingeschat reserve overloop 10 5 Restauratie bergkerk ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Leegstand kantoren ja Planning, fasering niet juist ingeschat Ondernemershuis ja Planning, fasering niet juist ingeschat RGI Startershuis ja Planning, fasering niet juist ingeschat reserve overloop Viking parkeren ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd RGI St. doen Schouwburg ja Planning, fasering niet juist ingeschat Schoon Schip ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Verbinding archiefketen ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Restauratie 3 Haringen ja Planning, fasering niet juist ingeschat reserve GO gebouwen Ontwikkelbudget speelgoedmuseum ja Planning, fasering niet juist ingeschat Inrichting bibliotheek Bathmen ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd reserve kap.lstn. WCO Nieuwbouw Bibliotheek ja Activiteit complexer dan ingeschat, daardoor langere doorlooptijd Totaal programma 10 Kunst, cultuur en economie Implementatie Lias Enterprise/Ontwikkelbudget P&C ja forse vertraging (68 maanden) technische implementatie van het systeem. Toegankelijkheid van de financiele systemen wordt hiermee verhoogd. Leanproject ja besloten leanprojecten uit te voeren om doelmatigheid gemeentelijke organisatie te verhogen. reserve overlopende uitgav Achterstallig onderhoud SHK via kostenplaats FZ ja Conform het meerjarenonderhoudscontract met aannemer moeten de historische reserve huisvesting delen op conditieniveau 2 worden overgedragen. De historische delen staan nu leeg en het is nu noodzakelijk om achterstallig onderhoud uit te voeren. Deel van de werkzaamheden in Verkoop panden Polstraat 14 en ja Opbrengst panden wordt gestort in reserve huisvesting, ter dekking deel SHK. Het SHK is eind december in gebruik genomen waarna verkoop van de oude panden pas plaats kan vinden in reserve huisvesting Datacenter OlstWijhe DOWRi nee 5 betreft DOWR brede budgetten uitvoering vertraagd Reserve overloop Sharepoint Extranet nee 5 idem uitvoering vertraagd Reserve overloop Single sign on nee 5 idem uitvoering vertraagd RGI Program.manager Digitalisering nee 5 idem uitvoering vertraagd Reserve overloop Program.manager Digitalisering nee 5 idem uitvoering vertraagd Reserve overloop Scannen statisch archief nee 5 idem uitvoering vertraagd RGI B.R.P. Basis Registratie Personen nee 5 idem uitvoering vertraagd Reserve overloop Programma Digitalisering nee Reeds eerder bij najaarsrapportage overgeheveld maar abusievelijk technisch niet Reserve overloop verwerkt dddw onvoorzien nee 5 idem uitvoering vertraagd RGI Basisregistratie Grootschalige Topografie nee 5 idem uitvoering vertraagd Reserve overloop Nieuwe werken nee 5 betreft een budget welke onderdeel uitmaakt van de kosten van de nieuwbouw stadhuiskwartier en wordt gedekt uit krediet nieuwbouw uitvoering vertraagd Reserve overloop Totaal programma 11 Algemene dekkingsmiddelen TOTAAL EXPLOITATIE