AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

Transcriptie

1 Stadsbestuur Sint-Niklaas Dienst logistiek Industriepark Noord Sint-Niklaas Tel veerle.weyers@sint-niklaas.be BESTEK ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VOOR HET VOORZIEN VAN PUBLIEKE WIFI IN DE BINNENSTAD VOOR REKENING VAN HET STADSBESTUUR VAN SINT-NIKLAAS AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS A. ALGEMENE BEPALINGEN 1. Voorwerp en aard van de opdracht De onderhavige opdracht betreft het afsluiten van een raamovereenkomst voor het aanbieden van een oplossing om gratis publieke WiFi, zonder beperkingen, te voorzien op belangrijke open ruimtes in de binnenstad van Sint-Niklaas, inclusief onderhoudscontract. De dienstverlener(s) voorziet(n) in de levering, plaatsing en all-in installatie van de publieke WiFi antennes, stadsportaal, internet access. Het systeem moet eenvoudig uitbreidbaar zijn in de toekomst. Hiervoor wordt de onderhandelingsprocedure met bekendmaking op Europees niveau gevoerd. Deze opdracht omvat één perceel. Dit is een opdracht tegen globale prijs (koninklijk besluit van 15 juli 2011, art. 2, 4 ). 2. Duur van de overeenkomst De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar. Iedere partij kan nochtans vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 120 kalenderdagen vóór het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, naargelang het geval. In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt Sint-Niklaas Pagina 1 van 15

2 3. Aanbestedende overheid Bijkomende informatie De aanbestedende overheid is het stadsbestuur Sint-Niklaas. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij mevrouw Veerle Weyers, diensthoofd logistiek, tel.: , Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij de heer Jo Crappé, ICT-manager, tel.: , 4. Informatiesessie Niet van toepassing. 5. Indienen en openen van de offertes 5.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. In toepassing van artikel 52, 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg alleen elektronisch via de e-tendering applicatie worden ingediend (zie hieronder voor meer informatie) Offertes verstuurd via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, 1, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Structuur van de offerte: De inschrijving dient volgende vorm te hebben. Deel 1 offerte; Deel 2 documenten ivm kwalitatieve selectie; Deel 3 relevante documentatie ivm gunningscriteria; Deel 4 gevraagde attesten, onderhouds- en gebruiksinstructies; 9100 Sint-Niklaas Pagina 2 van 15

3 Deel 5 eventuele andere nuttige inlichtingen, (beknopte) documentatie en varia. Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli Aangezien het versturen van een offerte per niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op de website: of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0) Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moetennauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1 deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2 en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting Opening van offertes De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats bij het stadsbestuur Sint-Niklaas, dienst logistiek, Techniekhuis, Industriepark-Noord 4, 9100 Sint-Niklaas op 17 december 2015 om Sint-Niklaas Pagina 3 van 15

4 Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. 7. Beschrijving van de uit te voeren diensten Zie deel B. Technische voorschriften. 8. Documenten van toepassing op de opdracht 8.1. Wetgeving - De Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen; - Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (= privacywet) ; - Wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, in het bijzonder artikel 26 2, 3 en alle latere wijzigingen; - Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en alle latere wijzigingen; - Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken en alle latere wijzigingen Opdrachtdocumenten - Onderhavig bestek nr.. - Bijhorend offerteformulier - De goedgekeurde BAFO van de opdrachtnemer Sint-Niklaas Pagina 4 van 15

5 9. Offertes 9.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt in één exemplaar bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: - de globale prijs in cijfers voor de opgegeven locaties (excl. BTW) - het % van de BTW - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen - de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) 9.2. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes Sint-Niklaas Pagina 5 van 15

6 9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna) - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen; - de ingevulde en ondertekende meetstaat (als bijlage); - volledige beschrijving van de aangeboden oplossing; - een eerste voorstel met mogelijkheden voor gezamenlijke city marketing; - een integrale service overeenkomst waarin de beheer- en herstelgaranties zijn opgenomen; - het ondertekend reglement werken met derden (zie bijlage). 10. Prijzen Prijzen Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de opdracht wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. In toepassing van artikel 21, 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt Prijsherziening Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar op het onderhoudscontract voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de leverancier en van de grondstoffen die in de geleverde goederen zijn verwerkt. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de leverancier. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de leverancier bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Wat betreft de grondstoffen dienen de officiële referentie-indexen, of bij ontstentenis, een kopie van de facturen van de fabrikant van de grondstoffen bij de offerte te worden gevoegd. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3% bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening) 9100 Sint-Niklaas Pagina 6 van 15

7 11. Waarborg en dienst na verkoop De aanbestedende overheid kan gedurende één jaar, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats, van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer deze gebreken vertonen die geen normaal gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht. Op al de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. De waarborgtermijn wordt eventueel verlengd met de tijd gedurende dewelke het product niet kon worden gebruikt ten gevolge van beschadiging. De inschrijvers mogen in hun offerte een langere waarborgtermijn voorstellen. 12. Overzicht van de procedure Gunningscriteria Overzicht van de procedure In een eerste fase worden de ingediende offertes onderzocht op het vlak van de formele en materiële regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. De formeel en materieel regelmatige offertes zullen in een tweede fase op inhoudelijk vlak worden onderzocht door een evaluatiecommissie. Dit onderzoek zal gebeuren op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek en heeft tot doel een shortlist samen te stellen van inschrijvers waarmede onderhandelingen zullen worden gevoerd. Maximum drie inschrijvers zullen in de shortlist kunnen worden opgenomen. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een best and final offer (BAFO) indienen. Na het afsluiten van de onderhandelingen, zullen de BAFO s worden getoetst aan de gunningscriteria. De inschrijver met de economisch voordeligste BAFO (dus deze die het best scoort op basis van de hieronder vermelde gunningscriteria) zal voor deze opdracht als opdrachtnemer worden aangeduid Regelmatigheid van de BAFO s De BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Enkel regelmatige BAFO s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria Selectie- en gunningcriteria Om geselecteerd te worden, moet de inschrijver aantonen dat hij gedurende de laatste 3 jaar ( ) minimaal 2 gelijkaardige projecten heeft gerealiseerd voor openbare besturen, in vergelijkbare grootteorde als voorliggend project. Die 2 projecten moeten beschreven worden via de projectsheet van de inschrijver en aangetoond met de nodige attesten. beschikken over een licentie bij het BIPT voor het aanbieden van telecommunicatiediensten. Een samenwerking met de verschillende dienstverleners is 9100 Sint-Niklaas Pagina 7 van 15

8 eveneens mogelijk waarbij minstens één partij beschikt over een licentie bijhet BIPT voor het aanbieden van telecommunicatiediensten. Voor de keuze van de economisch meest interessante BAFO worden de regelmatige BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende: 1. prijs en onderhoudscontract (50 %) 2. overige (eisen 1 tem 5 vermeld onder deel B) (50 %), onderverdeeld als volgt: a) algemeen: 10% b) hardware: 10 % c) stadsportaal: 15 % d) joint marketing: 5 % e) garantie/herstellingen: 10 % Eindquotatie De quotaties voor de 2 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: - gunningscriterium 1 zal worden geëvalueerd op basis van van de regel van 3, waarbij de inschrijver met de laagste offerte de maximum score behaald en de overige inschrijvers een score in verhouding, volgens de formule (prijs laagste offerte/prijs offerte)*maximum score. - gunningscriterium 2 zal worden geëvalueerd op basis van een vorkprincipe. Rekening houdend met de aangeleverde informatie wordt een rangschikking opgemaakt. Op basis van de rangschikking worden de scores toegekend. De eerst gerangschikte krijgt het maximum. De volgende inschrijvers krijgen een score met toepassing van de vork, tot alle inschrijvers een score hebben. Hierbij worden volgende vorken toegepast : a) + b) + e) vork van 2 punten ; c) vork van 3 punten ; d) vork van 1 punt Sint-Niklaas Pagina 8 van 15

9 13. Borgtocht Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist. 14. Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid Keuringskosten Niet van toepassing. 15. Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de leverancier de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend. In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de leverancier onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de leverancier een verlenging van de leveringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de leverancier, niet meer ontvankelijk Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie te respecteren, en in het bijzonder: 1 het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 9100 Sint-Niklaas Pagina 9 van 15

10 2 het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) 3 het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949) 4 het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5 de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, 1, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, 2, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. In het offerteformulier werd een non-discriminatieclausule opgenomen die door de inschrijver ingevuld en ondertekend moet worden Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd De diensten zullen worden uitgevoerd op de diverse locaties vermeld in deel B. De potentiële inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met de heer Jo Crappé, ICT-manager, tel.: , jo.crappe@sint-niklaas.be. Het bezoek aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon Evaluatie van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de leverancier worden gemeld door middel van een fax of een bericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De leverancier is verplicht om niet conform uitgevoerde leveringen te vervangen door goederen die overeenstemmen met deze die in dit bestek en in de offerte werden beschreven. Op het ogenblik dat de leveringen zullen uitgevoerd zijn, zal een eerste evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde leveringen. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden 9100 Sint-Niklaas Pagina 10 van 15

11 overgemaakt aan de leverancier. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde leveringen zullen door de leverancier moeten worden teruggenomen. Voormelde evaluatie dekt de verborgen gebreken niet. 16. Facturatie en betaling van de diensten Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De factuur geldt als schuldvordering en dient te worden opgesteld in EURO. De opdrachtnemer zendt de digitale facturen (in één exemplaar) naar het volgende adres: De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de levering, vastgesteld overeenkomstig het eerste lid van artikel 120 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de diensten ter bestemming zijn gekomen, voorzover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. 17. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De medewerkers van de inschrijver, en de inschrijver zelf, verbinden zich door het contract niet enkel tot het beroepsgeheim, maar ook tot de neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van de inschrijver, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Inbreuken op deze bepalingen kunnen leiden tot de onmiddelijke beëindiging van het contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke rechtsgedingen. De aannemer verbindt zich er eveneens toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande toestemming van het opdrachtgevend bestuur. Hij mag echter de opdracht vermelden als referentie indien het bestuur hier vooraf van in kennis wordt gesteld en als deze opdracht tot een voorlopige oplevering geleid heeft Sint-Niklaas Pagina 11 van 15

12 Teven blijft alle informatie, verstrekt door de stad Sint-Niklaas aan de inschrijver in het kader van de opdracht of later ingevoerd in door de inschrijver aangeleverde softwaretoepassingen en databases, volledig intellectueel eigendom van de stad. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid. 18. Geschillen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Dendermonde. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband Sint-Niklaas Pagina 12 van 15

13 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Voorwerp van de opdracht De stad Sint-Niklaas zoekt een oplossing om gratis publieke WiFi, zonder beperkingen, aan te bieden op de belangrijke open ruimtes: de Grote Markt, Houtbriel, Sint-Nicolaasplein, Stationsstraat, Stationsplein, waarbij het aanbod conform is aan de actueel geldende wetgeving. Voor de locaties wordt de exacte inplanting van de antennes in overleg met het stadsbestuur ingepland, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van bestaande infrastructuur (palen, gebouwen, bestaande elektriciteitsvoorzieningen, ). Indien nodig zorgt het stadsbestuur voor de toelating om antennes op gevels te plaatsen. 1. Algemeen De dienstverlener(s) voorziet(n) in de levering, plaatsing en all-in installatie van de publieke WiFi antennes, stadsportaal, internet access. Het systeem moet eenvoudig uitbreidbaar zijn in de toekomst. Mogelijke toekomstige plaatsen zijn: Regentieplein, Hendrik Heymanplein, Faciliteiten Het spreekt voor zich dat de oplossing een meerwaarde moet bieden. Zo denken we aan rapporten betreffende trafiek van de mensen doorheen de straten. Deze kunnen een nuttig instrument zijn voor het centrummanagement. 2. Hardware Het systeem maakt gebruik van de laatste generatie WiFi antennes, geschikt voor grote volumes aan simultane gebruikers waarbij snel en stabiel outdoor en indoor internet kan worden aangeboden. De dienstverlener kan gebruik maken van de bestaande infrastructuur om de kosten te drukken. Met bestaande infrastructuur bedoelen we, palen van de camera s, bestaande elektriciteitsaansluitingen, De hardware en configuratie van het systeem maakt het mogelijk om zonder bijkomende kosten tijdelijk de capaciteit op te drijven op bepaalde locaties in het kader van evenementen die op het openbaar domein doorgaan. Hoe deze schaalbaarheid wordt gerealiseerd wordt door de aanbieder in zijn offerte duidelijk omschreven. Voorbeeld van dergelijke evenementen: de vredefeesten, 3. Stadsportaal De dienstverlener zorgt dat de inwoners en bezoekers van Sint-Niklaas dankzij deze dienst gratis verbinding kunnen maken met internet. De gebruikers zullen eerst naar een stadsportaal worden geleid en vandaar toegang krijgen tot internet na het doorlopen van een registratieproces. Het systeem maakt ook gebruik van registratie conform de geldende 9100 Sint-Niklaas Pagina 13 van 15

14 wetgeving. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn om bij evenementen een kleinere groep onbeperkt daarvan gebruik te laten maken: medewerkers bij evenementen, artiesten, hulpdiensten, pers, en dergelijke. Deze mogen niet gehinderd worden door capaciteitsverliezen indien duizenden bezoekers ook op het netwerk zitten. Het registratieproces moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Het registratieproces wordt omstandig beschreven in de offerte. In de offerte moet expliciet worden opgegeven welke gegevens aan de gebruiker worden opgevraagd. Het registratieproces gebeurt verplicht via een generiek systeem (bijv. MyDigipass.com, etc). dat op termijn gebruikt kan worden door de andere web-applicaties van de stad. Indien de stad later voorziet in een e-profiel voor de inwoners van Sint-Niklaas is dit systeem in staat om hiermee te koppelen (aanmeldprocedure). Na registratie heeft de bezoeker/gebruiker gegarandeerd gratis toegang tot het internet. De stadsportaal moet opgemaakt worden in de huisstijl (kleuren, lettertype, vormgeving) van de stad aangevuld met het stadslogo. Bij de offerte wordt een voorontwerp van een landingspage toegevoegd. De inhoud van de stadsportaal is deel statisch en deel dynamisch (links naar evenementen, aankondigingen,.). Deze gegevens kunnen gebaseerd worden op open data en nieuwsstromen (RSS-feeds) en worden door de stad zelf beheerd. De portaal wordt gehost bij de dienstverlener. Het gebruik van vouchers om gratis WiFi aan te bieden is niet toegelaten. De stad wenst een autonoom systeem zonder tussenkomst van personeel. De stadsportaal bevat geen commerciële boodschappen die de gebruiker kunnen beïnvloeden in zijn/haar koopgedrag. Een verwijzing naar de aanbieder is wel toegestaan. 4. Joint marketing De WiFi antennes mogen zichtbaar opgesteld worden met daarop het stadslogo. Gezamenlijke city marketing met de aanbieder is wenselijk en bespreekbaar (bordjes met smart WiFi zones, evenementen,...). De stad heeft een huisstijl met vaste afspraken voor borden, flyers, affiches, die moet gevolgd worden. Bij zijn offerte voegt de aanbieder een eerste voorstel met mogelijkheden voor gezamenlijke city marketing. Algemene gegevens van aantal gebruikers gebaseerd op de gegevens die bij registratie worden bekomen zijn per kwartaal beschikbaar binnen de wet van de privacy. De gebruikersgegevens die door de aanbieder worden bekomen, kunnen enkel door het stadsbestuur worden gebruikt in het kader van globale gebruikersonderzoeken. In geen enkel geval mogen deze gegevens door de aanbieder verstrekt worden aan derden, rechtstreeks of onrechtstreeks. De gegevens zijn eigendom van de Stad Sint-Niklaas. 5. Garantie en herstellingen De inschrijver levert als onderdeel van deze raamovereenkomst een integrale service overeenkomst waarin de beheer- en herstelgaranties zijn opgenomen. In de huurprijs is een onderhoudscontract inbegrepen Sint-Niklaas Pagina 14 van 15

15 6. Publieke wifi locaties De stad Sint-Niklaas wenst in aanvang publieke WiFi in het kernwinkelgebied van het stadscentrum. (zie ook grondplan als bijlage) # Vermoedelijk aantal antennes nodig (exact aantal te bepalen Locatie door de aanbieder) Grote Markt 13 Sint-Nikolaasplein 2 Houtbriel 2 Stationsstraat 11 Stationsplein 6 Het aantal bezoekers op normale dagen en tijdens evenementen of tijdens de eindejaarsperiode is op aanvraag te verkrijgen. De aanbieder moet ook rekening houden met piekmomenten veroorzaakt door de ruime groep studenten en leerlingen in de stad. C. BIJLAGE - Eén offerteformulier met bijhorende meetstaat - grondplan met voorgestelde locaties - reglement werken met derden 9100 Sint-Niklaas, 23 oktober Sint-Niklaas Pagina 15 van 15