Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 1/25 van het bijzonder bestek INHOUDSTAFEL.

Transcriptie

1 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 1/25 van het bijzonder bestek INHOUDSTAFEL. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS... 2 A. ALGEMENE BEPALINGEN Voorwerp en aard van de opdracht Duur van de overeenkomst Aanbestedende overheid Bijkomende informatie Informatiesessie Indienen en openen van de offertes Leidende dienst - leidend ambtenaar Beschrijving van de te presteren diensten Documenten van toepassing op de opdracht Wetgeving Documenten van de opdracht Belangenconflicten Offertes In de offerte te vermelden gegevens Geldigheidsduur van de offerte Prijzen Prijzen Prijsherziening Aansprakelijkheid van de dienstverlener De selectie - Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria De selectie Toegangsrecht Kwalitatieve selectie Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Lijst van de gunningscriteria Eindcijfer Borgtocht Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen Uitvoeringsvoorwaarde Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd Keuring en oplevering van de uitgevoerde diensten Facturering en betaling van de diensten Aanbestedingsberichten en rechtzettingen Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Geschillen B. BESCHRIJVING EN TECHNISCHE SPECIFICATIES VAN DE OPDRACHT C. BIJLAGEN OFFERTEFORMULIER... 23

2 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 2/25 van het bijzonder bestek FOD Kanselarij van de Eerste Minister Algemene directie Externe Communicatie Wetstraat Brussel Contact: Caroline Joris Tel.: 02/ BIJZONDER BESTEK nr. 2016/015 OFFERTEAANVRAAG VOOR DE COÖRDINATIE EN HET LOGISTIEKE EN TECHNISCHE BEHEER VAN DE COMMUNICATIEACTIES DIE GEVOERD WORDEN IN HET KADER VAN HET PROJECT "FEDERAL TRUCK", ONDER LEIDING VAN DE ALGEMENE DIRECTIE EXTERNE COMMUNICATIE VAN DE FOD KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER VOOR EEN PERIODE VAN 1 JAAR, 2 JAAR HERNIEUWBAAR (ZONDER VERLENGINGSPLICHT VOOR DE OPDRACHTGEVER) In het kader van het ter beschikking stellen voor de federale instellingen van een ingerichte vrachtwagen voor roadshows, onder leiding van de algemene directie Externe Communicatie van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (hier handelend als aanbestedende overheid), mededinging - via open offerteaanvraag - met het oog op de gunning van een dienstenopdracht voor de coördinatie en het logistieke en technische beheer van de communicatieacties die in de "Federal Truck" gevoerd worden, voor een periode van één jaar (jaar 1), twee jaar hernieuwbaar (jaar 2 - jaar 3), zonder verlengingsplicht voor de opdrachtgever 1. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat er in onderhavig bijzonder bestek werd afgeweken van artikel 19 van het KB van 14 januari A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. Sedert één jaar stelt de FOD Kanselarij van de Eerste Minister een ingerichte vrachtwagen ter beschikking van de federale instellingen: de "Federal Truck". Het doel van dit project is het ondersteunen van de bewustmakingsacties die de federale instellingen op het terrein voeren. De Federal Truck kan worden aangepast aan elke campagne. Binnenin vindt men: een interactief spel met bewegingsherkenning (Kinect) een fotoautomaat/babbelbox om foto's en/of video's te maken en ze vervolgens te delen op de sociale media digitale tablets waarvan de inhoud kan worden aangepast aan de inhoud van elke campagne Het project was een groot succes bij scholen en gemeenten. De FOD Kanselarij van de Eerste Minister heeft dan ook beslist het te verlengen. In het kader van dat project is de FOD Kanselarij van de Eerste Minister op zoek naar een coördinator, logistiek en technisch beheerder, belast met de coördinatie van de communicatieacties van de verschillende federale instellingen die in de vrachtwagen gevoerd worden en dit voor een periode van één jaar (jaar 1), twee jaar hernieuwbaar (jaar 2 - jaar 3), zonder verlengingsplicht voor de opdrachtgever. Een gedetailleerde beschrijving van de prestaties vindt u in deel "B. Technische voorschriften" van het bijzonder bestek. 1 De verlenging van het project hangt af van het budget dat voor de jaren 2 en 3 aan dit project wordt toegekend.

3 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 3/25 van het bijzonder bestek Hiervoor wordt de procedure van de open offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht volgens globale prijs. (koninklijk besluit van 15 juli 2011, art. 2, 4 ) Het afsluiten van de opdracht gebeurt door de kennisgeving aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte. De toewijzing van de opdracht gebeurt door de verzending van een bestelbon. 2. Duur van de overeenkomst. De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar. Overeenkomstig artikel 37, 2 van de wet van 15 juni 2006 kan de opdracht twee maal verlengd worden voor één jaar. Als de opdracht niet verlengd wordt, kan de opdrachtnemer geen schadevergoeding eisen uit hoofde van deze beslissing. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bijzonder bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt De verlenging van het contract wordt minstens drie maanden voor de vervaldag bekendgemaakt. 3. Aanbestedende overheid Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door mevrouw Françoise Audag- Dechamps, voorzitter van het Directiecomité a.i. van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister, Wetstraat 16 te 1000 Brussel. Bijkomende informatie over de procedure en de inhoud van de opdracht kan bekomen worden bij Caroline Joris (F) , caroline.joris@premier.fed.be. 4. Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist om een informatiesessie te organiseren voor de potentiële inschrijvers. Ze zullen vragen kunnen stellen en de sessie kunnen bijwonen. De informatiesessie vindt plaats tussen de datum van publicatie van de aankondiging van opdracht en de laatste dag voor het indienen van de offertes. Ze is gepland op woensdag 22 juni 2016 om uur op het volgende adres: FOD Kanselarij van de Eerste Minister, ingang via Hertogsstraat 4, 1000 Brussel, zaal "Comex" Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit van de onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledige adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Informatie kan worden gevraagd zoals beschreven onder punt 3. hierboven. De informatie die relevant is voor alle inschrijvers wordt hen gelijktijdig overgemaakt. Naar aanleiding van deze informatiesessie zal ook een samenvatting van het voorwerp van de opdracht worden voorgesteld. De aanbestedende overheid zal een verslag van de informatiesessie op het platform e-procurement plaatsen. De informatiesessie is niet verplicht.

4 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 4/25 van het bijzonder bestek Indienen en openen van de offertes 5.1. Indieningsrecht en -wijze voor de offertes Onder voorbehoud van eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte per opdracht indienen. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. Met toepassing van artikel 52, 2 van het KB van 15 juli 2011 aanvaart de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor de indiening van de offertes. Bijgevolg kunnen de offertes als volgt worden ingediend: elektronisch via de toepassing e-tendering (zie hieronder voor meer informatie), per brief gestuurd, ter attentie van mevrouw Caroline Joris, FOD Kanselarij van de Eerste Minister, algemene directie Externe Communicatie, Wetstraat 16, 1000 Brussel (zie hieronder voor meer informatie), persoonlijk afgegeven (van uur tot uur en van uur tot uur), verplicht tegen ontvangstbewijs, ter attentie van mevrouw Caroline Joris, in de Hertogsstraat 4 te 1000 Brussel (zie hieronder voor meer informatie) Elektronisch ingediende offertes Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, 1, 1 van het KB van 15 juli 2011). De offertes die langs elektronische weg worden ingediend, kunnen opgestuurd worden via de website e- tendering die de naleving van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 verzekert. Aangezien het versturen van een offerte per niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, is het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de in de opdrachtdocumenten gevraagde attesten gescand in pdf-formaat en bij de offerte gevoegd. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op de volgende website: of via de e-procurementhelpdesk op het nummer: +32 (0) Niet-elektronisch ingediende offertes De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. Op die omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bestek: 2016/015 - de datum en het uur van de opening van de offertes.

5 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 5/25 van het bijzonder bestek Deze omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen: - het woord "offerte" in de linkerbovenhoek; - het nummer van het bestek: 2016/015 - het adres van de ontvanger zoals hieronder aangegeven. De offertes worden via de post overgemaakt of persoonlijk afgegeven bij de: FOD Kanselarij van de Eerste Minister - algemene directie Externe Communicatie Ter attentie van Caroline Joris Wetstraat Brussel. Ze worden in 1 origineel exemplaar ingediend en moeten zijn opgesteld volgens het offerteformulier dat is bijgevoegd bij onderhavig bestek Wijzigen of intrekken van een ingediende offerte Wanneer een inschrijver een reeds verzonden of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, dient dit te gebeuren overeenkomstig de bepalingen van artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde naar behoren is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten duidelijk vermeld worden. De intrekking is onvoorwaardelijk. De intrekking kan ook per fax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1 de intrekking de voorzitter van de zitting tot opening van de offertes bereikt vooraleer hij de zitting opent, 2 en bevestigd wordt via aangetekend schrijven afgegeven bij de post ten laatste op de dag vóór de openingszitting. Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte Opening van de offertes De aanbestedende overheid moet in het bezit zijn van de offertes uiterlijk op maandag 8 augustus 2016 vóór uur. De openingszitting van de offertes vindt plaats op de Kanselarij van de Eerste Minister om uur. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Een laattijdig ingediende offerte wordt echter aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte via aangetekend schrijven is verstuurd ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting.

6 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 6/25 van het bijzonder bestek 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar is mevrouw Françoise Audag-Dechamps, voorzitter van het directiecomité a.i. van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister, die haar taken mag delegeren, met name de keuringsformaliteiten aan mevrouw Caroline Joris. Het volgende team is belast met de uitvoering van de opdracht: - binnen de FOD Kanselarij van de Eerste Minister: Caroline Joris en Linda Puyneers. 7. Beschrijving van de te presteren diensten. De hier bedoelde opdracht slaat op de coördinatie, het logistieke en technische beheer van de communicatieacties die in de vrachtwagen gevoerd worden. Een gedetailleerde beschrijving van de prestaties vindt u in deel "B. Technische voorschriften" van het bijzonder bestek. Zodra de opdracht gegund is, waakt het agentschap over het klaarmaken van de installatie zodat de roadshow vanaf eind september 2016 van start kan gaan. 8. Documenten van toepassing op de opdracht Wetgeving. - Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. - Koninklijk Besluit van 15 juli koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. - Koninklijk Besluit van 14 januari koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. - Alle wijzigingen aan de voormelde wet en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de bekendmaking van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen Documenten van de opdracht. - De aankondiging van opdracht - Onderhavig bijzonder bestek nr. 2016/015 alsook het bijgevoegde offerteformulier. 9. Belangenconflicten. In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder om de draaideurconstructie ('revolving doors') te vermijden, zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere medewerkers (intern of extern) van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en van de FOD Binnenlandse Zaken, binnen de twee jaar die volgen op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Kanselarij van de Eerste Minister of van de FOD Binnenlandse Zaken, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding

7 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 7/25 van het bijzonder bestek en/of de indiening van zijn offerte of elke andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor bepaalde verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. De voormelde bepaling is echter alleen van toepassing indien er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni In concreto bestaat deze sanctie uit hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. 10. Offertes In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. Door de eenvoudige deelname aan deze overheidsopdrachtsprocedure en meer bepaald door de overhandiging van een offerte verklaart de inschrijver impliciet dat hij niet onder één van de uitsluitingsgevallen valt zoals bedoeld in artikelen 61 tot 66 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Een formulier bestemd voor de opstelling van de offerte wordt bijgevoegd. De inschrijver wordt verzocht dit te gebruiken. Indien hij dit formulier niet gebruikt, draagt hij de volledige aansprakelijkheid voor de perfecte overeenstemming tussen de door hem gebruikte documenten en het formulier. De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid. Alle elementen en stukken die bij de offerte zijn gevoegd worden erin vermeld en opgesomd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: - de globale prijs in letters en in cijfers (excl. btw); - het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. btw); - het bedrag van de btw; - het globaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. btw); - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - zonder te kunnen afwijken van het onderhavige bestek, op een duidelijke en grondige wijze, de lijst van de aangeboden prestaties met de prijs exclusief en inclusief btw; alle verrichtingen in onderaanneming worden als dusdanig aangegeven, met vermelding van de naam van de onderaannemende firma('s). [Opgelet: de informatie en garanties die hier voor de inschrijver worden gevraagd, moeten worden gegeven voor alle eventuele onderaannemers]; - een dossier met de verschillende informatie die in dit bestek gevraagd wordt: een strategisch en creatief voorstel om de burgers in de vrachtwagen binnen te leiden, een beschrijving van de overwogen

8 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 8/25 van het bijzonder bestek procedures en werkinstrumenten, een actieplan in geval van technische problemen en een raming van het aantal werkdagen per maand (uurrooster-tarief/prestatie); - de naam van de personen die het team vormen, met detail van de functies en cv; - een retroplanning met de opgelegde termijnen; - de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop bovenvermelde persoon de offerte heeft ondertekend. - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - alle elementen die in dit bijzonder bestek gevraagd worden Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die ingaat op de dag na de opening van de offertes. 11. Prijzen Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs. Het gaat noodzakelijkerwijs om forfaitaire prijzen: - De dienstverlener wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen, waaronder met name de eventuele lasten van de afstands-/overdrachtsrechten, te hebben opgenomen, met uitzondering van de btw die apart wordt vermeld. De offerte vermeldt echter de prijzen per post (met en zonder btw alsook het toegepaste btw-tarief). De offerte beschrijft uitvoerig de aangeboden prestaties. Overeenkomstig artikel 21, 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid van de in het kader van de controle van de prijzen verstrekte gegevens na te gaan Prijsherziening. Voor onderhavige opdracht kan een prijsherziening slechts worden toegepast voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de medewerkers van de dienstverlener. Deze prijsherziening kan zowel in positieve als in negatieve zin worden toegepast en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. Wanneer een prijsherziening wordt gevraagd, wordt die slechts ontvankelijk verklaard wanneer de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag tot prijsherziening werden gevoegd. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (op elke verjaardag van het sluiten van het contract). Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P = Po x [(s x 0,80) + 0,20 (=F)] S De kleine letters hebben betrekking op de gegevens die geldig waren op de toepassingsdatum van de prijsherziening. De grote letters hebben betrekking op de gegevens die geldig waren 10 dagen vóór de opening van de offertes.

9 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 9/25 van het bijzonder bestek P = herziene prijs; Po = prijs van de offerte; s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen); F: niet-herzienbaar deel, dat de vaste kosten en de voordelen bevat. De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3 % bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). 12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener neemt de volle verantwoordelijkheid op voor de fouten en tekortkomingen in de aangeboden diensten. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid ook tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 13. De selectie - Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria De selectie. De inschrijvers zullen worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes op basis van de gunningscriteria vermeld in punt 13.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn Toegangsrecht Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Uitsluitingscriterium wegens het vaststellen van een inbreuk op het verbod op illegale arbeid. Wordt uitgesloten in elk stadium van de procedure van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Deze bepaling geldt op dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarop de kandidaat of inschrijver een beroep doet, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is voor de selectie van de kandidaat of inschrijver, al naargelang De uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor ten hoogste vijf jaar.

10 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 10/25 van het bijzonder bestek Eerste uitsluitingscriterium..1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met die die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, op het einde van het trimester bedoeld in lid 2, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1 van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2 van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1 voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders..3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die ze dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;

11 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 11/25 van het bijzonder bestek Met het oog op de toepassing van deze paragraaf heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver wiens offerte als beste is geklasseerd, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien ze twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan ze de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, 1, 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten worden van de toegang ertoe, de inschrijver die 1 zich bevindt in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten heeft stopgezet of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen of zich bevindt in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de andere nationale regelgeving voorkomt; 2 aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig heeft en het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale regelgeving. Vierde uitsluitingscriterium. Zal worden uitgesloten van de procedure, de inschrijver die veroordeeld is geweest bij een gerechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver wiens offerte als beste is geklasseerd, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien ze twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan ze de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. Het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. Het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. Het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van bovenvermelde overeenkomsten wordt dus als een zware professionele fout beschouwd in de zin van artikel 61, 2, 4 van het KB van 15 juli Voorafgaande bepalingen zijn van toepassing onverminderd de andere bepalingen in artikel 61 van hogervermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium.

12 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 12/25 van het bijzonder bestek De inschrijver moet on orde zijn met zijn verplichtingen inzake de betaling van belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli Zevende uitsluitingscriterium. Zal worden uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich ernstig schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verschaffen van de vereist inlichtingen met toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verschaft Kwalitatieve selectie Wanneer de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt de inschrijver in zijn offerte steeds voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. Criterium wat betreft de technische bekwaamheid van de inschrijvers. De inschrijver moet beschikken over de volgende referenties van uitgevoerde diensten, die tijdens de voorbije 3 jaar werden uitgevoerd. De inschrijver moet bewijzen dat de voorgestelde coördinator over een grote ervaring beschikt in het beheer van gelijkaardige projecten (coördinatie van projecten met talrijke deelnemers gespreid over verschillende maanden, goed beheer en oplossen van problemen, redactionele, creatieve en technische vaardigheden,...). Er wordt gevraagd drie gelijkaardige functies op te sommen die tijdens de voorbije drie jaar in het Nederlands en in het Frans werden uitgevoerd, met vermelding van bedrag en datum en de openbare of privébestemmelingen. De diensten worden bewezen door attesten die worden afgeleverd of medeondertekend door de bevoegde overheid of, wanneer de klant een privépersoon was, door een attest van de koper of, bij gebrek daaraan, door een eenvoudige verklaring van de dienstverlener Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de gunningscriteria Gunningscriteria. Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Die criteria worden gewogen om een eindklassement te bekomen Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria zijn, in dalende rangorde van belangrijkheid, de volgende:

13 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 13/25 van het bijzonder bestek 1. de kwaliteit van de creatieve strategie en van de beschrijving van de voorgestelde werkprocedures: (20 punten) 2. de kwaliteit van de risicoanalyse: (20 punten) 3. de voorgestelde prijs: (60 punten) Eindcijfer. De cijfers voor de drie gunningscriteria worden samengeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met het hoogste eindcijfer, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: gunningscriterium 1 wordt beoordeeld door de leden van de evaluatiecommissie door vergelijkende beoordeling van de volgende elementen: o de kwaliteit en de originaliteit van de voorgestelde creatieve strategie o de lijst van de taken en het interventieveld van de beheerder gunningscriterium 2 wordt beoordeeld door de leden van de evaluatiecommissie door vergelijkende beoordeling van de volgende elementen: o de aangeboden oplossingen; o De reactiecapaciteit in geval van problemen; gunningscriterium 3: het cijfer van elke offerte wordt bepaald door toepassing van de regel van drie in verhouding tot de minst dure offerte. Laatstgenoemde krijgt het hoogste cijfer toegekend. 14. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5% van het totale bedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental euro. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpost-bank-rekeningnr. BE (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel

14 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 14/25 van het bijzonder bestek of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Depositoen Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, evenals de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter" of "gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht. De vraag van de aanbesteder om over te gaan tot oplevering: 1 bij voorlopige oplevering: geldt als vraag tot vrijstelling van de eerste helft van de borgstelling; 2 bij definitieve oplevering: geldt als vraag tot vrijstelling van de tweede helft van de borgstelling of, indien geen voorlopige oplevering is voorzien, als vraag tot vrijstelling van de volledige borgstelling. 15. Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten. De diensten zullen tijdens de uitvoering ervan nauwlettend worden opgevolgd door afgevaardigden van de aanbestedende overheid. Mevrouw Caroline Joris en mevrouw Linda Puyneers worden belast met die opvolging.

15 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 15/25 van het bijzonder bestek 16. Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen De duur van de basisopdracht dekt een periode van 12 maanden te rekenen vanaf de lanceringsdatum van de roadshow, voorzien vanaf 1 september Een eventuele verlenging van de opdracht kan overwogen worden voor twee bijkomende jaren (de bekendmaking van de verlenging van het contract gebeurt jaar per jaar), wetende dat het nog niet vast staat dat het nodige budget en zelfs de activiteit zelf van jaar tot jaar zullen worden verlengd Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver verbindt zich ertoe, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO na te leven en in het bijzonder: 1. Het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. Het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. Het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Uit hoofde van artikel 44, 1, 1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 zal de niet-naleving van deze verbintenis worden beschouwd als niet-uitvoering van de opdracht volgens de voorschriften in de opdrachtdocumenten, wat zal leiden tot de ingebrekestelling van de opdrachtnemer en uit hoofde van artikel 47, 2, 1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 kan leiden tot de toepassing van de maatregelen van ambtswege, meer bepaald de eenzijdige verbreking van de opdracht Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. De oplevering van de prestaties, zoals bedoeld met name onder punt 15, gebeurt door de aanbestedende overheid. Vanaf de eensluidende ontvangst van de bovenvermelde prestaties zal de opdrachtgever de opdrachtnemer toelaten om de overeenstemmende factuur (in één exemplaar) tot de volgende dienst te richten: FOD Kanselarij van de Eerste Minister Stafdienst B&B Ter attentie van de heer Wim Van de Velde Wetstraat Brussel

16 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 16/25 van het bijzonder bestek De opdrachtgever zorgt zo vlug mogelijk voor het doorgeven van zijn akkoord zowel aan de opdrachtnemer als aan de bovenvermelde dienst. Alleen de diensten die correct uitgevoerd, geleverd en gekeurd worden zullen gefactureerd kunnen worden Keuring en oplevering van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormale dingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een fax of een bericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. De aanbestedende overheid beschikt over een controletermijn van dertig dagen vanaf de datum van het gedeeltelijke of volledige einde van de diensten, die wordt vastgesteld overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten, om over te gaan tot de formaliteiten inzake oplevering en het resultaat ervan aan de dienstverlener mee te delen. Deze termijn begint te lopen voor zover de aanbestedende overheid tegelijk de lijst met gepresteerde diensten of de factuur in bezit heeft. Wanneer de diensten voor of na deze datum afgelopen zijn, brengt de dienstverlener dit per aangetekend schrijven ter kennis van de leidend ambtenaar en vraagt hij om over te gaan tot oplevering. In dat geval begint de keuringstermijn van 30 dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van de vraag van de dienstverlener. De hierboven bedoelde oplevering is definitief. 17. Facturering en betaling van de diensten. De oplevering van de prestaties, zoals bedoeld met name onder punt 15, gebeurt door de aanbestedende overheid. De termijn voor de uitvoering van de opdracht dekt een periode van 12 maanden. Vanaf de eensluidende ontvangst van de bovenvermelde prestaties zal de opdrachtgever de opdrachtnemer toelaten om de overeenstemmende factuur (in één exemplaar) tot de volgende dienst te richten: FOD Kanselarij van de Eerste Minister Stafdienst B&B Ter attentie van de heer Wim Van de Velde Wetstraat Brussel Alleen de diensten die correct uitgevoerd, geleverd en gekeurd worden zullen gefactureerd kunnen worden. De betaling gebeurt binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. De factuur dient te worden opgesteld in euro. 18. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De aankondigingen van opdracht en de rectificaties die in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Officieel Publicatieblad van de Europese Unie worden aangekondigd of gepubliceerd en die betrekking hebben op opdrachten in het algemeen, evenals de aankondigingen van opdracht en de rectificaties die betrekking

17 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 17/25 van het bijzonder bestek hebben op deze opdracht, maken noodzakelijk deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. 19. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. Die informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De dienstverlener verbindt zich ertoe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moeten worden goedgekeurd door de aanbestedende overheid. 20. Geschillen. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding en interesten door derden in dit verband.

18 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 18/25 van het bijzonder bestek B. BESCHRIJVING EN TECHNISCHE SPECIFICATIES VAN DE OPDRACHT CONTEXT In het kader van zijn transversale opdrachten heeft de FOD Kanselarij van de Eerste Minister een federale vrachtwagen ter beschikking gesteld van de federale overheidsdiensten. Die vrachtwagen zag het licht in oktober 2015 en biedt aan de FOD's de mogelijkheid om hun acties te harmoniseren via een gemeenschappelijke communicatiedrager: de Federal Truck. Die 3.0-vrachtwagen doorkruist gans België en stopt op pleinen en in scholen. Animatoren uit de verschillende FOD's lichten de bevolking in over verschillende federale thema's en maken ze ervan bewust. Tijdens het jaar ontving de federale vrachtwagen meer dan personen aan boord en werd er meer dan 326 uren aan bewustmaking gedaan. In verwelkomde de Federal Truck de volgende campagnes: bewustmaking voor orgaandonatie (FOD Volksgezondheid) preventie van musculoskeletale aandoeningen (FOD Werkgelegenheid) Koninklijke Musea voor Schone Kunsten week van het geld (FSMA) inbraakpreventie (FOD Binnenlandse Zaken) bewustmaking voor het klimaat en promotie van de webtool "My 2050" (FOD Leefmilieu) SEVESO-risico's (FOD Binnenlandse Zaken) bescherming van fauna en flora aan de Noordzee (FOD Leefmilieu) aanwerving van vrijwilligers pompiers (FOD Binnenlandse Zaken) De Federal Truck kan worden aangepast aan elke campagne. Binnenin vindt men: een interactief spel met bewegingsherkenning (Kinect) een fotoautomaat/babbelbox om foto's en/of video's te maken en ze vervolgens te delen op de sociale media digitale tablets waarvan de inhoud kan worden aangepast aan de inhoud van elke campagne Interactie en gebruiksvriendelijkheid staan centraal in de truck, wat een modern beeld geeft van de federale overheid. De coördinatie van het project is in handen van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister, die voor elke maand een gedetailleerde planning opmaakt, naargelang van elke campagne. Het project was een groot succes bij scholen en gemeenten. De FOD Kanselarij van de Eerste Minister heeft dan ook beslist het te verlengen.

19 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 19/25 van het bijzonder bestek , de volgende campagnes zijn voorzien: risico-info (FOD Binnenlandse Zaken) cybercriminaliteit (CCB) chronische aandoeningen (FOD Volksgezondheid) Europa chemische risico's (Sevesobedrijven) orgaandonatie (FOD Volksgezondheid) week van het geld (FSMA) Andere campagnes zullen later worden ingepland. De Federal Truck is ook aanwezig op de sociale netwerken ( & DOELSTELLINGEN Doelstellingen van de Federal Truck: de burger bewustmaken van verschillende federale thematieken (FOD Volksgezondheid, FOD Economie, FOD Werkgelegenheid, enz.) door zich op het terrein te begeven (scholen, bedrijven, evenementen, pleinen,...); ontmoetingen met burgers aanmoedigen door uitwisselingen met verschillende betrokkenen voor te stellen; de communicatieacties van de FOD's harmoniseren via een gemeenschappelijke drager; schaalvoordelen bewerkstelligen. Doelstellingen van de logistieke begeleiding: de federale instellingen begeleiden, adviseren en steunen in de keuze van de acties en van de communicatietools; de informatie centraliseren en zo het aantal overtollige tussenpersonen verminderen in geval van problemen. De communicatie tussen de federale instellingen en de partners leveranciers vergemakkelijken; de federale instellingen steunen bij de inrichting van de vrachtwagen. VERWACHTE PRESTATIES Ter beschikking stellen van de diensten van een tweetalige (NL/FR) coördinator, logistiek en technisch beheerder die over een voertuig beschikt. Die persoon moet betrouwbaar zijn en zal de hoofdcontactpersoon zijn tussen de federale instellingen en de partners leveranciers, met name het bedrijf dat de vrachtwagen, het interactief spel en de fotoautomaat/babbelbox verhuurt. De persoon zal een

20 Bijzonder bestek type stand 2016/015 voor open offerteaanvraag/pagina 20/25 van het bijzonder bestek technische basisopleiding volgen bij het bedrijf van de fotoautomaat/babbelbox en bij het bedrijf dat het interactieve spel heeft ontwikkeld. Die persoon moet de federale instellingen ook helpen bij het definiëren van de acties die in de vrachtwagen zullen plaatsvinden. Hij zal ze inlichten over de verschillende mogelijkheden die door de partners leveranciers (fotoautomaat/babbelbox en interactief spel) worden aangeboden. Voor het opstarten van elke nieuwe campagne zal een voorbereidende vergadering worden georganiseerd met alle praktische informatie voor de instellingen, beheerders van de campagne. Ongeveer: 1 ochtend/maand. Hij zal de ontwikkeling van het materiaal opvolgen alsook van het inzamelen en het verspreiden van de informatie tussen alle deelnemers, met name de FOD Kanselarij, de FOD beheerder van de campagne, het creatieve agentschap, de bedrijven die het interactief spel en de fotoautomaat/babbelbox ontwikkelen. Hij zal ook instaan voor het beheer van het campagnemateriaal (totems, brochures,...). Dit omvat het vervoer van het materiaal van de federale instellingen naar de opslagplaats van de vrachtwagen (één keer per maand). Hij zal het gebruik van een platform voorstellen waarop foto's, documenten en ervaringen tussen de leveranciers en de federale instellingen kunnen worden gedeeld. Hij zal een app op Android (voor tablets) ter beschikking stellen verbonden aan de Federal Truck zodat de verschillende federale instellingen hun digitaal communicatiemateriaal van op afstand kunnen laden. Die toepassing moet het ook mogelijk maken burgers aan boord van de vrachtwagen te beletten toegang te hebben tot elke andere functionaliteit (fototoestel, Google, parameters van de tablet, enz.) van de digitale tablets. Hij stelt samen met de FOD Kanselarij de naslagdocumenten op: technische fiches, routekaart, reportingdocument na elke campagne,... Voor het opstarten van elke nieuwe campagne (bij het begin van elke maand) controleert hij of het video-, geluids- en computermateriaal van de vrachtwagen goed werkt. De logistiek beheerder zal de leden van de federale instellingen helpen om hun campagnemateriaal te installeren. Hij is beschikbaar bij technische problemen. Na elke campagne organiseert hij een debriefingvergadering. Om de voorgestelde prestaties te kunnen beoordelen, wordt het volgende verwacht: een strategisch en creatief voorstel om de burgers op de pleinen te lokken, een beschrijving van de overwogen procedures en werkinstrumenten, een actieplan in geval van technisch probleem en een raming van het aantal werkdagen per maand (uurrooster-tarief/prestatie). DUUR Jaar 1: van september 2016 tot augustus 2017; Jaar 2: van september 2017 tot augustus 2018; Jaar 3: Van september 2018 tot augustus De verlenging van het contract van de jaren 2 en 3 zal afhangen van het budget dat aan dit project wordt toegewezen. TALEN De bewustmakingsacties worden zowel in het Nederlands als in het Frans gevoerd. WAT ZIJN DE PRAKTISCHE ASPECTEN VAN HET PROJECT? TIMING