Kostbaar trampolinekarakter van het verzuim biedt gerichte winstkansen

Transcriptie

1 Kostbaar trampolinekarakter van het verzuim biedt gerichte winstkansen Steeds meer ambtenaren werken door bij klein ongerief, aanpak van langdurig verzuim geeft perspectief Renz Davits, A+O fonds Gemeenten Vincent Vrooland, Vrooland Advies Het verzuim binnen de Nederlandse gemeenten kan aanmerkelijk omlaag. Naast de jaarlijkse algemene inventarisatie van de verzuimcijfers door de Personeelsmonitor heeft afgelopen jaar ook het adviesbureau AEF (Andersson Elffersen Felix) een gericht onderzoek uitgevoerd onder gemeenten met een hoog, stijgend of juist dalend verzuim. Dat levert goed nieuws, slecht nieuws en echt nieuws op. Het goede nieuws is de conclusie dat gemeenten die dat willen een verzuim kunnen bereiken dat flink onder het gemiddelde ligt. Mogelijkheden zijn er genoeg en de kennis die inmiddels via het A+O fonds beschikbaar is lijkt ruim voldoende. Het slechte nieuws is dat het verzuim voor het derde jaar op rij met 5,2% ongeveer op hetzelfde niveau is gebleven, ongeveer 25% hoger dan het landelijk gemiddelde verzuim, dat inmiddels is gedaald naar 3,9%. Het echte nieuws is dat het verzuim hardhandig in beweging is: naast opzienbarend goede resultaten zijn er evenveel gemeenten met een forse stijging. Minder belangstelling voor een goede aanpak is begrijpelijk maar wel een gemiste kans. Volgens het onderzoeksbureau is verzuim te lang een hrm-onderwerp gebleven, mede door te geringe belangstelling van de lijn. De aangewezen weg voor verbeterering is daarom het professionaliseren van zowel de staf maar vooral de lijn ten aanzien van de inzetbaarheid, inclusief het verzuim. Uiteraard wordt de komende jaren veel aandacht gevraagd voor vernieuwing en bezuiniging binnen gemeenten. Maar juist dan is aandacht voor inzetbaarheid en professionalisering van medewerkers, staf en lijn een sleutel voor succes. Het algemene beeld: spreiding van zeer laag tot fors aan de hoge kant Dat het verzuim gemiddeld ongeveer weer op dezelfde 5,2% is uitgekomen betekent allerminst dat de meeste gemeenten in de buurt van dat resultaat hebben gescoord. Integendeel, zowel kijkend naar alle gemeenten als naar de diverse grootteklassen is er een grote spreiding. Ongeveer een kwart van de gemeenten zit onder de 4% en één op de zes kwam hoger uit dan 6%. In alle grootteklassen zijn er gemeenten die half zo laag scoren als vergelijkbare gemeenten. 1

2 Dat geldt ook voor de verzuimfrequentie. De gemiddelde frequentie van het verzuim is een maat voor rust in de tent. Dat er een zekere daling zou zijn was te verwachten: vooral door de toename van thuiswerken lijkt het belang van het registreren van de frequentie minder groot geworden. Voor de medewerkers die op het werk moeten verschijnen is het echter een belangrijke (kwaliteits)maat. Zowel bij een plotselinge melding als bij terugkeer moet er veel geregeld worden en moet het werk anders worden verdeeld. De frequentie heeft daarom een rechtstreeks relatie met rust, kwaliteit en planning van de dienstverlening. Bijgaand verzuimvenster geeft de positie weer van alle gemeten 210 gemeenten waarover voldoende gegevens beschikbaar waren. Opvallend is dat er geen logische relatie is tussen een laag verzuim (links onder) en een lage frequentie. Goed beleid zou twee klappen in een kunnen slaan. Bij de gemeenten met meer dan inwoners is er slechts een, de eeuwige kampioen Den Bosch, die een laag verzuim met een lage frequentie combineert. Daarentegen is er wel een duidelijke relatie tussen een hoog verzuim (boven de groene streep en een hoge frequentie (rechts van de groene streep). Twaalf procent van de gemeenten heeft zelfs een verontrustend hoge gemiddelde frequentie van meer van 1,6 keer per jaar. Daar ondervinden medewerkers, leidinggevenden en klandizie last van de frequentie. Volatiliteit: onvoldoende grip en continuïteit in de regie Zoals al in het rapport van het bureau AEF is gesteld lijkt er onvoldoende regie op continuïteit van de verzuimbeheersing. Dit blijkt ook in 2013 het geval. In bijgaande grafiek worden de 160 gemeenten waarvan ook de verzuimcijfers vorig jaar bekend waren met elkaar vergeleken. Er blijken bijna evenveel gemeenten te zijn gedaald als gestegen. In de verticale kolom wordt dit aangegeven in feitelijke percentages verzuim. Het gemiddelde verzuim van 5,2% blijkt dus te bestaan uit een groot aantal successen en een bijna even groot aantal tegenvallers. Het totale volume van successen en tegenvallers valt ongeveer tegen elkaar weg waardoor onterecht een beeld van stabiliteit optreedt. Hetzelfde geldt voor de frequentie. Omdat dit in kleinere getalseenheden wordt gemeten geven we de resultaten voor de daling en stijging van de frequentie weer in een aparte tabel. Wat opvalt in beide grafieken is dat het niet gaat om kleine veranderingen: zowel de successen als de tegenvallers zijn fors te noemen. Interessant is dan de relatie tussen de hoogte van het verzuim in 2012 en Gaf een hoog verzuim aanleiding tot actie? In de bijgaande tabel geven we de resultaten voor de 75 gemeenten met tussen de 2

3 inwoners waarover de gegevens bekend zijn. Voorzichtig gezegd lijkt het dat een voorgaand hoog verzuim aanleiding is voor actie. Maar nog duidelijker is dat de met rood aangegeven stijgingen overal opduiken, zeker als gemeenten in 2012 op of onder de 5% stonden. Het lijkt er op dat de aanpak-projecten steeds maar van korte duur zijn, al is het nut ervan telkens snel duidelijk. Suggesties over het volume en de aard van het verzuim Uitspraken over het actuele verzuim moeten voorzichtig worden gedaan. Er spelen op zijn minst drie verschillende aspecten mee. 1 Personeels- en werkkenmerken. Het is al heel lang bekend dat vooral leeftijd, maar meteen daarna ook functieniveau, man/vrouw en organisatiegrootte een rol spelen. In de Berekenaar Verzuimtargets van het A+O fonds wordt daar rekening mee gehouden. Aan de ene kant is bekend dat gemeenten gemiddeld een wat ouder personeelsbestand hebben en de rechtspositie van de medewerkers wat sterker is dan in het bedrijfsleven. Dat is een gedeeltelijke verklaring van het gemiddeld wat hogere verzuim. Dat levert bijvoorbeeld het forse verschil met het midden- en kleinbedrijf. Aan de andere kant is er een sterk gegroeide tendens dat lagere functies verdwijnen en het aandeel van de hogere functies toeneemt. Dat geeft dan in de regel een redelijk sterk dalend verzuim. 2 Incidentele aspecten. Binnen de gemeenten is er daarnaast een sterke afwisseling van hoge en lage werkdruk, om de simpele reden dat de behoeften van burgers in tijden van crisis anders liggen. Daar staat weer tegenover dat gemeenten wisselend zijn gevorderd in het concept meer met minder mensen. Doorslaggevend voor 2013 lijkt de mate waarin gemeenten hebben gestuurd op vermindering van het aantal medewerkers. Uitstroom heeft altijd een sterke daling tot gevolg. De gemiddelde uitstroom van 5% zou een redelijke daling moeten opleveren. Dat is echter niet gebeurd. Geen van de hier genoemde factoren heeft een overduidelijke invloed gehad. Daarmee resteert dan alsnog de regie als noodzakelijke voorwaarde voor succes. 3 Beleid en regie. Gemiddeld verklaren de personeels- en werkkenmerken een kwart van het verzuimresultaat. De rest is een kwestie van regie en beleid. Gezien de tijdelijke effecten van tijdsgebonden projecten en tijdsgebonden ambities verdient het aanbeveling te kiezen voor een aansluiting van het verzuimbeleid bij het reguliere inzetbeleid, dat wil zeggen dat in de planning en control door het management een stip aan de horizon wordt gesteld waarbij actieplannen/aanpakvisies door afdelingen, diensten en teams periodiek op hun resultaten worden besproken. De analyse van het actuele verzuim Vanouds her wordt het verzuim aangepakt met procedures (de wet Poortwachter) en met een visie op een achterliggend gedragsmodel (niet alleen de beperkingen maar ook de mogelijkheden bespreekbaar maken). Beiden hebben hun werking gehad bij de daling van het verzuim naar rond de vijf procent. Een nog beter resultaat vraagt om een meer eigentijdse professionele aanpak. De aard daarvan wordt duidelijk als het verzuim nader wordt geanalyseerd. Procedures en verzuimgesprekken werken pas als er sprake is van verzuim. Een andere benadering is: wat gebeurt er eigenlijk? Daarvoor is een simpel instroom- en doorstroommodel beter bruikbaar. Hoe groot is de inzet bij het werk, hoe groot is de instroom naar verzuim, hoe groot is de doorstroom? En vooral, vanwege de behoefte aan inzet en dus ook aan inzetbaarheid: hoe krijgt een gemeente daar grip op? In de bijgaande tabellen worden de referentiecijfers en de feitelijke analyse weergegeven. Voor inzicht in de waarde van de tabellen is het nodig om te weten dat verzuim uit vier zeer uiteenlopende onderdelen bestaat. Griepjes leveren verzuim op van niet langer dan een week (K). Een sportblessure of een gebroken arm levert in de regel herstel binnen zes weken op (Middel). Bij lang verzuim, tot een jaar (L) kan gedacht worden aan een depressie of een gecompliceerde fysieke ziekte. Bij verzuim langer dan een jaar (XL) gaat het om chronisch fysiek of mentaal groot ongemak. Het is ook bekend welk volume deze vier grepen aan het verzuim toevoegen. Gemiddeld is dat (bij 6,5%) procent en dan nog 0,5 procent aan extra lang verzuim (zie de referentietabel). Succes 3

4 wordt bereikt door goede grip op alle vier de onderdelen. Kiezen medewerkers bij klein ongemak toch voor hun werk of niet? Slagen medewerker, leidinggevende, en soms bedrijfsarts, er in snel grip te krijgen op ernstiger ongemak? Voor de analyse zijn de gemeenten met een lager verzuim dan vier procent, het gemiddelde en de gemeenten met en hoger verzuim dan zes procent bekeken. De gemiddelde score laat, vergeleken met de referentiecijfers, een grotere instroom van kort verzuim, een te laag middellang verzuim en een sterk verhoogd lang verzuim zien. Het is duidelijk: de noodzaak of behoefte aan kort verzuim is te groot maar vooral de aanpak van het middellange verzuim faalt, waardoor meer verzuimgevallen te lang duren. Referentiecijfers instroom en doorstroom van verzuim Hoogte VZ K M L XL VZ% 6,5 1 1,9 3 0,6 6, ,4 2,1 0,5 5 3,5 0,8 0,9 1,5 0,3 3,5 Aangetroffen Verzuim K M L XL VZ% Referentie bij 5% 1 1,4 2,1 0,5 5 Hoog verzuim type 1 (6,6%) 1,3 1,5 3 0,9 6,7 Hoog verzuim type 2 (6,8%) 0,8 0,9 3,5 1,6 6,8 Succes gemeenten <4 0,8 0,7 1,6 0,3 3,4 Gemiddelde score 1,2 1,1 2,6 0,9 5,8 Maar omdat het gemiddelde de opstelsom is van mee- en tegenvallers zijn die apart bekeken. Bij de succesgemeenten (30 van 150 gemeenten) is de instroom aanmerkelijk minder, is de grip op redelijk ernstig verzuim goed en slagen medewerker en leidinggevende er goed in om gecompliceerde chronische klachten aan te pakken en reïntegratie te bereiken. Bij de 60 gemeenten met een hoger verzuim dan 6% kwam een verrassend effect naar voren. Er is een verwacht verzuimprofiel (type 1) waarbij de instroom te groot is en de grip op wat vervolgt te klein is. Maar dat bleek maar bij de helft van die gemeenten het geval. Er bleek namelijk, heel verrassend een tweede profiel te bestaan bij de andere helft hoog scorende gemeenten: de instroom was opmerkelijk klein en toch scoorde de gemeente zeer hoog. Zwart-wit gezegd: het goede is dat menige medewerker bij klein ongerief voor werk kiest, maar is er eenmaal iets ernstigers aan de hand dan blijkt herstel erg moeilijk en ontbreken goede moed, ambitie, competenties of, in elk geval enige grip. Waar liggen de winst- en aanpak kansen van gemeenten? Op basis van het instroomdoorstroommodel en de Winstkansen gemeenten bijbehorende referentiegetallen kan elke gemeente zijn eigen kansen berekenen. Op basis van een extrapolatie van de 177 gemeenten waarmee kon worden gerekend naar de 400 gemeenten in 2013 kan een schatting worden gemaakt op de winstmogelijkheden en de aanwezigheid van voorbeelden aantal gemeenten winstkansen algemeen % voorbeeld < gemeentenorm % winst wegens Vz% > dan % voorbeeld VZ lager 4% 70 17% winst op daling Kort verzuim (>1,2) 80 20% voorbeeld K-verzuim < 0, % winst op beter middelang verzuim (<1,35) % winst op lager lang verzuim (>2,4) % voorbeeld lager lang verzuim (<2) % winst op lager XL-verzuim (>0,5) % op zowel het verzuim als geheel als op onderdelen ervan. Een fors deel van de gemeenten kunnen winst boeken op de instroom van verzuim, door meer te sturen op preventie. Vrijwel alle gemeenten kunnen eerder grip proberen te krijgen op het middellang verzuim en zo lang verzuim vermijden. Dat kan door de Poortwachterprocedure aan te passen. En iets meer dan de helft van de gemeenten kan 4

5 het extra lang verzuim verminderen. Dat laatste is van zeer groot belang omdat het UWV inmiddels de WIA-uitgang vrijwel heeft gesloten. 1% extra lang verzuim komt daardoor op 3% extra kosten uit. Binnen het kader van een gerichte regie door het management vraagt dat een professionalisering van leidinggevenden gericht op het bespreken van prestatie, inzet en inzetbaarheid binnen een model van een volwassen arbeidsrelatie. En van een extra professionalisering van de HR-adviseurs gericht op vooral het langdurig en zeer langdurig verzuim. Tip: Lees ook het onderzoeksrapport Oppakken en Onderhouden 5