Dreigende kanteling naar een hoog verzuim is de aandacht waard. Vincent Vrooland, Vrooland Advies en Renz Davits, A+O fonds Gemeenten 1 augustus 2016

Transcriptie

1 Dreigende kanteling naar een hoog verzuim is de aandacht waard Vincent Vrooland, Vrooland Advies en Renz Davits, A+O fonds Gemeenten 1 augustus 2016

2 Inhoudsopgave Dreigende kanteling naar een hoog verzuim is de aandacht waard 3 De stijging nader bekeken 4 De kanteling: veel meer stijgers dan dalers 6 Nieuwe GVN-normen 8 Een analyse van de aanpakmogelijkheden 9 Samenvatting van de mogelijkheden 12 Wat het A+O fonds biedt 13 2

3 Dreigende kanteling naar een hoog verzuim is de aandacht waard Het verzuim bij de Nederlandse gemeenten is in 2015 gestegen van 5,1 tot 5,3%. Verrassend is dat niet, want het was vorig jaar al voorspeld. Belangrijk is dat de achterliggende patronen een stuk ongunstiger zijn geworden. Herberekening levert op dat het verzuim in twee jaar tijd met bijna 10% is gestegen. Nog belangrijker: het verzuim is gestegen bij tweederde van de gemeenten. En het aantal gemeenten met een laag verzuim is drastisch gedaald. In dit artikel worden de onderliggende patronen in beeld gebracht. En wordt een aantal nieuwe kerncijfers gepresenteerd waarmee het tij kan worden gekeerd: De stijging nader bekeken Ongunstige trends binnen de cijfers Een vergelijking met andere sectoren Ongunstige veranderingen binnen het verzuim Nieuwe referentiecijfers en stuurmogelijkheden 3

4 De stijging nader bekeken Er is een algemene stijging van 4% in Verdeeld naar grootteklasse zijn er echter grote verschillen te zien. Met name de kleinere en middelgrote gemeenten kenden een veel hogere stijging. Maar nadere analyse laat nog iets zien: net als vorig jaar er is ook een doorgaande verborgen stijging. Het verzuim binnen organisaties wordt zoals bekend bepaald door een combinatie van gericht beleid en onvermijdelijke factoren zoals de kenmerken van het personeelsbestand, met name leeftijd en functieniveau. De veranderingen in het personeelsbestand blijven groot. In 2014 namen gemeenten massaal afscheid van de medewerkers in de laagste functies en ging de groei richting regie-gemeente gepaard met een toename van het percentage hogere functies. Die laatste trend heeft zich, in mindere mate, ook in 2015 nog voortgezet. In tabel 1 is de verandering in personeelsbestand te zien. Het percentage hogere functies blijft toenemen. Omdat het verzuim bij hogere functies gemiddeld lager is mocht daarom in 2015 een daling worden verwacht. Het tegendeel is gebeurd. In tabel 2 is in kaart gebracht wat het verschil is tussen de te verwachte daling op basis van het personeelbestand en het feitelijk verzuim. Te zien is dat vooral in de kleinere en middelgrote gemeenten het verzuim met bijna 10% is gestegen. In feite is de schade nog iets groter. Nemen we het personeelbestand van 2013 mee in de berekeningen dan zou het verzuim bij de gemeenten - bij ongewijzigd beleid - nu 4,8% moeten zijn. De huidige 5,3% ligt daar 10% boven. Tabel 1 Verandering samenstelling personeelsbestand fg 1-3 (LBO) 11% 2% 2% fg 4-6 (MBO) 19% 20% 18% fg 7-9 (HBO) 37% 40% 39% fg > 9 (WO) 33% 37% 40% 4

5 Tabel 2 Nominale en verborgen verandering nominale stijging nominale en verborgen stijging < 10 3,8 4,8 26% 22% <20 4,4 4,8 9% 9% <50 4,8 4,9 2% 4% <100 4,8 5,2 8% 11% ,1 2% 6% G4 5,9 6 2% 2% totaal 5,1 5,3 4% 6% Ook vergeleken met de landelijke cijfers valt het verzuim bij de gemeenten een beetje uit de toon. Al jaren scoort de overheid het hoogst van alle sectoren. Binnen die sector is de 5,3% van de gemeente hoger dan het gemiddelde van 5,1% bij de overheid. De soms gemaakte verwijzing naar de griepgolf is niet van toepassing. Dan zou het verzuim in alle sectoren zijn gegroeid en dat is niet het geval. Ter vergelijking zijn de cijfers van enkele relevante sectoren toegevoegd. Tabel 3 Vergelijking verzuim bij landelijke sectoren 5

6 De kanteling: veel meer stijgers dan dalers In eerdere analyse kwam steeds naar voren dat gemeenten moeite hebben met continuïteit bij het verzuimbeleid. Jaarlijks was er steeds een verdeling te zien in 50% dalers en 50% stijgers. In 2015 is daar een kentering in gekomen. Het percentage stijgers is nu bijna twee keer zo groot als het percentage dalers: 65% tegen 35%. Nieuw en enigszins verontrustend is dat de stijging plaats heeft gevonden over de hele linie. In de onderstaande tabellen zijn twee trends te zien. Al sinds 2012 komt het gemiddelde percentage verzuim tot stand als middeling van 50% stijgers en 50% dalers. De jaarlijkse schommeling tussen de 5,1 en 5,3 procent leek daardoor klein. Maar binnen de sector was er juist veel beweging. De groei van het aantal gemeenten met een stijgend verzuim is daarom geen goed teken: de vraag is of er een nieuwe kanteling plaats vindt. In de richting van een hoger verzuim in de komende jaren. Figuur 1 Voor het eerst sinds jaren meer stijgers dan dalers Dat vermoeden wordt versterkt door de vergelijking van de verzuimcijfers van alle gemeenten in 2014 en De stijging vond plaats over de hele linie. Dat betekent dat er mogelijk een nieuw en hoger basisniveau van verzuim lijkt te ontstaan. Een bijverschijnsel is dat er nu aanmerkelijk minder gemeenten zijn met een laag verzuim dan in vorige jaren. 6

7 Figuur 2 Vergelijking verzuim 2014 en 2015 van laag naar hoog Het aantal gemeenten met een laag verzuim is gedaald van 31% naar 21%. En het aantal gemeenten boven het gemiddelde is nu gestegen naar 46%. Er heeft dus een kanteling plaats gevonden van laag naar hoger. Zo n 64 gemeenten hebben nu een verzuim van meer dan 6%. Dat is nog niet eerder gebeurd. Figuur 3 De kanteling naar een hoog verzuimpercentage bij de gemeenten 7

8 Nieuwe GVN-normen Zoals bekend berekent het A+O fonds Gemeenten jaarlijks een gemeentelijke verzuimnorm. Gekozen is voor de scores van het laagste kwartiel. Dat wil zeggen zeggen dat de norm zowel activerend is als haalbaar. Immers, 25% van de gemeenten scoort lager dan de norm. De massieve stijging heeft ook gevolgen voor de verzuimnormberekenaar. In onderstaande tabel staan de normen zoals die golden voor 2015 en nu voor 2016 (paars). Gemiddeld ligt de norm nu 0,5% hoger. De Vergelijking GVN-normen 2015 en 2016 GV-Norm GVN-normen < inwoners 2,7 3,9 < inwoners 3,4 3,9 < inwoners 3,8 4,3 < inwoners 4,2 4,6 > inwoners (excl. G4) 4,1 4,5 G4 5,5 5,6 Het volledige overzicht van de nieuwe GVN-normen is te vinden in de gemeentemonitor en in de nieuwe Berekenaar Verzuimtargets voor 2016 die op de website van het A+O fonds is gepubliceerd. 1 1 Zie: 8

9 Een analyse van de aanpakmogelijkheden Er zijn verschillende manieren om naar een aanpak te kijken. Het belangrijkst is natuurlijk het algemeen beleid en de aandacht van een gemeente. Daarnaast kan het goed werken als specifieke problemen worden aangepakt, al of niet met behulp van bestaande methoden en afspraken. En een derde weg is ook mogelijk, namelijk door het verzuimbeleid anders te benaderen: vanuit de nieuwe ontwikkelingen binnen de gemeenten wordt mogelijk anders tegen verzuim aangekeken. Het eigen beleid van de gemeenten: zijn de stuurcijfers wel bekend? De analyse betreft alleen de cijfers en niet het beleid. Toch geven de cijfers ook aanleiding nog eens naar het beleid te kijken. Uit de voortdurende afwisseling van stijgen en dalen was al bekend dat het continueren van de verzuimbeheersing een probleem is. Uit de Personeelsmonitor blijkt nog iets meer. Elk jaar ontbreken de gegevens van ongeveer 20% van de gemeenten die een jaar eerder wel meededen aan de monitor. Daartegenover staat dan telkens een ongeveer even grote nieuwe groep die de gegevens invoert. Het is onduidelijk of dit gerelateerd is aan verminderde of juist opnieuw aangewakkerde belangstelling. De cijfers over het afgelopen jaar geven een extra aandachtspunt. Bij meer dan de helft van de gemeenten die de Personeelsmonitor hebben ingevuld zijn onvoldoende gegevens bekend. Dat geeft onvoldoende richtingsgevoel en vermindert daarom de beleidsmogelijkheden. De voordelen van een brede aanpak In de Personeelsmonitor worden de verzuimgegevens per gemeentegrootte gerangschikt. Voor het aanpakken van specifieke problemen is allereerst van belang of daar succes mee valt te behalen. Voor een overzicht van die mogelijkheden is een aantal kerngegevens bijeengebracht in één tabel. De tabel is gerangschikt naar de cijfers van gemeenten met een laag, gemiddeld (groen gekleurd) of hoger verzuim. Tabel 4 De kerncijfers voor het sturen op verzuim vz% zv incl zv ex K M L >1 j F nulvz 2-3% 2,5 2,4 0,9 0,7 0,8 0,1 1, % 3,5 3,2 0,8 0,7 1,7 0,3 1, % 4,5 3,9 0,9 0,8 2,2 0,6 1, % 5,4 4,7 1,0 0,9 2,7 0,7 1,2 39 > 6% 6,6 5,7 1,2 1,0 3,5 0,9 1,3 31 9

10 In de eerste twee kolommen is het verzuim langer en korter dan een jaar weergegeven. Daarna volgt een onderverdeling in kort verzuim (binnen een week beter), middellang (binnen zes weken beter), en het verzuim tot een jaar en langer dan een jaar. De resterende twee kolommen geven respectievelijk de gemiddelde verzuimfrequentie en het percentage nulverzuimers aan. Het overallbeeld geeft een duidelijke conclusie: de gemeenten met een laag verzuim scoren op alle onderdelen beter. Dat geeft draagvlak voor de suggestie dat het in de eerste plaats gaat om algemene aandacht en meer oplossend vermogen op meerdere aspecten bij verzuim. Dat geldt dan niet alleen voor het beleid, maar ook voor de leidinggevenden en de medewerkers zelf. Het percentage nulverzuimers (in een jaar niet verzuimd) groeit tot 50% naarmate het verzuimpercentage lager is. Algemeen beleid loont. Specifieke problemen Voor de analyse van de specifieke problemen is iets nieuws ondernomen. De percentages in de algemene vergelijkingstabel zijn teruggerekend tot het aantal dagen dat er opgaat per verzuimgeval. Ook daarbij is er een rangorde gemaakt van gemeenten met een laag tot en met een hoog verzuim. Dit geeft een duidelijk en zelfs wat meer spectaculair beeld van gebruikelijke stuurcijfers in percentages. VZ% Kort Middel Lang Ex lang 2 3, , , , , norm 2, jaar' Onder de tabel zijn de normen weergegeven van de verdeling in verzuim zoals die in Nederland jaren redelijk constant is gebleven. 10

11 Het kort verzuim is aandacht en aanpak waard Het allereerste dat opvalt is dat het zogenaamde korte verzuim tegenwoordig langer duurt vroeger: toen was het gemiddelde altijd 2,5 dagen. Wellicht hangt het samen met de afgenomen verzuimfrequentie. Die is gedaald van 1,4 enige jaren geleden tot 1,1 keer per jaar o.a. vanwege het nieuwe werken (en kent nu een lichte stijging). Maar ook dan blijven er dingen opvallen. Statistisch is het vrij moeilijk om een gemiddelde te scoren van 5 dagen en meer over een periode van 7 dagen. Statistisch ligt 3,5 dagen immers veel meer voor de hand. De vraag rijst dan of het gebruikelijk verzuimoverleg nog in praktijk wordt gebracht en hoe effectief dat is. In elk geval is dit een specifiek probleem dat de moeite waard is om aan te pakken. Het kort verzuim is immers het meest verstorend voor de continuïteit van het werk. Het probleem van het zeer lange verzuim begint al bij het oplossend vermogen na 6 weken verzuim Heel spectaculair zijn natuurlijk de verschillen in de duur van het verzuim dat langer dan een jaar duurt. Er lijkt een groot verschil in oplossend vermogen tussen gemeenten met een laag en een hoog verzuim. Maar bij nadere analyse blijkt het probleem al eerder te spelen. Stel de verdeling in kort, middellang en lang verzuim even voor als griep, een sportblessure of een ernstige ziekte, dan is duidelijk dat die derde categorie al na zes weken grote verschillen laat zien bij gemeenten. De formele regels van de Wet Verbetering Poortwachter vereisen een analyse na zes weken en een plan van aanpak na acht weken. Maar al bij gemeenten met ongeveer 4,5 procent lijkt dit niet meer echt goed te werken. En bij gemeenten met een hoger verzuim lijkt het gebrek aan oplossend vermogen al vroeg in het geding te zijn: er zijn al grote verschillen tijdens het lange verzuim in het eerste ziektejaar. Het verzuim langer dan één jaar Er blijken wederom grote verschillen tussen gemeenten. Op basis van de cijfers lijkt het of het een groot aantal gemeenten niet lukt verzuim dat langer dan een jaar duurt tot een oplossing te brengen. Een verzuimgeval dat langer dan een jaar duurt is uiterst kostbaar. Het gaat dan om minimaal één bruto-jaarsalaris, waarbij dan nog het aantal verzuimdagen in het tweede jaar ook kosten met zich meebrengt. Naar schatting gaat het om ongeveer 2000 medewerkers per jaar. Gezien de cijfers gaat het dan om meer dan anderhalf jaarsalaris per medewerker per 2 jaar. Dat loopt op tot tegen de 90 miljoen per jaar. Het lijkt de moeite waard de prestaties van de best scorende gemeenten eens nader te bekijken. Bijvoorbeeld door lokale gerichte uitwisseling van visie en aanpak. Het oplossen van het verzuim dat langer duurt dan een jaar vergt meestal samenwerking tussen leidinggevenden, personeelsadviseur en specialisten. Waarom is dat in de ene gemeente zoveel succesvollere dan de andere? De redelijk massale inzet van casemanagers heeft niet echt geholpen. In elk geval leert de statistiek dat de aanpak niet vroeg genoeg kan beginnen. Uit de statistiek zijn enkele basisreferentie-cijfers bekend. Van de medewerkers die drie maanden ziek zijn is de helft dat na een half jaar nog. 11

12 En van hen is bijna 90% dat na een jaar nog steeds. En de rest is in de tabel te zien: reïntegratie bij echt langdurig zieken lukt veel gemeenten niet. Of directer gezegd, het loont de moeite om de verzuimprocedure aan te passen en na drie maanden een extra check te doen op de mogelijkheden tot tijdcontingent reïntegreren en het reintegratieperspectief. Een vertrouwde second-opinion van een bewezen deskundige is dan een goed optie. Verzuimbeleid of aansluiting bij beleid in beweging? De verzuimaanpak 2.0 Bijna de helft van het verzuim heeft te maken met overwegend fysieke problemen. De veroudering speelt een rol. Maar meer dan de helft heeft, zoals uit de monitor 2015 blijkt, te maken met werkdruk en organisatieverandering. Dat vraagt om een gerichte en nieuwe aanpak. We noemen dit de verzuimaanpak 2.0. Naast de probleemgerichte aanpak van verzuim (beperkingen en mogelijkheden afwegen) bestaat er de tijdcontingente aanpak (op afgesproken termijnen starten met behulp van coping-activiteiten). Maar steeds is er ook de boodschap: in vitale teams is het verzuim laag en is het oplossend vermogen groot. Het loont dan de moeite om intern te kijken naar vitale teams. En P-adviseurs en leidinggevenden te leren vitaliteit en verandering van stijl van leidinggeven in te zetten. Binnen een aantal workshops zijn inmiddels de mogelijkheden om verzuim anders aan te pakken - op basis van de methodiek van volwassen arbeidsrelaties en vitale teams - in kaart gebracht en van praktijkmethodieken voorzien. Samenvatting van de mogelijkheden Verbetering van stuurcijfers en beheers-afspraken Preventie en aanpak kort verzuim Versterking van de preventie van zeer langdurig verzuim 12

13 Wat het A+O fonds biedt Workshops verzuimanalyse, stuurcijfers en beleidsvernieuwing Workshops Arbeidsrechtelijke kennis en instrumenten bij verzuim Workshops Aanpak frequent en langdurig verzuim Workshops Naar een laag verzuim in vitale teams. Nieuwe informatie Op de website van het A+O fonds is heel veel documentatie te vinden over de aanpak van verzuim. 2 Daaraan worden enkele nieuwe documenten toegevoegd: Een Excel bestand ten behoeve van goede stuurcijfers Een praktijk-hulpdocument voor leidinggevenden Een document over tijdcontigent reïntegreren versus probleemgericht integreren Een drietal documenten over vitale teams

14 Colofon Opdrachtgever Stichting A+O fonds Gemeenten Postbus GK Den Haag Auteur Vincent Vrooland, Vrooland Advies Uitgave Stichting Arbeidsmarkt- en opleidingsfonds Gemeenten, Den Haag november 2016 Stichting A+O fonds Gemeenten bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid. Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend. 14