Whitepaper. HELP! Zelf doen of uitbesteden? Uw administratie: lust of last?

Transcriptie

1 Whitepaper HELP! Zelf doen of uitbesteden? Uw administratie: lust of last?

2 Techniek, processen en mens Besturen worden steeds professioneler en de vraag om maatwerk groeit. De techniek laat het inmiddels toe om meer processen te insourcen. Er zijn steeds meer gebruiksvriendelijke softwarepakketten met heldere managementinformatie en self service functionaliteiten. De functionaliteiten van de diverse softwarepakketten zorgen ervoor dat mutaties bij de bron worden ingevoerd. Tot voor kort werden mutaties telefonisch of per post doorgegeven en het administratiekantoor verwerkte deze vervolgens in het salarissysteem (CASO!). In de afgelopen jaren is deze wijze van werken drastisch veranderd. In eerste instantie noodgedwongen, aangezien CASO in 2013 door de leverancier werd uitgefaseerd. Een aantal softwareleveranciers hebben deze kans gegrepen en hebben een alternatief HR-systeem in de markt gezet. Een gezonde ontwikkeling die uiteindelijk moet leiden tot een meer efficiënte administratieve verwerking. Een verwerking waarbij niet alleen de salarisadministratie geoptimaliseerd en geautomatiseerd wordt, maar ook de personeelsadministratie. De HR-systemen bieden vooral ook de mogelijkheid om vanuit integraliteitsgedachte meer handen en voeten te geven aan de meer tactische HR processen, zoals verzuim en medewerkersontwikkeling. Steeds meer administratieve verwerking wordt geautomatiseerd en dus vereenvoudigd. Met de invoer van de mutaties die steeds meer bij de klant zelf ligt, is de vraag in hoeverre de administratie zelf gedaan kan worden. De afgelopen jaren zien we een trend waarbij meer schoolbesturen ervoor kiezen om de financiële administratie in eigen beheer uit te voeren. Grotere schoolbesturen overwegen ook in toenemende mate om de personeels- en salarisadministratie op eigen locatie te verwerken. Wat betekent insourcen voor uw organisatie en de medewerkers bij u op het stafbureau? Bent u klaar voor het volledig zelf uitvoeren van uw administratie? Of is het voor uw organisatie juist veel verstandiger om dergelijke administratieve processen uit te besteden? Processen worden meer en meer geautomatiseerd en dit heeft gevolgen voor de rol van de salarisadministrateur. Handmatige verwerking van gegevens wordt immers steeds minder. Verdwijnt de salarisadministrateur? Nee, zeer zeker niet! Zijn of haar rol verandert en wordt een steeds meer adviserende en controlerende rol. Expertise van salarisadministratie en kennis van de wet- en regelgeving in het onderwijs blijft een must binnen elke organisatie. Wel worden er ook andere aanvullende competenties van de salarisadministrateur gevraagd. De vraag is echter of de techniek het belangrijkste element is om de administratie in eigen beheer te gaan uitvoeren. Natuurlijk, techniek is een randvoorwaarde maar in essentie gaat het om uw processen en uw managementinformatiebehoefte. Wat is de gewenste mate van transparantie binnen uw organisatie? Welke handelingen mag een medewerker verrichten? Welke functionaris moet wanneer worden betrokken in het proces? Wat is de gewenste output van uw financiële administratie en op welke wijze moet de salarisadministratie dan worden ingericht? Wat is uw beleid ten aanzien van competentiemanagement? Hoe heeft u uw verzuimbeleid vormgegeven? Zo maar enkele vragen die leidend zijn voor de inrichting van het systeem. Het proces is leidend, de techniek volgend! 2/10

3 Achter alle goed lopende processen zitten betrokken medewerkers Maar nog belangrijker is de mens achter het proces. Uw mensen moeten worden betrokken, want ook uw medewerkers op het stafbureau, gaan een andere rol vervullen. Waar bij uitbesteden geleund wordt op kennis en expertise van en werkzaamheden en controles door het administratiekantoor, bij insourcen ligt het initiatief en de verantwoordelijkheid veel meer bij uw medewerkers. In de praktijk blijkt dat dit vaak wordt onderschat. Welke werkzaamheden moeten wekelijks, maandelijks, jaarlijks worden uitgevoerd en vooral hoe geeft u hier vorm aan? Dit vergt een goede beschrijving van de administratieve organisatie. Daarnaast is het bijhouden van relevante kennis en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom wet- en regelgeving en fiscaliteiten zeer belangrijk. Dit mag niet worden vergeten. In deze whitepaper gaan we verder in op de trend om administratieve dienstverlening in eigen beheer uit te voeren. De keus voor insourcen betreft vaak een beslissing voor langere tijd waarbij kwaliteit en continuïteit geborgd moeten zijn en waarbij het gaat om de juiste inzet van de onderwijsinstelling. 3/10

4 Waarom uw administratie uitbesteden? De meeste schoolbesturen hebben de administratie uitbesteed aan een gespecialiseerd administratiekantoor. De belangrijkste overwegingen om voor uitbesteden te kiezen zijn: Besparing van tijd Wanneer u met een administratiekantoor in zee gaat, hoeft u alleen nog personeelsmutaties bij te houden. Daardoor maakt u tijd en energie vrij voor andere dingen, zoals het geven van onderwijs. U hoeft zich niet te verdiepen in complexe materie Loonadministratie is een specialistisch onderwerp. In plaats van de steeds veranderende regels bij te houden, laat u dit over aan uw administratiekantoor. Financieel voordeel Het levert financieel voordeel op als gevolg van standaardisatie, schaal- en kennisvoordelen. Bij uitbesteden wordt in veel mindere mate over het ontwerp van processen nagedacht. De software is goedkoper doordat gebruik wordt gemaakt van volumecontracten die het administratiekantoor afsluit met softwareleveranciers. Kennis blijft up-to-date Het administratiekantoor gaat overeenkomsten aan met opleidingscentra. Zij verzorgen opleidingen zodat de administrateurs nu en in de toekomst hun vak goed blijven uitvoeren. Kennisontwikkeling is voor een individuele organisatie veel lastiger bij te houden. De onderwijsinstelling blijft zich namelijk richten op haar core-business, namelijk het verzorgen van onderwijs. Continuïteit en kwetsbaarheid Continuïteit en kwetsbaarheid worden gezien als belangrijke onderwerpen in de overweging om te outsourcen. Stel, uw medewerker wordt ziek. Wie neemt de werkzaamheden over? Wat is de status van de lopende werkzaamheden? Door uit te besteden is er altijd een directe back-up beschikbaar en zijn de werkzaamheden geborgd. 4/10

5 Waarom uw administratie in eigen beheer uitvoeren? Ondanks alle voordelen van administratie uitbesteden aan een administratiekantoor, is er toch een trend zichtbaar waarbij veel schoolbesturen overgaan naar administratie in eigen beheer. Verschillende redenen liggen aan deze keuze ten grondslag: Gegevens zijn in eigen beheer Daarmee kan elke aanpassing op elk gewenst moment in de administratie worden verwerkt. Er is geen afhankelijkheid van een externe partij waar de vraag eerst voorgelegd moet worden. Volledige zeggenschap Er is volledige zeggenschap over de administratie en daarmee is maatwerk mogelijk. Eigen keuzes ten aanzien van software en geen afhankelijkheid van inkoop door een andere partij. Korte lijnen De lijnen tussen de administratie en de rest van de organisatie zijn kort. De P&O er schakelt direct met de personeels- en salarisadministrateur en ook de controller heeft directe afstemming met zijn of haar financiële administrateur. Betrokkenheid Er is een grote mate van betrokkenheid doordat iedereen elkaar kent. De medewerker (bijvoorbeeld een groepsleerkracht) belt, met een vraag over het salaris, niet met een externe partij maar met een collega. De schoolleider loopt bij zijn of haar bezoek aan de algemeen directeur direct even langs bij financiën met een vraag over een factuur. Kortom, dergelijke administratieve werkzaamheden dicht bij huis houden, geeft een gevoel van meer controle op het proces en een sterkere interne klantbenadering. Een veelgenoemde reden om de administratie in eigen beheer uit te gaan voeren is ook wel de prijs. Dit voordeel is echter discutabel. Ondanks het feit dat het voordeel van eigen beheer een besparing oplevert van de 21% btw, zijn er veel meer indirecte kosten die administratie in eigen beheer met zich meebrengt. Denk daarbij aan het onderhouden van de kennis en inhuren van experts voor het onderhouden van de software. 5/10

6 Best of both worlds: insourcen kan ook met wat hulp van externe professionals OK, wij gaan de administratie in eigen beheer verwerken, maar met wie richt ik het systeem dan in? Wanneer besloten is om administratieve werkzaamheden toch in eigen beheer uit te voeren, rijst de vraag hoe en met wie geeft u hier invulling aan. Neemt u zelf mensen aan die de werkzaamheden uit voeren of huurt u mensen in? Het inhuren van medewerkers levert voordelen op, die enkele eerder genoemde nadelen van insourcing kunnen beperken: Medewerkers staan niet bij u op de loonlijst. Hierdoor bent u flexibel in hoeveel medewerkers u inhuurt en wanneer. Geen kosten voor tijd waarin geen werkzaamheden worden verricht. De dienstverlener is verantwoordelijk voor de juiste bezetting om kwalitatieve en kwantitatieve doelen te halen. Externe medewerkers opereren binnen jouw organisatie. Zij bevinden zich in het hart van de organisatie en nemen deel aan alle noodzakelijke overleggen. Zij zijn volledig te beschouwen als eigen medewerkers van de organisatie. De externe medewerkers schakelen bij vragen snel met collega s. U, als klant, maakt handig gebruik van opgedane kennis bij andere onderwijsbesturen. Daarnaast beschikt de dienstverlener over standaard trainingen en werkmateriaal en past zij bewezen werkmethodieken en concepten ook bij u toe. U bent minder kwetsbaar. U hoeft zich geen zorgen te maken over continuering van het administratieve proces tijdens vakantieperioden of afwezigheid. Bij inhuur bent u dus minder kwetsbaar. Maar wellicht zijn er al medewerkers in de organisatie die deze werkzaamheden op termijn gaan uitvoeren. Of wordt bewust gekozen voor het aantrekken van nieuwe medewerkers door middel van een vacature. Meerdere scenario s zijn denkbaar. Voorafgaand aan het vormen van organisatie met eigen personeel waarbij alle administratieve processen in eigen beheer worden uitgevoerd, kunt u een periode functionarissen van een dienstverlener inhuren. Zij zorgen er (mede) voor dat processen en functies worden beschreven, dat de organisatie en systemen conform wens worden ingericht, dat operationele werkzaamheden worden uitgevoerd en nieuwe mensen opgeleid worden. Zo komt u uiteindelijk tot een volledig professionele en zelfstandige organisatie. Met een dienstverlener maakt u vervolgens afspraken ten aanzien van back-up tijdens ziekte en vakantie. Zo loopt u geen risico. Het gaat om uw processen Zoals in de inleiding aangegeven, laat de techniek toe dat processen efficiënt en effectief worden ingeregeld. Alleen nog de vacatures invullen en de werkzaamheden worden uitgevoerd. Het klinkt heel eenvoudig en op zich is dat het ook. Alleen administratie in eigen beheer kan niet worden uitgevoerd zonder goed na te denken over hoe je de inrichting vorm geeft. Daarom moeten vooraf alle belangrijke administratieve processen in kaart worden gebracht: Hoe moeten alle werkstromen worden ingericht? Wie doet daarin wat? Welke zaken worden digitaal opgepakt en welke niet? Maar ook op andere vragen is vooraf een antwoord nodig: Wat is de informatiebehoefte? Welke functionaris moet worden betrokken in de verschillende stappen van de deelprocessen? Hoe gaat u om met uitval van personeel? Hoe gaat u om met de salarisverwerking tijdens de vakantieperioden? Welke controleprocessen moeten er zijn en hoe richt je deze in? Daarnaast wordt de kennis en kunde van de medewerkers, die deze administratieve werkzaamheden moeten uitvoeren, vaak onderschat. Onderwijs kent haar eigen specifieke wet- en regelgeving. Aangezien het veelal solistische en specialistische functies zijn, moet worden geborgd dat de kennis op peil blijft en dat gebruikersvragen snel en eenvoudig elders kunnen worden belegd. 6/10

7 Er wordt een andere houding gevraagd van functionarissen die in eerste instantie konden steunen op het administratiekantoor. Nu dienen zij een meer proactieve houding aan te nemen. Er komen meer adviserende en controlerende werkzaamheden op het bordje van de administrateur en dat betekent dat deze medewerkers ondersteuning en instructie nodig hebben. In eigen beheer uitvoeren klinkt aantrekkelijk maar vergeet niet dat (terecht) hoge eisen worden gesteld aan de inrichting van de administratie door het ministerie en accountants. Uw administratie moet volledig, correct en actueel zijn. Dit betekent dat veel aandacht moet worden gegeven aan het ontwerp, beschrijving en inrichting van de administratieve organisatie (AO) en bijhorende interne controles (IC). De AO is een wezenlijk onderdeel van de administratieve afdelingen. Kort samengevat bestaat een goede AO en IC uit: Een beschrijving van de processen. Vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vastlegging risico s en maatregelen. Kwaliteitstoetsing, kwaliteitsverbetering en voortgangsbewaking. Een betrouwbare AO is belangrijk om op de juiste wijze financiële verantwoording af te leggen en daardoor een goedgekeurde accountantsverklaring te verkrijgen. Daarnaast levert een goed functionerende AO/IC het volgende op: Uw medewerkers kennen de verantwoordelijkheden en weten wanneer zij deze moeten uitvoeren. Het levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van uw organisatie. Er is duidelijk inzicht in de bedrijfsprocessen. Financiële administratie versus Personeels- en Salarisadministratie Financiële administratie (FA) leent zich op het eerste oog eerder voor insourcing dan Personeels- en Salarisadministratie (PSA). Toch moet ook in dit kader veel aandacht worden gegeven aan proces- en functiebeschrijvingen. Met name het belang van een goede samenwerking tussen FA en PSA wordt in de praktijk onderschat. De bestuurder of directeur bedrijfsvoering ziet hiervan meestal wel de noodzaak, maar de administrateurs hebben veelal de neiging hun eigen eiland te bedienen. Aangezien meer dan 80% van de totale kosten personeelskosten zijn, mag duidelijk zijn dat de inrichting van de technische koppeling tussen PSA en FA correct moet zijn. Maar ook ten behoeve van actuele en volledige financiële overzichten is structurele afstemming tussen beide afdelingen essentieel. Een maand- of kwartaalafsluiting kan immers alleen plaatsvinden bij goede controles door FA van de door PSA aangeleverde overzichten met bijhorende onderbouwing. Functioneel beheer Welk scenario u ook voor ogen heeft, het functioneel beheer mag niet vergeten worden. Dit vraagt namelijk om expertise van software. Maar nog belangrijker, de functioneel beheerder moet zich als persoon goed in de organisatie bewegen. Het schakelen tussen IT ers, eindgebruikers en managers is dagelijkse kost. Het functioneel beheer is essentieel voor actuele software (bijvoorbeeld updates na CAO-wijzigingen), doorontwikkeling van software in de organisatie en juist gebruik van software door gebruikers. Het insourcen van deze werkzaamheden vraagt om een relatief grote investering. Het inhuren (uitbesteden) is voor een onderwijsinstelling derhalve veelal aantrekkelijker. Ministerie en accountants stellen hoge eisen aan uw administratie 7/10

8 Invoer aan de bron is altijd het uitgangspunt Aanpak Welk scenario (van outsourcing tot insourcing) u ook kiest, bij aanvang moet er een goede volwaardige Manager Self Service (MSS) en Employee Self Serivce (ESS) omgeving staan. Immers, door controles in te bouwen tijdens het proces, zijn correcties achteraf door uw administratieve medewerker, en dus extra capaciteit, niet nodig. Invoer en controles aan de bron is het uitgangspunt! Analyse Ontwerp Inrichting Test Implementatie 1. Analyse Maak een analyse van de huidige situatie. Wat voldoet wel, wat niet? Welke richting wilt u op en wat zijn uw doelen? Beoordeel welke AO hier het beste bij past. In deze fase komt de mate van in- en outsourcing aan bod, wordt het tijdspad bepaald en wordt bepaald of een eigen dan wel centrale software omgeving wenselijk is. Welke managementinformatie is gewenst en wat zijn de gemaakte keuze ten aanzien van beleidsmatige administratieve zaken (bijvoorbeeld de werkkostenregeling)? Maar denk ook na over de wensen en het tijdspad betreffende de tactische HR processen, zoals verzuim, gesprekkencyclus en werving- en selectie. 2. Ontwerp Vervolgens wordt een schets gemaakt van de afdeling Personeels- en Salarisadministratie en Financiële administratie, waarbij verantwoordelijkheden, kwaliteit en kwantiteit in kaart worden gebracht. De MSS en ESS alsmede salarisen financiële processen worden uitgelijnd. De procesbeschrijvingen worden gemaakt. Ten aanzien van deze processen wordt een AO/IC beschrijving gemaakt. Ten aanzien van de gewenste managementinformatie worden rapporten en analyses gemaakt. 3. Inrichting De MSS en ESS functionaliteit wordt ingericht conform het ontwerp. Hierbij worden werkinstructies gemaakt. Eventueel worden nieuwe medewerkers geworven of bestaande medewerkers nader ingewerkt. Technische zaken als aansluitingen met diverse instanties (onder andere Vervangingsfonds, ABP, de Belastingdienst) worden ingericht. 4. Test Essentieel is om de ingerichte MSS en ESS processen te toetsen aan het ontwerp. Als pas na implementatie blijkt dat processen niet lopen zoals bedacht, verkleind dit het draagvlak binnen de organisatie. Wanneer sprake is van een conversie van gegevens, is het schaduwdraaien van de administratie sterk aan te bevelen. 5. Implementatie Na de pilotfase worden de MSS en ESS processen in de organisatie uitgerold. 8/10

9 Conclusie De techniek is één, maar nog veel belangrijker zijn uw processen en uw mensen! Enerzijds moeten de in te richten processen aansluiten bij het huidige organisatiebeleid, anderzijds kan herijking van bestaande processen gewenst zijn. Een reële valkuil bij insourcing is uitgaan van het aantal benodigde functionarissen zoals dit van toepassing was bij de uitbestedende partij. Echter, door de optimale inzet van MSS en ESS processen zijn administratieve werkzaamheden aan de achterkant van het proces veel beperkter. Dit vermindert de inzet van administratieve functionarissen. In het eerste stadium werken met een kleine vaste kern met daaromheen een flexibele schil, is zeer sterk aan te bevelen. Nadat de processen volledig ingericht en geïmplementeerd zijn, wordt bezien in hoeverre de flexibele schil moet worden omgezet naar vaste (eigen) medewerkers. Wat is nu het antwoord op de vraag in- of outsourcen? Dit hangt geheel af van het type organisatie, uw wensen en ambities. Bij beide varianten zijn voor- en nadelen te benoemen. Insourcen geeft echter wel meer en andere verantwoordelijkheden die niet mogen worden onderschat. Een goede inrichting van de AO (processen, werkbeschrijvingen en instructies) is essentieel voor draagvlak bij uw medewerkers en eindgebruikers en uitermate van belang om de kwaliteit van uw administratieve processen te waarborgen. Kennis van en ervaring met onderwijs en salaris wet- en regelgeving is daarnaast onontbeerlijk. Deze expertise moet dus in huis zijn bij insourcen. Het is raadzaam een samenwerking aan te gaan met een dienstverlener die, naast het functioneel beheer, de juiste knowhow heeft om uw functionaris(sen) te ondersteunen en eventueel te vervangen (bijvoorbeeld bij ziekte of tijdens vakantieperioden). Heeft u juist sterk de voorkeur om de focus te houden op de corebusiness (het geven van onderwijs) en wegen de voordelen die insourcing bieden niet op tegen de voordelen van outsourcing? Maak dan afspraken met een administratiekantoor om deze werkzaamheden voor u te verrichten. In dat geval geniet u van schaal- en kennisvoordelen. Uiteraard zijn diverse tussenvarianten ook mogelijk. 9/10

10 Helder Onderwijs is een volledig automatisch digitaal advies- en administratiebureau gespecialiseerd in dienstverlening voor het onderwijs op het gebied van HRM, financieel management, juridische zaken, facilitaire zaken en ICT. Met de klant centraal in alles wat we doen, werken 100 professionals met hart en ziel om het Nederlandse onderwijs excellent te houden en waar nodig te verbeteren. Wij ondersteunen onderwijsinstellingen door de bedrijfsvoering te vereenvoudigen en door het bestuur en de medewerkers op elk moment te voorzien van de kennis en informatie die zij nodig hebben. Hierdoor blijven onderwijsinstellingen in control en kunnen zij zich volledig richten op het leveren van onderwijs. Meer informatie is te vinden op onze website Auteur: Martijn de Haas E-HRM consultant Helder Onderwijs T E m.de.haas@helder-onderwijs.nl