WHITEPAPER. Proces optimalisatie. Kritisch blijven op de geleverde kwaliteit. Voorop in ontwikkeling.

Transcriptie

1 WHITEPAPER Proces optimalisatie Kritisch blijven op de geleverde kwaliteit Voorop in ontwikkeling.

2 Procesoptimalisatie Het optimaliseren van processen. Het verbeteren van werkzaamheden. Kritisch blijven op de geleverde kwaliteit. In een vak als de salarisadministratie zijn dit zaken waar een afdeling of team continu mee bezig zou moeten zijn. Vooral op grote Shared Service Centers waar de salarisadministratie een onderdeel van is, vormt de controle op de output en de samenwerking tussen verschillende disciplines een essentieel onderdeel van het succes van een afdeling. Wordt er niet goed samengewerkt of gecontroleerd, dan heeft dit direct gevolgen. De kwaliteit is onder de maat en de werkzaamheden overlappen elkaar. Toch heeft optimalisatie en een kritische blik niet altijd de juiste prioriteit. Er is simpelweg geen tijd, ruimte en/of geld voor. Of het wordt belegd bij een medewerker die zelf al jaren op de afdeling werkt. In hoeverre kun je dan écht kritisch (en objectief) zijn? En wat voor vergelijkingsmateriaal heb je als je ergens als tientallen jaren werkt? In dit whitepaper behandelen we procesoptimalisatie (en dan bedoelen we ook het verbeteren van werkzaamheden en de kritische blik op de kwaliteit) vanuit de interim rol. Aan de hand van een casus en enkele duidelijke stappen leggen we uit hoe je als externe medewerker op gestructureerde wijze en met beperkte tijd constructieve verbeteringen kunt aanbrengen in een team. Dit doen we aan de hand van een casus. 2 3

3 Inhoudsopgave 06 De Casus 08 Stap 1: Kennismaken 08 Stap 2: Inventariseren 09 Stap 3: Beschrijven Stap 4: Ontwikkelen Stap 5: Verbeteringen nagaan Stap 6: Zichtbaar maken Op zoek naar het belangrijkste nieuws over administratie? Stap 7: Invoeren De uitkomst Onze experts, consultants en columnisten houden je op de hoogte van dé trends & ontwikkelingen binnen jouw branche en vakgebied. Ga nu naar quoratio.nl en bekijk onze whitepapers, artikelen, blogs en columns. 4 5

4 Stappenplan Procesoptimalisatie De casus De opdrachtgever is een grote financiële instelling en heeft een Shared Service Center. Op deze afdeling zijn diverse disciplines binnen HR en salarisadministratie samen gebracht. Zo ook het team Payroll. Dit team is verantwoordelijk voor de controle op de invoer in de salarisadministratie, alsmede op de output die periodiek wordt aangeleverd door een externe salarisverwerker. 1. Kennismaken Maak uitgebreid kennis met alle betrokken medewerkers. 2. Inventariseren Inventariseer alle werkzaamheden en processen. Daarnaast fungeert het team als een vraagbaak voor De opdrachtgever is op zoek naar een externe Consultant die fiscale vraagstukken en is het team het sluitstuk voor het team mee kan nemen in het verbeteren en optimaliseren de financiële administratie. Denk hierbij aan op maat van de werkzaamheden en de samenwerking tussen de gemaakte rapportages en het beantwoorden van vragen van teamleden onderling. controllers uit verschillende businesslines. Per maand worden er ruim salarisspecificaties aangemaakt. Het team Payroll bestaat uit drie teamleden. De inhoud Deze opdracht is uitgevoerd aan de hand van het Stappenplan Procesoptimalisatie. Deze stappen vormen 4. Ontwikkelen Ontwikkel meettools voor efficiency en kwaliteit. 3. Beschrijven Beschrijf alle processen en maak instructies voor de werkzaamheden. Elk teamlid heeft zijn of haar eigen werkzaamheden de basis voor een gestructureerd optimalisatieproces voor binnen het team. Ze werken allemaal al geruime tijd bij de structurele verbeteringen en optimalisatie van processen en opdrachtgever (10+ jaren) en vormen ook al enkele jaren dit werkzaamheden. team. Dit stappenplan bestaat uit 7 stappen, die vervolgens uitgebreid per punt worden behandeld: 5. Verbeteringen nagaan 6. Zichtbaar maken Ga per onderdeel na wat er verbeterd Maak de mogelijke verbeteringen of geoptimaliseerd kan worden. zichtbaar. 7. Invoeren Maak optimalisatie een vast onderdeel van de werkzaamheden. 6 7

5 Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Kennismaken Inventariseren Beschrijven Ontwikkelen Het klinkt bijna als een vanzelfsprekendheid, maar het succes van het project hangt grotendeels af van de medewerking die je krijgt van alle betrokken medewerkers uit het team. Wordt er met argwaan naar jouw aanwezigheid gekeken, dan kun je er rustig van uitgaan dat je niet alle informatie krijgt die je nodig hebt om je opdracht goed te kunnen uitvoeren. Denk hier dus zeker niet te licht over. Maak dus uitgebreid kennis met alle betrokken medewerkers. Een simpele voorstelronde is echt niet voldoende. Ga het gesprek aan, één op één. In de betreffende casus is er met alle medewerkers meerdere individuele gesprekken gevoerd. Niet bij de koffiemachine, maar in een ruimte waar de medewerker in de gelegenheid wordt gesteld om vrijuit te praten. Zorg voor een veilige setting en luister vooral goed. De medewerkers kunnen je voorzien van essentiële informatie. Het belangrijkste doel van deze gesprekken is echter het winnen van vertrouwen. Medewerkers moeten het gevoel krijgen dat ze je kunnen vertrouwen, maar ook dat ze vertrouwen hebben in jouw vakkennis en de werkzaamheden die je komt uitvoeren. Wat wordt er allemaal aan werkzaamheden verricht binnen het team? Hoe zien de huidige processen er uit? Het lijken vragen te zijn die makkelijk beantwoord moet kunnen worden, maar de praktijk wijst uit dat dit lang niet altijd het geval is. Vooral op grotere afdelingen is het niet altijd duidelijk wie wat precies wanneer doet. Niet alle werkzaamheden zijn beschreven en niet iedereen heeft volledig inzicht in de werkzaamheden of processen van de ander. Zodra je alle betrokken medewerkers enigszins goed hebt leren kennen is het dus van groot belang volledig inzicht in alle werkzaamheden en processen te krijgen. Laat alle medewerkers alles opschrijven en neem deze lijsten gezamenlijk door. Je zult zien dat er gaandeweg steeds meer werkzaamheden en processen bij komen, omdat de meeste medewerkers zo geroutineerd bezig zijn dat ze meerdere werkzaamheden als een vanzelfsprekendheid ervaren en dus niet expliciet benoemen. Je zorgt hiermee dus niet alleen voor een overzicht, maar vergroot hiermee ook tegelijkertijd het inzicht van de betreffende medewerker. Tip: Neem voor dit onderdeel uitgebreid de tijd. Dit is immers de basis van je project. Zodra je (vrijwel) zeker weet dat je alle Nu je alle werkzaamheden en processen werkzaamheden en processen in beeld hebt in beeld hebt gebracht, hebt vastgelegd en gebracht, is het tijd voor de volgende stap: uitgebreid hebt beschreven is het tijd voor het uniform beschrijven van processen en het de volgende stap: het ontwikkelen van maken van werkinstructies. In dit geval gaan meettools. we er vanuit dat je een externe medewerker In het team van de opdrachtgever uit de casus vinden bent, dus is deze fase direct een goede test vooral controlewerkzaamheden plaats. Deze worden om te kijken of alles voor jou duidelijk is. Is elke maand uitgevoerd, maar de bevindingen (of scores) alles inderdaad duidelijk voor je? Dan kun je werden niet bijgehouden. Met andere woorden: er is dus er dus ook instructies voor maken. geen enkele onderbouwing aanwezig of het zinvol is dat de betreffende controle wordt uitgevoerd. Ook is er geen Zorg voor een herkenbare structuur die je in alle grip op de tijd die de werkzaamheden in beslag nemen. instructies laat terugkomen. Een goede werkinstructie is een instructie die door een medewerker zonder of met Het is daarom belangrijk om voor de werkzaamheden beperkte voorkennis zelfstandig gebruikt kan worden om meettools te ontwikkelen. Hoeveel tijd kosten de bepaalde werkzaamheden juist uit te voeren. werkzaamheden per maand? Wat zijn de resultaten? Door per onderdeel antwoord te geven op deze vragen en Beschrijf alle elementen dus duidelijk en maak afwisselend de bevindingen vast te leggen, ontstaat er een gedegen gebruik van tekst en beeld. Terwijl je bij werkzaamheden onderbouwing welke je kunt gebruiken om de volgende juist gedetailleerd te werk dient te gaan, is het bij het stap uit te voeren. beschrijven van processen juist beter om de hoofdlijnen te beschrijven. Zolang je maar wel alle kernpunten in de juiste volgorde benoemt. Tip: Laat medewerkers aan de hand van de opgestelde werkinstructies elkaars werkzaamheden eens overnemen. Dit is niet alleen een extra test, maar vergroot tevens het inzicht van de medewerkers in elkaars werkzaamheden. Daarnaast waarborg je direct de continuïteit op een afdeling omdat medewerkers elkaar (deels) kunnen vervangen indien nodig. 8 9

6 Stap 5 Verbeteringen nagaan Stap 6 Zichtbaar maken Wanneer je voldoende data hebt verzameld, kun je kritisch kijken naar alle processen en vooral: de werkzaamheden. Zijn er bepaalde werkzaamheden die in verhouding erg veel tijd in beslag nemen? Kijk naar mogelijkheden binnen de werkinstructie om de doorlooptijd te verkorten. Er is vrijwel altijd ruimte voor verbetering. Zijn er bepaalde werkzaamheden die elke maand worden uitgevoerd maar die niet of nauwelijks iets bijdragen (omdat er controles worden uitgevoerd op onderdelen waar nooit iets fout gaat bijvoorbeeld)? Of zijn er juist bepaalde werkzaamheden die door meerdere medewerkers worden uitgevoerd en elkaar dus (deels) overlappen? Wanneer je inzichtelijk hebt wat aangepast en/of verbeterd kan worden, is het van groot belang dat deze wijzigingen ook direct worden vastgelegd in de werkinstructie (of in het proces). Houd wijzigingen dus consequent bij. Niet alleen verzeker je hiermee dat alle werkzaamheden op de meest recente manier worden uitgevoerd, je creëert tevens een logboek waarin je kunt bijhouden wat er allemaal aangepast is. Maak verbeteringen ook zichtbaar binnen de organisatie. Als je een verbetering hebt doorgevoerd die aanzienlijk tijd scheelt of de kwaliteit een positieve impuls geeft, dan mag je daar best bij stil staan. Er zijn vrijwel altijd werkzaamheden die minder frequent uitgevoerd hoeven te worden. En blijf tijdens deze aanpassingen ook doorgaan met monitoren. Verbeteringen in tijd of kwaliteit zullen namelijk op den duur ook zichtbaar moeten worden in de meettools. Presenteer dergelijke successen in een afdelingsoverleg of stuur een bericht rond binnen de afdeling. Successen mogen gevierd worden. Het nodigt daarnaast uit om nog fanatieker met optimalisatie om te gaan. En je zult merken dat bij de betrokken medewerkers ook meer enthousiasme gaat ontstaan

7 Stap 7 Invoeren De uitkomst De laatste stap is misschien wel de belangrijkste stap. Het is in ieder geval een stap waar je voldoende tijd aan moet schenken. Maak het optimalisatie een vast onderdeel van de werkzaamheden. Maak bijvoorbeeld een procesplaat van alle stappen die je hiervoor hebt uitgevoerd en voeg dit proces toe aan de reeds bestaande processen binnen het team. Maak afspraken met alle betrokken teamleden wie verantwoordelijk wordt voor welk onderdeel en leg deze afspraken ook vast. De opdrachtgever uit de betreffende casus was na afloop van de opdracht zeer tevreden. Door alle stappen consequent uit te voeren zijn in geringe tijd aanzienlijke verbeteringen doorgevoerd binnen het team. Alle teamleden waren hierbij betrokken en hebben de meerwaarde duidelijk ervaren. Vóór deze optimalisatieslag hadden ze amper inzicht in elkaars werkzaamheden en de kwaliteit van alle controles. Na afloop bleek dit volledig te zijn omgedraaid. De medewerkers kunnen elkaar vervangen tijdens afwezigheid, ze doen periodieke kwaliteitsmetingen en zijn actief bezig met het verbeteren van processen en werkzaamheden. Er heerst meer transparantie, minder overlap en er wordt efficiënter samengewerkt. Zorg dat de medewerkers over de juiste tools beschikken om op gestructureerde wijze jouw werkzaamheden te kunnen voortzetten. Laat de medewerkers per periode vooraf tijd inplannen om met deze optimalisatie aan de slag te kunnen gaan. En geef de medewerkers de gelegenheid bijvoorbeeld in een teamoverleg om verbeteringen zichtbaar te maken

8 Ideale mix van advies, detachering en outsourcing Quoratio heeft alle kennis en ervaring in huis om een totaaloplossing te bieden voor administratieve vraagstukken en uitdagingen. Wij bieden de ideale mix van advies, detachering, werving & selectie en outsourcing. Dat doen we door de beste mensen te zoeken, vinden en op te leiden. Onze junior consultants en tot door de wol geverfde experts staan klaar voor het verwerken, beheren, optimaliseren en uitbesteden van administratie. Op locatie of op afstand en met alle softwarepakketten. Wij zijn de partner voor HR & salaris-, zorg- en financiële administratie en begeleiden organisaties in de omslag van mankracht naar denk- en daadkracht. Met meer dan 220 professionals staan wij klaar om organisaties verder te helpen. Net zoals we dat nu al doen voor onder andere de Rabobank, ING, Alfa Accountants, EY, Gemeente Utrecht, Gemeente Amsterdam, Leids Universitair Medisch Centrum, Altrecht GGZ, Vitalis Woonzorggroep en Optimus primair onderwijs. Quoratio, ambitie in administratie 14 15

9 Ambitie in administratie. Quoratio gelooft in continue ontwikkeling als basis voor groei. Dat geldt voor onze mensen, onze klanten en ons vakgebied. Administratie is de ruggengraat van iedere organisatie. Wij zijn er van overtuigd dat organisaties die hun administratie op orde hebben, zich kunnen focussen op verbetering en groei. Bel of mail voor meer informatie.