Opzet onderzoek tarief Rijksvaccinatieprogramma

Transcriptie

1 Opzet onderzoek tarief Rijksvaccinatieprogramma Enschede, 22 november 2010 EJ/10/3026/trvp

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doelstelling en vraagstelling Achtergrondinformatie uitvoering RVP Algemeen Vaccinaties Conceptueel kader: tarief-calculatie-model-rvp Tarief-calculatie-model RVP Doelmatigheid uitvoering RVP Aanpak Fase 1: Vooronderzoek Fase 2: Observatie en tijdmeting op locatie, aanvullende interviews Fase 3: Verzamelen kostengegevens Fase 4: Data-analyse, uitwerken tarieven RVP, doelmatigheidsanalyse Fase 5: Bespreken tariefvoorstellen en doelmatigheidsanalyse, rapportage Begeleidingscommissie Planning en inzet Planning Inzet vanuit het ministerie van VWS en betrokken organisaties Uitvoerende personen HHM Risico s en preventieve maatregelen...21 EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 2 van 21

3 1. Inleiding Alle kinderen in Nederland krijgen van de overheid vaccinaties aangeboden die hen moeten beschermen tegen ernstige en soms dodelijke infectieziekten 1. Deze vaccinaties vallen onder het Rijksvaccinatieprogramma (RVP). Thuiszorginstellingen, GGD en en verloskundig hulpverleners voeren de vaccinaties van het RVP uit. Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid en medisch toezicht van RIVM - Regionale Coördinatie Programma s (RIVM-RCP s). Tarief RVP De kosten van de uitvoering van het RVP worden betaald uit AWBZ-gelden. De RIVM-RCP s ontvangen per toegediende vaccinatie een bedrag. Zij dragen vervolgens zorg voor de doorbetaling hiervan aan de uitvoerende organisaties. De hoogte van dit bedrag is een uniform tarief dat de Nederlandse Zorgautoriteit ieder jaar vaststelt. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) geeft in haar offerteaanvraag aan dat de hoogte van de verschillende componenten waaruit het tarief is opgebouwd niet bekend is. Voor een eventuele overheveling van het RVP vanuit de AWBZ naar de begroting van het ministerie van VWS is het echter wel van belang hier inzicht in te hebben. Daarnaast geeft het ministerie van VWS aan dat er signalen zijn van de uitvoerende organisaties dat het huidige tarief niet kostendekkend is voor de uitvoering van het RVP. Vraag ministerie van VWS Het ministerie van VWS heeft ons gevraagd een voorstel te doen voor een onderzoek naar de tariefstelling van het RVP. Daartoe wil zij de taken/werkzaamheden van de uitvoerende instellingen in kaart gebracht krijgen en de kosten hiervan. De huidige opzet/manieren van werken vormen hierbij de basis. Verder wil het ministerie van VWS van ons aanwijzingen krijgen over een mogelijk doelmatigere uitvoering van het RVP, gegeven de gestelde kwaliteitseisen. Deze onderzoeksopzet is gebaseerd op de offerteaanvraag Onderzoek tarief RVP met kenmerk DBV/Inkoop die wij op 21 oktober 2010 per ontvingen van mevrouw Van Eijnatten. Daarnaast hebben we gebruik gemaakt van de informatie uit de Nota van Inlichtingen die wij op donderdag 28 oktober 2010 van het ministerie van VWS ontvingen, de RVP-Richtlijn 2010 en de Uitvoeringsregels RVP Verder hebben we bij het opstellen van deze onderzoeksopzet contact gehad met onze contactpersonen van de RIVM-RCP s. Tevens hebben we een aantal personen van thuiszorginstellingen en GGD en gesproken. 1 Dit betreft de volgende twaalf infectieziekten: difterie, kinkhoest, tetanus, poliomyelitis, Hib-ziekte, hepatitis B, bof, mazelen, rodehond, meningokokken C-ziekten, pneumokokkenziekten en alleen voor meisjes HPVinfectie/baarmoederhalskanker. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 3 van 21

4 2. Doelstelling en vraagstelling Doelstelling onderzoek Het doel van het onderzoek is: Het in kaart brengen van taken/werkzaamheden door de uitvoerende instellingen in het kader van het RVP. De vaststelling van de huidige kosten van de uitvoering van taken/werkzaamheden door de uitvoerende instellingen in het kader van het RVP. Aanwijzingen verkrijgen voor een mogelijk meer doelmatige uitvoering van het RVP, gegeven de gestelde kwaliteitseisen (Uitvoeringsregels RVP 2010). Onderzoeksvragen Voortkomend uit deze doelstelling hebben wij de volgende onderzoeksvragen gedefinieerd: 1. Welke directe en indirecte activiteiten worden door welke medewerkers van thuiszorginstellingen en van GGD en verricht bij welke vaccinaties in het kader van het RVP? Het gaat hier om alle directe en indirecte activiteiten voor de verschillende vaccinaties, tijdens de JGZ-consulten en tijdens massavaccinaties. 2. Wat is de tijdbesteding van de verschillende directe en indirecte activiteiten? 3. Wat zijn de aan de tijdbesteding toe te kennen kosten van de voornoemde activiteiten zoals de uitvoerende instellingen die verrichten in het kader van het RVP (salaris en overhead)? 4. Wat zijn de materiële kosten (inclusief huisvestingslasten) van de voornoemde activiteiten zoals de uitvoerende instellingen die verrichten in het kader van het RVP? 5. Welke tarieven kunnen op basis van het voorgaande worden vastgesteld? Met daarbij de volgende differentiatie: a. tarief vaccinatie tijdens consult op basis van kostendekking; b. tarief vaccinatie tijdens consult op basis van de huidige gemiddeld gemaakte kosten door GGD en en thuiszorginstellingen; c. tarief vaccinatie tijdens massavaccinatie GGD op basis van kostendekking; d. tarief vaccinatie tijdens massavaccinatie GGD op basis van de huidige gemiddeld gemaakte kosten door GGD en. 6. Wat zijn de mogelijkheden voor een doelmatiger uitvoering van het RVP? EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 4 van 21

5 3. Achtergrondinformatie uitvoering RVP In dit hoofdstuk geven we eerst enige achtergrondinformatie over de uitvoering van het RVP. Dit doen we om in grote lijn het kader van dit onderzoek te schetsen. Verder doen we dit omdat er twee aspecten zijn die gevolgen hebben voor de opzet en uitvoering van dit onderzoek: de uitvoering van massavaccinaties tijdens de onderzoeksperiode en het gebruik van RVP-online (zie de ingekaderde opmerkingen in dit hoofdstuk). 3.1 Algemeen In tabel 1 geven we weer welke uitvoerende instelling welke onderdelen van het RVP uitvoert. Hierbij maken we onderscheid naar vaccinaties regulier en vaccinaties voor de doelgroep mensen met Hepatitis B. Leeftijd Vaccinaties (regulier) Vaccinaties (doelgroep HepB) Uitvoerende instelling 2 maanden DKTP-Hib-1 + Pneu-1 DKTP-Hib-HepB-1 + Pneu-1 3 maanden DKTP-Hib-2 + Pneu-2 DKTP-Hib-HepB-2 + Pneu-2 4 maanden DKTP-Hib-3 + Pneu-3 DKTP-Hib-HepB-3 + Pneu-3 11 maanden DKTP-Hib-4 + Pneu-4 DKTP-Hib-HepB-4 + Pneu-4 14 maanden BMR-1 + MenC BMR-1 + MenC Vaccinatie tijdens consulten op consultatiebureaus; georganiseerd door thuiszorginstellingen of door GGD en 4 jaar DKTP-5 DKTP-5 9 jaar DTP-6 + BMR-2 DTP-6 + BMR jaar (alleen meisjes) HPV-1 + HPV-2 + HPV-3 Tabel 1. Vaccinatieschema RVP, gerelateerd aan uitvoerende instellingen Massavaccinaties georganiseerd door GGD en 3.2 Vaccinaties 0-4-jarigen Er zijn momenteel zo n 50 organisaties die consultatiebureauzorg voor 0-4-jarigen uitvoeren. In ongeveer de helft van de gevallen gebeurt dit door een thuiszorginstelling, in de andere helft van de gevallen voert een GGD de consultatiebureauzorg uit. In ontwikkeling is dat alle GGD en deze zorg voor de 0-4-jarigen in de toekomst volledig gaan uitvoeren. Ongeveer vier tot zes weken na de geboorte van het kind krijgen ouders een set papieren van het RIVM voor alle vaccinaties in de eerste 14 maanden. Voor kinderen van vier jaar vindt vervolgens nog een aparte oproep plaats. Bij het eerste bezoek aan het consultatiebureau vraagt de arts aan de ouders of er bezwaren zijn tegen vaccinatie. Daarnaast beoordeelt de arts of een kind kan worden gevaccineerd. Bij volgende vaccinaties doet een verpleegkundige deze beoordeling. Een kind wordt gedurende de consultatiebureauperiode afwisselend gezien door een arts en een verpleegkundige. De contactmomenten staan vast, het deskundigheidsniveau daarbij niet. De vaccinaties worden door of een arts of een verpleegkundige gegeven, meestal aan het einde van een consult. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 5 van 21

6 9- en 12-jarigen De vaccinaties van 9- en 12-jarigen worden door GGD en uitgevoerd, middels massavaccinaties. Kinderen ontvangen hiervoor thuis een oproep. De organisatie en logistiek van massavaccinaties verschillen. In de ene regio gebeurt het oproepen van kinderen voor een massavaccinatie bijvoorbeeld per postcode, in een andere regio per school. De ene keer gaat het om vaccinaties van een honderdtal kinderen in een dorpshuis. De andere keer gaat het om duizenden kinderen in grote ruimten (van sporthallen tot grote evenementenhallen). Bij een massavaccinatie zijn verschillende medewerkers aanwezig. Dit kunnen zijn: prikkers, assistenten (voor het klaarmaken van de spuiten), coördinatoren, administratieve medewerkers, receptionisten/portiers, EHBO-ers en ten minste één arts. Afhankelijk van de omvang en aard van de vaccinatie varieert de samenstelling van de aanwezige groep medewerkers. Op sommige plaatsen worden de vaccinaties aan elkaar gekoppeld (in de ochtend 12-jarigen, in de middag de 9-jarigen). Op een aantal andere plaatsen vindt de vaccinatie van 9- en 12-jarigen op verschillende dagen plaats. Onze contactpersonen bij de RIVM-RCP s geven aan dat massavaccinaties vooral plaatsvinden in het voorjaar (maart, april en uitloop in mei) en het najaar (september, oktober en uitloop in november). Nota Bene In de offerte aanvraag is aangegeven dat tijdmetingen van vaccinering tijdens massavaccinaties onderdeel dienen te zijn van het kostenonderzoek. Via onze contactpersonen bij de RIVM-RCP s hebben we het volgende (voorlopige) overzicht gekregen over geplande massavaccinaties in december 2010 en januari RCP s Provincies Massavaccinaties RIVM-RCP Noord Groningen/Friesland/Drenthe Nee, waarschijnlijk niet. RIVM-RCP Oost Overijssel/Gelderland Nee, waarschijnlijk niet. RIVM-RCP Midden-West Utrecht/Noord- Holland/Flevoland Ja, een beperkt aantal in de provincie Utrecht. Omvang: 100 tot 150 kinderen. RIVM-RCP Zuid-West Zuid-Holland Nee, waarschijnlijk niet. RIVM-RCP Zuid Zeeland/Noord-Brabant/Limburg Nee, waarschijnlijk niet. Tabel 2. Overzicht massavaccinaties Inhaalschema s Sommige kinderen krijgen niet op de reguliere momenten een vaccinatie in het kader van het RVP. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om instromers, kinderen die vanuit het buitenland in Nederland zijn gaan wonen. Of het gaat om spijtoptanten, kinderen waarvan de ouders in eerste instantie niet mee willen doen aan het RVP en dat op latere leeftijd alsnog wel willen. Voor deze kinderen geldt een inhaalschema, waarbij de vaccinatie wordt gegeven tijdens een individueel contactmoment of tijdens speciaal georganiseerde inhaalsessies. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 6 van 21

7 Registratie vaccinaties De registratie van de vaccinaties gebeurt bij de RIVM-RCP s in Praeventis. Er is een ontwikkeling gaande dat er een koppeling wordt gerealiseerd tussen Praeventis en het Digitaal Dossier JGZ dat de uitvoerende instellingen gebruiken. Dit gebeurt middels het webbased programma RVP-online. De uitvoerende instellingen die RVP-online gebruiken, registreren de vaccinaties niet meer apart op papier of in het DDJGZ. Dit is een efficiënte en doelmatige werkwijze, waarvan het de bedoeling is deze voor de gehele uitvoering van het RVP uit te rollen. Nota Bene In de offerte-aanvraag is aangegeven dat reeds 70% van de uitvoerende instellingen de koppeling met Praeventis middels RVP-online heeft gerealiseerd. Steekproeftrekking moet ook plaatsvinden onder deze gekoppelde instellingen, omdat dit de werkwijze van de toekomst is. Navraag bij betrokkenen van het RIVM heeft ons echter geleerd dat deze koppeling op dit moment bij hooguit 30% van de instellingen is gerealiseerd. Er wordt wel een doorgroei beoogd naar een veel hoger percentage. De koppelingen zijn nu met name in Zuid-Holland (was pilotregio) en voor een klein deel in Noord-Brabant gerealiseerd, vooral bij thuiszorginstellingen. Dit gegeven is van invloed op de mogelijkheden voor de steekproeftrekking. Zie paragraaf 5.1, subkop Selectie uitvoerende instellingen. Diversiteit in uitvoering Professionals van thuiszorginstellingen en GGD en hebben aan ons aangegeven dat de manier waarop het RVP wordt uitgevoerd, (sterk) varieert per uitvoerende instelling. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 7 van 21

8 4. Conceptueel kader: tarief-calculatie-model-rvp De doelstelling van dit onderzoek is het bepalen van tarieven voor de vaccinaties zoals de uitvoerende instellingen (thuiszorginstellingen en GGD en) die verrichten tijdens consulten op de consultatiebureaus en tijdens massavaccinaties en het doen van doelmatigheidsvoorstellen voor de uitvoering van het RVP. 4.1 Tarief-calculatie-model RVP Om tarieven te kunnen bepalen, in het licht van de situatie en de vraagstelling, stellen wij voor eerst af te dalen tot de kleine bouwstenen. Vervolgens zijn deze bouwstenen weer te stapelen tot grotere eenheden, op het gewenste niveau van de vast te stellen kostprijzen. Deze aanpak biedt: de zekerheid van een onderbouwde en voor dit moment juiste tariefsbepaling; de mogelijkheid de tarieven relatief eenvoudig te onderhouden in de toekomst, ook bij het wijzigen van één van de bouwstenen, zoals bij een CAO-wijziging; de mogelijkheid om verschillen tussen organisaties te zien, op basis waarvan kan worden bepaald hoe de uitvoering van de vaccinaties doelmatiger kan plaatsvinden. Wij stellen voor in dit onderzoek te werken met een tarief-calculatie-model-rvp (verder: het TCM-RVP). Het TCM-RVP bouwen we op uit zeven componenten: 1. soort vaccinatie 2. activiteiten per soort vaccinatie 3. uitvoerende(n) per activiteit / per soort vaccinatie 4. tijdbesteding uitvoerende(n) per activiteit / per soort vaccinatie 5. personele kosten van deze uitvoerenden 6. materiële kosten per vaccinatie per soort vaccinatie 7. aantallen van de verschillende soorten vaccinaties (één bij individuele vaccinatie of meer bij groeps- of massavaccinatie) Toelichting TCM-RVP: 1. Soort vaccinatie Het aantal soorten vaccinaties is in tabel 1 weergegeven. Mogelijk kan hierin worden geclusterd, als de uitvoering van verschillende vaccinaties gelijk is. Dit clusteren doen we dan in samenspraak met de velddeskundigen. 2. Activiteiten per soort vaccinatie Per soort vaccinatie inventariseren we welke activiteiten precies worden uitgevoerd door de uitvoerende instellingen. Hierdoor worden ook varianten in de uitvoering zichtbaar. Dit zijn de activiteiten in het kader van de hele procesgang rond de vaccinatie, zoals het ontvangen van de vaccins, registratie, informatie geven, uitvoeren van de feitelijke vaccinatie. 3. Uitvoerende(n) per activiteit per soort vaccinatie We inventariseren wie de uitvoerende(n) is/zijn per activiteit per soort vaccinatie. Dit betreft de functie en het kwalificatieniveau. 4. Tijdbesteding uitvoerende(n) Per activiteit bepalen we per soort vaccinatie wat de tijdbesteding is van de uitvoerende(n). EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 8 van 21

9 5. Personele kosten uitvoerenden We bepalen per type uitvoerende wat de personele kosten zijn. De personele kosten bepalen we per productief uur (direct en indirect gebonden tijd voor het vaccineren). We werken met integrale kosten, dus bruto salariskosten, werkgeverslasten en de volledige overhead (personele en materiële kosten). De toerekenwijze van de overhead bepalen we in overleg met de partijen. 6. Materiële kosten We bepalen per soort vaccinatie de materiële kosten per vaccinatie. De toerekenwijze van de materiële kosten bepalen we in overleg met de partijen. We rekenen met directe en indirecte materiële kosten. Directe materiële kosten zijn bijvoorbeeld verbruiksartikelen per vaccinatie. Indirecte materiële kosten zijn bijvoorbeeld het gebruik van energie en een ruimte. 7. Aantallen vaccinaties Met het TCM-RVP kunnen we de kosten en daarmee de tarieven per soort vaccinatie bepalen. Om desgewenst één integraal tarief voor een vaccinatie te kunnen bepalen, komen we tot een gewogen gemiddelde van de kosten van de verschillende vaccinaties. Hiervoor hebben we de aantallen per soort vaccinatie nodig. 4.2 Doelmatigheid uitvoering RVP Het begrip doelmatigheid betekent zo veel als: met zo weinig mogelijk middelen zo veel mogelijk resultaat behalen. Doelmatigheid is ook te duiden met de begrippen efficiënt en effectief. Tijdens alle fasen van het onderzoek nemen wij de vraag mee of er sprake is van een efficiënte besteding van de middelen die worden ingezet om het gewenste resultaat te bereiken, het vaccineren van kinderen volgens het RVP, conform de hierbij geldende kwaliteitseisen. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 9 van 21

10 5. Aanpak Voor de uitvoering van het onderzoek stellen we de volgende gefaseerde aanpak voor: Fase 1: Vooronderzoek Fase 2: Observatie en tijdmeting op locatie, aanvullende interviews Fase 3: Verzameling kostengegevens Fase 4: Data-analyse, uitwerken voorstel tarieven RVP, doelmatigheidsanalyse Fase 5: Bespreken tariefvoorstellen en rapportage In het vooronderzoek leggen we de basis voor de vervolgstappen in het onderzoek. We inventariseren in korte tijd zoveel mogelijk aspecten van het TCM-RVP. Verder verzamelen we achtergrondinformatie om de gegevens in het TCM-RVP op de juiste manier te kunnen interpreteren en tevens om de doelmatigheidsanalyse te kunnen doen. Het vooronderzoek levert een eerste inzicht op, inclusief tijdschattingen, op basis waarvan we ook keuzen voor de volgende stappen kunnen maken. In fase 2 verrichten we observaties en tijdmetingen op locatie waarmee we het TCM-RVP verder vullen en de benodigde achtergrondinformatie verzamelen. Tevens voeren we aanvullende interviews uit betreffende de massavaccinaties, omdat er beperkte mogelijkheden zijn voor observaties op locatie tijdens de onderzoeksperiode. De voorbereiding van fase 2 doen we tijdens fase 1. In fase 3 verzamelen we kostengegevens over de uitvoering van de vaccinaties. Fase 3 voeren we zoveel mogelijk parallel aan fase 2 uit. Vervolgens voeren we in fase 4 de data-analyse uit, werken we voorstellen voor tarieven uit en voeren we een doelmatigheidsanalyse uit. In fase 5 bespreken we de tariefvoorstellen en de doelmatigheidsanalyse met de opdrachtgever en de begeleidingscommissie die we voorstellen te vormen. We leggen de resultaten van het onderzoek vast in een rapportage. Deze vijf fasen werken we op de volgende pagina s verder uit. Objectiviteit gegevensverzameling Met de aanpak die we in deze offerte voorstellen, verzamelen we voortdurend gegevens vanuit verschillende bronnen en invalshoeken en van meerdere personen en instellingen. Dit geeft de mogelijkheid om middels cross-referentie te bewaken dat we objectieve, juiste gegevens verkrijgen. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 10 van 21

11 5.1 Fase 1: Vooronderzoek In de eerste fase voeren we een vooronderzoek uit, om te komen tot een eerste vulling van het TCM-RVP. Met name ten aanzien van de activiteiten en uitvoerenden per soort vaccinatie en ten aanzien van geschatte tijdbesteding. Waar mogelijk verzamelen we ook reeds een begin van informatie over de kosten per soort vaccinatie. Tevens verzamelen we informatie ten behoeve van de doelmatigheidsanalyse. Het vooronderzoek voeren we uit met de volgende stappen: deskresearch; telefonische interviews; bijeenkomst deskundigenpanel betreffende individuele vaccinaties; bijeenkomst deskundigenpanel betreffende massavaccinaties. De methode van deskundigenpanels zetten we in ter verdieping van de informatie verkregen uit de telefonische interviews. Bij de uitvoering van het RVP is sprake van drie soorten situaties: 1. individuele vaccinaties tijdens consulten op de consultatiebureaus, uitgevoerd door thuiszorginstellingen; 2. individuele vaccinaties tijdens consulten op de consultatiebureaus, uitgevoerd door GGD en; 3. massavaccinaties door GGD en. Selectie uitvoerende instellingen Bij het selecteren van de uitvoerende instellingen voor het vooronderzoek streven we naar een landelijke spreiding met voldoende variatie naar grootstedelijke en landelijke gebieden en eventuele bijkomende kenmerken van de instellingen, vooral de omvang, aantallen en soorten vaccinaties die zij uitvoeren. Aandachtspunt bij de selectie van uitvoerende instellingen tijdens het vooronderzoek is de in het offerteverzoek opgenomen eis dat er sprake moet zijn van organisaties die middels RVP-online een koppeling hebben gerealiseerd tussen Praeventis en het DDJGZ van de eigen organisatie. Strikte hantering van deze eis betekent dat we alleen in Zuid-Holland en in Noord-Brabant terecht kunnen en dan voornamelijk bij thuiszorginstellingen (zie tweede kader paragraaf 3.2 Vaccinaties ). Wij stellen in verband met dit aandachtspunt voor in dit onderzoek de volgende aanpak te hanteren om toch tot een acceptabele oplossing te komen: bij de selectie van instellingen nemen we in ieder geval gekoppelde instellingen op, maar noodzakelijkerwijs ook niet-gekoppelde instellingen; zowel bij de gekoppelde als de niet-gekoppelde instellingen hebben we extra aandacht voor de component registratie in de uitvoering van de werkzaamheden en maken we de verschillen in de uitvoering/tijdbesteding zichtbaar; hierbij gaan we er voorlopig van uit (dit toetsen we tijdens het onderzoek) dat de overige activiteiten niet verschillen door het gegeven van het wel of niet gekoppeld zijn; bij de uitwerking van de resultaten van het onderzoek corrigeren we voor het wel of niet gekoppeld zijn middels RVP-online. Dit houden we bij de invulling van het TCM-RVP zichtbaar. In de tariefopbouw nemen we uiteindelijk voor die aspecten waarbij dit van belang is alleen de gegevens mee van de gekoppelde situaties. De definitieve selectie van betrokkenen stemmen we af met het ministerie van VWS en/of de in te stellen begeleidingscommissie. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 11 van 21

12 Deskresearch Tijdens het vooronderzoek, maar ook later tijdens fase 2 en 3, voeren we deskresearch uit. Dat betekent dat we beschikbare informatie over individuele en massavaccinaties verzamelen en bestuderen. Telefonische interviews Met telefonische interviews verkrijgen we een overzicht van de activiteiten per vaccinatie en de uitvoerenden hiervan. Door het onderzoek te beginnen met telefonische interviews zijn we in staat in een korte doorlooptijd veel informatie te verzamelen bij veel betrokkenen. We stellen voor de volgende 14 telefonische interviews uit te voeren: Telefonische interviews Individuele vaccinaties door thuiszorginstellingen Individuele vaccinaties door GGD en 4 vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van 4 verschillende thuiszorginstellingen 4 vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van 4 verschillende GGD en Massavaccinaties door GGD en Tabel 3. Telefonische interviews 6 vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van 6 verschillende GGD en De vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen voor de telefonische interviews zijn andere personen en bij voorkeur ook van andere uitvoerende instellingen dan de vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen die deelnemen aan de deskundigenpanels. Voor de telefonische interviews werken we een voorgestructureerde vragenlijst uit, met daarin aandacht voor de zeven aspecten van de TCM-RVP en aspecten van doelmatigheid. De vragenlijst leggen we via van te voren aan de betrokkenen vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen voor. Tijdens de interviews gaan we in op soort vaccinatie, activiteiten, uitvoerenden, tijdbesteding, materiaalgebruik, doelmatigheidsaspecten, ruimtegebruik en dergelijke. Ten aanzien van de activiteiten is het van belang om zowel de direct uitvoerende activiteiten in kaart te brengen als de voorwaardenscheppende en faciliterende activiteiten. Dit betreft bijvoorbeeld overleggen, bijscholing, afvalverwerking en evaluaties. We vragen de betrokkenen ten aanzien van de personele en materiële kosten tijdens deze interviews vooral bij wie of op welke manier hier inzicht in bestaat, ten behoeve van de uitvoering van fase 3. We vragen de betrokkenen ook om eventuele documentatie over de uitvoering van de vaccinaties aan ons ter beschikking te stellen. Bijvoorbeeld in de vorm van protocollen of draaiboeken. De telefonische interviews duren naar schatting een uur. De bevindingen uit de interviews dienen als input voor een verslag waarin we het gehele proces rondom vaccinaties in detail weergeven. De resultaten van de telefonische interviews verwerken we in overzichten die we aan de deskundigenpanels voorleggen ter toetsing en verrijking. Deskundigenpanels Om de resultaten van de telefonische interviews te toetsen en te verrijken organiseren we twee deskundigenpanels. Zoals aangegeven één voor de individuele vaccinaties en één voor de massavaccinaties. Deze panels nodigen we ieder voor een dagdeel uit. Ter voorbereiding leggen EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 12 van 21

13 we hen de resultaten van de telefonische interviews voor. We nodigen de betrokkenen vooral ook uit om documentatie vanuit de eigen organisaties mee te nemen. De meerwaarde van deze deskundigenpanels ligt in: door mensen samen te brengen ontstaat interactie en onderlinge stimulans; het draagt bij aan het draagvlak voor acceptatie van de resultaten van het onderzoek; het geeft een waarborging van de objectiviteit van de telefonische interviews. We stellen voor om als volgt voor ieder van de deskundigenpanels zes deelnemers uit te nodigen: Deskundigenpanel Individuele vaccinaties 3 vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van 3 verschillende thuiszorginstellingen 3 vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van 3 verschillende GGD en Massavaccinaties Tabel 4. Betrokkenen deskundigenpanels 6 vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van 6 verschillende GGD en We vragen de instellingen om deelnemers voor de panels die goed op de hoogte zijn van het gehele proces en van alle activiteiten rond de vaccinatie. We denken dat het geen meerwaarde heeft om expliciet te sturen in de samenstelling van de groep naar soorten medewerkers (artsen, verpleegkundigen, coördinatoren), het is meer van belang dat de betrokkene een goed totaalbeeld heeft en de uitvoeringspraktijk tot in detail kent. De vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen van de deskundigenpanels zijn andere personen en bij voorkeur ook van andere uitvoerende instellingen dan de vertegenwoordigers/inhoudsdeskundigen waarmee we de telefonische interviews afnemen. Door deze samenstelling van betrokkenen bij het vooronderzoek realiseren we naar verwachting voldoende spreiding over verschillende varianten van uitvoering van de individuele en de massavaccinaties. Resultaten fase 1 Het resultaat van fase 1 is een eerste invulling van het TCM-RVP en daarbij hebben we achtergrondinformatie beschikbaar met betrekking tot de data en voor de doelmatigheidsanalyse. Vooral de activiteiten per soort vaccinatie en de uitvoerenden van deze activiteiten hebben we dan al goed in beeld. Ten aanzien van de tijdbesteding beschikken we over eerste indicatieve schattingen, die we in fase 2 met observatie en tijdmetingen op locatie verder concretiseren. Ten aanzien van de kosten hebben we eerste basale informatie, die we in fase 3 verder concretiseren. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 13 van 21

14 5.2 Fase 2: Observatie en tijdmeting op locatie, aanvullende interviews In de eerste fase hebben we een overzicht van activiteiten en uitvoerenden verkregen, inclusief eerste tijdschattingen. In de tweede fase van het onderzoek willen we door observaties en tijdmetingen op locatie deze gegevens uit fase 1 nader concretiseren en completeren. Daarnaast verzamelen we aanvullende informatie voor de doelmatigheidsanalyse. Hiervoor voeren we observaties en tijdmetingen uit tijdens individuele vaccinaties en tijdens massavaccinaties. Deze tweede fase geeft voornamelijk antwoord op onderzoeksvraag 2 en we verzamelen informatie voor onderzoeksvraag 6. We verwachten dat bij de tijdbesteding voor individuele vaccinaties sprake zal zijn van het deels gelijktijdig uitvoeren van activiteiten die met het consult te maken hebben en met activiteiten die op de vaccinatie betrekking hebben. Daarom is het van belang ook observaties en tijdmetingen op locatie uit te voeren om hier zorgvuldig inzicht in te krijgen. Bij de tariefbepaling is het in een volgende fase van het onderzoek van belang hier zorgvuldig mee om te gaan, ter voorkoming van dubbele betaling van tijdbesteding. Bijvoorbeeld: een verpleegkundige kan tijdens het vaccineren van het kind uitleg geven over gezonde voeding. Observaties en tijdmetingen individuele vaccinaties We stellen voor bij in totaal tien consultatiebureaus een dagdeel te observeren. Daarbij willen we naar vijf consultatiebureaus uitgevoerd door thuiszorginstellingen en vijf consultatiebureaus uitgevoerd door GGD en gaan. Terugkerend aandachtspunt hierbij is de mate waarin er sprake is van middels RVP-online gekoppelde organisaties (zie paragraaf 5.1, subkop Selectie uitvoerende instellingen. Hierbij stemmen we van te voren af met de betrokkenen om tot een zo groot mogelijk aantal en gevarieerdheid van vaccinaties te komen tijdens die dagdelen. Voor de uitvoering van deze observaties (totaal 10 X 0,5 = 5 dagen) zetten we een adviseur in van bureau HHM die tevens BIG-geregistreerd verpleegkundige is. Voor de uitvoering van de observaties en tijdmetingen werken we een observatie-opzet uit, waarin we de aspecten benoemen die tijdens de observaties moeten worden besproken, bekeken en waarop tijdmetingen plaatsvinden. Een aandachtspunt tijdens de observaties is de privacy van de betreffende cliënten. We moeten in ieder geval toestemming vragen om te mogen observeren. Dit is mede een reden voor ons om hiervoor een adviseur in te zetten die tevens BIG-geregistreerd verpleegkundige is. Observaties en tijdmetingen massavaccinaties De tijdbesteding tijdens massavaccinaties kunnen we gedetailleerd en in algemene zin in beeld brengen voor de tariefbepaling. Wij stellen voor beide te doen. Hiermee krijgen we vanuit twee optieken informatie over de tijdbesteding. De gedetailleerde informatie kunnen we zo ook toetsen aan het kader dat we krijgen vanuit de algemene informatie. De tijdbesteding in algemene zin is te bepalen door te onderzoeken welke uitvoerenden in totaal hoeveel tijd hebben besteed voor een massavaccinatie en dit vervolgens te delen door het aantal vaccinaties dat is gerealiseerd. Waarbij overigens in overleg met de partijen moet worden bepaald hoe om te gaan met een mogelijk verschil tussen beoogde en gerealiseerde vaccinaties (opkomst: moet no-show wel of niet drukken op de kosten van wel gerealiseerde vaccinaties?). Dit is ook een onderwerp om met de in te stellen begeleidingscommissie te bespreken (zie paragraaf 5.6). De gedetailleerde tijdbesteding onderzoeken we door middel van observatie en tijdmetingen tijdens massavaccinaties en door aanvullende gesprekken hierover met coördinatoren van EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 14 van 21

15 massavaccinaties. We stellen voor bij drie massavaccinaties observaties en tijdmetingen te verrichten. Dit doen we gedurende de gehele dag, dan wel de duur van de betreffende massavaccinatie. Aanvullende interviews massavaccinaties In de onderzoeksperiode is het volgens onze informatie vanuit de RIVM-RCP s alleen mogelijk in de provincie Utrecht observaties op locatie van massavaccinaties uit te voeren. Daarmee ontstaat een (te) eenzijdig beeld over de massavaccinaties. Daarom stellen we voor om aanvullend bij 14 andere GGD en een telefonisch interview te houden met een coördinator (of coördinatoren) van massavaccinaties bij die GGD en. Vanuit deze interviews verzamelen we aanvullende data over alle aspecten van het TCM-RVP. Mocht het ministerie van VWS overwegen een langere doorlooptijd te bieden dan nu in het offerteverzoek is aangegeven, dan kunnen we uiteraard meer observaties en tijdmetingen op locatie uitvoeren, met een bredere spreiding over het land. In de opzet zoals we die nu voorstellen, verzamelen we data voor het TCM-RVP van ongeveer de helft van de GGD en in Nederland. Door dit te spreiden over de verschillende regio s en te spreiden naar omvang en eventuele andere kenmerken van de GGD en, realiseren we een representatieve vertegenwoordiging. Bij de observaties en tijdmetingen op locatie en tijdens de interviews met overige GGD en komen we weer het punt tegen van de koppeling middels RVP-online van Praeventis en het DDJGZ. In paragraaf 5.1 hebben we aangegeven hoe we voorstellen hier mee om te gaan. Voor de uitvoering van deze observaties en tijdmetingen op locatie zetten we deels adviseurs en deels inhoudelijk ondersteuners in van bureau HHM. Dit biedt optimale mogelijkheden om de benodigde gegevens over organisatie, tijdbesteding en doelmatigheid van de uitvoering van de vaccinaties te verzamelen. Voor de uitvoering van deze observaties en tijdmetingen (totaal drie dagen) werken we een observatie-opzet uit. Hierin benoemen we de aspecten die tijdens de observaties worden besproken, bekeken en waarop tijdmetingen plaatsvinden. Resultaten fase 2 Het resultaat van fase 2 is dat het TCM-RVP ten aanzien van activiteiten en tijdbesteding volledig is gevuld. Tevens hebben we achtergrondinformatie verzameld om het TCM-RVP te kunnen interpreteren. Verder hebben we informatie verzameld ten behoeve van de doelmatigheidsanalyse. In fase 3 vullen we het TCM-RVP verder aan met de personele en materiële kosten. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 15 van 21

16 5.3 Fase 3: Verzamelen kostengegevens In de derde fase van het onderzoek verzamelen we informatie over personele en materiële kosten. Hiermee beantwoorden we de onderzoeksvragen 3 en 4. Personele kosten In de fasen 1 en 2 hebben we onderzocht welke uitvoerenden, met welke functies, de activiteiten verrichten die worden uitgevoerd in het kader van het RVP. Om uiteindelijk de personele kosten te kunnen bepalen ten behoeve van de vaccinaties hebben we de volgende gegevens ten aanzien van de personele kosten nodig: gemiddelde inschaling van de verschillende medewerkers (bruto loonkosten); aanvullende loonkosten/werkgeverslasten; integrale overheadlasten. We gaan bij het bepalen van de tarieven voor het RVP uit van de personele kosten per productief uur van een medewerker. Een productief uur betreft de direct en indirect aan de vaccinaties verbonden tijd. Over de toerekening van de integrale overheadlasten stemmen we eerst af met de betrokkenen in het veld hoe deze precies worden bepaald. Vervolgens leggen we dit voor aan het ministerie van VWS en aan de begeleidingscommissie. Materiële kosten Ten aanzien van de materiële kosten hebben we in de fasen 1 en 2 onderzocht om welke kostensoorten dit gaat en wat de aard en omvang is van de materialen die worden verbruikt. We werken in dit verband met direct aan de uitvoering van de vaccinaties verbonden materiële kosten en de overige materiële kosten, zoals vervoer, ruimtehuur, energie, eventuele inzet van verkeersregelaars, afvalverwerking, drukwerk, et cetera. Verzamelen kostengegevens De kostengegevens verzamelen we bij een deel van de uitvoerende instellingen waar we in fase 1 en 2 al contacten mee hebben gelegd. We stellen voor de kostengegevens bij de volgende aantallen organisaties te verzamelen: Verzamelen kostengegevens Individuele vaccinaties door thuiszorginstellingen Individuele vaccinaties door GGD en 5 thuiszorginstellingen 5 GGD en Massavaccinaties door GGD en Tabel 5. Telefonische interviews 10 GGD en Met dit volume aan instellingen waarvan we kostengegevens verkrijgen, is er sprake van een voldoende representatieve steekproef. Hierbij realiseren we een spreiding van de instellingen over het land en naar omvang van de organisaties. Ook hierbij keert het aandachtspunt terug van het wel of niet gekoppeld zijn van de instellingen tussen het eigen DDJGZ en Praeventis, middels RVP-online. In paragraaf 5.1 hebben we aangegeven hoe we hiermee in dit onderzoek omgaan. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 16 van 21

17 Voor het verzamelen van de materiële kosten werken we een analyseopzet uit. Hierin nemen we zoveel als mogelijk alle kostenposten op die aan de orde kunnen zijn ten aanzien van de vaccinaties. De uitvoering hiervan gebeurt deels door adviseurs en deels door inhoudelijk ondersteuners van bureau HHM. Resultaten fase 3 Het resultaat van fase 3 is dat het TCM-RVP ten aanzien van de personele en materiële kosten volledig is gevuld. Tevens hebben we achtergrondinformatie verzameld om het TCM-RVP te kunnen interpreteren en hebben we aanvullende informatie verzameld ten behoeve van de doelmatigheidsanalyse. Daarmee is de basis gelegd om de verdere analyse van de gegevens uit te voeren, in fase Fase 4: Data-analyse, uitwerken tarieven RVP, doelmatigheidsanalyse De onderzoeksactiviteiten in de fasen 1 tot en met 3 geven ons het materiaal om het tariefcalculatie-model-rvp (TCM-RVP) volledig te vullen. Verder hebben we de benodigde achtergrondgegevens verzameld om de gegevens in het model te kunnen interpreteren en om een doelmatigheidsanalyse te kunnen uitvoeren. De data-analyse voeren we uit met behulp van SPSS. We werken in deze fase voorstellen voor tarieven uit zoals die door het ministerie van VWS in het offerteverzoek zijn benoemd: 1. Tarief vaccinatie tijdens consult op basis van kostendekking. 2. Tarief vaccinatie tijdens consult op basis van de huidige gemiddeld gemaakte kosten door GGD en en thuiszorginstellingen. 3. Tarief vaccinatie tijdens massavaccinatie GGD op basis van kostendekking. 4. Tarief vaccinatie tijdens massavaccinatie GGD op basis van de huidige gemiddeld gemaakte kosten door GGD en. Daarbij geven we ook eventuele aandachtspunten en overwegingen mee, bijvoorbeeld over mogelijkheden of wenselijkheden om met een meer gedifferentieerde tariefstructuur te werken. Het TCM-RVP biedt hiervoor de benodigde handvatten. We werken in deze fase verder onze doelmatigheidsanalyse uit en stellen waar mogelijk voorstellen op voor verbetering van de doelmatigheid van de uitvoering van het RVP bij individuele vaccinaties op de consultatiebureaus en tijdens massavaccinaties. Dit alles werken we uit in een conceptrapportage, die voorligt ter bespreking in de laatste fase van het onderzoek. Ten aanzien van deze rapportage streven wij naar een heldere en overzichtelijke presentatie van de kerngegevens en de gronden waarop wij voorstellen uitwerken. Deze transparantie draagt te zijner tijd bij aan acceptatie van de conclusies zoals die worden getrokken. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 17 van 21

18 5.5 Fase 5: Bespreken tariefvoorstellen en doelmatigheidsanalyse, rapportage We werken in een conceptrapportage onze onderzoeksbevindingen uit. In deze rapportage geven we antwoord op de gestelde onderzoeksvragen en we leggen verantwoording af over de uitvoering van het onderzoek. De conceptrapportage leggen we in eerste instantie voor aan het ministerie van VWS voor een eerste bespreking hiervan. Vervolgens leggen we de (eventueel tweede) conceptrapportage in samenspraak met het ministerie van VWS voor aan de begeleidingscommissie. Na de bespreking in de begeleidingscommissie stellen we de conceptrapportage waar nodig bij en leveren wij de definitieve rapportage van dit onderzoek op aan het ministerie van VWS. 5.6 Begeleidingscommissie Wij stellen voor dat het ministerie van VWS een begeleidingscommissie (of klankbordgroep) instelt ten behoeve van dit onderzoek. Belangrijke doelstellingen voor het instellen van deze begeleidingscommissie zijn toetsing van de aanpak en de inhoudelijke juistheid van de resultaten en tevens het creëren van acceptatie van en draagvlak voor de uitkomsten van het onderzoek. De in te stellen begeleidingscommissie moet naar ons idee in ieder geval vertegenwoordigers kennen vanuit de uitvoerende partijen (thuiszorginstellingen en GGD en), GGD-Nederland, Actiz, het RIVM(-RCP), het Nederlands Vaccin Instituut en het ministerie van VWS. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 18 van 21

19 6. Planning en inzet 6.1 Planning Voor de uitvoering van dit onderzoek hebben we de volgende planning opgesteld. Hierbij gaan we uit van de start van het onderzoek in week 47 (22 tot en met 29 november 2010) en afronding hiervan voor 1 februari Fase 1. Vooronderzoek Week Observatie op locatie 3. Verzamelen kostengegevens 4. Data-analyse, tariefontwikkeling, doelmatigheidsanalyse 5. Bespreken voorstellen, rapportage De verschillende fasen in het onderzoek plannen we veelal parallel in, in het licht van de doorlooptijd die het ministerie van VWS in haar offerteverzoek heeft aangegeven. Beslismomenten In het onderzoek zitten enkele belangrijke beslismomenten. Dit zijn in ieder geval: de selectie van de in het onderzoek te betrekken uitvoerende instellingen; Treedt op in: week 47 van 2010 bespreken van de voorstellen die we in fase 4 ontwikkelen. Treedt op in: week 3 van 2011 tussendoor voorzien we afstemmingsmomenten met de opdrachtgever over verschillende lopende zaken. Naar ons idee is het wenselijk de begeleidingscommissie aan het eind van week 47 van 2010 (meteen bij aanvang van het onderzoek) en in week 3 van 2011 in te plannen. Tussendoor stemmen we graag praktische zaken met het ministerie van VWS af. 6.2 Inzet vanuit het ministerie van VWS en betrokken organisaties Voor de uitvoering van dit onderzoek hebben wij ondersteuning nodig vanuit het ministerie van VWS voor met name het werven en enthousiasmeren van de instellingen die het RVP uitvoeren. Wij stellen ons hierbij een aanbevelingsbrief voor vanuit het ministerie VWS naar alle betrokkenen, bij voorkeur in samenspraak met GGD-Nederland en Actiz, in ieder geval ondersteund door beide branche-organisaties. Verder leggen wij voor tussentijds overleg graag telefonisch of via contact met het ministerie van VWS. Van de organisaties die in het veldonderzoek worden betrokken, worden inspanningen verwacht om deel te nemen aan telefonische interviews en tijdens observaties. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 19 van 21

20 Tevens vragen we van enkele organisaties een bijdrage in de vorm van eenmalige deelname aan het deskundigenpanel. Van de deelnemers in de begeleidingscommissie wordt voorbereidingstijd en deelnametijd verwacht. 6.3 Uitvoerende personen HHM Voor dit onderzoek formeren wij een onderzoeksteam bestaande uit vier personen. Met dit team denken wij op een juiste en accurate wijze de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden. Deze medewerkers van bureau HHM beschikken over de hiervoor benodigde competenties. De leden van het onderzoeksteam zijn drs. Marco Wolves (senior onderzoeker), drs. Eline Jeckmans (onderzoeker), drs. Irma Oude Avenhuis (onderzoeker, tevens BIG-geregistreerd verpleegkundige) en ing. Arjen Roolvink (inhoudelijk ondersteuner). Verder is binnen bureau HHM ir. Lambert Drouven (senior onderzoeker) beschikbaar voor het onderzoeksteam voor advies en reflectie. De coördinatie en interne projectleiding voor dit onderzoek ligt bij Marco Wolves. Hij is ondermeer verantwoordelijk voor de afstemming met het ministerie van VWS, de coördinatie van de onderzoeksactiviteiten en het bewaken van de voortgang van het onderzoek. Navolgend geven wij een korte typering van de leden van het onderzoeksteam. Marco Wolves (gezondheidswetenschapper) is een ervaren senior onderzoeker en adviseur en sinds 1989 verbonden aan bureau HHM. Hij heeft actief bijgedragen aan de ontwikkeling van en de invoering van de methodiek van zorgzwaartepakketten en de indicatiestelling daarbij. Recent heeft Marco ondersteuning geleverd aan de aanzet tot ontwikkeling van extramurale zorgzwaartepakketten, waarbij met name de vorming van cliëntprofielen een uitdaging is. Verder heeft Marco diverse tijdbestedingsonderzoeken verricht gericht op de bekostiging van nieuw ontwikkelde zorgvormen. Naast onderzoekswerkzaamheden is Marco als adviseur actief ten aanzien van trajecten van fusie, samenwerking en strategische heroriëntatie en heeft hij diverse kwaliteitsmodellen mee ontwikkeld en helpen implementeren. Eline Jeckmans (gezondheidswetenschapper) is binnen bureau HHM als onderzoeker en adviseur vooral betrokken bij projecten binnen de AWBZ en de jeugdzorg. Zij is momenteel betrokken bij de invoering en onderhoud van de zorgzwaartebekostiging. Binnen dat traject is zij betrokken bij verschillende kostprijsonderzoeken voor specifieke doelgroepen waaronder Huntington en ademhalingsondersteuning. Recent heeft Eline een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van een kostprijs voor een polikliniek in het noorden van het land. Daarnaast is zij betrokken geweest bij het in kaart brengen van de overheveling van begeleiding vanuit de AWBZ naar de Wmo, op basis van cliëntprofielen, aantallen en verwachte kosten. Irma Oude Avenhuis (verplegingswetenschapper) is als onderzoeker en adviseur vooral actief op het raakvlak tussen AWBZ en Wmo. Op het gebied van onderzoek naar kosten en tarieven heeft zij ervaring met het in kaart brengen van de kosteneffectiviteit van een zorgvernieuwend concept voor LVG-jongeren en het maken van een financiële vergelijking van GGZ aanbieders. Daarnaast heeft zij meegewerkt aan de ontwikkeling van het digitale draaiboek voor de griepvaccinatie. Irma is tevens BIG-geregistreerd verpleegkundige. Arjen Roolvink is inhoudelijk ondersteuner bij bureau HHM. Hij heeft ervaring met praktisch organiseerwerk en het afnemen van interviews. Daarnaast heeft hij veel ervaring met gegevensverwerking en gegevensanalyse. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 20 van 21

21 7. Risico s en preventieve maatregelen Risico: de uitvoering van dit onderzoek vraagt van diverse uitvoerende instellingen medewerking bij het aanleveren van gegevens, meewerken aan observaties en deelname aan telefonische interviews. Gezien de beoogde doorlooptijd van het onderzoek moet dit op korte termijn gebeuren. Risico is dat organisaties aangeven hier in de maanden december of januari geen medewerking aan te willen of kunnen verlenen vanwege drukke werkzaamheden. Preventieve maatregel: wij zien graag ondersteuning vanuit het ministerie van VWS en de brancheorganisaties (liefst gezamenlijk) voor dit onderzoek in de vorm van een brief en eventuele overige communicatie om de partijen te stimuleren deel te nemen aan dit onderzoek. Risico: door een beperkte realisatie van de koppeling tussen Praeventis en het DDJGZ kunnen we tijdens het onderzoek maar bij een beperkt aantal organisaties echt informatie verkrijgen vanuit de toekomstig beoogde situatie van registreren van de vaccinaties. Preventieve maatregel: we hebben in ons plan van aanpak een voorstel gedaan hoe hier mee om te gaan. Dit vraagt verder grote oplettendheid ten aanzien van dit facet tijdens de verzameling en verwerking van de gegevens. Risico: door een beperkt aantal massavaccinaties gedurende het onderzoekstraject kunnen we tijdens het onderzoek maar bij een beperkt aantal organisaties observeren. Preventieve maatregel: we hebben in ons plan van aanpak een voorstel gedaan hoe hier mee om te gaan. Dit vraagt verder grote oplettendheid ten aanzien van dit facet tijdens de verzameling en verwerking van de gegevens. Risico: vanwege het grote financiële belang dat met de uitkomsten van dit onderzoek is gemoeid, kan het zijn dat organisaties strategisch handelen in hun gegevensaanlevering en/of de bereidheid om mee te werken. Preventieve maatregel: dit risico vraagt om zorgvuldigheid bij de verzameling van gegevens, bij voorkeur willen we deze zo veel mogelijk vanuit documentatie ook controleren. Dit vraagt ook zorgvuldigheid in de samenstelling en werkwijze van de begeleidingscommissie. Met de aanpak die we in deze offerte voorstellen, verzamelen we voortdurend gegevens vanuit verschillende bronnen en invalshoeken en van meerdere personen en instellingen. Dit geeft de mogelijkheid om middels cross-referentie te bewaken dat we objectieve, juiste gegevens verkrijgen. Risico: er ontstaat geen draagvlak voor de tarieven zoals die uit het onderzoek naar voren komen. Preventieve maatregel: dit vraagt om zorgvuldigheid in het onderzoek en om zorgvuldigheid in de communicatie over het onderzoek en de onderzoeksresultaten. Verder zorgen we er voor dat we van veel uitvoerende instellingen informatie verzamelen, zodat duidelijk is dat er een brede basis ligt onder de gegevensverzameling. Daarnaast moet het instellen van een begeleidingscommissie zorgen voor een breder draagvlak. Verder willen we door een transparante manier van rapporteren bijdragen aan dit draagvlak of minimaal acceptatie. EJ/10/3026/trvp 22 november 2010 bureau HHM Pagina 21 van 21