Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte

Transcriptie

1 Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte Oktober 2014

2 INHOUDSOPGAVE Managementsamenvatting... 3 Leeswijzer Inleiding Huidige proces Beschrijving Analyse huidige werkwijze Hoofdlijnen gewenste proces Uitgangspunten Proces zuiveringsheffing woonruimte Terugmelden Te nemen vervolgstappen Bijlage 1 Knelpunten en oplossingen Bijlage 2 Uniformering werkwijze Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 2

3 Managementsamenvatting De basisregistraties bieden voor belastingkantoren volop kansen om de processen efficiënter en transparanter uit te voeren. Als vervolg op het eerdere traject van slim heffen is een aantal vervolgstappen uitgevoerd. Eén van die stappen betreft het nader onderzoeken van twee heffingsprocessen. Voorliggend document beschrijft de analyse en aanbevelingen voor het proces zuiveringsheffing woonruimte. In een aantal bijeenkomsten met medewerkers van de belastingkantoren BGHU en RBG is een aantal aandachtspunten naar voren gebracht in het proces zuiveringsheffing woonruimte. Nadere analyse heeft geleid tot de conclusie dat van de genoemde aandachtspunten er een aantal daadwerkelijk als knelpunt moet worden aangemerkt. Deze kunnen geclusterd worden tot een vijftal hoofdgroepen: 1. de huidige werkwijze is niet ingericht op een optimaal gebruik van basisregistraties (bijvoorbeeld bij het overschrijven van gegevens en het niet terugmelden van vermeende fouten); 2. de transparantie in het gebruik van gegevens ontbreekt (er is geen inzicht in signalen van belastingplichtigen en bronhouders); 3. de bestanden bevatten nog niet opgeschoonde gegevens vanuit eerdere conversietrajecten; 4. het vertrouwen in het gebruik van brongegevens is beperkt. 5. de belastingkantoren hanteren niet een uniforme werkwijze waardoor niet iedereen dezelfde taal spreekt. Deze knelpunten leiden ertoe dat de mogelijke voordelen van het gebruik van basisregistraties (minder fte s door minder eigen onderzoek en eigen bijhouding) momenteel onvoldoende worden gerealiseerd. Om daadwerkelijk de voordelen van de basisregistraties realiseren, moet een aantal stappen gezet worden: Allereerst moet op korte termijn het heffingenbestand opgeschoond worden. Uit de conversie zijn gegevens aanwezig die afwijken van de basisregistraties. Deze moeten verwijderd of gecorrigeerd worden (hetzij in het heffingensysteem hetzij na een terugmelding in de basisregistratie). Het proces om terug te melden moet concreet ingericht worden. Medewerkers van het belastingkantoor moeten zich de procedures en formulieren van de basisregistraties eigen maken. Procedures voor terugmelden door het belastingkantoor moeten ingericht worden. Medewerkers moeten zich aanwennen bij gerede twijfel altijd terug te melden aan de basisregistratie. Met de leverancier van de applicatie zal overleg gevoerd moeten gaan worden over het oplossen van een aantal ervaren knelpunten bij het gebruiken van de applicatie. De uniformiteit moet vergroot worden door een grotere eenduidigheid van objecten te realiseren en door de hefmodellen te uniformeren. Er moet gestuurd worden op kwaliteitsverbetering door te sturen op vermindering van dubbele bewoning en door te sturen op de reden van bezwaren. Er zal bekeken moeten worden hoe gerealiseerd kan worden dat nieuwe WOZ-objecten sneller beschikbaar komen via de WOZ. Verder moet bekeken worden op welke wijze informatie of een object een recreatiewoning is sneller beschikbaar kan komen. Bovenstaande punten lijken op het eerste gezicht mogelijk details, maar de gevolgen voor de eenvoud en de kosten zijn aanzienlijk. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 3

4 Leeswijzer Dit document beschrijft het proces zuiveringsheffing woonruimte. Na een beschrijving en analyse van het huidige proces (in hoofdstuk 2) wordt het ideale proces geschetst (hoofdstuk 3). Dit leidt tot een aantal te nemen vervolgstappen (hoofdstuk 4). Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 4

5 1. Inleiding Voorliggend document is een vervolg op het eerdere traject van slim heffen, waarover verslag is gedaan in het rapport Slim heffen Beter de kansen benutten die basisregistraties bieden. Naar aanleiding van het rapport is een aantal vervolgacties uitgevoerd, waaronder het uitdiepen van een tweetal heffingsprocessen. Voor het uitdiepen van het proces zuiveringsheffing woonruimte is een aantal bijeenkomsten gehouden met medewerkers van de belastingkantoren BGHU en RBG. Dit document beschrijft de analyse en aanbevelingen voor het proces zuiveringsheffing woonruimte. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 5

6 2. Huidige proces 2.1. Beschrijving Onderstaand worden de huidige gegevensstromen in het proces zuiveringsheffing woonruimte beschreven 1. Het proces zuiveringsheffing woonruimte gaat uit van de WOZ-objecten Basisregistratie WOZ (BR-WOZ; (middels StufWOZ-bestanden)). De benodigde informatie wordt daarnaast ontleend aan de Basisregistratie Personen (BRP). Verder wordt veelal voortgeborduurd op historische gegevens uit de eigen administratie. Onderstaand worden alle stappen apart besproken en wordt aangegeven wat de aandachtspunten zijn. Gegevens vanuit de WOZ (zie figuur bij A) Alle Stuf-WOZ gegevens worden ingelezen in Key2GH. Dit inlezen gebeurt via IWB. Binnen IWB kunnen controles worden gedefinieerd. Deze controles kunnen leiden tot een melding of uitval. De Stuf-WOZ-verwerking betreft de initiële verwerking aan het begin van het jaar. WOZ-mutaties worden vervolgens maandelijks aangeleverd en verwerkt. De WOZ-bestanden bevatten naast de WOZ-waarde onder andere de eigenaar en de gebruiker die door de gemeente wordt aangeslagen. De WOZ-verwerking kent de volgende aandachtspunten: Uitval ten gevolge van de controles door IWB. Bij het verwerken van WOZ-gegevens door IWB wordt op basis van het adres een koppeling gezocht. Als geen koppeling wordt gevonden, leidt dit tot uitval. 1 In de beschrijvingen in dit rapport wordt uitgegaan van het gebruik van Centric applicaties. Een deel van de genoemde elementen zal niet van toepassing zijn, indien geen gebruik wordt gemaakt van applicaties van deze leverancier. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 6

7 Objecten die gelden als meerdere woonruimten volgens de Waterschapswet en in de BR-WOZ als meerdere WOZ-objecten geregistreerd zouden moeten zijn, maar die ten onrechte als één WOZ-object in de WOZ staan geregistreerd. Er bestaat een beeld dat gebruikscode 12 in de BR-WOZ vaak ten onrechte wordt gebruikt. Verwerking in IWB (zie figuur bij B) Bij het verwerken van WOZ-gegevens door IWB wordt op basis van het adressen koppeling gezocht. Als geen koppeling wordt gevonden, leidt dit tot uitval. WRA beoordeelt of sprake is van een verhuizing binnen de gemeente en/of het waterschap. Belastingkantoren lezen niet de eigenaar- en gebruiker-gegevens in, omdat ze een eigen aanwijsbeleid hebben. Een aantal belastingkantoren heeft vanuit de conversie nog vele duizenden gevallen achterstand die niet conform de basisregistraties zijn. Gegevens vanuit de BRP (zie figuur bij C) Gegevens van het BRP worden dagelijks verwerkt. Dit is vooral van belang voor de gebruikers bij tijdvak-belastingen zoals zuiveringsheffing woonruimte. Mutaties worden overgezet naar het DDS (DataDistributieSysteem) vandaar uit gaat het naar Key2GH. BRP-mutaties van personen die niet van belang zijn voor de aanslagoplegging worden niet verwerkt in Key2GH. Deze berichten bevatten onder andere het BSN-nummer, adres, geboortedatum en burgerlijke staat. Met een afnemerindicatie worden in de BRP de personen aangegeven buiten het eigen stroomgebied van het belastingkantoor waarvan de gegevens (en mutaties daarop) voor het belastingkantoor van belang zijn. De BRP-gegevens die in dit proces gebruikt worden, zijn de adresgegevens van de burger die gebruiker is van een woning. De BRP-verwerking kent de volgende aandachtspunten: De bezwaartermijn van een belastingkantoor (6 weken) komt niet overeen met de onderzoekstermijn gemeente bij terugmeldingen BRP (12 weken). Als een persoon eind december uitschrijft uit de BRP wordt dit pas begin januari verwerkt. Verwerking in DDS (zie figuur bij D) DDS (Data DistibutieSysteem) verwerkt de aangeleverde mutaties in persoonsgegevens; daartoe wordt op basis van het adres uit het geleverde bestand in DDS het overeenkomende adres (straatnaam, huisnummer, toevoeging, postcode, woonplaats) gezocht. Vervolgens wordt de wijziging doorgevoerd in DDS. De DDS-verwerking kent de volgende aandachtspunten: Bij adreswijzigingen wordt gecontroleerd of het oude adres zoals dat door de GBA-V wordt geleverd overeenkomt met het oude adres zoals dat in DDS staat geregistreerd. Als die niet overeenkomen wordt de adreswijziging niet doorgevoerd in DDS en wordt dit in een uitvallijst opgenomen. Mede doordat DDS oorspronkelijk gevuld is vanuit de conversie, vindt er nog vrij veel uitval plaats en zijn er nog verschillen tussen DDS en GBA-V. Uitval treedt ook op bij berichten met bijvoorbeeld persoonsgegevens zonder geboortedatum of als de geboortedatum ligt nà de overlijdensdatum. DDS staat niet toe dat er twee objecten zijn met hetzelfde adres (postcode, straatnaam, huisnummer, huisletter, toevoeging, woonplaats). Dit betreft uitzonderingen, maar in de BAG is dit wel mogelijk. Dit leidt tot uitval. Verwerking in WRA (zie figuur bij E) WRA beoordeelt of de mutaties in persoonsgegevens die door DDS zijn ontvangen aanleiding geven tot het doorvoeren van mutaties in Key2GH. WRA bepaalt onder andere het aantal ingeschrevenen op het adres (en daarmee het aantal Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 7

8 vervuilingseenheden en de heffingplichtige. Alle koppelingen in WRA gebeuren op basis van adres. Key2GH-Gebruik (zie figuur bij F) Key2GH is een verzameling modules, waaronder Key2ADR (adressen), Key2OBJ (objecten), Key2SUB (subjecten), Kad4all (Kadaster) en een taxatiemodule. De gegevensverzameling in Key2GH is een gegevensverzameling met procesinformatie voor het opleggen van de verschillende heffingen. Key2GH bevat gegevens over objecten en subjecten. De gegevens in Key2GH komen deels uit een eerder uitgevoerde conversie en deels uit latere mutatieberichten. Key2GH kent de volgende aandachtspunten: Overschrijven van gegevens uit basisregistraties door handmatig aangebrachte wijzigingen: o Dubbele bewoning Dit betreft objecten die gelden als meerdere woonruimten volgens de Waterschapswet maar terecht als één WOZ-object in de WOZ staan geregistreerd. In deze gevallen voeren sommige belastingkantoren een extra object (of objecten) op in Key2GH met een fictief adres. o o o o o o Nieuwe objecten Heffingsobjecten die nog niet in de WOZ zijn opgenomen. Sommige belastingkantoren voeren deze nieuwe objecten al op in Key2GH. Afwijkende belastingbetalers In Key2GH worden de gegevens overschreven van degeen die de aanslag moet ontvangen. Woonboten en stacaravans/woonwagens Woonboten en stacaravans zitten voor zover het geen onroerende zaak betreft niet als WOZ-object in de WOZ. Het belastingkantoor herkent dit aan adressen in de BRP die niet voorkomen in de WOZ. Onderzoek wijst dan uit dat het een woonboot (stacaravan) betreft. Er wordt dan een object opgevoerd in Key2GH. Kamerverhuur WOZ-objecten waarbij sprake is van kamerverhuur wordt geen zuiveringsheffing woonruimte opgelegd, maar wordt een bedrijfsheffing opgelegd. Signalen betreffende kamerverhuur worden doorgevoerd in Key2GH door het plaatsen van een vinkje, waardoor de GBA-mutaties niet doorkomen. Diplomaten Diplomaten hebben alleen vrijstelling voor watersysteemheffing Ingezetenen. Geen inzicht in aantallen Er is uit de losse pols aangegeven dat 50% van de bezwaren woonruimte Alleenwonende verzoeken betreft. Dit is veel als we ervan uitgaan dat deze gegevens rechtstreeks uit de BRP komen. Ook is er geen inzicht in het aantal en de reden van aangemaakte niet-woz-objecten (lozingsobjecten), De meeste belastingkantoren hebben vanuit de conversie nog vele duizenden gevallen achterstand die niet conform de basisregistraties in het heffingensysteem geregistreerd staan Analyse huidige werkwijze Naar aanleiding van de hiervoor aangedragen aandachtspunten is een analyse uitgevoerd. Daarbij is een onderscheid aangebracht tussen: Aandachtspunten die als mogelijk knelpunt zijn aangedragen, maar waarbij er feitelijk geen sprake is van een knelpunt omdat er ook nu al oplossingen voor de aangedragen aandachtspunten bestaan; Aandachtspunten die als mogelijk knelpunt zijn aangedragen en waarvan tijdens de analyse is vastgesteld dat er inderdaad sprake is van een knelpunt die het gevolg is van de inrichting van systemen, de gehanteerde werkwijze of bestaande beperkingen aan de zijde van basisregistraties. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 8

9 Aandachtspunt dat geen knelpunt blijkt te zijn Rioolaansluiting Afhankelijk van de aanwezigheid van een aansluiting op het riool wordt zuiveringsheffing dan wel verontreinigingsheffing opgelegd. Daarom is het nodig te weten of en woonruimte een aansluiting op het riool heeft. Aanpak Eenmalig is vastgelegd welke woonruimten een aansluiting op het rioolaansluiting hebben. Wijzigingen daarin zijn bij bestaande woonruimten uitzondering en worden doorgevoerd naar aanleiding van bezwaarschriften. Nieuwe objecten hebben altijd een aansluiting op het riool. Knelpunten als gevolg van huidige werkwijze en procesinrichting De in 2.1 genoemde aandachtspunten kunnen geclusterd worden tot een vijftal hoofdgroepen van daadwerkelijke knelpunten. 1. de huidige processen zijn niet ingericht op een optimaal gebruik van basisregistraties; 2. de transparantie in het gebruik van gegevens ontbreekt; bijvoorbeeld is er geen inzicht in signalen van belastingplichtigen en bronhouders; 3. de bestanden bevatten nog niet opgeschoonde gegevens vanuit eerdere conversietrajecten; 4. het vertrouwen in het gebruik van brongegevens is beperkt. 5. de belastingkantoren hanteren niet een uniforme werkwijze waardoor niet iedereen dezelfde taal spreekt. Hieronder wordt kort aangegeven wat daaronder wordt verstaan en uit welke concrete aandachtspunten dit blijkt. 1. de huidige processen zijn niet ingericht op een optimaal gebruik van basisregistraties Een en ander komt onder meer naar voren bij het huidige gebruik van DDS in combinatie met Key2GH. DDS is in essentie een kopie van gegevens uit de BRP en het NHR 2. Key2GH is het werkbestand dat gebruikt wordt voor het opleggen van heffingen. Mutaties in gegevens vanuit de BRP (en het NHR) komen binnen bij DDS. De gegevens vanuit de BRP worden daarbij doorgesluisd naar Key2GH. Bij verwerking binnen DDS ontstaat bovendien uitval bij het matchen op adres omdat er geen uniforme (BAG-conforme) schrijfwijze gehanteerd wordt. Voor het verwerken van mutaties wordt echter wel een match op adres gezocht. Dit leidt momenteel tot een aanzienlijke uitval. Een van de oorzaken is dat er in de huidige werkwijze te weinig gebruik gemaakt wordt van de identificerende nummers (sleutels) die in de basisregistraties worden toegekend. 2. de transparantie in het gebruik van gegevens ontbreekt Mutaties vanuit de basisregistraties worden in een aantal gevallen tegengehouden, omdat deze geen relevantie hebben voor het belastingproces. In een aantal andere gevallen ontstaat signaleringsuitval omdat de gegevens in de mutaties niet overeenstemmen met de opgenomen gegevens. Deze signaleringen moeten worden opgepakt. Een en ander leidt tot een niet altijd even transparant proces van verwerking. Daarnaast worden op dit moment nogal eens gegevens in de registratie aangepast op basis van bronnen buiten de basisregistraties zonder dat deze wijzigingen in de registratie zichtbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het overschrijven van de belastingplichtige door een afwijkende belastingbetaler, in plaats van het afzonderlijk en transparant registreren hiervan. De huidige wijze van gegevensbeheer geeft daarmee geen inzicht in de afwijkingen ten 2 In het rapport Kopiebestanden, Status en positionering van gegevenskopieën (STOUT, juni 2013) worden de randvoorwaarden genoemd die gesteld worden aan het gebruik van gegevenskopieën. piebestanden%20def.pdf Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 9

10 opzichte van de basisregistraties en de reden van afwijking. Kengetallen over de frequentie dat bepaalde situaties zich voordoen zijn moeilijk te produceren. Ook biedt het systeem geen inzicht in het aantal en de reden van bezwaren. Evenmin is het aantal en de reden voor het opvoeren van lozingsobjecten inzichtelijk. Dit gebrek aan inzicht staat verbeteringen in de weg. 3. de bestanden bevatten nog niet opgeschoonde gegevens vanuit eerdere conversietrajecten In de bestanden van de belastingkantoren zit nog een significante hoeveelheid gegevens uit een conversie, waarbij gegevens uit het vorige systeem zijn omgezet naar het huidige systeem. Dit betreft veelal gegevens die niet gekoppeld zijn aan bestaande objecten in de basisregistraties of objecten die niet voorkomen in de basisregistraties. Deze objecten betekenen een afwijking van de gegevens uit de basisregistraties veelal zonder dat hiervoor onderbouwde en reproduceerbare argumenten aanwezig zijn. Omdat deze gegevens niet goed zijn te koppelen aan andere gegevens vormen deze bovendien een voortdurende bron van uitval. 4. het vertrouwen in het gebruik van brongegevens is beperkt. Belastingkantoren geven aan dat de kwaliteit van de brongegevens soms tekort schiet. Een voorbeeld hiervan zijn de signalen van dubbele bewoning. Door belastingkantoren worden echter slechts incidenteel vermeend onjuiste gegevens uit basisregistraties teruggemeld; geen enkel belastingkantoor doet dat structureel. Gevolg is dat fouten in de basisregistraties blijven bestaan en mutaties in die gegevens in de basisregistraties keer op keer tot uitval leiden. 5. de belastingkantoren hanteren niet een uniforme werkwijze waardoor niet iedereen dezelfde taal spreekt Belastingkantoren maken hun eigen keuzes ten behoeve van het oplossen van knelpunten. Daar waar het ene belastingkantoor besluit geen niet-woz-objecten op te nemen in het heffingensysteem besluit een ander belastingkantoor dat voor een aantal gevallen wel te doen (lozingsobjecten). Ook is ieder belastingkantoor, los van elkaar bezig met het terugbrengen van het aantal hefmodellen. Dit verschil in werkwijze maakt het onmogelijk om met elkaar in gesprek te gaan over knelpunten en verbeteringen naar bronhouders maar ook naar Centric. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 10

11 3. Hoofdlijnen gewenste proces Onderstaand wordt het ideale proces op langere termijn geschetst (de stip op de horizon), waarbij de in het vorige hoofdstuk benoemde knelpunten als gevolg van huidige werkwijze en procesinrichting zich niet meer voordoen en waarbij het aantal bijzondere situaties en de uitval sterk teruggebracht zijn. Hierbij wordt voortgebouwd op een aantal inrichtingsprincipes bij het gebruik van basisregistraties zoals die in Slim heffen reeds beschreven zijn (zie voor meer informatie over de werking van het stelsel het stelselinformatiepunt: Uitgangspunten Bij de beschrijving van de ideaaltypische situatie in dit proces met het gebruik van de basisregistraties BRP en WOZ is een aantal uitgangspunten gehanteerd: Gegevens uit de basisregistraties worden ongewijzigd overgenomen binnen de belastingprocessen. Aanvullende gegevens uit andere bronnen dan de basisregistraties worden herkenbaar naast de gegevens van de basisregistraties opgeslagen zonder de gegevens van de basisregistraties te wijzigen. Vermeende fouten in de gegevens uit basisregistraties worden altijd onderbouwd teruggemeld aan de basisregistratie. Koppeling van gegevens uit basisregistraties of daaraan gerelateerde gegevens uit andere bronnen vinden uitsluitend plaats op basis van de numerieke sleutels (id s) uit de basisregistraties. Het belastingkantoor volgt niet een eigen aanwijsbesluit maar volgt het aanwijsbesluit van de gemeente. De BRP is leidend; enige situatie waarbij afgeweken kan worden van de BRP betreft een partner in een verzorgingshuis. Conversiegegevens zijn òfwel verwijderd uit het heffingensysteem, òfwel gecorrigeerd in het heffingensysteem òfwel na een terugmelding gecorrigeerd in de basisregistratie Proces zuiveringsheffing woonruimte Het standaard proces verloopt als volgt: Voor het vaststellen van de heffingsobjecten voor de zuiveringsheffing wordt uitgegaan van de WOZ-objecten in de basisregistratie WOZ. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 11

12 Voor de zuiveringsheffing worden de WOZ-objecten geselecteerd met de WOZ gebruikscodes 10, 11, 20, 21 en deels WOZ gebruikscode 12. WOZ-objecten met een WOZ gebruikscode 30 worden niet geselecteerd voor de heffing. Onderstaande speciale gevallen (afwijkingen van het standaard proces) worden afgehandeld volgens een vaste, geautomatiseerde procedure. Het proces kent de volgende speciale gevallen 3 : Gegevens over stand- en ligplaatsen worden ontleend aan de BAG ten behoeve van de aanslagen voor woonboten en stacaravans. Afwijkende belastingbetalers worden separaat van de formele heffingplichtige vastgelegd in het heffingensysteem. Dit kan gelden voor bijvoorbeeld begeleid wonen, huisvesting van tijdelijk personeel door uitzendbureaus en studentenhuisvesters. Dit gebeurt op basis van een schriftelijk verzoek of bezwaar van de afwijkende belastingbetaler. Diplomaten op basis van geleverde informatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Kamerverhuur In geval van kamerverhuur wordt opgenomen dat er sprake is van kamerverhuur en dus van een bedrijfsaanslag. Bij recreatiewoningen op recreatieparken wordt de aanslag aan de exploitant van het recreatiepark gestuurd als er geen sprake is van een BRP-inschrijving en naar de ingeschrevene als er wel sprake van een inschrijving in de BRP. Dubbele bewoning: objecten die gelden als meerdere woonruimten volgens de Waterschapswet maar terecht als één WOZ-object in de WOZ staan geregistreerd. 3 Tijdens de slotbijeenkomst is nog genoemd de tweede woning. Bij tweede woningen is meestal geen sprake van een inschrijving in de BRP, maar moet wel zuiveringsheffing woonruimte opgelegd worden. Deze problematiek is in dit stadium niet meer uitgewerkt, maar hier moet in de toekomst nog aandacht aan gegeven worden. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 12

13 3.3. Terugmelden Het gebruik van gegevens uit basisregistraties gebeurt door de afnemers. En juist in dat gebruik worden vermeende fouten geconstateerd. Het terugmelden van deze vermeende fouten leidt tot verbetering van de kwaliteit van de basisregistraties. Als wordt nagelaten terug te melden blijven verschillen tussen de eigen gegevens en de gegevens van de basisregistraties in stand. Bij toekomstige processen kan dit (keer op keer) tot meerwerk leiden. Het is om deze reden dat ook belastingkantoren bij het constateren van vermeende fouten altijd een terugmelding moeten doen aan de basisregistratie. In de beginfase zal dat de nodige inspanning vragen, omdat het denkbaar is dat er nog relatief veel verschillen zijn tussen de gegevens in basisregistraties en de gegevens van de belastingkantoren. Maar juist door altijd terug te melden en doordat de gegevens onderzocht en gecorrigeerd worden, zal deze inspanning geleidelijk minder worden. Een aantal van de ervaren knelpunten kan opgelost worden door het doen van terugmeldingen. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 13

14 4. Te nemen vervolgstappen Om daadwerkelijk de voordelen van het gebruik van basisregistraties te realiseren, moet een aantal stappen gezet worden om de huidige knelpunten weg te nemen en daarbij een weg in te slaan in de richting van de in het vorige hoofdstuk geschetste gewenste situatie. Hierbij moet er een onderscheid worden gemaakt tussen oplossingen voor de korte termijn (waarbij concreet wordt gewerkt aan het wegnemen van ervaren knelpunten door bijvoorbeeld het aanpassen van bestaande werkwijzen) en oplossingen voor de lange termijn (waarbij het gebruik van basisregistraties optimaal wordt ingericht door bijvoorbeeld aanpassingen aan systemen en leveringen vanuit basisregistraties). Korte termijn actiepunten In bijlage 1 zijn voor de verschillende genoemde aandachtspunten ten aanzien van de zuiveringsheffing woonruimte oplossingen voor de korte termijn geformuleerd. In hoofdlijnen zijn deze samen te vatten in vier korte termijn actiepunten: Allereerst moet op korte termijn het heffingenbestand opgeschoond worden. Uit de conversie zijn gegevens aanwezig die afwijken van de basisregistraties. Deze moeten verwijderd of gecorrigeerd worden (hetzij in het heffingensysteem hetzij na een terugmelding in de basisregistratie). Op basis van de gesprekken met de betrokkenen komt naar voren dat het opschonen van deze vervuiling nogal eens het onderspit delft in de waan van de dag. Het ontbreken van capaciteit op de korte termijn leidt hierbij telkens opnieuw tot aanvullende benodigde capaciteit op de langere termijn (herhalend foutherstel). Het proces om terug te melden moet concreet ingericht worden. Medewerkers van het belastingkantoor moeten zich de procedures en formulieren van de basisregistraties eigen maken. Medewerkers moeten zich aanwennen bij gerede twijfel altijd terug te melden aan de basisregistratie. Als sector gezamenlijk kan verder uitwerking gegeven worden aan de verdere inregeling van de terugmelding met de basisregistraties. Het gaat dan onder meer om beantwoording van de vraag wanneer er sprake is van gerede twijfel en welke onderbouwing hierbij door de bronhouder wordt verwacht. Met de leverancier van de applicatie zal overleg gevoerd moeten gaan worden over het oplossen van een aantal ervaren knelpunten bij het gebruiken van de applicatie. In een aantal gevallen zal hierbij volstaan kunnen worden met een goede uitleg hoe een en ander binnen de applicatie geregeld kan worden. In een aantal andere gevallen zullen wijzigingen in de applicatie knelpunten mogelijk gaan oplossen. De overgang van Key2GH op Key2Belastingen en het gaan gebruiken van een nieuwe versie van het Stuf koppelvlak zijn hiervan voorbeelden. De uniformiteit moet vergroot worden: o Eenduidigheid van objecten. Naast WOZ-objecten kennen de belastingkantoren een paar uitzonderingen die traceerbaar en uniform vastgelegd moeten worden. o Hefmodellen uniformeren - De belastingkantoren komen samen tot generieke hefmodellen en afspraken over de omgang met vrijstelling dan wel uitsluiten. Er moet gestuurd worden op kwaliteitsverbetering. Door bewust inzicht te verkrijgen in de afwijkingen dan wel correcties kan het proces verbeterd worden o Sturen op vermindering van dubbele bewoning. Zorg bij signalen over dubbele bewoning voor een goede onderbouwing en leg deze vast. Meld nieuwe gevallen van dubbele bewoning altijd onderbouwd terug aan de basisregistratie en wacht de reactie af. Indien de bronhouder niet besluit een dubbele bewoning te splitsen dan wordt een niet-woz-object (lozingsobject) aangemaakt in het heffingensysteem, waarbij de relatie met het moeder-woz-object moet worden vastgelegd.alle BRP-mutaties die op dat adres plaatsvinden, komen in de uitvallijst en Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 14

15 o moeten handmatig worden beoordeeld. Zorg voor een goede registratie van deze terugmeldingen en het resultaat hiervan. Deel dit tussen de belastingkantoren en spreek gemeenten aan die hun taak niet correct uitvoeren. Sturen op de reden van bezwaren Er is uit de losse pols aangegeven dat 50% van de bezwaren woonruimte Alleenwonende verzoeken betreft. Dit is veel als we ervan uitgaan dat deze gegevens rechtstreeks uit de BRP komen. Ook is er geen inzicht in het aantal en de reden van aangemaakte niet-woz-objecten (lozingsobjecten), Lange termijn actiepunten In bijlage 1 zijn voor de verschillende genoemde aandachtspunten ten aanzien van de zuiveringsheffing woonruimte oplossingen voor de lange termijn geformuleerd. In hoofdlijnen zijn deze samen te vatten in twee korte termijn actiepunten: Met de leverancier van de applicatie zal overleg gevoerd moeten gaan worden over hoe een aantal vraagstukken binnen de applicatie opgelost kan worden. Denk hierbij aan het koppelen op basis van identificerende sleutels. Bij de uitvoering van het proces moet dan beperkt intelligentie worden toegevoegd om gebruik te maken van de aanvullende gegevens. Voorbeeld: soms wordt een aanslag gestuurd naar een afwijkende belastingbetaler. In overleg krijgt dan niet de formeel heffingplichtige de aanslag maar bijvoorbeeld de eigenaar van een transformatorhuisje die niet als zodanig geregistreerd staat. In de oude aanpak werden in het heffingensysteem de gegevens, afkomstig uit de basisregistraties, bij het betreffende object gewijzigd. In de nieuwe aanpak wordt naast de gegevens uit de basisregistraties aanvullend een afwijkende belastingbetaler opgenomen. De intelligentie in de procesvoering bestaat dan uit te toepassen van de regel: als er een afwijkende belastingbetaler staat geregistreerd, wordt de aanslag daarheen gestuurd; als er geen afwijkende belastingbetaler staat geregistreerd, wordt de gewone procesgang gevolgd. Op deze wijze blijft het proces transparant. Er zal bovendien geen uitval optreden bij mutatieberichten uit de basisregistraties, omdat deze mutaties geautomatiseerd doorgevoerd kunnen worden zonder het heffingsproces te verstoren. Er zal bekeken moeten worden hoe gerealiseerd kan worden dat nieuwe WOZ-objecten sneller beschikbaar komen via de WOZ. Verder moet bekeken worden op welke wijze informatie of een object een recreatiewoning is sneller beschikbaar kan komen. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 15

16 Bijlage 1 Knelpunten en oplossingen Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn Onjuistheden in de basisregistraties In de basisregistraties zitten soms onjuiste gegevens. Het terugmeldproces moet structureel ingeregeld worden. Dit betreft de ervaren knelpunten: Dubbele bewoning: objecten die gelden als meerdere woonruimten volgens de Waterschapswet en in de BR-WOZ als meerdere WOZ-objecten geregistreerd zouden moeten zijn, maar die ten onrechte als één WOZ-object in de WOZ staan geregistreerd. Nieuwe objecten die nog niet als WOZobject in de WOZ zijn opgenomen worden teruggemeld aan de BR-WOZ. In principe moet er altijd al wel een BAG-object in de BAG staan (een pand en een verblijfsobject), mogelijk nog met status bouwvergunning verleend / verblijfsobject gevormd. In het heffingensysteem wordt dan een extra object opgevoerd (inclusief de BAGid), dat later op basis van het BAG-id wordt gekoppeld aan het nieuwe WOZobject. Onjuist gebruik van gebruikscode 12. (Landelijke analyse leert dat 99% van de objecten binnen WOZ code 12 juist is). Met Centric bespreken hoe de koppeling van Met de Waarderingskamer bespreken hoe een snellere beschikbaarheid van WOZobjecten in de WOZ kan worden gerealiseerd. Voor de andere punten volstaat de kortetermijn oplossing.

17 Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn Bezwaartermijn Bezwaartermijn belastingkantoor (6 weken) komt niet overeen met onderzoekstermijn van de gemeente (12 weken) een nieuw object met de BAG-id kan worden gerealiseerd. Het belastingkantoor doet een terugmelding aan de BRP. Door de terugmelding vervalt het verplicht gebruik van de basisregistratie. Het belastingkantoor neemt naar eigen inzicht een beslissing. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Met Centric bespreken hoe vastgelegd wordt dat een terugmelding is gedaan en welke gegevens gebruikt zijn (zonder de gegevens uit de basisregistraties te overschrijven). BRP-mutaties rond de jaarwisseling Als een persoon eind december uitschrijft uit de BRP wordt dit pas begin januari verwerkt. Dit is een tijdelijk gevolg van systeembeperkingen die door leveranciers opgelost wordt. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Toelichting: sinds januari 2014 is een wijziging op de GBA-wet van kracht. Het is wettelijk zo, dat als een burger verhuist, hij verplicht is tussen maximaal 4 weken vóór en 5 dagen ná een verhuizing hiervan aangifte te doen bij de GBA. In de GBA wordt dan de echte verhuisdatum opgenomen: als iemand 30 december verhuist en daarvan 2 januari aangifte doet, moet in de GBA als datum 30 december opgenomen worden. Als de aangifte langer dan 5 dagen later wordt gedaan, wordt de datum van aangifte als datum opgenomen. Bovenstaande is nu nog niet het geval, omdat nog niet alle gebruikte applicaties in staat zijn met terugwerkende kracht te muteren; daarom wordt op dit moment (in het hele land) nog de datum van aangifte gehanteerd (in het voorbeeld dus een verhuisdatum van 2 januari). Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 17

18 Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn Conversiegegevens Uitval BRP DDS door koppeling op adres Uitval BRP DDS door onjuiste input. Uitval BRP DDS door dubbele adressen. Het heffingenbestand bevat nog veel gegevens die afkomstig zijn uit de conversie van gegevens uit het oude naar het nieuwe systeem. Doordat in het berichtenverkeer van de BRP naar DDS wordt gekoppeld op overeenkomstig adres treedt uitval op als er geen match wordt gevonden. Doordat in het berichtenverkeer van de BRP persoonsgegevens soms onvolledig of onjuist zijn (bijvoorbeeld berichten zonder geboortedatum of met een geboortedatum die ligt nà de overlijdensdatum) treedt uitval op. Als er twee objecten zijn met hetzelfde adres (postcode, straatnaam, Zodra de applicaties dit aankunnen, wordt overgegaan op de juiste aanpak (muteren tot maximaal 5 dagen terug). Dit betreft een voortdurend probleem, dat bovendien telkens de oorzaak is van uitval en dus van meerwerk. Het probleem is alleen op te lossen door een bestandsvergelijking uit te voeren van de geconverteerde gegevens met de gegevens uit de basisregistraties. Geconstateerde verschillen worden hetzij onderbouwd teruggemeld aan de basisregistratie hetzij gecorrigeerd in het eigen heffingensysteem. Hoe eerder dit ter hand wordt genomen, des te kleiner is de totale inspanning De door de BRP geleverde adressen zijn BAGconform. Als alle adressen in het heffingensysteem ook BAG-conform zijn, moet de uitval geminimaliseerd kunnen worden. Dit wordt bereikt door een opschoningsactie in het heffingensysteem: alle adressen in het heffingensysteem moeten geautomatiseerd vergeleken worden met de adressen in de BAG. Adressen die niet BAG-conform zijn (door bijvoorbeeld een verkeerde schrijfwijze van de straatnaam) moeten gecorrigeerd worden. Voor onjuistheden in basisregistraties is het mechanisme van terugmelden in het leven geroepen: als een belastingkantoor een dergelijke fout constateert, moet dit belastingkantoor dit terugmelden aan de BRP. De gemeente zal deze fout dan corrigeren. Voor dit knelpunt is geen goede korte-termijn oplossing, maar dit knelpunt komt relatief erg De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Een echt betrouwbare koppeling kan alleen gerealiseerd worden als de koppeling van gegevens plaatsvindt op basis van de sleutels van het stelsel van basisregistraties, in dit geval de sleutels van het BAG-object (verblijfsobject, standplaats, ligplaats). Volgens de leverancier van Key2GH voorziet de nieuwe versie van de software (onder de naam Key2Belastingen) hier in. Dit moet geverifieerd en geïmplementeerd worden. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Een echt betrouwbare koppeling wordt gerealiseerd als de koppeling van Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 18

19 Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn Uitval DDS WRA/GH door vinkjes Recreatiewoningen Afwijkende belastingbetaler huisnummer, huisletter, toevoeging, woonplaats) wordt dit niet als twee objecten herkend door DDS. Vinkjes in GH houden updates tegen (dubbele bewoning, afwijkende belastingbetaler, woonboten, stacaravans, kamerverhuur, diplomaten) Indien een object een recreatiewoning op een recreatiepark betreft en er is geen inschrijving in de BRP, dan wordt de aanslag aan de exploitant van het recreatiepark gestuurd. Als er sprake is van een inschrijving in de BRP gaat de aanslag naar de eigenaar. De heffing wordt gestuurd naar een ander dan de formeel belastingplichtige (bijvoorbeeld bij verzorgingshuizen, studentenhuisvesting, uitzendbureaus) weinig voor. Voor dit knelpunt is voor de korte-termijn geen andere oplossing dan gebruik te blijven maken van de vinkjes. De reden voor het vinkje moet goed vastgelegd (kunnen) worden. Recreatiewoning kunnen aan de DUWOZcode ( ) worden herkend. Dit kan opgelost worden door met de gemeenten uit het verzorgingsgebied of met Dataland afspraken te maken over het aanleveren van de DUWOZ-codes. Vanzelfsprekend is in het stelsel van basisregistraties geen informatie beschikbaar wanneer sprake is van een afwijkende belastingbetaler. Onvermijdelijk moet daarom het belastingkantoor in dit geval zelf deze gegevens plaatsvindt op basis van de sleutels van het stelsel van basisregistraties, in dit geval de sleutels van het BAG-object (verblijfsobject, standplaats, ligplaats). Volgens de leverancier van Key2GH voorziet de nieuwe versie van de software (onder de naam Key2Belastingen) hier in. Dit moet geverifieerd en geïmplementeerd worden. De enige goede oplossing is in het heffingensysteem een scheiding aan te brengen tussen de gegevens uit basisregistraties en de aanvullende gegevens. Alleen dan kunnen de mutatieberichten van de basisregistraties wel volledig verwerkt worden zonder dat de heffingsprocessen verstoord worden. Volgens de leverancier van Key2GH voorziet de nieuwe versie van de software (onder de naam Key2Belastingen) hier in. Dit moet geverifieerd en geïmplementeerd worden. Met de Waarderingskamer overleggen hoe informatie over recreatiewoningen structureel beschikbaar kan komen. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 19

20 Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn Woonboten/stacaravans Woonboten en stacaravans zijn en veel gevallen geen WOZ-object, maar wel een woonruimte in de zin van de waterschapswet. gegevens bijhouden. Dit gegeven moet dan als aanvullend gegevens worden opgeslagen in het heffingensysteem. Volgens de leverancier van Key2GH voorziet de nieuwe versie van de software (onder de naam Key2Belastingen) hier in. Dit moet geverifieerd en geïmplementeerd worden. In de BAG zijn standplaatsen en ligplaatsen geregistreerd met een BAG-id en een adres. Als in de BRP sprake is van een inschrijving op dat adres, staat/ligt er dus een stacaravan/woonboot op de standplaats/ligplaats en moet een heffing opgelegd worden. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Met de leverancier zal contact moeten worden opgenomen om het heffingensysteem te laten voorzien in het inlezen en registreren van woonboten en stacaravans en de bijbehorende BAG-id s. Diplomaten Diplomaten hebben een vrijstelling voor heffingen met uitzondering van de gebruikersheffing zuiveringsheffing woonruimte. In het heffingensysteem een extra veld opnemen voor diplomaten. Met de leverancier zal contact moeten worden opgenomen om het heffingensysteem te laten voorzien in een extra veld voor het registreren van diplomaten. Mogelijk kan het RNI hier een rol in gaan spelen. Rioolaansluiting Afhankelijk van de aanwezigheid van een aansluiting op het riool wordt zuiveringsheffing dan wel verontreinigingsheffing opgelegd. Geen knelpunt: deze informatie is afdoende bekend. Geen knelpunt. Dubbele bewoning Objecten die gelden als meerdere woonruimten volgens de Waterschapswet maar terecht als één WOZ-object in de WOZ staan geregistreerd. Onderzoek wijst uit dat de meeste vermeende gevallen een verkeerde afbakening in de WOZ betreft. Het belastingkantoor meldt daarom terug aan de WOZ. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 20

21 Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn Partner in verzorgingshuis Partner/huisgenoot heeft zich niet uitgeschreven uit BRP Als iemand in een verzorgingshuis wordt opgenomen, werkt dit pas na een half jaar door in de heffing. Soms wordt een 3- vervuilingseenheden-aanslag opgelegd, terwijl er feitelijk één bewoner is, doordat een huisgenoot/partner zich niet heeft uitgeschreven uit de BRP. Voor gevallen die overblijven moet het systeem in staat zijn deze in het heffingensysteem op te nemen, waarbij de relatie met moeder-woz-object wordt opgenomen. Met Centric zal contact moeten worden opgenomen om het heffingensysteem te laten voorzien in het opnemen van objecten van dubbele bewoning en het leggen van de relatie met het moeder-woz-object. In het heffingensysteem wordt een aantekening gemaakt in een aanvullend attribuut bij het WOZ-object met een einddatum. Voorwaarde is dat de bewoner met documenten (zoals een brief van het verzorgingshuis) de bewering aannemelijk kan maken. Met Centric zal contact moeten worden opgenomen om het heffingensysteem te laten voorzien in het opnemen van een aantekening om dit vast te leggen. Omdat dit buiten de eigen schuld van de overgebleven bewoner is, wordt de aanslag gecorrigeerd naar één vervuilingseenheid. Daartoe wordt in het heffingensysteem een aantekening gemaakt in een aanvullend attribuut bij het WOZ-object. Voorwaarde is dat de bewoner met documenten (zoals een scheidingsakte of een recent bankafschrift op een andere adres) de bewering aannemelijk kan maken. Met Centric bespreken hoe vastgelegd wordt dat een terugmelding is gedaan en welke gegevens gebruikt zijn (zonder de gegevens uit de basisregistraties te overschrijven). Bedrijven met BRP- Soms staan er in de BRP mensen Geen knelpunt. Geen knelpunt. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. De korte-termijn oplossing volstaat voor dit knelpunt. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 21

22 Knelpunt Omschrijving Oplossing korte termijn Oplossing lange termijn inschrijving Leegstand ingeschreven in objecten met een WOZ-code 30 (zijnde niet-woningen) In geval van leegstand wordt geen heffing opgelegd. Dit is een indicatie voor mogelijke onjuistheden en een mogelijkheid voor kwaliteitscontrole Geen knelpunt. Dit is een indicatie voor mogelijke onjuistheden en een mogelijkheid voor kwaliteitscontrole door op waterverbruik te controleren bij vermeende leegstand. Geen knelpunt. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 22

23 Bijlage 2 Uniformering werkwijze Onderstaand een eerste opzet voor de uniformering in het huidige Key2GH. Deze opzet moet in een later stadium nader vorm krijgen. Standaard aanslag Aantal Oorsprong WOZ-hoofdcode gebruik K2GH-subgebruikscode Overige opmerking Standaard WOZ object Uit de WOZ WOZ: 10, 11, 20, 21 Afwijking objecten Ligplaats object.. Nw object uit de BAG LP Staanplaats object.. Nw object uit de BAG SP Grondwaterlozing.. Nw object GL Dubbele bewoning.. Nw object nav bezwaar WOZ en Nw object beide - DB Link tussen beide objecten leggen Recratiewoningen.. Uit de WOZ WOZ: 12 Standaard - RW, Op recreatiepark - RP Bij "RP" link naar bedrijfsaanslag leggen Kamerverhuur.. Uit de WOZ WOZ: 10, 11 KV Bedrijfsaanslag Bedrijf/woonruimte.. Nw object nav 2 gebruikers WOZ en Nw object beide - BW Link tussen beide objecten leggen IWB: Richt IWB uniform in waarbij, alleen controles en meldingen die voor het proces van belang zijn worden getoond. Eindrapport Slim heffen Proces Zuiveringsheffing woonruimte v1 1 23