Vrijwilligersmanagement: Een introductie. Sportcongres 2016

Transcriptie

1 Vrijwilligersmanagement: Een introductie Sportcongres 2016

2 Hajo Feitsma Verenigingsmanager Sportief Capelle

3 Wie is wie?

4 Vrijwilligers ABC Aantrekken Binden Coördineren

5 Programma 20:30 Welkom 20:35 Definitie vrijwilliger 20:45 Aantrekken 21:00 Binden 21:15 Coördineren 21:30 Afsluiten

6 Definitie Vrijwilliger Wanneer is iemand een vrijwilliger? Waar blijkt dit uit? Is een vrijwilliger aan u verbonden? Hoe? Wanneer is iemand officieel vrijwilliger? Wanneer is iemand geen vrijwilliger meer?

7 Kenmerken Vrijwilliger (gebonden in een organisatie!) Autonoom Werkt zelfstandig, met organisatie én persoonlijke doelen. Betrokken Zowel positief (gedreven) als negatief (weinig flexibel) Machtsverhouding Leidinggevende heeft beperkte controle- en dwangmiddelen.

8 AANTREKKEN Stand van zaken: Welke vrijwilligers zijn er? Welke vrijwilligers ontbreken er? Welke vrijwilligersfuncties staan onder druk? Hoe worden vrijwilligers op dit moment aangetrokken?

9 Vrijwilligers aantrekken 1. Behoefte bepalen 2. Plan van aanpak 3. Uitvoeren 4. Evaluatie

10 1. Behoefte bepalen Wat hebben we nodig aan vrijwilligers? Functies? Functieomschrijving! Leeftijd? M/V? Opvolging? Belastbaarheid? Wie zijn er al actief als vrijwilliger?

11 2. Plan van aanpak Wat voor een personen zijn er nodig? Waar zijn zij te vinden? Met welke acties zijn zij te bereiken? Wie gaan het uitvoeren? Planning? Kosten/budget?

12 3. Uitvoeren Informeren doelgroep PERSOONLIJK CONTACT Durf te vragen! Concreet voorstel binnen 2 weken Planning & Tijdstip (of indicatie) Begeleid(st)er Functie omschrijving

13 4. Evaluatie Welke functies zijn ingevuld? Welke functies zijn open blijven staan? Welke acties zijn effectief geweest? Wat kan er verbeterd worden? Welke vragen zijn er uit de doelgroep gekomen? Welke vragen zijn er uit de projectgroep gekomen? VERANKEREN IN VRIJWILLIGERSBELEID!

14 BINDEN Manieren van binden: Drijfveren Vrijwilligers vergoeding Dienstverband

15 Drijfveren Wat zijn de drijfveren van uw vrijwilligers? Ik wil een maatschappelijke bijdrage leveren Ik wil actief zijn en mij hierdoor fitter voelen Ik wil wat leren; ik zoek een nieuwe uitdaging Ik wil mensen ontmoeten Ik wil binding hebben met deze vereniging Kom hen hierin tegemoet!

16 In behoefte voorzien Ik wil een maatschappelijke bijdrage leveren Bedenk waarom dit werk, ook in een breder perspectief gezien, van belang is. Meld dit aan de vrijwilligers. Spreek potentiële vrijwilligers aan op hun deskundigheid. En breng die deskundigheid in relatie met maatschappelijke belangen. Ik wil actief zijn en mij hierdoor fitter voelen Zorg voor extra handen tijdens de trainingen Schakel de vrijwilligers in bij de daadwerkelijke sportbeoefening Ik wil wat leren; ik zoek nieuwe uitdagingen Ga regelmatig na of iedere vrijwilliger nog wel op de juiste plaats zit Zorg voor instructie; laat de vrijwilliger oefenen in de (nieuwe) functie Organiseer een uitwisseling met andere verenigingen; dit zorgt voor kennisoverdracht Laat weten welke scholingsmogelijkheden er zijn bij bijvoorbeeld uw sportbond Vergoed een cursus geheel of gedeeltelijk Neem af en toe de tijd om dieper op een onderwerp in te gaan

17 In behoefte voorzien Ik wil mensen ontmoeten Zorg voor een goede introductie binnen de groep waarin gewerkt gaat worden Organiseer een seizoensafsluiting of seizoensstart voor al je vrijwilligers met aanhang Zorg voor een goede sfeer in het vrijwilligersteam Besteed aandacht aan de onderlinge verhoudingen Richt een vriendenkring op ; deze vrijwilligers zijn incidenteel inzetbaar Als er taken zijn die door twee personen gedaan worden, maak er dan vaste koppels van Ik wil binding hebben met deze vereniging Zorg voor aandacht voor je vrijwilligers, dit bijvoorbeeld bij examens, verjaardagen en geboorte van kinderen. Informeer alle vrijwilligers iedere keer als er iets speciaals te doen is of als er iets aan de hand is Zorg dat de groep vrijwilligers zich verbonden voelt door speciale, herkenbare kleding Voor alle vrijwilligers geldt dat zij waardering moeten krijgen!

18 Vergoedingen? Wat wordt er vergoed en/of betaald? Wat is voor eigen kosten van de vrijwilliger? Wetgeving Vrijwilligers vergoeding is maximaal: 4,50 per uur (<23 jaar 2,50 per uur) 150,- per maand 10 maanden per jaar

19 Stroomschema Rechtsverhouding*

20 Meer informatie? Meer informatie via: Werkgevers in de sport Sportloket Belastingdienst

21 COORDINEREN Omgangsnormen & Gedragscode Functie omschrijving Taken Competenties Bevoegdheden Beloning Waarderen (in de praktijk) Evaluatiegesprek Exitgesprek

22 Gedrag Omgangsnormen Regels voor alle leden én bezoekers van de organisatie. Gedragsregels Voor alle betrokkenen van de organisatie. Communicatie Vooraf afstemmen, meeste problemen komen door gebrekkige communicatie.

23 Functieomschrijving Taken: Verantwoordelijkheden Tijdsduur Competenties: Competentie profiel Functie eisen Bevoegdheden: Budget(ten) Speelruimte Beloning: Inspelen op drijfveren! Eventuele financiële vergoedingen

24 Waarderen Aandacht & Interesse tonen! Waardering uitspreken Vragen naar ontwikkelingen in de activiteiten Verslag van activiteit maken en vrijwilligers noemen. Luisteren naar feedback en hierop reageren! Belonen Opleiding Kleding Vrijwilligersavond/dag/bbq/etc.

25 Evaluatiegesprek Vrijwilligersmanagement: Bespreek drijfveren (eventueel doorstromen/opvolging!) Bespreek welbevinden (werkdruk, sfeer, etc.) Functie inhoudelijk: Taken & verantwoordelijkheden Prestaties Uitkomst: Nieuwe doelen, eventuele aanvullende afspraken en aanpassing functieprofiel.

26 Exitgesprek Rede beëindiging (denk aan drijfveren!) Doornemen functie omschrijving en doelen voor eventuele opvolger. Doornemen handboek vrijwilligersfunctie, eventueel aanpassen. Beschikbaarheid voor inwerken of vragen van opvolger checken. Bedanken!

27 Afsluiten Bedankt voor uw aandacht. Ik zie u graag bij de gratis netwerkborrel in de Cady kantine!