86 tips voor behoud van vrijwilligers

Transcriptie

1 Bron: Sportservice Noord-Holland Deze tips zijn tot stand gekomen dankzij de inbreng van cursisten tijdens workshops in het kader van de cursus Meer vrijwilligers in kortere tijd. Vrijwilligers in de vereniging is een kwestie van de vijf B s: Beleid, Binnenhalen, Belonen, Begeleiden, Behouden. Deze vijf aspecten van het vrijwilligerswerk zijn sterk met elkaar verweven. Naast het binnenhalen, het werven van vrijwilligers kwamen de andere aspecten tijdens de workshops vaak in beeld. Alle vijf hebben uiteindelijk invloed op het behoud van vrijwilligers. Desondanks staan de onderstaande tips gegroepeerd volgens één van de vijf B s. BELEID / BEHEER 1. Maak iemand in het bestuur verantwoordelijk voor vrijwilligersbeleid. Zorg voor een vrijwilligerscommissie cq. vrijwilligerscoordinator. 2. Zorg voor tenminste één allochtoon lid in de vrijwilligerscommissie. 3. Ga na of het van toepassing is om ook met maatschappelijke stagiaires te gaan werken; vaak een geweldige aanvulling bij evenementen. 4. Maak taak- en functie-omschrijvingen. 5. Maak de ouders duidelijk dat de leidinggevenden alles voor de groep onbetaald doen. De vereniging is een vrijwilligersorganisatie; voor sommige ouders is dat nieuw. 6. Overweeg of er een apart budget gemaakt kan worden voor de vrijwilligers. 7. Heeft de vereniging geen website of nieuwsbrief? Start onmiddellijk met een website of een nieuwsbrief. Zelfs de simpelste vorm levert je al winst op. Onderzoek eerst of het haalbaar is om regelmaat en continuïteit te garanderen. 8. Voor informatie en brochures rondom het opzetten van een website of nieuwsbrief, kunt u contact opnemen met uw sportbond of gemeente. 9. Zorg ervoor dat leden gemakkelijk kopij in kunnen leveren bij de redactie. 10. Zorg dat iedere afdeling een eigen postvak heeft in de bestuursruimte. Maak consequent gebruik van dit communicatiekanaal. 11. Vergader niet meer dan strikt nodig is. 12. Bereid vergaderingen serieus voor. Iedereen heeft de agenda op tijd, iedereen weet wat bedoeling van de agendapunten is: brainstormen, beslissen, informeren, enz. 13. Houd consequent de vastgestelde eindtijd van je vergadering aan. Zorg daarna nog voor de mogelijkheid elkaar informeel te spreken. 14. Meestal vraag je aan vertrekkende vrijwilligers waarom ze weggaan. Vraag ook eens aan je huidige vrijwilligers waarom ze blijven. Dat kan wel eens heel interessante antwoorden opleveren. 15. Stel de vrijwilligers in je clubblad, of op de website, aan de lezers voor. Op die manier weten de ouders bijvoorbeeld iets meer over de achtergrond van je 'menselijk kapitaal'.

2 16. Ontwerp een betaalbare regeling waarmee je de kosten kunt vergoeden. Pas die regeling toe. Dat mensen een hobby hebben, is leuk. Maar als ze op die hobby erg veel geld moeten toeleggen, klopt dat niet. Denk hierbij aan reiskosten, kopieerkosten en kosten voor fotograferen en/of telefoneren. Let op! Vrijwilligersvergoedingen zijn aan strenge regels onderhevig. Meer informatie bij uw sportbond of gemeente. 17. Neem af en toe de tijd om wat dieper op speciale onderwerpen in te gaan. Een onderwerp als 'contacten met ouders' kost meer tijd dan je op een bestuursvergadering hebt. Je kunt er ook de tweede helft van de avond voor inruimen als je de agenda vlot afwerkt. 18. Zet een aantal van de in dit document genoemde acties in een jaarplanning zodat het structurele activiteiten worden; u ontwikkelt op deze wijze beleid! 19. Maak voor het bestuur én voor iedere commissie een rooster van aftreden. Het rooster van aftreden kan ook het beleid omvatten dat een lid bijvoorbeeld niet langer dan acht jaar een bepaalde functie mag uitvoeren. Dankzij het rooster van aftreden wordt het vrijwilligersbestand regelmatig ververst en voorkom je vergrijzing en verstarring. 20. Organiseer ieder jaar een thema-bijeenkomst waaraan alle vrijwilligers wat hebben. Elkaar ontmoeten en gezelligheid staan centraal. Natuurlijk spreekt de voorzitter de aanwezigen toe. 21. Stel een vrijwilligerscontract op. Dat kan veel onzekerheid wegnemen over werktijden, vergoedingen en afbakening van taken. 22. Zorg voor een eigen vrijwilligerspagina op Facebook. Zet daar wetenswaardigheden op, deel daar complimentjes uit, voeg er leuke foto s aan toe; kortom breng het vrijwilligerswerk positief voor het voetlicht en natuurlijk zorg ervoor dat de vrijwilligers onderling gaan communiceren! 23. Neem een abonnement op Bestuur & Management. Dit is een vakblad gericht op de dagelijkse praktijk van sportbestuurders. 24. Kijk welke kleine taken gedelegeerd kunnen worden en worden uitgevoerd door maatschappelijke stagiaires. BINNENHALEN 25. Laat blijken dat je zelf plezier hebt in het vrijwilligerswerk dat je bij de vereniging doet. Als dat je niet lukt, wordt het tijd dat je eens naar een andere bezigheid gaat uitzien. 26. Richt een 'Vriendenkring' op. Deze Vriendenkring bestaat uit oud-vrijwilligers en ouders die de club een warm hart toedragen. Deze vrienden zijn incidenteel inzetbaar en zijn natuurlijk van harte welkom bij verenigingsaangelegenheden. 27. Ook de vrijwilliger heeft een behoefte. Probeer aan te sluiten bij die behoefte; kom er aan tegemoet. Bekende, verschillende vrijwilligerbehoeften zijn: een maatschappelijke bijdrage willen leveren; actief zijn (fitter voelen); iets leren (nieuwe uitdaging zoeken); mensen ontmoeten; binding willen hebben met de vereniging. Als aan de individuele behoefte tegemoet wordt gekomen dan geeft dat de vrijwilliger een positief gevoel. 28. Spreek vrijwilligers aan op hun deskundigheid. Het is prachtig als mensen kunnen doen waar ze goed in zijn. Hier heeft zowel de groep als het individu baat bij. 29. Betrek de jeugd bij het vrijwilligerswerk; ook al zijn hun ideeën in eerste instantie niet super in uw ogen. 30. Breng onder de aandacht dat vrijwilligerswerk op een CV bij jongeren tegenwoordig zwaar kan meetellen.

3 31. De vrijwilligers die volgend jaar de jaarlijkse ladies-day organiseren worden bepaald door tijdens de ladies-day lootjes te trekken (vijf vrijwilligers!). 32. Biedt de potentiële vrijwilliger de mogelijkheid om een keer op proef mee te draaien. 33. Verenigingen die zelden van zich laten horen hebben vaak moeite met het werven van vrijwilligers. Daarom is de pers halen belangrijk. Zorg dat uw leden weten welke successen er behaald worden. Een gunstig imago is voor veel doelgroepen, en dus ook voor de vrijwilligers, van belang. 34. Wanneer een nieuwe vrijwilliger intensief met uw jeugd te maken krijgt dan kan het vragen om een VOG-verklaring, ook wel genoemd een verklaring van goed gedrag, een goede zaak zijn. BELONEN 35. Laat belangstelling blijken aan je vrijwilligers bij uitslag examens, geboorte van kinderen, verjaardagen. 36. Organiseer een seizoensafsluiting voor al je vrijwilligers + aanhang. 37. Maak er iets feestelijks van als iemand van de vrijwilligers een diploma krijgt. 38. Ga langs bij de vereniging. Soms zo maar, soms om iets te halen of te brengen. Dat laatste is helemaal leuk. Kleine cadeautjes voor de vrijwilligers AI eens aan waarderingstekens gedacht? Het vrijwilligersdiploma. 40. Zet je vrijwilligers in het zonnetje op de jaarlijkse Landelijke Vrijwilligersdag in december. 41. Stimuleer de ouders de vrijwilligers te bedanken voor het werk dat deze personen voor de jeugdleden doen. Vraag aan de bezoekers om een applaus voor de vrijwilligers! 42. Geef bij herhaling blijk dat je trots bent op de mensen die je vereniging tot bloei brengen. 43. Bied, in overleg met de sponsor, de vrijwilligers een speciale korting aan bij die sponsor. Of één van de sponsors geeft aan iedere vrijwilliger van de club een kortingsbon. Een leuk gebaar naar de vrijwilligers en de sponsor krijgt nieuwe klanten over de drempel! 44. Reik een bloemetje uit aan de vrijwilliger van het jaar. Laat die vrijwilliger kiezen door de vrijwilligers zelf. Wanneer de keuze wordt gemaakt door het bestuur dan is de mogelijkheid van scheve ogen groter. De vrijwilliger van het jaar hangt een jaar lang met een bordje in de kantine! 45. Als een grote vrijwilligersklus is geklaard zet dat dan op een memobord in de kantine waarop je de vrijwilligers (met vermelding van hun namen) in het zonnetje zet. 46. Bied een bepaalde groep vrijwilligers een bijzonder sportief uitje aan (jeugdscheidsrechters een keer naar een groot toernooi). 47. Bezorg iedere vrijwilliger met Sinterklaas een pakje met gedicht. 48. Zet alle namen van de (nieuwe) vrijwilligers in het dorpsblad. 49. Geef de vrijwilligers na, bijvoorbeeld drie jaar trouwe dienst, een certificaat als (grappige) blijk van waardering. 50. Meld één van uw vrijwilligers aan als vrijwilliger van het jaar bij het sportgala. 51. Meld een zéér bijzondere vrijwilliger aan bij uw sportbond voor de speciale bonds-oorkonde. 52. De vrijwilligers krijgen een bepaald privilege. Er zijn ieder jaar te veel aanmeldingen voor de dinsdagavondcompetitie; het bestuur besluit dat alle leden die het afgelopen jaar een vrijwilligersklus hebben verricht voorrang hebben om mee te kunnen doen met deze competitie. 53. Vrijwilligers die meer dan 10 uur per jaar voor de vereniging werken hoeven de verplichte bardienst niet te doen.

4 BEGELEIDEN 54. Zorg voor een goede sfeer in je groep. Makkelijker gezegd dan gedaan? Welnee... zo oud als de weg naar Rome. Het heeft alles te maken met de aandacht die je elkaar geeft. 55. Doe aan loopbaanplanning. Klinkt zwaar maar het betekent niets meer of minder dan dat je zorgt dat iedere vrijwilliger steeds lekker op zijn of haar plaats zit. 56. Geef nieuwe vrijwilligers een zorgvuldige begeleiding. Zet dat plan op papier en voer het uit. 57. Voer minstens jaarlijks een voortgangsgesprek met iedere vrijwilliger. 58. Leg de gegevens van de voortgangsgesprekken vast en geef ze bij de persoon zelf in bewaring. Dat gaat anderen natuurlijk niets aan. 59. Wel eens aan uitwisseling van vrijwilligers met andere verenigingen gedacht? Kan verfrissend werken voor vrijwilligers van de respectievelijke verenigingen. 60. Wel eens aan uitwisseling van vrijwilligers met andere sporten gedacht? Kan verfrissend werken voor vrijwilligers van beide sporten. 61. Maak melding van de behaalde cursussen in je clubblad of op de site. 62. Geef je vrijwilligers veel vertrouwen. Ga ervan uit dat ze de verantwoording goed kunnen dragen. 63. Als er vrijwilligerstaken zijn die door twee personen gedaan worden maak er dan vaste koppels van. 64. Werk mee aan de persoonlijke ontwikkeling van je vrijwilligers. Dat kan door ze cursussen te laten volgen en door ze vaardigheden te laten oefenen. Ook doorstroming naar een andere plaats in de vereniging kan er aan bijdragen. 65. Stel een opleidingsbudget beschikbaar. Dat klinkt duur maar het betekent alleen maar dat je je vrijwilligers financieel in staat stelt (jaarlijks) een cursus te volgen. Stel een contractje op over deze betaling door de vereniging. Bijvoorbeeld: als je na drie jaar stopt met je vrijwilligerswerk is er niets aan de hand, stop je echter binnen één jaar na de cursus dan betaal je de cursuskosten voor 70%; stoppen binnen twee jaar betekent 30% betalen. 66. Besteed aandacht aan de onderlinge verhoudingen in het vrijwilligersteam. Houd de vinger aan de pols en schep de voorwaarden die nodig zijn om vrijwilligers prettig bezig te laten zijn. 67. Het kan soms nodig zijn een vrijwilliger te vragen zich terug te trekken. Als hij of zij het vertrek van anderen veroorzaakt, moet je dat ernstig in overweging nemen. Misschien is het mogelijk die persoon elders in de vereniging actief te laten zijn. 68. Zorg dat de groep vrijwilligers een eenheid wordt; zorg voor herkenbaarheid door speciale kleding. Alle leden van de jeugdcommissie bijvoorbeeld het zelfde hesje of de leden van de wedstrijdcommissie in dezelfde sweater. 69. Zorg voor goede eerste introductie binnen de groep waarin gewerkt gaat worden. 70. Maak een aparte facebook-pagina aan voor de vrijwilligers van uw vereniging. 71. Vrijwilligers die echt ongeschikt blijken te zijn voor hun functie of taak moeten daar zo spoedig mogelijk op gewezen worden. Niet leuk zo n slechtnieuws-gesprek maar wel noodzakelijk! Draai er niet omheen en probeer te wijzen op alternatieven; wellicht bij een andere geschiktere organisatie.

5 BEHOUDEN 72. Maak een jaarverslag waarin aangegeven wordt wat voor vrijwilligersactiviteiten er allemaal gedaan zijn. 73. Breng het verloop van je vrijwilligers in beeld. Doe dit bijvoorbeeld met een schema of een staafdiagram. Op basis van de vertrekmomenten en de redenen voor het vertrek kun je maatregelen nemen om de uitstroom in te perken. 74. Geef vrijwilligers het gevoel dat je ze serieus neemt. Let daar vooral goed op tijdens vergaderingen. Als iemands opmerkingen consequent niet gehoord worden, haakt hij of zij af. 75. Steek geen energie in werving als je niets doet aan behoud. 76. Stuur op geschikte momenten persberichten naar de plaatselijke media waarin je goed nieuws over je vereniging meldt. Daarin nemen complimenten voor je vrijwilligers een belangrijke plaats in. 77. Schrijf regelmatig in je clubblad of op je site over de verdiensten van de vrijwilligers. 78. Plaats een Sinterklaasgedicht in het clubblad over de verdiensten van al uw vrijwilligers. 79. Je hebt de vrijwilligers ooit gevraagd om te komen helpen binnen de vereniging op een bepaald gebied. Splits ze dan ook geen oneigenlijke taken in de maag. 80. Leg meer de nadruk op de dingen die goed lopen dan op de missers. 81. Bedenk eens wat je aan iemand zou willen zeggen in een afscheidsspeech. Zeg het dan ook eens als die persoon nog lang geen afscheid neemt. 82. Maak een promofilm over het vrijwilligerswerk binnen de vereniging; vertoon deze bij de ALV en bij de vrijwilligersavond. 83. Zorg dat niet te veel vrijwilligerswerk bij één persoon terecht komt. 84. Hang foto s op van vrijwilligers in de kantine. 85. Maak een overzicht van alle vrijwilligers en hang dit in de kantine op bij het eind van het verenigingsjaar. Dit met een dankwoord er bij. 86. Zorg dat u een vrijwilligerscommissie heeft. Dé commissie die zich regelmatig buigt over alle aspecten van het vrijwilligerswerk van uw vereniging.