Aanpak communicatie Sint Sebastiaansbrug Jan Langstraat Definitieve versie:

Transcriptie

1 Aanpak communicatie Sint Sebastiaansbrug Jan Langstraat Definitieve versie: Inleiding PZH, MRDH en gemeente Delft werken op basis van de op 27 november 2015 gesloten intentieovereenkomst aan de realisatie van een nieuwe Sint Sebastiaansbrug. Het Ingenieursbureau van de gemeente Rotterdam heeft opdracht gekregen voor het integraal projectmanagement. In overleg tussen de drie opdrachtgevers is afgesproken is dat de gemeente de lead neemt in de communicatie. Deze notitie doet een voorstel voor communicatiestrategie en aanpak en de organisatie en rolverdeling. 2. Uitgangspunten In de afgelopen jaren zijn diverse documenten tot stand gekomen over de gewenste communicatiestrategie en uitvoering. De uitgangspunten, zoals geformuleerd in het strategisch communicatieplan 2012 (PZH) gelden nog steeds: - Draagvlak creëren voor en tijdens de uitvoering door tijdig, transparant en volledig te communiceren; - Helder maken welke inbreng alle betrokkenen hebben in het (ontwerp)proces door het managen van verwachtingen; - Positieve houding uitdragen en stimuleren over de realisatie van de nieuwe brug. We geven dit gestalte door: - Communicatie tijdens de planontwikkeling; - Communicatie tijdens de uitvoering, met het accent op omgevingscommunicatie en bereikbaarheidscommunicatie; - Communicatie over de bestuurlijke besluitvorming. 3. Kernboodschap (maart 2016) Delft krijgt een nieuwe Sebastiaansbrug die de huidige brug vervangt. De nieuwe brug zorgt voor een veilige en vlotte verbinding tussen het centrum van Delft en de TU-wijk en Technopolis. De huidige brug is in slechte staat en vertoont scheuren. De brug is daardoor ook niet geschikt voor de aanleg van de geplande trambaan voor tramlijn 19, die naar Technopolis gaat rijden. De nieuwe brug wordt een beweegbare brug op dezelfde locatie als de huidige brug, passend binnen het huidige bestemmingsplan. De brug krijgt een doorvaarthoogte van 4,5 meter. Gemotoriseerd verkeer beschikt op de nieuwe brug over twee keer één rijstrook. Voor het openbaar vervoer zijn twee rijstroken beschikbaar voor tram en bus in de zijligging aan de oostzijde van de brug. Aan weerzijden komen vrijliggende voet- en fietspaden. 1

2 Gemeente Delft, Provincie Zuid-Holland en Metropoolregio Rotterdam Den Haag hebben gezamenlijk belang bij de vervanging van de brug en zullen het project dan ook gezamenlijk laten ontwerpen en bouwen. Ook dragen de drie partijen gezamenlijk de kosten die hiermee gepaard gaan. Gestreefd wordt om begin 2018 te starten met de realisatie. Afhankelijk van de te kiezen uitvoeringsmethode zou de tram medio 2019 of eind 2019 kunnen rijden. Vanwege de tijdelijke afsluiting van deze belangrijke verbinding tijdens de sloop en bouw, wordt zorgvuldig gecommuniceerd over de planning van de werkzaamheden, omleidingen en andere hinder. 4. Rolverdeling/samenwerking In de intentieovereenkomst hebben partijen afgesproken om in gezamenlijkheid het project te realiseren. In de nog af te sluiten samenwerkingsovereenkomst wordt een nadere rol-, taak- en bevoegdheidsverdeling afgesproken en wordt tevens vastgelegd welke partij voor wel taakonderdeel als aanspreekpunt zal fungeren. Vooruitlopend hierop hebben partijen afgesproken dat de gemeente de verantwoordelijkheid op zich neemt om namens de drie partijen de communicatie te organiseren. Dit betekent dat de (communicatieadviseur van) de gemeente Delft de communicatieboodschap en strategie bewaakt en dat de gemeente in de publiekscommunicatie als afzender functioneert. In de intentieovereenkomst is vermeld dat iedere partij integraal verantwoordelijk is voor zijn aandeel in het project, zowel bestuurlijk, organisatorisch als anderszins. Voor de communicatie betekent dit dat iedere partij verantwoordelijk is voor de eigen bestuurlijke communicatie en de (pers)woordvoering daarover. Bij ieder besluit worden hierover procesafspraken gemaakt. Ook blijft iedere partij verantwoordelijk voor de communicatie met de eigen interne en externe doelgroepen. (Bijvoorbeeld MRDH met de OV-bedrijven en PZH met de scheepvaart.) In de nog op te stellen communicatiekalender zal worden vastgelegd welke partij met welke doelgroep communiceert. In hoofdstuk 6 is aangegeven wat deze rolverdeling en samenwerking betekent voor de organisatie van de communicatie. 5. Communicatiestrategie 5.1 Communicatie tijdens de planontwikkeling Informatie en reactie Het uitgangspunt om binnen de kaders van de intentieovereenkomst te komen tot een sobere brug die binnen het bestemmingsplan past betekent dat de speelruimte beperkt is. De hoogte van de brug en de indeling met rijstroken voor langzaam verkeer, autoverkeer en openbaar vervoer zijn in de intentieovereenkomst en het vigerende bestemmingsplan vastgelegd. Dit betekent dat tijdens de planontwikkeling het accent bij de communicatie zal liggen op informatieverstrekking en het bieden van een beperkte reactiemogelijkheid. Reacties kunnen worden meegenomen als zij passen binnen de kaders van bestemmingsplan, intentieovereenkomst (of samenwerkingsovereenkomst) en PvE en niet leiden tot hogere kosten of risico s. We staan open voor reacties en suggesties over de wijze van 2

3 communiceren en vragen hier ook actief naar. Door goed aan te sluiten op wensen over de communicatie kan draagvlak worden bevorderd. Aanpak: We zorgen dus voor duidelijke, actuele en goed vindbare informatie. Belangrijkste media die we hiervoor inzetten zijn en de Stadskrant (voor korte berichten en wanneer daar aanleiding voor is een aparte, in te kopen, pagina). Ook de gemeentelijke Facebookpagina, Twitter kunnen zo nodig worden ingezet. Ook stellen we externe stakeholders in de gelegenheid om te reageren. Het reeds bestaande burenoverleg, waarin belangrijke belangenorganisaties zijn vertegenwoordigd, is hiervoor een geschikt platform. We houden de deelnemers aan het burenoverleg via op de hoogte van de voortgang en beleggen op logische momenten in het proces bijeenkomsten. De stukken voor de vergunningaanvraag worden vooraf gedeeld met het burenoverleg. Voor een breder publiek zullen we een inloopbijeenkomst houden, zoals dat in de afgelopen jaren al eerder is gebeurd, met aandacht voor het voorlopig ontwerp, de te volgen procedure en de omleidingsroutes. De wijze waarop we andere stakeholders betrekken moet nader worden bepaald, mede op basis van een hernieuwde stakeholdersanalyse. Te denken valt aan het Q-team, de TU, bedrijven en instellingen in Technopolis, DUWO, scheepvaart ) 5.2 Communicatie tijdens de uitvoering Bereikbaarheidscommunicatie Afsluiting van de Sebastiaansbrug heeft veel impact op met name het autoverkeer en het OV. De in te stellen omleidingsroutes zullen het verkeer naar verwachting goed kunnen opvangen. Het verkeer ondervindt tegen de tijd dat de brug wordt afgesloten immers geen of weinig hinder meer van werkzaamheden in de spoorzone. Westlandseweg en Ireneboulevard zijn altijd beschikbaar voor verkeer in twee richtingen. Niettemin zal de impact van de afsluiting van de brug op het verkeer nog steeds fors zijn en zal flink moeten worden ingezet op (bereikbaarheids)communicatie. Aanpak; In aanloop naar de afsluiting van de brug moet breed worden gecommuniceerd over omleidingsroutes. We doen dat in de periode vóór de afsluiting door middel van een korte campagne. Tijdens de afsluiting moet duidelijke bebording zijn aangebracht en moet de informatie over de omleidingen digitaal goed vindbaar zijn. De site is hierbij een belangrijk medium, evenals de tweets Omgevingscommunicatie De uitvoering van het project heeft ook veel impact op bewoners en bedrijven in de directe omgeving van de brug, in de vorm van bouwoverlast en bereikbaarheidsproblemen. Dit betekent dat eveneens fors zal moeten worden ingezet op goede omgevingscommunicatie. Het BLVC plan van de aannemer zal hierin moeten voorzien. Aanpak; De directe omgeving wordt rechtstreeks geïnformeerd over de werkzaamheden met huis-aan-huisbrieven of anderszins en krijgt een aanspreekpunt voor meldingen of klachten. Met een samen te stellen klankbordgroep van bewoners wordt in een vaste 3

4 frequentie vergaderd. (Mogelijk is deze klankbordgroep een voortzetting van het burenoverleg.) Ook met de ondernemers wordt rechtstreeks contact onderhouden. Raakvlak met andere projecten In samenhang met de vervanging van de Sebastiaansbrug wordt in opdracht van MRDH gewerkt aan de aanleg van tramlijn 19 en de herinrichting van het Mijnbouwplein en in opdracht van de gemeente aan de herinrichting van het Poortlandplein en de Mijnbouwstraat-oost. We maken duidelijk wat de samenhang is tussen deze projecten en stemmen de communicatie op elkaar af. De BLVC plannen die voor deze projecten zijn gemaakt moeten daartoe worden herijkt. (De herontwikkeling van DUWO en TU Kanaalweg is mogelijk al afgerond wanneer de werkzaamheden aan de brug worden uitgevoerd.) Aanpak; Op basis van de communicatieplannen en projectplanningen wordt één centrale communicatiekalender opgesteld, waarin de grote mijlpalen zijn opgenomen. 5.3 Communicatie over de bestuurlijke besluitvorming Delft, provincie Zuid-Holland en Metropoolregio Rotterdam Den Haag werken gezamenlijk aan de vervanging van de Sint Sebastiaansbrug (intentieovereenkomst van ). Deze drie partijen financieren gezamenlijk de brug en zijn ieder voor een gelijk deel aansprakelijk voor het financiële risico van het project. Uiterlijk 1 mei 2016 wordt de intentieovereenkomst omgezet in een Samenwerkingsovereenkomst waarin voor elke partij de rol, taak en bevoegdheid wordt vastgelegd. Vooruitlopend daarop zijn nu de volgende rollen bekend. Rollen van de partijen: Delft: wegbeheerder en eigenaar van de aanbruggen. Heeft de lead in de communicatie. PZH: vaarwegbeheerder en eigenaar van de val van de brug incl. besturing. MRDH: concessieverlener van het OV en verantwoordelijk voor de aanleg van tramlijn 19 (o.a. over de Sint Sebastiaansbrug). Is verantwoordelijk voor de organisatie van de financiën/geldstromen en is penvoerder voor de contracten met derden (o.a. ingenieursbureau en aannemer). Gedurende de looptijd van het project Sint Sebastiaansbrug worden diverse besluiten genomen in de verschillende bestuurlijke gremia. Aanpak: de te verwachten bestuurlijke besluiten worden in de mijlpalenkalender gezet. Het is zeer gewenst om de besluiten binnen de diverse gremia zo dicht mogelijk bij elkaar in te plannen. Om te voorkomen dat een partij een openbaar besluit heeft genomen en de andere partij het besluit nog moet nemen, kunnen de voorgenomen besluiten (zo ver openbaar) gezamenlijk voorafgaand bekend worden gemaakt. Nadat elke partij zijn besluit heeft genomen, wordt dit gemeld in besluitenlijsten van de eigen bestuurlijke gremia en online toegevoegd aan de eerdere berichtgeving hierover op de website van delft. 4

5 6. Organisatie van de communicatie Zoals aangegeven is door de drie opdrachtgevers afgesproken dat de gemeente de lead neemt in de communicatie met de stad. Gemeente Delft is spreekbuis en coördinator. Opdrachtgever: Vanuit de Projectboard treedt Iwan de Vries op als opdrachtgever en aanspreekpunt voor de communicatie. Hij legt waar nodig communicatie-beslispunten voor aan Projectboard. Communicatieoverleg: Werkafspraken over strategie en uitvoering van de communicatie worden gemaakt in een communicatieoverleg bestaande uit: - Iwan de Vries (vanuit Projectboard) - Mozafar Said (integraal projectmanager) - Olaf Hoogerdijk (als lid van het technisch kernteam en vanwege de raakvlakken met samenhangende projecten; Poortlandplein, Mijnbouwstraat, Tramlijn 19) - Jan Langstraat (communicatieadviseur en perswoordvoerder) - Ad hoc: communicatiemedewerker, bereikbaarheidsregisseur Afstemming: Jan Langstraat draagt zorg voor afstemming met en informeren van communicatieadviseurs/woordvoerders van Provincie en MRDH. Pers: We voeren een actief persbeleid en zijn alert op nieuwsaanleidingen waarmee de pers kan worden benaderd. Persvoorlichting Delft verzorgt de perswoordvoering over het project. Woordvoerders MRDH, Provincie en Delft verzorgen zelf de bestuurlijke woordvoering m.b.t. het project namens hun organisatie, na onderlinge afstemming. Ook verzorgen MRDH en gemeente de woordvoering over de samenhangende projecten waarvoor zij opdrachtgever zijn. Stakeholdersanalyse: Eerder is een stakeholdersinventarisatie/analyse gemaakt. Nu het project een nieuwe start maakt moeten we opnieuw kijken welke stakeholders relevant zijn voor de communicatie en wie vanuit het project met welke stakeholders communiceert. 7. Uitvoering communicatie Rechtstreekse contacten en overleg met stakeholders vinden plaats vanuit de projectorganisatie, dus door de projectmanager, projectleiders of de leden van de projectboard. Op basis van de stakeholdersanalyse wordt dit nader ingevuld. In de periode van de uitvoering is ook de aannemer hierbij aan zet. De afdeling Communicatie van de gemeente Delft biedt hierbij ondersteuning en draagt zorg voor de stadsbrede communicatie. 5

6 7.1 Personele inzet De afdeling Communicatie gemeente Delft levert of organiseert personele inzet. Communicatieadvies, -coördinatie en perswoordvoering geldt als basisdienstverlening. Uren van de senior communicatieadviseur/woordvoerder komen dan ook niet ten laste van het project. De overige (uitvoerende) communicatiewerkzaamheden gelden als maatwerk. De kosten daarvan worden doorbelast aan het project. Het gaat daarbij om: - Beheer en inzet concernmedia, waaronder redactie ( Stadskrant, social media) - Redactie bewonersbrieven - Voorbereiding en begeleiding inloopbijeenkomst - Zorgdragen voor gezamenlijke communicatiekalender voor Sebastiaansbrug, Tramlijn 19, Poortlandplein, Mijnbouwstraat, Mijnbouwplein - Voorbereiding start/openingshandeling - Maken van Q&A s voor KCC en onderhouden van contacten met KCC - Voorbereiden en begeleiden korte bereikbaarheidscampagne over afsluiting en omleidingen kort voor afsluiten brug. - P.m. nader te bepalen inzet op omgevingscommunicatie in periode van uitvoering. Hierover moeten afspraken worden gemaakt met de aannemer. Projectondersteuner: Vanuit cluster Ruimte/IB is een projectondersteuner beschikbaar (beheer adressenlijsten voor bewonersbrieven, verzenden van bewonersbrieven, reservering zaalruimte, ondersteuning inloopbijeenkomst, faciliteren bijeenkomsten, faciliteren start- of openingshandeling) 7.2 Middeleninzet Gedurende de planvoorbereiding en -uitvoering zullen kosten moeten worden gemaakt voor de inzet van communicatiemiddelen. Hierbij valt te denken aan: - Presentatiematerialen zoals tekeningen en kaarten; deze worden geleverd door IB Rotterdam - Concernmedia, zoals paginaruimte Stadskrant - Zaalhuur - Productie en verspreiding bewonersbrieven - Middelen voor de campagne over afsluiting/omleidingen (zoals posters en advertentieruimte, vormgeving) - Start-, openingshandeling - Bebording - Mogelijk geeft het overleg met stakeholders aanleiding om extra middelen in te zetten waarmee het draagvlak kan worden vergroot. 6

7 8. Projectplanning en communicatiekalender Voor het maken van een communicatiekalender zijn de volgende momenten van belang. De momenten worden opgenomen in de communicatiekalender en deze wordt aangevuld/aangepast aan de hand van de projectplanning: - Procestoelichting aan burenoverleg,in aanwezigheid van wethouder (eind maart) - Voorlopig ontwerp (eind 2016) - Concept bouwaanvraag (??) - Kort voor start bouw: over uitvoeringsmethode (4 e kwartaal 2017) - Uitvoering (begin 2018 medio of eind 2019) 7