Inhoud 1 Inleiding... 2

Transcriptie

1 Inhoud 1 Inleiding Wat, hoe, wanneer, met wie en waarom? Beleidsdoel Opdracht Ontmoeten Wie willen we ontmoeten? Hoe ontmoeten? Intern ontmoeten Verbinden Kernboodschap Voldoende inzicht in belangen? Samenwerken Klankborden Middelen en media Het is onmogelijk niét te communiceren Openbare avonden Online Offline Planning Communicatiekalender... 5 Bijlage 1: Factor C Actorenanalyse... 7

2 1 Inleiding 1.1 Wat, hoe, wanneer, met wie en waarom? De herinrichting van de Kapellerlaan is voor de betrokken omgeving een ingrijpende gebeurtenis die de inrichting van de openbare ruimte voor de komende 25 jaar vastlegt en voor sommige delen (bomen, riool) zelf langer. Het is daarom van belang bewoners en gebruikers, als betrokken ervaringsdeskundigen, te betrekken in het wijzigingsproces. De uitvoering van de herinrichting Kapellerlaan staat gepland voor De voorbereidingen zijn in , waarbij najaar 2017 voorjaar 2018 als de cruciale periode gezien wordt voor inbreng in de voorbereidingen. Dit communicatieplan vertelt hoe deze inbreng te structureren. 1.2 Beleidsdoel Leidend beleidsdoel in de communicatie is onze toekomstvisie die spreekt over co-creatie met de samenleving via ontmoeten, verbinden en samenwerken. Deze thema s lopen dan ook als de beroemde rode draad door dit communicatieplan. Voor de openbare ruimte gelden vele beleidsdoelen, deze zijn kort samengevat in het projectdoel: Een duurzaam heringerichte Kapellerlaan die voldoet aan de huidige eisen en zonder grote (onderhouds-) ingrepen minimaal 25 jaar in stand blijft. 1.3 Opdracht De opdracht is herinrichting van de openbare ruimte binnen de projectgrenzen. Kijkend vanuit de communicatie is de opdracht echter het scheppen van een brede basis aan vertrouwen, medewerking en tevredenheid met het resultaat. 2 Ontmoeten 2.1 Wie willen we ontmoeten? Ontmoeten willen we iedereen, vanuit het project willen we vooral ontmoeten de betrokkenen, degene met een belang. De mate van ontmoeten hangt samen met de betrokkenheid die weer gerelateerd is aan het belang. Iemand met een groot belang willen wij dan ook ruim gelegenheid bieden zich te verbinden met het project, in het bijzonder in de voorbereidingen om te komen tot een herinrichting van de Kapellerlaan. De met behulp van Factor C geïnventariseerde betrokkenen voor het voorbereidingstraject staan vermeld in bijlage 1 - de Actorenanalyse. Tevens schetst deze hun huidige en toekomstige positie binnen het proces. De gedefinieerde positie is gerelateerd aan de mate van informatie en medewerking van die actor. 2.2 Hoe ontmoeten? Ontmoeten willen via direct contact en openstaan voor vragen en reacties. De eerste geplande ontmoeting is via de startavond op woensdag 23 augustus Deze avond, met zijn uitnodigingen en publiciteit vormen het vertrekpunt voor het ontmoeten waarbij de participatiebehoefte wordt geïnventariseerd. Uitgaande van voldoende belangstelling is de insteek om een klankbordgroep te formuleren waarin het samenwerken een directe vorm gaat krijgen. Gezien de gewenste openheid en ruimte voor eigen (externe) initiatieven gaat wij ook daaraan meewerken via informatieverstrekking en desgevraagd advies. Na deze fase van vooroverleg waarin de plannen geconcretiseerd worden volgt een inspraakperiode. Via deze inspraak en de publiciteit eromheen ontstaat een nieuw ontmoetingsmoment waarbij iedereen opnieuw de kans heeft tot inbreng. 2.3 Intern ontmoeten Er is al een inventarisatie van intern betrokkenen, lopende het proces kan dit nog uitgebreid worden. Momenteel bestaat de lijst uit: Pagina 2 van 7

3 Projectteam (VR): Projectleider Godfried Fraters, Werkvoorbereider Ruud Janssen en Toezichthouder Jean Heffels, Overige intern: Specialist Groen (VR), Beheer verhardingen (BOR), Beheer riolering (BOR), Beheer verkeer (BOR), Beheer groen ((BOR), Beheer afval (BOR), Wijkregisseur (SenB), Financieel adviseur (CA), Inkoopadviseur (CA), Bodemadviseur (PP), Coördinator monumentenzorg en archeologie (PP), Coördinator verkeer en vervoer (SO). 3 Verbinden 3.1 Kernboodschap Als kernboodschap voor de herinrichting van de Kapellerlaan is gekozen: Samen met u gaan wij de straat verbeteren. Deze kernboodschap maakt duidelijk dat de herinrichting van en voor iedereen is betrokken bij de Kapellerlaan en niet alleen iets kan zijn van de gemeente. Ondersteuning en informatie van betrokkenen zijn vereisten om te komen tot het gewenste eindresultaat: Een nieuwe inrichting van de straat met vertrouwen in zijn toekomst. De Kapellerlaan is met zijn karakteristieke uitstraling een van de beeldbepalende lanen voor Roermond. Deze laan kent echter problemen met riool en verhardingen, krapte in zijn inrichting. Ook zijn er vragen over zijn bomen en verkeerssituatie. De aandachtspunten in de openbare ruimte van de Kapellerlaan hangen ook onderling samen. De beperkt beschikbare ruimte maakt dat bomen, groen, parkeren, rijden met fiets of auto en lopen allemaal vlak bij elkaar gebeuren met weinig ruimte voor wat anders. De ligging van de Kapellerlaan in de stad zorgt daarbij ook voor een intensief gebruik van de straat. Met de riool- en de verhardingsproblemen als directe aanleiding en de vragen rond de inrichting heeft het bestuur er voor gekozen om fors te investeren in het verbeteren van de Kapellerlaan en daarbij ook enkele voorkeuren uitgesproken. Om samen met u de straat te gaan verbeteren is belangrijk dat iedereen die zich betrokken voelt en met voorkeuren, problemen en aandachtspunten naar voren komt. Vandaaruit zoeken we met onderling vertrouwen en in alle openheid naar verbeteringen. 3.2 Voldoende inzicht in belangen? Rondom de herinrichting van de Kapellerlaan spelen veel belangen. Geredeneerd vanuit de gemeente gaat het vooral om het algemeen belang, wat is de functie en plaats van de Kapellerlaan in de stad? Om te kunnen verbinden moeten ook op tafel komen de belangen van de betrokkenen en moeten deze op hun eigen manier meetellen in de afwegingen samen met de algemene belangen. Belangrijk is ook te kijken waar belangen samenvallen of juist strijdig zijn, in de sturing van discussies en het komen tot verbeteringen is dit een essentieel onderdeel. 4 Samenwerken Om te komen tot samenwerking is het nodig om vanuit beide zijden betrokkenheid te vergroten en op het goede moment de juiste belangen te verbinden die leiden tot verbeteringen voor de Kapellerlaan. Belangrijk hierbij is dat in openheid en onderling vertrouwen informatie gedeeld wordt, zowel feitelijke informatie als ook de gedachtegangen over die informatie. Om dit te bereiken wordt in dit proces een op vrijwillige basis samen te stellen klankbordgroep toegepast. Pagina 3 van 7

4 4.1 Klankborden Doel van het klankborden is om met ieders deskundigheid samen tot een goed resultaat te komen. Het belangrijkste deel vindt in ieder geval plaats voor de inspraakronde. Klankborden betekent, op ambtelijk niveau in samenwerking met derden komen tot een plan voor inspraak. Dit inspraakplan wordt dan aan het bestuur voorgelegd ter besluitvorming over vrijgave voor inspraak. Klankbordoverleg gaat dus om meedoen in het ontwerpproces met informatie uitwisseling en advisering over de plannen door de. Te verkrijgen informatie via klankbordoverleg is bijvoorbeeld wat er buiten leeft en hoe gedacht wordt. De adviesrol van deelnemers is niet beperkt tot de klankbordgroepsbijeenkomsten maar geldt voor het hele ontwerpproces. Het is de bedoeling dat de ook met anderen hierover praten en te allen tijde vragen en opmerkingen aan kunnen leveren. Duidelijk moet het iedereen zijn dat naast opmerkingen en adviezen vanuit de klankbordgroep ook de adviezen vanuit het ambtelijk apparaat en van adviseurs meegewogen worden in de voorstellen die aan het bestuur worden gedaan. Verder draagt het ambtelijk apparaat de verantwoordelijkheid voor het definitieve voorstel en uiteraard beslist het bestuur. 5 Middelen en media 5.1 Het is onmogelijk niét te communiceren Gezien de impact van het werk op de omgeving is niet communiceren onmogelijk, het is zelfs gewoon wenselijk te communiceren. De vraag richt zich op hoe, waar, waarmee en wanneer te communiceren. Communicatie bestaat uit het verzenden en ontvangen van boodschappen. Het denkproces, het verwerken van boodschappen laten we voor nu buiten beschouwing. Betreffende het verzenden en ontvangen wordt hier geredeneerd vanuit de positie van het projectteam. Voor het verzenden gaat het om het kiezen van logische communicatiemomenten, deze zijn echter niet altijd in eigen hand. Zo zijn al verschillende vragen ontvangen waarop gereageerd moest worden. 5.2 Openbare avonden Openbare avonden zijn bij uitstek iets dat door het projectteam geïnitieerd wordt en geijkt voor de startmomenten en voor het breed voorleggen van een (concept) product. Openbare avonden zijn daarom voorzien voor de start van de voorbereidingen, voor de inspraak en bij de start van de uitvoering. 5.3 Online Projectinformatie wordt online beschikbaar gesteld op verschillende manieren. Op de website van Roermond.nl is een pagina ingericht die actueel wordt gehouden. Nieuwsbrieven worden online verstuurd naar postcode gerelateerd gebied om de omgeving van nieuwe informatie te voorzien. Vooralsnog is niet voorzien dat het projectteam actief met sociale media aan de gang gaat. Gezien de aard van het medium kan dit mogelijk wel in het kader van participatie door de klankbordgroep of andere betrokkenen goed opgepakt worden. Dit ook in verband met de functie van de klankbordgroep om als klankbord voor het omgevingsgevoel te dienen. 5.4 Offline Via de gebruikelijke communicatiemiddelen (telefoon, , receptie) zijn de betrokkenen in gelegenheid projectteamleden direct te benaderen. Afhankelijk van de respons wordt ook gebruikt gemaakt van een berichtservice (groep- ). Via deze service worden dan ook digitaal bewonersbrieven verspreid. Bewonersbrieven worden vooral gebruikt als uitnodiging voor openbare avonden of algemene informatie verstrekking indien daar aanleiding toe is. Dit laatste speelt vooral tijdens de uitvoering een rol. Pagina 4 van 7

5 6 Planning De communicatiekalender volgt de projectplanning. Het startmoment is voorzien op de openbare startavond van 23 augustus De klankbordbijeenkomsten en de inspraak zijn afhankelijk van de voortgang van het project. Op dit moment kunnen hier nog niet zinvol data aan gekoppeld worden. 6.1 Communicatiekalender Deze communicatiekalender richt zich specifiek op externe communicatie. De interne projectcommunicatie wordt op de gebruikelijke wijze doorlopen. Mijlpaal Meeweten Meedenken Meewerken Meebepalen Start externe communicatie Startavond geformeerd geïnformeerd Belangen vastgesteld Schetsontwerp opgesteld Inspraakontwerp vastgesteld Start inspraak Inspraakperiode Inspraakreacties verwerkt. startbijeenkomst Kapellerlaan via Bewonersbrief en digitaal. Verstrekken van informatie via woord en beeld. Verstrekken informatie o.a. uit onderzoeken het inspraakontwerp start inspraak via Bewonersbrief en digitaal Verstrekken informatie via balie, inspraakbijeenkomst en website. resultaat inspraak Verkrijgen input betrokkenen via woord en formulier. Beantwoorden vragen. brengt eigen belangen in. Inbreng ideeën door klankbordgroep denkt mee over inspraakvorm. Aanmelden voor klankbordgroep via formulier. hebben zich aangemeld. koppelt terug met omgeving Uitwerken ideeën door klankbordgroep Mening klankbordgroep is onderdeel van bestuurlijk voorstel werft actief voor deelname aan inspraak. werkt mee aan reacties op inspraak. Klankbordoverleg Klankbordoverleg B&W stelt inspraakontwerp vast Verkrijgen schriftelijke inspraakreacties. Pagina 5 van 7

6 Mijlpaal Meeweten Meedenken Meewerken Meebepalen Opstellen definitief plan Definitief plan vastgesteld Gunning werk aan aannemer Start werk Uitvoering Oplevering Beantwoorden inspraakreacties en omgeving\klankbor dgroep informeren over definitief plan Omgeving gunning werk. Omgeving uitvoeringwerk via bijeenkomst, schriftelijk en digitaal. Aannemer houdt omgeving op de hoogte over de uitvoering. Omgeving wordt geïnformeerd over einde werk. denkt mee aan opstellen definitief plan Omgeving denkt mee over uitvoering. Aannemer verwerkt meldingen en klachten. koppelt terug met omgeving koppelt terug met omgeving Raad stelt definitief plan inclusief uitvoeringskrediet vast. Aannemer houdt startbijeenkomst over uitvoering. Directie bepaalt goedkeuring oplevering. Pagina 6 van 7

7 Bijlage 1: Factor C Actorenanalyse (dan wel belanghebbenden) Pagina 7 van 7