MTHV Projectcommunicatie. Handboek Methode & Techniek

Transcriptie

1 MTHV Projectcommunicatie Handboek Methode & Techniek Dit handboek beschrijft de Methode & Techniek voor Persuasieve Projectcommunicatie 1 Overzicht 2 2 METHODE: Potentieel communicatie-moment identificeren TECHNIEK: PCC invullen 4 3 METHODE: ALS inventariseren TECHNIEK: PCC invullen 6 4 METHODE: Antwoorden op de WHWH-vragen formuleren TECHNIEK: PCC invullen 8 5 METHODE: Drie boodschappen schrijven TECHNIEK: PCC invullen 10 6 METHODE: Persuasief communiceren Beslissingen, keuzes en reacties open onderbouwen TECHNIEK: PCC gebruiken Boodschappen LLCC redigeren TECHNIEK: PCC gebruiken 15

2 1 Overzicht 2 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 2 uit 15

3 2 METHODE: Potentieel communicatiemoment identificeren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. Wees bij elke stap, beweging of ontwikkeling in een project bedacht op de impact op uw omgeving, op de verantwoording die u af moet leggen, en op het momentum dat u nodig hebt. Impact, momentum en verantwoording, dat zijn de potenties. Voor elke impact, elke verantwoording en elk momentum zullen er derden zijn die iets moeten -laten- doen: aanhaken, afspreken, beslissen, betalen, budgetteren, controleren, enthousiast worden, goedkeuren, instemmen, leveren, meedoen, uitdragen et cetera. Derden iets laten doen, dat vergt communicatie. Een stap, beweging of ontwikkeling in uw project kan zijn, een: Beslissing In Prince2: Cesuur 7 processen, 7 thema's Fase Product Gebeurtenis Projectdocumentatie Hik Prototype Mijlpaal Reactie Keuze In SCRUMMETHODE: Intake, Planning, Sprint, Ontmoeting Scrum Oplevering Stap Overleg Vastloper Pauze Voortgang Presentatie 3 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 3 uit 15

4 2.1 TECHNIEK: PCC invullen 4 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 4 uit 15

5 3 METHODE: ALS inventariseren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. Met ALS kunt u methodisch inventariseren van wie u een klap (impact), een klopje op de schouder (accountability) of een duwtje in de rug (momentum) nodigt hebt, en waarvoor (zie doen ). U bepaalt van wie u de Actie (klap), de Legitimatie (klopje) en de Steun (duwtje) gedaan moet zien te krijgen. Wat u gedaan moet krijgen: Aanhaken Afspreken Beslissen Betalen Budgetteren Controleren Enthousiast worden Goedkeuren Instemmen Leveren Meewerken Tegenwerken Overrulen Overruled worden Plannen Programmeren Regelen Sponsoren Steunen Tegenwerken Uitdragen Uitzoeken Verdedigen Vormgeven U moet het gedaan krijgen: Bij een team In de hiërarchie In uw netwerk Op de markt Bij opponenten 5 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 5 uit 15

6 3.1 TECHNIEK: PCC invullen Tip: houd een invloedenmap bij Welke ALS u van wie nodig hebt, kunt u in een graphdatabase of een mindmap-programma bijhouden. Vooral handig in grotere projecten met meer stakeholders. Zorg voor bruikbare categorieën, en voor kruisverwijzingen. 6 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 6 uit 15

7 4 METHODE: Antwoorden op de WHWHvragen formuleren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. U weet wanneer u bij wie wat gedaan wilt krijgen. Dus kunt u antwoorden op de WHWH-vragen formuleren: 1. Wie moet wat wanneer voor ons doen? (En vinden om te doen, en weten om te vinden.) 2. Hoe kunnen we dat bij hem/haar/hen over het voetlicht en tussen de oren krijgen? 3. Wie gaat de Boodschappen wanneer bakken? 4. Hoe controleren we of de wie onder 1 op tijd doet wat ie doen moet? Argumenten voor vinden om te doen kunnen zijn: Harde Zachte Gemene Kanalen naar tussen de oren kunnen zijn: Rapport LinkedIn / Memo Facebook update Mail Belletje Bijeenkomst Lunch Wandelgang Treincoupé Discussiebijdrage social media 7 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 7 uit 15

8 4.1 TECHNIEK: PCC invullen 8 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 8 uit 15

9 5 METHODE: Drie boodschappen schrijven Met de antwoorden op de WHH-vragen kunt u minstens drie Boodschappen schrijven: 1. Blogs op intranet vormen een mooie audit-trail, en zijn een ideaal pull-kanaal voor incidentele belangstelling. (Wat hebben ze de afgelopen maanden gedaan?) ( Hoe gaat het eigenlijk met project X?) ( Is die Y al opgeleverd?) 2. Een constituerende communicatieparagraaf in elk projectdocument, voor de accountability van uw project. 3. Zoveel vage boodschappen als nodig voor het bouwen van momentum -maar altijd binnen het Communicatiecanvas. 9 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 9 uit 15

10 5.1 TECHNIEK: PCC invullen 10 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 10 uit 15

11 6 METHODE: Persuasief communiceren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. Persuasief communiceren is overredend communiceren. U moet het gedaan krijgen: de klap, het klopje of het duwtje. Gebruik daarvoor open argumentatiestructuren, en formuleer logisch, licht verteerbaar, correct en creatief. 11 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 11 uit 15

12 6.1 Beslissingen, keuzes en reacties open onderbouwen Gebruik open argumentatiestructuren: Onderbouw beslissingen met PAC-argumentatieschema s, als u een beslissing communiceert die te beschouwen is als een afweging van argumenten voor en tegen. Onderbouw keuzes met MAC-argumentatieschema s, als u een keuze communiceert die te beschouwen is als een keuze tussen een aantal alternatieven, gemaakt op grond van meer criteria. Beargumenteer reacties met de PMI-methode, als u een reactie communiceert waarin u positieve en negatieve aspecten belicht, en interessante implicaties noemt. 12 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 12 uit 15

13 6.2 TECHNIEK: PCC gebruiken 13 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 13 uit 15

14 6.3 Boodschappen LLCC redigeren Formuleer logisch, licht verteerbaar, en correct en creatief: Formuleer logische zinnen met de Macramémethode. Uw lezer moet uw redeneringen kunnen herkennen. U moet ze dus duidelijk laten zien. Uw argumenten en uw redeneerwoorden moeten zichtbaar en eenduidig zijn. Formuleer licht verteerbare zinnen met de OPA-methode. Lezers kijken in zinnen eerst naar de relatie tussen onderwerp en persoonsvorm. Hoe beter die relatie in uw zinnen zichtbaar is, hoe makkelijker zij voor de lezer te verteren zijn. Formuleer correct en creatief met de do's-and-don'ts. Over smaak valt te twisten, over deze criteria niet. Ze blijken voorspellende waarde te hebben. Teksten die voldoen aan de criteria komen beter uit welke test dan ook, dan teksten die niet voldoen. 14 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 14 uit 15

15 6.4 TECHNIEK: PCC gebruiken 15 Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx blad 15 uit 15