GEBRUIKERSGIDS KORTRIJK 1302 & TOERISME KORTRIJK EN HET STREEKBEZOEKERSCENTRUM VOOR DE LEIESTREEK

Transcriptie

1 GEBRUIKERSGIDS KORTRIJK 1302 & TOERISME KORTRIJK EN HET STREEKBEZOEKERSCENTRUM VOOR DE LEIESTREEK Ontwerp maart 2011 GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 1

2 Inleiding Het Begijnhofpark herbergt een uniek centrum in het hart van de Stad Kortrijk met tal van functies. Enerzijds vind je er het museum Kortrijk 1302, één dag zeven eeuwen die een moderne kijk geeft op de Guldensporenslag. Het museum voor de geschiedenis van Kortrijk biedt een overzicht van de rijke collectie historische voorwerpen die de Stad Kortrijk bezit. Daarnaast is het Streekbezoekerscentrum voor de Leiestreek de ideale uitvalsbasis voor uitstappen in deze boeiende streek. Je kan er tal van info vinden over recreatie, erfgoed, evenementen enz in deze streek. Toerisme Kortrijk is eveneens op deze locatie gevestigd en zorgt er 7 dagen op 7 voor dat toeristen de nodige info krijgen. Er is ook een shop met toeristische en museale gadgets verbonden aan deze toerismebalie. In het café Kortrijk 1302 met zicht op het Begijnhofpark is er de mogelijkheid om gezellig iets drinken. Deze infrastructuur kan en mag gebruikt worden door allerlei organisaties. Deze gids moet alvast een kijk geven op de mogelijkheden en een antwoord bieden op de meest gestelde vragen. Daarnaast kan je uiteraard steeds terecht bij Toerisme Kortrijk, waar men je graag verder zal helpen bij de organisatie van jouw activiteit. Uitbating: vzw Toerisme Kortrijk Contactgegevens: Begijnhofpark 8500 Kortrijk T E toerisme@kortrijk.be Openingsuren: Toerisme Kortrijk 1302 van 1 april tot 30 september Weekdagen: 10u tot 18u Weekends en feestdagen: 10u tot 17u Weekdagen: 10u tot 18u Weekends en feestdagen: 10u tot 17u Maandag gesloten van 1 oktober tot 31 maart Elke dag: 10u tot 17u Gesloten op feestdagen Elke dag: 10u tot 17u Maandag gesloten Gesloten op feestdagen GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 2

3 Ruimte reserveren voor een activiteit Welke ruimtes van Kortrijk 1302 zijn beschikbaar en wanneer: Café Kortrijk 1302: - elke dag van 10 tot 17u*, op voorwaarde dat er geen groepsbezoeken gereserveerd zijn. - elke dag na 17u* Auditorium museum: - op maandag van 10u tot 17u* - elke dag na 17u* Streekbezoekerscentrum + museum Kortrijk café Kortrijk 1302: - elke dag na 17u* Toiletten: - elke dag tot 17u* voor het ruime publiek - elke avond vanaf 17u* voor de specifieke aanvrager Balieruimte - kan niet ter beschikking worden gesteld vanwege computerapparatuur Museum voor de geschiedenis van Kortrijk - kan niet ter beschikking worden gesteld * in de zomer 18u op weekdagen Hoe reserveren: Een ruimte reserveren kan via de balie of per of per telefoon bij Toerisme Kortrijk. We bezorgen steeds de gebruikersgids en een aanvraagformulier waar u alle gegevens moet invullen. Enkel na opsturen of mailen van dit ondertekende formulier is de aanvraag geldig. Er kan geen gebruik van de ruimtes worden gemaakt voor privé-feestjes (verjaardagen, jubilea, geboortes, communies, ). Er kan een optie genomen worden op één of meerdere lokalen. Deze optie blijft twee weken geldig. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 3

4 Hoe lang vooraf een ruimte reserveren? - Het café Kortrijk 1302 kan voor overdag ten vroegste 2 weken op voorhand gereserveerd worden omdat groepsbezoeken voorrang krijgen. Alle aanvragen moeten minstens 14 dagen op voorhand gebeuren, behalve voor gebruik van het café Kortrijk 1302 (overdag). Voorrangsregeling: - Museum- of toerismegerelateerde activiteiten krijgen voorrang op andere. Publieksactiviteiten hebben voorrang op besloten activiteiten en recepties. Binnen deze bepalingen worden aanvragen chronologisch behandeld. Technische accommodatie Café Kortrijk 1302: - 50 zitplaatsen - kleine keuken met 1 afwasbak - enkele stopcontacten 220V - muziekinstallatie - kleine frigo - glazen / koffietassen - beperkt drankassortiment - koffiepercolator Auditorium: zitplaatsen - zonnewering (om volledig donker te maken) - 4 micro s - geen muziekinstallatie - geen projecteermogelijkheden Streekbezoekerscentrum: staanplaatsen - vestiaire 100 jassen - geen geluidsinstallatie - geen tafeltjes of stoelen Toiletten: - 5 damestoiletten - babyverversruimte - 5 herentoiletten - 2 toiletten voor rolstoelgebruikers GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 4

5 Tarief en categorieën De organisatoren worden ingedeeld in 4 categorieën en aan de hand daarvan wordt het tarief bepaald. Categorie A: stadsdiensten - Alle stadsdiensten - Alle erkende stedelijke vzw s en erkende stedelijke adviesraden. Categorie B: erkende verenigingen van Kortrijk - Alle verenigingen die aangesloten zijn bij een erkende adviesraad van de Stad Kortrijk, worden beschouwd als erkende verenigingen - OCMW, politie en intercommunales waarin de stad zich engageert voor zover het activiteiten betreft van niet commerciële aard - Kortrijkse scholen - Vriendenkringen van stadsdiensten - Lokale politieke partijen die met eigen leden een lokale politieke activiteit verzorgen - Kortrijkse initiatieven met een lopende erkenningaanvraag bij een Kortrijkse adviesraad, worden vanaf de datum van aanvraag beschouwd als erkende verenigingen - Alle evenementen die door een niet-kortrijkse organisatie worden opgezet in samenwerking met een Kortrijkse erkende organisatie, die in het gebeuren een ernstig engagement opneemt. Dit engagement kan worden afgeleid uit het contract, de financiële afhandeling en de gevoerde promotie - Hogere overheden, in zoverre ze kunnen beschouwd worden als potentieel subsidiënt Categorie C: niet-erkende verenigingen van Kortrijk - Alle, niet-erkende organisatoren met zetel in Kortrijk. Daarbij horen o.m. service clubs, bedrijven, individuen die een culturele activiteit als beroepsactiviteit uitoefenen, individuen die een activiteit organiseren en vak- en vakbondsorganisaties - Alle evenementen die door een niet-kortrijkse organisatie worden opgezet in samenwerking met een Kortrijkse niet-erkende organisatie, die in het gebeuren een ernstig engagement opneemt. Dit engagement kan afgeleid worden uit het contract, de financiële afhandeling en de gevoerde promotie - OCMW, politie en intercommunales waarin de stad zich engageert voor zover het activiteiten betreft van commerciële aard (met andere woorden waarvoor men inkom vraagt) - Nationale afdelingen van politieke partijen die een activiteit organiseren waarbij de Kortrijkse afdeling mede-organisator is Categorie D: organisatoren van buiten Kortrijk - Alle organisatoren met zetel buiten Kortrijk - Alle evenementen waarbij het vermoeden aanwezig is dat de Kortrijkse aanvrager slechts handelt in functie van een niet-kortrijkse vereniging, zonder zelf echt bij de organisatie van de activiteit betrokken te zijn Uitzonderingen: Er kunnen op deze categorieën uitzonderingen worden gemaakt in geval van samenwerking of ondersteuning door toerisme of Kortrijk 1302 maar steeds door beslissing van de voorzitter en/of secretaris of de Raad van Bestuur van de vzw Toerisme Kortrijk. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 5

6 Café Kortrijk 1302 Vergadering/voorstelling Met enkel verbruik van drank van het café Kortrijk Vergadering met receptie Met verbruik van drank van het café Kortrijk 1302 en catering (eigen drank, broodjes, hapjes ) A B C D 0 50,00 75,00 100, ,00 200,00 250,00 Auditorium museum A B C D voorstelling/zitting/conferentie 0 75,00 100,00 150,00 Streekbezoekerscentrum + museum Kortrijk 1302 Er is 1 personeelslid van het museum Kortrijk 1302 aanwezig. A B C D bezoek na openingsuren 150,00 150,00 150,00 150,00 + toegangsprijs museum Streekbezoekerscentrum + museum Kortrijk café Kortrijk 1302 Er is 1 personeelslid van het museum Kortrijk 1302 aanwezig. A B C D voorstelling/zitting/conferentie 150,00 300,00 400,00 500,00 activiteit met receptie 150,00 350,00 500,00 600,00 + toegangsprijs museum Toiletten A B C D buitenactiviteit verplicht toezicht van eigen toilet- of onderhoudspersoneel Voorschot Er wordt een voorschotfactuur gestuurd die betaald moet worden op rekeningnummer BE van de vzw Toerisme Kortrijk. De reservatie is pas definitief na betaling van dit voorschot. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 6

7 Verzekering Aan elke organisator wordt aangeraden zelf een verzekering voor zijn leden af te sluiten. Aan organisatoren van tentoonstellingen wordt ook aangeraden een specifieke verzekering af te sluiten Annulering Bij annulering van de reservering, minder dan 2 weken vooraf, rekenen we 15 administratiekosten aan. Facturatie Organisatoren krijgen vooraf een factuur voor het betalen van een voorschot en nadien voor het te betalen tarief en het verbruik van dranken. Alle facturen moeten betaald worden binnen de wettelijke termijn van 30 dagen. Praktische info Roken Roken is in alle ruimtes en de binnentuin verboden. Sleutels Enkel de conciërge heeft de sleutels en kan die niet afgeven aan de organisatoren. Er moet vooraf met de conciërge afgesproken worden wanneer men de activiteit zal aanvatten en de verantwoordelijke moet stipt op het afgesproken uur aanwezig zijn. Als de organisatoren niet conform op de afspraak aanwezig zijn, is de sleutelbewaarder of conciërge niet verplicht langer thuis te blijven. Na afloop van de activiteit verwittig je de conciërge onmiddellijk. De verantwoordelijkheid ligt bij de aanvrager. De activiteit mag maximum duren tot 23 uur, daarna gaan de deuren onherroepelijk dicht. Klaarzetten Voor de activiteit mag de organisator het lokaal zelf inrichten met het beschikbare meubilair. Na afloop laat de organisator een net lokaal achter. Na afspraak met Toerisme Kortrijk en afhankelijk van de lokaalbezetting, kunnen de lokalen vooraf ter beschikking gekregen worden om ze klaar te zetten. Museum- en toerismebezoek krijgen altijd voorrang op klaarzetten. Parkeerfaciliteiten, laden en lossen In de omgeving van Kortrijk 1302 zijn parkeerplaatsen (Houtmarkt, Veemarkt, Parking Broeltorens). Lossen en laden kan via de Groeningestraat 40. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 7

8 Opruimen van de lokalen Na de activiteit zorg je ervoor dat de gebruikte infrastructuur gebruiksklaar wordt achtergelaten. Opruimen gebeurt onmiddellijk na afloop van de activiteit! De ruimtes moeten altijd tegen 10 uur s morgens piekfijn zijn voor de toeristen en museumbezoekers. Wie bij de buitenactiviteiten de toiletten gebruikt moet zelf instaan voor toezicht en onderhoud door toiletpersoneel. Het gebouw moet achtergelaten worden in de staat waarin het zich bevond voor de aanvang van de activiteit. Drank & catering Drankaanbod Het Café Kortrijk 1302 beschikt over een drankassortiment voor vergaderingen en bijeenkomsten. Indien je drank schenkt, moet je van dit assortiment gebruik maken. Wie wil, kan ook koffie zetten. Percolator, koffiekopjes, bordjes en lepeltjes zijn in beperkte mate aanwezig. De factuur wordt achteraf opgestuurd. Geopende flessen worden bij de afrekening als verkocht beschouwd. De organisator staat zelf in voor de bediening. Beschikbare dranken: Pepsi 1,50 Pepsi- max 1,50 Fanta 1.50 Mineraal water 1,50 Bruisend water 1,50 Pils 1,50 Kriek Max 1,50 Omer 3,00 Kan koffie 10,00 Indien de organisator andere dranken wenst te schenken geldt een kurkrecht van 1,50 per persoon. Grote activiteiten Activiteiten die doorgaan in het streekbezoekerscentrum kunnen een eigen brouwer aanspreken en betalen 1,50 per persoon kurkrecht. Over de plaatsing van de tapinstallatie, mobiele bar, moet op voorhand met toerisme Kortrijk overlegd worden. Er mogen nooit glazen op de balie worden geplaatst, het is dus beter om aperitieftafeltjes bij een evenementenfirma te huren. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 8

9 Er mag geen drank en eten in het museum of in het auditorium komen. Catering De organisator mag maaltijden of hapjes aanbieden. Hij staat volledig zelf in voor: de catering, de bediening, het nodige servies en bestek, het klaarzetten van tafels en stoelen, het poetsen van de gebruikte lokalen na de activiteit. De plaatsing van gasfornuizen, frietketels en wokpannen worden niet toegestaan. Veiligheid - De organisator is verantwoordelijk in en buiten het gebouw voor de goede orde en veiligheid. - Indien het museum niet gebruikt wordt, wordt het alarm automatisch geactiveerd. De organisator is verantwoordelijk voor de bezoekers die toch door de alarmzone zouden lopen en betaalt de kosten van de alarmoproep. - De brandweer en de dienst veiligheid hebben in onderling overleg de maximale bezettingsgraad bepaald (zie pagina 3). De organisator is verplicht hiermee rekening te houden. - Het gebouw is volledig rookvrij. - Alle nooduitgangen moeten vrijgehouden worden. Binnendeuren mogen niet geblokkeerd worden. De buitendeuren in lokalen waar publiek aanwezig is, mogen niet afgesloten worden. - Brandhaspels en blusapparaten moeten altijd bereikbaar zijn. - Ontplofbare of ontvlambare producten, onder welke vorm ook, worden niet toegelaten. - Het gebruik van open vuur en gasflessen is in de lokalen verboden. Ook frietketels, gasfornuizen en wokpannen zijn verboden. - Bij de aankleding van de zaal mogen geen licht ontvlambare materialen gebruikt worden. - De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. - De toegangswegen naar Kortrijk 1302 moeten altijd vrij blijven. Verantwoordelijkheid - De vzw Toerisme Kortrijk kan niet aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. - Museum: de organisator is verantwoordelijk voor diefstal of beschadiging aan museumstukken. - Vestiaire: de organisator is verantwoordelijk voor diefstal of beschadiging van kledingstukken die in de vestiaire hangen. - De vzw Toerisme Kortrijk is niet verantwoordelijk voor materiaal dat door organisatoren wordt meegebracht. - EHBO: dient zelf voorzien te worden. Administratieve bepalingen Auteursrechten Billijke vergoeding De organisator moet in orde zijn met de geldende reglementering in verband met de Sabamrechten en billijke vergoeding en deze kosten betalen. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 9

10 Accijnzen De vzw Toerisme Kortrijk is in orde met de accijnsreglementering voor het bestellen van gegiste dranken met een alcoholgehalte tot 12%Vol (zoals bier, wijn, porto, sherry, ). Indien je gedistilleerde dranken schenkt met een alcoholgehalte van meer dan 12%Vol (zoals citroenjenever, cocktails, Breezer, ), moet je je in orde stellen met de accijnsreglementering. Het secretariaat kan je hierover meer info geven. Gegevens accijnzen: Kantoor D.A.E., Lar 3K, Rekkem, tel. 056/ Tot slot We wensen u het allerbeste met uw activiteit. Voor alle bijkomende vragen kan u bij ons terecht. Indien u wil reserveren, gelieve het bijgaande reservatieformulier in te vullen. GEBRUIKERSGIDS VOOR KORTRIJK 1302 EN STREEKBEZOEKERSCENTRUM 10