Aan de Gemeenteraad Agendapunt nr. 16

Transcriptie

1 Gemeentebestuur Aan de Gemeenteraad Agendapunt nr. 16 Nummer 2000/3876/WEL/O&W Datum 4 december 2000 Bijl.nr. 212 Onderwerp financiering Regionaal Indicatie-Orgaan (RIO) Dordrecht-Zwijndrechtse Waard 1. Samenvatting Gelet op de aanloopproblemen en de knelpunten waartegen het RIO aanloopt, is Twijnstra Gudde gevraagd op basis van een doorlichting te komen met verbeterpunten, inclusief het beoordelen van de benodigde financiële middelen. In deze notitie worden de belangrijkste uitkomsten van het onderzoek van Twijnstra Gudde weergegeven, waaronder hun beoordeling van de begroting 2000 en Tevens worden de door de vier gemeenten voorgestane acties die voortvloeien uit de aanbevelingen van dit bureau aangegeven. Tenslotte wordt een voorstel gedaan om extra middelen beschikbaar te stellen die reeds zijn opgenomen in de kadernota Aanleiding Gemeenten zijn op grond van de Algemene wet bijzondere ziektekosten (AWBZ) verplicht een indicatie-orgaan in stand te houden voor het objectief en onafhankelijk indiceren van voorzieningen op het gebied van thuiszorg, verzorgingshuiszorg en verpleeghuiszorg. Daartoe is eind 1998 de stichting Regionaal Indicatie-orgaan Dordrecht - Zwijndrechtse Waard (RIO) opgericht. De uitvoeringsorganisatie werd door de stichting uitbesteed aan de GGD Zuid-Holland Zuid. Het werkgebied beslaat de gemeenten Dordrecht, Heerjansdam, Hendrik-Ido-Ambacht en Zwijndrecht. In het eerste jaar van het RIO kwamen verschillende aanloopproblemen naar boven. Daarnaast werden andere knelpunten zichtbaar, bijvoorbeeld het onverwacht hoge aantal indicatie-aanvragen, maar ook de onheldere domeinafbakening voor wat betreft de taken. Na enkele maanden ontstonden wachtlijsten bij het RIO. De vier gemeenten besloten tijdelijk extra geld beschikbaar te stellen. Daarnaast besloten zij tot een onderzoek door een extern bureau, waarbij een doorlichting van het RIO en een beoordeling van de benodigde financiële middelen centraal zouden staan. Het bureau Twijnstra Gudde heeft hiertoe opdracht gekregen en haar bevindingen gerapporteerd in: "Doorlichting en verbetering performance Regionaal Indicatie-Orgaan Dordrecht-Zwijndrechtse Waard" (31 oktober 2000); dit rapport ligt voor u ter inzage. De gemeente Dordrecht heeft in de Kadernota 2001 extra middelen voor indicatiestelling voor 2000 en voor 2001 en verder opgenomen. Het beschikbaar stellen van deze middelen werd gekoppeld aan de uitkomsten van het onderzoek naar het RIO.

2 Probleemstelling Om de begrotingen en jaarrekeningen van het RIO te kunnen beoordelen willen de vier gemeenten duidelijkheid over de acceptabele prijs/kwaliteitverhoudingen voor de verschillende soorten indicaties. 4. Onderzoeksvragen Om een antwoord te kunnen formuleren op deze probleemstelling, zijn verschillende aspecten nader bekeken. Allereerst is Twijnstra Gudde gevraagd een overzicht van knelpunten in de organisatie van het indicatieproces te geven. Dit aan de hand van een doorlichting van de verschillende stappen in het indicatieproces. Hierbij werd gekeken naar het operationele en het financiële perspectief. Daarnaast werd ook de besturing en de algemene organisatie van het RIO meegenomen. Op basis hiervan is Twijnstra Gudde gevraagd conclusies te trekken en aanbevelingen in de vorm van verbeterpunten te geven om de knelpunten op te lossen. Tenslotte vormt de vraag naar het maken van beoordeling van de begroting 2000 en het geven van een aanzet voor de begroting van 2001 een vraag. Hierbij staat centraal de vraag: wordt de juiste kwaliteit geboden tegen de juiste prijs. 5. Hoofdpunten van de uitkomsten van het onderzoek Wij zijn van mening dat Twijnstra Gudde een gedegen onderzoek heeft verricht. Het algemeen beeld dat ontstaat uit het onderzoek is als volgt. Het RIO heeft in de beginperiode een moeilijke start doorgemaakt. De omvang en lengte van de aanloopproblemen zijn onderschat door de gemeenten. Het RIO functioneert in een complexe, weinig stabiele omgeving. Er zijn op dit relatief nieuwe terrein nog geen of nauwelijks referentiepunten of kengetallen beschikbaar, zodat het afzetten van de prestaties tegenover anderen niet mogelijk is. De onderzoekers zijn van mening dat het RIO in algemene zin niet in bijzondere mate slecht of inefficiënt functioneert. Wel zijn er zeker nog verschillende verbeteringen mogelijk en valt hieruit (op termijn) een duidelijke efficiency-winst te halen Aansturing De sturing op het indicatieproces wordt als onvoldoende ervaren. Dit hangt samen met een onduidelijke positie van het hoofd van het RIO, voortvloeiende uit de vormgeving van het RIO. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie is belast met het leiding geven aan het werkapparaat. De aansturing van het hoofd is niet eenduidig en consistent. In het verleden is namelijk een verdeling gemaakt tussen aansturing van de inhoudelijke en operationele processen (onder verantwoordelijkheid van het stichtingsbestuur RIO) en de aansturing van de beheersing- en facilitaire processen (onder verantwoordelijkheid van de GGD). Deze duale aansturing is in de huidige, complexe en minder stabiele context een heel lastige opgave. Aanbeveling: de besturing van het RIO vanuit een duidelijke structuur met heldere verantwoordingslijnen vorm te geven, met als eerste optie: het onder voorwaarden rechtstreeks bij de directie van de GGD plaatsen van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de uitvoering van het indicatieproces.

3 Processen Het aantal indicaties Bij de start van het RIO in 1998 werd het aantal te verwachten indicaties geschat op ongeveer In de beginperiode nam het aantal aanvragen onverwachts sterk toe. Een mogelijke verklaring voor deze toename is de grotere bekendheid bij het publiek. Inmiddels is voor het jaar 2000 het aantal indicatiestellingen geraamd op aanvragen en indicaties. De wachtlijst aan het eind van het jaar wordt geraamd op 500 aanvragen De aanmelding Gemiddeld komen per dag tussen de 25 en 125 telefoontjes binnen. Hiervan heeft 50% geen directe relatie met het indicatieproces. Het RIO krijgt hiermee waarschijnlijk ook een niet bedoelde vraagbaak/doorverwijsfunctie. Daarnaast zijn er enkele kleine verbeterpunten mogelijk op terreinen als de archivering van dossiers, planning, de wachtrij bij de telefoon. Aanbeveling: het inzichtelijk maken wat de aard van de niet-direct met het indicatieproces gerelateerde telefoontjes is en aan de hand hiervan maatregelen nemen Werkwijze indicatiestelling Hierbij zijn twee mogelijkheden, namelijk telefonisch indiceren en op huisbezoek gaan. Huisbezoek is nodig bij complexe aanvragen en als telefonische communicatie niet goed mogelijk is. De verhouding telefonisch/huisbezoek ligt bij de niet-acute aanvragen op 25/75 procent. Voor telefonisch indiceren en voor huisbezoek zijn normtijden vastgesteld voor indicatiestelling, inclusief de administratieve uitwerking. In de praktijk blijken de normtijden voor telefonisch indiceren ruim voldoende. De normtijden voor huisbezoeken worden niet gehaald. Aanbeveling: het scherper sturen op de normtijden, daarnaast het vergroten van het aantal telefonische indicaties Herindicaties Het aantal herindicaties ligt in 2000 op ongeveer De helft wordt administratief afgehandeld. Voor de overige herindicaties zijn wachtlijsten ontstaan. De aanlevering door de thuiszorginstellingen van herindicaties verloopt onregelmatig en onvoldoende geordend. Dit brengt extra belasting van het RIO met zich mee. Aanbeveling: het maken van afspraken met de thuiszorginstellingen over een constante stroom van herindicaties Algemene conclusie indicatieproces In de verschillende stappen in het indicatieproces valt nog efficiency te behalen, zowel kwalitatief als kwantitatief. Twijnstra Gudde stelt een zekere onbalans vast tussen het aspect snelheid en het aspect zorgvuldigheid. De nadruk ligt te veel op zorgvuldigheid, het werken vanuit professionele standaarden. Meer aandacht voor beheersing en management maakt een verhoging van de norm voor het aantal indicaties per effectieve fte mogelijk. De onderzoekers geven aan dat 600 per jaar haalbaar moet zijn Planning- en controlcyclus Bij de start in 1998 zijn de aanloopkosten onderschat. Het gaat dan om automatiseringskosten en productiviteitsverlies ontstaat door het samenvoegen/samenwerken van personeel uit vijf verschillende organisaties. Daarnaast is het aantal zwangerschappen in de aanloopperiode hoog geweest.

4 - 4 - In 1999 en 2000 is het effect van de aanloopkosten nog aanwezig. Voor 2001 mag ervan uitgegaan worden dat er geen aanloopkosten meer zijn. De planning van kosten was en is moeilijk. Er zijn zelfs nu nog geen goede referentiecijfers beschikbaar. Dit heeft onder meer te maken met de grote verschillen van de inrichting van de RIO's in ons land. Ook de VNG kan hierin nog geen houvast bieden. Bij de control cyclus ligt nu nog teveel nadruk op registreren en te weinig op analyse en advies. Aanbeveling: meer en diepgaande analyses te maken van de verschillen Begroting Onder voorwaarde van invoering van de aanbevelingen voor verbetering van de organisatie, heeft Twijnstra Gudde een beoordeling gemaakt van de begroting 2000 en de effecten op de begroting De begroting voor 2000 bedraagt ƒ ,--. Volgens de door de vier gemeenten gehanteerde verdeelsleutel bedraagt het aandeel van Dordrecht hierin ƒ ,-- In 2000 is regulier beschikbaar ƒ ,-- Al incidenteel extra beschikbaar ƒ ,-- Extra benodigd ƒ , De begroting voor 2001 bedraagt indicatief op basis van een gelijkblijvend aantal indicaties ƒ ,--. Verdeelsleutel aandeel Dordrecht ƒ ,-- Regulier beschikbaar ƒ ,-- Extra benodigd ƒ ,-- Aannemende dat er in 2001 geen sprake meer mag zijn van aanloopkosten, is een besparing door een betere performance mogelijk van 5%. Dit is echter alleen van toepassing onder gunstige, gelijkblijvende omstandigheden. Nu is al bekend dat er enkele personeelswisselingen zullen zijn in Derhalve willen we deze besparing opleggen in twee jaar omdat het RIO ook volgend jaar vanwege bijvoorbeeld personeelswisselingen deze besparing niet in een jaar kan realiseren. Het is onze bedoeling deze besparing te effectueren in 2002, maar nog niet in te boeken. Dit is sterk afhankelijk van de evaluatie van de normtijden in 2002 op basis waarvan we in 2003 het budgetkader opnieuw zullen bezien Voor de tekorten van 2000 en 2001 is in de Kadernota 2001 een bedrag van respectievelijk ƒ ,-- en ƒ ,-- opgenomen. De beschikbaarheidstelling is afhankelijk gesteld van het onderzoek bij het RIO. De uitkomsten van het onderzoek van Twijnstra Gudde staven het beschikbaarstellen van extra middelen. Het hogere benodigde bedrag voor 2000 ad ƒ ,-- wordt ruimschoots gecompenseerd door het uiteindelijk lagere noodzakelijke bedrag vanaf 2001, namelijk ƒ , Reactie op de rapportage van Twijnstra Gudde Wij vinden dat Twijnstra Gudde heeft voldaan aan de opdracht. Bij het formuleren van acties op grond van de aanbevelingen van de rapportage is het van belang eerst de verschillende verantwoordelijkheden te onderscheiden.

5 - 5 - Het RIO is zelf verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en voor het optimaliseren van het primaire proces. De vier gemeenten formuleren het kader met voorwaarden waarbinnen het RIO moet functioneren. In dit kader past ook de eis van een betere aansturing en een efficiënte bedrijfsvoering. Wij vragen het RIO om op basis van de rapportage van Twijnstra Gudde zo snel mogelijk de aanbevelingen uit te voeren die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Met name verdient hierbij de aandacht: * de besturing van het RIO vanuit een duidelijke structuur met heldere verantwoordingslijnen vorm te geven; * het inzichtelijk maken wat de aard van de niet-direct met het indicatieproces gerelateerde binnenkomende telefoontjes is en aan de hand hiervan maatregelen nemen; * het scherper sturen op de normtijden, daarnaast het vergroten van het aantal telefonische indicaties; * het maken van afspraken met de thuiszorginstellingen over een constante stroom van herindicaties (het regelmatig aanleveren); * bij de control meer en diepgaande analyses te maken van de verschillen. Financieringsmodel Twijnstra Gudde komt in haar analyse van opzet en kosten van indicatiestelling tot een bedrag van ƒ 254,-- per indicatie op basis van 600 indicaties per fte. De verschillende soorten indicaties verschillen echter nogal qua normtijden. Daarom willen wij een sturingsmodel voor de financiering opstellen - in overleg met het RIO - waarbij op basis van de normtijden voor de verschillende soorten indicaties en herindicaties tot een gedifferentieerd stelsel van kostprijzen wordt gekomen. Op deze wijze willen wij recht doen aan de verschillen die er zijn tussen de producten die het RIO levert, en tevens een heldere norm stellen voor de prijs van de producten. In 2001 willen we de omslag maken van de huidige begroting naar een begroting op basis van het nieuwe sturingsmodel. In 2002 willen we de normtijden evalueren en bijstellen en in 2003 het budgetkader opnieuw bezien (en daarbij eventuele consequenties inzake de loketfunctie meenemen). 7. Voorstel Gelet op de uitkomsten van het onderzoek stellen wij u voor: * een bedrag van ƒ ,-- voor 2000 en * een bedrag van ƒ ,-- voor 2001 en verder in de begroting van Welzijn op te nemen. De commissie onderwijs en welzijn wordt over dit voorstel op 6 december gehoord. BURGEMEESTER en WETHOUDERS van DORDRECHT de secretaris de burgemeester H.W.M. Wesseling R.J.G. Bandell