goedgekeurd. De compliance officer voert viermaal per jaar een kritische controle uit en rapporteert daaromtrent schriftelijk.

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Onderlinge Verzekeringsmaatschappij Zeevang-Edam U.A., gehouden op 2 mei 2013 in De Burghwall, Achterhaven 89 te Edam. Aanvang: uur. Aanwezig: Afbericht: 27 personen waaronder leden van het bestuur en van de Raad van Commissarissen alsmede de medewerkers. R. Pasterkamp, M. Vroom, H. van Rozelaar, A. Koerse, H. Pasterkamp, G. Pasterkamp-Molenaar, B. Slot, fam. Ooms-Kleyne alsmede bestuur Strandbad BV. 1. Opening. De voorzitter van het bestuur, de heer T.J. de Jong, opent de vergadering en heet iedereen en in het bijzonder twee voormalige voorzitters welkom. In zijn openingswoord geeft hij dat wanneer het voorstel van het bestuur om over te gaan tot een wijziging in de bestuursstructuur vanavond afscheid genomen gaat worden van een aantal leden van de Raad van Commissarissen. Hij komt daar later op terug. 2. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 24 april De notulen zijn evenals de andere voor deze vergadering geagendeerde stukken op de site van de Onderlinge geplaatst. De leden hebben daarvan kennis kunnen nemen. In het geval niet over een computer zou worden beschikt, kon om toezending van de hier bedoelde stukken worden gevraagd. Het verslag wordt akkoord bevonden en met algemene stemmen vastgesteld. Naar aanleiding van deze notulen worden geen vragen gesteld of op- dan wel aanmerkingen gemaakt. 3. Mededelingen en ingekomen stukken. Behoudens de berichten van verhindering deze vergadering bij te wonen, meldt de secretaris geen ingekomen stukken en/of mededelingen. Door een aantal Onderlinge verzekeringsmaatschappijen wordt een periodiek ONS uitgebracht. Op een vraag van de voorzitter hoe dit blad wordt ontvangen, wordt positief gereageerd. Hij vraagt om ten dienste van de publiciteit dit blad ook door anderen te laten lezen. 4. Jaarverslag Het jaarverslag is op de site van de Onderlinge geplaatst. Aan de hand van een aantal sheets, geeft de voorzitter een nadere dan wel beknopte toelichting op - het verloop van het aantal brand- en varialeden alsmede van het aantal polissen. Het aantal brandverzekerden met variapolissen is ten opzichte van 2011 teruggelopen met 0,96 %. Het aantal personen met alleen een varia-verzekering is ten opzichte van 2011 toegenomen met 3,85 %. Het aantal brandpolissen is met 0,26 % afgenomen met terwijl het aantal variapolissen is toegenomen met 26,25 %. Terugloop van het aantal polissen verkoop, overlijden, royement, opzeggingen alsmede door samenvoeging van relatienummers. - het verzekerd kapitaal is ten opzichte van 2011 toegenomen met 2,55 %. - het premie-inkomen is ten opzichte van 2011 toegenomen met 1,9 %. - het schadeverloop. Ten opzichte van 2011 moet een hoger schadebeeld worden gemeld. Van de totale schade komt 30 % voor rekening van de Onderlinge. Door het toepassen van een stop loss in het herverzekeringscontract is dit eigen behoud gemaximaliseerd. Onder het benoemen van oorzaken, benadrukt de voorzitter nogmaals de noodzaak om schaden te beperken en in het kader daarvan te doen aan preventie. - Klantbelang en zorgplicht in het belang van de klant. Deze taken zijn ingebed in de organisatie. In het kader van de Wet financieel toezicht zijn alle processen en handelingen vastgelegd. Daarnaast moet de organisatie transparant zijn. Het compliance-handboek is door de Nederlandsche Bank 1

2 goedgekeurd. De compliance officer voert viermaal per jaar een kritische controle uit en rapporteert daaromtrent schriftelijk. 5. Rekening en verantwoording boekjaar 2012, balans en winst-/verliesrekening. a. behandeling resultaat Evenals het jaarverslag zijn het financieel verslag, de balans en de winst- en verliesrekening op de site geplaatst. Er zijn vooruitlopende op deze algemene vergadering geen vragen gesteld en/of opmerkingen gemaakt. De penningmeester geeft vervolgens aan de hand van een sheet een toelichting op de bedrijfsresultaten Weliswaar kan een resultaat worden aangeboden van ,00 maar dat is toch beduidend minder dan in 2011 (was ). Dit verminderde resultaat houdt verband met de toegenomen schaden (en het daarmee verband houdende eigen behoud) alsmede met toegenomen hogere personeelskosten en sociale lasten. Dit komt vooral omdat de financieel administratief- en assurantie-medewerker vanuit een ZZP-verband in vaste dienst is benoemd.. Wanneer ingestemd wordt met het restitutie-voorstel van het bestuur, zal het nettoresultaat 2012 na belastingen uitkomen op ,00. De heer S. Dik is van mening dat het mindere resultaat van circa ,00 wordt veroorzaakt omdat het aantal fte s van 1,4 is toegenomen tot 2. De penningmeester antwoordt dat naast dit gegeven de toegenomen schaden basis zijn voor het mindere resultaat. Vervolgens gaat de vergadering unaniem akkoord met het financieel verslag Vervolgens geeft de penningmeester eveneens aan de hand van een sheet een toelichting op de kasstroom. Het verloop hiervan is in 2012 toegenomen met circa ,00. Van dit overzicht neemt de vergadering kennis. Er worden geen vragen gesteld. b. vaststelling winst- en verliesrekening De vergadering gaat unaniem akkoord met de vaststelling van deze winst- en verliesrekening. c. vaststelling winstbestemming en premierestitutie De vergadering gaat unaniem akkoord met het voorstel om het nettoresultaat na premierestitutie (10%) en belasting ad ,00 toe te voegen aan de reserve, één en ander zoals reeds opgenomen in het accountantsrapport. Het voorstel van het bestuur om deze premierestitutie eerder dan voorgaande jaren aan de leden uit te betalen, levert discussie op. Het voorstel van het bestuur is meerledig. De leden vangen de restitutie eerder terwijl het op kantoor een kostenbesparing oplevert omdat enerzijds het inhuren van een deskundige voor de prolongatie kan worden bespaard en anderzijds de financiële administratie wordt ontlast (verwerking van de restitutie voor een toenemend aantal deelbetalers). Een uitbetaling binnen twee maanden na acceptatie van de algemene vergadering wordt beoogd. De heer S. Dik meent dat alles in dienst van de klant dient te worden uitgevoerd. Omdat december een dure maand is, komt uitbetaling van de restitutie in januari naar zijn mening voor de leden gunstig uit. Geantwoord wordt dat wanneer de vergadering akkoord gaat met het voorstel, een heldere communicatie met de leden zal plaatsvinden. De leden hebben recht op optimale en duidelijke informatie zodat zij precies weten en ook kunnen uitdragen hoe het zit met de restitutie en de premienota. De heer D. Dijkshoorn vindt uitbetaling voor de zomervakantie een goede zaak. Hij vraagt zich af of besparing van kosten tevens gevonden kan worden door toezending van de jaarlijkse premienota via mail. Geantwoord wordt dat de programmeurs doende zijn om via mailverkeer te kunnen handelen. In afwachting daarvan zal het systeem van de acceptgiro worden afgeschaft en zal slechts de rekening worden toegestuurd. De heer Dol vraagt zich af hoe het zit met de restitutie als een lid tijdens het jaar verhuist. Geantwoord wordt dat een lid, dat verhuist en bij de Onderlinge verzekerd blijft, gewoon in aanmerking komt voor de restitutie. In het andere geval heeft hij statutair daarop geen recht. 2

3 Vervolgens wordt het voorstel van het bestuur unaniem aangenomen onder aantekening dat een heldere communicatie met de leden noodzakelijk is en blijft. d. vaststelling balans De penningmeester geeft aan de hand van een sheet een toelichting op de balans. Hij benadrukt dat in het kantoor een stille reserve is opgesloten. De financiële vaste activa bedraagt ,00 waarvan ,00 belegd in obligaties en ,00 in aandelen SOM. De liquide middelen bedragen ,00. De kans doet zich voor om een aantal hoogrenderende beleggingen om te zetten in (extra) SOM-aandelen. De SOM is onze coöperatie waar de varia-verzekeringen worden ondergebracht. Deze aandelen renderen momenteel met 8 %. Hij benadrukt tot slot dat enerzijds door deze transactie alsmede het onderbrengen van een deel van de liquide middelen bij een derde bank, gekomen kan worden tot verdere spreiding van het belegde vermogen en anderzijds voldaan wordt aan de aan het bestuur gegeven opdracht van een defensieve belegging van het vermogen. De penningmeester spreekt aanvullend zijn dank uit aan de voorgangers van het bestuur voor de in het verleden gedane besluiten inzake de aangekochte beleggingen. Van het rendement daarvan wordt ook thans nog de vruchten geplukt. De vergadering gaat unaniem akkoord met de vaststelling van de balans. e. verslag Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen heeft op 17 april 2013 officieel haar bevinding uitgebracht. Die is gelijktijdig met de publicatie van de convocatie voor deze vergadering op de site van de onderlinge geplaatst. De leden hebben hiervan kennis kunnen nemen. De voorzitter van de RvC geeft in meer algemene bewoordingen de inhoud van dat verslag weer. Hij dankt de leden van het bestuur, de compliance officer en de medewerkers voor het vele en goede werk dat zij voor de Onderlinge en haar leden hebben verricht. Vervolgens stelt hij voor het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. 6. Decharge gevoerd beleid 2012 Conform het voorstel van de voorzitter van de Raad van Commissarissen besluit de vergadering unaniem het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid. 7. Herverzekeringscontract 2013 en prognose bedrijfsvoering De voorzitter van het bestuur geeft vervolgens aan de hand van een sheet een toelichting op het herverzekeringscontract Samengevat komt dit op het volgende neer: - 30% eigen behoud (premie en schade) - 70% is herverzekerd - bovengrens van 130% (in 2013 ingeschat op: ) - stimulans tot goede prestaties: commissie (41%) en - winstaandeel (25%) - Capaciteit per risico (daarboven co-assurantie of facultatief) Vervolgens geeft de voorzitter aan de hand van een rekenvoorbeeld aan welke effect een aanwijsbaar hoger schadebeeld heeft op de exploitatie van de maatschappij. Geconcludeerd kan worden dat de maatschappij gebaat is met een zo laag mogelijk schadebeeld. Hierna geeft de penningmeester wederom aan de hand van een sheet een prognose voor het jaar Het bestuur heeft gemeend een voorzichtige begroting te moeten presenteren omdat meerdere zaken ongewis zijn. Hij verwacht dat de kosten niet aanwijsbaar minder zullen worden terwijl mede gelet op de eisen van DNB rekening gehouden dient te worden met hogere kosten voor cursussen en opleiding. De vergadering stemt unaniem in met deze voorgestelde prognose. 8. Toezicht DNB. De voorzitter beschrijft de toenemende wet- en regelgeving alsmede het daarop gebaseerde toenemende toezicht. In dit kader gaat hij in op - het vergroten van weerbaarheid - het toekomstbestendig bedrijfsmodel 3

4 - risicobeheer en cultuur - kwaliteit van toezichtrapportage. Het risicobeheer kan worden onderscheiden in drie onderdelen: - Risicokwantificering (Solvabiliteitseisen en Parallel Run) - Risicomanagement (Organisatiestructuur, Risico management en Toetsing op kennis van beleidsbepalers) - Risicotransparantie (Rapportages per kwartaal DNB en Transparantie naar de gemeenschap). Hij geeft vervolgens aan dat in samenspraak met de herverzekeraar momenteel 26 bij de Onderlinge verzekerde objecten worden bezien of en zo ja deze objecten binnen de verantwoordelijkheid van de Onderlinge kan worden gehouden of dat deze objecten bij een andere (dan onze herverzekeraar) maatschappij kunnen worden herverzekerd. Dat laatste levert dan slechts commissie op. Inmiddels zijn 10 objecten alsnog qua risicobeheer acceptabel bevonden. Er zijn drie compliance-handboeken opgesteld. De daarin opgenomen processen worden door de compliance officer viermaal per jaar gecontroleerd. Hij rapporteert zijn bevindingen In een verslag. De penningmeester gaat hierna in op de solvabiliteitseis en de daarmee verband houdende Parallel Run. Solvency II richt zich op de kapitaalvereiste van een maatschappij ten opzichte van de risico s die geleden worden. Het vermogen moet dus afgestemd worden op de risico s. Voor kleine(re) Onderlingen geldt een aangepaste Solvency II Basic. Het minimale noodzakelijke vermogen bedraagt ,00. De via de Parallelle Run opgestelde berekening leidt voor onze maatschappij tot een minimaal noodzakelijk vermogen van ,00. Het huidige vermogen bedraagt ,00 zodat meer dan ruimschoots aan de DNB-eis wordt voldaan. Het beschikken over voldoende financiële middelen geeft óók het lid of de (potentiële) klant van de maatschappij zekerheid terwijl de maatschappij met die zekerheid mede aan haar zorgplicht in het klantbelang voldoet. De heer K. Beets vraagt wat er gebeurt als een maatschappij niet aan die solvabiliteitseis voldoet. Geantwoord wordt dat DNB onder meer een herstelplan zal eisen terwijl als uiterste consequentie het intrekken van de vergunning aan de orde zal komen. Maar eerder zal het bestuur van een dergelijke maatschappij richting haar leden via een jaarlijks transparant beleid informatie over de solvabiliteit moeten geven. Tot slot geeft de voorzitter aan dat maatregelen zijn genomen om te voldoen aan de eisen inzake interne audit. De vergadering neemt kennis van al deze informatie. 9. Bestuursstructuur en statutenwijziging. DNB heeft bij de afgifte van de VOW III verklaring, zoals bedoeld in artikel 4 van het besluit Reikwijdtebepalingen Wft, aangegeven dat de taakverdeling binnen de governancestructuur niet geheel duidelijk is. Het bestuur is namelijk opgeknipt in een Dagelijks Bestuur en een Algemeen Bestuur terwijl daarnaast een Raad van Commissarissen functioneert. Geadviseerd wordt een nader onderzoek te doen naar de werkbaarheid van deze structuur. Het praktisch functioneren van bestuur en RvC na de fusie heeft óók bij het bestuur het gevoelen doen ontstaan dat de twee niet tot het DB behorende bestuursleden te weinig bij het besturen worden betrokken. Naast deze constatering wordt de noodzaak tot professionalisering zich gevoelen met name ook omdat zowel leden van het bestuur als van de RvC door DNB moeten worden getoetst op integriteit en deskundigheid. Dit gegeven heeft geresulteerd in de noodzaak dat nieuwe leden van bestuur en RvC de jaarlijks door FOV georganiseerde opleiding aan het Instituut Nijenrode zullen moeten gaan volgen. Alles overwegende, heeft geleid tot het voorstel om de bestuursstructuur van de maatschappij te wijzigen. Daarvoor is een statutenwijziging noodzakelijk. Het gaat hier om een formeel-juridische aangelegenheid waarmee de secretaris zich heeft belast. Hij geeft aan dat hij overleg heeft gevoerd met de bij de oprichting van de nieuwe Onderlinge betrokken notaris. Mede op basis van dat overleg geeft de secretaris aan in welke artikelen welke wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Ook is er aanleiding gevonden om het woord gekozen te vervangen door benoemen omdat dat meer past in het betrokken onderwerp. 4

5 Een wijziging van de statuten behoeft de instemming van minimaal 2/3 van de aanwezige leden. Vervolgens wordt unaniem ingestemd met de voorgestelde statutenwijziging. De voorzitter geeft hierna aan hoe het bestuur en de RvC er uit zal gaan zien: Bestuur : minimaal 3 leden: Voorzitter: T. J. de Jong* Secretaris: W. Hooijberg * Penningmeester: J.P. Dekker* Secretaris in opleiding: W. Vos (ter vervanging W. Hooijberg die volgend jaar af zal treden) RvC : minimaal 3 leden Voorzitter: S. de Boer* Compliance: W. van Voorst S. Butter * Toegevoegd: K. Beets * Reeds door DNB getoetst. De wijziging van de statuten betekent dat afscheid genomen wordt van de heren J. Koehoorn, K. Leek en A. Steenman. In warme bewoordingen dankt de voorzitter deze leden van de RvC voor hun jarenlange inzet in het belang van de Onderlinge en haar leden. Aan hen wordt een cadeaubon alsmede bloemen overhandigd. 10. Rondvraag. De heer Sj. Vroom: Hij maakt melding van een door een overkoepelende organisatie aangetekende rechtszaak tegen DNB. Geantwoord wordt dat wanneer het voldoen aan eisen en/of processen basis is voor DNB om een gevraagde vergunning af te wijzen, het interessant wordt wat de bestuursrechter daarvan zal vinden. De heer S. Vroom: Hoe zit het met de glasdekking omdat hem gebleken is dat in een bepaalde situatie glas niet uitbetaald wordt. Geantwoord wordt dat dat kennelijk kan optreden wanneer er geen sprake is van een glasverzekering. Maar intern zal deze aangelegenheid nog eens worden bezien. De heer D. Dijkshoorn: Wat is het beleid omtrent zonnepanelen? Geantwoord wordt dat deze zaak mede de aandacht heeft van de herverzekeraar maar dat aanleg in ieder geval aanpassing van de verzekerde waarde zal moeten opleveren terwijl een aparte rubriek op de polis vermeld zal worden. Mevr. T. Dik-Bark vraagt naar mogelijke samenwerking of fusie met Onderlinge De Veenhoop. Geantwoord wordt het bestuur van De Veenhoop verschillend denkt over de toekomst. In ieder geval dient óók De Veenhoop te voldoen aan wet- en regelgeving alsmede aan toezicht en toetsing door DNB. Het gevoelen bestaat dat bij De Veenhoop eerst de ontwikkelingen in de komende tijd worden afgewacht. Het zou in het belang van het instituut Onderlinge geweldig zijn als vroeg of laat er toch gekomen kan worden tot fusie. De Onderlinge Zeevang-Edam is daarvan in ieder geval een voorstander. 11. Sluiting Onder dankzegging sluit de voorzitter de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de Onderlinge Zeevang-Edam U.A. dd de secretaris, de voorzitter, 5