REGLEMENT COÖPERATIECOMMISSIE RAAD VAN COMMISSARISSEN COÖPERATIE ROYAL FLORAHOLLAND U.A. Vastgesteld op 16 april

Transcriptie

1 REGLEMENT COÖPERATIECOMMISSIE RAAD VAN COMMISSARISSEN COÖPERATIE ROYAL FLORAHOLLAND U.A. Vastgesteld op 16 april Opmaak, huisstijl en handelsnaam gewijzigd in Royal FloraHolland per 29 juni De statutaire naam gewijzigd in Coöperatie Royal FloraHolland U.A. per 1 januari 2017

2 Inhoud Inleiding... 3 Artikel 1 - Status en inhoud van de regels... 3 Artikel 2 - Incidentele buiten werkingstelling, wijziging... 3 Artikel 3 - Instelling en samenstelling coöperatiecommissie... 3 Artikel 4 Vergoeding coöperatiecommissie... 3 Artikel 5 Taak coöperatiecommissie... 4 Artikel 6 De voorzitter van de coöperatiecommissie... 4 Artikel 7 Vergaderingen coöperatiecommissie... 5 Artikel 8 Behandeling beroepszaken... 5 Artikel 9 - Vertrouwelijkheid... 5 Artikel 10 Informatie... 5 Artikel 11 Overeenkomstig van toepassing Reglement Raad van Commissarissen... 6 Reglement coöperatiecommissie Royal FloraHolland 2 van 6

3 REGLEMENT COÖPERATIECOMMISSIE Inleiding In dit reglement (het Reglement ) worden dezelfde definities en begrippen gebruikt zoals deze in het reglement Raad van Commissarissen Coöperatie Royal FloraHolland U.A. ( Reglement Raad van Commissarissen ) van toepassing zijn, met uitzondering van verwijzingen naar Reglement waarmee onderhavig reglement zal worden bedoeld. Artikel 1 - Status en inhoud van de regels 1.1 Dit Reglement is opgesteld door de RvC op grond van het bepaalde in artikel 24 lid 16 van de Statuten en op grond van artikel 23 lid 4 van het Reglement Raad van Commissarissen en dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die op de RvC van toepassing zijn op grond van Nederlands recht, de Statuten of het Reglement Raad van Commissarissen. 1.2 Dit Reglement is op 16 april 2014 vastgesteld door de RvC. 1.3 Waar dit Reglement strijdig is met Nederlands recht, de Statuten of het Reglement Raad van Commissarissen zullen deze de wet of de Statuten of het Reglement van de Raad van Commissarissen prevaleren. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten en het Reglement Raad van Commissarissen, maar strijdig met Nederlands recht, zal dit laatste prevaleren. Indien een van de bepalingen uit dit Reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gegeven de inhoud en strekking daarvan, zoveel mogelijk gelijk is aan die van de ongeldige bepalingen. Artikel 2 - Incidentele buiten werkingstelling, wijziging 2.1 De RvC kan besluiten incidenteel geen toepassing te geven aan dit Reglement. 2.2 De RvC kan besluiten dit Reglement te wijzigen, al dan niet op voorstel van de coöperatiecommissie. Artikel 3 - Instelling en samenstelling coöperatiecommissie 3.1 De coöperatiecommissie is een vaste commissie van de RvC. De leden van de coöperatiecommissie worden door de RvC benoemd uit haar midden. 3.2 De coöperatiecommissie bestaat uit tenminste drie leden, waarvan in ieder geval twee leden-commissarissen en één externe commissaris. 3.3 De voorzitter van de coöperatiecommissie is een leden-commissaris en wordt benoemd door de RvC. De RvC kan gezamenlijk besluiten om de voorzitter van de coöperatiecommissie van zijn/haar taak te ontheffen en een ander lid van de coöperatiecommissie als voorzitter te benoemen. 3.4 De RvC kan een lid van de coöperatiecommissie als zodanig ontheffen van zijn/haar taak als lid van de coöperatiecommissie. 3.5 Het lidmaatschap van de coöperatiecommissie eindigt op het moment dat het desbetreffende lid om welke reden dan ook niet langer in functie is als commissaris. 3.6 Een lid van de coöperatiecommissie kan besluiten terug te treden als lid van de coöperatiecommissie zonder tegelijkertijd terug te treden als lid van de RvC. Artikel 4 Vergoeding coöperatiecommissie 4.1 De ALV-commissie kent de coöperatiecommissie een vaste vergoeding toe. De vergoeding van de RvC is niet afhankelijk van de resultaten van de coöperatie. 4.2 Alle kosten (zoals reiskosten) die redelijkerwijs verband houden met het bijwonen van Reglement coöperatiecommissie Royal FloraHolland 3 van 6

4 vergaderingen van de coöperatiecommissie zullen aan de leden van de coöperatiecommissie worden vergoed. Artikel 5 Taak coöperatiecommissie 5.1 De coöperatiecommissie adviseert en informeert de RvC omtrent haar taak betreffende de volgende aandachtsgebieden, en bereidt -zo nodig- de bespreking in de RvC dienaangaande voor, door toe te zien op: a. de uitgangspunten en het beleid van alle coöperatieve aangelegenheden, voor zover niet in een andere commissie belegd, door: (i) zich te laten informeren over de voorgenomen beleidsdiscussies over alle coöperatieve onderwerpen door de directie en het betrokken management; (ii) het beoordelen van belangrijke kwesties op het gebied van het besturen van coöperaties, daaronder mede begrepen belangrijke wijzigingen van gedragscodes en relevante opinievorming; b. de samenhang tussen het coöperatieve beleid en het commerciële beleid en de aansluiting van het beleid op de statuten, door: (i) het beoordelen van de potentiële knelpunten tussen de coöperatieve uitgangspunten en beleidsvoornemens op commercieel gebied; (ii) het beoordelen van de vraag in hoeverre het commerciële beleid strijd oplevert met de inhoud en de strekking van de statuten; (iii) het beoordelen van commerciële maatwerk afspraken met leden en complexe of ongebruikelijke transacties; c. het draagvlak voor dit beleid bij de leden, door: (i) erop toe te zien dat de RvC zoveel mogelijk vertegenwoordigd is bij ledenbijeenkomsten (adviesraden, regiobijeenkomsten, etc.) en ter plekke toe te zien op coöperatieve discussies met de leden onder leiding van de directie en/of het betrokken management; (ii) het beoordelen van de wijze waarop het coöperatieve beleid wordt uitgelegd aan de leden en hoe het wordt ervaren door de leden; d. de wijze waarop de naleving van dit beleid geborgd is in de organisatie van Royal FloraHolland, door het beoordelen van rapportages en aanbevelingen van het overleg coöperatiezaken c.q. de concernmanager CPM; e. de aanwezigheid en naleving van een adequaat programma voor ontwikkeling en opleiding van commissarissen, adviesraadleden en leden van FPC s en RAC s. 5.2 De coöperatiecommissie kan een nadere detaillering aanbrengen in haar taken. Deze detaillering zal als bijlage bij dit Reglement worden gevoegd. 5.3 De taken en bevoegdheden van de coöperatiecommissie en eventuele nadere detaillering strekt zich slechts tot die bevoegdheden die de RvC aan haar heeft toegekend of heeft gedelegeerd en de coöperatiecommissie kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de RvC kan uitoefenen. Artikel 6 De voorzitter van de coöperatiecommissie De voorzitter van de coöperatiecommissie heeft de volgende verantwoordelijkheden en wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie: a. het bepalen van de agenda voor de vergaderingen van de coöperatiecommissie; Reglement coöperatiecommissie Royal FloraHolland 4 van 6

5 b. het leiden van de vergaderingen van de coöperatiecommissie; c. het toezien op het goed functioneren van de coöperatiecommissie; d. zorgdragen voor een adequate terugkoppeling aan de RvC; e. optreden op als woordvoerder en aanspreekpunt voor de RvC en de directie. Artikel 7 Vergaderingen coöperatiecommissie 7.1 De coöperatiecommissie vergadert zo vaak als de voorzitter van de coöperatiecommissie of twee commissieleden dat noodzakelijk achten. De plaats van de vergadering wordt in onderling overleg vastgesteld. 7.2 Tenzij de coöperatiecommissie anders besluit, zijn de algemeen directeur en de manager Coöperatie & Communicatie bij de vergaderingen van de coöperatiecommissie aanwezig. Laatstgenoemde vervult hierbij de rol van secretaris. De coöperatiecommissie bepaalt voorts of en wanneer andere functionarissen van Royal FloraHolland bij haar vergaderingen aanwezig zijn. 7.3 Vergaderingen zullen worden bijeengeroepen door of namens de voorzitter van de coöperatiecommissie. Voor zover praktisch uitvoerbaar zullen de aankondiging en de agenda van te bespreken onderwerpen zeven dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden van de coöperatiecommissie worden verstrekt. 7.4 Van de vergadering wordt een kort verslag gemaakt door de secretaris. Het conceptverslag dient uiterlijk veertien werkdagen voor de eerstvolgende vergadering in het bezit te zijn van de coöperatiecommissie. Teneinde de RvC geïnformeerd te houden gedurende de periode tussen de bijeenkomsten van de coöperatiecommissie, wordt het conceptverslag tevens aan de overige leden van de RvC gezonden. 7.5 De coöperatiecommissie vergadert slechts indien ten minste de meerderheid van haar leden aanwezig is. Indien meningen of standpunten van de coöperatiecommissie niet unaniem worden gedragen door haar leden, wordt daarvan (met de betreffende afwijkende mening of het afwijkende standpunt) melding gemaakt in de notulen. 7.6 De coöperatiecommissie kan ook buiten vergadering tot een advies komen, mits alle leden van de coöperatiecommissie instemmen, zowel met deze wijze van totstandkoming als met de inhoud van het betreffende advies. De voorzitter van de coöperatiecommissie ziet er op toe dat het aldus tot stand gekomen advies schriftelijk wordt vastgelegd en door de leden van de coöperatiecommissie wordt ondertekend. Artikel 8 Behandeling beroepszaken 8.1 De coöperatiecommissie vervult de taak die in artikel 11 lid 4 en artikel 12 lid 4 van de Statuten is belegd bij de RvC ten aanzien van de behandeling in beroep van geschillen tussen leden en de directie naar aanleiding van een besluit tot opzegging van respectievelijk ontzetting uit het lidmaatschap door de directie. 8.2 De voor de behandeling van deze beroepszaken benodigde regeling zal uitsluitend kunnen worden vastgesteld en gewijzigd door de RvC. Artikel 9 - Vertrouwelijkheid 9.1 Het beraad van de coöperatiecommissie is vertrouwelijk. 9.2 Voor zover mededelingen over het beraad aan derden moeten worden gedaan, gebeurt dit door of in overleg met de voorzitter van de coöperatiecommissie. Artikel 10 Informatie 10.1 De coöperatiecommissie dient de RvC duidelijk en tijdig te informeren over belangrijke ontwikkeling op het gebied van haar taken en, in geval zij gedelegeerde bevoegdheden heeft gekregen, over de wijze waarop zij van deze bevoegdheid Reglement coöperatiecommissie Royal FloraHolland 5 van 6

6 gebruik heeft gemaakt Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de coöperatiecommissie nadere informatie aan de RvC tijdens vergaderingen van de RvC omtrent de resultaten van de besprekingen van de coöperatiecommissie. Artikel 11 Overeenkomstig van toepassing Reglement Raad van Commissarissen Voor relevante onderwerpen waarin dit Reglement niet voorziet, gelden de bepalingen van het Reglement Raad van Commissarissen. Reglement coöperatiecommissie Royal FloraHolland 6 van 6