Uitwerkingsnota Revitalisatie Openluchttheater Ede'

Transcriptie

1 Uitwerkingsnota Revitalisatie Openluchttheater Ede' Gemeente Ede, september 2013 Versie

2 1. Inleiding Visie en ambitie Opgave Gebiedsomschrijving Beschrijving huidige situatie Stakeholders Uitgangspunten revitalisatie openluchttheater Programmering en exploitatie Benodigde faciliteiten Werkzaamheden aan beschermde objecten, de beplanting en de aanleg Onderhoudskosten monumentale objecten, beplanting, aanleg en ondergrondse infrastructuur na restauratie Uitgangspunten voor het nieuwe ontvangstgebouw inclusief sociëteitsgebouw voor de ECC Programma van eisen en schetsontwerp Stichtingskosten Jaarlijkse onderhoudskosten Ontvangstgebouw Horeca Financiële onderbouwing Incidentele kosten en dekking Structurele kosten en dekking Juridische zaken Erfpacht Ontvangstgebouw BRIM subsidie Bijdrage Provincie vanuit regiocontract Herziening bestemmingsplan voor ontvangstgebouw APV en activiteitenbesluit Vergunningen Rol van stakeholders - organogram Communicatie Conclusie/ samenvatting Vervolgstappen en planning...21 Versie

3 1. Inleiding 1.1. Visie en ambitie Het Openluchttheater van Ede (verder OLT) is een van de grootste openluchttheaters van Nederland. Dit Rijksmonument ligt in de bebouwde kom van Ede en is aan alle kanten omgeven door groen. Een unieke theaterlocatie voor zomerse activiteiten dat door velen wordt beschouwd als het mooiste van het land. Het college van burgemeester en wethouders heeft in haar bestuursconvenant ( ) aangegeven dat het OLT een bijzondere culturele waarde heeft en dat het intensiever gebruikt zou moeten worden. Met een bijdrage van de provincie Gelderland is het mogelijk om het theater te renoveren en zodanig aan te passen dat het intensiever gebruikt kan worden. Een OLT met aansprekende programmering is een aanvulling op de culturele infrastructuur van Ede. Dit past in de ontwikkeling van Ede Ook het feit dat het theater in de openlucht is, past bij het groene imago en biedt een aanvulling op het aanbod voor toeristen van de Veluwe. Het bestuur van stichting OLT heeft in haar plan van aanpak de ambitie aangegeven om tot de top 3 van de Nederlandse openluchttheaters te gaan behoren. Het openluchttheater wil een ontmoetingsplek zijn voor alle Edenaren, inwoners van de regio en toeristen. Daarbij hoort een frequenter en hoogwaardig programma-aanbod, afgestemd met andere podia in Ede en de regio. Hierbij wordt uitgegaan van een opbouw naar circa voorstellingen per seizoen en bezoekers per jaar Opgave Bij de revitalisatie van het OLT zijn de volgende aspecten van belang: restauratie en onderhoud van de monumentale groene omzoming van het theater restauratie en onderhoud van de monumentale gebouwen i.r.t. functionaliteit van het theater programma van eisen voor het nieuwe ontvangstgebouw programmering en exploitatie van het nieuwe theater het juridisch kader het financieel kader Al deze aspecten zijn meegenomen in de nu voorliggende Uitwerkingsnota. Deze nota is de basis voor verdere besluitvorming, de uitwerking van planonderdelen, het aanvragen van de benodigde vergunningen en het daadwerkelijk uitvoeren van de renovatie Gebiedsomschrijving Het OLT bevindt zich op een nagenoeg rechthoekig perceel in een villawijk aan de oostkant van Ede. Het wordt grofweg begrensd door de Burgemeester Bootlaan aan de noordzijde en door de Van Heeckerenlaan en Van Pabstlaan aan de westzijde. Aan de zuid- en oostzijde bevinden zich belendende en in het groen gesitueerde percelen. Versie

4 1.4. Beschrijving huidige situatie Het openluchttheater valt binnen het bestemmingsplan Arnhemseweg en omgeving. In dit bestemmingsplan heeft het openluchttheater de bestemming Cultuur en ontspanning. Het bestemmingsplan stelt geen grenzen aan de programmering in de zin van aantallen voorstellingen. Wel zijn de gebruiksmogelijkheden begrensd via de APV en het Activiteitenbesluit. Er zijn ongeveer 10 tot 15 voorstellingen per jaar. Het aantal bezoekers is niet precies bijgehouden, maar wordt geschat tussen de 3000 en 5000 per seizoen. Het OLT in Ede is gebouwd in 1936 en heeft de Rijksmonumentale status. Het theater is verdiept gelegen en met groene beplanting omzoomd. Het theater had oorspronkelijk 2060 zitplaatsen en enkele honderden staanplaatsen. Tegenwoordig is het aantal bezoekers, vanwege veiligheidsvoorschriften, gemaximeerd tot per voorstelling/evenement. Op het complex bevinden zich diverse monumentale gebouwen zoals kassa s, opslag, kleedkamers en toiletten in de stijl van het nieuwe bouwen. Friends on Ice Friends on Ice is voor de Edese samenleving een belangrijke evenement in het OLT buiten het theaterseizoen om. Versie

5 Gebruiksmogelijkheden In principe mag het OLT dagelijks worden gebruikt voor recreatieve activiteiten, zolang het maximale geluidsniveau op basis van de Wet milieubeheer niet wordt overschreden. Afhankelijk van het soort evenement kan nog een evenementenvergunning nodig zijn (APV). Op grond van het Activiteitenbesluit en de huidige APV kan 12 keer per jaar (cumulatie van collectieve en incidentele evenementen) worden afgeweken van de maximale geluidsniveaus. Deze evenementen mogen maximaal 12 uur duren en moeten om uur eindigen. Clubgebouw ECC In het openluchttheater bevindt zich, ingebouwd in de tribune, een clubgebouw dat eigendom is van Stichting Domus 78/ECC Stakeholders Er zijn diverse partijen die een rol spelen bij de revitalisatie van het OLT: Stichting Domus 78, eigenaar van het OLT en bestuurlijk gelieerd aan de ECC De Edese Commerciële Club (ECC); Stichting OLT, verantwoordelijk voor de programmering, beheer en exploitatie De gemeente Ede Inwoners van Ede e.o Artiesten Omwonenden Algemene Belangenvereniging Ede Oost (ABEO) Rijksoverheid (Rijksdienst voor het Culturele Erfgoed (RCE)) Provincie Versie

6 2. Uitgangspunten revitalisatie openluchttheater 2.1. Programmering en exploitatie Theateradviseur LAgroup heeft de gemeente Ede geadviseerd over de programmering en exploitatie van het openluchttheater in de nieuwe situatie. Hierna volgen de voornaamste conclusies die door de gemeente en St. OLT worden omarmd. Functionaliteit complex Het OLT is op zich een unique selling point, voor artiesten en publiek. In vergelijking met reguliere theaters is het OLT een bijzondere beleving, ook voor de artiest. Het ligt in een bosrijke omgeving, in de open lucht waardoor een bijzondere ambiance ontstaat voor een voorstelling. Bovendien zijn de binnenpodia in de zomer gesloten en zijn (buitenlandse) artiesten op tour voor festivals. Dit alles biedt extra kansen om bekendere artiesten te kunnen boeken en een hogere omzet te genereren. Van belang zijn onder meer de volgende zaken. Het speelvlak is nu een grasveld van circa 40 bij 50 meter onderaan de tribune. Om de gebruiksmogelijkheid te vergroten is een flexibel overkapt podium op het speelveld noodzakelijk. Hierdoor worden artiesten beschermd tegen weersomstandigheden en kan het speelveld aangepast worden aan kleinere voorstellingen. Gewenst is dat er, op het verwachte publieksbereik afgestemde, horecavoorzieningen komen. Professioneel gefaciliteerde horeca-uitgiftepunten bovenaan de tribune en een cafévoorziening in het daar nieuw te bouwen paviljoen is nodig om de geraamde horecaomzetten te kunnen halen. Door het gebouw geschikt te maken voor commerciële verhuur door de gemeente/stichting OLT kan er maximaal gebruik gemaakt worden van deze prachtige plek in de gemeente. Bij de kleedkamers kan een backstage-gebied worden ingericht dat privacy moet bieden aan artiesten. De kleedkamers bieden faciliteiten die behoren bij professionele podiumkunsten. Voor het gehele complex 1 publieksingang maken is het meest duidelijk, effectief en efficiënt. De bestaande ingang aan de straatzijde aan de bovenkant van de publiekstribune lijkt daarvoor het meest geschikt. Culturele functies Het nieuwe OLT in Ede zal vooral en primair de presentatiefunctie (het podium) gaan uitvoeren. Hierbij horen de volgende culturele functies: Concerten en voorstellingen (pop, cabaret, populaire muziek, muziektheater of opera); Jeugdvoorstellingen; Koren- en fanfare(festivals); Inhoudelijk gerelateerde en nog te ontwikkelen andere activiteiten (themaprogrammering, zomerbioscoop). Verhuur De bijzondere en unieke accommodatie die een openluchttheater is, biedt perspectief voor verhuur. Het nieuw te bouwen ontvangstgebouw bovenaan de publiekstribune biedt ruime verhuurmogelijkheden. De gemeente, maar ook andere bedrijven en instellingen kunnen daar presentaties en bijeenkomsten houden. De hiermee te genereren inkomsten zijn nodig voor de exploitatie van het OLT. Profiel publiek en programma Het OLT wil een breed en groot publiek bereiken uit alle lagen van de bevolking. Primair uit Ede, maar ook uit de regio. Daartoe wil het een brede, toegankelijke en diverse professionele programmering bieden. Verder wil het OLT zich profileren als OLT voor de HaFaBra-sector (Harmonie, Fanfare, Brassbands) en andere amateurgezelschappen. De totale culturele programmering na renovatie en de bouw van een nieuwe ontvangstruimte bestaat uit circa 24 concerten/voorstellingen per seizoen. Dat is gemiddeld 1,4 concerten/voorstellingen per week. Daarbij worden totaal circa bezoekers verwacht. Versie

7 Samenwerking programmering en marketing/promotie In zijn plan van aanpak heeft OLT aangegeven meer te willen samenwerken met de andere podia en culturele instellingen in Ede. Net zo belangrijk is dat OLT de programmering en de promotie laat verzorgen door gespecialiseerde podia en Ede en omstreken. Dit is onontbeerlijk om het beoogde programmaconcept te kunnen realiseren en om de financiële taakstellingen te kunnen halen. Voor de programmering wordt de samenwerking gezocht met De Reehorst en Cultura. Voor het (grote internationale) popmuziekaanbod kan contact gezocht worden met bijvoorbeeld LuxorLive! In Arnhem. Exploitatie Voor de exploitatie wordt uitgegaan van opbrengsten uit kaartverkoop, verhuur van het theater en ontvangstgebouw, horecaopbrengsten en sponsoring. Als kosten worden o.a. gages artiesten, personeelslasten, PR en onderhoud faciliteiten (licht, geluid e.d.) gerekend. Omdat de exploitatie in de nieuwe situatie fors afwijkt van de huidige, is aan een theateradviseur van Lagroup, Peter Koppen, gevraagd om te adviseren over deze opzet. Op basis van de geformuleerde ambities heeft hij een opzet gemaakt waarbij hij concludeert dat er voor de programmering een subsidie van nodig is. LAgroup heeft wel aangegeven dat er in de exploitatieopzet geen rekening is gehouden met vervangingsbudget voor roerende zaken. Vooralsnog wordt voorgesteld om een bedrag van te reserveren voor vervanging van roerende zaken. Daarmee komt de totale exploitatiesubsidie op Onderdeel Huidig budget Benodigd budget na realisatie Programmering Omgeving Een intensiever gebruik van het theater legt een grotere druk op de omgeving. Vooral als het gaat om geluid, en (fiets)parkeren. Er zal nader worden onderzocht welke maatregelen er toe kunnen bijdragen de overlast tot een minimum te beperken. Bij de verdere planvorming is continuering van de communicatie met de buurt van groot belang Benodigde faciliteiten Na renovatie zijn de bestaande faciliteiten (kleedruimte, kassagebouwen en toiletten) in de basis toereikend voor een intensieve(re) theaterfunctie. Verder zijn de volgende voorzieningen benodigd. Geluid: rekening houdend met de voorgestelde programmering wordt geïnvesteerd in een nieuwe geluidsinstallatie. o Bij toepassing van zogeheten Line-Array boxen wordt het geluid maximaal op het publiek gericht waardoor de hoeveelheid geluid dat naar buiten gaat tot een minimum wordt beperkt. De kosten van een geluidsinstallatie worden geschat op ca o Wollen matten: deze kunnen mogelijk worden aangebracht t.b.v. geluiddemping; de kosten bedragen naar schatting Licht: investering in een basisset. De kosten bedragen naar schatting ca (excl. btw) De verwachting is dat professionele artiesten hun eigen techniek meebrengen. Voor amateurs is de drempel om gebruik te maken van het OLT lager als voorzieningen als een basisset voor licht en geluid beschikbaar zijn. Wanneer dat nodig is kan extra materiaal worden ingehuurd. Artiestenfaciliteiten in de kleedkamers: in de bestaande kleedruimte zal worden geïnvesteerd in aankleding, zoals meubilair, elektra, wastafel, spiegel en een pantry. Overkapping: gekozen is voor een gedeeltelijke, semipermanente overkapping van het speelveld (geraamde kosten ). Hiervoor is gekozen om de sfeer van openluchttheater zoveel mogelijk te behouden. En ook om verschillende opstellingen met podium en publiek te kunnen maken. Een gedeeltelijke overkapping van de tribune (Vipplaatsen) doet volgens het bestuur OLT teveel afbreuk aan de sfeer van het OLT. Verkeersbelasting en parkeren Versie

8 De directe omgeving biedt plaats aan circa 300 parkeerplaatsen (inclusief 150 parkeerplaatsen nabij de Bergstraat). Dit is voldoende voor kleinschalige evenementen. Bij grote evenementen, waar meer dan 500 bezoekers worden verwacht, zijn specifieke verkeersmaatregelen nodig. In dat geval is bijvoorbeeld vervoer per ad hoc shuttlebus bus vanaf bijv. station of Kazerneterrein aan te raden. Het is van groot belang om bij voorstellen voor het oplossen van de parkeerproblematiek de buurtbewoners te betrekken. Specifiek voor de functie van het ontvangstgebouw zal worden voorzien in de aanleg van 14 extra parkeerplaatsen. Bij het theater is sprake van voortzetting van de bestaande functie waardoor uitbreiding van parkeerplaatsen in de directe omgeving niet is vereist. Fietsparkeren Bij de kleinschalige evenementen en bij het gebruik als ijsbaan komen veel bezoekers op de fiets. Overwogen wordt om de driehoek ten noordwesten van het OLT in te richten als (permanente) locatie voor fietsparkeren. De kosten zijn geraamd op Kostenoverzicht benodigde faciliteiten Onderdeel Investering (geraamd) Geluid (line-array boxen + wollen matten) Licht Artiestenfaciliteiten Overkapping Fietsparkeren Totaal Werkzaamheden aan beschermde objecten, de beplanting en de aanleg Bij de restauratie van de monumentale objecten wordt uitgegaan van de restauratie van het casco. Het uitgangspunt hiervoor is het bestek zoals opgesteld door Boerman architecten. Hiervoor is in 2005 een vergunning (ONT/2005/3930) verleend. De toilettengebouwen worden aangepast aan de hedendaagse eisen van gebruik en hygiëne. De kleedkamers zullen qua comfort iets verbeterd worden. Zie Paragraaf 2.2. Afhankelijk van de werkzaamheden is er mogelijk een omgevingsvergunning nodig. Bij de voorbereiding van de werkzaamheden en tijdens de uitvoering ervan dient rekening gehouden te worden met: - actualisatie en stroomlijnen van de al bestaande bestekken en plannen - verbetering waterhuishouding (oa erosieproblemen) - voorwaarden in de verleende vergunningen - voorwaarden gerelateerd aan de verleende subsidie - vergunningen - logistiek Onderdeel Investering (geraamd) Restauratie monumentale objecten Restauratie beplanting en aanleg Overige werkzaamheden (oa riolering) Totaal Versie

9 Onderhoudskosten monumentale objecten, beplanting, aanleg en ondergrondse infrastructuur na restauratie Huidige onderhoudsverplichting Op basis van de huidige erfpachtovereenkomst met stichting Domus 78 (gesloten in 2005) en de voorwaarden van de Brim subsidie heeft de gemeente Ede een onderhoudsplicht t.a.v. het theater. Indertijd is er geen structureel onderhoudsbudget geraamd. Wel is incidenteel onderhoud gepleegd en de laatste jaren is structureel een budget van per jaar beschikbaar gesteld. Dit bleek in de praktijk echter niet voldoende voor adequaat onderhoud en beheer van het complex. Daardoor is sprake van achterstallig onderhoud aan gebouwen, aanleg en beplanting met alle ongemakken van dien (onbruikbare gebouwen, leidingbreuken en erosie). Er is geschat dat op dit moment een bedrag van circa per jaar extra nodig zou zijn bovenop het bestaande onderhoudsbudget, om te kunnen voldoen aan de onderhoudsverplichting (in het geval er niet tot restauratie zou worden overgegaan). Inzet van Permar en Wajongcliënten Het college acht het zeer wenselijk, in het kader van social return on investment, om bij het onderhoud van het openluchttheater gebruik te maken van de inzet van de Permar en Wajongcliënten. Overzicht onderhoudskosten na restauratie Onderdeel Huidig budget Benodigd budget na realisatie Onderhoud beplanting en aanleg ex BTW (opgave BOR) Onderhoud monumentale gebouwen ex BTW (opgave Vastgoed) Onderhoud ondergrondse infrastructuur - (Niet geraamd) (opgave BOR) Totaal Versie

10 3. Uitgangspunten voor het nieuwe ontvangstgebouw inclusief sociëteitsgebouw voor de ECC 3.1. Programma van eisen en schetsontwerp Het huidige kantinegebouw dat zich bevindt tussen de tribunes is in eigendom bij de Stichting Domus 78/ECC. Ter plaatse van het sociëteitsgebouw zal een nieuw gebouw worden gerealiseerd. Dit gebouw wordt voorzien van een ontvangstruimte voor de gemeente. Deze ruimte is bedoeld als ondersteuning voor het theater (horeca en toiletten) en als accommodatie voor representatieve doeleinden (bijv. als trouwlocatie of zaalverhuur). Daarnaast is 1/3 van het gebouw gereserveerd voor het nieuwe onderkomen van ECC ter vervanging van het huidige onderkomen. Voor het nieuwe gebouw is geïnventariseerd wat het voorlopig programma van eisen moet zijn voor de verschillende gebruikers in relatie tot de verschillende functies van het gebouw, te weten ontvangstgebouw (theaterfunctie en representatieve doeleinden) en sociëteitsgebouw. Aan de hand van informatie van het ECC en de gemeente is hiervan een globale opgave gemaakt. Op basis van dit programma van eisen op hoofdlijnen is in opdracht van de gemeente Ede een schetsontwerp opgesteld door Synargio. Dit ontwerp is goed ontvangen door St. Domus, St. OLT en de gemeente en zal in overleg met deze partijen verder moeten worden uitgewerkt tot een definitief ontwerp. Figuur 1 Plattegrond en aanzicht nieuw te bouwen ontvangstgebouw. Bron Synargio Versie

11 3.2. Stichtingskosten Synargio heeft bij het maken van het schetsontwerp tevens een globale berekening gemaakt van de bouwkosten van het gebouw. Er wordt uitgegaan van een grondoppervlak van 480 m2. De inhoud van het gebouw wordt geraamd op m3. Hieronder volgt een samenvatting van de bouwkosten. Onderdeel Investeringskosten Onderbouw ,-- Gevel ,-- Dak ,-- Inbouwpakket ,-- Overig bouwkundig ,-- Warmte installaties ,-- Electrotechnische ,-- installaties Overige bouwkosten ,-- Uitvoeren glazen pui ,-- Totaal directe kosten ,-- Totaal indirecte kosten ,-- Bouwkosten excl. BTW , Jaarlijkse onderhoudskosten Ontvangstgebouw De afdeling Vastgoed heeft op basis van de investeringsramingen van het ontvangstgebouw een voorlopige raming opgesteld voor de jaarlijkse onderhoudskosten van het gebouw. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen lasten voor de eigenaar en voor de huurder/gebruiker. In dit geval is het aannemelijk dat stichting OLT huurder wordt van het ontvangstgebouw. Aangezien zij deze lasten willen dekken vanuit de exploitatiesubsidie is er voor gekozen ook de onderhoudslasten voor de huurder en de energiekosten inzichtelijk te maken. Onderstaande tabel toont een overzicht van alle kosten. Deze kosten zijn gebaseerd op onderhoudskosten voor 2/3 van het gebouw. De overige 1/3 aan kosten zijn voor rekening van St. Domus 78 als eigenaar van haar eigen deel. Onderdeel Huidig budget Benodigd budget na realisatie Onderhoud ontvangstgebouw (eigenaarslasten) n.v.t incl BTW Onderhoud ontvangstgebouw (huurdersdeel) n.v.t incl BTW Schoonmaakkosten (huurder) n.v.t incl BTW Energiekosten n.v.t incl BTW Verzekering, belastingen en heffingen n.v.t incl BTW Raming dekking huisvestingskosten huurder zoals opgenomen in de exploitatieopzet van LAgroup n.v.t Totaal incl BTW Het betreft een raming van de kosten. Nadat het ontvangstgebouw is gerealiseerd zal in opdracht van afdeling Vastgoed een meerjarenonderhoudsplan worden opgesteld. Omdat het op dit moment niet geheel zeker is dat de BTW op dit onderdeel verrekend kan worden is gerekend met bedragen inclusief BTW. Het al dan niet kunnen verrekenen van de BTW heeft te maken met de belaste verhuur van het gebouw Horeca Goede horecavoorzieningen bij culturele functies wordt steeds meer van belang omdat de (moderne) consument daar in toenemende mate behoefte aan heeft. Naast het financieel belang is er dus ook een inhoudelijk belang. Er is in het nieuwe OLT een adequate en bij de toekomstige exploitatie en bij deze tijd passende professionele horecavoorziening nodig voor de ondersteuning van de culturele en commerciële Versie

12 functies. Horeca is thans geen core business van het OLT, waardoor uitbesteding aan een professionele en ervaren horecaondernemer voor de hand ligt. Als het OLT de horeca in eigen beheer wil gaan exploiteren, zal het daarvoor een professionele horecaorganisatie moeten opzetten. Versie

13 4. Financiële onderbouwing 4.1. Incidentele kosten en dekking Incidentele kosten De totale geraamde incidentele kosten voor de renovatie bedragen circa 3,5 miljoen. In de hieronder opgenomen tabel wordt een specificatie gegeven. Theaterfaciliteiten Geluid (incl. matten voor demping) Licht (basisset) Overkapping (gedeeltelijk en semipermanent) Artiestenfaciliteiten Fietsparkeren Restauratie beplanting en aanleg Beplanting Aanleg (paden, trappen, tunnels, buitenruimten en grondkeringen) Restauratie gebouwen Restauratie casco beschermde objecten Overige werkzaamheden Riolering, verlichting, waterhuishouding Nieuwbouw ontvangstgebouw Ontvangstgebouw + ECC home BTW ECC home* parkeerplaatsen Herinrichting toegangen Plankosten Diversen en onvoorzien Totaal * De gemeente kan de BTW over de investering in het bouwdeel voor de ECC niet terugvorderen omdat de ECC niet als ondernemer onder het BTW regime valt. Dekking incidentele kosten Het project is onderdeel van het regiocontract dat de Regio Foodvalley heeft afgesloten met de provincie Gelderland. Binnen dit regiocontract heeft de provincie een bijdrage toegezegd van 1,75 miljoen. Voorwaarde hiervoor is dat de gemeente (of derden) eenzelfde bedrag investeert (het 50/50 beginsel), dat de renovatie uiterlijk eind 2015 is gerealiseerd en dat wordt voldaan aan de verder gedefinieerde doelstellingen in het regiocontract. Versie

14 Bij de programmabegroting is een bedrag van meegenomen (en door de gemeenteraad gehonoreerd) voor de cofinanciering van het OLT op basis van het regiocontract. Dit bedrag bestaat uit de bijdrage vanuit de gemeente Ede van en een bedrag, beschikbaar gesteld vanuit BRIM subsidie 2011 en 2012 van Laatstgenoemd bedrag is/wordt uitgekeerd aan de eigenaar st. Domus 78 voor de inzet van de restauratiewerkzaamheden. De gemeente zal een deel van die kosten voorschieten omdat de BRIM subsidie gespreid wordt uitgekeerd over een periode van 6 jaar. Op basis van de huidige ramingen kan de revitalisatie van het OLT binnen de daarvoor beschikbare budgetten worden gerealiseerd. De verwachting is dat er nog voldoende ruimte is om ook eventuele aanloopverliezen in de eerste jaren na de renovatie op te vangen, voor zover dit past binnen de afspraken in het regiocontract Structurele kosten en dekking Structurele kosten De totale geraamde structurele kosten bedragen circa In de hieronder opgenomen tabel worden deze kosten nader gespecificeerd. Onderdeel Exploitatiebijdrage theater (programmering) Onderhoud beplanting en aanleg Onderhoud ondergrondse infrastructuur Onderhoud monumentale objecten Onderhoud ontvangstgebouw Totaal opgave LAgroup opgave BOR opgave BOR opgave Vastgoed opgave Vastgoed (inclusief BTW!) Excl. BTW (behoudens ontvangstgebouw) Structurele dekking Op dit moment bestaan er twee structurele subsidiestromen. Eén exploitatiesubsidie (voor de programmering) van ,-- en een onderhoudssubsidie voor groen van ,-- en voor de gebouwen van 8.000,--. Na realisatie van de revitalisatie zijn aanvullende structurele middelen benodigd van Deze zijn als volgt onder te verdelen: voor de programmering; voor het onderhoud beplanting en aanleg; voor onderhoud ondergrondse infrastructuur; voor het onderhoud aan de monumentale objecten; voor het onderhoud aan het ontvangstgebouw. Dekking voor deze aanvullende subsidie wordt gevonden door een herschikking van budgetten binnen de begroting Cultuur. Inkomsten De exploitatieprognose van Lagroup geeft een financiële exploitatie weer zoals die uiteindelijk na een aanloopperiode tot stand kan komen. Behalve kosten zijn daar uiteraard ook opbrengsten in terug te vinden. De opbrengsten worden als volgt onderverdeeld: Recettes professionele activiteiten Horecaomzet voor professionele en amateuractiviteiten Horecaomzet culturele verhuur, commerciele verhuur en representatieve doeleinden Verhuuropbrengst representatieve doeleinden, cultureel en amateur Overige baten: sponsoring, vrienden van het OLT (vriendenpassen). Versie

15 5. Juridische zaken 5.1. Erfpacht De gemeente Ede heeft zich ingespannen om overdracht van eigendom van het OLT te bewerkstelligen. De huidige eigenaar, St. Domus 78/ ECC is bereid om de duur van de erfpacht te verlengen (naar eeuwigdurend erfpacht). In een bestuurlijk overleg tussen de gemeente Ede en st. Domus 78 op 18 juli 2013, is door partijen bevestigd dat wordt uitgegaan van eeuwigdurende erfpacht, te weten 99 jaar. Op dit moment wordt in samenspraak met het bestuur van stichting Domus een nieuwe erfpachtovereenkomst opgesteld Ontvangstgebouw Voor de eigendomssituatie van het ontvangstgebouw ligt meest voor de hand dat zowel de gemeente als de stichting eigenaar worden van het gebouw. Na oplevering vindt een splitsing in appartementsrechten plaats. Op deze manier wordt de gemeente eigenaar van haar deel van het nieuw te bouwen ontvangstgebouw en stichting Domus 78 wordt eigenaar van een soceïteitsgebouw. Het onderhoud wordt geregeld via een vereniging van eigenaren en een gebruiksovereenkomst. Dit aspect wordt nader uitgewerkt in overleg met de stichting BRIM subsidie Stichting Domus 78 heeft bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (onderdeel van Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), op basis van de begroting, een subsidieaanvraag ingediend voor de restauratie van monumentale panden. De BRIM subsidie wordt periodiek (over een periode van 6 jaren vanaf resp. 2012/2013) uitgekeerd. Een deel van de subsidie is al door stichting Domus 78 ontvangen. De aanvraag is door de stichting gedaan omdat zij (als stichting) een hogere subsidie ontvangen dan als de gemeente de subsidie zou aanvragen. Dit heeft een aantal consequenties. Achteraf moet verantwoord worden dat de gesubsidieerde activiteiten daadwerkelijk (in opdracht van de Stichting of gelijkwaardige rechtspersoon) zijn verricht. Dat houdt in dat de gemeente niet zelf als opdrachtgever kan optreden. Ook over de afhandeling (overdracht) van de (nog te ontvangen) subsidie moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Een deel van de subsidie zal namelijk nog worden uitgekeerd als de werkzaamheden al zijn afgerond Bijdrage Provincie vanuit regiocontract Door de provincie Gelderland is voor het project OLT vanuit het regiocontract een bijdrage beschikbaar gesteld van ,--. Voorwaarde daarbij is dat de gemeente (of een derde partij) eenzelfde bedrag investeert (het 50/50 beginsel). Dit is inmiddels door de raad meegenomen in de programmabegroting Een tweede voorwaarde vanuit het regiocontract is dat de renovatie uiterlijk eind 2015 is gerealiseerd. Dit vraagt om het handhaven van een strakke tijdsplanning waarin ook een bestemmingsplanherziening is opgenomen. Versie

16 5.5. Herziening bestemmingsplan voor ontvangstgebouw Het openluchttheater valt binnen het bestemmingsplan Arnhemseweg en omgeving. In dit bestemmingsplan heeft het openluchttheater de bestemming Cultuur en ontspanning. Ontvangstgebouw Als het huidige clubgebouw (150m²) wordt vervangen door een nieuw ontvangstgebouw van circa 500 m2 is een herziening van het bestemmingsplan noodzakelijk. Het ontvangstgebouw biedt in de toekomst ruimte aan: Ondersteuning van het theater (uitgifte drankjes en snacks, kaartverkoop etc.) Accommodatie voor representatieve doeleinden (commerciële verhuur) Onderkomen voor het sociëteitsgebouw van de ECC; Om deze functies mogelijk te maken is het nodig de huidige bestemming Cultuur en ontspanning uit te breiden met de aanduiding zalencentrum/horeca. Uitsluitend met een bestemmingsplanwijziging kan aan de voorgenomen functie inhoud gegeven worden. Bestemmingsplantoets In het kader van de voorgenomen planopzet heeft een inhoudelijke toets plaatsgevonden op ruimtelijke en milieukundige aspecten. Uit deze eerste globale toets blijkt dat er op het gebied van ecologie nog een quickscan uitgevoerd moet worden om te beoordelen of er eventuele negatieve effecten zullen zijn op soorten die zijn beschermd op grond van de Flora- en Faunawet. Voor wat betreft Landschap is de cultuurhistorie van het monument leidend in de landschappelijke inpassing. Verkeer Voor de functie zaalverhuur / horeca wordt rekening gehouden met een behoefte van 5 parkeerplaatsen per 100 m2, dus bij 500m2 is dat 25 parkeerplaatsen. De openbare weg ten zuiden van het theater biedt ruimte aan het realiseren van ongeveer 14 extra langsparkeerplaatsen. Aan deze weg ligt nu aan beide zijden een trottoir. Voor het parkeren kan aan een zijde het trottoir vervangen worden door een parkeerstrook. Voor het overige deel van de parkeerbehoefte kan het principe van dubbelgebruik worden toegepast op de openbare parkeerplaatsen aan de van Heeckerenlaan. Hiermee wijken we af van de Nota Parkeernormering. Dit wordt meegenomen in de bestemmingsplanprocedure. Overigens geldt de genoemde parkeerbehoefte alleen voor de nieuwe functie van het ontvangstgebouw. Voor het theater als geheel, is sprake van voortzetting van het huidige gebruik APV en activiteitenbesluit Op grond van het Activiteitenbesluit en de huidige APV kan 12 keer per jaar (cumulatie van collectieve en incidentele evenementen) worden afgeweken van de maximale geluidsniveaus. Dit sluit aan bij de huidige programmering van gemiddeld 12 evenementen per jaar. Deze evenementen mogen maximaal 12 uur duren en moeten om uur eindigen. In de nieuwe exploitatieopzet wordt uitgegaan van circa 24 voorstellingen per jaar. Als deze extra voorstellingen ook afwijken van het maximaal toegestane geluidsniveau, bestaat de mogelijkheid om de grens van het aantal ontheffingen op te rekken. Vanwege de mogelijkheden van bezwaar en beroep is de haalbaarheid hiervan op voorhand lastig in te schatten. Het is van groot belang de buurtbewoners goed te informeren en te betrekken bij de besluitvorming hierover. Dit bevordert de haalbaarheid van afwijkingen van het huidige beleid en kan de eventuele weerstand tegen de (mogelijke) gevolgen van extra voorstellingen wegnemen. Vanwege de toekomstige programmering (uitbreiding naar circa 24 evenementen) is het noodzakelijk dat het OLT niet afhankelijk is van uitzonderingsposities. Het is niet werkbaar om voor iedere activiteit afzonderlijke een vergunning aan te vragen. Het OLT zou een vergunning moeten ontvangen voor de totale programmering voor een seizoen. Dat is mogelijk op het moment dat de programmering bekend is. Versie

17 5.7. Vergunningen Gebruiksvergunning /bezoekersaantallen Op last van de brandweer is het maximum aantal bezoekers gesteld op per keer. Dit aantal worden alleen verwacht bij grootschalige evenementen. Horecavergunning Stichtingen en verenigingen die zich richten op recreatieve, sportieve, sociaal-culturele, educatieve, levensbeschouwelijke of godsdienstige activiteiten worden aangemerkt als paracommercieel. Zij hebben een beperkte horecavergunning. Het sociëteitsgebouw van de ECC valt nu nog onder deze categorie. Voor het nieuwe ontvangstgebouw is een volledige horecavergunning zonder beperkingen nodig om de horecafunctie (bij evenementen in het theater en bij commerciële verhuur) optimaal te kunnen uitvoeren. Omgevingsvergunning Voor de restauratie van de monumentale objecten (kleedkamers, kassagebouwtjes, toiletgebouwen en tribune) is in 2005 een vergunning afgegeven. In verband met de nieuwe faciliteiten in de kleedkamers en toiletten dient er mogelijk een nieuwe vergunning te worden aangevraagd (tegenwoordig is monumentenvergunning onderdeel van omgevingsvergunning). Afhankelijk van de werkzaamheden dient rekening gehouden te worden met een termijn van 8 tot 26 weken. Het plan voor het herstel van de aanleg (paden, trappen tunnels, buitenruimten en grondkeringen) is op hoofdlijnen vergund. Maar dient wel nog nader te worden uitgewerkt en ter beoordeling te worden voorgelegd aan de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. Voor de bouw van een nieuw ontvangstgebouw is een omgevingsvergunning vereist. Deze zal getoetst worden aan het herziene bestemmingsplan waarin een ruimer bouwvlak is opgenomen. Deze zal ook getoetst worden vanuit monumentenzorg perspectief. Voor deze aanvraag dient rekening gehouden te worden met een proceduretermijn van in ieder geval 26 weken. We streven ernaar deze bouwaanvraag integraal in te dienen met de aanpassingen aan de beschermde objecten. Versie

18 5.8. Rol van stakeholders - organogram St. Domus 78 Eigenaar OLT en eigenaar sociëteitsgebouw Verpacht het OLT langjarig aan de gemeente Ede Gemeente Ede Erfpachter van het theater en eigenaar ontvangstgebouw Gemeente Ede - Afdeling BR/MWES Geeft opdracht aan Vastgoed voor het Beheer van het vastgoed Verstrekt exploitatiesubsidie aan St. OLT Geeft opdracht aan BOR voor het groenbeheer Stichting - OLT Verantwoordelijk voor exploitatie OLT en ontvangstgebouw Gemeente Ede - afdeling Vastgoed Verantwoordelijk voor Beheer Vastgoed - monumenten (vastgoed) - ontvangstgebouw Gemeente Ede - Afd. BOR is verantwoordelijk voor: onderhoud groen, paden en nutsvoorzieningen buiten de gebouwen Versie

19 6. Communicatie Voor de communicatie over de revitalisering van het OLT is een communicatieplan opgesteld. Het communicatietraject is erop gericht alle belanghebbenden tijdig en voldoende te informeren. Communicatie Doelgroepen: Stichting Openlucht Theater: beheerder van het theater en is erbij gebaat wanneer het theater is opgeknapt zodat er meer gebruik van kan worden gemaakt; ECC/Domus 78: Eigenaar van het OLT en straks voor 1/3 eigenaar van het nieuwe ontvangstgebouw. Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE): beoordeelt omgevingsvergunning en verstrekt subsidie voor restauratie monumentale objecten; Omwonenden: het theater ligt in de woonwijk Ede oost. Van belang is om de omwonenden goed op de hoogte te houden van de plannen. Bij het intensiveren van het gebruik van het theater zullen geluids- en parkeeroverlast mogelijke struikelblokken kunnen worden bij het creëren van draagvlak bij omwonenden. Omwonenden zijn verenigd in de belangenvereniging Ede oost; Inwoners van Ede: potentiële bezoekers van het theater, mogelijke ambassadeurs voor het theater (trots op Ede), Provincie Gelderland: subsidieverstrekker vanuit regiocontract/financierder; De gemeenteraad. In de communicatie naar buiten wordt samengewerkt met stichting OLT en stichting Domus. Voordat de plannen officieel bekend worden gemaakt zal de Algemene Belangvereniging Ede Oost geïnformeerd worden. Belangrijke mijlpalen in het project zullen bij de pers onder de aandacht worden gebracht. Overige communicatiemiddelen die ingezet worden zijn: nieuwsbrieven, lokale kranten, social media. Versie

20 7. Conclusie/ samenvatting Het OLT wordt gerenoveerd en aangepast aan intensiever gebruik zoals omschreven in de Uitwerkingsnota. Volgens de Nota betreft het renovatie van gebouwen en groen, het aanpassen van de faciliteiten voor een intensiever gebruik als theater en de nieuwbouw van een ontvangstgebouw met horecafaciliteiten met een begroot bedrag van: Onderdeel kosten Restauratie beplanting en aanleg Restauratie gebouwen Nieuwbouw ontvangstgebouw Theaterfaciliteiten Overige werkzaamheden Plankosten Totaal Dekking voor bovengenoemd bedrag wordt gevonden door: Bijdrage provincie Gelderland in het kader van het regiocontract van 1,75 MIO. Reservering in de programmabegroting van BRIM subsidie (Rijkssubsidie voor monumenten) voor de restauratiewerkzaamheden die is verstrekt aan stichting Domus 78. Programmering en exploitatie Het is de ambitie van de St. OLT om de programmering te intensiveren naar 24 voorstellingen per jaar voor naar verwachting bezoekers. Door de renovatie en investering in extra voorzieningen zal de functionaliteit van het complex toenemen wat de kans op extra publiek vergroot. Het OLT zal bij het samenstellen van een nieuw programma intensief gaan samenwerken met ander podia en culturele instellingen. Een uitgebreide programmering vraagt om een extra exploitatiesubsidie van , op de reeds bestaande subsidie van Onderhoudskosten Op basis van de huidige erfpachtovereenkomst en de voorwaarden van de Rijkssubsidie voor de monumentale objecten (BRIM) heeft de gemeente een onderhoudsplicht voor het theater. De onderhoudskosten waren tot nu slechts voor een deel structureel geraamd. Na renovatie en nieuwbouw bedragen deze naar schatting per jaar. Dit betekent een extra exploitatiesubsidie van op de reeds bestaande subsidie van Nieuwbouw ontvangstgebouw Ter plaatse van het huidige sociëteitsgebouw van de ECC wordt een nieuw ontvangstgebouw gerealiseerd. Naast het gebruik als onderkomen voor de ECC (1/3 gedeelte) is het nieuwe pand horeca-accommocatie voor theaterbezoekers en accommodatie voor representatieve doeleinden (bijv. als trouwlocatie of verhuur aan derden) (2/3 gedeelte). Om dit mogelijk te maken is ook een ruimere horecavergunning vereist. Voor de bouw van het ontvangstgebouw is een herziening van het bestemmingsplan noodzakelijk. Voor de in het bestemmingsplan op te nemen functie van zaalverhuur/horeca is een parkeerbehoefte berekend van 25 parkeerplaatsen. Een deel hiervan (14 plaatsen) kan in de omgeving van het theater worden aangelegd. Voor het overige deel van de parkeerbehoefte kan het principe van dubbelgebruik worden toegepast. Juridisch kader Erfpacht: Met stichting Domus 78 wordt gewerkt aan het afsluiten van een nieuwe, eeuwigdurende, lees 99 jaar, erfpachtovereenkomst voor het theater. Risico s Bestemmingsplanprocedure; de wettelijke bezwaar- en beroepsprocedures kunnen de planvorming aanzienlijk vertragen of in het ergste geval tegenhouden waardoor de nieuwbouw ontvangstgebouw niet mogelijk is. Versie

21 APV/Activiteitenbesluit; gewenst aantal voorstellingen past op dit moment niet binnen de kaders van de APV en het activiteitenbesluit als het gaat om de geluidsbelasting. 8. Vervolgstappen en planning Er is een (voorlopige) planning opgesteld voor de vervolgstappen. Hieronder zijn de belangrijkste mijlpalen opgenomen. Onderdeel Wanneer Algemeen Opstellen erfpachtovereenkomst theater met St. Domus September / oktober 2013 Uitvoeren ecologisch onderzoek Juli - December 2013 Communicatieplan opstellen met St. OLT en ECC Oktober 2013 Communicatie met de buurt Doorlopend Projectaanvraag regiogelden Oktober 2013 Subsidieafspraken Programmering en exploitatie OLT Exploitatie van het ontvangstgebouw en de rol van de st. OLT Oktober 2013 Restauratie monumentaal gebouwen Onderzoek naar riolering i.r.t. gebouwen en groen Oktober 2013 Instellen bouwteam Oktober 2013 Actualiseren bestekken voor gebouwen Q3 en Q Omgevingsvergunning Q2/ Q Aanbesteding restauratie gebouwen Q Start uitvoering Q Gereed Q Restauratie groen Instellen bouwteam Oktober 2013 Opstellen bestek a.d.v. plan SB4 Q Opstellen bestekken Q Omgevingsvergunning Q2/ Q Aanbesteding Q Start uitvoering Q Gereed Q Nieuwbouw ontvangstgebouw Instellen bouwteam Oktober 2013 Opstellen VO/DO/ ontwerp, inclusief ontwerp aangrezend groen Q Opstarten bestemmingsplanprocedure Q Omgevingsvergunning Q Start uitvoering Q Gereed Q Versie