Presteren door vastgoed Onderzoek naar de gevolgen van vastgoedingrepen voor de prestatie van hogescholen

Transcriptie

1 Voorwoord Presteren door Vastgoed Presteren door vastgoed Onderzoek naar de gevolgen van vastgoedingrepen voor de prestatie van hogescholen Voorwoord Mensen en organisaties hebben vastgoed nodig om hun activiteiten veilig, beschut en plezierig uit te kunnen voeren. Vastgoed en het realiseren van vastgoed is vanuit die optiek geen doel, maar een middel om je prettiger te voelen of om beter te presteren. Zowel in de utiliteitsbouw als in de woningbouw is steeds meer sprake van individualisering en wordt gezocht naar bouwkundige en constructieve oplossingen waarin de identiteit van de eigenaar of gebruiker zichtbaar wordt. Als gevolg van verschillende ontwikkelingen, zoals de individualisering, de demografie en technologie, veranderen de eisen die aan het vastgoed gesteld worden. Er zijn steeds meer voorbeelden van gebouwen die gerealiseerd zijn om meer te doen dan alleen het louter functioneel huisvesten van mensen en activiteiten. Een vastgoedingreep begint dan ook niet met een ontwerp, maar met een veranderingen in de processen, wensen of nieuwe ambities, waarna gezocht moet worden naar de optimale huisvesting. De uitdaging hierbij is afstemming van het statische vastgoed op de continu veranderende vraag. Om binnen deze dynamische context optimale oplossingen te realiseren is naast kennis over het vormgeven en construeren ook kennis nodig met betrekking tot het sturen. Het gaat hierbij om het sturen van het vormgeven door het opstellen en evalueren van programma s van eisen en het implementeren van de lessen uit de gebruiks- en beheerfase. Bij het sturen tijdens het construeren ligt de nadruk op het procesmanagement, belangrijke aspecten zijn de contractvormen en innovatie van het bouwproces. Het sturen in de fasen voor en tijdens het vormgeven en na het construeren heeft betrekking op het gebruik en het beheer, ook wel vastgoedmanagement genoemd. Binnen de faculteit Bouwkunde van de TU Delft vertegenwoordigen Architectuur en Stedenbouw het vormgeven. Building Technology het construeren en Real Estate & Housing het sturen. Vormgeven Construeren Sturen figuur 1: Kerngebieden Bouwkunde 1 / 9

2 Voorwoord Presteren door Vastgoed In wetenschappelijke zin wordt het vakgebied vastgoedmanagement gevoed uit domeinen als bedrijfskunde, bestuurskunde, techniek, economie, recht en informatica. Het besef dat vastgoedprocessen altijd een middel zijn en nooit een doel staat hierbij centraal. Het onderzoek bij Real Estate &Housing is gericht op de afstemming van het aanbod van vastgoed op een steeds sneller veranderende marktvraag. Het onderzoek sluit aan bij het technologiethema duurzame herontwikkeling en beheer van stedelijke gebieden. Dit thema wordt door de TU Delft van groot wetenschappelijk, sociaal en strategisch belang geacht. De onderzoeken binnen RE&H dragen bij aan een dieper inzicht in ontwikkeling- en besluitvormingprocessen en daarmee aan de ontwikkeling van instrumenten waarmee deze processen verbeterd kunnen worden. Het onderzoek naar de effecten van vastgoedingrepen op de prestatie van hogescholen past binnen het onderzoeksspeerpunt: Corporate Real Estate Management. Dit vakgebied houdt zich bezig met het afstemmen van het statische aanbod van vastgoed op de dynamische vraag. Het gaat hierbij om de afwegingen die door de gebruiker/eigenaar gemaakt worden, ten aanzien van kosten, kwaliteit en functionaliteit gedurende het gehele huisvestingsproces. Van initiatief en voorbereiding via gebruik en beheer, tot afstoten of herontwikkeling. Voor het maken van de juiste afwegingen is informatie noodzakelijk. Binnen de praktijk van vastgoedmanagement is jaren gestuurd op kosten. Uit de praktijk komen echter steeds vaker signalen dat men niet meer alleen op kosten wil sturen, steeds vaker vraagt men zich af wat een investering in vastgoed oplevert. Vanuit het perspectief van de gebruiker/eigenaar betekent dit dat gekeken wordt naar de functionele en symbolische kwaliteiten van het vastgoed. Het gaat dan om de mate waarin een gebouw de processen efficiënt en effectief ondersteund, bijdraagt aan de tevredenheid of de gezondheid van de medewerkers en het imago van de organisatie. Steeds vaker wordt duidelijk dat organisaties op zoek gaan naar de optimale huisvesting. Optimaal betekent dan: passend bij de cultuur, het imago en de financiële en bedrijfsvoeringrandvoorwaarden. Geïnvesteerd wordt niet alleen in functionele gebouwen, maar ook in gebouwen die uitstralen wat er binnen plaatsvindt, en welke mensen er in gehuisvest zijn. De belangrijkste vraag die gesteld wordt is: hoe kan vastgoed bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen? Deze vraag staat centraal in het onderzoek naar de effecten van vastgoedingrepen. Dit onderzoek heeft een groot aantal mogelijkheden om met vastgoed bij te dragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen, uit de literatuur geordend waarna in de empirische data van hogescholen gezocht is naar bewijslast. De resultaten laten zien dat vastgoed een bijdrage levert, maar dat de wijze waarop dit plaatsvindt complex is. Door het ontbreken van inzicht en onderlinge verbinding worden de mogelijke effecten van een vastgoedingreep niet in de beslissingen mee gewogen. Uit de cases is gebleken dat de gevolgen zowel positief als negatief kunnen zijn. Uitdaging voor de toekomst is voornamelijk gericht op het beperken van de negatieve gevolgen en het benutten van de positieve. De rol van beslissers en vastgoedverantwoordelijken zal hierdoor veranderen. Belangrijk hiervoor is bewustwording van de actoren, de mogelijkheden en onmogelijkheden en de onderlinge relaties. De ontwikkelde modellen uit dit onderzoek kunnen hieraan een bijdrage leveren samen met de casebeschrijvingen. Evenals het opgerichte netwerk van vastgoedverantwoordelijken van Hogescholen en de samenwerking tussen dit netwerk en het netwerk van vastgoedverantwoordelijken van universiteiten. 2 / 9

3 Voorwoord Presteren door Vastgoed Hogeschool Arnhem Nijmegen (Nijmegen, foto: LIAG Den Haag) Haagse Hogeschool, Laakhaven (2002) 3 / 9

4 Samenvatting Beïnvloedt vastgoed de prestatie van de organisatie? In de literatuur zijn verschillende voorbeelden te vinden waarin een verandering in prestatie toegewezen wordt aan een vastgoedingreep. Zoals de toename van de omzet 10% of meer of een substantiële kostenbesparing ten opzichte van voorgaande jaren als gevolg van nieuwbouw. Toch ontbreekt inzicht in de relaties tussen vastgoedingrepen en organisatieprestatie, waardoor vastgoed onvoldoende ingezet kan worden om doelbewust de prestatie te verbeteren. Een organisatie zet naast vastgoed ook de overige vier productiemiddelen (mensen, technologie, informatie en kapitaal) in om haar doelstellingen te bereiken. Daarbij komt dat vastgoed op directe en indirecte wijze de prestatie van de hogeschool kan beïnvloeden. Het is dan ook niet zonder meer mogelijk om alleen de effecten van een vastgoedingreep te bepalen. Voor dit onderzoek zijn de veronderstelde relaties tussen vastgoed en organisatieprestatie, gebaseerd op de literatuur, in een conceptueel model weergegeven. Daarna is in de literatuur en de empirie gezocht naar effecten van vastgoedingrepen. De onderlinge relaties en veranderingen van variabelen uit dit model zijn in drie stappen nader beschouwd en inzichtelijk gemaakt. Waarbij gekozen is voor de hogescholen in Nederland in de perdiode van als onderzoekspopulatie. In de eerste stap zijn aan de hand van de veranderingen binnen de hbo-sector de ontwikkelingen van algemene context beschreven. In de tweede stap zijn de veranderingen in organisatieprestatie, uitgedrukt in prestatie-indicatoren gerelateerd aan vastgoedingrepen (black box-benadering). En in laatste instantie zijn voor negen hogescholen beschrijvingen gemaakt van de veranderigengen in alle variabelen uit het conceptueel model. Het black box-onderzoek naar de effecten van een vastgoedingreep is uitgevoerd aan de hand van data van 17 hogescholen. Voor het in de box-onderzoek zijn de context, de prestatieveranderingen en de vastgoedingrepen van negen hogescholen in de beschouwde periode meer gedetailleerd en systematisch beschreven en vergeleken. Belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn dat de veranderingen in de algemene context ertoe leiden dat vastgoed een steeds belangrijkere rol is gaan spelen in de bedrijfsvoering van de hogescholen. De verwachting is dat deze rol in de toekomst zwaarwegender wordt met het oog op de benodigde financiële middelen om aan de gewenste vraag naar vastgoed te kunnen voldoen en de continuïteit van de instelling. Daarnaast is duidelijk geworden dat de gehanteerde prestatie-indicatoren alleen de totale effecten weergeven en daarom onvoldoende inzicht bieden in de omvang van de effecten van een vastgoedingreep. Aan de hand van de geanalyseerde theoretische en empirische relaties zijn de routeplanner en de landkaart ontwikkeld. Beide instrumenten geven het verkregen inzicht in de relaties weer en kunnen gebruikt worden om de besluitvorming met betrekking tot vastgoed te verbeteren. Combinatie van methoden en technieken leidt tot inzicht Onderzoek naar de effecten van vastgoedingrepen is vergelijkbaar met het uitvoeren van een beleidsevaluatie, waarin gezocht wordt naar de mate waarin beleidswijzigingen effectief en efficiënt zijn. De organisatie (hogeschool) is in dit onderzoek opgevat als open 4 / 9

5 systeem, waarbij de werkelijkheid bestaat uit de perceptie van de betrokkenen. De relatie tussen de afhankelijke variabele (organisatieprestatie) en de onafhankelijke variabele (de vastgoedingreep) wordt beïnvloed door de context en door wijzigingen in andere variabelen binnen het systeem. In het onderzoek wordt gebruikgemaakt van effectanalyse. De onderzoeksobjecten moeten daarvoor vergelijkbaar zijn en er moeten voldoende data aanwezig zijn om de beschrijvingen te kunnen maken. Hieraan wordt voldaan doordat dit onderzoek zich beperkt tot hbo-instellingen. Voor de dataverzameling is een conceptueel model opgesteld met alle relevante variabelen, zoals input, output, prestatie-indicatoren, context en vastgoed. Door gebruik te maken van verschillende methoden, kwalitatieve en kwantitatieve data uit diverse bronnen, wordt het mogelijk een completer beeld te creëren en de zwakte van de ene methode te compenseren met de sterkte van de andere methode. Ter vergroting van de bruikbaarheid en de betrouwbaarheid van de uitkomsten zijn de (tussentijdse) resultaten uit het onderzoek met vastgoedverantwoordelijken en deskundigen binnen en buiten de hbo-sector bediscussieerd. Vastgoed beïnvloedt de prestatie van de hogeschool In dit onderzoek is organisatieprestatie gedefinieerd als het realiseren van de doelstellingen en het oordeel van de belanghebbenden daarover. Hierdoor is organisatieprestatie een samengestelde grootheid, weer te geven aan de hand van de aspecten: productiviteit, winstgevendheid en onderscheidend vermogen. Op voorhand was duidelijk dat door deze samengesteldheid en het feit dat vastgoed zowel op directe als indirecte wijze de prestatieaspecten kan beïnvloeden, het niet zonder meer mogelijk zou zijn om de effecten te isoleren. Er kunnen onvoorziene effecten optreden die zowel positief (meer studenten) als negatief kunnen zijn (hogere kosten). Uit de beschrijvingen kan opgemaakt worden dat bijvoorbeeld het uitstellen van onderhoud niet altijd positief bijdraagt aan de winstgevendheid maar wel een negatieve invloed heeft op de tevredenheid van de medewerkers en studenten en het imago van de instelling, waardoor het initiële doel niet gerealiseerd wordt. Het onderzoek heeft aangetoond dat vastgoedgerelateerde beslissingen ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de organisatie. Gecombineerd met de financiële omvang van de vastgoedportefeuille kan dit grote gevolgen hebben voor de continuïteit van de instellingen. Solvabiliteit, en de instroom laten verandering zien bij wijziging vastgoed of beleid Van de bestaande indicatoren binnen de hbo -sector blijkt dat de solvabiliteit verslechtert en het marktaandeel van de instroom verbetert in de periode van nieuwbouw, partiële nieuwbouw en een zichtbare functionele aanpassing van het vastgoed. Door toename van het marktaandeel van de instroom en de toename van het aantal studenten voor de hele sector neemt ook het aantal ingeschreven toe. Deze fluctuaties zijn slechts tijdelijk. Er zijn ook andere maatregelen die ervoor zorgen dat de solvabiliteit of de instroom verandert. Voor de solvabiliteit geldt dat deze te maken hebben met de financiële bedrijfsvoering binnen hogescholen. Terwijl beleidswijzigingen zoals fusies leiden tot een verbetering van het marktaandeel van de instroom. De vraag blijft in hoeverre de veranderingen exclusief toe te schrijven zijn aan de vastgoedingreep. 5 / 9

6 Effecten niet zichtbaar in gehanteerde prestatie-indicatoren Uit de beschrijvingen van de veranderingen en de opgetreden mechanismen is duidelijk geworden dat de relatie tussen vastgoed en organisatieprestatie gecompliceerder is dan verondersteld. De effecten komen tot stand via (veel) verschillende variabelen. Tijdreeksanalyses van de veranderingen in de prestatie-indicatoren gecombineerd met vastgoedingrepen bieden geen inzicht in de oorzaken en de bijdrage van de vastgoedwijziging alleen. Reden hiervoor is dat de gehanteerde indicatoren de resultaten weergeven van alle beleidsmaatregelen in de organisatie. Hierdoor worden de effecten van één enkele maatregel tenietgedaan door de effecten van andere maatregelen. Domein HBO-raad Indicator Ontwikkeling na vastgoedingreep Domein Financiën: Solvabiliteit Laat geen eenduidige verandering zien. Liquiditeit - Rentabiliteit - Vaste kosten/totale kosten - Domein Personeel: Omvang personeelsbestand - ingeschrevenen per fte Neemt toe omdat het aantal ingeschrevenen toeneemt. Domein Studenten: Omvang (ingeschrevenen) Neemt toe als gevolg van stijging instroom, maar is voor de grotere hogescholen niet erg groot. Marktaandeel van de instroom Domein Onderwijs: Maatschappelijke positie afgestudeerden Afgestudeerden die dezelfde keuze zouden maken - = geen meetbaar effect geconstateerd. Neemt tijdelijk toe na zichtbare vastgoedingreep en neemt af wanneer het onderhoud uitgesteld wordt. tabel 1: ontwikkeling hbo-prestatie-indicatoren in periode tijdens en na vastgoedingreep - - Hiërarchie in doelstellingen Uit het empirische en theoretisch onderzoek is duidelijk geworden dat er tien mogelijkheden zijn om met vastgoed de prestatie direct en indirect te beïnvloeden: (1) het verlagen van huisvestingskosten, (2) productie vergroten, (3) risico beheersen, (4) financieringsmogelijkheden vergroten, (5) flexibiliteit vergroten, (6) cultuur verbeteren, (7) imago ondersteunen of uitdragen, (8) innovatie stimuleren (9) satisfactie verhogen (10) synergie vergroten. Uit de analyses blijkt dat beleidskeuzen en verschillen in de uitgangssituatie ervoor zorgen dat vastgoed op meerdere manieren ingezet wordt, terwijl men wel gelijke doelstellingen nastreeft. Daarnaast is duidelijk geworden dat er sprake is van doel-middelketens. Zo kan het terugdringen van de kosten een doelstelling op zich zijn. Maar het kan ook ingegeven worden om de winstgevendheid te verbeteren, of om tekorten te dekken of de kwaliteit van de huisvesting of dienstverlening te verhogen. Deze mogelijkheden hebben onderling relaties en kunnen elkaar overlappen. Van alle mogelijkheden die vastgoed biedt om de prestatieaspecten te beïnvloeden is kostenverlaging het meest nagestreefd als doel. Het vergroten van de medewerkertevredenheid, innovatie en onderwijssynergie is slechts bij enkele hogescholen 6 / 9

7 het doel geweest van een vastgoedingreep. Het beheersen van risico of het verbeteren van de financieringsmogelijkheden is door geen enkele van de onderzochte hogescholen als doel geformuleerd. risico Financierings mogelijkheden winstgevendheid productiviteit solvabiliteit rentabiliteit onderwijs vastgoed kosten flexibiliteit satisfactie onderwijssynergie innovatie cultuur huisvestingskosten VERANDERING IN HUISVESTING sobere en doelmatige werkplek effectieve ontmoetingsplek onderscheidend vermogen marktaandeel vd instroom imago productie inspirerende landmark figuur 2: empirische en theoretische relaties gecombineerd vanuit de ingreep geredeneerd Effecten van ingrepen zijn afhankelijk van context en ingreep zelf Als eerste zijn de doelstellingen van de vastgoedingrepen vergeleken om te zien of deze doelstellingen door gelijke ingrepen gerealiseerd zijn. Daarna zijn de effecten van de ingrepen vergeleken. Uit de analyses is gebleken dat een ingreep niet afhankelijk is van de doelstelling, en dat de effecten niet exclusief afhankelijk zijn van de ingreep. Het realiseren van de doelstellingen is lechts oor een deel afhankelijk van de ingreep. Wanneer doelstellingen nagestreefd worden door het realiseren van functionele aanpassingen zijn deze gerealiseerd. Wordt partiële nieuwbouw gepleegd, dan zijn zelfs neveneffecten ontstaan wat positieve gevolgen heeft voor de prestatie. In het geval van gehele nieuwbouw zijn de positieve effecten tijdelijk, en zijn niet alle doelstellingen gerealiseerd. Oorzaken hiervoor zijn onvoldoende informatie in de besluitvormingsfase en inconsistentie tussen beleid en ingreep. De verschillen in de effecten bij gelijke ingrepen kunnen verklaard worden door de uitgangssituatie ( de vastgoedportefeuille), en de consistentie tussen de ingreep en het hogeschool beleid, gecombineerd met de cultuur binnen de hogeschool. 7 / 9

8 Routeplanner en landkaart voor betere beslissingen Uitgaande van de inconsistentie tussen ingrepen en beleid en de hiërarchie in doelstellingen en ingrepen is een routeplanner ontworpen. Deze tabel kan gebruikt worden voor het consistent afleiden van gewenste ingrepen uitgaande van de organisatiedoelstellingen. De routeplanner kan ook gebruikt worden voor het onderbouwen van gemaakt keuzes, wat is gebleken tijdens een simulatiebijeenkomst met vastgoedverantwoordelijken. De routeplanner biedt echter geen inzicht in de neveneffecten en mogelijkheden om de effecten te monitoren. Hiervoor is de landkaart ontwikkeld. Deze biedt een totaaloverzicht van theoretische en empirische relaties. Doelstellingen meetbaar door gebruik andere indicatoren Omdat de doelstellingen binnen hogescholen niet meetbaar geformuleerd zijn, is het niet zonder meer mogelijk om organisaties onderling te vergelijken op het realiseren van de doelstellingen. In het onderzoek is in eerste instantie gebruikgemaakt van de binnen de hbo-sector gehanteerde prestatie-indicatoren zoals deze in de jaarlijkse HMI (hogescholenmanagementinformatie) weergegeven worden. Deze blijken niet de juiste te zijn voor het monitoren van de effecten van een specifieke vastgoedingreep. Aan de hand van de doelstellingen van de casehogescholen en de ontwikkelde modellen wordt voorgesteld om als aanvullende indicatoren voor het vergelijk de volgende indicatoren te gebruiken: (1) studenttevredenheid; (2) medewerkertevredenheid; (3) omvang van opdrachten van derden; Waarbij deze drie indicatoren gezamenlijk gebruikt kunnen worden voor het monitoren van het: (4) imago van de hogeschool. Vastgoed is een belangrijkere rol gaan spelen in de strategische besluitvormingsprocessen De context van hogescholen is sterk aan verandering onderhevig. De belangrijkste ontwikkelingen hebben veranderingen in financiering en onzekere studenteninstroom tot gevolg. De ontwikkelde routeplanner en landkaart en het verkregen inzicht in de relaties tussen doelstellingen, vastgoedingrepen en effecten leveren gecombineerd met toekomstscenario s inzicht op in de problematiek van de huisvesting van het hoger onderwijs. Dit inzicht kan ook gebruikt worden als indicatie voor andere bedrijfstakken waarin gelijksoortige ontwikkelingen zoals deregulering, overdracht van vastgoed, teruglopende financiering en toenemende concurrentie spelen. De routeplanner en landkaart bieden handvaten voor organisaties om afhankelijk van hun eigen doelstellingen en binnen hun specifieke context beslissingen af te wegen en te onderbouwen. Uit de casebeschrijvingen is duidelijk geworden dat er mogelijkheden bestaan om de vastgoedfunctie binnen hogescholen verder te ontwikkelen, waardoor vastgoed daadwerkelijk kan bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen. 8 / 9

9 INHOLLAND Rotterdam, Kop van Zuid (Foto: W. van der Voordt, 2005) 9 / 9