3.4 De Centrale Vastgoedorganisatie van de gemeente (CVDH)... 13

Transcriptie

1 Inhoud Inleiding... 4 Deel A: Algemeen... 5 Inleiding Nieuwbouw tot op heden De besluitvorming tot het vervanging van schoolgebouwen De lokale overheid OCW-Vastgoed Bekostiging van vervangende nieuwbouw Het meerjaren investeringsplan De aanvraag bouwvoorbereiding De aanvraag voor het bouwbudget De uitvoeringsbeschikking De rol van Vastgoed tijdens het bouwproces De eindafrekening OCW-Onderwijsbeleid OCW-Welzijn De Centrale Vastgoedorganisatie van de gemeente (CVDH) De gemeentelijke Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) De brandweer regio Haaglanden De verdeling van taken binnen SCOH De rolverdeling tussen school en Stafbureau De taken van de huisvestingsmedewerker van het Stafbureau Taken en tijdbesteding van de school in het kort De informatievoorziening voor team, mr en ouders Het bouwbudget en stichtingskostenoverzicht

2 Deel B: het ontwerp- en bouwproces Inleiding Het Ontwerpproces De start van het ontwerpproces De instelling van een bouwcommissie Het ruimtelijk functioneel programma van eisen Het technisch programma van eisen De architectenkeuze Het eerste overleg met de architect Het voorlopig ontwerp Het definitief ontwerp De gymzaalinrichting De eventuele beginselaanvraag voor de WABO-vergunning De bouwvoorbereiding Het WABO-vergunningsgereed ontwerp De aanvraag van de WABO-vergunningen De aanbesteding van het werk Bouwvoorbereidingstekeningen Voorbereiding tot opdrachtgeving De verhuizing naar een tijdelijke locatie Eventuele sloop van het oude gebouw De nieuwbouw De opdrachtgevings- en overlegstructuur Het opstarten van de bouw door de aannemer Het officiële startmoment De Kunstopdracht De bouwfase

3 7.4.1 De aanvraag van (nuts)aansluitingen en leveringen Het sluitplan en de beveiligingszones De brandveiligheid en het ontruimingsplan Het ontwerp en de inrichting van het speelterrein De oplevering en ingebruikneming De eindoplevering De inhuizing De teruglevering van het tijdelijke schoolgebouw Nazorg De planning van het proces

4 Inleiding In deze notitie heeft een beschrijving plaats van processen en participanten welke een rol spelen bij de vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen van de SCOH. Deze notitie bestaat uit twee delen. In het eerste algemene deel worden de betrokken partijen beschreven en het besluitvormingsproces. In dat deel komt ook een groot aantal van de van belang zijnde procedures aan de orde. In het tweede deel wordt het daadwerkelijke ontwerp- en nieuwbouwproces behandeld. Dit gebeurt zo veel als mogelijk chronologisch. Vanwege het feit dat deelprocessen soms parallel verlopen en het feit dat sommige deelprocessen meerdere keren voorkomen, moet de tijdsvolgorde soms worden verlaten. Bij de beschrijving van de deelprocessen wordt verder regelmatig terugverwezen naar het eerste algemene deel. Soms kan niet aan worden voorkomen dat aspecten meerdere keren aan de orde komen. Een groot deel van de voor gebruikers noodzakelijke informatie is in bijlagen opgenomen. Daarbij is getracht om zoveel als mogelijk te verwijzen naar websites. In een zevental gevallen is dat (nog) niet gelukt, vandaar dat die bijlagen zijn bijgevoegd bij deze notitie. 4

5 Deel A: Algemeen Inleiding In dit algemene deel ga ik in op een aantal aspecten ten aanzien van de de betrokken partijen en de besluitvorming van vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen. In het eerste hoofdstuk wordt kort belicht wat er de laatste jaren op het gebied van vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen heeft plaatsgehad. De besluitvorming zelf komt in het tweede hoofdstuk aan bod. Daarna volgt een stuk over de lokale overheid en de rollen die door verschillende onderdelen daarvan worden uitgevoerd. De belangrijkste rol daarbij is weggelegd voor de Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW), afdeling Vastgoed. In dat deel komt ook de administratieve relatie met OCW-Vastgoed aan de orde. In hoofdstuk 4 ga ik in op de taakverdeling binnen SCOH. In het laatste hoofdstuk komt tenslotte het bouwbudget en het bijbehorende stichtingskostenoverzicht aan de orde. 1 Nieuwbouw tot op heden De laatste jaren is er veel gebeurd op het gebied van vervangende nieuwbouw en vernieuwing van schoolgebouwen. Dat was ook wel nodig want, net zoals in bijna het hele land het geval was, waren veel gebouwen in Den Haag niet alleen technisch maar vooral ook onderwijskundig verouderd. Vooral in de 19 e -eeuwse wijken en in de wederopbouwwijken, zoals Escamp, was dat het geval Sinds 1997, het jaar waarin de zorg voor onderwijshuisvesting en dus ook de bekostiging van o.a. vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen wordt geregeld door de gemeente, zijn in totaal voor 23 schoolgebouwen voor het basisonderwijs van SCOH nieuwbouwplannen gehonoreerd. Van deze 23 zijn er tot en met 2012 dertien opgeleverd. Bij 10 gebouwen loopt het nieuwbouwproces, in verschillende stadia. Naast deze echte nieuwbouwscholen zijn 4 gebouwen van SCOH vernieuwd. Deze zijn grootschalig gerenoveerd, aangepast en zonodig uitgebreid tot het niveau van nieuwbouw. Ook de bouwbudgeten hebben in die gevallen op het niveau van nieuwbouw gelegen. Voor 9 SCOH gebouwen in het basisonderwijs geldt dat zij niet zijn aangepakt door de gemeente in het kader van vervangende nieuwbouw of vernieuwing. Van deze 9 zal de komende vijf jaar zeker voor één gebouw, maar mogelijk voor 2 gebouwen nog vervangende nieuwbouw worden gehonoreerd. Voor deze 9 gebouwen geldt overigens wel dat daar op andere wijze door de 5

6 gemeente en het schoolbestuur in is geïnvesteerd. Naast het normale onderhoud betreft dat onder meer aanpassingen in het kader van Onderwijskundige vernieuwing ( ) en de investeringen ten behoeve van de Frisse Scholen ( ). In het speciaal onderwijs is voor twee scholen vervangende nieuwbouw gerealiseerd. Daarnaast zijn twee gebouwen grootschalig aangepast. In Rijswijk en Zoetermeer geldt een iets andere procedure dan in Den Haag. Wel zijn daar ook de gebouwen in Rijswijk en Zoetermeer de gedurende de afgelopen jaren grootschalig gerenoveerd en aangepast. Voor de Prinsenhof geldt verder dat in Pijnacker in 2013 nieuwbouw is gerealiseerd. 2 De besluitvorming tot het vervanging van schoolgebouwen Bij de vervanging van schoolgebouwen is sprake is van een sterke interactie tussen schoolbestuur en gemeente. Zonder toestemming en geld van de gemeente kan een schoolbestuur geen nieuw gebouw realiseren, maar het uiteindelijke besluit tot vervanging van een schoolgebouw en de verantwoordelijkheid voor die vervanging ligt te allen tijde bij het schoolbestuur. Ten aanzien daarvan heeft SCOH als beleidsuitgangspunt dat gebouwen zoveel als mogelijk moeten worden vernieuwd. Liefst door middel van nieuwbouw, maar onder specifieke omstandigheden ook door vernieuwing. Dus door een aanpassing, grootschalige renovatie en eventuele uitbreiding. Dit komt bijvoorbeeld voor bij markante schoolgebouwen. Het besluit van SCOH tot vervangen of vernieuwen van gebouwen komt voort uit twee algemene uitgangspunten. Nieuwe gebouwen zijn gunstiger voor de exploitatie (technisch gezien en qua grootte) en er kan beter worden ingespeeld op nieuwe onderwijskundige inzichten. Dit laatste kan dan zowel door technische aanpassing van het gebouw aan die inzichten, als door middel van samenvoeging van verschillende gebruiksfuncties in het gebouw. Zoals de peuterspeelzaal en de buitenschoolse opvang. Het initiatief voor vervanging van schoolgebouwen komt vooral voort uit de Integrale Huisvestingsplannen (IHP s) die sinds 1997 door de gemeente Den Haag, Dienst OCW per stadsdeel in overleg met de schoolbesturen zijn gemaakt. Deze IHP s behandelen de spreiding, verdeling en vervanging van schoolgebouwen. Ongeveer 80% van de vernieuwing van schoolgebouwen in Den Haag gedurende de laatste 15 jaar is voortgekomen uit deze IHP s. De overige 20% is voortgevloeid uit separaat overleg tussen schoolbesturen en Dienst OCW. Dat betreft gebouwen die tijdens de vaststelling van de IHP s nog niet ter vervanging zijn opgevoerd. Door voortschrijdend inzicht en soms snel gewijzigde omstandigheden is in een aantal gevallen 6

7 alsnog gekozen voor vervanging. Aan hetgeen in een IHP is opgenomen kan geen recht worden ontleend. In dat verband kan worden gesteld dat het IHP een indicatief plan is, waarin globaal wordt aangegeven wanneer het gebouw zou kunnen worden vervangen. Er kan dan ook vrij eenvoudig met jaren worden geschoven, hetgene in de praktijk ook gebeurt. In bijlage 1 is een overzicht van een IHP opgenomen waarin de vervanging van schoolgebouwen wordt voorgesteld. 3 De lokale overheid De lokale overheid heeft via een aantal verschillende diensten en afdelingen bemoeienis met de de totstandkoming van nieuwe schoolgebouwen. De eerste is de reeds hiervoor genoemd zorg voor onderwijshuisvesting. In dat kader treedt de Dienst OCW-Vastgoed vooral op als beleidsinstantie en subsidieverstrekker. De bevoegdheden en bemoeienis van OCW-Vastgoed bij nieuwbouw is aanzienlijk en de relatie met schoolbesturen wordt gekenmerkt door regels en procedures met een aanzienlijke wederzijdse administratieve werklast. Het is overigens wel de bedoeling dat deze werklast de komende jaren gaat afnemen. De tweede rol die wordt behandeld is die van OCW-Onderwijsbeleid. Deze afdeling zorgt in het kader van nieuwbouw voor de realisatie van ruimte voor voorschool peuterspeelzalen. Als derde is er OCW-Welzijn. Dit onderdeel van de gemeente is onder andere verantwoordelijk voor de huisvesting van onder andere club- en buurthuiswerk en Sportverenigingen en treedt dienaangaande regelmatig bij nieuwbouw van scholen op als subsidieverstrekker voor de realisatie van extra ruimten ten behoeve van Welzijnsactiviteiten. Voor tijdelijke huisvesting van scholen, maar ook voor de huisvesting van Kindercentra in schoolgebouwenhebben de schoolbesturen verder te maken met de Centrale Vastgoedafdeling van de gemeente Den Haag (CVDH). Vervolgens is er de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO), welke gaat over het bouwen in Den Haag. Bij deze dienst moeten onder andere de verschillende vergunningen om een school te mogen bouwen worden aangevraagd. Een minder vergaande maar evengoed belangrijke rol bij de totstandkoming van bouwwerken wordt gespeeld door de brandweer Haaglanden, die in diverse stadia van het bouwproces toetst of het bouwwerk brandveilig is. De voornoemde rollen van de lokale overheid worden in het hierna volgend kort behandeld. In 7

8 incidentele gevallen moet overleg plaatshebben met andere onderdelen van de lokale overheid die niet verder worden behandeld. Dat betreft bijvoorbeeld het Hoogheemraadschap Delfland, de Omgevingsdienst Haaglanden (i.v.m. milieuzaken) en de dienst Stadsbeheer van de gemeente. Voor de goede orde moet worden medegedeeld dat iedere dienst binnen de gemeente zijn eigen procedures, regels en verantwoording heeft. Dat heeft voor de nieuwbouw van scholen als gevolg dat er nauwelijks invloed kan worden uitgeoefend door een dienst bij een andere dienst. Zo kan OCW-Vastgoed bijvoorbeeld geen enkele druk uitoefenen bij DSO voor afgifte van een bouwvergunning, of bij de brandweer ten aanzien van de ingebruikname van een gebouw. 3.1 OCW-Vastgoed Hoewel het bestuur geheel verantwoordelijk is voor de realisatie van een nieuw schoolgebouw, is er te allen tijde steeds een grote rol voor OCW-Vastgoed. Deze verschillende rollen en de procedures die daaruit voortvloeien worden in het hiernavolgende besproken. De volgorde hierbij is zo veel als mogelijke chronologisch, gerelateerd aan de nieuwbouw van een school Bekostiging van vervangende nieuwbouw Sinds 1997 wordt de vervanging van schoolgebouwen bekostigd door de gemeente Den Haag. Tot die tijd werd (vervangende) nieuwbouw bekostigd door het Ministerie van OC&W. Binnen de gemeente Den Haag is de dienst OCW, afdeling Vastgoed Onderwijshuisvesting de uitvoerende instantie. Naast vervangende nieuwbouw worden ook uitbreidingen, specifieke aanpassingen en (nu nog) het buitenonderhoud van schoolgebouwen door de gemeente bekostigd. Vanaf 2015 valt het de bekostiging van het buitenonderhoud niet meer onder verantwoordelijkheid van de gemeente. De budgeten gaan dan rechtstreeks van het rijk naar het schoolbestuur. De aanvragen voor alle budgeten zijn gebonden aan strakke procedures. Deze procedures zijn vastgelegd in de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Den Haag 1. In de Verordening is onder andere vastgelegd dat voor het eind van januari van een bepaald jaar budget moet worden aangevraagd voor het jaar daarop. In het geval van vervangende nieuwbouw moeten dan volledige nieuwbouwplannen, begrotingen en planningen worden meegestuurd. Het plan is dan ook al zo goed als gereed. De procedure voor deze aanvraagis beschreven in paragraaf

9 3.1.2 Het meerjaren investeringsplan Schoolgebouwen waarover tussen besturen en OCW overeenstemming is bereikt voor vernieuwing worden door OCW opgenomen op het meerjaren investeringsplan. Dit plan wordt ieder jaar vastgesteld door b&w, samen met het programma waarop alle gemeentelijke investeringen voor het volgende jaar zijn opgenomen. Dit meerjaren plan heeft een horizon van 4 jaar. Het plan dat dit jaar wordt vastgesteld loopt dan ook van 2015 tot Voor de scholen die de eerste jaren van het overzicht zijn genoemd geldt dat de voorbereiding voor uitvoering meestal redelijk ver is gevorderd. Dit wordt veroorzaakt door de voorbereidingstijd voor de vernieuwing van een schoolgebouw. In de regel moet voor de bouwvoorbereiding, vanaf de start van het ontwerp tot de daadwerkelijke start van de bouwwerkzaamheden, namelijk minimaal drie jaar de tijd worden genomen. Door verschillende redenen kan deze periode uitlopen tot een tijdvak van meer dan 5 jaar. Redenen daarvoor zijn vooral het (niet op tijd) beschikbaar komen van de bouwlocatie, of van een locatie voor de tijdelijke huisvesting van de school én procedures die door belanghebbenden (buren ed.) zijn aangespannen. Een voorbeeld van een meerjaren investeringsplan is plan dat is vastgesteld in 2012 met een horizon van 2014 tot en met Het plan voor wordt in het najaar van 2013 vastgesteld. Voor alle in dit overzicht genoemde gebouwen van SCOH op één na geldt dat de bouwvoorbereiding is gestart. Voor de vervangende nieuwbouw van De Mozaïek geldt dat het proces nog moet worden opgestart Naar verwachting zal dat eind 2014 het geval kunnen zijn De aanvraag bouwvoorbereiding Op zijn vroegst twee jaar voor het jaar dat de vernieuwing van een schoolgebouw is opgenomen op het meerjarenprogramma kan een aanvraag worden ingediend bij OCW voor een budget voor bouwvoorbereiding. Dit budget is bedoeld ter dekking van de kosten om een plan te maken op een niveau waarmee enerzijds de WABO-vergunningen (onder andere de voormalige bouwvergunning) kan worden aangevraagd en waarmee anderzijds bij de gemeente budget kan worden aangevraagd voor de daadwerkelijke bouw. Het niveau tot waarop het plan moet worden uitgewerkt ligt iets hoger dan het niveau van 2 9

10 een definitief ontwerp. In deel B Het Ontwerp- en Bouwproces kom ik terug op de verschillende ontwerpen. Voor deze aanvraag behoeft slechts één aanvraagformulier te worden ingestuurd; namelijk het formulier Bouwkundige opname. In feite is de aanvraag daarmee een pro forma aanvraag want zonder aanvraag wordt geen budget toegekend. Ook deze aanvraag moet conform de Verordening uiterlijk 31 januari voorafgaande aan het jaar van toekenning van het budget worden ingediend. De activiteiten die moeten worden gedekt vanuit het budget voor bouwvoorbereiding betreffen vooral kosten voor de architect. Daarnaast worden ook andere adviseurs uit dit budget betaald, zoals in ieder geval de constructeur, de installatie-adviseur en de bouwfysisch adviseur. Het bedrag dat normaliter wordt toegekend voor bouwvoorbereiding ligt, afhankelijk van de grootte van het gebouw, tussen de ,00 en , De aanvraag voor het bouwbudget Voor de aanvraag van het daadwerkelijke bouwbudget moet opnieuw een aanvraag worden ingediend bij OCW-Vastgoed en wel in januari van het jaar voordat er met nieuwbouw kan en mag worden begonnen. Bij de aanvraag voor het bouwbudget moeten de volgende stukken worden ingestuurd: - Het bouwplan op het niveau van een definitief ontwerp; - De totale stichtingskostenraming; - De planning. De stichtingskostenraming bevat een overzicht van alle opbrengsten en van alle kosten die nodig zijn voor de gehele realisatie van het nieuwe schoolgebouw. Naast de kosten van de bouw zelf, zijn in deze raming de kosten van alle adviseurs opgenomen, maar ook bijvoorbeeld de kosten voor de eindschoonmaak en nutsaansluitingen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5. Het bedrag dat wordt toegekend voor de totale stichting van een nieuw schoolgebouw kan worden vastgesteld aan de hand van de Verordening. In bijlage 2 is dit onderdeel van de Verordening opgenomen, inclusief een rekenvoorbeeld. 10

11 3.1.5 De uitvoeringsbeschikking Met de toekenning van het bouwbudget, is dat budget nog niet beschikt voor het daadwerkelijke bouwen. Dat is pas het geval na toekenning van de Uitvoeringsbeschikking door OCW-Vastgoed. Deze moet worden aangevraagd nadat de WABO (bouw)vergunning is verkregen en het werk is aanbesteed. Bij deze aanvraag moet worden meegestuurd: - de bouwvergunning; - tekeningen van het volledige bouwplan; - de inschrijfbegroting van de aannemer; - de aanbestedingsstukken; - een planning van het werk; - aanvraag bevoorschotting; - financiele verantwoording van de gemaakte kosten. De aanvraag van de uitvoeringsbeschikking kan ieder moment van het jaar worden ingediend. Met de totale afhandeling van de beschikking is ca. 2 maanden gemoeid. Daarna kan opdracht worden gegeven aan de aannemer. OCW-Vastgoed toets het plan bij deze aanvraag wederom volledig. Ook wordt steeds getoetst of de aanbestedingsprocedure conform de richtlijnen is uitgevoerd. Daarnaast heeft op dit moment ook nog een toets plaats op het leerlingaantal van de school, op basis van de laatste teldatum. Bij sterke afwijkingen van het leerlingaantal kan de beschikking en dus ook het budget worden aangepast. Tot nu toe is dat dat overigens vooral positief geweest voor de scholen van SCOH De rol van Vastgoed tijdens het bouwproces Tijdens het bouwproces is er een beperkte rol voor OCW-Vastgoed. Er is dan vooral contact met OCW-Vastgoed in verband met mogelijke afwijkingen van het plan zoals dat is beschikt. Afwijkingen van het plan kunnen enerzijds ontstaan door tegenvallers; tijdens de sloop bijvoorbeeld door de onvoorziene aanwezigheid van asbest, of tijdens de bouw door bijvoorbeeld aanvullende eisen van de brandweer. Daarnaast kunnen afwijkingen ontstaan door gewijzigde inzichten (wensen) ten aanzien van de uitvoering van het bouwplan. Voor alle substantiële afwijkingen van het bouwplan tijdens de bouw moet in principe vooraf toestemming worden verkregen van OCW-Vastgoed. Vanwege de voortgang van het 11

12 bouwproces is dat niet altijd mogelijk. In dat geval moet de afwijking in ieder geval achteraf worden gemeld. Tijdens het bouwproces kunnen verder declaraties bij OCW-Vastgoed worden ingediend en kunnen voorschotten worden gevraagd De eindafrekening Binnen drie jaar nadat de uitvoering door OCW-Vastgoed is beschikt moet het budget worden afgerekend. Bij de eindafrekening moeten worden meegestuurd: - Alle facturen betreffende het werk en de bijbehorende bankafschriften; - Tekeningen van het werk zoals het is uitgevoerd (revisietekeningen); - Een architectenverklaring met daarin opgenomen oppervlaktes van alle relevanteruimtes in het schoolgebouw; - het gereedmeldingsformulier t.b.v. de gemeentelijke basisregistratie. 3.2 OCW-Onderwijsbeleid Indien een schoolgebouw wordt vervangen wordt ook te allen tijde een nieuwe voorziening gebouwd voor de voorschool-peuterspeelzaal. Daarvoor kan budget worden aangevraagd bij OCW-Onderwijsbeleid. De aanvraagprocedure is conform de procedure die geldt voor onderwijshuisvesting. De technische aspecten van de realisatie worden ook getoetst door OCW-Vastgoed. De subsidie per lokaal is ongeveer gelijk is aan die van één onderwijsgroep. Per voorschool-peuterspeelzaallokaal kunnen steeds twee voorscholen worden gehuisvest. De afdeling Onderwijsbeleid heeft een eigen subsidieverordening. 3.3 OCW-Welzijn Binnen de dienst OCW is er nog een afdeling die vaak van belang is bij de realisatie van nieuwe schoolgebouwen en dat is de afdeling Welzijn. Deze afdeling gaat onder andere over Sport en over Club en Buurthuiswerk. Vanuit deze twee beleidsvelden treedt de afdeling regelmatig op als subsidieverstrekker voor de realisatie van extra ruimten ten behoeve van Welzijn, in of nabij een schoolgebouw. De verstrekking van subsidies via OCW-Welzijn voltrekt zich op dit moment via drie verschillende kanalen. 1. Via OCW-Vastgoed wordt subsidie verstrekt voor de realisatie van ruimte voor 12

13 Multifunctionele Accommodaties (MFA s) in schoolgebouwen 3. De te realiseren ruimte is bedoeld voor de huisvesting, via verhuur door de school, van een groot scala aan welzijnsactiviteiten, welke anders voor een belangrijk deel zouden moeten worden ondergebracht bij het Buurt- en Clubhuiswerk. Via de MFA s moet een groot deel van de ruimtebehoefte van het Buurthuis van de Toekomst worden gerealiseerd. Deze regeling geldt op zich voor alle scholen in Den Haag. Bij nieuwbouw van SCOH-scholen wordt sinds twee jaar standaard ruimte voor MFA s meegenomen. Tot nu toe overigens alleen voor de huisvesting van BSO en peuterspeelzalen, niet zijnde voorschool peuterspeelzalen. 2. OCW-Welzijn treedt op dit moment voor een aantal gevallen ook nog op als subsidieverstrekker voor de huisvesting van Kindercentra (dagopvang en eventueel BSO). Indien gewenst en mogelijk worden nieuwe scholen zo breed als mogelijk gebouwd. In het geval sprake is van nieuwe ruimte voor dagopvang, dan treedt de gemeente Den Haag tot nu toe veelal op als huisvester. In dat geval wordt de subsidie verstrekt door OCW-Welzijn, maar gaat het eigendom naar de CVDH. In alle gevallen treedt SCOH wel op als bouwheer. 3. In van toepassing zijnde gevallen wordt bij nieuwe scholen ruimte voor sport gerealiseerd ten laste van budget van OCW-Welzijn; bijvoorbeeld een nieuw clubhuis voor een sportvereniging. OCW-Welzijn geeft verstrekt verder ook incidenteel subsidie aan scholen voor de realisatie van sportvoorzieningen. Een voorbeeld hiervan is een sportdak op een schoolgebouw. Voorwaarde voor het verstrekken van subsidie is dan meestal wel dat deze voorzieningen ook moeten kunnen worden gebruikt door de buurt. 3.4 De Centrale Vastgoedorganisatie van de gemeente (CVDH) Tot 2012 vielen alle gebouwen binnen de dienst OCW onder het eigendom van de dienst zelf. De meeste schoolgebouwen behoorden daar niet toe. Die zijn namelijk eigendom van de schoolbesturen zelf. Vooral voor tijdelijke huisvesting kwam het voor dat er gebouwen in gebruik worden genomen die wel van OCW waren. Daarnaast was OCW ook huisbaas voor veel kindercentra in Den Haag. Sinds 2012 zijn alle gebouwen van de gemeente Den Haag weer ondergebracht bij één dienst; de CVDH. Voor het tijdelijk gebruik van schoolgebouwen en voor de realisatie van dagopvang in een nieuw schoolgebouw, moet SCOH aldus zaken doen met deze dienst. Zoals hiervoor is

14 gezegd treedt SCOH op als bouwheer in het geval een kindercentrum van de gemeente in een nieuw SCOH-gebouw wordt gerealiseerd. 3.5 De gemeentelijke Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) Deze dienst is op vooral op twee manieren betrokken bij de totstandkoming van nieuwe schoolgebouwen. Bij aanvang van het ontwerp wordt via DSO aangegeven welke bestemmingsplanvoorwaarden gelden en worden door de Stedenbouwkundige van DSO stedenbouwkundige randvoorwaarden meegegeven. Dat betreft bijvoorbeeld de plaats van de voorgevel, of de gewenste locatie van een hoofdentree. Bij eventueel noodzakelijke wijzigingen van het bestemmingsplan wordt dat ook als eerste overlegd met Stedenbouw. De aanvraag van de WABO- vergunningen moet eveneens bij DSO worden ingediend. De inspecteur van DSO toetst dan aan het Bouwbesluit en de Bouwverordening. De WABO-vergunningen zijn bij de bouw van een nieuwe school meestal de volgende: - de bouwvergunning; - de sloopvergunning; - vergunning verwijdering asbest; - de kapvergunning; - de gebruiksvergunning. Daarnaast handelt de Welstandscommissie onder administratief beheer van DSO. Tijdens het gehele bouwproces wordt steeksproefgewijs toezicht gehouden door DSO op uitvoering conform de afgegeven bouwvergunning. Bij oplevering van de bouw moet ook aan DSO worden opgeleverd. Hoewel de nieuwbouw van scholen geheel wordt gesubsidieerd door de gemeente, worden schoolbesturen hetzelfde behandeld als particulieren die vergunningen aanvragen. Zo moet het schoolbestuur ook gewoon leges betalen voor de aanvraag van de WABO-vergunningen. Gezien dit uitgangspunt zijn er ook geen verbindingen tussen OCW en DSO (of andere diensten) die processen kunnen beïnvloeden. 3.6 De brandweer regio Haaglanden Bij de verlening van twee vergunningen speelt de brandweer een rol. Dat zijn de bouwvergunning en de gebruiksvergunning. Beide worden door de brandweer getoetst in 14

15 verband met de brandveiligheid. Bij de oplevering test de brandweer met steekproeven of het gebouw en vooral de installaties voldoen. Voor verschillende functies in een schoolgebouw (school, peuterspeelzaal, BSO ed.) moeten veelal verschillende gebruiksvergunningen worden aangevraagd. 4 De verdeling van taken binnen SCOH 4.1 De rolverdeling tussen school en Stafbureau In de gemeente Den Haag is het bestuur belast met de bouw, onderhoud en exploitatie van schoolgebouwen. Dat houdt voor de nieuwbouw van scholen in dat het schoolbestuur optreedt als bouwheer en dat alle taken, verantwoordelijkheden én (financiële) risico s bij het bestuur liggen. Binnen SCOH heeft de school een belangrijke taak. In principe ontwerpt de school samen met de architect het nieuwe gebouw. De school kan alle ideeën, wensen ed. in overleg met de architect en andere adviseurs in het nieuwe gebouw inbrengen. Uiteraard moeten de wensen en ideeën passen binnen een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste randvoorwaarden zijn: - wet en regelgeving, waaronder de Verordening van de gemeente Den Haag; - stedenbouwkundige en bestemmingsplantechnische;- - financiële; - bouwkundige en installatietechnische die SCOH aan het gebouw stelt. De huisvestingsmedewerker van het Stafbureau treedt namens het bestuur op als opdrachtgever voor de aannemer, architect en alle adviseurs. Daarnaast is er voor hem een belangrijke rol weggelegd als bewaker van de randvoorwaarden. Uiteraard treedt hij ook op als adviseur en ondersteuner van de school gedurende het ontwerp- en bouwproces. 4.2 De taken van de huisvestingsmedewerker van het Stafbureau Binnen het nieuwbouwproces voert de Stafmedewerker Huisvesting een aantal diverse taken uit. Het gehele bouwproces overziende treedt hij zowel op als bouwprojectmanager als opdrachtgever; van adviseurs en aannemers. In Bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de taken die door het bouwprojectmanagement worden uitgevoerd. Alle genoemde taken worden in meer of mindere mate door de 15

16 huisvestingsmedewerker van het Stafbureau uitgevoerd. Uitgezonderd de laatst genoemde taken van directievoering en toezicht. Deze worden extern belegd. 4.3 Taken en tijdbesteding van de school in het kort Voor de school is er globaal gezien sprake van drie fases in het nieuwbouwproces. De voorbereidende fase, de ontwerpfase en uitvoeringsfase. De voorbereidingsfase start met het overleg tussen directeur en de medewerker van het Stafbureau. In deze fase moet vervolgens nog het ruimtelijk functioneel programma van eisen worden geschreven (zie 6.3) en wordt de architect gekozen (6.5). Het programma van eisen kan meestal in een aantal sessies van een paar uur worden afgerond. Voor de keuze van de architect kan worden volstaan met twee dagdelen. Tijdens de ontwerpfase wordt de meeste tijd besteed door de school. In de ontwerpfase moet de school rekening houden met ca. 10 overleggen van 1,5 tot 2 uur met de architect. Daarnaast moet er vanzelfsprekend terugkoppeling plaatshebben met het team, de medezeggenschapsraad en ouders én hebben separate overleggen plaats met het Stafbureau en derden. Zoals bijvoorbeeld de leverancier van het gymmeubilair. In de bouwfase wordt het tijdbeslag voor de school aanvankelijk weer minder. Tijdens de eerste maanden van de bouw zal ongeveer 1 keer per twee maanden een gebruikersoverleg plaatshebben van 1 tot 2 uur. Bij dit overleg schuift ook de aannemer aan. Lopende de bouw moet de school zelf wel meer tijd steken in zaken als de binneninrichtting en de aanschaf van nieuwe IT-apparatuur. In de laatste maanden van de bouw wordt het aantal uren dat de school aan de nieuwbouw moet besteden veel groter. In dit stadium moeten vooral veel zaken door de school worden geregeld voor de inrichting en de inhuizing. Naast de opdracht voor ICT en meubilair betreft dat bijvoorbeeld de inrichting van de keukens en het schoolterrein, maar ook bijvoorbeeld het toegangsplan. Verder komen er in dit stadium ook steeds meer vragen vanuit de aannemer ten aanzien van de inrichting van het gebouw. In deze fase moet ook de (terug)verhuizing worden geregeld door de school. 4.4 De informatievoorziening voor team, mr en ouders De directie van de school is belast met de algemene informatievoorziening ten behoeve van het team, medezeggenschapsraad, ouders en uiteraard de leerlingen. Echter, op een aantal momenten verzorgt de SCOH een informatiebijeenkomst. Dat is in ieder 16