Draaiboek De organisatie van een Ontmoetingsdag

Transcriptie

1 Draaiboek De organisatie van een Ontmoetingsdag

2 Draaiboek De organisatie van een Ontmoetingsdag Nederland telt 1 miljoen mensen met een chronische longziekte. Ze wonen in elke stad, in elk dorp en in elke wijk of buurt. Vaak kennen we lotgenoten in onze omgeving niet. Alleen lokale zorgverleners hebben veel te maken met mensen met een longziekte. Door mensen met een chronische longziekte samen met zorgverleners bij elkaar te brengen leer je elkaar kennen. Zo n ontmoetingsmoment is dé manier om leuk en nuttig bezig te zijn met een thema dat iedereen deelt. Deze activiteit is goed te organiseren in drie tot zes maanden. Samenwerking met andere organisaties en zorgverleners is hierbij onmisbaar. Op een aantal plaatsen in Nederland is al eens een Ontmoetingsdag gehouden, met groot succes. In Emmeloord wist men bijna 150 mensen bij elkaar te brengen en in Alkmaar is na een Ontmoetingsdag een beweeggroep met twintig deelnemers gestart. Wij hopen dat u met dit draaiboek ook een succesvolle en plezierige Ontmoetingsdag zult organiseren. Het hoofddoel van een Ontmoetingsdag is om mensen met een chronische longziekte en zorgverleners (op longgebied) bij elkaar te brengen, om elkaar te ontmoeten en bezig te zijn met een thema dat iedereen belangrijk vindt. Het geeft ook de mogelijkheid om voorlichting te geven aan een grote groep. Om lotgenoten te vinden uit uw omgeving en meer wederzijds begrip te kweken tussen patiënt en zorgverlener. Wilt u een Ontmoetingsdag organiseren? Volg dan de 10 stappen van het draaiboek. Voor hulp, vragen en meer informatie kunt u contact opnemen met de verenigingsconsulent. Zij worden graag op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en helpen u graag. Een Ontmoetingsdag is bedoeld voor mensen met een chronische longziekte, hun partners, mantelzorgers en zorgverleners. Het is hierbij belangrijk dat mensen uit dezelfde omgeving komen, zodat een vervolgafspraak makkelijk te maken is. Veel succes met de organisatie van een Ontmoetingsdag

3 Stap 1» Team samenstellen en Samenwerken Ontmoet zorgverleners en lotgenoten in eigen buurt Stel een team samen van minimaal drie personen om deze Ontmoetingsdag te organiseren. Betrek belangrijke zorgverleners bij de organisatie van deze dag. Zij zien veel mensen met een chronische longziekte en kunnen mensen persoonlijk uitnodigen om te komen. Daarnaast kunnen zij voorlichting verzorgen op de dag zelf. Zorgverleners en andere organisaties die u kunt benaderen zijn: huisartsen, praktijkondersteuners, longverpleegkundigen, longartsen, apothekers, diëtisten, fysiotherapeuten, zorgbelang, MEE, ouderenwerk/sociaal cultureel werk, sport service, thuiszorg, andere patiëntenverenigingen (Diabetes Vereniging Nederland (DVN), Vereniging Spierziekten Nederland (VSN), Reumabond, etc.) en gemeenten (WMO). Hoe meer partners u heeft bij het organiseren van een Ontmoetingsdag hoe meer mensen u kunt bereiken. Houd rekening met de voorbereidingstijd. Het organiseren van een Ontmoetingsdag kost al snel drie tot zes maanden.... > lotgenotencontact > zelfmanagement

4 Stap 2» Thema en Inhoud Stap 3» Kosten en budget Stap 4» Plannen Kies een thema. Zo maakt u het doel voor uzelf en uw doelgroep duidelijker. U kunt een thema van het Astma Fonds kiezen, zoals Bewegen (meer info op website Verenigingswerk) of een ander thema dat u die dag wilt gebruiken. Geef het thema op verschillende manieren inhoud. Bijvoorbeeld door een gastspreker uit te nodigen die ervaring heeft met dit thema, een demonstratie van nieuwe producten te laten geven of een debat te houden. Organiseer naast een informatief deel tijdens de bijeenkomst ook een activiteit. Dit zorgt voor afwisseling en een goede sfeer. U kunt bijvoorbeeld bewegingsoefeningen doen, theatersport inzetten, een debat houden, of een zangworkshop / mondharmonicaworkshop organiseren. Bereken de kosten van de organisatie van de Ontmoetingsdag. Denk hierbij aan catering, promotiemateriaal, kosten voor de zaal, professionele begeleiding etc. Zoek sponsoring bij bedrijven, gemeenten, provinciale sportraad of beweegaanbieders. U kunt bijvoorbeeld hun naam of logo noemen in het promotiemateriaal en hiervoor een financiële vergoeding vragen. (Beeldvorming sponsors moet overeenkomen met de uitstraling van het Astma Fonds.) Vraag samenwerkingspartners of zij bereid zijn (een deel van) de uitgaven voor hun rekening te nemen of willen sponsoren in een andere vorm. Bijvoorbeeld korting op zaalhuur, consumpties, drukwerk of presentjes. Vraag voor de Ontmoetingsdag subsidie aan bij het Astma Fonds. De aanvraagformulieren staan op de website onder praktische info en subsidies. Prik een datum waarop u de dag wilt organiseren. Houd rekening met vakanties, feestdagen en andere activiteiten die er in deze periode gepland zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan belangrijke voetbalwedstrijden op televisie. Zoek een voor de doelgroep geschikte tijd. Is dit s middags of juist s avonds? Heeft het tijdstip consequenties voor vervoer? Maak voor elk onderdeel van het programma één (+ reserve) of meerdere personen verantwoordelijk. Maak samen met het team een (tijds)planning zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor kunt u de actiepuntenlijst gebruiken achterin dit draaiboek. Ga bij de planning uit van de datum van de Ontmoetingsdag. Afhankelijk van de activiteiten die vooraf gedaan moeten worden, kan de tijdsplanning worden ingevuld. Plan direct alle vergaderingen die nodig zijn, zodat deze vast staan in ieders agenda. Het is vaak lastig om dit tussendoor voor elkaar te krijgen, omdat er meerdere mensen bij betrokken zijn. > begrip > buitenlucht > binnenmilieu > stoppen met roken

5 Stap 5» Verdelen van taken Stap 6» Locatie Verdeel de taken onder de teamleden. Denk hierbij aan: Het regelen van een locatie. Het maken van de begroting: zaalhuur, consumpties, kopiëren, verzendkosten, attenties gastsprekers. Het benaderen van mogelijke sponsoren. Wie benadert hen en hoe doen we dit. Wat voor sponsoring is nodig; financiering, goederen of mankracht. Wie heeft welk netwerk om hiervoor te gebruiken. Het bewaken van de tijdsplanning, de zorg voor het nakomen van afspraken, afstemming en doorhakken van knopen. Het maken en verzenden van uitnodigingen, aanmeldformulier, routebeschrijving, en het meegeven van info. Het plannen van bijeenkomsten. Wie wordt voorzitter? Het beantwoorden van vragen. Wie wordt contactpersoon? Het regelen van een attentie voor de sprekers. Het maken en bijhouden van een draaiboek. Het maken van een aanwezigheidslijst aan de hand van terug gestuurde aanmeldingen. Het aanvragen van vergunningen. Zorg ervoor dat u altijd iemand achter de hand heeft die bij ziekte of uitval taken kan overnemen. De locatie voor uw Ontmoetingsdag is afhankelijk van wat u wilt doen en hoeveel mensen u wilt ontvangen. Er zijn een aantal punten waarop u kunt letten: Bestaat de mogelijkheid tot korting of sponsoring van de locatie eigenaar. Is de locatie toegankelijk voor rolstoelen. Ligt de locatie centraal. Zijn er voldoende parkeerplaatsen, ook voor gehandicapten. Is het goed bereikbaar met auto en OV. Is de ruimte groot genoeg voor het aantal aanwezigen. Hoe is de opstelling van tafels en stoelen. Is de locatie vrij van prikkels (rookvrij, verse bloemen, wc verfrissers, bediening geen parfum, etc.). Zijn er voldoende (invaliden)toiletten. Hoe is de ventilatiemogelijkheid (frisse lucht). Is er overlast van rook, ligt er vloerbedekking, worden er luchtjes gebruikt of zijn er nog andere activiteiten op hetzelfde tijdstip. Overleg met uw contactpersoon de catering. Bespreek eventuele dieetwensen, de kosten en de mogelijkheden voor korting. Vraag wat de uiterste datum is voor het doorgeven van het aantal personen op die dag, en voor hoeveel personen er parkeergelegenheid is. Bespreek eventueel met de gemeente over tijdelijke opheffing parkeerverbod bij de locatie. > kwaliteit van zorg > lotgenotencontact >

6 Stap 7» Doelgroep en uitnodigen Stap 8» Pers en media Bepaal wie u uitnodigt en op welk thema u zich gaat richten. Zijn dit mensen met een chronische longziekte, hun partners, mantelzorgers, zorgverleners? Nodigt u alle longpatiënten uit of alleen mensen met astma of COPD? Uit welk gebied nodigt u de mensen uit. Uit een gemeente, een stadsdeel of een wijk? Uitnodigen kan op verschillende manieren: Via de apothekers. U kunt misschien adresgegevens krijgen van medicijngebruikers voor longmedicatie. U kunt mensen ook door zorgverleners laten uitnodigen. Via de achterban. Vraag hen de uitnodiging te verspreiden onder de mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn. Persoonlijk na een consult door de zorgverlener. Via flyers en posters in publieke ruimtes. Via een aankondiging in een huis aan huis blad, krant of regionale radio of tv. Schriftelijk, telefonisch of via met behulp van een adressenbestand. Zorg in elk geval dat u voldoende mensen bereikt en dat ze gemotiveerd worden om te komen. Samenwerking met zorgverleners is daarom erg belangrijk. Als een arts, longverpleegkundige, fysiotherapeut mensen aanmoedigt te komen, dan is de kans op een hoge opkomst groter. Breng in kaart welke bladen, radio en televisiezenders er in uw gemeente of regio zijn. Om zoveel mogelijk mensen te bereiken kunt u de media gebruiken. Probeer media aandacht te krijgen voor de bijeenkomst door een journalist en/of fotograaf uit te nodigen. Schrijf een oproep voor lokale kranten, radio of websites. Stuur bladen en journalisten een uitnodiging. Stuur bij afwezigheid van de pers, de volgende dag direct een persbericht met foto naar de bladen met het belangrijkste nieuws van de bijeenkomst. Meer tips vindt u in het document Hoe organiseer ik media aandacht op verenigingswerk.nl. begrip > buitenlucht > binnenmilieu > stoppen met rok

7 Stap 9» Op de dag zelf / bij de bijeenkomst Stap 10» Evaluatie Zorg dat u ruim van te voren aanwezig bent om alles te controleren (inrichting, omgeving, materiaal). Zorg voor naambadges voor de organisatoren, zodat zij herkenbaar zijn. Ontvang de mensen en laat ze een aanwezigheidslijst tekenen (naam, adres, tel, -adres). Deze gegevens kunt u gebruiken voor een volgende keer. Zorg dat er genoeg (folder)materiaal ligt op de infotafel en dat deze bemand is. Zorg voor een eigen fotograaf die foto s tijdens de bijeenkomst maakt. Inventariseer of aanwezigen actief willen worden in de organisatie. Zorg dat er iemand een verslag van de bijeenkomst maakt. Zorg dat iemand verantwoordelijk is voor het evaluatieformulier (uitdelen, invullen en inleveren). Bedank de mensen die een bijdrage hebben geleverd (bedankje, bos bloemen). Zorg dat een contactpersoon aanwezig is, waar deelnemers met vragen terecht kunnen. Zorg voor een leuke afsluiting waarin het team terugblikt en evalueert. Maak een lijst van positieve punten en een lijst van verbeterpunten. Vraag ook aan de deelnemers wat zij ervan vonden en welke suggesties zij hebben. Schrijf een bedankbrief aan alle mensen en sponsors die geholpen hebben. Schrijf na afloop een leuk verhaal voor bijvoorbeeld een rayonnieuwsbrief. Vraag aan de partners van het evenement of deze een volgende keer weer mee willen doen. Zorg voor de financiële afrekening. Stuur een subsidieafrekening naar het Astma Fonds. Laat de verenigingsconsulent weten hoe de Ontmoetingsdag is verlopen. en > kwaliteit van zorg >

8