opdrachten leerlingen

Transcriptie

1 HAVO - VWO opdrachten leerlingen lespakket voor een culturele maatschappelijke stage / CKV

2 Ik moest flexibel zijn, dingen regelen, overleggen en leiding nemen. Het is leuk om te zien dat ik dat kan. Door zo n project leer je in korte tijd alle kanten zien van het organiseren van een open podium of optreden. 2 Opdrachten leerlingen

3 Organiseer een (open) podium voor jongeren uit jouw buurt! Inleiding Je gaat samen met je klasgenoten een open podium of ander podiumevenement organiseren voor leerlingen van jullie school en voor andere jongeren in je regio. Een open podium is een talentenjacht. Dit kan in een bepaalde categorie zijn (muziek, zang, dans, mode) of juist een talentenjacht waar verschillende disciplines aan bod komen. Je kunt ook kiezen voor een ander podiumevenenment, zoals een toneelstuk of stand-up comedy. Tijdens My Stage! Podium maken jullie kennis met culturele instellingen uit de omgeving, ontwikkelen jullie je organisatietalent en werken jullie samen om het open podium tot een succes te maken. Onder begeleiding van docenten en gastdocenten gaan jullie tijdens maatschappelijke stage-uren of in de ckv-lessen aan de slag om het open podium te organiseren. Vraag je docent hoeveel tijd ervoor staat ingepland. Het (open) podium zelf wordt gepland op een later tijdstip, zodat er genoeg tijd is om de deelnemende artiesten en het publiek te kunnen werven. Jullie gaan tijdens de lessen in groepjes aan de slag met opdrachten, zoals het werven van artiesten, het ontwerpen van een poster, het samenstellen van een jury en het opstellen van een programma. Alle aspecten van planning, werving, organisatie, productie en publiciteit van een project komen aan de orde. Verder gaan jullie op werkbezoek, volgen jullie workshops en presentaties van gastdocenten en werken jullie met checklists. Zo krijgen jullie inzicht in wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van een dergelijk project. Natuurlijk worden jullie geholpen door je eigen docenten en de gastdocenten. Maar uiteindelijk is het jullie project en dat zal tijdens het open podium ook duidelijk worden. Tip 1. Start iedere opdracht met een korte brainstorm; hoe pakken jullie de opdracht aan. 2. Maak aantekeningen. 3. Maak aan het eind van iedere les een lijst met actiepunten en een taakverdeling. 4. Heb je vragen over de opdrachten, vraag het aan de docent. 5. Gebruik de checklists in het werkboek. 6. Zoek een rustige ruimte om met elkaar te overleggen en te werken. 7. Gebruik een computer. opdrachten leerlingen 3

4 opdracht 1 1. Projectplan De komende lessen staat het programma in het teken van het maken van een projectplan. Een projectplan is een beschrijving van een activiteit die in een bepaalde tijd voor een bepaalde doelgroep en met een vastgesteld budget wordt georganiseerd. Je gaat onder andere nadenken over de planning en invulling van het project en mogelijke samenwerkingspartners. De klas wordt verdeeld in drie werkgroepen: Projectplan Samenwerkingspartners Planning Iedere werkgroep krijgt een opdracht. Lees de opdracht goed door en brainstorm de eerste tien minuten met elkaar over de aanpak. Verdeel daarna de taken en jullie kunnen aan de slag. Als er vragen zijn, kan je die stellen aan de docent. Aan het einde van de les kom je weer met de hele klas bij elkaar om alles door te spreken. 1 Werkgroep Projectplan Opdracht: Werk alle ideeën uit in een projectplan. Jullie hebben vast veel ideeën over hoe een (open) podium eruit kan zien. Houd om te beginnen hierover met elkaar een brainstorm van ongeveer tien minuten. Nu moeten jullie kiezen; welke ideeën uit de brainstorm ga je gebruiken en welke niet. Achterin vind je checklist no. 1 voor het opzetten van een projectplan. Werk jullie bruikbare ideeën punt voor punt uit volgens de checklist. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. Eén van de dingen die zo snel mogelijk duidelijk moet worden, is de locatie, datum en tijdstip van jullie podiumevenement. Bespreek hoe jullie contact gaan opnemen met de beheerder(s) van één of meerdere podia in de buurt en voer dit uit. Overleg met je docent of jullie voor de hele klas een bezichtiging mogen regelen. 4 Opdrachten leerlingen

5 opdracht 1 Het is interessant om op een professionele manier te werken. Vooral backstage werken, werken in de artiestenruimte en met de walkie talkies waren heel cool om te doen. Er was een goede sfeer. Het was supergezellig! opdrachten leerlingen 5

6 opdracht 1 2 Werkgroep Samenwerkingspartners Opdracht: Maak een lijst van mogelijke samenwerkingspartners en bedenk wat de rol van deze instellingen is voor My Stage! Podium. Onderzoek welke instellingen bij jullie in de buurt actief zijn met jongeren, met dans, muziek, toneel, enzovoort. Stel een lijst samen van deze instellingen, de contactgegevens en contactpersonen en vermeld wat elke instelling doet. Brainstorm daarna met elkaar over wat deze instellingen voor jullie zouden kunnen betekenen. Kunnen zij bijvoorbeeld deelnemers benaderen voor het open podium, kunnen jullie aankleding of decor lenen, kunnen ze jullie helpen met ideeën en tips? Beschrijf per instelling de mogelijke toevoeging aan jullie project. Bespreek met elkaar met welke instellingen jullie nu al contact zouden willen zoeken voor informatie en ondersteuning. En welke instellingen juist wat later in het project belangrijk worden. Maak een planning wanneer en hoe jullie de instellingen gaan benaderen. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. 6 Opdrachten leerlingen

7 opdracht 1 3 Werkgroep Planning Opdracht: Maak een planning van alle werkzaamheden die bij het project komen kijken. In een projectplanning beschrijf je welke werkzaamheden en taken moeten worden uitgevoerd, door wie, en wanneer. Vergeet niet zaken als het zoeken van samenwerkingspartners, het maken van publiciteitsmateriaal en later het maken van een taakverdeling en een draaiboek ook in de planning op te nemen. Al deze werkzaamheden en taken worden genoemd in dit werkboek. Neem dit goed met elkaar door. Maak een duidelijke en overzichtelijke planning van alle taken en werkzaamheden, van het begin (projectonderdeel 1, Projectplan) tot en met de uitvoering (projectonderdeel 5, Draaiboek). Houd er ook rekening mee dat een bepaalde werkzaamheid vaak uit verschillende acties bestaat, en dat bijvoorbeeld in de week daarna een vervolgactie nodig is. Probeer dit te specificeren. Het is goed om te bedenken dat jullie de planning misschien in de toekomst nog aan zullen passen, bijvoorbeeld omdat er nieuwe taken bijkomen of omdat de oude planning verandert. Spreek met elkaar af wie de planning bij zullen houden. Achterin vind je checklist no. 6 voor het maken van een draaiboek. Deze checklist kan je ook gebruiken voor het maken van een planning. Aan het einde van deze eerste werkgroep spreken jullie de planning door met de gehele groep. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. opdrachten leerlingen 7

8 opdracht 2 2. Publiciteit Publiciteit is het maken van reclame. Denk aan flyers voor een feest, een poster van een optreden of een festival of een banner op een website. Bekendheid geven aan het open podium is heel belangrijk. Ten eerste moeten er deelnemers geworven worden en ten tweede is het natuurlijk leuk als er publiek aanwezig is op deze avond. Door het maken van persberichten, uitnodigingen, een website en een flyer en/of poster zorg je ervoor dat My Stage! Podium bij verschillende doelgroepen onder de aandacht wordt gebracht. De klas wordt verdeeld in vier werkgroepen: Publiciteit Pr-materiaal Website Persberichten Elke werkgroep krijgt een opdracht. Lees de opdracht goed door en brainstorm de eerste tien minuten met elkaar over de aanpak. Verdeel daarna de taken en jullie kunnen aan de slag. Als er vragen zijn, kan je die stellen aan de docent. Aan het einde van de les kom je weer met de hele klas bij elkaar en presenteren jullie je werk aan elkaar. 1 Werkgroep Publiciteit Opdrachten: a) Maak een publiciteitsplan. Een publiciteitsplan is een plan waarin staat wat je gaat doen aan reclame voor je open podium of ander podiumevenent en wie je daarmee wilt bereiken. Bedenk goed wie je doelgroep is, wat je boodschap is en hoe je je boodschap gaat verkondigen. Achterin vind je checklist no. 2 voor het opzetten van een publiciteitsplan. Werk dit punt voor punt uit. Het draaiboek uit checklist no. 6 kunnen jullie gebruiken als voorbeeld voor een tijdsplanning. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. b) Maak een uitnodiging voor de VIPS die voor het open podium moeten worden uitgenodigd. Maak een lijst van gasten die een belangrijke functie hebben op school, in de gemeente, bij culturele instellingen en instellingen die zich richten op jongeren. Maak een mooie brief waarin je in overleg met je docent, en eventueel de directeur van je school, de VIPS informeert over het project en uitnodigt voor My Stage! Podium. 8 Opdrachten leerlingen

9 opdracht 2 2 Werkgroep PR materiaal Opdracht: Ontwerp een poster en/of flyer voor My Stage! Podium Om jongeren te werven voor het open podium moet er een poster en/of flyer worden gemaakt. De eerste vraag is daarbij of jullie deelnemende artiesten en publiek met dezelfde poster/flyer willen werven, of dat jullie daar verschillende versies voor gaan maken. Bedenk met elkaar welke informatie op de poster of flyer komt te staan. Denk hierbij aan datum, tijd, plaats en eventueel naam van het evenement. Een belangrijk onderdeel van het werven van artiesten is de informatie waar en wanneer deelnemers zich kunnen aanmelden. Gaat dit via de website of via een apart adres van jullie evenement? Vermeld dit adres dan op je poster en/of op de website. Overleg dit met de werkgroep Website. Zorg dat iemand van de werkgroep Publiciteit of de werkgroep Website de account beheert en communiceert met de deelnemers. Denk ook na over de stijl en de vormgeving van je poster en/of flyer. Is er een budget voor het drukwerk? Vraag dit vooraf aan je docent en bespreek de mogelijkheden. Denk alvast na over een planning om de posters en/of flyers te verspreiden zodat deelnemende acts genoeg tijd hebben om zich in te schrijven en voor te bereiden. Projectonderdeel 4, Werving, gaat hierover. Als het qua planning nodig is, kunnen jullie de projectonderdelen Werving en Productie omdraaien. Bespreek dit met je docent. Alles met de posters en flyers was leuk: ontwerpen, het drukwerk zien, ophangen. opdrachten leerlingen 9

10 opdracht 2 3 Werkgroep Website Opdracht: Maak een eenvoudige website voor My Stage! Podium Iedere school, project of festival heeft een website. Ook voor My Stage! Podium moet er een website worden gemaakt. Op de website komt informatie te staan over het open podium. Ook kan de site een plek zijn waar deelnemers zich kunnen inschrijven. Informeer vooraf bij de docent of er iemand is op school is die met jullie de website zal maken. Overleg ook of jullie site een onderdeel wordt van de schoolsite of dat het een nieuwe website wordt. Brainstorm eerst met elkaar over de opzet van de website. Overleg ook met de werkgroep PR-materiaal. Het is mooi wanneer poster, flyer en website op elkaar zijn afgestemd. Welke informatie moet er op jullie website staan? En welke informatie willen jullie krijgen van de deelnemers wanneer ze zich inschrijven? Denk hierbij aan contactgegevens, hoeveelheid deelnemers, soort act en nog veel meer. Hoe en waar kunnen de deelnemers zich aanmelden? Gaat dit via jullie website of via een apart adres van het open podium of podiumevenement? Vermeld dit adres dan op de website. Zorg dat iemand van de werkgroep Publiciteit of de werkgroep Website de account beheert en communiceert met de deelnemers. Verdeel de werkgroep in drieën: een groepje gaat de website maken, een groepje zorgt voor het beeldmateriaal en een schrijft de teksten voor de website. Overleg met de werkgroep PR. Zij hebben misschien al beeldmateriaal voor op de posters en flyer. Het is mooi wanneer dit terugkomt op de site. Informeer of er op de website van school een link kan komen naar jullie website. 10 Opdrachten leerlingen

11 opdracht 2 4 Werkgroep Persberichten Opdrachten: a) Schrijf een persbericht dat gericht is op media voor jongeren. Zorg dat het bericht wordt geplaatst. Een persbericht is een nieuwsbericht aan bijvoorbeeld de krant, radio, televisie of website. Schrijf een persbericht dat speciaal gericht is op media die veel jongeren bereiken. Achterin vind je checklist no. 3 met daarin een aantal richtlijnen voor het schrijven van een persbericht. Maak eerst een lijst van jongerenmedia die je wilt benaderen. Schrijf daarna het persbericht. Vraag aan de directie van de school goedkeuring voor het versturen van het persbericht. Neem, nadat je het bericht hebt verstuurd, nog even contact op met de ontvanger om te vragen of het bericht wordt geplaatst. b) Maak een persbericht voor de lokale media (radio, televisie, kranten). Maak eerst een lijst van de lokale en regionale media die je wilt benaderen. Schrijf daarna het persbericht. Vraag aan de directie van de school goedkeuring voor het versturen van het persbericht. Neem, nadat je het bericht hebt verstuurd, nog even contact op met de ontvanger om te vragen of het bericht wordt geplaatst. c) Maak een (voor)aankondiging voor My Stage! Podium voor de scholen en buurthuizen in de regio en verspreid deze aankondiging. Denk aan een tekst die wordt getoond op de monitoren waar ook de roosterwijzigingen worden doorgegeven of aan een boodschap via de omroepinstallatie. Stel een lijst samen van scholen en instellingen die je wilt benaderen. Maak de aankondiging. Neem, nadat je de aankondiging hebt verstuurd, nog even contact op met de ontvanger om te vragen of het bericht wordt geplaatst. Presenteer aan het einde van de les de persberichten aan de rest van de klas. Vertel waar jullie de persberichten heen hebben gestuurd. Zijn ze ook daadwerkelijk geplaatst? Kregen jullie reacties? opdrachten leerlingen 11

12 opdracht 2 3. Productie Productie is het voorbereiden van een project. Denk aan allerlei organisatorische zaken die nodig zijn om het open podium helemaal tot in de puntjes uit te voeren. Daarbij gaat het om het zoeken naar een locatie, een jury, prijzen en een presentator en het maken van afspraken met al deze partijen. De klas wordt verdeeld in vier werkgroepen: Jury Prijzen Financiën Presentator en Gastoptreden Elke werkgroep krijgt een opdracht. Lees de opdracht goed en brainstorm eerst met elkaar over de aanpak. Verdeel daarna de taken en jullie kunnen aan de slag. Als er vragen zijn, kan je die stellen aan de docent. Aan het einde van de les kom je weer met de hele klas bij elkaar om alles door te spreken. 1 Werkgroep jury Opdracht: Zoek drie juryleden en geef hen beoordelingsinstructies. Stel een jury samen van bijvoorbeeld docenten, artiesten, kunstenaars. Zorg ervoor dat je een jury samenstelt die verschillende disciplines vertegenwoordigt, zodat alle deelnemers goed kunnen worden beoordeeld. Zoek hun contactgegevens op en benader hen met je vraag. Als je ze niet kunt bereiken, bedenk dan hoe en wanneer je hen opnieuw gaat benaderen. Maak een beoordelings- en instructieformulier voor de juryleden. Vermeld waarop zij moeten letten tijdens de presentaties, zoals thema, originaliteit en uitvoering. 12 Opdrachten leerlingen

13 opdracht 3 2 Werkgroep Prijzen Opdracht: Stel een gevarieerd prijzenpakket samen. Stel een mooi prijzenpakket samen voor de winaars 1, 2 en 3 en eventueel een publieksprijs. Een leuke en betaalbare manier om aan prijzen te komen is zoeken naar sponsors. Bespreek vooraf met de docent wat jullie budget voor de prijzen is. Onderzoek de mogelijkheden voor sponsoring van de prijzen, bijvoorbeeld van lokale winkeliers of workshops van culturele instellingen. Van je docent krijg je een klein budget voor de prijzen. Bedenk hoe je dit budget op een creatieve manier zou kunnen verhogen, of op welke andere manier je aan leuke prijzen kunt komen. Maak een plan wie en wat je daarvoor nodig hebt en begin met de uitvoering. De prijzen voor de winnende deelnemers waren hartstikke goed. opdrachten leerlingen 13

14 opdracht 3 3 Werkgroep Financiën Opdracht: Stel een begroting op. Maak een begroting van alle te verwachten kosten voor deze avond. Bespreek met jullie docent wat het totale budget is en voor welke kosten jullie hopen sponsoring te krijgen. Bespreek ook welk budget jullie zelf van de school krijgen om de avond te organiseren. Achterin vind je checklist no. 4, een opzet voor het maken van een begroting. Overleg met de leerlingen van de werkgroep prijzen; zij werken ook met een deel van het budget. Maak eerst een totale begroting. Denk bij het maken van de begroting aan huur van de locatie, personeel, publiciteit en catering. Maak een deelbegroting voor de onderdelen waarvoor jullie je eigen budget beheren. Denk na over de prijs van het entreekaartje. Maak de kaartjes niet te duur. Verdeel het budget onder de werkgroepen. Zoek ook naar andere extra inkomsten, zoals bijvoorbeeld sponsorgelden. Entree my Stage 14 Opdrachten leerlingen

15 opdracht 3 Ik mocht de DJ van de afterparty begeleiden, dat was een professionele DJ. Dat vond ik super. 4 Werkgroep Presentator en Gastoptreden. Opdracht: Zoek een presentator voor het open podium of podiumevenement en een pauze-act. Een open podium kan niet georganiseerd worden zonder een presentator die alle acts en presentaties op een leuke manier aankondigt. Zoek iemand die de avond aan elkaar kan praten, bijvoorbeeld een cabaretier of een radiopresentator uit de buurt. Of iemand van school die een goede uitstraling heeft op het podium. Als je iemand hebt gevonden, spreek je op een later tijdstip de avond met hem of haar door. Tijdens het juryberaad gebeurt er niets op het podium. De optredens hebben immers al plaatsgevonden. Tijdens het overleg van de jury, moet het publiek zich ook vermaken. Zoek een gastoptreden voor ongeveer 30 minuten. Maak een plan hoe je deze personen kunt benaderen en begin met de uitvoering. opdrachten leerlingen 15

16 opdracht 4 4. Werving Het werven van deelnemers is het overhalen van jongeren om mee te doen aan het open podium. Er is een website en een flyer of poster gemaakt, persberichten en uitnodigingen zijn verstuurd. Nu nog voldoende deelnemers voor een leuk en avondvullend programma. Maar denk ook aan publiek tijdens deze avond. Het is natuurlijk leuk als de deelnemers kunnen optreden voor een bomvolle zaal. Achterin vind je checklist no. 5 met daarin handige punten voor het opstellen van een wervingsplan. Brainstorm in kleine groepjes en bedenk gekke, unieke acties zodat deelnemers zich gaan aanmelden voor My Stage! Podium. Hebben jullie de posters en flyers al verspreid? Zo niet, maak dan nu een schema voor het flyeren en het ophangen van posters. Op welke locaties moeten de posters hangen? Wie gaat de flyers uitdelen? Denk ook aan sociale media, zoals Hyves en Twitter of een filmpje op YouTube. Hoe ga je je publiek informeren over de avond? Blijf vooral niet stil zitten maar ga op pad! Aan het einde van de les kom je met de klas bij elkaar om de ideeën en resultaten te bespreken. 16 Opdrachten leerlingen

17 opdracht 4 Toen de aanmeldingen begonnen binnen te komen werden we allemaal heel hyper. We hadden niet verwacht dat er zoveel inschrijvingen zouden zijn. opdrachten leerlingen 17

18 opdracht 5 5. Draaiboek Een draaiboek is een gedetailleerd plan voor de uitvoering van een project. Alle taken en werkzaamheden worden in volgorde en een tijdspad gepland en opgeschreven. Het open podium komt snel dichterbij. Alles moet nu tot in de puntjes worden uitgewerkt. De klas wordt verdeeld in vijf werkgroepen: Taakverdeling Programma Draaiboek Technische lijst Aankleding / Indeling locatie 1 Werkgroep Taakverdeling Opdracht: Maak een taakverdeling voor de avond. In overleg met de werkgroep Draaiboek maak je een taakverdeling voor alle klasgenoten. Vergeet hierbij ook de opbouwfase niet. Geef alle klasgenoten een duidelijke taak en maak voor hen een instructie. Het is belangrijk dat er goed overlegd wordt met de werkgroep Draaiboek. Achterin bij checklist no. 6 vind je een voorbeeld van een draaiboek hiermee kun je ook de taakverdeling maken. 18 Opdrachten leerlingen

19 opdracht 5 2 Werkgroep Programma Opdracht: Maak een programma-indeling van alle acts. Alhoewel nog niet alle aanmeldingen binnen zijn, is het toch belangrijk om alvast na te denken over de opbouw van het programma. Maak een zo gevarieerd mogelijk programma maar let op de changementen. Een changement is de tijd tussen twee acts waarin wordt af- en opgebouwd. Ruim daar zo n drie minuten voor in. Daarnaast is het ook praktisch om blokjes te maken van bijvoorbeeld vier acts muziek en daarna vier dansgroepen. Dat scheelt veel op- en afbouw tijd. Achterin bij checklist no. 6 vind je een voorbeeld van een draaiboek hiermee kun je ook de programma-indeling maken. Geef dit programma, inclusief alle tijden, aan de werkgroep Draaiboek. Zij kunnen de programma-indeling in het draaiboek opnemen. opdrachten leerlingen 19

20 opdracht 5 3 Werkgroep Draaiboek Opdracht: Werk het verloop van de hele avond uit in een uitgebreid draaiboek. Je werkt in overleg met de werkgroep Taakverdeling. Voor het maken van een draaiboek moet je goed weten welke taken allemaal worden uitgevoerd. De werkgroep Draaiboek zet die taken vervolgens in een schema met een tijdsplanning voor de dag of avond. Je krijgt na verloop van tijd ook nog het schema van de werkgroep Programma. Dit verwerk je ook in het draaiboek. Achterin bij checklist no. 6 vind je een voorbeeld van een draaiboek. Neem dit document als uitgangspunt voor het draaiboek. Beschrijf per minuut de taken en zet daarbij wie verantwoordelijk is voor deze taak op de avond. Wij hadden wel 1x echte stress, toen we niet wisten waar iemand van de gastenservice bleef met de volgende act die op moest. 20 Opdrachten leerlingen

21 opdracht 5 2 Werkgroep Technische lijst / Podiumplan Opdracht: Maak een rider (technische lijst) en een podiumplan voor de techniek van het podium. Het aantal deelnemende personen van de act/presentatie. De backline (instrumenten die zij meenemen of waar de techniek voor moet zorgen). Het speelvlak (hoe groot het podium moet zijn). Het licht (speciale wensen). Andere benodigdheden (bijvoorbeeld een barkruk of een katheder). Hoewel nog niet alle aanmeldingen binnen zijn, is het belangrijk om alvast na te denken over de vragen die je kunt stellen aan de deelnemers over hun acts. Maak een lijst met alles wat je van de deelnemers wilt weten over hun act en wat daar aan techniek en andere dingen voor nodig is. Vergeet ook niet alle contactgegevens op te vragen, zodat jullie de acts altijd kunnen bereiken. Spreek af met de persoon die de ( account voor) de aanmeldingen beheert, dat iedere act die zich aanmeldt jullie lijst met vragen krijgt toeg d. En dat jullie de informatie krijgen die de acts retourneren. Zet de informatie die je van de deelnemers hebt gekregen over hun technische wensen voor elke act in een document. Als je hierbij ook een plattegrond van het podium maakt met daarop kruisjes voor alle deelnemers en eventueel hun instrumenten, heb je een podiumplan. Dit is nodig voor de lichten geluidstechnici en stage managers tijdens het evenement. Er bestaat een website waar acts deze informatie digitaal kunnen invullen. Dit is: speaker/stageplan/index.php. Bestudeer deze website. Vul om te kijken of jullie hiermee willen werken een (zelfverzonnen) podiumplan en microfoon-overzicht (priklijst) in. Beslis dan of jullie de acts naar deze website verwijzen of dat jullie de informatie zelf per act in een document willen zetten. Communiceer dit naar de acts. Kijk voor een voorbeeld van een podiumplan en een microfoon-overzicht (prikplan) achterin bij checklists no. 7 en no. 8. opdrachten leerlingen 21

22 opdracht 5 3 Werkgroep Aankleding/ Indeling locatie Opdracht: Maak een plan voor de inrichting, aankleding en indeling van de locatie. Jullie beginnen met een bezoek aan de locatie van het open podium of podiumevement om de mogelijkheden en de beperkingen van de ruimte goed te leren kennen. De aankleding van de locatie is belangrijk voor de sfeer van de avond. Denk ook aan praktische zaken zoals een garderobe, waar staan de tafels en stoelen, een VIP box. Probeer decorstukken te lenen van bijvoorbeeld culturele instellingen in de buurt. Als het goed is, is jullie open podium of ander podiumevenement nu helemaal geregeld. Jullie hebben alles tot in de puntjes uitgezocht en uitgewerkt. Veel succes op de avond zelf! 22 Opdrachten leerlingen

23 Checklists My Stage! Podium 1 PROJECTPLAN Wat ga je organiseren? Beschrijf in max. vijf zinnen waar de activiteit uit bestaat. Voor wie ga je iets organiseren? Waar ga je het project uitvoeren? Beschrijf waar de locatie aan moet voldoen? Waarom organiseer je dit project? Beschrijf in max. vijf zinnen wat het doel van het project is. Wanneer vindt het (open) podium plaats? Datum, tijdstip, etc. Dit moet je natuurlijk gaan overleggen met je docent en de beheerder van de aula of van een podium in de buurt. Met wie ga je samenwerken? Welke culturele of lokale instellingen ga je bij het project betrekken? Beschrijf in het kort de instellingen die meedoen en wat hun taak is. Overleg dit aan het einde van de les ook met de werkgroep Samenwerkingspartners. opdrachten leerlingen 23

24 Checklists My Stage! Podium 2 PUBLICITEITSPLAN Beschrijf de doelgroep die je wilt bereiken? Leeftijd, interesses, waar zitten ze op school, wat doen zij in hun vrije tijd? Wat willen jullie hen vertellen? Waarom moeten zij deelnemen? Wat willen jullie dat ze doen? Waarom willen jullie dat ze komen kijken? Welke communicatiemiddelen gaan jullie inzetten om je doelgroep te bereiken,? Denk aan: persberichten, uitnodigingen, poster, flyers, website, Facebook, Hyves en YouTube, etc. Hoe gaan jullie deze communicatiemiddelen gebruiken? Maak een planning voor het verspreiden van de posters en/of flyers. Wanneer willen jullie deelnemende artiesten gaan werven? En wanneer publiek? Bepaal wanneer, waar en door wie ze verspreid zullen worden. Welke acties gaan jullie verder ondernemen om je doelgroep te bereiken? Hoe ga je dit organiseren? Wie werken er mee aan dit plan? Wat heb je daarvoor nodig? Wat kost het om dit plan uit te voeren? Of maak je alleen gebruik van free publicity? Maak een overzicht van de uitgaven. Denk na over mogelijke sponsoring door lokale of regionale instellingen en bedrijven. 24 Opdrachten leerlingen

25 Checklists My Stage! Podium 3 RICHTLIJNEN PERSBERICHT Maak een planning wanneer het persbericht bij de verschillende media moet zijn. Huis-aan-huis bladen: twee weken voor de verschijning van het blad aanleveren. Dagbladen: twee dagen voor de gewenste dag van plaatsing aanleveren. Radio/TV: dat verschilt per radio en TV-station: je kan het beste even vantevoren bellen. Je tekst: Titel, ondertitel en inleiding Wat is het nieuwsfeit? Waarom is jullie open podium, modeshow, stand-up comedy of toneelavond uniek en bijzonder? Waarom doen je school en andere instellingen mee? Zijn er al bekende personen die meedoen? Begin met een korte inleiding: Wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe? (maximaal 50 woorden) Rest van het persbericht Schrijf leesbaar, duidelijk, geen poespas of reclametaal. Maak de kopjes concreet en aantrekkelijk zodat de informatie bij slordig lezen ook overkomt en nieuwsgierig maakt om verder te lezen. Niet langer dan één A4 in totaal. Schrijf het belangrijkste eerst, want de journalist neemt meestal niet alle tekst over. Foto s, logo s of ander beeldmateriaal? Het is altijd goed om beeldmateriaal mee te sturen. Wie is de afzender? Wie doen er mee? Vermeld duidelijk wie de afzender is en wie journalisten kunnen benaderen voor extra informatie of voor het maken van een afspraak. Vermeld de partners en financiers van het project, liefst met een link naar de website. opdrachten leerlingen 25

26 Checklists My Stage! Podium 4 BEGROTING Uitgaven Huur locatie Publiciteit Personeelskosten Catering Techniek/materialen Aankleding/decor Onvoorzien Inkomsten Entreegelden Sponsoring Totaal 26 Opdrachten leerlingen

27 Checklists My Stage! Podium 5 WERVINGSPLAN Welke doelgroepen hebben jullie vastgesteld voor jullie posters en/of flyers? Bedenk of jullie deelnemende acts en publiek in dezelfde ronde willen bereiken, of dat jullie twee verschillende momenten kiezen om deelnemers en publiek te werven. Maak een planning waarbij je kijkt naar de datum van jullie evenement. Bepaal met elkaar vanaf welke week jullie de doelgroep(en) willen benaderen. Laat een aantal leerlingen een verspreidingsschema maken voor de hele groep: wie gaat waar en wanneer posters en/of flyers ophangen en neerleggen. Waar denk je de doelgroepen te bereiken? Brainstorm met elkaar over goede locaties om de posters en flyers te verspreiden. Vraag jezelf af waar jullie doelgroepen zich bevinden. Denk hierbij zowel aan jullie eigen en andere scholen in de buurt, jongerencentra, maar ook bijvoorbeeld sportclubs, winkels en openbaar vervoer. En wat voor deelnemers hopen jullie dat zich gaan aanmelden? Zoek je muzikanten, DJs en dansers, flyer dan op plaatsen waar zij les hebben en oefenen. Hetzelfde geldt natuurlijk voor jongeren die zich bezig houden met mode of theater. Misschien kunnen jullie zelfs hele originele plekken bedenken waar jullie je posters zouden kunnen hangen. Benader de mensen die hiervoor toestemming moeten geven en vraag of zij jullie op deze manier willen sponsoren. Bedenk andere originele wervingsacties om aandacht te vragen voor jullie evenement. Dit kan zijn: flyeren op de wekelijkse markt, maar ook een korte presentatie ergens, een straatact, een karaoke-act, enzovoort. Kunnen jullie ook anderen inzetten voor deze publiciteitsacties? Bijvoorbeeld een groepje oudere leerlingen, een populaire docent of een lokale bekendheid? Brainstorm met elkaar over wie jullie zouden kunnen benaderen en stel hier een plan voor op. opdrachten leerlingen 27

28 Checklists My Stage! Podium 6 DRAAIBOEK Dit schema (en het schema op de volgende pagina) is te gebruiken voor verschillende overzichten: draaiboek, projectplanning (vervang de kolom tijd door een kolom datum), taakverdeling en programma-indeling. TIJD ACTIVITEIT WIE WAAR Let op! Maak een chronologisch overzicht, beschrijf de activiteit kort en hou het overzichtelijk Voorbeeld Activiteit: Sportdag TIJD ACTIVITEIT WIE WAAR Ontvangst vrijwilligers Simone Op school Klaarzetten spelletjes Myi en vrijwilligers Sportveld Instructie spelletjes aan spelbegeleiders Nadia In kantine Ontvangst leerlingen Simone en Nadia In kantine Indeling teams Frank In kantine Start activiteiten Myi Sportveld Eind ronde 1 - pauze Frank Sportveld Start ronde 2 Frank Sportveld Klaarzetten prijsuitreiking Nadia en Simone Kantine Einde ronde 2 Frank Sportveld Prijsuitreiking Myi Kantine Einde sportdag, Alle vrijwilligers en Kantine en Opruimen spelletjes Organisatie Sportveld 28 Opdrachten leerlingen

29 Checklists My Stage! Podium TIJD ACTIVITEIT WIE WAAR opdrachten leerlingen 29

30 Checklists My Stage! Podium 7 PODIUMPLAN NAAM ACT: NAAM CONTACTPERSOON: TEL. NUMMER: TEL. NUMMER: BACK FRONT Aantal Verder nemen wij mee voor het optreden: Drums:... Bass... Gitaar... Toetsen... Verder hebben wij nodig om op te treden: Blazers... Vocals... Opmerkingen: 30 Opdrachten leerlingen

31 Checklists My Stage! Podium 8 MICROFOONOVERZICHT (PRIKLIJST) NAAM ACT: NAAM CONTACTPERSOON: TEL. NUMMER: TEL. NUMMER: INSTRUMENTEN MICROFOONS Opmerkingen: opdrachten leerlingen 31

32 Het is heel goed om een open podium te houden. Mensen worden aangespoord hun act te laten zien. De leerlingen die hebben gewonnen kunnen nu zelfs mee doen met andere festivals in de buurt. DJ s die geen prijs hebben gewonnen, zijn gevraagd voor optredens.