Als de VONK overslaat...

Transcriptie

1 Als de VONK overslaat... Praktisch gidsje voor leidinggevenden Dit boekje is geschreven op basis van het onderzoek Personeelsmanagement bij kleine en middelgrote ondernemingen in de metaalbewerking, in opdracht van OOM, het opleidings- en ontwikkelingsfonds voor de metaalbewerking. Februari

2 INHOUDSOPGAVE Waarom dit gidsje? 1. Goed personeelsmanagement, de randvoorwaarden 2. Goed personeelsmanagement, een checklist 3. Het belang van opleiding en ontwikkeling 4. Wat OOM kan betekenen Waarom dit gidsje? Als de VONK overslaat dan kunnen er mooie dingen gebeuren! Wat dacht u van gemotiveerde en tevreden medewerkers, die minder ziek of afwezig zijn, langer voor u willen blijven werken en productiever zijn? Of van een betere positie van uw bedrijf op de arbeidsmarkt? Als de VONK overslaat tussen u en uw werknemers, dan kunt u écht samenwerken en komen tot goed personeelsmanagement. Met alle voordelen van dien. Het blijkt voor kleine bedrijven, niet alleen in de metaalbewerking maar in het algemeen, moeilijk om tot een goed personeelsmanagement te komen. Niet elk bedrijf heeft een P&O er in huis en de directeur/eigenaar kan er niet altijd de prioriteit aan geven die eigenlijk zou moeten. De Koninklijke Metaalunie en OOM willen kleine en middelgrote ondernemingen verleiden om meer aandacht te besteden aan hun personeelsmanagement. Ondanks diverse activiteiten op dat vlak, is er in de praktijk nog altijd veel te winnen. Dit boekje is geschreven naar aanleiding van een onderzoek, dat OOM heeft laten doen naar personeelsmanagement bij kleine en middelgrote bedrijven in de metaalbewerking. Het bevat talloze handige tips en inspiratie voor werkgevers die op zoek zijn naar die VONK en hun personeelsmanagement naar een hoger plan willen tillen. 2 3

3 GOED PERSONEELSMANAGEMENT, DE RANDVOORWAARDEN

4 TIPS voor een goede bedrijfsstrategie Kijk naar de ontwikkelingen in de markt en werk deze uit in een strategie voor de langere termijn. Vragen die hierbij aan de orde kunnen komen: op welke terreinen zijn we actief, wat zijn de ontwikkelingen in deze terreinen, welke (nieuwe) markten willen we bedienen, op welke punten willen we voor onze klanten waarde toevoegen en wat zijn onze sterke en zwakke punten? Neem jaarlijks de tijd om op de hei na te denken over de strategie. Schakel hierbij eventueel een externe adviseur in. De Metaalunie Academie biedt ook een cursus voor het maken van een strategisch plan. GOED VOORBEELD een producent van elektrowagens Een keer per jaar gaat de directeur met een aantal naaste medewerkers om de tafel zitten. Samen schetsen zij de belangrijkste ontwikkelingen van het komende jaar en vertalen deze in een omzetprognose. Als men het eens is over de grote lijn, gaat iedereen aan de slag met dat deel waarvoor hij verantwoordelijk is. Dat mondt uit in een productieplan, een financieringsplan, een personeelsplan, etcetera. De verschillende delen worden samengevoegd tot een jaarplan. Het jaarplan wordt doorgenomen met de OR, waardoor het personeel weet wat hen het komende jaar te wachten staat. Goed personeelsmanagement is meer dan alleen het inzetten van instrumenten. Het begint in de eerste plaats met het goed managen van personeel. Daarbij zijn de volgende zaken belangrijk: De bedrijfsstrategie Een goed personeelsbeleid is afgestemd op het strategisch beleid. Daarvoor is het nodig dat bedrijven een visie ontwikkelen op de lange termijn: wat zijn de belangrijke ontwikkelingen waarmee we te maken krijgen, hoe zal het bedrijf daarop inspelen en wat is daarvan de betekenis voor het personeelsmanagement? GOED PERSONEELSMANAGEMENT, DE RANDVOORWAARDEN 6 7

5 TIPS voor een goede organisatiecultuur Sluit aan bij wat medewerkers belangrijk vinden. Bied ruimte voor een mix van culturen in organisaties, zodat nieuwe medewerkers zich niet buitengesloten Cultuurverandering begint bij bewustwording van de huidige cultuur. Sta eens stil bij de vraag welke cultuur het bedrijf heeft. voelen. Breng bij cultuurverandering in kaart welke Wees marktgericht om de concurrentie voor te blijven, maar behoud het familiegevoel. elementen uit de oude dominante cultuur zeker bewaard moeten blijven. Stimuleer de ontwikkeling van nieuwe competenties, om de innovativiteit te vergroten. GOED VOORBEELD een groot bedrijf gespecialiseerd in mechatronica Dit bedrijf met ongeveer 250 medewerkers heeft ondanks de hiërarchische organisatiestructuur een familiecultuur weten te bewaren. Het bedrijf is opgedeeld in drie BV s met elk een eigen directie en managementteam. Deze managers hebben teamleiders onder zich die de dagelijkse leiding hebben over de medewerkers. De medewerkers krijgen veel ruimte en verantwoordelijkheid om de werkzaamheden te bepalen en om hun visie te geven op het werk. Leidinggevenden zijn makkelijk benaderbaar. Er heerst een open en informele sfeer. Om dit zo te houden, worden ook buiten werktijd regelmatig activiteiten georganiseerd. Mijn bedrijf heeft een... Familiecultuur Participatie, flexibiliteit en een wij-gevoel zijn gemeenschappelijke waarden. Vaak wordt veel aandacht besteed aan een goede werksfeer, zorg voor het personeel en goede persoonlijke verhoudingen. Daardoor zijn productiviteit en kwaliteit hoog en ziekteverzuim en verloop laag. Hiërarchische cultuur De hiërarchische cultuur kenmerkt zich door efficiency, soepel functioneren en voorspelbaarheid. De directie controleert en stuurt op resultaat. Marktcultuur De blik is extern gericht op de positie in de markt. Men is sterk resultaatgericht en de nadruk ligt op winnen. De criteria die bovenaan staan zijn het bereiken van doelstellingen, de concurrentie te snel af zijn en een toenemend marktaandeel. Adhocratie Hier zijn geen gecentraliseerde macht- of gezagsverhoudingen. Er wordt gewerkt in wisselende taakgroepen, afhankelijk van de vraag. Succes zit in nieuwe producten, creatieve oplossingen voor problemen, originele ideeën, het zoeken van niches en groei in nieuwe markten. De organisatiecultuur De organisatiecultuur bestaat uit de waarden en normen van de organisatie. In het MKB komt de familiecultuur die zich onder meer kenmerkt door goede zorg voor het personeel - vaak voor. Maar dat wil niet zeggen dat de familiecultuur altijd en overal de ideale organisatiecultuur is. De ideale organisatiecultuur bestaat niet; wat optimaal is, is afhankelijk van een groot aantal factoren. Het is belangrijk dat bedrijven zich bewust zijn van de heersende cultuur, en zich van daaruit afvragen of dit ook de best passende cultuur is. Als dat niet zo is, is een cultuurveranderingsproces wenselijk. Dat hoeft niet per se een enorme omslag te betekenen, het inbrengen van elementen uit een andere cultuur kan al heel veel doen. GOED PERSONEELSMANAGEMENT, DE RANDVOORWAARDEN 8 9

6 TIPS voor een goede communicatie Ook als de medewerkers niet laten blijken dat zij geïnteresseerd zijn in informatie over de bedrijfsstrategie, geef hen dan toch regelmatig deze informatie. Zo stimuleert u de betrokkenheid bij het bedrijf. dit niet alleen schriftelijk, maar ook een of twee keer per jaar tijdens bijeenkomsten. Houd minimaal eens per maand werkoverleg op afdelingsniveau. Maak van verbetering van de productiemethode een vast agendapunt. Informeer de medewerkers regelmatig over alle belangrijke ontwikkelingen en het strategisch beleid van het bedrijf. Doe Neem de medewerkers serieus en laat dat ook blijken door waar mogelijk met hun ideeën aan de slag te gaan. GOED VOORBEELD een berging- en slopersbedrijf De berging van auto s is omgeven met veel standaardprocedures, die vooral te maken hebben met veiligheid. Maar daarbuiten krijgen de medewerkers alle ruimte om het werk naar eigen inzicht uit te voeren. In het bedrijf heerst een echte ondernemerssfeer. Medewerkers verstaan hun vak, veiligheid en klantgerichtheid staan voorop. De baas ziet voor zichzelf vooral een faciliterende taak weggelegd. Het personeel voelt zich zeer betrokken, het verloop is minimaal en bijna nooit is er iemand ziek. TIPS voor goed leiderschap Ga na wat de mogelijkheden zijn om medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid te geven. Vraag ook eens naar de behoefte van uw medewerkers. Vermijd de laissez faire stijl van leidinggeven. Bied heldere kaders waarbinnen medewerkers hun werkzaamheden moeten verrichten en zorg voor een goede communicatie. Geef ook lager opgeleide medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid. Stuur zo veel mogelijk op vertrouwen en verantwoordelijkheid. Bouw wel controle in, maar maak Streef naar participerend leidinggeven. Bedenk dat dit wel deze niet tot uitgangspunt van het handelen. eisen stelt aan communicatie en aan het formuleren van duidelijke kaders en doelstellingen. Zorg dat de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende leidinggevenden op papier en in de praktijk voor iedereen helder zijn. Wat voor leider bent u? Autoritair leider Deze leidinggevende stuurt zijn medewerkers strak aan. Hij bepaalt de doelen, de werkwijze en het gebruik van middelen, zonder zich daarbij te laten beïnvloeden door de mening van de medewerkers. Het resultaat staat voorop. Laissez faire leider Deze leidinggevende gedraagt zich vrij passief. Medewerkers moeten wel bepaalde resultaten behalen, maar op de invulling daarvan is verder eigenlijk nauwelijks toezicht. Medewerkers worden vrij gelaten in hun handelen. Participatief leider Deze leidinggevende betrekt de medewerkers zo veel mogelijk bij de besluitvorming en het werkproces. De medewerkers worden gestimuleerd om mee te denken over hoe zaken te verbeteren zijn. De taken zijn afgestemd op de competenties van de medewerkers, en medewerkers hebben binnen dat kader veel vrijheid in hoe ze hun functie invullen. De stijl van leidinggeven Hoe effectief het personeelsmanagement is, heeft direct te maken met de stijl van leidinggeven die binnen een bedrijf wordt gehanteerd. De stijl van leidinggeven heeft grote invloed op de mate waarin medewerkers zich gerespecteerd voelen, mede verantwoordelijkheid willen dragen, mee gaan zoeken naar oplossingen, enzovoort. Om die reden biedt participatief leiderschap (zie kader) de meeste mogelijkheden. Daarmee worden de kwaliteiten van de medewerkers het beste benut en hun betrokkenheid het sterkst gestimuleerd. Betrokkenheid en communicatie Aandacht voor betrokkenheid van medewerkers en een heldere communicatie is van groot belang voor een soepele gang van zaken én voor de motivatie en betrokkenheid van het personeel. GOED PERSONEELSMANAGEMENT, DE RANDVOORWAARDEN 10 11

7 Goed personeelsmanagement, een checklist

8 GOED VOORBEELD een fabriek gespecialiseerd in verspaning De directeur/eigenaar van dit bedrijf is een echte ondernemer die wel oog heeft voor zijn medewerkers, maar niet de expertise en het geduld om hen goed te begeleiden. Hij bleek niet in staat om zijn medewerkers te motiveren de door hem gestelde doelstellingen te verwezenlijken, en inzicht geven in de tegenvallende omzetcijfers leidde alleen maar tot meer frustratie op de werkvloer. De directeur/eigenaar zag in dat hij zelf niet zal veranderen, maar dat een andere stijl van leidinggeven wel nodig is. Daarom heeft hij de hulp ingeroepen van een adviesbureau. Zo kan hij zich concentreren op het ondernemerschap, terwijl het adviesbureau het personeelsmanagement voor zijn rekening neemt. GOED VOORBEELD een toeleverancier van plaatwerk en framebouw Dit bedrijf heeft met behulp van de Koninklijke Metaalunie alle medewerkers ingeschaald. Het is de bedoeling dat dit eens in de vier jaar gebeurt, zodat de beloning up-to-date blijft. De beloning is marktconform en boven de cao-norm. Mensen kunnen een loonsverhoging krijgen bij goed functioneren, bij een functiewijziging of in een loopbaantraject. Daarnaast wordt jaarlijks een bonus van maximaal 3% uitgekeerd bij goed functioneren en een positief bedrijfsresultaat. Medewerkers weten wanneer ze voor een loonsverhoging of bonus in aanmerking kunnen komen en zijn tevreden over de hoogte van de beloning. GOED VOORBEELD een machine- en apparatenbouwer Dit bedrijf heeft jarenlang geen zicht gehad op het ziekteverzuim, dat kwam pas toen het overstapte naar een nieuwe arbodienst. In nauwe samenwerking met de arbodienst worden zieke medewerkers snel gereïntegreerd. Er is regelmatig contact met zieke medewerkers. De samenwerking loopt goed en voorkomt langdurige afwezigheid, wat de kosten drukt. Om de kwaliteit van het personeelsmanagement te verbeteren, is het belangrijk om een duidelijk personeelsbeleid te formuleren, dat is gekoppeld aan de bedrijfsstrategie. Met het inzetten van instrumenten alleen ben je er niet. Dat lijkt misschien moeilijk, maar dit valt in de praktijk wel mee. Goed personeelsmanagement is ook in kleine bedrijven zeker te realiseren. Op de volgende pagina s een checklist van de belangrijkste zaken waar u aan moet denken. GOED PERSONEELSMANAGEMENT, EEN CHECKLIST 14 15

9 Checklist voor goed personeelsmanagement Sluit het personeelsmanagement aan op de strategie, door een strategische visie op personeelsmanagement te ontwikkelen. Vragen die daarbij zeker aan de orde moeten komen zijn: o Welke kennis en vaardigheden hebben we over drie jaar nodig? o Hebben we deze kennis en vaardigheden in huis? o Kunnen onze medewerkers ontbrekende kennis en vaardigheden bijleren of moeten we nieuwe kennis van buiten halen? o Hoeveel personeel hebben we nodig om onze strategische doelstellingen te behalen? Ontwikkel een langetermijnvisie op de personele bezetting en de benodigde kennis en vaardigheden en stem daar de werving op af. Zorg dat voor iedereen helder is wie verantwoordelijk is voor (welk deel van) het personeelsmanagement; draag zorg voor een eenduidige taakverdeling. Huur expertise in op het terrein van personeelsmanagement; de kosten hiervan worden snel terugverdiend. Benut de adviesdiensten van OOM en Koninklijke Metaalunie. Maak tijd vrij voor het opstellen van functieprofielen. Deze vormen de basis voor het totale personeelsmanagement. De Koninklijke Metaalunie kan hulp bieden bij het opstellen van functieprofielen en een functiewaarderingssysteem. Check regelmatig of de functieprofielen nog aansluiten bij de daadwerkelijke en toekomstige taken van de medewerkers. Zorg voor zichtbaarheid op technische scholen (middelbaar en hoger onderwijs) door bijvoorbeeld het bieden van stages. Hier loopt veel toekomstig personeel rond. Zorg dat je als bedrijf zichtbaar bent voor opleidingen en leerlingen. Door leerlingen uit te nodigen op de werkvloer kunnen vooroordelen over de metaal weggenomen worden. Richt voor de werving het vizier ook op andere doelgroepen. Denk hierbij in het bijzonder aan de mogelijkheden voor vrouwen. Ontwikkel een verzuimbeleid met daarin als pijlers: een plezierige en motiverende werkomgeving, veilig werken en gezond leven. Het zichtbaar en bespreekbaar maken van veelvuldig kort verzuim helpt om dit te beperken. Contact houden met zieke werknemers stimuleert een snelle terugkeer naar de werkvloer. De direct leidinggevende moet hierbij het initiatief nemen. Probeer vervangende werkzaamheden te vinden voor langdurig zieken. Dit versnelt de terugkeer in de eigen functie. Tevreden en betrokken medewerkers melden zich minder vaak ziek. Stuur hierop met behulp van personeelsmanagement en de organisatiecultuur. GOED PERSONEELSMANAGEMENT, EEN CHECKLIS T 16 17

10 Het belang van opleiding en ontwikkeling

11 TIPS bij opleiding en ontwikkeling Zoek de samenwerking met andere bedrijven om het opleidingsniveau te verbeteren. Zet gemaakte afspraken over opleiding en ontwikkeling op papier. Maak hierbij ook afspraken Maak het deelnemen aan opleidingen minder over de ontwikkelingen op langere termijn. vrijblijvend. Geef inzicht waarom een doorlopende ontwikkeling van belang is voor de medewerker en het bedrijf. Maak ook helder wat de consequenties Duurzame inzetbaarheid is een gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers en werknemers. Praat daarover met de medewerkers. voor de medewerker zijn als de ontwikkeling stagneert. Bevorder brede inzetbaarheid van alle medewerkers, ook van laag opgeleiden. Laat ze bijvoorbeeld Besteed ook bij oudere medewerkers voortdurend meekijken/meewerken met collega s. aandacht aan opleiding en ontwikkeling. Maak dit een vast onderdeel van de functioneringsgesprekken. Een goede beloning is belangrijk voor de motivatie van de medewerkers. Maak gebruik van het Maak een opleidingsplan, zet dit op papier en praat hierover binnen het bedrijf. functiewaarderingssysteem van de Koninklijke Metaalunie. Verbind het opleidingsplan aan het strategisch plan voor het bedrijf. Denk dus ook na over welke opleidingen nodig zijn om de competenties van medewerker in de toekomst op peil te houden. Relatief kleine eenmalige extraatjes kosten weinig en hebben een positief effect op de tevredenheid. Vergeet daarbij ook niet om regelmatig complimenten te geven als daar aanleiding voor is. GOED VOORBEELD een bekistingbouwer Dit bedrijf heeft per functie een inventarisatie gemaakt van de gewenste trainingen en opleidingen. In een eenvoudige Excel-tabel wordt per medewerker bijgehouden welke trainingen en opleidingen zijn afgerond en welke het komende jaar op het programma staan. De tabel laat de leidinggevende en de medewerker in één oogopslag zien waar ontwikkelbehoeften en -kansen liggen. Om competenties van medewerkers op peil te krijgen en te houden, is opleiding en ontwikkeling de kern van personeelsmanagement. Een opleidingsplan geeft inzicht in de gewenste opleidingen en trainingen per functie. Voorwaarde voor een goed opleidingsplan zijn dan goede en actuele functieomschrijvingen. Een opleidingsplan heeft echt meerwaarde als er ook een strategische visie is, waardoor helder wordt welke competenties in de toekomst nodig zijn in het bedrijf. In een ideale situatie is het opleidingsplan daarnaast gekoppeld aan een Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) voor de individuele medewerker. In een POP worden afspraken gemaakt over de loopbaan en bijbehorende opleidings- en ontwikkelbehoeften voor de korte en een langere termijn. Opleiden en ontwikkelen is in het belang van zowel de werkgever als de werknemer, en is daarom ook een gedeelde verantwoordelijkheid. HET BELANG VAN OPLEIDING EN ONTWIKKELING 20 21

12 Wat OOM kan betekenen?

13 TIPS van OOM Met het Ontwikkelbudget stelt OOM werkgevers in de gelegenheid om het personeelsbeleid van hun organisatie op een hoger plan te tillen en het begeleiden van werknemers te professionaliseren. Kijk voor meer informatie en de voorwaarden op De regiomanagers van OOM helpen u bij het in kaart brengen van de aanwezige kennis en kunde binnen uw bedrijf. Ook voor de inzet van het Ontwikkelbudget bent u bij de regiomanagers aan het juiste adres. Benieuwd wie uw regiomanager is? Kijk op Ook voor de medewerkers biedt OOM allerlei handige diensten, zodat zij zelfstandig met hun loopbaan aan de slag kunnen. Met de Skillsmanager brengen medewerkers hun eigen vaardigheden in kaart. Kijk voor meer informatie op Nog meer weten over het opzetten van goed personeelsmanagement, of bent u benieuwd naar het volledige onderzoeksrapport? Kijk dan op Heeft u hulp nodig bij het ontwikkelen van een gedegen personeelsbeleid? De regiomanager van OOM kan u daarbij helpen. Daarnaast stelt OOM het Ontwikkelbudget beschikbaar aan werkgevers die het personeelsbeleid van hun organisatie naar een hoger plan willen tillen en het begeleiden van werknemers willen professionaliseren. WAT OOM KAN BETEKENEN? Weten welke opleidingen uw medewerkers bij u, of eventueel voorgaande werkgevers hebben gevolgd? Het overzicht vind u op

14 Postadres: Bezoekadres: Postbus 15 Frankrijklaan 10 T AA Hazerswoude-Dorp 2391 PX Hazerswoude-Dorp F info@oom.nl Colofon OOM is het Opleidings- en Ontwikkelingsfonds voor de Metaalbewerking en de uitvoeringsorganisatie van sociale partners. Dit boekje is geschreven op basis van het onderzoek Personeelsmanagement bij kleine en middelgrote ondernemingen in de metaalbewerking. Het onderzoek is uitgevoerd door dr. Willem de Lange en dr. Ellen van Wijk, in opdracht van OOM en in samenwerking met de Koninklijke Metaalunie en de Kenniskring HRM van Avans Hogeschool. Voor het onderzoek zijn 25 casestudies verricht bij bedrijven uit de metaalbewerking, met als doel meer zicht te krijgen in de kwaliteit van het personeelsmanagement in de sector en te komen tot aanbevelingen voor verbetering. Dit onderzoek is mogelijk gemaakt door medefinanciering van het ACT-programma van het platform Bètatechniek. Het programma Aantrekkelijke Carrières Techniek (ACT), is in 2010 geëindigd en had als doel de bètatechnische arbeidsmarkt op de kaart te zetten om jonge medewerkers te werven én te behouden. Na schriftelijke toestemming van OOM is het mogelijk delen uit deze publicatie over te nemen

15 28