Inhoudsopgave. Voorwoord 3 Inleiding 4 Inhoud jaarverslag De procedure in de gemeente Hardenberg 5

Transcriptie

1 Commissie Bezwaarschriften Jaarverslag 2007

2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Inleiding 4 Inhoud jaarverslag 4 1. De procedure in de gemeente Hardenberg 5 2. Ervaringen met de procedure Beslistermijnen Aantal bezwaarschriften Het aantal bezwaarschriften per afdeling cluster Hoorzitting Zonder hoorzitting afdoen Het advies: (niet) ontvankelijk of (on)gegrond Voorgestelde aanpassingen in gemeentelijke regelgeving Mandaat Kosten Overweging ten overvloede Nader overleg Termijn tussen advies en beslissing op het bezwaar Afwijken van het advies van de commissie Ingetrokken bezwaarschriften Beroep en voorlopige voorzieningen Conclusies en aanbevelingen 16 Bijlage

4 Voorwoord Het is mij een genoegen om het jaarverslag 2007 aan te bieden. In dit jaarverslag en in de afgelopen jaren hebben wij aandacht gevraagd voor de behandeltermijn van de bezwaarschriften. Het is de commissie een doorn in het oog dat die nog steeds wordt overschreden, ook al is de gemiddelde termijn in 2007 met ruim twee weken gedaald. Het beslissend orgaan (college of gemeenteraad) nam in 2007 gemiddeld 4,4 weken de tijd om een beslissing te nemen. Ook die termijn is te lang en kan korter. Ook heeft de commissie onder ogen moeten zien dat er op sommige punten geen winst valt te behalen. Zo wordt er door een toenemend aantal bezwaarmakers uitstel gevraagd. Ook werd in concrete gevallen de partijen de gelegenheid gegeven om via de weg van nader overleg of bemiddeling er alsnog uit te komen. Allemaal redenen voor vertraging die niet aan de organisatie is te wijten. De commissie zal daarom in het volgende jaarverslag met netto termijnen gaan werken waardoor er een zuiverder beeld wordt gegeven van de tijd die de behandeling binnen de organisatie daadwerkelijk kost. In de aanbevelingen legt de commissie andermaal het accent op meer en betere communicatie in het voortraject en op heldere, voor leken goed toegankelijke taal. Nog te vaak blijkt er tijdens de hoorzitting dat de met de burgers gevoerde communicatie een bron van irritatie en misverstand is wat onherroepelijk leidt tot meer bezwaarschriften. Dit is ook landelijk een hardnekkig bureaucratisch verschijnsel. Een cultuuromslag is nodig. Wellicht een extra uitdaging voor de organisatie van de gemeente Hardenberg om zich (ook) op dit punt te gaan onderscheiden! Namens de commissie, G.A. van Elk. Hardenberg, april 2008

5 Inleiding De Commissie Bezwaarschriften is door de gemeenteraad van Hardenberg op 2 januari 2001 ingesteld met als taak: het voorbereiden van de beslissing op gemaakte bezwaren als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (hierna ook: Awb). In de praktijk brengt de commissie - aan de hand van een dossier en een hoorzitting - een advies uit aan het betrokken bestuursorgaan. Meestal is dat het college van burgemeester en wethouders, af en toe de gemeenteraad en soms de burgemeester. Uitgesloten van advies zijn bezwaarschriften in het kader van gemeentelijke leges- en belastingverordeningen, de Wet waardering onroerende zaken en personeelsaangelegenheden. De commissie bestaat uit twee kamers. In het jaar 2007 bestond de commissie uit de volgende, onafhankelijke, leden: Kamer I - de heer G.A. van Elk uit Deventer (voorzitter) - de heer E. Hahn uit Coevorden (lid) - de heer A.J. Afink uit Almelo (lid) Kamer II - de heer J.K. Slomp uit Gramsbergen (voorzitter) - mevrouw mr. A. Prins-de Haas uit Enschede (lid) - de heer J. Riepma uit Heino (lid) Plaatsvervangende leden (bij kamer I en II) - de heer mr. H. ten Hoven - de heer S.B. ten Kate - de heer L. van der Tol De commissie beschikte in het jaar 2007 over een vaste notulist, mevrouw M. Gerrits. Bij haar afwezigheid vervangt mevrouw Z. Wesselink haar. Gedurende het gehele jaar was de heer mr. C. van Ramshorst secretaris van de commissie. Als hij afwezig is, dan wordt hij door de heer mr. D.J. Doornbos vervangen. Het secretariaat is ondergebracht bij de afdeling Communicatie, Algemene en Juridische Zaken (hierna: CAJ). De voorzitters ontvangen de raadstukken om op de hoogte te blijven van zaken die in de gemeente spelen. De leden worden verder door het secretariaat op de hoogte gehouden van jurisprudentie en eventuele actuele ontwikkelingen. Inhoud jaarverslag In hoofdstuk 1 wordt de procedure voor het behandelen van bezwaarschriften behandeld. In het tweede hoofdstuk wordt ingegaan op de ervaringen van de commissie in het jaar 2007, waarna in hoofdstuk 3 apart aandacht wordt besteed aan de adviezen die de commissie heeft uitgebracht. In hoofdstuk 4 wordt dit verslag afgesloten met enkele conclusies en aanbevelingen. In een bijlage is een overzicht van beroepschriften 2007 opgenomen.

6 1. De procedure in de gemeente Hardenberg in 2007( 1 ) Hoewel het bezwaar wordt ingediend bij het bestuursorgaan, boekt de afdeling Interne Zaken het bezwaarschrift rechtstreeks in op de afdeling CAJ (secretariaat commissie). Het secretariaat verzorgt vervolgens een ontvangstbevestiging richting bezwaarmaker en eventuele derde belanghebbende(n). De vakafdeling wordt eveneens op de hoogte gesteld van het bezwaar. Naar de bezwaarmaker en derde belanghebbende(n) zendt het secretariaat tevens een folder, waarin de verdere procedure van behandeling van het bezwaar en de samenstelling van de commissie wordt uitgelegd. Tevens beoordeelt het secretariaat de eventuele 'kennelijke niet-ontvankelijkheid' van het bezwaar, mogelijke gebreken of termijnoverschrijding. Het secretariaat geeft de bezwaarmaker binnen drie weken de gelegenheid om gebreken te herstellen of een termijnoverschrijding te verklaren. In deze fase beoordeelt het secretariaat ook of een bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk of gegrond is. Zo ja, dan legt het secretariaat het bezwaar met de onderliggende stukken voor aan de voorzitter die dan beslist over het al of niet houden van een hoorzitting. Als de voorzitter beslist tot het niet houden van een hoorzitting, dan wordt de bezwaarmaker in een brief hiervan op de hoogte gebracht. De commissie brengt dan advies uit op basis van de stukken zonder dat een verweerschrift wordt gevraagd. In de gevallen waarin wel een hoorzitting plaats vindt, verzoekt het secretariaat aan de vakafdeling om een dossier samen te stellen en een verweerschrift op te stellen. Uiterlijk drie weken voor een geplande zitting moeten de stukken bij het secretariaat worden aangeleverd. Het secretariaat stelt het dossier samen, stelt een samenvatting op, laat het dossier vermenigvuldigen en verzendt de uitnodigingen en de dossiers veertien dagen voor de hoorzitting. Omdat het gemeentebestuur zich bij de commissie laat vertegenwoordigen door ambtenaren, wordt aan de betrokken portefeuillehouder en gemeentesecretaris een afschrift van de uitnodiging gezonden. Op deze wijze blijft het bestuur op de hoogte van de behandeling van de bezwaarschriften. Beide kamers van de commissie vergaderen in principe eenmaal per maand. Kamer I vergaderde in 2007 bijna elke tweede donderdag van de maand ('s avonds), terwijl kamer II bijna elke vierde woensdag van de maand bijeenkwam ('s middags). Door gebrek aan zaken en doordat zaken nog niet rijp waren voor behandeling, zijn in het jaar 2007 twee vergaderingen van de commissie niet doorgegaan. Beide kamers behandelen zowel zaken op het terrein van grondgebied als zaken op het sociale terrein. Als een bezwaarschrift binnenkomt, dan wordt het bezwaarschrift op de agenda van die kamer gezet - uiteraard met in achtneming van de termijn voor het opstellen van een verweerschrift en verzending van de stukken - die als eerste ruimte op de agenda heeft. Voor de leden van de commissie heeft dit tot gevolg dat zij adviseren over zaken die op allerlei beleidsterreinen (van de weigering van bouwvergunningen tot terugvordering van bijstand) liggen. 1 Op de website van de gemeente Hardenberg ( is uitgebreide informatie opgenomen over de procedure van behandeling van bezwaarschriften bij de gemeente Hardenberg. In de gemeentegids is informatie over de bezwarenprocedure abusievelijk niet opgenomen.

7 De commissie hoort de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies. De hoorzittingen van de commissie zijn in beginsel openbaar, dat wil zeggen: ook toegankelijk voor publiek en pers. Met het oog hierop publiceert het secretariaat de hoorzittingen in De Toren. De pers krijgt een afschrift van de uitnodiging aan het bestuursorgaan en de stukken worden voor de pers en het publiek ter inzage gelegd. In het afgelopen jaar is de lokale pers af en toe aanwezig geweest bij hoorzittingen hetgeen heeft geleid tot artikelen in de krant. Als er echter zaken aan de orde komen die de persoonlijke levenssfeer raken, wordt de behandeling van die bezwaarschriften niet gepubliceerd. De pers wordt evenmin op de hoogte gebracht. Bij de uitnodiging voor de hoorzitting wordt deze gedragslijn aan de bezwaarde meegedeeld, waarbij er op wordt gewezen, dat een hoorzitting in principe openbaar is. Op verzoek kan de voorzitter besluiten om daadwerkelijk een besloten hoorzitting te houden. Regelmatig geven bezwaarmakers aan dat zij liever in een besloten zitting hun bezwaarschrift op grond van de Wet werk en bijstand of de Wet maatschappelijke ondersteuning willen toelichten. Het conceptverslag en -advies worden, nadat deze door het secretariaat zijn opgemaakt, aan de voorzitter en de leden, die de betreffende hoorzitting hebben bijgewoond, gezonden. Deze leden hebben een week de tijd om hun opmerkingen aan het secretariaat door te geven. De stukken worden, zo nodig aangepast, naar de voorzitter gestuurd voor ondertekening. Na ondertekening door de secretaris worden de stukken gekopieerd en aan alle betrokkenen gezonden. Het originele advies en verslag gaan - samen met het procesdossier (de originele stukken) - naar het bestuursorgaan. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. Bij de beoordeling van de doelmatigheid stelt de commissie zich terughoudend op als het beleidskeuzes vastgelegd in een verordening of in beleidsregels van de gemeente betreft. Anderzijds betrekt de commissie wel wijzigingen in de omstandigheden, bijvoorbeeld in de medische situatie, bij de heroverweging van het besluit. De commissie bekijkt tijdens de hoorzitting ook of er een oplossing van het conflict mogelijk is. Dit kan leiden tot de opschorting van het advies teneinde partijen binnen een vast te stellen termijn de gelegenheid te bieden tot een oplossing te komen. De commissie adviseert aan het bestuur en neemt dus zelf geen besluiten op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Nadat het bestuursorgaan een beslissing op het bezwaar heeft genomen, krijgt het secretariaat van de commissie daarvan een afschrift ter kennisname. Het secretariaat licht de betrokken commissieleden in, wanneer het bestuursorgaan het advies niet overneemt. Het secretariaat licht de leden ook in over eventuele beroepszaken voorzover het secretariaat hiervan op de hoogte wordt gesteld.

8 2. Ervaringen met de procedure 2.1. Beslistermijnen De procedure zoals hiervoor omschreven, verloopt over het algemeen goed. Het adviseren en beslissen binnen de wettelijke bepaalde termijn is echter ook in het verslagjaar 2007 in een aantal gevallen niet gehaald. Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb zogenaamde beslistermijnen. Wanneer de gemeente over een bezwaarschriftencommissie beschikt, dient het bestuursorgaan binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar te nemen. Deze termijn kan ten hoogste met vier weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. In de gemeente Hardenberg is afgesproken dat het bestuursorgaan (lees: de vakafdeling) deze termijnen zelf bewaakt. In het advies van de commissie wordt daar wel altijd expliciet aandacht aan besteed. In de meeste gevallen ontvangt het secretariaat een afschrift van het besluit op bezwaarschrift. Indien dit wordt vergeten, vraagt het secretariaat deze afschriften op of zoekt het betreffende besluit op in het archief. (Gemiddelde) behandeltermijn 2 van de bezwaarschriften in 2007 (tussen haakjes: 2006) Gemiddeld Besluit binnen Besluit Gemiddeld aantal weken tot minder dan of gelijk aan langer dan 14 weken aantal weken tot besluit advies 14 weken Totaal 15,8 (16,4) 14(19) 71(71) 20,2 (22,3) Ten opzichte van het jaar 2006 is de behandeltermijn per bezwaarschrift korter geworden. De behandelduur van bezwaarschriften is helaas vaak onderhevig aan externe factoren. Rechtshulpverleners, zoals advocaten en juristen van rechtsbijstandverleners, vragen regelmatig om een termijn voor het indienen van de gronden van het bezwaarschrift. Hierdoor wordt de behandelingsduur gemiddeld genomen verlengd met drie tot vier weken. Dit is gebeurd bij negen zaken. Daarnaast verzoeken bezwaarmakers regelmatig wegens ziekte, vakantie om uitstel van behandeling. Dit is gebeurd in vier zaken. In drie gevallen is namens het college van burgemeester en wethouders om uitstel van behandeling verzocht, wat een vertraging van in totaal zestig weken betekende. In totaal bedraagt het verleende/gevraagde uitstel 127 weken. Gemiddeld is dit per behandeld bezwaarschrift 127: 71 afgerond 1,8 week 3. Daarnaast is in één geval na de hoorzitting een tweede medisch advies gevraagd aan de adviserende medische instantie. Dit leidde ondanks acties van het secretariaat - tot een vertraging van bijna drie maanden voordat het medisch advies binnenkwam bij het secretariaat van de commissie. Kortom, het blijkt dat het proces van behandeling van bezwaarschriften om allerlei redenen wordt beïnvloed door externe factoren. 2 Het betreft de behandeling t/m het verzenden van het advies door de commissie en de stand van zaken per 3 april Het bestuursorgaan neemt gemiddeld 4,4 weken de tijd om een beslissing te nemen op het bezwaarschrift. Over 2006 blijkt dat het om gemiddeld 5,9 weken gaat. 3 Hierbij is uitgegaan van de categorie bezwaarschriften waar het besluit langer dan gemiddeld 14 weken op zich heeft doen wachten.

9 2.2. Aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen In 2007 heeft kamer I elf hoorzittingen gehouden. Kamer II is ook elf keer bijeengekomen. (2006: 21 in totaal) In totaal zijn twee vergaderingen uitgevallen. In totaal zijn in bezwaarschriften, die betrekking hebben op besluiten van het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de burgemeester, door de commissie ontvangen. Uit 2006 zijn nog zes bezwaarschriften behandeld. De commissie heeft in 2007 ( =) 87 bezwaarschriften behandeld en 87 adviezen uitgebracht. Er zijn 85 beslissingen op bezwaar genomen 4. Daarbij zijn verreweg de meeste adviezen van de commissie overgenomen. In een zestal zaken is het advies aangevuld of op een onderdeel/geheel afgeweken. Meer informatie is opgenomen in hoofdstuk 3. Het verschil tussen het aantal (binnengekomen) bezwaarschriften en het aantal uitgebrachte adviezen wordt verklaard doordat ook een aanzienlijk deel van de bezwaarschriften werd ingetrokken en door bezwaarschriften die nog in behandeling zijn, zie de tabel op pagina 11. aantal behandelde bezwaarschriften/uitgebrachte adviezen ( 2003, 2004, 2005, 2006 en 2007) Aantal bezw aarschriften Aantal uitgebrachte adviezen Het aantal (binnengekomen) bezwaarschriften is vergeleken met het vorig jaar gedaald maar nog wel hoger dan in de jaren 2002 tot en met Hierbij tekent de commissie aan dat over het aantal bezwaarschriften weinig is te zeggen of is te voorspellen. Vaak is dit afhankelijk van een strenger beleid van de raad, ruimtelijke ontwikkelingen, wetswijzigingen, overheveling van taken van het rijk naar de gemeente als ook wijzigingen in het beleid. Zo werden in het jaar 2007 veel bezwaarschriften op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning, met name over het onderwerp huishoudelijke hulp, verwacht. Maar omdat de betreffende besluiten eerst in december, kort voor de kerst, werden verstuurd, kwamen de bezwaarschriften pas in het jaar 2008 binnenstromen Het aantal bezwaarschriften per afdeling, cluster Het aantal bezwaarschriften in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (voorheen Wet voorzieningen gehandicapten), inclusief gehandicaptenparkeerkaarten, is weer aardig teruggekeerd op het gemiddelde niveau. Kennelijk was het verslagjaar 2006 een hoogtepunt wat betreft het aantal bezwaarschriften 4 Stand van zaken per 3 april 2008.

10 Bij de Wet werk en bijstand is het aantal ingediende bezwaarschriften behoorlijk gedaald na de piekjaren 2005 en Hierbij hebben veel bezwaarschriften betrekking op het terugvorderen van bijstand en het toepassen van maatregelen waardoor de periodieke bijstandsuitkering wordt verlaagd. Aantal bezwaarschriften per afdeling/cluster ( 2003, 2004, 2005, 2006 en 2007) Bijstand Wvg + gpk Onderwijs/Welzijn Sport/Cultuur Economie Burgerzaken Het aantal bezwaarschriften op het terrein van de Woningwet (vooral bouwvergunningen) is gedaald. Het aantal bezwaarschriften op grond van de Wet op de Ruimtelijke Ordening is dit jaar op hetzelfde hoge niveau als in 2006 gebleven. Het hoge aantal is mede veroorzaakt doordat er de nodige bezwaarschriften (14) zijn gediend die betrekking hebben op de termijn waarmee inwoners in hun zomerhuisjes permanent mogen verblijven. Het betreft hier de handhaving van het geldende bestemmingsplan. Ook dit jaar werden er acht bezwaarschriften ingediend op het terrein van het milieu. Deze bezwaarschriften zijn vooral gericht tegen het weigeren of verlenen van kapvergunningen. Het aantal bezwaarschriften bij de afdeling Beheer en Openbare Ruimte had te maken met diverse besluiten over hondenuitlaatstroken Ruimte (RO) Infrastructuur Beheer Openbare Ruimte Bouwen Milieu Algemene en Juridische Zaken Brandweer

11 2.4. Hoorzitting Het bestuursorgaan (meestal het college van burgermeester en wethouders) laat zich bij de commissie vertegenwoordigen door de (behandelend) ambtenaar. De commissie is in het algemeen tevreden over de wijze van optreden van de ambtelijke vertegenwoordigers. Zij zijn goed voorbereid op mogelijke vragen. Hierbij merkt de commissie op dat de ambtenaar het bestuursorgaan vertegenwoordigt. Dit houdt in dat hij ook vragen dient te beantwoorden die niet altijd op zijn eigen vakterrein liggen. Soms levert dit problemen op omdat deze vragen niet waren voorzien. Zo nodig kan hij een collega van een ander vakterrein vooraf raadplegen of meenemen naar de hoorzitting Zonder hoorzitting afdoen De commissie hoort de partijen (bezwaarmaker en het bestuursorgaan) niet als een bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk is. Dat is bijvoorbeeld het geval als het bezwaarschrift te laat is ingediend, als er geen sprake is van een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht of als de bezwaarmaker geen belanghebbende is bij het bestreden besluit. In het verslagjaar 2007 is dit in 20 gevallen gebeurd. In die gevallen heeft het geen zin om bezwaarmaker op te roepen en te laten komen waarna hij tijdens de zitting verneemt dat zijn bezwaarschrift niet ontvankelijk is en niet inhoudelijk wordt behandeld. De betrokken bezwaarmakers worden in een brief op de hoogte gesteld van het feit dat de voorzitter van de commissie heeft besloten om af te zien van het horen. De commissie kan ook besloten om af te zien van een hoorzitting als het bezwaarschrift kennelijk gegrond is. Dit komt niet vaak voor. In het verslagjaar 2007 is dit niet gebeurd.

12 3. Het advies Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies. Daarin wordt vermeld of het bezwaarschrift ontvankelijk is. Bij de ontvankelijkheid gaat de commissie na of het bezwaar gericht is tegen een besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht of dit besluit is uitgezonderd van bezwaar en beroep en of het bezwaarschrift binnen de wettelijke termijn van zes weken is ingediend. Daarnaast kijkt de commissie of de bezwaarmaker is aan te merken als belanghebbende bij het bestreden besluit en of het bezwaarschrift voldoet aan de wettelijke vormvereisten, zoals bijvoorbeeld het motiveringsvereiste. Als het bezwaar deze toets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Hierbij past de opmerking dat de Algemene wet bestuursrecht in het kader van de heroverweging de termen gegrond en niet gebruikt. Artikel 7:11, tweede lid van deze wet zegt: "Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in de plaats daarvan een nieuw besluit". Dit betekent, dat de commissie zorgvuldig met de termen gegrond en om moet gaan. Zo komt het voor dat de commissie van oordeel is, dat het bestreden besluit om (procedurele) redenen niet in stand kan blijven, zonder dat de bezwaarmaker deze gronden aanvoerde. In dat geval is de term gegrond niet op zijn plaats, maar zal het oorspronkelijke besluit wel herroepen moeten worden. Overzicht adviezen, ingetrokken en in behandeling zijnde bezwaarschriften (2003, 2004, 2005, 2006 en 2007) niet ontvankelijk (totaal=115) 2004(totaal=133) 2005(totaal=131) 2006(totaal=168) 2007(totaal=135) gegrond anders ingetrokken in behandeling Bij de gegronde bezwaarschriften is in bijna alle gevallen sprake van strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel (artikel 3:4 Awb), strijd met een wettelijk voorschrift of het motiveringsbeginsel (artikel 3:46 Awb). Noot: De categorie 'anders' bestaat voornamelijk (8) uit gemengde adviezen. Dat wil zeggen dat een bezwaarschrift naar het oordeel van de commissie deels (niet)-ontvankelijk, gegrond en/of was.

13 De commissie is het volgende opgevallen. Gebrekkige motivering, ontbreken juridische grondslag, geen belangenafweging Helaas heeft de Commissie ook dit jaar in ruim zeventien gevallen opmerkingen moeten maken over de tekstinhoud van de bestreden beschikking. Vergeleken met vorig jaar is er sprake van een stabiel beeld. Deels gaat het om het niet (volledig) vermelden van de juiste wetsartikelen of beleidsregels in de beschikking. Hierdoor is het voor de geadresseerde niet mogelijk om na te gaan (bijv. via ) op grond van welk(e) artikel(en) het bestreden besluit is genomen. Een ander gebrek betreft het vergeten of niet vermelden van de belangenafweging bij besluiten die betrekking hebben op bijvoorbeeld kapvergunningen. Over het verlenen van kapvergunningen merkt de commissie op dat de onderbouwing van de verleende vergunningen beter kan. Regelmatig is onduidelijk wat wel of niet gekapt mag worden en waarvoor wel of niet een kapvergunning is verleend. Immers voor bepaalde soorten bomen (bijvoorbeeld elzen en berken) is geen kapvergunning nodig. Verder vergt de onderbouwing van het weigeren van een gevraagde kapvergunning meer dan het aanstrepen van het woord landschapsschoon op een checklijst. In zulke gevallen dringt de commissie aan om toch meer informatie te verstrekken over de betrokken bomen en de reden(en) waarom deze bomen dienen te worden behouden. Verder merkt de commissie op dat zowel bij het weigeren als bij het toekennen van een kapvergunning nadrukkelijk de weigeringsgronden van artikel van de Algemene Plaatselijke Verordening Hardenberg behandeld dienen te worden. Voorts merkt de commissie nog op dat bij het opleggen van herplantplicht de voorgaande eisen van motivering extra zwaar gelden. Immers het betreft hier wel een last die ten laste van de aanvrager van de kapvergunning komt. De commissie is ervan overtuigd dat als beter wordt voldaan aan het motiveringsvereiste dit minder bezwaarschriften oplevert. Ook in het verslagjaar 2007 zijn nog bij te veel zaken motiveringsgebreken aangetroffen. De commissie hoopt dat in het verslagjaar 2008 alle afdelingen daadwerkelijk de beschikkingen zodanig samenstellen dat deze beschikkingen helder, gemotiveerd en juridisch verantwoord zijn opgesteld. In naam der Koningin Reeds in de jaarverslagen 2004, 2005 en 2006 heeft de commissie opmerkingen gemaakt over het opnemen van deze zinsnede. Dit jaar heeft de commissie geconstateerd dat deze niet verplichte zinsnede behoudens één vergissing - niet meer wordt vermeld in de besluiten om bijstand terug te vorderen Voorgestelde aanpassingen in gemeentelijke regelgeving In twee adviezen heeft de commissie erop gewezen dat het zogenaamde verstrekkingenboek, dat op grond van de Verordening voorzieningen gehandicapten gemeente Hardenberg is vastgesteld, niet meer geldig is in het kader van de nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning, die op 1 januari 2007 in werking is getreden. Op het moment van vaststelling van het jaarverslag, 17 april 2008, blijkt echter dat het nieuwe WMO-verstrekkingenboek nog niet is vastgesteld.

14 Verder heeft de commissie geconstateerd dat er geen beleidsregels zijn voor het aanwijzen van gehandicaptenparkeerplaatsen als inwoners van de gemeente Hardenberg met een gehandicaptenparkeerkaart (bestuurder) hierom vragen. De commissie heeft in haar advies geadviseerd om hierover beleidsregels op te stellen. In één advies heeft de commissie geadviseerd om de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Gemeente Hardenberg aan te passen met een aanvullend artikel of een toelichtende tekst. Het betrof hier het aantal toe te kennen vierkante meters bij een uitbreiding van een bestaand schoolgebouw. In een ander advies heeft de commissie geadviseerd om de Verordening Sociaal Cultureel Fonds te actualiseren. In deze verordening wordt nog verwezen naar de Algemene bijstandswet die sinds 1 januari 2004 is vervangen door de Wet werk en bijstand Mandaat Wat betreft het mandaat om besluiten te nemen, constateert de commissie dat de ter kennis gekomen besluiten in de regel zijn genomen op basis van een geldig mandaat. Verder wijst de commissie er nog op dat als het bestuursorgaan afwijkt van het advies van de Commissie Bezwaarschriften zo n besluit op bezwaarschrift niet in mandaat door de wethouder maar door het voltallige college dient te worden genomen. De mandaten zijn verleend op basis van de nadere regeling delegatie en mandaat 2001 die overigens nadien regelmatig is en wordt aangepast Kosten Per 12 maart 2002 is de Awb gewijzigd, waardoor het mogelijk is dat bezwaarmakers de door hen gemaakte kosten in de bezwaarfase bij de gemeente kunnen declareren. De proceskosten worden op grond van een landelijk vastgesteld systeem in de vorm van forfaitaire bedragen vergoed. Kostenvergoeding vindt alleen plaats indien het bezwaar wegens aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid - gegrond is en het bestreden besluit is herroepen. In de folder bij de ontvangstbevestiging is hieraan door de commissie een paragraaf gewijd. Het gaat hier vooral om kosten van professionele rechtshulp, zoals advocaten, medewerkers van rechtsbijstandverzekeraars en juristen van vakbonden. Er is in meerdere gevallen een beroep gedaan op deze regeling, in de meeste gevallen door professionele rechtshulpverleners. De commissie heeft dit jaar in vier gevallen geadviseerd om de gemaakte kosten van rechtshulp te vergoeden waarvan in één geval het college is afgeweken van dit advies. In totaal is een bedrag van 1.932,-- aan kosten in de bezwaarfase vergoed. In 2006 zijn bij twee bezwaarschriften de proceskosten ( 1.288,--) vergoed Overweging ten overvloede Indien de commissie dat nodig oordeelt, kan de commissie aan het advies een zogenaamde 'overweging ten overvloede' toevoegen. Een dergelijke overweging houdt verband met de signaalfunctie van de commissie en heeft doorgaans geen betrekking op de inhoud van de zaak, maar op de gevolgde procedure. Wel wordt daarbij nagegaan of deze overweging ten overvloede de belangen van bij de zaak betrokken belanghebbenden zou kunnen schaden.

15 3.5. Nader overleg Als de commissie van oordeel is dat zij nog over onvoldoende gegevens beschikt voor het uitbrengen van een advies, dan kan de zaak worden aangehouden en kan de voorzitter van de commissie een nader onderzoek gelasten. Dit kan zowel door de commissie zelf geschieden, als - in opdracht van de commissie - door een derde partij. Indien het nader overleg / onderzoek nieuwe en relevante gegevens oplevert, die van belang kunnen zijn voor de op het bezwaar te nemen beslissing, wordt als hiervoor aanleiding is - opnieuw een hoorzitting belegd. In een enkel geval heeft nader overleg plaatsgevonden tussen bezwaarmaker en de behandelend ambtenaar. Helaas leidt dit niet altijd tot een spoedig resultaat. Vaak kost het maanden - bijvoorbeeld door uitwisseling van nadere stukken, het maken van nieuwe situatie- of bouwtekeningen - voordat partijen al dan niet tot een oplossing komen. Al die tijd ligt het bezwaarschrift op de stapel "nog te behandelen zaken". Om de voortgang te bevorderen bewaakt het secretariaat de procedure. Regelmatig moet het secretariaat (niet altijd met succes) zowel de vakafdeling als bezwaarmaker aan sporen om de benodigde actie te ondernemen Termijn tussen advies en beslissing op het bezwaar Hiervoor is al opgemerkt dat er gemiddeld 4,4(2006: 5,9) weken zitten tussen het uitbrengen van het advies en het versturen van de beslissing op het bezwaar. Deze kortere termijn is verklaarbaar doordat in het jaar 2007 maar twee zaken moesten worden behandeld door de gemeenteraad die niet iedere week vergadert. In het jaar 2006 waren dit er in totaal 22 stuks. De daling is veroorzaakt doordat de beslissingen op bezwaarschriften over planschade niet meer de bevoegdheid van de raad maar van het college zijn. Ook zijn er minder bezwaarschriften behandeld die betrekking hadden op het vestigen van het voorkeursrecht Afwijken van het advies van de Commissie Nadat het advies van de commissie is uitgebracht overweegt het verwerend orgaan, in de meeste gevallen het college van burgemeester en wethouders, of het advies kan worden overgenomen. In verreweg de meeste gevallen neemt het college het advies over. In een zestal gevallen is dit niet gebeurd. Hieraan liggen verschillende motieven ten grondslag zoals het niet eens zijn met de onderbouwing van het advies, veranderde jurisprudentie alsmede ook tijdsverloop waardoor er geen sprake meer is van procesbelang. In 79 van de 85 adviezen echter heeft college het advies van de commissie gevolgd.

16 3.8. Ingetrokken bezwaarschriften Ook in 2007 zijn weer diverse bezwaarschriften ingetrokken, namelijk 33 stuks, dat is 24,5 % van het aantal ingediende bezwaarschriften. In 2006 werd 30 % van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften ingetrokken (50 stuks). Net als in voorgaande jaren zijn de meeste bezwaarschriften ingetrokken na nader overleg met de behandelend ambtenaar, vergunninghouder en/of derdebelanghebbende. In alle gevallen is dit gebeurd voordat een hoorzitting is gehouden. In al die gevallen vindt veelvuldig overleg plaats tussen de behandelende afdeling en het secretariaat van de commissie. Meerdere keren is een oplossing gevonden en is de gevraagde voorziening / vergoeding alsnog verstrekt. Nadere analyse van de reden van de intrekking leert dat in negen (van de 33) gevallen de bezwaarmaker werd "beloond" met een voor hem gunstig nieuw besluit. Hierbij valt wel op dat al deze zaken betrekking hebben op besluiten van de afdeling Werk, Welzijn en Educatie. Ook dient te worden vermeld dat de bemiddeling door de heer K. Bolks (medewerker bij de afdeling Bouwen en Milieu) heeft geleid tot het intrekken van zeven bezwaarschriften 5. Deze bemiddeling vindt plaats in het kader van een pilot voor twee jaren (2006 en 2007) waarbij de heer Bolks bemiddelt. Vooralsnog is dit in hoofdzaak gebeurd bij bouwzaken waarbij er vaak sprake is van burgers die bezwaar maken tegen een verleende bouwvergunning aan de buren. De commissie merkt hierbij wel op dat er aandacht voor dient te zijn dat deze vorm van bemiddeling snel tot vertraging kan leiden. Als de bemiddeling niet tot succes leidt, dient alsnog met vertraging - het bezwaarschrift behandeld te worden door de commissie. Overzicht van gegeven adviezen, in behandeling zijnde zaken en ingetrokken zaken (in percentages 2007) niet ontvankelijk gegrond anders ingetrokken in behandeling 3.9. (Hoger) beroep / voorlopige voorzieningen Tegen de beslissing op het bezwaar kan beroep worden aangetekend. Hiervan is in het verslagjaar 2007 meer dan in vorige jaren gebruik gemaakt. Uit de uitspraken van de bestuursrechter blijkt dat de meeste beslissingen op bezwaar (voorzover bekend bij de commissie) in stand zijn gelaten. Voor een overzicht van de uitspraken in beroep wordt verwezen naar bijlage 1. 5 In totaal zijn door de heer Bolks acht bezwaarschriften voor bemiddeling in behandeling genomen.

17 4. Conclusies en aanbevelingen Hieronder volgen de aanbevelingen die uit het voorgaande voortvloeien. 1. Bij voortduring dient aandacht te worden besteed aan de redactie van besluiten. Heldere, gemotiveerde besluiten voorkomen irritatie bij de ontvangers van de besluiten. Duidelijke beschikkingen kunnen ook het indienen van bezwaarschriften voorkomen. Hierbij is ook uitermate belangrijk dat bij de behandeling van de aanvragen goed overleg met de aanvrager plaatsvindt. Goede communicatie kan het indienen van bezwaarschriften ook voorkomen. Ook de Nationale Ombudsman wijst op het bovenstaande bij herhaling 6. Concreet adviseert de commissie om alle medewerkers die brieven en beschikkingen opstellen in 2008 nader te scholen en te trainen in deze vaardigheid. Het gaat hier om een verplichte cursus waarin medewerkers leren om beslissingen of brieven op te stellen in helder Nederlands die juridisch verantwoord zijn. 2. De commissie heeft als doel om binnen vier weken na de hoorzitting het advies toe te zenden aan het verwerende orgaan en in afschrift aan bezwaarmaker. Als het advies door de commissie is uitgebracht, dient het college in de regel binnen twéé weken een besluit op het bezwaarschrift nemen. 3. De commissie adviseert om aan ambtenaren die het bestuur van de gemeente Hardenberg vertegenwoordigen tijdens de hoorzittingen van de commissie een gerichte training op het terrein van procesvertegenwoordiging aan te bieden. Dit geldt vooral ambtenaren die nog maar kort te maken hebben met het behandelen van bezwaarschriften. 4. Om het beeld qua termijnen nog helderder te krijgen, zal de commissie vanaf het jaar 2008 werken met zogenaamde netto behandeltermijnen. Dat zijn de termijnen zonder de weken aan uitstel van behandeling die door partijen zijn gevraagd. Bijlagen: bijlage 1 overzicht van uitspraken in (hoger) beroep en voorlopige voorzieningen 2007 beroepschriften: voorlopige voorziening: hoger beroep 7 gegrond 2 niet ontvankelijk 11 1 afgewezen 3 1 niet ontvankelijk 6 Het onderzoek van de Nationale ombudsman genaamd Burgerbrieven gemeenten 30 januari Het onderzoek is beschikbaar via internet op

18 Zaak Voorlopige voorziening (datum + uitspraak) Beroep Rechtbank Zwolle - Lelystad (datum + uitspraak) Hoger Beroep (datum + uitspraak) Leerpunten 1. afbreken te grote erker op straffe van dwangsom 2. geen recht op specifieke voorziening voor reïntegratie, ondersteuning en voorzieningen (Wet werk en bijstand) 3. vrijstelling om perceel te gebruiken als speelterrein en voor incidentele evenementen 4 april mei mei 2007 gegrond 4. planschade 24 mei 2007 niet - ontvankelijk 5. kapvergunning eiken, veldesdoorns bij perceel Witmanweg 23 in Slagharen 6. intrekken bouwvergunning 7. weigering medewerking te verlenen aan wijziging van het gebruik van magazijn in opslagruimte t.b.v. supermarkt (griffierecht niet betaald) 31 mei 2007 ; (deels niet ontvankelijk i.v.m. onduidelijkheden machtiging) 8 november juli 2007 gegrond 27 juni 2007 Geen goede ruimtelijke onderbouwing doordat de relatie met het geldende bestemmingsplan onvoldoende was gelegd De rechtbank Zwolle - Lelystad hanteert bij kapvergunningen het nabijheids- en zichtcriterium Algemeen belang bij intrekking heeft meer gewicht dan financiële en eigendomsbelangen van de eigenaar van woning. Bouwplan was ten tijden van het besluit op bezwaarschrift gerealiseerd; dan volgens rechtbank ook toetsen aan artikel 19, derde lid WRO juncto artikel 20, eerste lid, onder e, van het Besluit op de ruimtelijke ordening.

19 8. vrijstelling en bouwvergunning voor uitbreiden bijgebouw (garage met opbouw) 9. herziening, terugvordering bijstand en toepassen maatregel 10. vernummering huisnummers Prinses Marijkelaan in Slagharen 11. herziening/ terugvordering bijstand wegens fraude 12. kapvergunning bomen Europaweg 13. bouwvergunning melkveestal/werk tuigenberging 10 oktober 2007 afgewezen 16 oktober 2006 gegrond 24 juli 2007 t.a.v. onderdelen herziening en terugvordering; gegrond t.a.v. verlaging, 1 mnd 30 juli oktober april 2008 niet ontvankelijk 15 oktober 2007 niet ontvankelijk 14. planschade 30 oktober 2007 gegrond 15. bouwvergunning voor speeltoestellen, jeu-de-boules-baan en zandbak 16. bouwvergunning 20 december 2007 gegrond 11 januari 2008 twee pluimveestallen 17. planschade 23 januari juli oktober 2007 niet ontvankelijk i.v.m. niet betalen griffierechten 1) nieuwe bouwaanvraag is niet vereist als wijziging van ondergeschikte aard is; ic alleen verandering van het beoogde gebruik van de ruimte boven de garage; bij besluit op bezwaar het recht toepassen dat op dat moment geldt, ic het dan geldende bestemmingsplan. De maatregel wordt aangepast omdat de gemeente de vordering onnodig lang heeft doen oplopen Beleidsvrijheid bij nummeren huisnummers; geen verwarrende nummering toepassen; compensatie verleend van 100,-- per huisadres In beroep waren de bomen al gekapt, geen procesbelang meer. Geen gronden inleveren leidt tot niet ontvankelijkheid Planschade is verhoogd van 5.000,-- naar ,-- Voor speeltoestellen, jeu-de-boules-baan en zandbak is geen bouwvergunning vereist; vrijstelling en bouwvergunning zijn vernietigd Maximale bebouwingsmogelijkheden van uitbreidingsplan in samenhang met ruime gebruiksmogelijkheden leiden niet tot planschade

20 18. uitbreiding school De Regenboog 23 januari 2008 gegrond 19. planschade 5 februari 2008 gegrond 19. bouwvergunning 4 april gevaarlijke honden 21 februari bouwvergunning en 11 appartementen + villa 22. functiewijziging panden Langewijk 16 april 2008 en deels niet ontvankelijk 16 april februari 2008 Weliswaar gegrond omdat volgens de rechtbank de oude verordening voorzieningen huisvesting onderwijs is toegepast (met de raad als bevoegd orgaan i.p.v. het college van b en w) Rechtsgevolgen bestreden besluit blijven in stand Waardedrukkend effect van het nieuwe bestemmingsplan is dat de uitbreidingsmogelijkheden onder druk zijn komen te staan van een mogelijke vestiging van een stankgevoelig bedrijf ter plekke. Opnieuw planschade bepalen Handhaving niet nodig omdat uitspraak civiele rechter voldoende bescherming biedt. In eerste instantie had de rechtbank het besluit op bezwaar vernietigd omdat artikel 19, derde lid WRO niet was toegepast. Het gebouw was tijdens de bezwaarprocedure gereed gekomen. Vervolgens is een nieuw besluit op bezwaarschrift genomen met inachtneming van artikel 19, derde lid WRO