INFOBROCHURE OUD GASTHUIS VERGADERSITE. cultuurcentrum asse huinegem 4, 1730 asse tel.:

Transcriptie

1 INFOBROCHURE VERGADERSITE OUD GASTHUIS cultuurcentrum asse huinegem 4, 1730 asse tel.:

2 WELKOM Je maakt gebruik van een lokaal in de vergadersite Oud Gasthuis van het Autonoom Gemeentebedrijf Asse. cultuurcentrum asse secretariaat site oud gasthuis huinegem 4, 1730 asse tel.: Openingsuren: maandag: van tot uur dinsdag: van tot uur en van tot uur woensdag: van tot uur donderdag: van tot uur en van tot uur vrijdag: van tot uur en van tot uur Het Oud Gasthuis is een unieke locatie in het centrum van Asse, tegenover het gemeentehuis. Het historisch gebouw dateert uit de achttiende eeuw en werd door de gemeente Asse stijlvol gerestaureerd. De site beschikt over een reeks vergaderlokalen met een totale oppervlakte van 450m², een historische kapel van 100 m² en een charmante zolderruimte van 175m². Daarnaast beschikt het Oud Gasthuis over een aantal zalen die uitermate geschikt zijn voor tentoonstellingen. Om alles in goede banen te leiden en jouw activiteit in de meest gunstige omstandigheden te laten plaatsvinden vind je in deze brochure enkele afspraken omtrent het gebruik van de infrastructuur, het gebruik van catering en afspraken bij het verlaten van het lokaal. Wij wensen jou een aangenaam verblijf tijdens jouw activiteit, het team van CC Asse 3

3 SITE OUD GASTHUIS KAPEL MARIE DE COTEREAU > Ruimte van 100 m2 voor max. 100 personen De sacristie (kleine ruimte met koelkast) hoort bij de kapel. Geschikt voor concerten, lezingen, tentoonstellingen, recepties... Tafels en stoelen op aanvraag (zelf op te stellen en op te bergen). ZOLDERZAAL ELISABETH > Ruimte van 175 m2 met parketvloer voor max. 100 personen Geschikt voor concerten, lezingen, tentoonstellingen, recepties... Inclusief een kleine keuken met koelkasten (enkel voor koude bereidingen). Tafels en stoelen op aanvraag (zelf op te stellen en op te bergen). 5

4 ZAAL WILLEM OFFHUYS SALON SUZANNA > Lokaal op het gelijkvloers Rechthoekige opstelling met plaats voor 24 personen > Lokaal op de eerste verdieping Rechthoekige opstelling (één grote onverplaatsbare tafel) met plaats voor 23 personen KAMER GEERTRUI KAMER JOSEPHINA > Lokaal op het gelijkvloers Vierkante opstelling met plaats voor 26 personen Whiteboard met stiften en flipover standaard beschikbaar > Lokaal op de tweede verdieping Rechthoekige opstelling met plaats voor 24 personen 7

5 KAMER JOANNA MARIA SALON FRANCISCA > Lokaal op de tweede verdieping Rechthoekige opstelling met plaats voor 22 personen > Lokaal op de eerste verdieping van de rechtervleugel Rechthoekige opstelling met plaats voor 20 personen Aan het lokaal grenst een kleine keuken die samen met het lokaal kan gereserveerd worden KAMER NORBERTA SALON BENEDICTA > Lokaal op de tweede verdieping Vierkante opstelling met plaats voor 26 personen Whiteboard met stiften en flipover standaard beschikbaar > Lokaal op de tweede verdieping van de rechtervleugel Rechthoekige opstelling met plaats voor 20 personen 9

6 VERANTWOORDELIJKHEID > De aanvrager dient steeds de effectieve gebruiker en/of verantwoordelijke van de activiteit te zijn. De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud/ organisatie/participanten). Het gebruik kan geweigerd worden indien zich bij eerdere gelegenheden ernstige moeilijkheden hebben voorgedaan of de geldende reglementering niet werd gerespecteerd. > De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens het Autonoom Gemeentebedrijf Asse. > De gebruiker is verantwoordelijk voor het materieel dat hij meebrengt en is verplicht dit onmiddellijk na beëindiging van de activiteit te verwijderen. Het is daarenboven verboden ramen, deuren, muren, doeken, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. > Het is verboden om in de site Oud Gasthuis waar dan ook affiches of andere documenten op te hangen (binnen- en/of buitenmuren, deuren, trappen, radiatoren,...), tenzij op het aanplakbord (formaat A3) vlakbij de inkomdeur van de linkervleugel. Enkel op dit aanplakbord kan de gebruiker een affiche/aankondiging/wegwijzer/... ophangen tijdens de duur van het gebruik van de lokalen. Schade veroorzaakt aan de muren (of elders) vanwege het aanbrengen van affiches e.d. kunnen op de gebruiker verhaald worden. > De gebruiker dient het toegewezen lokaal na gebruik af te sluiten en de lichten te doven conform de instructies van het secretariaat. > De gebruiker mag door zijn activiteiten de grens van de gewone ongemakken uit nabuurschap niet overschrijden. De omwonenden mogen geen bovenmatige stoornis ondervinden van de activiteiten van de gebruiker; in het bijzonder moet de openbare reinheid, gezondheid, veiligheid en rust gevrijwaard worden. > Het Autonoom Gemeentebedrijf Asse kan op elk moment controle komen uitoefenen. Bij het organiseren van om het even welke activiteit dienen de bepalingen van het algemeen politiereglement te worden nageleefd. Manifestaties die een gevaar kunnen betekenen voor de openbare orde en de veiligheid en/of voor aantasting van de goede zeden komen niet voor gebruik van deze lokalen in aanmerking. 11

7 DRANKVERBRUIK In onze lokalen geldt een verplichte drankafname tegen betaling van minimum 1 fles water. > In het Oud Gasthuis zijn er tevens frisdranken, koffie, thee en koekjes, en broodjes/sandwiches verkrijgbaar, mits voorafgaande bestelling. Het bestelformulier kan je verkrijgen op ons secretariaat. > Bij grote activiteiten (concerten, voorstellingen, recepties, lezingen, ) in de zolderzaal of de kapel van het Oud Gasthuis kan je bieren en wijnen bestellen. Hiervoor neem je tevens contact op met ons secretariaat. > Voor alle locaties die onder dit reglement vallen geldt een afname volgens een concessieovereenkomst. Het is dan ook ten strengste verboden om eigen dranken mee te brengen. AANVRAAG MATERIAAL > Via het reservatiedossier kan volgend materiaal aangevraagd worden: Scherm (gratis) Beamer (25 EURO) Geluidsinstallatie (25 EURO) - enkel in de kapel of de zolder Lezenaar (gratis) > Voor activiteiten op de zolder of kapel kunnen tafels en stoelen aangevraagd worden. Deze worden vervolgens klaargezet op karren, waarna je ze plaatst in de gewenste opstelling. Na afloop plaats je de tafels/stoelen opnieuw op de karren. > Draadloos internet is beschikbaar op aanvraag. Je dient vooraf een persoonlijk paswoord aan te vragen via het secretariaat. > Verenigingen uit Asse, erkend door een gemeentelijke adviesraad, kunnen tevens gemeentelijk materiaal aanvragen. Een aanvraagformulier ligt ter beschikking in het secretariaat van CC Asse of kan gedownload worden via de website: - infrastructuur - algemene info SLEUTEL (bij verlies wordt er minimum 75 aangerekend!) > vergadersite Oud Gasthuis Op jouw reservatieformulier vind je de code van de sleutelkast (deze vind je aan de ingang van het gebouw). Hiermee kan je de sleutel van het lokaal uit de sleutelkast halen. Na de activiteit dien je de sleutel opnieuw in deze kast te deponeren. 13

8 NA DE ACTIVITEIT > Lokalen Tafels en stoelen: reinigen en op hun oorspronkelijke plaats terugzetten. Bij het verlaten van het lokaal: verwarming uitzetten, alle lichten doven, alle deuren sluiten. Sleutel(s) opnieuw in het sleutelkastje deponeren. > Zolder / Kapel Opruimen materiaal, zaal uitvegen (CC Asse staat in voor de natte poets). Tafels en stoelen: opbergen op de karren. Glazen, kopjes en ander keukenmateriaal afwassen, afdrogen en terugzetten (in de kast of dozen). Spoelbakken leeg en proper achterlaten. Opruimen van leeggoed en alle afval meenemen. Eventueel ontbrekend materiaal moet binnen één week teruggebracht worden, zoniet wordt dit van de bijkomende som afgehouden. Sleutel(s) opnieuw in het sleutelkastje deponeren. > Terugbetaling van de bijkomende som (indien van toepassing) Deze som wordt integraal terugbetaald als: > het gebruikte materiaal terug op zijn plaats staat; > er geen schade werd vastgesteld; > de sleutel(s) werden terugbezorgd; > de gemaakte afspraken werden nageleefd; > het opkuisreglement van de zaal werd nageleefd; > de factuur van verbruikte drank werd betaald; > de zaal correct werd gebruikt. In geval van onenigheid beslist het directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf Asse na het advies van de commissie Cultuurcentrum. NOODNUMMER: 0470/ ENKEL te gebruiken in noodgeval, zoniet wordt er 75 euro aangerekend voor onnodige tussenkomst van een personeelslid. ER GELDT EEN VOLLEDIG ROOKVERBOD IN ONZE GEBOUWEN. BIJ EVENTUELE OFFICIËLE CONTROLE IS DE BOETE VOLLEDIG VOOR REKENING VAN DE ORGANISATOR. Informeer naar het gebruikersreglement. 15

9 cultuurcentrum asse huinegem 4, 1730 asse tel.: