Producthandleiding. Toxic.nl Voor inhoudelijke vragen: of Voor vragen over abonnementen:

Transcriptie

1 Producthandleiding Toxic.nl Voor inhoudelijke vragen: of Voor vragen over abonnementen: of HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 1

2 Inhoudsopgave 1. Het inlogscherm Dashboard (thuisscherm) Het product register Zoeken Product statussen Abonneren Product toevoegen Bedrijfsstructuur aanmaken Ruimtes en werkplekken aanmaken Producten koppelen WIK s (Werkplekinstructiekaarten) maken De Toxic basiskaart De productvariant Een WIK aanmaken Publicaties Publicaties maken Publicaties bekijken Rapportages Rapportages samenstellen Rapportages exporteren Notificaties HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 2

3 1. Het inlogscherm U komt op het inlogscherm via U kunt ook inloggen via met de knop Inloggen (hieronder in het rode kader): Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in, u komt dan direct in het welkomscherm/dashboard. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 3

4 2 Dashboard (thuisscherm) De verschillende tegels geven de volgende mogelijkheden: In het productregister kunt u producten aan uw abonnement toevoegen, aanvragen, SDS-en bekijken en productgegevens of WIK s bekijken en aanpassen. Ook kunt u hier zelf producten toevoegen en stoffen zoeken in uw eigen database en/of in de Toxic database. U kunt Producten filteren, kolommen verplaatsen of weghalen. U kunt hier productruimte in Toxic bijkopen, dit gaat middels een . Bij ruimtes & werkplekken kunt u koppelingen met stoffen maken of verwijderen. U kunt kiezen uit 4 niveaus: werkplek, proces, ruimte of persoon. Deze worden weergegeven met verschillende iconen. U kunt hier zelf namen en eventuele nummers aan toevoegen. Deze kunt u ook altijd weer veranderen. U kunt onbeperkt niveaus aanmaken en koppelen. Ook kunt u hier producten aan de verschillende niveaus koppelen. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 4

5 Bij publicaties beheren kunt u één of meerdere websites maken. Met deze websites kunnen uw collega s de WIK s en SDS-en raadplegen. De informatie is per niveau (werkplek, proces, ruimte of persoon) beschikbaar en per publicatie kunt u er één of meerdere niveaus selecteren. U kunt er ook voor kiezen de website te beveiligen met een wachtwoord. Na het opslaan van een publicatie krijgt u de unieke URL van de website. Deze kunt u vervolgens met uw collega s delen. De website is 24/7 te raadplegen op elke locatie met internettoegang en u kunt de website raadplegen via computer, smartphone en tablet met elke gangbare browser. Bij rapportages kunt u zelf rapportages samenstellen en deze vervolgens exporteren naar Excel. Bij notificaties ziet u of er een verandering is bij een product in uw abonnement. U ziet hier precies welke veranderingen dit zijn. Daarnaast krijgt u ook in uw dashboard een notificatie. Ook in het productregister staat er bij de betreffende stof een uitroepteken. Dit teken blijft staan zolang u de herinnering niet afhandelt. U kunt in het productregister de stoffen ook op de notificaties filteren. Bij de productgegevens ziet u de details van de verandering en kunt u de notificatie afhandelen. Verder ziet u links op het dashboard het zijmenu en rechtsboven de taalinstelling en de knop om uit te loggen: Zijmenu: geeft u de mogelijkheid om overal in Toxic snel naar een andere functionaliteit te gaan. Ga met uw muis over de balk om deze uit te klappen. Taalinstelling: staat standaard op Nederlands, maar Toxic is ook beschikbaar in het Engels, Frans of Duits. Klik op de taal om deze te veranderen. Uitloggen: klik op de uitlogknop om uit te loggen. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 5

6 3. Het product register 3.1 Zoeken 3.2 Product statussen 3.3 Abonneren 3.4 Product toevoegen 3.1 Zoeken Nadat u gekozen heeft voor het productregister ziet u linksboven een zoekveld staan. Hier kunt u op drie manieren zoeken: 1. In uw eigen register: u zoekt in de stoffen waarop u geabonneerd bent. 2. In het Toxic register: u zoekt in alle in Toxic geregistreerde stoffen. 3. In beide registers. Selecteer het blauwe vak en vervolgens het register waarin u wil zoeken: Het is mogelijk alleen op productnaam te zoeken. U krijgt dan alle producten waar de ingevoerde naam in voor komt. U kunt ook zoeken op leverancier. U krijgt dan alle producten van de gevraagde leverancier. U kunt ook zoeken op product en leverancier tegelijk. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 6

7 3.2 Product statussen Als u zoekt op een stof die gevonden wordt in uw eigen register of de Toxic-database, heeft deze één van de volgende statussen: Status Omschrijving U bent op dit product geabonneerd. Selecteer het product om het te Bekijken en bewerken of de SDS te bekijken. U bent op dit product geabonneerd en het is momenteel in bewerking bij Toxic. Dit kan gaan om een update of wijziging. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Beschikbaar in database, u kunt direct abonneren. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Uw aanvraag voor dit product is in behandeling. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Dit product heeft u zelf ingevoerd, en wordt niet bijgehouden door Toxic. Selecteer het product om het te Bekijken en bewerken, of de SDS te bekijken. Abonnementsaanvraag staat on hold, klik op de status voor verdere uitleg/instructie. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 7

8 3.3 Abonneren Wilt u een nieuwe stof toevoegen en staat deze al in de Toxic database, dan kunt u zich direct op deze stof abonneren. Om te abonneren klikt u op de blauwe abonneerknop. Er verschijnen 2 nieuwe knoppen, klik vervolgens op de knop abonneren : Belangrijk! Bekijk en controleer ALTIJD EERST het SDS. Klik hiervoor op de knop SDS bekijken. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 8

9 U ziet vervolgens het onderstaande scherm. Als u op ja klikt, bent u direct geabonneerd. De stof komt in uw register te staan en u kunt er direct mee werken. U kunt direct abonneren als u ruimte heeft in uw abonnement (zie hierboven mandje ). Heeft u geen ruimte meer, neem dan s.v.p. contact op via toxic@sdu.nl of HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb2016 9

10 3.4 Product toevoegen Indien uw stof NIET in het register staat, kunt u deze toevoegen door op de knop product toevoegen te klikken. Kies Ja als u wilt dat TOXIC de informatie van uw product up-to-date houdt. Kiest u Ja, dan ziet u het volgende scherm: Vul dit formulier volledig in. Via de groene knop uploaden voegt u indien beschikbaar de SDS van de stof toe. Klik hierna op aanvragen om de aanvraag te versturen. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Wilt u een stof wel invoeren in Toxic, maar zonder dat de informatie door ons up-to-date wordt gehouden, klik dan op NEE, ik voer het product in en houd zelf de veranderingen bij. Uw product verschijnt dan als Eigen product in uw register: HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

11 Om een eigen product te verwijderen selecteert u het product en klikt u vervolgens op de rode knop verwijderen uit register. U kunt een stof pas verwijderen als de knop rood is; in het andere geval loopt het abonnement op de stof nog. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

12 4. Bedrijfsstructuur aanmaken 4.1 Ruimtes en werkplekken aanmaken 4.2 Producten koppelen 4.3 WIK s (werkplekinstructiekaarten) maken De basiskaart De productvariant Een WIK aanmaken 4.1 Ruimtes en werkplekken aanmaken Nadat u heeft gekozen voor Ruimtes en Werkplekken komt u in het volgende overzicht terecht: Door op de plus te klikken kunt u een nieuwe werkplek aanmaken. U krijgt dan het volgende te zien: Bij naam vult u de naam in van dit niveau. Deze naam ziet u vervolgens terug in de lijst. Bij type kunt u kiezen of het een werkplek, ruimte, persoon of proces betreft. U kunt de werkplek een nummer HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

13 geven. Bij valt onder selecteert u waar u de ruimte, werkplek, proces of persoon onder wilt laten vallen. Hierbij is Geen het hoogste niveau. Klik als u klaar bent altijd op opslaan (zie rode vak). Voorbeeld: Als u bij valt onder de optie Geen selecteert, komt de regel direct in de lijst. Aan de groene plus kunt u zien dat hier meerdere niveaus onder zijn gehangen. Klik op de plus om de structuur te openen. U ziet de verschillende subniveaus die onder de Fabriek Utrecht vallen. Hierbij valt het proces RVS Schoonmaak weer onder de schoonmaakruimte. Zo kunt u uw volledige bedrijfsstructuur in kaart brengen. U kunt een werkplek altijd nog wijzigen door in de geselecteerde werkplek op het zwarte potlood te klikken: Door op de zwarte vuilnisbak te klikken kunt u een werkplek verwijderen: Let op! Dit kan alleen als er geen niveaus onder deze werkplek hangen. Is dit wel het geval, dan is de vuilnisbak grijs en moet u eerst de lagere niveaus verwijderen. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

14 4.2 Producten koppelen Nadat u uw bedrijfsstructuur in kaart heeft gebracht, kunt u de stoffen waarop u geabonneerd bent aan de juiste werkplekken of ruimtes gaan koppelen. Klik daarvoor op de groene knop product koppelen : U krijgt dan het volgende scherm te zien: U kunt hier de naam van het product typen of door middel van de drop-down box het product selecteren. Koppel zo per niveau alle voor dat niveau relevante producten. Als u vervolgens een gekoppelde stof aanklikt kunt u een werkplekvariant openen van deze stof door op de groene knop werkplekvariant openen te klikken (zie de afbeelding op pagina 15). U kunt producten uit de lijst voor deze werkplek verwijderen door op de rode knop product ontkoppelen te klikken. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

15 De werkplekvariant is een aanpassing van de basiskaart van het product en bevat informatie die u specifiek kunt maken voor de werkplek waar het product aan is gekoppeld. Uitleg over de basiskaart en de productvarianten vindt u in de volgende hoofdstukken. U kunt een product ook koppelen via het productregister: dit kan door in het productregister te klikken op Bekijken Bewerken: U komt dan in de Toxic Basiskaart terecht, waarover meer in het volgende hoofdstuk. In de basiskaart kunt u kiezen voor Nieuwe variant : Toxic zal u vervolgens vragen de variant aan een werkplek te koppelen (een productvariant is immers altijd werkplekspecifiek). De productvariant en daarmee de koppeling is dan gelegd. Bij de gekoppelde ruimte/werkplek in Ruimtes & Werkplekken (beheren) wordt in de lijst dit product vervolgens ook getoond. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

16 4.3 WIK s (Werkplekinstructiekaarten) maken De Toxic basiskaart De Toxic basiskaart is een begrijpelijke en overzichtelijke samenvatting van het Veiligheidsinformatieblad (VIB) of (Material) Safety Data Sheet ([M]SDS). Dit overzicht bevat alle belangrijke informatie die nodig is om veilig met een stof te kunnen werken. Deze basiskaart blijft altijd ongewijzigd en beschikbaar naast de werkplekvarianten. U vindt de basiskaart op 2 manieren: 1. Vanuit het productregister: selecteer het product waarvan u de basiskaart wilt zien in uw productregister en klik vervolgens op Bekijken en bewerken : 2. Vanuit het productvarianten scherm: klik op de grijze < of > pijlen aan de zijkant om te wisselen tussen de verschillende productvarianten totdat u in het blauwe vak onder productvarianten de Toxic basiskaart ziet staan: Op de basiskaart kunt u de productgegevens aanvullen en kiezen welke informatie u op de WIK wilt weergeven. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

17 Om de productgegevens te wijzigen klikt u op het zwarte potlood in de rechter bovenhoek van de productgegevens (eerste grijze vak): Het vak wordt vervolgens blauw, met tekstboxen waar u informatie kunt aanvullen: U kunt hier onder andere een eigen naam en code voor de stof ingeven. Door op het potloodje rechts in het blok te klikken worden de velden Eigen naam en Eigen code weergegeven in invoermode. Na invoer moet er op het schijfje geklikt worden rechtsboven in het blok, links van het kruisje (annuleren) Door op de plus naast bestanden te klikken kunt u bestanden toevoegen aan de basiskaart. U kunt hierbij denken aan foto s van de verpakking waar het product in zit of van het soort beschermingsmiddelen dat gedragen moet worden. Klik na het wijzigen altijd op opslaan (zie het rode vak hierboven). De gegevens die u hier aanvult en de bestanden die u toevoegt worden automatisch aan alle productvarianten toegevoegd. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

18 Naast het aanvullen van de productgegevens kunt u op de basiskaart kiezen welke informatie u wilt zien op de WIK. De grijze vakken op de basiskaart bevatten de uit het VIB afkomstige informatie die nodig is voor het maken van een WIK. Niet alle informatie is verplicht voor een WIK. In sommige grijze vakken ziet u daarom een oog-symbool, bijvoorbeeld bij de vakken Classificatie en Vervoer : Dit betekent dat u deze vakken kunt weglaten van de WIK. Dit doet u door op het oog te klikken. De vakken worden dan doorzichtig: Dit bekent dat de informatie niet op de WIK wordt getoond. Het aanpassen van overige informatie doet u in de werkplekvariant. Zo kunt u ongeacht hoeveel wijzigingen u aanbrengt in een productvariant, altijd op de basiskaart terugvinden hoe de informatie oorspronkelijk uit het VIB kwam. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

19 4.3.2 De productvariant Om een werkplekvariant voor een product aan te maken, selecteert u de werkplek waar u het product aan hebt gekoppeld. Klik vervolgens op het product waarvoor u de werkplekvariant wilt maken en open in onderstaand scherm de werkplekvariant: U komt nu in een scherm terecht dat qua indeling en informatie gelijk is aan de basiskaart. In het blauwe vak staat nu echter de naam van de werkplek waarvoor deze productvariant is aangemaakt, in dit geval Fabriek Utrecht : Deze kaart kun u nu gaan aanpassen voor het gebruik van het betreffende product op deze specifieke werkplek. De vakken waar u wijzigingen in kunt aanbrengen hebben een zwart potlood in de rechter bovenhoek: HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

20 Als u op het potlood heeft geklikt, kunt u de tekst in het vak bewerken en kunt u de informatie aanpassen of aanvullen. Klik vervolgens op opslaan (hieronder in het rode vierkant) om uw wijzigingen te bewaren. U kunt varianten weer verwijderen door in de productvariant op Verwijder variant te klikken: Een WIK aanmaken Als u op de basiskaart de productgegevens waar nodig heeft aangevuld en heeft gekozen welke informatie u wel en niet op de WIK wilt zien en vervolgens de informatie op de productvariant naar wens heeft aangepast of aangevuld, kunt u de WIK aanmaken. Klik hiervoor in de productvariant op de groene knop download WIK : HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

21 Toxic maakt nu een WIK aan in PDF, zodat u deze eventueel kunt printen. U kunt de WIK s ook digitaal beschikbaar maken door middel van publicaties. Meer informatie over de publicaties vindt u in het volgende hoofdstuk. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

22 5 Publicaties 5.1 Publicaties maken en beheren 5.2 Publicaties bekijken 5.1 Publicaties maken Publicaties zijn bedoeld om de WIK s (en VIB s) op een eenvoudige manier beschikbaar te maken. Door te publiceren maakt u een link die verwijst naar de informatie in Toxic. Als Toxic wijzigingen aanbrengt in een product, hoeft u niet opnieuw te publiceren. De aangemaakte link/url is niet vindbaar in zoekmachines, de informatie is alleen toegankelijk voor degenen aan wie u de link verstrekt. Om een nieuwe publicatie aan te maken klikt u op de plus boven het overzicht van aangemaakte publicaties: HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

23 Er verschijnt nu een leeg vak Beheer publicatieset : Geef de publicatie eerst een naam. Als u de publicatie met een wachtwoord wilt beveiligen, vink dan de optie Wachtwoord nodig? aan. U kunt vervolgens een wachtwoord invoeren: Let op: geen wachtwoordbeveiliging houdt in dat iedereen die de URL kent ook de gegevens kan raadplegen. Dit is echter wel handig voor bijvoorbeeld hulpdiensten of andere belanghebbenden. Onder Werkplekken ziet u de bedrijfsstructuur terug die u heeft aangemaakt bij Ruimtes en werkplekken. U kunt hier selecteren welke informatie u in deze publicatie beschikbaar wilt maken. Vink daarvoor aan welke informatie u wilt publiceren: In het bovenstaand voorbeeld worden de WIK s van alle stoffen gepubliceerd die aan de aangevinkte niveaus zijn gekoppeld. Alleen de informatie gekoppeld aan Schoonmaker 1 wordt niet meegenomen in deze publicatie. Sla de publicatie op door in de rechter bovenhoek op opslaan te klikken. De publicatie verschijnt vervolgens in het overzicht: HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

24 Om de publicatie aan te passen klikt u op het zwarte potlood (hierboven in het rode kader), u komt dan terug in het eerdere beheermenu. Belangrijk! De link/url van de publicatie blijft hetzelfde als u iets wijzigt. U hoeft deze dus niet na iedere wijziging opnieuw te versturen. Een publicatieset hoeft dus maar één keer aangemaakt te worden. Een publicatieset wordt aangemaakt voor één of meer werkplekken/ruimtes. Alle producten die aan die werkplekken/ruimtes gekoppeld zijn (of nog worden) zullen in de publicatieset worden weergegeven. Het systeem is altijd up to date als de juiste ruimtes/werkplekken geselecteerd zijn. Periodiek verversen van de publicatieset is dus niet nodig. Om de publicatie te verwijderen klikt u op de zwarte vuilnisbak (hierboven in het rode kader). HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

25 5.2 Publicaties bekijken Nadat u een publicatie heeft aangemaakt, kunt u de link beschikbaar maken voor degenen die u toegang wilt geven tot de informatie in deze specifieke publicatie. Dit kan bijvoorbeeld door de link te mailen, op intranet te zetten, of als snelkoppeling op een bureaublad (tablet, laptop of PC) aan te maken. Bij het aanklikken van de link verschijnt de volgende omgeving: U kunt de informatie in dit overzicht per kolom sorteren door op het pijltje rechts in iedere kolom te klikken. Daarnaast kunt u filteren op werkplek, u krijgt dan de informatie per werkplek te zien: In het bovenstaande voorbeeld is bijvoorbeeld gefilterd op de werkplek Schoonmaakruimte. Als u in het overzicht een product selecteert, kunt u direct de WIK en het VIB/de SDS bekijken: Ook eventuele toegevoegde bestanden uit de basiskaart zijn hier te zien. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

26 6 Rapportages 6.1 Rapportages samenstellen 6.2 Rapportages exporteren 6.1 Rapportages samenstellen Als u in het dashboard Rapportages heeft aangeklikt, ziet u bovenstaand scherm. Hier kunt u eenvoudig en snel rapportages maken van alle producten in uw register. In eerste instantie ziet u hier een overzicht van alle producten uit uw register. Met de onderstaande drie knoppen kunt u hier snel een selectie in maken: Als u per werkplek wilt filteren, klikt u deze knop aan. Dit kan overigens alleen in het rapportageoverzicht, in het productregister zijn de producten namelijk niet gekoppeld aan een werkplek. U krijgt dan weer uw bedrijfsstructuur te zien zoals u deze heeft aangemaakt bij Ruimtes en Werkplekken : HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

27 Hier kunt u selecteren welke werkplekken u in uw rapportage wilt opnemen. In dit geval komen alleen de producten gekoppeld aan Fabriek Utrecht en alle onderliggende niveaus in de rapportage. Selecteert u de optie Zonder werkplek, dan ziet u in het overzicht alleen de producten uit uw register die niet aan een werkplek zijn gekoppeld. Selecteert u Enkel CMR, dan geeft het overzicht alleen de stoffen die als CMR zijn gemarkeerd. U kunt dit ook combineren met Per werkplek of Zonder werkplek : u krijgt dan een overzicht van de CMR-stoffen op de geselecteerde werkplekken of van de CMR-stoffen onder de niet-gekoppelde stoffen. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

28 Bij Rapport samenstellen kunt u de rapportage verder aanpassen, of een eigen rapportage samenstellen. U kunt dit vak openen door op de pijlen (hieronder in een rood kader) te klikken: Het volgende vak wordt dan geopend: Hier kunt u selecteren welke kolommen u in de rapportage wilt zien. Toxic heeft twee soorten rapportages standaard beschikbaar: Standaard en Wettelijk. U kunt deze selecteren middels de knop hierboven weergegeven in het rode kader. Maakt u zelf een selectie, dan wordt deze als Custom aangemerkt. De kolommen die u selecteert ziet u direct terug in het overzicht: HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

29 U kunt per kolom filteren door rechts in de kolom op het pijltje te klikken. U krijgt dan een menu met aanvullende filteropties te zien: Ook kunt u via dit menu snel kolommen toevoegen of weglaten. Selecteer hiervoor in hetzelfde menu Kolommen : U krijgt hier dezelfde lijst met opties als bij Rapport samenstellen. Wat u hier wel of niet selecteert ziet u ook weer direct terug in het overzicht. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

30 6.2 Rapportages exporteren U kunt uw rapportage exporteren naar Excel door op de groene knop Exporteren naar Excel te klikken. De rapportage wordt zoals deze op dat moment is samengesteld omgezet naar een Excelbestand. Alle filtermogelijkheden worden hierin meegenomen. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb

31 7 Notificaties U kunt het Notificaties menu openen door onderin op de drie bolletjes te klikken (hierboven in het rode kader). U komt dan in het volgende scherm terecht: Hier ziet u een overzicht van alle notificaties, het soort wijziging, de datum van de wijziging en wie het wanneer heeft afgehandeld. HANDLEIDING TOXIC 2.0 V2.1feb