Producthandleiding. Toxic.nl Voor inhoudelijke vragen: of Voor vragen over abonnementen:

Transcriptie

1 Producthandleiding Toxic.nl Voor inhoudelijke vragen: of Voor vragen over abonnementen: of Handleiding Toxic 1

2 Inhoudsopgave 1. Het inlogscherm Toxic en Chemiekaarten online in Toxic Dashboard (thuisscherm) Logo en bedrijfsnaam opgeven Wekelijkse ontvangen Het productregister Zoeken Geselecteerde taal Productstatussen Abonneren Chemiekaarten in Toxic Product toevoegen Een product door Toxic laten toevoegen Kiezen van een landenversie Handmatig een eigen product toevoegen Producten verwijderen Bedrijfsstructuur aanmaken Ruimtes en werkplekken aanmaken Producten koppelen WIK s (werkplekinstructiekaarten) De Toxic Basiskaart: productgegevens VOS Grenswaarden laten berekenen De Toxic Basiskaart: classificatie De Toxic Basiskaart: weergave van informatie aanpassen De productvariant Werkplekinformatie en prioriteiten CMR-indicaties op de basiskaart en productvariant Handleiding Toxic 2

3 4.3.9 Een WIK bekijken of printen Etiketten genereren Een wijziging op werkplek resetten naar basiskaartversie Publicaties Publicaties maken Publicaties bekijken IP-restricties publicatiesets Rapportages Rapportages samenstellen Rapportages exporteren Exporteren naar Excel Een Stoffenmanager -export maken Een Seirich-export maken Prioriteit rapporteren Notificaties Het logboek Wijzigingen in producten Handleiding Toxic 3

4 1. Het inlogscherm U komt op het inlogscherm via U kunt ook inloggen via met de knop Inloggen (hieronder in het rode kader): Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in, u komt dan direct in het welkomscherm/dashboard. Handleiding Toxic 4

5 1.1 Toxic en Chemiekaarten online in Toxic U heeft toegang tot Toxic op basis van het abonnement dat u heeft. Dit kan zijn: 1. Een abonnement op Toxic. Uw ruimte in Toxic is ingesteld volgens de met u gemaakte afspraken. U kunt zich abonneren op de producten die in de Toxic-database staan. Mocht een product dat u gebruikt niet aanwezig zijn in de database, dan kunt u een product toevoegen door op de knop product toevoegen te klikken. Zie hiervoor paragrafen 3.3 en Een abonnement op Chemiekaarten online. In Toxic zijn alle chemiekaarten opgenomen. Voor u als abonnee is dit zichtbaar aan de gele vinkjes in kolom CHK, met als status Geabonneerd. Wijzigingen of toevoegingen in de chemiekaarten worden voor u automatisch verwerkt. Van alle chemiekaarten zijn ook werkplekinstructiekaarten beschikbaar. Van deze kaarten kunt u ook gepersonaliseerde versies maken (zie hiervoor paragraaf 4.3). Ook heeft u de mogelijkheid om etiketten te genereren. 3. U kunt ook een abonnement hebben op beide producten. U heeft dan alle chemiekaarten op basis van uw abonnement op Chemiekaarten online. Uw ruimte in Toxic zal dan zijn ingesteld met het aantal producten dat u heeft overeenkomstig de afspraken die u hierover heeft gemaakt voor uw Toxic-abonnement. Voor beide abonnementen geldt dat u gebruik kunt maken van de in deze handleiding beschreven mogelijkheden die Toxic biedt, met dien verstande dat het voor abonnees op Chemiekaarten online niet mogelijk is om een abonnement te nemen op de producten die in de database staan of om een product aan te vragen. Wel zijn alle SDS en die in de database zijn opgenomen te raadplegen. Heeft u alleen een Toxic-abonnement en wilt u ook een abonnement op alle chemiekaarten van Chemiekaarten online? Of heeft u alleen een abonnement op Chemiekaarten online en bent u geïnteresseerd in Toxic? Neem dan contact op met Toxic via sales.toxic@sdu.nl of telefoon Handleiding Toxic 5

6 2 Dashboard (thuisscherm) De verschillende tegels geven de volgende mogelijkheden: In het productregister kunt u producten aan uw abonnement toevoegen, aanvragen, SDS en bekijken en productgegevens of WIK s (werkplekinstructiekaarten) bekijken en aanpassen. Ook kunt u hier zelf producten toevoegen en stoffen zoeken in uw eigen database en/of in de Toxic-database. U kunt producten filteren, kolommen verplaatsen of weghalen. U kunt hier productruimte in Toxic bijkopen, dit gaat middels een . Bij ruimtes & werkplekken kunt u koppelingen met stoffen maken of verwijderen. U kunt kiezen uit vier niveaus: werkplek, proces, ruimte of persoon. Deze worden weergegeven met verschillende iconen. U kunt hier zelf namen en eventuele nummers aan toevoegen. Deze kunt u ook altijd weer veranderen. U kunt onbeperkt niveaus aanmaken en koppelen. Ook kunt u hier producten aan de verschillende niveaus koppelen. Handleiding Toxic 6

7 Bij publicaties beheren kunt u één of meerdere websites maken. Met deze websites kunnen uw collega s de WIK s en SDS en raadplegen. De informatie is per niveau (werkplek, proces, ruimte of persoon) beschikbaar en per publicatie kunt u er één of meerdere niveaus selecteren. U kunt er ook voor kiezen de website te beveiligen met een wachtwoord. Na het opslaan van een publicatie krijgt u de unieke URL van de website. Deze kunt u vervolgens met uw collega s delen. De website is 24/7 te raadplegen op elke locatie met internettoegang en u kunt de website raadplegen via computer, smartphone en tablet met elke gangbare browser. Bij rapportages kunt u zelf rapportages samenstellen en deze vervolgens exporteren naar Excel. Bij notificaties ziet u of er een verandering is bij een product in uw abonnement. U ziet hier precies welke veranderingen dit zijn. Daarnaast krijgt u ook in uw dashboard een notificatie. Ook in het productregister staat er bij de betreffende stof een uitroepteken. Dit teken blijft staan zolang u de herinnering niet afhandelt. U kunt in het productregister de stoffen ook op de notificaties filteren. Bij de productgegevens ziet u de details van de verandering en kunt u de notificatie afhandelen. Verder ziet u links op het dashboard het zijmenu en rechtsboven de taalinstelling en de knop om uit te loggen: Zijmenu: geeft u de mogelijkheid om overal in Toxic snel naar een andere functionaliteit te gaan. Ga met uw cursor over de balk om deze uit te klappen. Taalinstelling: in het rode vak rechtsboven ziet u de taalinstelling; deze staat standaard op Nederlands, maar Toxic is ook beschikbaar in het Engels, Frans en Duits. Klik op de taal om deze te veranderen. Uitloggen: klik op de uitlogknop in hetzelfde rode vak om uit te loggen. Handleiding Toxic 7

8 2.1 Logo en bedrijfsnaam opgeven In de settings kunt u de bedrijfsnaam en het logo instellen. Deze zullen bovenaan de WIK getoond worden: Het veld met uw bedrijfsnaam is een verplicht veld; u kunt het niet leeg maken, maar wel aanpassen. 2.2 Wekelijkse ontvangen In uw persoonlijke instellingen in het blok voor gebruikerspecifieke instellingen kan aangegeven worden of u de wekelijkse mail met productupdates wilt ontvangen. Handleiding Toxic 8

9 3. Het productregister 3.1 Zoeken Nadat u gekozen heeft voor het productregister, ziet u linksboven een zoekveld staan. Hier kunt u op drie manieren zoeken: 1. In uw eigen register: u zoekt in de stoffen waarop u geabonneerd bent. 2. In het Toxic-register: u zoekt in alle in Toxic geregistreerde stoffen. 3. In beide registers. Selecteer het blauwe vak en vervolgens het register waarin u wilt zoeken: Het is mogelijk alleen op productnaam te zoeken. U krijgt dan alle producten waar de ingevoerde naam in voorkomt. U kunt ook zoeken op leverancier. U krijgt dan alle producten van de gevraagde leverancier. U kunt ook zoeken op product en leverancier tegelijk. U kunt eenvoudig zien welke filters u hebt ingesteld, zowel filters die buiten het grid kunnen worden ingevuld als grids die via het grid zijn ingesteld. Zie de afbeelding: Handleiding Toxic 9

10 3.1.1 Geselecteerde taal Bij het zoeken naar productnamen speelt de ingestelde taal een belangrijke rol. Wanneer u in uw productregister zoekt naar een product, wordt er gezocht in de taal die is geselecteerd. U kunt per product voor iedere geselecteerde taal een naam opgeven. Zo heet zoutzuur in het Frans bijvoorbeeld acide chlorhydrique. Als er in de geselecteerde taal geen naam is opgegeven, wordt er in het Nederlands gezocht en wordt de Nederlandse naam getoond. Ook SDS en kunt u downloaden voor de taal die u op dat moment heeft geselecteerd. Als de SDS niet beschikbaar is in de geselecteerde taal, krijgt u de SDS die door Toxic als standaard is ingesteld. Handleiding Toxic 10

11 3.2 Productstatussen Als u zoekt op een stof die gevonden wordt in uw eigen register of de Toxic-database, heeft deze één van de volgende statussen: Status Omschrijving U bent op dit product geabonneerd. Selecteer het product om het te Bekijken en bewerken of de SDS te bekijken. U bent op dit product geabonneerd en het is momenteel in bewerking bij Toxic. Dit kan gaan om een update of wijziging. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Beschikbaar in database, u kunt zich direct abonneren. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Uw aanvraag voor dit product is in behandeling. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Dit product heeft u zelf ingevoerd en wordt niet bijgehouden door Toxic. Selecteer het product om het te Bekijken en bewerken, of de SDS te bekijken. Abonnementsaanvraag staat on hold, klik op de status voor verdere uitleg/instructie. Belangrijk: producten met de status Aangevraagd en On Hold kunt u wel al aan een werkplek koppelen, maar zullen nog niet in het publicatieoverzicht voor deze werkplek verschijnen. Dit komt omdat de stofinformatie nog gevalideerd moet worden. Zodra de status op geabonneerd staat, verschijnt de stof ook in alle publicatieoverzichten. Voor abonnees op Chemiekaarten online De status van alle chemiekaarten in Toxic is Geabonneerd. Dit is ook zichtbaar aan het gele vinkje in de kolom CHK. Voor abonnees op Chemiekaarten online is het niet mogelijk een abonnement te nemen op een product of om een product aan te vragen. Handleiding Toxic 11

12 3.3 Abonneren Wilt u een nieuwe stof toevoegen en staat deze al in de Toxic-database, dan kunt u zich direct op deze stof abonneren. Om u te abonneren klikt u op de blauwe abonneerknop. Er verschijnen twee nieuwe knoppen, klik vervolgens op de knop abonneren : Belangrijk! Bekijk en controleer ALTIJD EERST het SDS. Klik hiervoor op de knop SDS bekijken. Zo weet u zeker dat u zich op het juiste product abonneert. Nadat u op de knop abonneren hebt geklikt, ziet u het onderstaande scherm: Handleiding Toxic 12

13 Als u op ja klikt, bent u direct geabonneerd. De stof komt in uw register te staan en u kunt er direct mee werken. Klik hiervoor de geabonneerde stof aan: U kunt nu de basiskaart aanpassen door op Bekijken en bewerken te klikken. U kunt ook direct een basis-wik bekijken. U kunt de WIK op twee manieren inzien: 1. Digitaal via html: de WIK wordt direct in uw browser geopend. 2. Downloaden in pdf: de WIK wordt in pdf-formaat gedownload, waarna u de WIK kunt openen en printen. Om uw voorkeur te selecteren klikt u op het groene pijltje naast Bekijk WIK: Na het selecteren van uw voorkeur klikt u op de groene Bekijk WIK -knop om de WIK te openen. Daarnaast kun u vanuit het productregister ook direct een etiket genereren. Dit kan ook vanuit het overzicht Ruimtes en werkplekken, de productvarianten, en het gebruikersoverzicht (de instructies hiervoor staan in de desbetreffende hoofdstukken). Deze etiketten worden als afbeelding gegenereerd conform de CLP-richtlijnen, en kunnen vervolgens worden geprint. Klik hiervoor op de groene Genereer etiket -knop. U kunt zich direct abonneren als u ruimte heeft in uw abonnement (zie rode kader afbeelding hieronder). Heeft u geen ruimte meer, neem dan s.v.p. contact op via toxic@sdu.nl of Handleiding Toxic 13

14 3.3.1 Chemiekaarten in Toxic De chemiekaarten in Toxic zijn zichtbaar aan de vinkjes in de kolom CHK. Een geel vinkje betekent dat u een abonnement heeft op Chemiekaarten online. Zijn de vinkjes grijs, dan heeft u geen abonnement. In de kolom CHK kunt u ook een selectie maken om alleen de chemiekaarten of om geen chemiekaarten te tonen. Abonnees van Chemiekaarten online zijn geabonneerd op alle chemiekaarten in Toxic. De vinkjes in de kolom CHK zijn geel. Worden er extra chemiekaarten aan Toxic toegevoegd, dan heeft u ook daar automatisch een abonnement op. Handleiding Toxic 14

15 Toxic-abonnees hebben ook de mogelijkheid om een abonnement te nemen op een chemiekaart. Een abonnement op een chemiekaart neemt één plek ruimte in, net als de andere producten in Toxic. De status van de chemiekaart wordt dan geabonneerd, net als bij de andere geabonneerde producten. Het vinkje blijft grijs, omdat u geen abonnement heeft op Chemiekaarten online. Handleiding Toxic 15

16 3.4 Product toevoegen Een product door Toxic laten toevoegen Indien uw stof NIET in het register staat, kunt u deze toevoegen door op de knop product toevoegen te klikken. Dan zal het volgende scherm verschijnen: Kies Ja als u wilt dat Toxic de informatie van uw product up-to-date houdt. Kiest u Ja, dan ziet u het volgende scherm: Vul dit formulier volledig in. Via de groene knop uploaden voegt u indien beschikbaar de SDS van de stof toe. Klik hierna op aanvragen om de aanvraag te versturen. Dit kan enige tijd in beslag nemen. NB. Het laten toevoegen van een product voor Toxic is alleen bestemd voor Toxic-abonnees. Handleiding Toxic 16

17 3.4.2 Kiezen van een landenversie U kunt bij de productaanvraag aangeven in welk land het product gebruikt gaat worden. De landen zijn Nederland, Frankrijk, België en Duitsland. U kunt dus een abonnement nemen op een specifieke landenversie van een product. Zo krijgt u de juiste gegevens volgens de wetgeving van het gekozen land. Het is mogelijk om op meerdere landenversies een abonnement te nemen indien uw bedrijf in meerdere landen is gevestigd. Elke landenversie neemt één plek in uw ruimte in. De wetgeving van het land dat u hier selecteert, zal toegepast worden op het aangevraagde product. Deze optie staat standaard op Nederland. U ziet in het productregister en in de overige schermen aan de vlaggen per stof welk land is geselecteerd: Alleen het rapportageoverzicht wijkt hiervan af. U ziet daar geen vlag maar de landcode: Als u een abonnement opzegt, doet u dit vanaf nu voor de landenversie van een product. Daarmee wordt één plek vrijgemaakt in uw ruimte. Als u dus een abonnement op meer landenversies van een product heeft, kunt u deze los van elkaar opzeggen (indien de abonnementstermijn van twee jaar is verstreken). Belangrijk: In de schermen van Toxic ziet u alleen de H- en P-zinnen/classificaties/pictogrammen en overige informatie volgens de landelijke wetgeving van het land dat u bij het abonneren hebt geselecteerd. Handleiding Toxic 17

18 3.4.3 Handmatig een eigen product toevoegen Wilt u een stof invoeren in Toxic zónder dat de informatie door ons up-to-date wordt gehouden, klik dan op NEE, ik voer het product in en houd zelf de veranderingen bij. Uw product verschijnt dan als Eigen product in uw register: Bij het invoeren van een eigen product kunt u de classificaties/h- en P-zinnen/pictogrammen bewerken en beheren zonder daarbij landspecifieke gegevens op te geven Producten verwijderen De abonnementsperiode van een product is 24 maanden. Na die periode kunt u een product verwijderen. Om een product te verwijderen selecteert u het product. Rechts ziet u dan een knop Stop abonnement. Is de knop grijs, dan is de abonnementsperiode nog niet verstreken en kunt u het product nog niet verwijderen. Door op de knop te gaan staan ziet u hoe lang de abonnementsperiode nog duurt. Is de knop rood, dan kunt u het abonnement verwijderen. Handleiding Toxic 18

19 Het product blijft nog beschikbaar in uw productregister als u een product heeft verwijderd. U heeft dan nog de beschikking over de laatste gegevens, maar het product wordt niet meer door Toxic bijgehouden. Wilt u een eigen product helemaal uit het productregister verwijderen, dan klikt u op de rode knop Verwijderen uit register. U kunt een stof pas verwijderen als de knop rood is; in het andere geval loopt het abonnement op de stof nog. Handleiding Toxic 19

20 4. Bedrijfsstructuur aanmaken 4.1 Ruimtes en werkplekken aanmaken Nadat u heeft gekozen voor Ruimtes en Werkplekken komt u in het volgende overzicht terecht: Door op de plus (zie rode kader hierboven boven) te klikken kunt u een nieuwe werkplek aanmaken. U krijgt dan het volgende te zien: Bij naam vult u de naam in van dit niveau. Deze naam ziet u vervolgens terug in de lijst. Bij type kunt u kiezen of het een werkplek, ruimte, persoon of proces betreft. U kunt de werkplek een nummer geven. Bij valt onder selecteert u waar u de ruimte, werkplek, proces of persoon onder wilt laten vallen. Hierbij is Geen het hoogste niveau. Klik als u klaar bent altijd op opslaan (zie rode kader hierboven). Handleiding Toxic 20

21 Voorbeeld: Als u bij valt onder de optie Geen selecteert, komt de regel direct in de lijst. Aan de groene plus kunt u zien dat hier meerdere niveaus onder zijn gehangen. Klik op de plus om de structuur te openen. U ziet de verschillende subniveaus die onder Toxic vallen. Hierbij valt het proces Publication 1 onder Manage Publications. Zo kunt u uw volledige bedrijfsstructuur in kaart brengen. U kunt een werkplek altijd wijzigen door in de geselecteerde werkplek op het zwarte potlood te klikken: Door op de zwarte vuilnisbak te klikken kunt u een werkplek verwijderen: Let op! Verwijderen kan alleen als er geen niveaus onder deze werkplek hangen. Is dit wel het geval, dan is de vuilnisbak grijs en moet u eerst de lagere niveaus verwijderen. Handleiding Toxic 21

22 4.2 Producten koppelen Nadat u uw bedrijfsstructuur in kaart heeft gebracht, kunt u de stoffen waarop u geabonneerd bent aan de juiste werkplekken of ruimtes gaan koppelen. Klik daarvoor op de groene knop product koppelen : U krijgt dan het volgende scherm te zien: U kunt hier de naam van het product typen of door middel van de drop-downbox het product selecteren. Koppel zo per niveau alle voor dat niveau relevante producten. Het is mogelijk om in één keer meerdere producten aan een werkplek te koppelen. In het popupscherm dat zich opent, kan een lijst worden gemaakt van alle producten die toegevoegd moeten worden aan deze werkplek: Handleiding Toxic 22

23 Als deze lijst compleet is, klik dan op de knop Koppel. Alle producten worden in één keer toegevoegd aan de werkplek. Als u vervolgens een gekoppelde stof aanklikt, kunt u een werkplekvariant openen van deze stof door op de groene knop werkplekvariant openen te klikken. U kunt producten uit de lijst voor deze werkplek verwijderen door op de rode knop product ontkoppelen te klikken. De werkplekvariant is een aanpassing van de basiskaart van het product en bevat informatie die u specifiek kunt maken voor de werkplek waar het product aan is gekoppeld. Uitleg over de basiskaart en de productvarianten vindt u in de volgende hoofdstukken. U kunt een product ook koppelen via het productregister: dit kan door in het productregister te klikken op de knop Bekijken & Bewerken : U komt dan in de Toxic Basiskaart terecht, waarover meer in het volgende hoofdstuk. In de basiskaart kunt u kiezen voor Nieuwe variant : Handleiding Toxic 23

24 Toxic zal u vervolgens vragen de variant aan een werkplek te koppelen (een productvariant is immers altijd werkplekspecifiek). De productvariant wordt dan gecreëerd en daarmee is de koppeling gelegd. Bij de gekoppelde ruimte/werkplek in Ruimtes & werkplekken (beheren) wordt in de lijst dit product vervolgens ook getoond. Handleiding Toxic 24

25 4.3 WIK s (werkplekinstructiekaarten) De Toxic Basiskaart: productgegevens De Toxic Basiskaart is een begrijpelijke en overzichtelijke samenvatting van het Veiligheidsinformatieblad (VIB) of de (Material) Safety Data Sheet ([M]SDS). Dit overzicht bevat alle belangrijke informatie die nodig is om veilig met een stof te kunnen werken. Deze basiskaart blijft altijd ongewijzigd en beschikbaar, naast de werkplekvarianten. U vindt de basiskaart op twee manieren: 1. Vanuit het productregister: selecteer het product waarvan u de basiskaart wilt zien in uw productregister en klik vervolgens op Bekijken en bewerken : 2. Vanuit het productvariantenscherm: klik op de grijze < of > pijlen aan de zijkant om te wisselen tussen de verschillende productvarianten totdat u in het blauwe vak onder productvarianten de Toxic Basiskaart ziet staan: Zowel op de basiskaart als op alle productvarianten ziet u volgens welke wetgevingen een product is opgesteld. Dit is altijd de Europese wetgeving REACH aangevuld met de wetgeving van het land waarop het abonnement is afgesloten (Nederland, België, Frankrijk of Duitsland). Handleiding Toxic 25

26 In onderstaand voorbeelden zijn dit dus REACH en Nederland (zie rode kader) en REACH en België (gele kader): Op de basiskaart kunt u de productgegevens aanvullen en kiezen welke informatie u op de WIK wilt weergeven. Om de productgegevens te wijzigen klikt u op het zwarte potlood in de rechterbovenhoek van de productgegevens (eerste grijze vak): Het vak wordt vervolgens blauw, met tekstboxen waar u informatie kunt aanvullen: U kunt hier onder andere een eigen naam en code voor de stof ingeven. De velden Eigen naam en Eigen code worden nu weergegeven in invoermodus. Na invoer klikt u op het schijfje rechtsboven in het blok om de wijzigingen op te slaan, links van het kruisje (annuleren). Handleiding Toxic 26

27 Door op de plus naast bestanden te klikken kunt u bestanden toevoegen aan de basiskaart. Hierbij valt te denken aan foto s van de verpakking waar het product in zit of van het soort beschermingsmiddelen dat gedragen moet worden. Klik na het wijzigen altijd op opslaan (zie het rode vak hierboven). De gegevens die u in dit vak Productgegevens aanvult en de bestanden die u toevoegt, worden automatisch toegevoegd aan alle productvarianten VOS U kunt in het venster Productgegevens ook opgeven wat de maximale opslag per product is en aangeven of het een VOS (vluchtige organische stof) is. Heeft u in het vakje VOS een vinkje gezet, dan kunt u in het invulveld dat ernaast verschijnt ook het percentage opgeven Grenswaarden laten berekenen U kunt hier ook aangeven of u de grenswaarden van uw product door een expert wilt laten uitrekenen. Het gaat hier om een jaarabonnement. Handleiding Toxic 27

28 Zodra wij uw aanvraag hebben ontvangen, gaan wij aan de slag. Zodra dit is gebeurd, ontvangt u daarvan een bericht in Notificaties. Zolang u een abonnement hebt op de grenswaardeberekening, kunt u de waardes niet zelf aanpassen of overschrijven. U kunt een abonnement op de grenswaardeberekening ook opzeggen: Als u een abonnement hebt op de grenswaardeberekening en u zegt een abonnement op een product op, dan zegt u daarmee automatisch ook uw grenswaardenabonnement op De Toxic Basiskaart: classificatie In het vak Classificatie wordt getoond of bepaalde classificaties zijn toegekend vanwege de REACHwetgeving of vanwege de wetgeving in het land waarop u een abonnement heeft. Dit is alleen te zien bij abonnementen, niet bij eigen producten. Handleiding Toxic 28

29 U ziet daar dus de H-zinnen voor REACH en de H-zinnen van de wetgeving van uw landkeuze. Hetzelfde geldt voor de pictogrammen: daar worden de pictogrammen getoond die zijn toegekend vanwege de REACH-wetgeving of vanwege de wetgeving in het land waarop u een abonnement heeft De Toxic Basiskaart: weergave van informatie aanpassen Naast het aanvullen van de productgegevens kunt u op de basiskaart kiezen welke informatie u wilt zien op de WIK. De grijze vakken op de basiskaart bevatten de uit het VIB afkomstige informatie die nodig is voor het maken van een WIK. Niet alle informatie is verplicht voor een WIK. In sommige grijze vakken ziet u daarom een oog-symbool, bijvoorbeeld in het vak Classificatie : Handleiding Toxic 29

30 Dit betekent dat u deze vakken kunt weglaten van de WIK. Dit doet u door op het oog te klikken. De vakken worden dan doorzichtig: Dit bekent dat de informatie niet op de WIK wordt getoond. Het aanpassen van overige informatie doet u in de werkplekvariant. Zo kunt u altijd op de basiskaart terugvinden hoe de informatie oorspronkelijk uit het VIB kwam, ongeacht hoeveel wijzigingen u aanbrengt in een productvariant De productvariant Om een werkplekvariant voor een product aan te maken, selecteert u de werkplek waar u het product aan hebt gekoppeld. Klik vervolgens op het product waarvoor u de werkplekvariant wilt maken en open in onderstaand scherm de werkplekvariant: U komt nu in een scherm terecht dat qua indeling en informatie gelijk is aan de basiskaart. In het blauwe vak staat nu echter de naam van de werkplek waarvoor deze productvariant is aangemaakt, in dit geval Office 1 : Handleiding Toxic 30

31 Deze kaart kun u nu gaan aanpassen voor het gebruik van het betreffende product op deze specifieke werkplek. De vakken waar u wijzigingen in kunt aanbrengen hebben een zwart potlood in de rechterbovenhoek: Als u op het potlood heeft geklikt, kunt u de tekst in het vak bewerken en kunt u de informatie aanpassen of aanvullen. Klik vervolgens op opslaan (hieronder in het rode vierkant) om uw wijzigingen te bewaren. U kunt varianten weer verwijderen door in de productvariant op Verwijder variant te klikken: Handleiding Toxic 31

32 4.3.7 Werkplekinformatie en prioriteiten In de productvariant kunt u ook overige werkplekinformatie invoeren (helemaal onderaan). Deze informatie komt niet terug op de WIK, maar is wel belangrijk als aanvullende registratie. Bijvoorbeeld voor CMR-stoffen (waarbij CMR staat voor carcinogeen (kankerverwekkend), mutageen en reprotoxisch): De prioriteit -functie geeft u inzicht voor welke producten u het meeste risico loopt. Toxic kent een prioriteit toe aan een stof op basis van de mate van contact met het product en de waarde van de H- zinnen. Om te werken met prioriteiten moet u in de werkplekinformatie (zie afbeelding hierboven) de mate van contact met het product ingeven: In de Rapportage kunt u aangeven dat u de prioriteit wilt opnemen in de rapportages. Zie paragraaf 6.5. Dit geldt ook voor de andere werkplekinformatievakken in dit scherm. Handleiding Toxic 32

33 4.3.8 CMR-indicaties op de basiskaart en productvariant Zowel in de basiskaart als op de productvarianten kunt u als administrator op verschillende manieren zien welke componenten van een product zorgen voor een eventuele CMR-classificatie. Zowel in het classificatieoverzicht, de H- en P- zinnen, en de samenstelling zijn de CMR-indicaties rood gemarkeerd. Zie hieronder een voorbeeld van de classificaties en bijbehorende H- en P-zinnen voor het product ethanol (met methanol), volgens de REACH- en Nederlandse wetgeving: Beide vakken geven per wetgeving de H- en P-zinnen en classificaties per geldende wetgeving aan. In bovenstaand voorbeeld gaat het dus om REACH aangevuld met de Nederlandse wetgeving. In het overzicht van de samenstelling van een product kunt u ook precies zien welke componenten van het product een CMR-indicatie veroorzaken (rood gemarkeerd), maar ook waarom en volgens welke wetgeving. U ziet deze informatie door in het overzicht van de samenstelling met de cursor op het rode driehoekje (zie voorbeeld hieronder) te gaan staan: Een WIK bekijken of printen Als u op de basiskaart de productgegevens waar nodig heeft aangevuld en heeft gekozen welke informatie u wel en niet op de WIK wilt zien en vervolgens de informatie op de productvariant naar wens heeft aangepast of aangevuld, kunt u de WIK bekijken. Selecteer uw voorkeur in de drop-down box. Klik vervolgens op de groene Bekijk WIK -knop om de WIK te bekijken: Handleiding Toxic 33

34 Bovenaan de WIK vindt u de naam van uw organisatie en uw eigen logo, de productnaam en de datum waarop de WIK voor het laatst is bewerkt en gevalideerd. U kunt de WIK bekijken en printen in html-formaat of pdf-formaat. U kunt de WIK s ook digitaal beschikbaar maken door middel van publicaties. Meer informatie over de publicaties vindt u in het volgende hoofdstuk Etiketten genereren Uw werknemers kunnen etiketten genereren vanaf hun werkplek. Geef in het bovenste veld de hoeveelheid van het product op; deze zal worden geprint op het etiket. In het tweede veld geeft u aan hoe groot het etiket moet zijn door de lengte x de breedte in mm te selecteren in het drop-downmenu. Vul beide velden altijd in. Klik vervolgens op de groene button Genereer etiket. Het etiket wordt gegenereerd op basis van de laatste CLP/GHS-voorschriften. Naast de H-zinnen (gevaren) zijn ook de P-zinnen (voorzorgsmaatregelen) zichtbaar op het etiket. Handleiding Toxic 34

35 Als beheerder kunt u ook etiketten printen van uit het productregister: klik hiervoor op de groene Genereer etiket -knop en volg dezelfde procedure. U kunt de etiketten ook genereren vanaf de publicatiesets Een wijziging op werkplek resetten naar basiskaartversie U kunt een wijziging op een werkplek voor een bepaald blok resetten en terugdraaien naar de basiskaartversie: Handleiding Toxic 35

36 5 Publicaties 5.1 Publicaties maken Publicaties zijn bedoeld om de WIK s (en VIB s) op een eenvoudige manier beschikbaar te maken. Door te publiceren maakt u een link die verwijst naar de informatie in Toxic. Als Toxic wijzigingen aanbrengt in een product, hoeft u niet opnieuw te publiceren. De aangemaakte link/url is niet vindbaar in zoekmachines, de informatie is alleen toegankelijk voor degenen aan wie u de link verstrekt. Om een nieuwe publicatie aan te maken klikt u op de plus boven het overzicht van aangemaakte publicaties: Er verschijnt nu een leeg vak, Beheer publicatieset : Handleiding Toxic 36

37 Geef de publicatie eerst een naam. Als u de publicatie met een wachtwoord wilt beveiligen, vink dan de optie Wachtwoord nodig? aan. U kunt vervolgens een wachtwoord invoeren: Let op: geen wachtwoordbeveiliging houdt in dat iedereen die de URL kent ook de gegevens kan raadplegen. Dit is echter wel handig voor bijvoorbeeld hulpdiensten of andere belanghebbenden. Onder Werkplekken ziet u de bedrijfsstructuur terug die u heeft aangemaakt bij Ruimtes en werkplekken. U kunt hier selecteren welke informatie u in deze publicatie beschikbaar wilt maken. Vink daarvoor aan welke informatie u wilt publiceren: In het bovenstaand voorbeeld worden de WIK s van alle stoffen gepubliceerd die aan de aangevinkte niveaus zijn gekoppeld. Alleen de informatie gekoppeld aan Office 1 wordt niet meegenomen in deze publicatie. Sla de publicatie op door in de rechterbovenhoek op opslaan te klikken. De publicatie verschijnt vervolgens in het overzicht: Handleiding Toxic 37

38 Om de publicatie aan te passen klikt u op het zwarte potlood (hierboven in het rode kader), u komt dan terug in het eerdere beheermenu. Belangrijk! De link/url van de publicatie blijft hetzelfde als u iets wijzigt. U hoeft deze dus niet na iedere wijziging opnieuw te versturen. Een publicatieset hoeft dus maar één keer aangemaakt te worden. Een publicatieset wordt aangemaakt voor één of meer werkplekken/ruimtes. Alle producten die aan die werkplekken/ruimtes gekoppeld zijn (of nog worden), zullen in de publicatieset worden weergegeven. Het systeem is altijd up-to-date als de juiste ruimtes/werkplekken geselecteerd zijn. Periodiek verversen van de publicatieset is dus niet nodig. Om de publicatie te verwijderen klikt u op de zwarte vuilnisbak (hierboven in het rode kader). Handleiding Toxic 38

39 5.2 Publicaties bekijken Nadat u een publicatie heeft aangemaakt, kunt u de link beschikbaar maken voor degenen die u toegang wilt geven tot de informatie in deze specifieke publicatie. Dit kan bijvoorbeeld door de link te mailen, op intranet te zetten, of als snelkoppeling op een bureaublad (tablet, laptop of pc) aan te maken. Bij het aanklikken van de link verschijnt de volgende omgeving: In het veld zoeken kunt u zoeken op productnaam of productcode. Ook kunt u daar filteren op werkplek. U kunt de informatie in dit overzicht ook per kolom sorteren door op het pijltje rechts in iedere kolom te klikken. Daarnaast kunt u ook daar filteren op werkplek, u krijgt dan de informatie per werkplek te zien: In het bovenstaande voorbeeld is bijvoorbeeld gefilterd op de werkplek Schoonmaakruimte. Handleiding Toxic 39

40 Als u in het overzicht een product selecteert, kunt u direct de WIK en het VIB/de SDS bekijken: Net als in voorgaande overzichten heeft u ook hier de keuze de WIK te bekijken in html- of pdfformaat. Ook eventuele toegevoegde bestanden uit de basiskaart zijn hier te zien onder Bestanden. LET OP: producten met de status Aangevraagd en On Hold kunt u wel aan een werkplek koppelen, maar zullen nog niet in het publicatieoverzicht voor deze werkplek verschijnen. Vanaf het moment dat de status verandert in Geabonneerd, verschijnt het product ook in alle publicaties van de werkplekken waarin het is gekoppeld. Handleiding Toxic 40

41 5.3 IP-restricties publicatiesets U kunt nu een publicatieset openstellen op meerdere IP-adresranges zodat u verder kunt beperken wie er bij uw productgegevens kan. Om dit in te stellen klikt u in de rechterbovenhoek op het radertje (zie beide onderstaande afbeeldingen): U komt dan in het volgende menu terecht: Handleiding Toxic 41

42 Klik op het potloodje rechtsboven om de IP-restricties aan te passen. Klik daarna op de plus om een IP-adres in te geven: Klik meerdere keren op de plus om de range in te stellen: Als een IP-adres buiten de ingestelde range valt, krijgt de gebruiker het volgende te zien: Handleiding Toxic 42

43 6 Rapportages 6.1 Rapportages samenstellen Als u in het dashboard Rapportages heeft aangeklikt, ziet u bovenstaand scherm. Hier kunt u eenvoudig en snel rapportages maken van alle producten in uw register. In eerste instantie ziet u hier een overzicht van alle producten uit uw register (met het filter Weergeven per product). De andere weergave die u kunt selecteren is Weergeven per werkplek. Met de drie subfilters aan de rechterkant kunt u binnen de filters een nadere selectie maken. Handleiding Toxic 43

44 Weergeven per product Met Weergeven per product kunt u een rapportage per product maken. Weergave per product toont alleen productinformatie. Een enkel product komt maar één keer voor in de lijst. De gegevens van de basiskaart worden getoond. Hier kunt u het subfilter Zonder werkplek gebruiken om producten te selecteren die nog niet aan een werkplek gekoppeld zijn. Ook kunt u het subfilter Enkel CMR aanklikken, het overzicht geeft dan alleen de stoffen weer die als CMR zijn gemarkeerd. U kunt dit ook combineren met het subfilter Zonder werkplek : u krijgt dan een overzicht van de CMR-stoffen onder de niet-gekoppelde stoffen. Weergeven per werkplek Als gebruikers juist de informatie van een product bij een werkplek willen zien, kunnen zij de weergave op Per werkplek zetten. Alle werkplek-productcombinaties worden dan getoond. Ook worden alle werkplekinformatievelden getoond bij deze weergave. Weergave per werkplek toont welke producten aan welke werkplekken gekoppeld zijn. Een enkel product kan meerdere keren in de lijst voorkomen als het aan meerdere werkplekken is gekoppeld. Indien er werkplekoverschrijvingen zijn voor een product, worden deze getoond in plaats van de gegevens op de basiskaart. Hier kunt u het subfilter Per werkplek gebruiken om producten te selecteren die aan een specifieke werkplek gekoppeld zijn. Ook kunt u het subfilter Enkel CMR aanklikken, het overzicht geeft dan alleen de stoffen weer die als CMR zijn gemarkeerd. U kunt dit ook combineren met Per werkplek : u krijgt dan een overzicht van de CMR-stoffen op de geselecteerde werkplekken. Rapport samenstellen Bij Rapport samenstellen kunt u de rapportage verder aanpassen, of een eigen rapportage samenstellen. U kunt dit vak openen door in de rij Kolomweergave op de pijlen (hieronder in een rood kader) te klikken: Het volgende vak wordt dan geopend: Handleiding Toxic 44

45 Hier kunt u selecteren welke kolommen u in de rapportage wilt zien. Toxic heeft twee soorten rapportages standaard beschikbaar: Standaard en Wettelijk. U kunt deze selecteren middels de knop hierboven weergegeven in het rode kader. Maakt u zelf een selectie, dan wordt deze als Custom aangemerkt. Boven in dit scherm kunt u ook in één keer alles selecteren of deselecteren: Het onderste gedeelte van dit scherm; Werkplekinformatie (in het oranje vak), wordt alleen getoond als u werkt in het filter Weergeven per werkplek. De kolommen die u selecteert, ziet u direct terug in het overzicht: U kunt per kolom filteren door rechts in de kolom op het pijltje te klikken. U krijgt dan een menu met aanvullende filteropties te zien: Handleiding Toxic 45

46 Ook kunt u via dit menu snel kolommen toevoegen of weglaten. Selecteer hiervoor in hetzelfde menu Kolommen : U krijgt hier dezelfde lijst met opties als bij Rapport samenstellen. Wat u hier wel of niet selecteert, ziet u ook weer direct terug in het overzicht. Handleiding Toxic 46

47 6.2 Rapportages exporteren Exporteren naar Excel U kunt uw rapportage exporteren naar Excel door op de groene knop Exporteren naar Excel te klikken. De rapportage wordt zoals deze op dat moment is samengesteld omgezet naar een Excelbestand. Alle filtermogelijkheden worden hierin meegenomen Een Stoffenmanager -export maken U kunt via de exportfunctie in het rapportageoverzicht ook een Stoffenmanager -export maken. Hiermee kunt u de productgegevens uit Toxic in Stoffenmanager laden voor de blootstellingsberekeningen. U hoeft deze gegevens dan dus niet meer handmatig in te voeren in Stoffenmanager. Zorg er wel voor dat het template in ingesteld op Wettelijk. U kunt de Stoffenmanager-export aanmaken door naast de groene export -knop in de drop-down box Stoffenmanager te selecteren (zie afbeelding hieronder): Handleiding Toxic 47

48 Let op: Stoffenmanager accepteert alleen producten waarvan de verschijningsvorm is ingevuld, en waarvan de concentratie een valide getal is. De verschijningsvorm kunt u invullen bij de productgegevens op de basiskaart: Toxic exporteert vervolgens een xml-bestand van de producten die u op dat moment in de rapportage heeft staan. Dit bestand kan in Stoffenmanager geïmporteerd worden. Let op: u ziet bij een Stoffenmanager-export alleen de H- en P-zinnen/classificaties/pictogrammen van de landenversie waar u een abonnement op heeft Een Seirich-export maken De exportfunctie maakt het ook mogelijk een export in Seirich-formaat te maken. Dit werkt hetzelfde als de voorgaande exports, alleen selecteert u nu Seirich : Handleiding Toxic 48

49 6.3 Prioriteit rapporteren De prioriteit -functie geeft u inzicht voor welke producten u het meeste risico loopt. Toxic kent een prioriteit toe aan een stof op basis van de mate van contact met het product en de waarde van de H- zinnen. U kunt het contact met het product registreren in de productvariant bij de werkplekinformatie (zie hoofdstuk 4.3.3). U kunt de prioriteit vervolgens terugvinden in het rapportageoverzicht. Selecteer hiervoor de kolom Prioriteit : De kolom komt nu in de rapportage te staan, en u kunt dus sorteren op prioriteit (waarbij 1 de hoogste prioriteit is): De producten met de hoogste prioriteit in dit overzicht zijn de producten waarmee u waarschijnlijk het hoogste risico loopt gezien de mate van contact en de risico s van het product. Handleiding Toxic 49

50 7 Notificaties 7.1 Het logboek Op uw dashboard ziet u rechts onderin het veld notificaties staan. U kunt het Notificaties -menu openen door onderin op de drie bolletjes te klikken (hierboven in het rode kader). U komt dan in het volgende scherm terecht: Hier ziet u het logboek: een overzicht van alle notificaties, het soort wijziging, de datum van de wijziging en wie het wanneer heeft afgehandeld. Handleiding Toxic 50

51 7.2 Wijzigingen in producten Als u in het logboek een wijziging aanklikt, komt u direct in de basiskaart van de stof waarin de wijziging is aangebracht. U kunt dan ook direct zien waar de wijziging zit: Hebt u de wijziging gezien, klik dan op de groene knop Gezien en afgehandeld. In het Notificatie-overzicht ziet u door wie en wanneer een product is afgehandeld. Handleiding Toxic 51