Producthandleiding. Toxic.nl Voor inhoudelijke vragen: of Voor vragen over abonnementen:

Transcriptie

1 Producthandleiding Toxic.nl Voor inhoudelijke vragen: of Voor vragen over abonnementen: of Handleiding Toxic 1

2 Inhoudsopgave 1. Het inlogscherm Dashboard (thuisscherm) Logo en bedrijfsnaam opgeven Wekelijkse ontvangen Het productregister Zoeken Geselecteerde taal Productstatussen Abonneren Product toevoegen Een product door Toxic laten toevoegen Kiezen van een landenversie Handmatig een eigen product toevoegen Producten verwijderen Bedrijfsstructuur aanmaken Ruimtes en werkplekken aanmaken Producten koppelen WIK s (Werkplekinstructiekaarten) De Toxic basiskaart: Productgegevens VOS-stof Grenswaarden laten berekenen De Toxic basiskaart: Classificatie De Toxic basiskaart: weergave van informatie aanpassen De productvariant Werkplekinformatie en prioriteiten CMR-indicaties op de basiskaart en productvariant Een WIK bekijken of printen Etiketten genereren Handleiding Toxic 2

3 Een wijziging op werkplek resetten naar basiskaartversie Publicaties Publicaties maken Publicaties bekijken IP-restricties publicatiesets Rapportages Rapportages samenstellen Rapportages exporteren Een Stoffenmanager -export maken Een Seirich-export maken Prioriteit rapporteren Notificaties Het logboek Wijzigingen in producten Handleiding Toxic 3

4 1. Het inlogscherm U komt op het inlogscherm via U kunt ook inloggen via met de knop Inloggen (hieronder in het rode kader): Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in, u komt dan direct in het welkomscherm/dashboard. Handleiding Toxic 4

5 2 Dashboard (thuisscherm) De verschillende tegels geven de volgende mogelijkheden: In het productregister kunt u producten aan uw abonnement toevoegen, aanvragen, SDS-en bekijken en productgegevens of WIK s bekijken en aanpassen. Ook kunt u hier zelf producten toevoegen en stoffen zoeken in uw eigen database en/of in de Toxic database. U kunt Producten filteren, kolommen verplaatsen of weghalen. U kunt hier productruimte in Toxic bijkopen, dit gaat middels een . Bij ruimtes & werkplekken kunt u koppelingen met stoffen maken of verwijderen. U kunt kiezen uit 4 niveaus: werkplek, proces, ruimte of persoon. Deze worden weergegeven met verschillende iconen. U kunt hier zelf namen en eventuele nummers aan toevoegen. Deze kunt u ook altijd weer veranderen. U kunt onbeperkt niveaus aanmaken en koppelen. Ook kunt u hier producten aan de verschillende niveaus koppelen. Handleiding Toxic 5

6 Bij publicaties beheren kunt u één of meerdere websites maken. Met deze websites kunnen uw collega s de WIK s en SDS-en raadplegen. De informatie is per niveau (werkplek, proces, ruimte of persoon) beschikbaar en per publicatie kunt u er één of meerdere niveaus selecteren. U kunt er ook voor kiezen de website te beveiligen met een wachtwoord. Na het opslaan van een publicatie krijgt u de unieke URL van de website. Deze kunt u vervolgens met uw collega s delen. De website is 24/7 te raadplegen op elke locatie met internettoegang en u kunt de website raadplegen via computer, smartphone en tablet met elke gangbare browser. Bij rapportages kunt u zelf rapportages samenstellen en deze vervolgens exporteren naar Excel. Bij notificaties ziet u of er een verandering is bij een product in uw abonnement. U ziet hier precies welke veranderingen dit zijn. Daarnaast krijgt u ook in uw dashboard een notificatie. Ook in het productregister staat er bij de betreffende stof een uitroepteken. Dit teken blijft staan zolang u de herinnering niet afhandelt. U kunt in het productregister de stoffen ook op de notificaties filteren. Bij de productgegevens ziet u de details van de verandering en kunt u de notificatie afhandelen. Verder ziet u links op het dashboard het zijmenu en rechtsboven de taalinstelling en de knop om uit te loggen: Zijmenu: geeft u de mogelijkheid om overal in Toxic snel naar een andere functionaliteit te gaan. Ga met uw muis over de balk om deze uit te klappen. Taalinstelling: staat standaard op Nederlands, maar Toxic is ook beschikbaar in het Engels, Frans of Duits. Klik op de taal om deze te veranderen. Uitloggen: klik op de uitlogknop om uit te loggen. Handleiding Toxic 6

7 2.1 Logo en bedrijfsnaam opgeven In de settings kunt u de bedrijfsnaam en het logo in te stellen. Deze zullen bovenaan de WIK getoond worden: Het veld met uw bedrijfsnaam is een verplicht veld; u kunt het niet leeg maken, maar wel aanpassen. 2.2 Wekelijkse ontvangen In de instellingen in het blok voor gebruikerspecifieke instellingen kan aangegeven worden of u de wekelijkse mail met productupdates wilt ontvangen. Handleiding Toxic 7

8 3. Het productregister 3.1 Zoeken 3.2 Product statussen 3.3 Abonneren 3.4 Product toevoegen en verwijderen 3.1 Zoeken Nadat u gekozen heeft voor het productregister ziet u linksboven een zoekveld staan. Hier kunt u op drie manieren zoeken: 1. In uw eigen register: u zoekt in de stoffen waarop u geabonneerd bent. 2. In het Toxic register: u zoekt in alle in Toxic geregistreerde stoffen. 3. In beide registers. Selecteer het blauwe vak en vervolgens het register waarin u wil zoeken: Het is mogelijk alleen op productnaam te zoeken. U krijgt dan alle producten waar de ingevoerde naam in voor komt. U kunt ook zoeken op leverancier. U krijgt dan alle producten van de gevraagde leverancier. U kunt ook zoeken op product en leverancier tegelijk. Handleiding Toxic 8

9 U kunt eenvoudig zien welke filters u hebt ingesteld, zowel in filters die buiten het grid kunnen worden ingevuld als grids die via het grid zijn ingesteld. Zie de afbeelding: Geselecteerde taal Bij het zoeken naar productnamen speelt de ingestelde taal een belangrijke rol. Wanneer u in uw productregister zoekt naar een product wordt er gezocht in de taal die is geselecteerd. U kunt per product voor iedere geselecteerde taal een naam opgeven. Zo heet het Nederlandse zoutzuur in het Frans bijvoorbeeld le acide chlorhydrique. Als er in de geselecteerde taal geen naam is opgegeven wordt er in het Nederlands gezocht en wordt de Nederlandse naam getoond. Ook SDS-en kunt u downloaden voor de taal die u op dat moment heeft geselecteerd. Als de SDS niet beschikbaar is in de geselecteerde taal krijgt u de SDS die door Toxic als standaard is ingesteld. Handleiding Toxic 9

10 3.2 Productstatussen Als u zoekt op een stof die gevonden wordt in uw eigen register of de Toxic-database, heeft deze één van de volgende statussen: Status Omschrijving U bent op dit product geabonneerd. Selecteer het product om het te Bekijken en bewerken of de SDS te bekijken. U bent op dit product geabonneerd en het is momenteel in bewerking bij Toxic. Dit kan gaan om een update of wijziging. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Beschikbaar in database, u kunt direct abonneren. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Uw aanvraag voor dit product is in behandeling. Selecteer het product om de SDS te bekijken. Dit product heeft u zelf ingevoerd, en wordt niet bijgehouden door Toxic. Selecteer het product om het te Bekijken en bewerken, of de SDS te bekijken. Abonnementsaanvraag staat on hold, klik op de status voor verdere uitleg/instructie. Belangrijk: producten met de status Aangevraagd en On Hold kunt u wel al aan een werkplek koppelen, maar zullen nog niet in het publicatieoverzicht voor deze werkplek verschijnen. Dit komt omdat de stofinformatie nog gevalideerd moet worden. Zodra de status op geabonneerd staat verschijnt de stof ook in alle publicatieoverzichten. Handleiding Toxic 10

11 3.3 Abonneren Wilt u een nieuwe stof toevoegen en staat deze al in de Toxic database, dan kunt u zich direct op deze stof abonneren. Om te abonneren klikt u op de blauwe abonneerknop. Er verschijnen 2 nieuwe knoppen, klik vervolgens op de knop abonneren : Belangrijk! Bekijk en controleer ALTIJD EERST het SDS. Klik hiervoor op de knop SDS bekijken. Zo weet u zeker dat u zich op het juiste product abonneert. U ziet vervolgens het onderstaande scherm. Als u op ja klikt, bent u direct geabonneerd. De stof komt in uw register te staan en u kunt er direct mee werken. Klik hiervoor de geabonneerde stof aan: Handleiding Toxic 11

12 U kunt nu de basiskaart aanpassen door op Bekijken en bewerken te klikken. U kunt ook direct een basis-wik bekijken. U kunt de WIK op twee manieren inzien: 1. Digitaal via HTML: De WIK wordt direct in uw browser geopend 2. Downloaden in PDF: De WIK wordt in PDF-formaat gedownload, waarna u de WIK kunt openen en printen. Om uw voorkeur te selecteren klikt u op het groene pijltje naast bekijk WIK: Na het selecteren van uw voorkeur klikt u op de groene Bekijk WIK knop om de WIK te openen. Daarnaast kun u vanuit het productregister ook direct een etiket genereren. Dit kan ook vanuit het overzicht Ruimtes en werkplekken, de productvarianten, en het gebruikersoverzicht (de instructies hiervoor staan in de desbetreffende hoofdstukken). Deze etiketten worden als afbeelding gegenereerd conform de CLP-richtlijnen, en kunnen vervolgens worden geprint. Klik hiervoor op de groene Genereer etiket knop. In paragraaf U kunt direct abonneren als u ruimte heeft in uw abonnement (zie rode kader afbeelding hieronder). Heeft u geen ruimte meer, neem dan s.v.p. contact op via toxic@sdu.nl of Handleiding Toxic 12

13 Handleiding Toxic 13

14 3.4 Product toevoegen Een product door Toxic laten toevoegen Indien uw stof NIET in het register staat, kunt u deze toevoegen door op de knop product toevoegen te klikken. Kies Ja als u wilt dat TOXIC de informatie van uw product up-to-date houdt. Kiest u Ja, dan ziet u het volgende scherm: Vul dit formulier volledig in. Via de groene knop uploaden voegt u indien beschikbaar de SDS van de stof toe. Klik hierna op aanvragen om de aanvraag te versturen. Dit kan enige tijd in beslag nemen Kiezen van een landenversie U kunt bij de productaanvraag aangeven in welk land het product gebruikt gaat worden. De landen zijn Nederland, Frankrijk, België en Duitsland. U kunt dus een abonnement nemen op een specifieke landenversie van een product. Zo krijgt u de juiste gegevens volgens de wetgeving van het gekozen land. Het is mogelijk om op meerdere landenversies een abonnement te nemen indien uw bedrijf in meerdere landen is gevestigd. Elke landenversie neemt één plek in uw ruimte in. Handleiding Toxic 14

15 De wetgeving van het land dat u hier selecteert, zal toegepast worden op het aangevraagde product. Dit staat standaard op Nederland. U ziet in het productregister en overige schermen aan de vlaggen per stof welk land is geselecteerd: Alleen het rapportageoverzicht wijkt hiervan af. U ziet daar geen vlag maar de landcode: Als u een abonnement opzegt, dan doet u dit vanaf nu voor de landenversie van een product. Daarmee wordt één plek vrijgemaakt in uw ruimte. Als u dus een abonnement op meer landenversies van een product heeft, dan kunt u deze los van elkaar opzeggen (indien de abonnementstermijn van twee jaar is verstreken). Belangrijk: In de schermen van Toxic ziet u alleen de H- en P-zinnen/classificaties/pictogrammen en overige informatie volgens de landelijke wetgeving van het land dat u bij het abonneren hebt geselecteerd Handmatig een eigen product toevoegen Wilt u een stof wel invoeren in Toxic, maar zonder dat de informatie door ons up-to-date wordt gehouden, klik dan op NEE, ik voer het product in en houd zelf de veranderingen bij. Uw product verschijnt dan als Eigen product in uw register: Handleiding Toxic 15

16 Bij het invoeren van een eigen product kunt u de classificaties/h- en P-zinnen/pictogrammen bewerken en beheren zonder daarbij land specifieke gegevens op te geven Producten verwijderen De abonnementsperiode van een product is 24 maanden. Na die periode kunt u een product verwijderen. Om een product te verwijderen selecteert u het product. Rechts ziet u een knop Stop abonnement. Is de knop grijs, dan is de abonnementsperiode nog niet verstreken en kunt u het product nog niet verwijderen. Door op de knop te gaan staan ziet u hoe lang de abonnementsperiode nog duurt. Is de knop rood, dan kunt u het abonnement verwijderen. Het product blijft nog beschikbaar in uw productregister als u een product heeft verwijderd. U heeft dan nog de beschikking over de laatste gegevens, maar het product wordt niet meer door Toxic bijgehouden. Wilt u een eigen product helemaal uit het productregister verwijderen, dan klikt u op de rode knop Verwijderen uit register. U kunt een stof pas verwijderen als de knop rood is; in het andere geval loopt het abonnement op de stof nog. Handleiding Toxic 16

17 4. Bedrijfsstructuur aanmaken 4.1 Ruimtes en werkplekken aanmaken 4.2 Producten koppelen 4.3 WIK s (werkplekinstructiekaarten) 4.1 Ruimtes en werkplekken aanmaken Nadat u heeft gekozen voor Ruimtes en Werkplekken komt u in het volgende overzicht terecht: Door op de plus (zie rode kader hierboven boven) te klikken kunt u een nieuwe werkplek aanmaken. U krijgt dan het volgende te zien: Bij naam vult u de naam in van dit niveau. Deze naam ziet u vervolgens terug in de lijst. Bij type kunt u kiezen of het een werkplek, ruimte, persoon of proces betreft. U kunt de werkplek een nummer geven. Bij valt onder selecteert u waar u de ruimte, werkplek, proces of persoon onder wilt laten vallen. Hierbij is Geen het hoogste niveau. Klik als u klaar bent altijd op opslaan (zie rode kader hierboven). Handleiding Toxic 17

18 Voorbeeld: Als u bij valt onder de optie Geen selecteert, komt de regel direct in de lijst. Aan de groene plus kunt u zien dat hier meerdere niveaus onder zijn gehangen. Klik op de plus om de structuur te openen. U ziet de verschillende subniveaus die onder Toxic vallen. Hierbij valt het proces Publication 1 weer onder Manage Publications. Zo kunt u uw volledige bedrijfsstructuur in kaart brengen. U kunt een werkplek altijd nog wijzigen door in de geselecteerde werkplek op het zwarte potlood te klikken: Door op de zwarte vuilnisbak te klikken kunt u een werkplek verwijderen: Let op! Dit kan alleen als er geen niveaus onder deze werkplek hangen. Is dit wel het geval, dan is de vuilnisbak grijs en moet u eerst de lagere niveaus verwijderen. Handleiding Toxic 18

19 4.2 Producten koppelen Nadat u uw bedrijfsstructuur in kaart heeft gebracht, kunt u de stoffen waarop u geabonneerd bent aan de juiste werkplekken of ruimtes gaan koppelen. Klik daarvoor op de groene knop product koppelen : U krijgt dan het volgende scherm te zien: U kunt hier de naam van het product typen of door middel van de drop-down box het product selecteren. Koppel zo per niveau alle voor dat niveau relevante producten. Het is mogelijk om in één keer meerdere producten aan een werkplek te koppelen. In de popup die opent, kan een lijst worden gemaakt van alle producten die toegevoegd moeten worden aan deze werkplek: Handleiding Toxic 19

20 Als deze lijst compleet is, klik dan op de knop Koppel. Alle producten worden in één keer toegevoegd aan de werkplek. Als u vervolgens een gekoppelde stof aanklikt kunt u een werkplekvariant openen van deze stof door op de groene knop werkplekvariant openen te klikken. U kunt producten uit de lijst voor deze werkplek verwijderen door op de rode knop product ontkoppelen te klikken. De werkplekvariant is een aanpassing van de basiskaart van het product en bevat informatie die u specifiek kunt maken voor de werkplek waar het product aan is gekoppeld. Uitleg over de basiskaart en de productvarianten vindt u in de volgende hoofdstukken. U kunt een product ook koppelen via het productregister: dit kan door in het productregister te klikken op Bekijken Bewerken: U komt dan in de Toxic Basiskaart terecht, waarover meer in het volgende hoofdstuk. In de basiskaart kunt u kiezen voor Nieuwe variant : Handleiding Toxic 20

21 Toxic zal u vervolgens vragen de variant aan een werkplek te koppelen (een productvariant is immers altijd werkplekspecifiek). De productvariant en daarmee de koppeling is dan gelegd. Bij de gekoppelde ruimte/werkplek in Ruimtes & Werkplekken (beheren) wordt in de lijst dit product vervolgens ook getoond. Handleiding Toxic 21

22 4.3 WIK s (Werkplekinstructiekaarten) De Toxic basiskaart: Productgegevens De Toxic basiskaart is een begrijpelijke en overzichtelijke samenvatting van het Veiligheidsinformatieblad (VIB) of (Material) Safety Data Sheet ([M]SDS). Dit overzicht bevat alle belangrijke informatie die nodig is om veilig met een stof te kunnen werken. Deze basiskaart blijft altijd ongewijzigd en beschikbaar naast de werkplekvarianten. U vindt de basiskaart op twee manieren: 1. Vanuit het productregister: selecteer het product waarvan u de basiskaart wilt zien in uw productregister en klik vervolgens op Bekijken en bewerken : 2. Vanuit het productvarianten scherm: klik op de grijze < of > pijlen aan de zijkant om te wisselen tussen de verschillende productvarianten totdat u in het blauwe vak onder productvarianten de Toxic basiskaart ziet staan: Zowel op de basiskaart als op alle productvarianten ziet u volgens welke wetgevingen een product is opgesteld. Dit is altijd de Europese wetgeving REACH aangevuld met de wetgeving van het land waarop het abonnement is afgesloten (Nederland, Belgie, Frankrijk en Duitsland). Handleiding Toxic 22

23 In onderstaand voorbeelden zijn dit dus REACH en Nederland (zie rode kader) en REACH en België (gele kader): Op de basiskaart kunt u de productgegevens aanvullen en kiezen welke informatie u op de WIK wilt weergeven. Om de productgegevens te wijzigen klikt u op het zwarte potlood in de rechter bovenhoek van de productgegevens (eerste grijze vak): Het vak wordt vervolgens blauw, met tekstboxen waar u informatie kunt aanvullen: U kunt hier onder andere een eigen naam en code voor de stof ingeven. Door op het potloodje rechts in het blok te klikken worden de velden Eigen naam en Eigen code weergegeven in invoermode. Na invoer moet er op het schijfje geklikt worden rechtsboven in het blok om de wijzigingen op te slaan, links van het kruisje (annuleren). Handleiding Toxic 23

24 Door op de plus naast bestanden te klikken kunt u bestanden toevoegen aan de basiskaart. U kunt hierbij denken aan foto s van de verpakking waar het product in zit of van het soort beschermingsmiddelen dat gedragen moet worden. Klik na het wijzigen altijd op opslaan (zie het rode vak hierboven). De gegevens die u in dit vak Productgegevens aanvult en de bestanden die u toevoegt, worden automatisch aan alle productvarianten toegevoegd VOS-stof U kunt in het venster Productgegevens ook opgeven wat de maximale opslag per product is en aangeven of het VOS-stof is. Heeft u in het vakje VOS een vinkje gezet, dan kunt u in het invulveld dat ernaast verschijnt ook het percentage opgeven Grenswaarden laten berekenen U kunt hier ook aangeven of u de grenswaarden van uw product door een expert wil laten uitrekenen. Het gaat hier om een jaarabonnement. Handleiding Toxic 24

25 Zodra wij uw aanvraag hebben ontvangen, gaan wij aan de slag. Zodra dit is gebeurd, ontvangt u daarvan een bericht in Notificaties. Zolang u een abonnement hebt op de grenswaardeberekening, kunt u de waardes niet meer zelf aanpassen of overschrijven. U kunt een abonnement op de grenswaarde ook opzeggen: Als u een abonnement hebt op de grenswaarden en u zegt een abonnement op een product op, dan zegt u daarmee automatisch ook uw grenswaardenabonnement op De Toxic basiskaart: Classificatie In het vak Classificatie wordt getoond of bepaalde classificaties zijn toegekend vanwege de REACHwetgeving of vanwege de wetgeving in het land waarop een gebruiker een abonnement heeft. Dit is alleen te zien bij abonnementen, niet bij eigen producten. Handleiding Toxic 25

26 U ziet daar dus de H-zinnen voor REACH en de H-zinnen van de wetgeving van uw landkeuze. Hetzelfde geldt voor de pictogrammen: daar worden de pictogrammen getoond die zijn toegekend vanwege de REACH-wetgeving of vanwege de wetgeving in het land waarop u een abonnement heeft De Toxic basiskaart: weergave van informatie aanpassen Naast het aanvullen van de productgegevens kunt u op de basiskaart kiezen welke informatie u wilt zien op de WIK. De grijze vakken op de basiskaart bevatten de uit het VIB afkomstige informatie die nodig is voor het maken van een WIK. Niet alle informatie is verplicht voor een WIK. In sommige grijze vakken ziet u daarom een oog-symbool, bijvoorbeeld in het vak Classificatie : Handleiding Toxic 26

27 Dit betekent dat u deze vakken kunt weglaten van de WIK. Dit doet u door op het oog te klikken. De vakken worden dan doorzichtig: Dit bekent dat de informatie niet op de WIK wordt getoond. Het aanpassen van overige informatie doet u in de werkplekvariant. Zo kunt u ongeacht hoeveel wijzigingen u aanbrengt in een productvariant, altijd op de basiskaart terugvinden hoe de informatie oorspronkelijk uit het VIB kwam De productvariant Om een werkplekvariant voor een product aan te maken, selecteert u de werkplek waar u het product aan hebt gekoppeld. Klik vervolgens op het product waarvoor u de werkplekvariant wilt maken en open in onderstaand scherm de werkplekvariant: U komt nu in een scherm terecht dat qua indeling en informatie gelijk is aan de basiskaart. In het blauwe vak staat nu echter de naam van de werkplek waarvoor deze productvariant is aangemaakt, in dit geval Office 1 : Handleiding Toxic 27

28 Deze kaart kun u nu gaan aanpassen voor het gebruik van het betreffende product op deze specifieke werkplek. De vakken waar u wijzigingen in kunt aanbrengen hebben een zwart potlood in de rechter bovenhoek: Als u op het potlood heeft geklikt, kunt u de tekst in het vak bewerken en kunt u de informatie aanpassen of aanvullen. Klik vervolgens op opslaan (hieronder in het rode vierkant) om uw wijzigingen te bewaren. U kunt varianten weer verwijderen door in de productvariant op Verwijder variant te klikken: Handleiding Toxic 28

29 4.3.7 Werkplekinformatie en prioriteiten In de productvariant kunt u ook overige werkplekinformatie invoeren (helemaal onderaan). Deze informatie komt niet terug op de WIK, maar is wel belangrijk als aanvullende registratie. Bijvoorbeeld voor CMR-stoffen: De prioriteit -functie geeft u inzicht voor welke producten u het meeste risico loopt. Toxic kent een prioriteit toe aan een stof op basis van het contact met het product en de waarde van de H-zinnen. Om te werken met prioriteiten moet u in de werkplekinformatie (zie afbeelding hierboven) het contact met het product ingeven: In de Rapportage kunt u aangeven dat u de prioriteit wilt opnemen in de rapportages. Zie paragraaf 6.5. Dit geldt ook voor de andere werkplekinformatievakken in dit scherm. Handleiding Toxic 29

30 4.3.8 CMR-indicaties op de basiskaart en productvariant Zowel in de basiskaart als op de productvarianten kunt u als administrator op verschillende manieren zien welke componenten van een product zorgen voor een eventuele CMR-classificatie. Zowel in het classificatie-overzicht, de H- en P- zinnen, en de samenstelling zijn de CMR indicaties rood gemarkeerd. Zie hieronder een voorbeeld van de classificaties en bijbehorende H- en P-zinnen voor het product ethanol (met methanol), volgens de REACH- en Nederlandse wetgeving: Beide vakken geven per wetgeving de H- & P-zinnen en classificaties per geldende wetgeving aan. In bovenstaand voorbeeld gaat het dus om REACH aangevuld met de Nederlandse wetgeving. In het overzicht van de samenstelling van een product kunt u ook precies zien welke componenten een CMR-indicatie veroorzaken (rood gemarkeerd), maar ook waarom en volgens welke wetgeving. U ziet deze informatie door in het overzicht van de samenstelling op het rode driehoekje (zie voorbeeld hieronder): Een WIK bekijken of printen Als u op de basiskaart de productgegevens waar nodig heeft aangevuld en heeft gekozen welke informatie u wel en niet op de WIK wilt zien en vervolgens de informatie op de productvariant naar wens heeft aangepast of aangevuld, kunt u de WIK bekijken. Selecteer uw voorkeur in de drop-down box. Klik vervolgens op de groene Bekijk WIK knop om de WIK te bekijken: Handleiding Toxic 30

31 Bovenaan de WIK vindt u de naam van uw organisatie en uw eigen logo, de productnaam en de datum waarop de WIK voor het laatst is bewerkt en gevalideerd. U kunt de WIK bekijken en printen in HTML-formaat of Pdf-formaat. U kunt de WIK s ook digitaal beschikbaar maken door middel van publicaties. Meer informatie over de publicaties vindt u in het volgende hoofdstuk Etiketten genereren Tot slot kunnen uw werknemers ook vanuit het gebruikersoverzicht etiketten genereren: klik hiervoor op de groene Genereer etiket knop. U heeft hier de mogelijkheid om een veiligheidsetiket te genereren. Geef in het bovenste veld de hoeveelheid van het product op; deze zal worden meegeprint op het etiket. In het tweede veld geeft u aan hoe groot het etiket moet zijn door de lengte x de breedte in mm te selecteren. Vul beide velden altijd in. Klik vervolgens op de groene button Genereer etiket. Het etiket wordt gegenereerd op basis van de laatste CLP/GHS-voorschriften. Naast de H-zinnen (gevaren) zijn ook de P-zinnen (voorzorgsmaatregelen) zichtbaar op het etiket. U kunt de etiketten ook generen vanaf de publicatiesets. Handleiding Toxic 31

32 Een wijziging op werkplek resetten naar basiskaartversie U kunt een wijziging op een werkplek voor een bepaald blik resetten en terugdraaien naar de basiskaartversie: Handleiding Toxic 32

33 5 Publicaties 5.1 Publicaties maken en beheren 5.2 Publicaties bekijken 5.3 IP restricties publicatiesets 5.1 Publicaties maken Publicaties zijn bedoeld om de WIK s (en VIB s) op een eenvoudige manier beschikbaar te maken. Door te publiceren maakt u een link die verwijst naar de informatie in Toxic. Als Toxic wijzigingen aanbrengt in een product, hoeft u niet opnieuw te publiceren. De aangemaakte link/url is niet vindbaar in zoekmachines, de informatie is alleen toegankelijk voor degenen aan wie u de link verstrekt. Om een nieuwe publicatie aan te maken klikt u op de plus boven het overzicht van aangemaakte publicaties: Handleiding Toxic 33

34 Er verschijnt nu een leeg vak Beheer publicatieset : Geef de publicatie eerst een naam. Als u de publicatie met een wachtwoord wilt beveiligen, vink dan de optie Wachtwoord nodig? aan. U kunt vervolgens een wachtwoord invoeren: Let op: geen wachtwoordbeveiliging houdt in dat iedereen die de URL kent ook de gegevens kan raadplegen. Dit is echter wel handig voor bijvoorbeeld hulpdiensten of andere belanghebbenden. Onder Werkplekken ziet u de bedrijfsstructuur terug die u heeft aangemaakt bij Ruimtes en werkplekken. U kunt hier selecteren welke informatie u in deze publicatie beschikbaar wilt maken. Vink daarvoor aan welke informatie u wilt publiceren: In het bovenstaand voorbeeld worden de WIK s van alle stoffen gepubliceerd die aan de aangevinkte niveaus zijn gekoppeld. Alleen de informatie gekoppeld aan Office 1 wordt niet meegenomen in Handleiding Toxic 34

35 deze publicatie. Sla de publicatie op door in de rechter bovenhoek op opslaan te klikken. De publicatie verschijnt vervolgens in het overzicht: Om de publicatie aan te passen klikt u op het zwarte potlood (hierboven in het rode kader), u komt dan terug in het eerdere beheermenu. Belangrijk! De link/url van de publicatie blijft hetzelfde als u iets wijzigt. U hoeft deze dus niet na iedere wijziging opnieuw te versturen. Een publicatieset hoeft dus maar één keer aangemaakt te worden. Een publicatieset wordt aangemaakt voor één of meer werkplekken/ruimtes. Alle producten die aan die werkplekken/ruimtes gekoppeld zijn (of nog worden) zullen in de publicatieset worden weergegeven. Het systeem is altijd up to date als de juiste ruimtes/werkplekken geselecteerd zijn. Periodiek verversen van de publicatieset is dus niet nodig. Om de publicatie te verwijderen klikt u op de zwarte vuilnisbak (hierboven in het rode kader). Handleiding Toxic 35

36 5.2 Publicaties bekijken Nadat u een publicatie heeft aangemaakt, kunt u de link beschikbaar maken voor degenen die u toegang wilt geven tot de informatie in deze specifieke publicatie. Dit kan bijvoorbeeld door de link te mailen, op intranet te zetten, of als snelkoppeling op een bureaublad (tablet, laptop of PC) aan te maken. Bij het aanklikken van de link verschijnt de volgende omgeving: In het veld zoeken kunt u zoeken op productnaam of productcode. Ook kunt u daar filteren op werkplek. U kunt de informatie in dit overzicht ook per kolom sorteren door op het pijltje rechts in iedere kolom te klikken. Daarnaast kunt u ook daar filteren op werkplek, u krijgt dan de informatie per werkplek te zien: In het bovenstaande voorbeeld is bijvoorbeeld gefilterd op de werkplek Schoonmaakruimte. Handleiding Toxic 36

37 Als u in het overzicht een product selecteert, kunt u direct de WIK en het VIB/de SDS bekijken: Net als in voorgaande overzichten heeft u ook hier de keuze de WIK te bekijken in html- of pdfformaat. Ook eventuele toegevoegde bestanden uit de basiskaart zijn hier te zien onder Bestanden. LET OP: producten met de status Aangevraagd en On Hold kunt u wel aan een werkplek koppelen, maar zullen nog niet in het publicatieoverzicht voor deze werkplek verschijnen. Vanaf het moment dat de status verandert in Geabonneerd verschijnt het product ook in alle publicaties van de werkplekken waarin het is gekoppeld. Handleiding Toxic 37

38 5.3 IP-restricties publicatiesets U kunt nu een publicatieset openstellen op meerdere ip-adres ranges zodat u verder kunt beperken wie er bij uw productgegevens kan. Om dit in te stellen klikt u in de rechterbovenhoek op het radartje (zie beide onderstaande afbeeldingen): U komt dan in het volgende menu terecht: Handleiding Toxic 38

39 Klik op het potloodje rechtsboven om de IP-restricties aan te passen. Klik daarna op de plus om een IP-adres in te geven: Klik meerdere keren op de plus om de range in te stellen: Als een IP-adres buiten de ingestelde range valt krijgt de gebruiker het volgende te zien: Handleiding Toxic 39

40 6 Rapportages 6.1 Rapportages samenstellen 6.2 Rapportages exporteren 6.3 Een Stoffenmanager -export maken 6.4 Een Seirich-export maken 6.5 Prioriteit rapporteren 6.1 Rapportages samenstellen Als u in het dashboard Rapportages heeft aangeklikt, ziet u bovenstaand scherm. Hier kunt u eenvoudig en snel rapportages maken van alle producten in uw register. In eerste instantie ziet u hier een overzicht van alle producten uit uw register. Met de onderstaande drie knoppen kunt u hier snel een selectie in maken. Handleiding Toxic 40

41 Met Weergeven per product kunt u een rapportage per product maken. De standaardweergave is dat producten zonder werkplekinformatie getoond worden. Als de gebruiker juist de informatie van een product bij een werkplek wil zien, dan kan hij/zij de weergave op Per werkplek zetten. Alle werkplek-product combinaties worden dan getoond. Ook worden alle werkplekinformatievelden getoond worden bij deze weergave. Samengevat: - Weergave per product toon alleen productinformatie. Een enkel product komt maar één keer voor in de lijst. De gegevens van de basiskaart worden getoond. Er kan gefilterd worden op welke producten nog niet aan een werkplek gekoppeld zijn maar er kan niet gefilterd worden op werkplek. - Weergave per werkplek toont welke producten aan welke werkplekken gekoppeld zijn. Een enkel product kan meerdere keren in de lijst voorkomen als deze aan meerdere werkplekken is gekoppeld. Indien er werkplekoverschrijvingen zijn voor een product, dan worden deze getoond in plaats van de gegevens op de basiskaart. Er kan niet gefilterd worden welke producten nog niet gekoppeld zijn aan een werkplek (omdat deze weergave juist wel de gekoppelde toont). Er kan wel gefilterd worden op werkplek. Selecteert u Enkel CMR, dan geeft het overzicht alleen de stoffen die als CMR zijn gemarkeerd. U kunt dit ook combineren met Per werkplek of Zonder werkplek : u krijgt dan een overzicht van de CMR-stoffen op de geselecteerde werkplekken of van de CMR-stoffen onder de niet-gekoppelde stoffen. Bij Rapport samenstellen kunt u de rapportage verder aanpassen, of een eigen rapportage samenstellen. U kunt dit vak openen door op de pijlen (hieronder in een rood kader) te klikken: Handleiding Toxic 41

42 Het volgende vak wordt dan geopend: Hier kunt u selecteren welke kolommen u in de rapportage wilt zien. Toxic heeft twee soorten rapportages standaard beschikbaar: Standaard en Wettelijk. U kunt deze selecteren middels de knop hierboven weergegeven in het rode kader. Maakt u zelf een selectie, dan wordt deze als Custom aangemerkt. Boven in dit scherm kunt u ook in één keer alles selecteren of deselecteren: De kolommen die u selecteert ziet u direct terug in het overzicht: U kunt per kolom filteren door rechts in de kolom op het pijltje te klikken. U krijgt dan een menu met aanvullende filteropties te zien: Handleiding Toxic 42

43 Ook kunt u via dit menu snel kolommen toevoegen of weglaten. Selecteer hiervoor in hetzelfde menu Kolommen : U krijgt hier dezelfde lijst met opties als bij Rapport samenstellen. Wat u hier wel of niet selecteert ziet u ook weer direct terug in het overzicht. Handleiding Toxic 43

44 6.2 Rapportages exporteren U kunt uw rapportage exporteren naar Excel door op de groene knop Exporteren naar Excel te klikken. De rapportage wordt zoals deze op dat moment is samengesteld omgezet naar een Excelbestand. Alle filtermogelijkheden worden hierin meegenomen. Handleiding Toxic 44

45 6.3 Een Stoffenmanager -export maken U kunt via de exportfunctie in het rapportageoverzicht ook een Stoffenmanager -export maken. Hiermee kunt u de productgegevens uit Toxic in Stoffenmanager laden voor de blootstellingsberekeningen. U hoeft deze gegevens dan dus niet meer handmatig in te voeren in Stoffenmanager. U kunt de Stoffenmanager -export aanmaken door naast de groene export -knop in de drop-down box Stoffenmanager te selecteren (zie afbeelding hieronder): Let op: Stoffenmanager accepteert alleen producten waarvan de verschijningsvorm is ingevuld, en waarvan de concentratie een valide getal is. De verschijningsvorm kunt u invullen bij de productgegevens op de basiskaart: Handleiding Toxic 45

46 Toxic exporteert vervolgens een.xml-bestand van de producten die u op dat moment in de rapportage heeft staan. Dit bestand kan in Stoffenmanager geïmporteerd worden. Let op: u ziet bij een Stoffenmanager -export alleen de H- en P-zinnen/classificaties/pictogrammen van de landenversie waar u een abonnement op heeft,. 6.4 Een Seirich-export maken De exportfunctie maakt het ook mogelijk een export in Seirich-formaat te maken. Dit werkt hetzelfde als de voorgaande exports, alleen selecteert u nu Seirich : 6.5 Prioriteit rapporteren De prioriteit -functie geeft u inzicht voor welke producten u het meeste risico loopt. Toxic kent een prioriteit toe aan een stof op basis van het contact met het product en de waarde van de H-zinnen. U kunt het contact met het product registreren in de productvariant bij de werkplekinformatie (zie hoofdstuk 4.3.3). U kunt de prioriteit vervolgens terugvinden in het rapportageoverzicht. Selecteer hiervoor de kolom Prioriteit : De kolom komt nu in de rapportage te staan, en u kunt dus sorteren op prioriteit (waarbij 1 de hoogste prioriteit is): Handleiding Toxic 46

47 De producten met de hoogste prioriteit in dit overzicht zijn de producten waarmee u waarschijnlijk het hoogste risico loopt gezien de mate van contact en de risico s van het product. Handleiding Toxic 47

48 7 Notificaties 7.1 Het logboek U kunt het Notificaties menu openen door onderin op de drie bolletjes te klikken (hierboven in het rode kader). U komt dan in het volgende scherm terecht: Hier ziet u het logboek: een overzicht van alle notificaties, het soort wijziging, de datum van de wijziging en wie het wanneer heeft afgehandeld. Handleiding Toxic 48

49 7.2 Wijzigingen in producten Als u in het logboek een wijziging aanklikt, komt u direct in de basiskaart van de stof waarin de wijziging is aangebracht. U kunt dan ook direct zien waar de wijziging zit: Hebt u de wijziging gezien, klik dan op de groene knop Gezien en afgehandeld. In het Notiticatie-overzicht ziet u door wie en wanneer een product is afgehandeld. Handleiding Toxic 49