Digital agenda Deel III. juli 2015

Transcriptie

1 Digital agenda Deel III juli 2015

2 Inhoudstafel Deel III - Digitalisering van de overheid... 1 III.1 Algemeen krachtlijnen voor de digitalisering van de overheid en de voordelen ervan 1 III.2 Digitalisering van de eigen interne werking... 3 III.2.a ehr en elektronische facturatie... 3 III.2.b Digitalisering van justitie... 3 III.2.c Digitalisering van geografische informatie en patrimoniumdocumentatie... 4 III.2.d Kleefbriefjes mutualiteiten... 4 III.3 Digitalisering van de interacties tussen overheidsdiensten onderling... 5 III.3.a Gegevensuitwisseling Federale Politie Justitie - Inspectiediensten... 5 III.3.b Betere gegevens uitwisseling tussen FOD justitie en Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) 5 III.3.c Betere gegevensuitwisseling tussen de balanscentrale van de NBB en de FOD Economie (Algemene Directie Statistiek (ADS) het vroegere NIS)... 6 III.3.d Eén unieke databank rond arbeidssituatie vreemdelingen... 7 III.3.e Betere gegevensuitwisseling tussen verschillende inspectiediensten in strijd tegen deloyale concurrentie... 7 III.4 Digitalisering van de interacties met bedrijven... 8 III.4.a Algemeen principe: alle interacties tussen de overheid en bedrijven elektronisch mogelijk tegen III.4.b Optimalisatie Kruispuntbank Ondernemingen (KBO)... 8 III.4.c Elektronische facturatie... 9 III.4.d Elektronische afwikkeling van overheidsopdrachten III.4.e Elektronische afwikkeling van vergunningen, erkenningen en toelatingen III.5 Digitalisering van de interacties met burgers III.5.a Elektronische arbeidsovereenkomsten III.5.b Ticketverkoop en ticketcontrole openbaar vervoer III.5.c e-health III.6 Oneerlijke concurrentie tussen ICT-ondernemingen en vzw s III.7 Open data Deel III Digital agenda

3 Deel III - Digitalisering van de overheid III.1 Algemeen krachtlijnen voor de digitalisering van de overheid en de voordelen ervan Om stappen te zetten richting een digitale economie is het van groot belang dat ook de overheid daar voluit voor gaat op elk van volgende 4 domeinen (zie ook onderstaande figuur): 1. Digitalisering van de eigen interne werking 2. Digitalisering van de interacties tussen overheidsdiensten onderling 3. Digitalisering van de interacties met de bedrijven 4. Digitalisering van de interacties met de gezinnen Daartoe kan de overheid best een gestructureerde aanpak hanteren, gebaseerd op duidelijke strategische prioriteiten die worden vertaald in een meerjarig investeringsplan. Zelfs in tijden van budgettaire krapte (en juist om efficiëntiewinsten te realiseren) moet er voldoende worden geïnvesteerd in ICT-infrastructuur, ICT-apparatuur, moderne software en het aankopen of uitwerken van nieuwe IT-oplossingen. Bij het uitvoeren van zo n digitaliseringsplan kan de overheid in elk van de 4 hierboven beschreven domeinen best volgende stelregels hanteren: Alvorens een proces van digitalisering aan te vatten, eerst bekijken of de bestaande wetten, regels, rondzendbrieven en de daaruit voortvloeiende processen en procedures niet kunnen worden vereenvoudigd. Onnodige complexiteit digitaliseren brengt vaak extreem hoge kosten mee en minder performante resultaten. Bij het uitwerken van een digitale oplossing: vertrekken vanuit de leefwereld en de vraagstellingen van de gezinnen of bedrijven en niet vanuit de organisatie van de overheidsdienst(en) in kwestie. Gebruik maken van technologische oplossingen en standaarden die open zijn en zoveel als mogelijk geharmoniseerd, zodat informatiesystemen van verschillende overheidsdiensten vlot met elkaar kunnen communiceren. Waken over de correcte toepassing van de voorwaarden voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (rechtmatigheid, proportionaliteit, beveiliging, traceerbaarheid). Streven naar synergiewinsten door zoveel mogelijk gebruik te maken van infrastructuren, technische oplossingen en databanken (authentieke bronnen) die al door andere overheidsdiensten zijn uitgewerkt. Deel III Digital agenda p.1

4 Systematisch gebruik maken van verbeterde versies van de generieke instrumenten die onder punt I.2 werden besproken: eid en mobile ID, elektronische handtekening, elektronische adressen en brievenbussen, elektronische aangetekende zending, elektronische archivering, elektronische betaalinstrumenten. Streven naar unieke, eenvoudig te bereiken elektronische toegangsportalen waar de verschillende elektronische diensten van de overheid overzichtelijk worden samengebracht (zie punt I.2.f Instrumenten, Digitale overheidstoepassingen). Indien de overheid op die wijze tewerk gaat, zal de digitalisering van de overheid in eerste instantie leiden tot overheidsdiensten van hogere kwaliteit die een geringere inzet van middelen vergen (efficiëntiewinsten): De hogere kwaliteit zal bestaan uit: Snellere en eenvoudigere procedures Minder fouten of rechtzettingen Digitale bereikbaarheid 7 dagen op 7 en 24u op 24 Een grotere fraudebestendigheid dan de papieren procedures (mits een degelijk omkaderend cybersecurity- en databeschermingsbeleid) De geringere middeleninzet zal tot uiting komen in: Minder personeelsleden nodig voor administratieve taken (en dus meer ruimte voor kerntaken of voor natuurlijke afvloeiing) Minder kantoorruimte nodig voor archivering papieren dossiers of voor het fysiek ontvangen van burgers en bedrijven Een lager papierverbruik Er moet wel rekening gehouden worden met bijkomende investerings- en elektriciteitskosten voor PC s, laptops en serverparken. Door optimaal gebruik te maken van synergieën met andere overheidsdiensten kunnen deze echter worden gedrukt. Ten tweede zal een performant e-gov-beleid ook belangrijke voordelen genereren voor burgers en bedrijven, met name: Minder tijd nodig voor het invullen van formulieren of aangiftes door het vooraf invullen van gegevens die reeds bij de overheid bekend zijn en door het gebruik van slimme formulieren die wijzen op inconsistenties of ontbrekende data. Minder tijd en kosten voor verplaatsingen van burgers en bedrijven richting administratie (en voor burgers dus ook minder vakantiedagen hiervoor te gebruiken) Meer transparantie in het kunnen volgen van de stand van zaken van hangende dossiers (vb. vergunningsaanvragen, fiscale, justitiële of politionele zaken). Voor bedrijven: lagere (externe of interne) administratiekosten en de mogelijkheid om die middelen of arbeidskrachten in te zetten voor meer operationele doelstellingen. Ten derde heeft een daadkrachtig e-gov-beleid natuurlijk ook een belangrijk voorbeeld- en katalysatoreffect voor digitalisering in andere sectoren (denk bvb. aan elektronische facturatie, elektronisch kadaster of elektronische ticketing). Hieronder zullen we voor elke van de 4 concrete actiedomeinen een aantal prioritaire verbeteringspistes naar voor schuiven. Deel III Digital agenda p.2

5 III.2 Digitalisering van de eigen interne werking III.2.a ehr en elektronische facturatie Een eerste belangrijke werf voor de digitalisering van de eigen interne werking van de overheid is het zoveel mogelijk elektroniseren van de personeels- en de financiële administratie van de overheidsdiensten. Voor de financiële administratie is enkele jaren geleden op federaal niveau al één geuniformiseerd ITsysteem ingevoerd (Fedcom) waarvan de mogelijkheden (o.a. op het vlak van analytische boekhouding) nog veel intensiever zouden moeten worden gebruikt. Ook de invoering en veralgemening van de elektronische facturatie zou het financieel beheer binnen de overheid nog veel efficiënter kunnen maken. Op het vlak van de personeelsadministratie werken verschillende federale overheidsdiensten al jarenlang aan één gemeenschappelijk ehr-systeem en een gemeenschappelijke loonmotor binnen het ehr-project, maar voorlopig nog zonder veel resultaat. Het is zaak om dit project zo snel mogelijk vlot te trekken zodat eindelijk de evidente efficiëntiewinsten worden gerealiseerd (bvb. door het uitbreiden van de self-service -mogelijkheden) en het risico op een uitval van het verouderde ITsysteem (bij CDVU) voor de loonbetalingen wordt vermeden. III.2.b Digitalisering van justitie Algemeen Een andere belangrijke uitdaging bestaat erin om justitie de 21 e eeuw binnen te loodsen op het vlak van technologie. Daartoe zou allicht eerst een analyse nodig zijn over een mogelijke vereenvoudiging en modernisering van de bestaande procedureregels. Daarnaast zou de procesvoering zoveel als mogelijk elektronisch moeten worden georganiseerd (elektronische communicatie met de rechtzoekende partijen, elektronisch consulteerbare agenda van de zittingen, elektronische vonnissen in een vonnissendatabank, elektronische follow-up van de stand van zaken van een gerechtelijke procedure of een klacht, ). Een cruciaal element daarbij is dat zoveel mogelijk processtukken (PV s, inspectieverslagen, ) volledig elektronisch zouden moeten worden opgesteld en georganiseerd in een consulteerbare databank. Hiertoe zijn goede afspraken nodig tussen de federale en lokale politie, de federale inspectiediensten en de FOD Justitie o.a. rond de aanvaarding van een elektronische handtekening en een elektronische tijdsstempel onder deze processtukken. Zo n doorgedreven vereenvoudiging en informatisering is één van de belangrijkste sleutels om de structurele problemen van Justitie en de gerechtelijke achterstand op termijn weg te werken. Daarnaast is het ook belangrijk dat wet- en regelgeving ook het digitaal en centraal beschikbaar worden gesteld onder de vorm van een service (Law As A Service of LAAS), niet alleen als een consulteerbare databank. Deze diensten kunnen dan aangeboden worden als open data. Procedures i.k.v. faillissement of continuïteit van de ondernemingen Op het vlak van de wetgeving inzake faillissement of continuïteit van de ondernemingen moet België zich snel aanpassen en overgaan tot de digitalisering van de procedures om zo uitvoering te geven aan de Europese verordening op dat vlak. Deze procedures zouden ook nog een heel stick effectiever zijn, als zij niet enkel zouden gedigitaliseerd worden voor de ondernemingen in moeilijkheden, maar ook voor hun schuldeisers en klanten. Deel III Digital agenda p.3

6 III.2.c Digitalisering van geografische informatie en patrimoniumdocumentatie Ook op het vlak van de omgang met geografische informatie en eigendomsverwerving blijven de administratieve procedures binnen de Directie Patrimoniumdocumentatie van FOD Financiën (kadaster, registratiekantoren, hypotheekkantoren) momenteel nog hoofdzakelijk op papier. Ondanks langlopende projecten rond het digitaliseren van het volledige proces rond patrimoniumdocumentatie (STIPAD) en de interactie met de notarissen (eregistration) is er op het terrein nog altijd maar weinig vooruitgang merkbaar. Nochtans zijn de technologische mogelijkheden m.b.t. geografische informatie in de voorbije decennia geëxplodeerd. Mede door deze gebrekkige informatisering bengelt België achteraan in alle rankings (o.a. Doing Business van de Wereldbank) m.b.t. de snelheid en de eenvoud waarmee transacties m.b.t. eigendom en vastgoed kunnen worden afgehandeld. Het spreekt voor zich dat dit ook een nefaste impact heeft op de snelheid waarmee binnen- en buitenlandse investeerders hun uitbreidingsinvesteringen kunnen realiseren. Het is dan ook hoogdringend om de informatisering op dit vlak eindelijk ten uitvoer te leggen zowel voor de interne efficiëntie van deze diensten als voor een vlottere dienstverlening aan burgers, bedrijven en de vele andere stakeholders (notarissen, vastgoedmakelaars, regionale entiteiten). III.2.d Kleefbriefjes mutualiteiten Een laatste evidente mogelijkheid om belangrijke kostenbesparingen te realiseren bij de overheid of in dit geval bij de daarvoor door de overheid betaalde mutualiteiten, is de volledige elektronische afhandeling van de terugbetaling van de doktersrekening i.p.v. de huidige procedure met het kleefbriefje van de mutualiteiten dat op het getuigschrift voor verstrekte hulp van de dokter dient te worden geplakt, vervolgens gepost bij die mutualiteiten, waarna terugbetaling volgt na enkele dagen. Met de huidige technologieën inzake eid (die de SIS-kaart vervangt), betaalplatformen en gegevensuitwisselingsplatformen tussen artsen en mutualiteiten, had dit eigenlijk al lang gerealiseerd moeten zijn. Deel III Digital agenda p.4

7 III.3 Digitalisering van de interacties tussen overheidsdiensten onderling III.3.a Gegevensuitwisseling Federale Politie Justitie - Inspectiediensten Eén van de belangrijkste manco s inzake gegevensuitwisseling bij de federale overheid ligt op vandaag bij de gegevensuitwisseling tussen de Federale Politie (en sommige inspectiediensten) en de parketten die nog in hoge mate op papier gebeurt. Enkel tussen de sociale inspectie en de parketten bestaat er op vandaag al een systeem van elektronisch Proces-Verbaal (epv). De in hoofdzaak papieren stroom tussen politie en de provinciaal georganiseerde parketten zorgt niet alleen voor een suboptimale opsporingscapaciteit (vb. geen volledig gedocumenteerd overzicht over feiten die zich in een andere provincie of parket hebben afgespeeld) en een onmogelijkheid tot volledige elektronische procesvoering, maar heeft ook belangrijke negatieve consequenties voor gezinnen en bedrijven. Eén van de meest frappante voorbeelden daarvan is de administratieve last die in hoofde van de autoleasingmaatschappijen wordt veroorzaakt door de dubbele papieren verzending van verkeersboetes. Deze PV s en hun apart verstuurde betalingsuitnodiging dienen telkens te worden ingescand en manueel doorg d naar de juiste bestuurder. Het zou veel eenvoudiger zijn voor de leasingmaatschappijen om deze automatisch te routeren naar de bestuurder in kwestie wanneer het PV en de betalingsuitnodiging elektronisch zouden worden bezorgd. Hiertoe moeten dan natuurlijk ook een aantal van de instrumenten uit deel II.2 voorhanden zijn (elektronische handtekening, officiële elektronische mailadressen, elektronische aangetekende zendingen). III.3.b Betere gegevens uitwisseling tussen FOD justitie en Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) Eén van de resterende problemen inzake Only Once is de uitwisseling van ondernemingsgegevens tussen de FOD Justitie en de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO). Oprichtings- en wijzigende aktes De oprichtingsakte van een onderneming en de wijzigingen daaraan dienen momenteel te worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Daarna worden deze gegevens overgemaakt aan KBO waar zij elektronisch worden bijgehouden en raadpleegbaar gemaakt. Wanneer de oprichtings- of wijzigende akte door een notaris wordt opgesteld, kan die gebruik maken van het edepot-systeem, een elektronisch systeem dat automatisch zorgt voor de neerlegging bij de griffie en de publicatie in het Belgisch Staatsblad en dit binnen de 48 uur (inclusief verificatie en validatie door de griffie). Er bestaat echter nog altijd een mogelijkheid om voor de oprichtingsakte en wijzigende aktes de papieren weg te volgen (nog steeds gebruikt voor 15% van de aktes bij de notarissen en alles wat niet via een notaris verloopt). Daarbij verlopen er door de verschillende manuele procedures soms verschillende weken vooraleer de oprichting van de onderneming of de wijzigingen aan de aktes (bvb. rond gemandateerden of handtekeningsbevoegdheden) in KBO opgenomen raken. Deze papieren procedure veroorzaakt dus een grote werklast voor de griffies en de KBO-beheerscel en leidt tot problemen met het actualiteitsgehalte van de gegevens in KBO. Op het terrein leidt dit dan weer tot belangrijke problemen en misverstanden en zorgt dit ervoor dat gegevensuitwisseling op basis van KBO-gegevens (only once) niet altijd voldoende betrouwbaar wordt geacht door andere overheidsdiensten. Deel III Digital agenda p.5

8 De vorige regering heeft de elektronische procedure al bevorderd door een elektronische neerlegging 20% goedkoper te maken dan een papieren neerlegging, maar meer ingrijpende maatregelen dringen zich op. In eerste instantie kan eraan gedacht worden om elektronische neerlegging verplicht te maken voor alle oprichtings- en wijzigende aktes van ondernemingen. Het edepot-systeem kan dan best ook toegankelijk worden gemaakt voor niet-notarissen (advocatenkantoren, de gemandateerden (vb. juridische dienst) van de ondernemingen zelf) en de kost voor elektronische neerlegging verder verlaagd. Een finale elektronische verificatie en validatie door de griffies kan daarbij behouden blijven om de kwaliteit van de aktes te verzekeren (ook bij egriffie, het systeem voor de elektronische oprichting van vzw s kan zo n verificatie overigens nog nuttig zijn). Een meer verregaande oplossing zou er kunnen in bestaan dat KBO binnen de federale overheid de unieke authentieke bron zou worden voor alle oprichtingsaktes en wijzigende aktes en niet langer het Staatsblad (van waaruit de gegevens maar moeilijk gestructureerd raadpleegbaar en uitwisselbaar zijn). Op die manier kan ook een in essentie overlappende publicatieprocedure tussen de KBO en het Staatsblad worden vermeden. De verificatie- en validatiestap door de griffie van de Rechtbank van Koophandel kan wel behouden blijven om de kwaliteit van de aktes te garanderen. Beslissingen i.v.m. faillissement of continuïteit van ondernemingen Een procedure rond faillissement of gerechtelijk akkoord van een onderneming gaat gepaard met een beslissing door een rechtbank. Aangezien alle vonnissen op papier geschieden worden deze rechterlijke beslissingen eerst gepubliceerd in het Staatsblad en vervolgens, soms met enige weken vertraging, door de griffie overgemaakt aan de beheerscel van KBO. Die past vervolgens de rechtstoestand van de onderneming aan in KBO. Hierdoor is de actualiteitswaarde van de gegevens in KBO niet altijd gegarandeerd. Ook hier zou men beter komen tot een situatie waarin er een volledig en directe elektronische gegevensuitwisseling zou zijn tussen de griffies van de Rechtbanken van Koophandel (idealiter via elektronische vonnissen) en de KBO. Zo n volledig elektronische procedure zou veel overbodig werk besparen zowel voor de FOD Justitie als voor de FOD Economie en tegelijk zorgen voor een betere kwaliteit van de gegevens in KBO. III.3.c Betere gegevensuitwisseling tussen de balanscentrale van de NBB en de FOD Economie (Algemene Directie Statistiek (ADS) het vroegere NIS) Een belangrijke bron van ergernis voor de ondernemingen blijft de opvraging voor statistische doeleinden (bvb. in de Structuurenquête) van gegevens die zij al eens hebben doorgegeven via de Jaarrekening die is neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. De gegevensuitwisseling tussen de balanscentrale van de NBB en de FOD Economie dient dan ook te worden verbeterd zodat alle gegevens die uit de jaarrekening kunnen worden gehaald al automatisch worden overgemaakt aan ADSEI of vooraf worden ingevuld in de daarvoor bestemde vakken van de structuurenquête of van enige andere enquête die deze gegevens dient te verzamelen. Deel III Digital agenda p.6

9 III.3.d Eén unieke databank rond arbeidssituatie vreemdelingen De Belgische ondernemingen zijn ook vragende partij voor het samenbrengen van de informatie rond de arbeidssituatie van vreemdelingen in één unieke databank. Die zou voor werkgevers idealiter consulteerbaar moeten zijn vóór het afsluiten van een arbeidsovereenkomst of minstens automatisch getoetst kunnen worden bij de eerste Dimona-aangifte. Gezien de benodigde gegevens deels beschikbaar zijn bij federale instanties 1 (voor de verblijfsvergunning) en deels bij regionale instanties 2 (voor de arbeidsvergunning), zou dit project dus gegevensuitwisseling noodzakelijk maken tussen administraties uit de verschillende bevoegdheidsniveaus van ons land. Concreet zou de consultatie van deze databank analoog kunnen verlopen met de wijze waarop dit vandaag gebeurt voor de controle van het toegestane contingent aan dagen/uren inzake studentenarbeid. De controle door de werkgever zou met name gebeuren via het ingeven van het rijksregisternummer 3 van de kandidaat-werknemer en onder een aantal voorwaarden die de privacy van de kandidaatwerknemer moeten garanderen. III.3.e Betere gegevensuitwisseling tussen verschillende inspectiediensten in strijd tegen deloyale concurrentie Een laatste evidente vorm van te verbeteren gegevensuitwisseling betreft die tussen de verschillende inspectiediensten die ons land rijk is: economische inspectie, arbeidsinspectie (arbeidswetten en cao s), socialezekerheidsinspectie, fiscale inspectie, voedselveiligheidsinspectie, etc. Een dergelijke gegevensuitwisseling zou het veel makkelijker maken om de bedrijven op te sporen die zich niet houden aan wetten en regels en zo zorgen voor deloyale concurrentie. De overtredingen uit die verschillende domeinen zijn immers vaak met elkaar geconnecteerd (vb. fiscale inspectie en SZinspectie, economische inspectie en arbeidsinspectie). 1 De Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken 2 De Ministeries van Werk van de gewesten 3 In het rijksregister staat informatie uit het bevolkingsregister, vreemdelingenregister en wachtregister. Deel III Digital agenda p.7

10 III.4 Digitalisering van de interacties met bedrijven III.4.a Algemeen principe: alle interacties tussen de overheid en bedrijven elektronisch mogelijk tegen 2020 Wanneer alle instrumenten uit deel I.2 eenvoudig te gebruiken en betrouwbaar zijn (o.a. officiële mailbox en mandatendatabank, zijn er weinig of geen interacties tussen overheid en bedrijven denkbaar die niet via digitale weg kunnen verlopen. Gezien de vele voordelen van digitalisering inzake kwaliteit van de dienstverlening en efficiëntiewinsten zowel bij de overheid als bij de bedrijven, is het dan ook aangewezen dat de overheid er zou naar streven om ALLE interacties met de bedrijven die nog op papier verlopen volledig digitaal aan te bieden tegen 2020 ( Digital by default ). In haar interacties met bedrijven kan de overheid de papieren procedures vervolgens ook volledig afschaffen en ondernemingen dus de facto verplichten om de digitale weg te kiezen. Ook in andere cruciale interacties tussen bedrijven en overheid (vb. de interacties met de RSZ of bij de belangrijkste belastingaangiftes) is deze piste met succes gevolgd. Er bestaan dan ook bijna geen bedrijven meer die niet digitaal geconnecteerd zijn. Enige voorwaarde is dat de overheid zorgt dat de benodigde instrumenten (eid, mobile ID, elektronische handtekening, officiële box en mandatendatabank, elektronische aangetekende zending, ) eenvoudig zijn in gebruik en betrouwbaar, en dat de ontwikkelde toepassingen dit ook zijn. Om deze doelstelling te realiseren over 5 jaar zal wel een aanzienlijk investeringsbudget nodig zijn. Door gebruik te maken van synergieën inzake infrastructuur, netwerken, datacenters en authentieke bronnen, kan deze kost echter worden gedrukt. Eventueel kan men zich in een eerste fase ook tevreden stellen met een digitaliseringsgraad van 99% zodat voor de meest uitzonderlijke procedures geen aparte digitale toepassing moeten worden ontwikkeld. Er moet wel over worden gewaakt dat deze investeringen zich op termijn ook terugbetalen in belangrijke besparingen in ingezette mankracht voor de geautomatiseerde processen, zodat de vrijkomende arbeidskrachten ofwel elders in de overheid of de privésector nuttig kunnen worden ingezet, ofwel niet vervangen worden bij pensionering. Zoniet dreigt er binnen de overheid een hoge graad van verborgen werkloosheid te ontstaan, met alle maatschappelijke kosten vandien. III.4.b Optimalisatie Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) Een eerste cruciale randvoorwaarde voor de volledige digitalisering van de interactie tussen overheid en bedrijven, is een versterking van de KBO. Op dit ogenblik is de KBO vooral een databank waarin ondernemersgegevens zoals het ondernemingsnummer, de status (actief of stopgezet), de rechtstoestand (normaal, overgenomen of in faling of WCO), de maatschappelijke zetel, de rechtsvorm (NV, BVBA, coöperatieve, ), de vestigingseenheden, de functiehouders (RvB), de beroepsbekwaamheden en toelatingen (vb. erkend aannemer), het maatschappelijk kapitaal en de verbanden met andere ondernemingen worden weergegeven. Er gebeuren op basis van die gegevens in KBO op vandaag al heel wat gegevensuitwisselingen binnen de overheid. Toch zijn er ook nog heel wat mogelijkheden voor verbetering en uitbreiding. Om de kwaliteit van de gegevens in KBO verder te verbeteren (een hardnekkig probleem), kan er worden gewerkt op twee pistes: a) het verbeteren en versnellen van de gegevensuitwisseling met de FOD Justitie (zie hoger), de NBB en de FOD Economie zelf, waarbij kan worden overwogen om de KBO de unieke authentieke bron te maken van een aantal gegevens. Deel III Digital agenda p.8

11 b) het vergemakkelijken van de mogelijkheid van self-service door de ondernemingen om hun gegevens actueel te houden. Daartoe zouden zoveel mogelijk KBO-gegevens digitaal en gratis moeten kunnen worden aangepast (op basis van een databank van gemandateerden en digitale identificatie). Nu zijn er nog teveel aanpassingen die verplicht en tegen betaling door de ondernemingsloketten moeten gebeuren. Daarnaast is het van groot belang (zie hoger) dat elke onderneming een officieel elektronisch e- mailadres krijgt dat ze zelf naar goeddunken kan aanpassen, en waarop de onderneming met zekerheid elektronisch kan worden bereikt. Voor alle ondernemingen die niet onmiddellijk zo n adres doorgeven, kan worden voorzien in een default mailbox binnen KBO die door de gemandateerden kan worden geconsulteerd. Zoals hoger reeds gesteld kan het default- -adres dan bijvoorbeeld de vorm aannemen van mail@[ondernemingsnummer].be, of [ondernemingsnummer]@mail.be Een laatste belangrijke verbetering aan KBO zou er moeten in bestaan dat er voor elke onderneming een actuele databank van gemandateerden wordt bijgehouden (inclusief rijksregisternummer) die elektronisch (via webservices) kan worden aangesproken. Zo kan online worden getoetst of een bepaalde persoon gemachtigd is elektronische aangetekende zendingen in ontvangst te nemen, bepaalde overeenkomsten elektronisch te tekenen, offertes elektronisch over te maken, bezwaarschriften elektronisch neer te leggen, of betalingen te verrichten. Wanneer deze cruciale verbeteringen en uitbreidingen worden gerealiseerd zal de KBO nog veel meer dan vandaag de motor worden van de digitalisering van de interactie tussen bedrijven en overheid. III.4.c Elektronische facturatie Een ander domein waarop de overheid een voortrekkersrol kan spelen, is dat van de elektronische facturatie. De overheid is immers veruit de grootste afnemer van goederen en diensten in het land. Wanneer zij ondernemingen een makkelijk en betrouwbaar systeem biedt waarlangs facturen elektronisch kunnen worden bezorgd, dan kan dit erg inspirerend zijn voor het digitaliseren van de facturatie tussen ondernemingen onderling. Nu zijn er in België immers talrijke spelers op de markt die elk verschillende niet-interoperabele standaarden hanteren. Het zou dan ook goed zijn dat de overheid een aantal open standaarden naar voor schuift, gebaseerd op Europese of internationale beste praktijken. Het is daarbij van groot belang dat de inhoudelijke en technische vormvereisten van de facturen en van de archivering (opgelet voor zware circulaires van de BTW-administratie!) zo beperkt mogelijk worden gehouden en dat de overheid kiest voor een eenvoudig systeem met open standaarden dat makkelijk kan interageren met bestaande financiële software. De bedoeling moet zijn dat dit geen nieuwe kosten genereert voor de bedrijven. Er dient ook speciale aandacht te worden besteed aan de technische en financiële haalbaarheid voor KMO s. Wanneer een dergelijk systeem de pilootfase 4 (waar het zich vandaag bevindt) gepasseerd is en goed en betrouwbaar functioneert, kan de overheid de elektronische facturatie ook best verplicht maken op een ruim van tevoren gecommuniceerde datum 5. Dit genereert belangrijke efficiëntiewinsten voor de overheid zelf en voor de ondernemingen. 4 Het zou nuttig zijn dat de overheidsdiensten in kwestie de resultaten van de eerste pilootprojecten deelt met de sector en samen met de stakeholders een implementatieplan opstelt. 5 Zie bvb. de werkwijze bij de CEPA-implementatie Deel III Digital agenda p.9

12 III.4.d Elektronische afwikkeling van overheidsopdrachten Elektronische procedure Sinds 2005 bestaat de toepassing eprocurement waarop overheidsopdrachten worden gepubliceerd (enotification), waarlangs elektronisch ondertekende offertes kunnen worden ingediend (etendering) en beoordeeld/gegund (eawarding). Dit interfederaal elektronisch platform wordt meer en meer gebruikt. Het aantal procedures bekendgemaakt via etendering is gestegen van ongeveer in 2007 tot bijna in Het aantal procedures waarbij de offertes werden ingediend via etendering is in dezelfde periode gestegen van 8 tot Dit betekent dat er nog altijd een weg te gaan is om ook het indienen van offertes veel meer via elektronische weg te laten verlopen (in 2012 dus slechts op ). Vooral lokale besturen (maar ook sommige federale overheidsdiensten) zijn vaak nog terughoudend om overheidsopdrachten via etendering te laten verlopen omwille van de technische complexiteit van het proces (o.a. de elektronische handtekening, eid en kaartlezer zijn daarvoor nodig). Naast de hierboven beschreven mogelijke verbeteringspistes rond eid, mobile ID en elektronische handtekening, zou het ook kunnen helpen dat er wat ruimere delegatiemogelijkheden worden gecreëerd voor diegenen die juridisch gehouden zijn om een offerte te ondertekenen (bvb. via de op te richten mandatendatabank van de KBO, zie hoger). Nu is het soms problematisch dat men de fysieke eid van de bedrijfsleider nodig heeft om een offerte te ondertekenen, terwijl die die op hetzelfde moment nodig heeft bvb. voor een buitenlandse vliegverplaatsing. Elektronische verificatie van uitsluitingsgronden ipv attesten aanleveren In de voorbije 10 jaar werden ook belangrijke stappen gezet om te zorgen dat de ondernemingen bepaalde attesten die aangeven dat ze zich niet in een bepaalde uitsluitingssituatie bevinden (attest van niet-faillissement, attest geen fiscale schulden, ), niet meer zelf moeten aanleveren. Enerzijds gebeurt dit in veel gevallen via een verklaring op eer van de onderneming die nadien enkel wordt geverifieerd voor de winnaar van de procedure. Anderzijds zijn er elektronische systemen beschikbaar (Digiflow-Telemarc) waar al deze uitsluitingsgronden door de aanbestedende overheidsdienst zelf kunnen worden geverifieerd bij andere overheidsdiensten (RSZ, FOD Financiën, KBO, NBB). Deze systemen bestaan nu voor alle attesten. Het is alleen nog zaak om te zorgen dat alle overheidsdiensten (federaal, regionaal en lokaal) deze ook actief gebruiken i.p.v. deze attesten te blijven opvragen bij de bedrijven zelf. III.4.e Elektronische afwikkeling van vergunningen, erkenningen en toelatingen Wanneer men het digital by default -principe dat hierboven werd beschreven, wil realiseren in alle interacties met de ondernemingen, zal er nog heel wat werk moeten worden verricht rond de elektronische aanvraag van vergunningen, erkenningen en toelatingen. Deze zaken komen vaak voor in de sfeer van technische goedkeuringen van bouwplannen, investeringen of voertuigen, het op de markt brengen van nieuwe producten, het aantonen van competenties voor een bedrijfsactiviteit of een gereglementeerd beroep, etc. Op het Vlaams niveau is men van plan de aanvraag voor de omgevingsvergunning (milieu + ruimtelijke ordening) te digitaliseren, maar ook voor de andere vergunningen, erkenningen en toelatingen zou die oefening moeten worden opgestart. Op de website is een overzicht gemaakt van al deze vergunningen, maar op heel wat plaatsen staat vermeld dat de aanvraag schriftelijk dient te gebeuren bij een overheidsdienst. Daar dient dus ook systematisch werk te worden gemaakt van een digitale procedure al dan niet via deze website (zie hieronder verder over portalen onder punt 6.) Deel III Digital agenda p.10

13 III.5 Digitalisering van de interacties met burgers Naast de digitalisering van de interacties met bedrijven, zijn er ook een aantal interacties met burgers die voor het bedrijfsleven erg belangrijk zijn. De belangrijkste worden hieronder opgesomd. III.5.a Elektronische arbeidsovereenkomsten Arbeidsovereenkomsten zijn in essentie een overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer, maar de overheid bepaalt via wetgeving de basisvoorwaarden waaraan deze moeten voldoen. Elektronische arbeidsovereenkomsten zijn al mogelijk sinds 2007, maar het verplichte gebruik van de eid en de daaraan verbonden elektronische handtekening (met alle boven beschreven praktische problemen) maken een doeltreffend gebruik van elektronische arbeidsovereenkomsten erg moeilijk. Daarom is het wenselijk dat ofwel de wetgeving wordt versoepeld en ook andere vormen van elektronische handtekening (niet-gekwalificeerde elektronische handtekeningen) mogelijk worden, ofwel op korte termijn een makkelijk bruikbaar alternatief voor de fysieke eid wordt voorzien (vb. mobile ID en signature). III.5.b Ticketverkoop en ticketcontrole openbaar vervoer Naast de bovenstaande digitalisering richting burgers die zeer relevant is voor de ondernemingen omdat ze betrekking heeft op de arbeidsrelatie werkgever-werknemer, zijn er ook een aantal andere e-gov-toepassingen van de overheid denkbaar die zeer nuttig kunnen zijn omdat ze een voorbeeldeffect hebben voor gelijkaardige toepassingen in de privésector. Een voorbeeld daarvan is de mogelijke toepassing van mobile ID om tickets voor het openbaar vervoer aan te schaffen (met de online identiteitscheck voor de toepassing van het juiste voordeeltarief en dus afschaffing van de noodzaak om een attest van gezinssamenstelling te gaan ophalen bij de gemeente) en om die vervolgens gecontroleerd te zien op trein, metro, tram of bus via de NFC-functie van GSM s waar het elektronisch ticket of abonnement op is opgeslagen. Ook de toegang tot en de betaling van de parkeerplaats zou in dergelijke toepassingen kunnen worden geïntegreerd. Dergelijke toepassingen zouden een groot voorbeeldeffect hebben voor toepassingen rond ticketing in de private sector waar een identiteits-, woonplaats- of leeftijdscheck belangrijk is. Denk aan evenementen met leeftijdsgebonden prijzen, voetbalwedstrijden (waar men geen stadionverbod mag hebben), concerten waar men de zwarte markt aan banden wil leggen en men dus alleen op eigen naam een ticket kan kopen (te verifiëren via GSM en mobile ID), enz. III.5.c e-health Digitale toepassingen zijn sterk in opmars in de gezondheidszorg en dit zowel bij patiënten (dagdagelijkse opvolging van medische parameters via wearables, telemonitoring) als bij artsen (moderne diagnose-, operatie- en prothesetechnieken), apothekers (Recip-e) en andere zorgverstrekkers, laboratoria, rusthuizen en ziekenhuizen (vb. gegevensuitwisseling via Mycarenet, Vitalink en RSW). Vanuit de overheid is de vorige jaren veel geïnvesteerd in het ehealth-platform dat een aantal gratis basisdiensten heeft opgezet om een verdere digitalisering binnen de gezondheidszorg mogelijk te maken. Private ICT-leveranciers kunnen dan gebruik maken van deze basisdiensten om nieuwe toepassingen (diensten met toegevoegde waarde) aan alle spelers in de sector aan te bieden. De aangeboden basisdiensten zijn bijvoorbeeld een centraal e-health-portaal, een systeem van gebruikers- en toegangsbeheer waarmee een zorgverstrekker kan bewijzen wie hij is en wat hij is, Deel III Digital agenda p.11

14 systemen voor de encryptie van uitgewisselde gegevens en voor codering en anonimisering, systemen voor het beheer van loggings en tijdsstempels en een systeem voor de coördinatie van elektronische deelprocessen (orchestratie). Op basis van deze basisdiensten bestaan er op vandaag al 65 diensten met toegevoegde waarde: vb. inzake identificatie van prothesen, elektronische voorschriften, globaal medisch dossier, artikel IVgeneesmiddelen, etc. Zoals hierboven beschreven, is het de rol van de Staat om het kader te scheppen voor het bepalen van de exacte doelstellingen en prioriteiten voor ehealth, en is het de rol van de bedrijfswereld om deze oplossingen te ontwikkelen. Dit kader moet rekening houden met de bedrijven en garanderen dat hun investeringskosten in oplossingen en innoverende producten gevaloriseerd worden op de lange termijn. Een iteratieve en continue overlegstructuur, waarbij de industrie en de eindgebruikers nauw betrokken zijn, zoals de besprekingen in het kader van de roadmap, is dan ook erg nuttig voor de gezondheidssector. Een dergelijke interactie zal ook de uitvoeringstermijn van de projecten aanzienlijk inkorten, de kwaliteit verhogen en zich vertalen in lagere investeringen. Een pragmatische aanpak leidt tot een snellere correspondentie met kwalitatieve resultaten die gedragen worden door de eindgebruikers. Om zulks mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat de Staat een duidelijke strategische visie verschaft voor alle betrokken actoren, en bij het bepalen van de prioriteiten rekening houdt met de resulterende besparingen en de nodige investeringen. De hoofdfocus moet liggen op de return on investment voor de patiënt en de zorgverstrekker. Tal van studies tonen dat het vandaag gerechtvaardigd is in ehealth-oplossingen te investeren. Vanuit een economisch oogpunt wijzen ze zonder uitzondering uit dat, met een goed gebruik en met een logische aanpak van de implementatie, belangrijke productiviteits-, kwaliteits- en efficiëntiewinsten gehaald kunnen worden. Men kan zich bijvoorbeeld baseren op internationaal beproefde principes zoals EMRAM van HIMSS 6 of meaningful use. Een federaal strategisch plan moet gepaard gaan met een strategisch ehealth-plan voor elk Gewest, en omgekeerd. Federale en regionale geïntegreerde roadmaps, gericht op informatisering en innovatie, moeten toekomstige uitdagingen op het vlak van gezondheid (vergrijzing, chronische ziektes, enz.) het hoofd helpen bieden. Deze roadmaps moeten een aantal stelregels respecteren, zoals: het overleg met de patiënt en co-constructie met de actoren op het terrein, administratieve vereenvoudiging, schaalvoordelen, ethiek en toegankelijkheid van de zorgverlening, respect voor privacy, multidisciplinariteit en transversaliteit. De ehealth-roadmap moet het terrein voorbereiden voor de technologische ontwikkelingen waar de ziekenhuizen de komende jaren mee te maken gaan krijgen, met name wat betreft het volume, de diversiteit en de snelheid van de gegevens. De voorwaarden zullen aanwezig moeten zijn voor een effectief gebruik van big data. In een multidisciplinaire zorgbenadering vormen big data een antwoord voor het analyseren en interpreteren van gegevens van diverse oorsprong (en van ongestructureerde gegevens). Op korte termijn moet dit gepaard gaan met: een sterke investering in het gebruik van het elektronisch medisch dossier; interoperabiliteit en het gebruik van internationale standaarden (type IHE/HL7). 6 EMRAM: Electronic Medical record Adoption Model opgezet door de Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS) Deel III Digital agenda p.12

15 Het is belangrijk om het elektronisch medisch dossier in een eerste stadium in te voeren in een ziekenhuisomgeving, volgens de cumulatieve stadia van HIMSS. De investering om er te raken moet van het ziekenhuis zelf komen en het is de rol van de Staat om daartoe voldoende conceptuele en financiële incentives aan te reiken. Het is wenselijk dat de te bereiken doelstellingen deel uitmaken van de roadmap voor de komende 5 jaar, zowel voor het "goede gebruik van het medisch dossier binnen het ziekenhuis als voor de "goede communicatie met de buitenwereld (via standaarden en bestaande instrumenten), met het oog op het delen van de medische gegevens en het coördineren van klinische paden. De privéverzekeraars zouden gebaat kunnen zijn met de mogelijkheid dat ook zij toegang krijgen tot deze netwerken om de aanvragen van hun verzekerden elektronisch te kunnen ontvangen en behandelen (bvb. via de app My Carenet, waarmee ziekenhuisfacturen elektronisch aan de mutualiteiten worden overgemaakt, of het systeem dat geboorteaangiftes elektronisch overmaakt aan de gemeenteadministraties). Een uitbreiding van deze toepassingen tot de privéverzekeraars kan alleen maar gunstige gevolgen hebben voor de verzekerden in termen van vereenvoudiging van de formaliteiten en snelheid. Belangrijk om te weten: de medische gegevens stromen in deze voorbeelden via het ehealth-portaal van de overheid dat de nodige garanties biedt op het vlak van veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens. Het concept mobile health moet absoluut geïntegreerd worden in de roadmap, zij het wat betreft de toegankelijkheid van de huidige diensten of door te anticiperen op de evoluties op het vlak van technologieën en gezondheid. De mobile health -aspecten moeten worden ingepast in een model van continuïteit van de zorgverlening (zie supra). De volgende elementen zijn noodzakelijk: De erkenning van een wettelijk kader voor telegeneeskunde De bevordering van het gebruik van internationale standaarden Een duidelijke richtlijn over gegevensbescherming zowel op het vlak van privacy als op het vlak van veiligheid Een kader (van het recente type FDA-guidance op mhealth-apps 7 )dat de grens verduidelijkt tussen oplossingen van het type "wellness" en medische hulpmiddelen waarvoor certificering geldt Een duidelijke structuur voor de terugbetaling van mhealth-oplossingen en telegeneeskunde. 7 FDA: Food and Drug Administration, het geneesmiddelen en voedselveiligheidsagentschap van de VS. Deel III Digital agenda p.13

16 III.6 Oneerlijke concurrentie tussen ICT-ondernemingen en vzw s In de voorbije decennia heeft de federale overheid een aantal vehikels opgericht om aan marktconforme voorwaarden ICT ers te kunnen aantrekken. Deze entiteiten zijn opgericht als vzw s met een louter publieke opdracht en zijn dan ook niet BTW-plichtig. Alleen al hierdoor kunnen zij in principe 21% voordeliger leveren aan overheidsdiensten dan private bedrijven (de BTW is in hoofde van de overheidsdiensten immers niet aftrekbaar). Bovendien worden heel wat opdrachten aan deze IT-vzw s snel, onderhands en zonder een formele procedure van overheidsopdracht toegekend (formeel gaat het immers enkel om een tijdelijke detachering van personeel). Zolang de schaal van deze vzw s beperkt blijft en zij zich beperken tot het louter ter beschikking stellen van bepaalde ICT-profielen, is er geen groot probleem. Sommige IT-vzw s stellen intussen echter honderden tot zelfs duizenden mensen tewerk en zijn dus vaak de grootste concurrenten op de overheidsmarkt van de private IT-bedrijven. Het VBO dringt er dan ook op aan dat de concurrentievoorwaarden (BTW-regime, overheidsopdrachtenprocedure) voor deze IT-vzw s gelijkgeschakeld zouden worden met de ITbedrijven uit de private sector. III.7 Open data Context Open Data zijn gegevens die iedereen vrij kan gebruiken, hergebruiken en distribueren met als enige voorwaarde dat men op zijn beurt gegevens vrijgeeft en deelt. Open Data hebben meestal betrekking op de vrijgave van informatie door overheden en privéinstellingen. Het delen van privégegevens om sectoroverschrijdende inzichten te scheppen, geeft big data-toepassingen een nieuwe dimensie en maakt volledig nieuwe toepassingen mogelijk, zoals een smartphone-app die pendelaars vertelt wanneer de volgende bus komt. Open Data hebben grote voordelen voor de economie: Open Data en vooral open overheidsdata zijn een gigantische en nog grotendeels onaangeboorde bron. De overheid is in dit opzicht bijzonder belangrijk, niet alleen vanwege de hoeveelheid en het gecentraliseerde karakter van de gegevens die zij verzamelt, maar ook omdat de meeste overheidsgegevens bij wet openbaar zijn en dus kunnen worden opengesteld om door anderen te worden gebruikt. Er bestaan al voorbeelden van de vele domeinen waarin we mogen verwachten dat Open Data waardevol zullen zijn. Toch kan men onmogelijk precies voorspellen hoe en waar waarde zal worden gecreëerd. Innovatie en vernieuwing verschijnen van nature op onverwachte plaatsen. Men kan al een groot aantal domeinen aanstippen waarin open overheidsgegevens waarde scheppen, en waarschijnlijk zijn er nog meer. Enkele voorbeelden: Transparantie en democratisch toezicht Participatie Mondigheid ( self-empowerment ) Verbeterde of nieuwe producten en diensten in de privésector Innovatie Verbeterde efficiëntie van overheidsdiensten Verbeterde effectiviteit van overheidsdiensten Verbeterde meting van de impact van het beleid Nieuwe kennis uit gecombineerde gegevensbronnen en uit patronen in grote volumes gegevens Deel III Digital agenda p.14

17 Mogelijke toepassingsgebieden Sommige voorbeelden illustreren de potentiële voordelen voor het grote publiek. Diensten zoals Mapumental in het VK, Mapnificent in Duitsland en Realo in België vertellen u waar u een woning kunt vinden, vertrekkend van een gegeven reistijd naar uw werk, de vastgoedprijzen en de aantrekkelijkheid van de omgeving. Al deze voorbeelden maken gebruik van open overheidsdata. Ook economische Open Data zijn zeer belangrijk. Verscheidene studies schatten de economische waarde van Open Data op tientallen miljarden euro's per jaar, alleen al in de EU. Nieuwe producten en ondernemingen hergebruiken Open Data. Het Deense husetsweb.dk helpt u om de energieefficiëntie van uw woning te verbeteren, met inbegrip van financiële plannen en adressen van aannemers die de werken kunnen uitvoeren. De dienst is gebaseerd op het hergebruik van kadastrale gegevens, informatie over overheidssubsidies en het plaatselijke handelsregister. Toch bestaan er nog verscheidene hindernissen met betrekking tot Open Data: De stap die de overheid moet zetten van de politieke wil om gegevens te openen, naar de vereiste wettelijke, technische en organisatorische maatregelen, en het dekken van de kosten die erbij komen kijken. De stap die de hergebruikers moeten zetten van het verkrijgen van toegang tot gegevens, naar hun interpretatie en begrip, het vinden van manieren om ze te hergebruiken en het invoeren van een organisatiestructuur en bedrijfsmodellen voor hergebruik. Verstoring van de bestaande hergebruiksmarkten en van de bestaande opbrengstmodellen van organismen in de openbare sector. Wettelijke problemen in verband met licenties, concurrentiewetgeving, auteurs- en databankrechten. Privacyvraagstukken Technische problemen, standaarden, gekoppelde gegevens Aanbevolen acties De overheid moet dankzij de omzetting van de PSI richtlijn resoluut kiezen voor open data, of hergebruik van overheidsinformatie, ook voor commerciële doeleinden. Alle data, met eenvoudige licenties en Application programming interfaces (API s), ter beschikking stellen zal de motor van creativiteit aanzwengelen. Deel III Digital agenda p.15