HET NOTARIAAT EN DE ELEKTRONISCHE SNELWEG

Transcriptie

1 HET NOTARIAAT EN DE ELEKTRONISCHE SNELWEG BART VAN OPSTAL, NOTARIS MAURICE ZWARTS, CHANGE MANAGER AGIV GENT 27/11/2014

2 AGENDA Inleiding Vereisten/uitdagingen voor het notariaat Wat is onze aanpak? Een paar concrete voorbeelden : Oprichting van een bedrijf (edepot) Sociale en fiscale berichten (SFB) Neerlegging voor registratie en hypothecaire formaliteiten (eregistration) e-voorkoop KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 2

3 INLEIDING EEN PAAR ASPECTEN VAN HET BEROEP VAN NOTARIS De voornaamste opdracht van de notaris is rechtszekerheid bieden (en zijn klanten daarin adviseren) Voor zijn job, is hij in contact met : klanten, begunstigden, makelaars, landmeters, architecten, advocaten, banken, verzekeringsmaatschappijen, en veel overheden (inter-connectie is dus van kern belang) KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 3

4 WAT ZIJN DE VEREISTEN/UITDAGINGEN VOOR HET NOTARIAAT? Data Security verhogen : kwaliteit van data (de goede bron, niet overtypen) + vergemakkelijken van toegang tot informatie Privacy compliance : steeds strengere regels voor de vertrouwelijkheid van documenten en data Waarde van informatie stijgt = een activa dat beschermt moet worden (backup + beveiliging) Sneller afleveren in a «real time» wereld (om rechtszekerheid te verhogen maar ook omdat de klant en andere partners dit vragen) Informatie moet beschikbaar worden vanaf verschillende plaatsen en zelfs verschillende apparaten (mobiliteit) Efficiëntie verhogen: meer doen met dezelfde middelen KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 4

5 WAT ZIJN DE VEREISTEN/UITDAGINGEN VOOR HET NOTARIAAT? Grote diversiteit van interactie middelen : fysisch contact (loket, afspraak), brief, telefoon, fax, mail, webservices, Dematerialisatie van de partners en tussenkomende partijen : Overheden (Federaal, DAV, regionaal, gemeente, Banken - Verzekeringsmaatschappijen Landmeters architecten makelaars Klanten, begunstigden, Regionalisatie Complexificatie (wetten, vereisten, ) Evolutie op wettelijk en vooral op technologisch gebied gaat fors versnellen KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 5

6 WAT IS ONZE AANPAK? Dematerialisatie van het notariaat want informatisering biedt een antwoord op : Versnelling (liefst met zo n min mogelijk interventie van een mens) Efficiëntie verhoging Kwaliteitsverbetering door data aan de bron op te vangen en niet te moeten overtypen Connecties te maken met applicaties/databronnen van veelvuldige partners Toegang tot data en documenten kan beter gecontroleerd worden (afsluiting maar ook loggen) Data en documenten kunnen gedupliceerd worden en daardoor betere beveiliging bieden tegen vernietiging KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 6

7 BIJKOMENDE PUNTEN Software dat veelvuldig geinterconnecteerd moet worden (via webservices) snelle inter-connectie tussen (vrije) beroepen, overheden en klanten/burgers => interdependentie Informatisering is niet elektronisch doen wat men met papier deed. Het proces wordt meestal veranderd en ook de organisatie en de profielen die er mee werken worden hiermee veranderd De sneller en frequente veranderingen vereisen aanzienlijk change management op menselijk en organisatorisch vlak Cloud/web oplossingen om vanuit verschillende apparaten en/of plaatsen beschikbaar te zijn => (kwalitatieve) internet connectie Software dat gemakkelijk te gebruiken moet zijn. Je kan niet mensen systematisch op cursus sturen wanneer je veranderingen breng. Het moet zo intuïtief mogelijk gebeuren KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 7

8 UITDAGINGEN OP DEZE WEG Informatica kan alleen heel logische regels aan. Een van de grote uitdagingen is alle mogelijke handelingen en juridische regels om te zetten in applicaties Afstemmen van regels bij alle partijen : verschil tussen praktijk en theorie uniformisering van de praktijken Synchronisatie : om een computer met die van een partner te laten communiceren moet je de wil, de financiële en menselijke middelen hebben om dit aan beide kanten op te zetten Project management : applicatie ontwikkelen dat op elkaar afgestemd is, dat aan alle eisen voldoet, dat change mgmt beheert, gelijke interpretaties aan beide kanten van de regels, KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/2014 8

9 EEN PAAR VOORBEELDEN

10 HUIDIGE INTERFACES VAN HET NOTARIAAT

11 EEN DAG «ELEKTRONISCHE SNELWEG», DAT IS Portaal : unieke bezoekers en bezochte pagina s Rijksregister : opzoekingen identiteit in diverse applicaties Kadaster : opzoekingen en geraadpleegde plannen Sociale & Fiscale Berichten : berichten Testamenten/Huwelijks registers : 400 inschrijvingen Immo : 150 nieuwe goederen op IW en Notarimmo Beslagberichten :150 raadpleegingen eregistration : 3000 verzendingen Service Desk : 300 supportaanvragen KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

12 OPRICHTING VAN EEN BEDRIJF (EDEPOT) Begonnen in 2006 en volledig vernieuwd in 2014 Politieke wil : administratieve vereenvoudiging => een bedrijf in minder dan 3 dagen oprichten 5 partijen : ministerie van justitie (staatsblad), economische zaken (KBO), griffier van de kamer van Koophandel, ondernemingloket, notaris (akte) Voordelen : Snel toekennen van KBO n (binnen het uur tov 2 à 4 weken met papier) Neerleggen van de oprichtingsakte bij de griffie van de rechtbank van koophandel Snelle publicatie (48 uur maximum in meeste gevallen) Ondernemingsloket wordt op de hoogte gebracht dat een bedrijf is opgericht Administratief eenvoudig en efficiënt (alles is geautomatiseerd vanuit één applicatie) Open ter alle tijden tov traditioneel loket De publicatie is inmiddels 20% goedkoper geworden dan papier neerlegging 750 notariskantoren gebruiken vandaag deze applicatie (85% van de oprichtingen die via notarissen worden gemaakt) KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

13 OPSTUREN VAN SOCIALE EN FISCALE BERICHTEN (SFB) Begonnen in 2008, vernieuwd in 2013 Opvraging bij verkoop van goederen en successie dat de begunstigden geen schulden hebben bij overheden en die dan op te vangen 12 partijen : ministerie van financien, van sociale zaken, vlaamsgewest, RSZ, RSVZ, sociale kassas, etc. en binnenkort nieuwe partijen zullen hierin opgenomen worden Voordelen : Veel sneller Goedkoper (papier, aangetekend, opstelling, beheer van de berichten) Efficiënt (weinig bijkomend intypen, ) Al deze berichten zijn elektronisch verplicht geworden voor die partijen. Voor anderen(steden, provincies, ) gebeuren het nog met papier KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

14 NEERLEGGING VOOR REGISTRATIE EN HYPOTHECAIRE FORMALITEITEN (EREGISTRATION) Begonnen per 1 april 2014, wordt vanaf 1/1/2015 verplicht Dematerialisatie was een vereiste voor : Reorganisatie van de 220 registratiekantoren naar 48 antennes + combinatie met de hypotheekkantoren ( once only SPOC principe) Regionalisatie van de heffing terwijl de documentatie federaal blijft 3 partijen (registratiekantoor + soms meerdere hypotheekkantoren) maar meer partijen vanwege regionalisatie Voordelen op termijn : Tijdwinst voor alle partijen door het vermijden van meervoudige codering, automatische verwerking van relazen, geen verplaatsing naar registratiekantoor, Kwaliteitsverbetering van data Neerlegging van hypothecaire formaliteit binnen 15 dagen ipv 30 dagen zou risicovenster moeten verminderen Zware verandering voor notaris en registratie- en hypotheekkantoren want het gaat over een proces die de kern van de activiteiten van deze kantoren treft KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

15 EREGISTRATION Data security : validatie van rijksregister op het moment van neerlegging + webservices bouwen met dossierbeheer software + geen verloren documenten Sneller afleveren : geen fysische neerlegging meer maar elektronisch komt het bijna meteen aan Mobiliteit : kan vanuit een portable computer verricht worden eender waar als er wifi en kaartlezer beschikbaar zijn Regionalisatie : belastingsvoet maar ook nu heffing vanaf 1/1/2015 KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

16 EREGISTRATION Proces verandering : Meta data zijn erbij gekomen neerlegging voor sommige akten moeten gebeuren waar het onroerend goed zich bevind (complexificatie) Termijn van hypotheekformaliteit is naar 15 dagen gebracht en zal later zelf behandeld moeten worden door hypotheek alvorens de registratieformaliteit mag plaatsvinden (vereisten) Redenen van weigering worden groter Brengt menselijke en organisatorische verandering mee : Meta data vereisen juridische kennis daar dit voor post akte medewerkers vroeger niet vereist was Gecombineerd hypotheek/registratie ipv sequentieel te werken De scheiding tussen pre akte en post akte wordt kleiner en dematerialisatie zorg ervoor dat een dossier beheerder alles via zijn computer kan beheren Identiteitskaart en pin code zijn vereist KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

17 E-VOORKOOP

18 E-VOORKOOP Harmoniseringsdecreet Uniek loket KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

19 1.HARMONISERINGSDECREET Decreet 25 mei 2007 Inwerkingtreding Definities + uitzonderingen: 1 januari 2009 Overige: 1 oktober 2012 Harmonisering procedures uniek e-verkooploket Thema bestand AGIV KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

20 1.1 DEMARCATIE 50%-regel Grenzen VKR grenzen kadastraal perceel Middenoplossing: 50% of meer VKR Begunstigde bepaalt zelf de opname in themabestand AGIV KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

21 1.2 DISCORDANTIE Negatieve discordantie VKR > VK Positieve discordantie VKR < VK VKR op volledig goed Afzonderlijk aanbod/splitsen KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

22 1.2 DISCORDANTIE Behalve: Ruimtelijk geheel Koper/verkoper willen niet splitsen 1 aanbod 1 prijs VKR moet op geheel worden uitgeoefend KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

23 1.4 E-VOORKOOPLOKET Uniek loket VLM gebaseerd op themabestand AGIV Alles elektronisch papier uitgesloten 3 grote principes: 1. Alle VKR zijn er in opgenomen DB = themabestand Vl. VKR 2. Elke aanbieding via loket 3. Elke uitoefening via loket KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

24 1.4 E-VOORKOOPLOKET KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

25 1.4 E-VOORKOOPLOKET KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

26 1.4 E-VOORKOOPLOKET KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

27 1.5 PUBLIEKE LUIK Iedere burger kan het themabestand consulteren Resultaat op te zoeken via adres of kadastraal plan KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

28 1.6 PROCEDURE 1 procedure bij verkoop uit de hand bij openbare verkoop KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

29 1.7 OVERZICHTSMAIL KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

30 1.8 BEVESTIGING Ja u heeft een geldige Opzoeking gedaan Aanbieding gedaan Pdf-ingescande handtekening VLM Printen KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/

31 CONCLUSIE KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg AGIV 27/11/