Bijlage Handleiding Archie CRM

Transcriptie

1 Bijlage Handleiding Archie CRM 1

2 Copyright 2003 by Archie Europe bv Archie Europe bv Gorslaan RG Purmerend Alle rechten voorbehouden Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie CRM van september Integratie en samenwerking met programmatuur van andere leveranciers is gebaseerd op versies van voor september Handelsnamen Delphi, Clipper, dbase, FoxPro, WordPerfect, Netscape, Oracle, Linux, MS-Word, MS-Excel, MS-DOS, MS- Windows, MS-Windows 95/98/NT/2000, Symantec, WPTools, Exact, Multivers, King, Lotus, Multirecord, ASW- Financials, PC-DOS, OS/2, Novell NetWare, LanSmart, Lan-Manager, IBM, Hewlett Packard, e.a. zijn geregistreerde handelsnamen of handelsmerken van andere producenten. Archie is een geregistreerd handelsmerk van Archie Europe bv. Disclaimers NB. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie CRM en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe, als producent van het programma en de handleiding, behoudt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. Niets uit deze handleiding mag zonder schriftelijke toestemming van Archie Europe openbaar worden gemaakt. NB. De werking van een aantal van de in deze handleiding beschreven functies binnen Archie is afhankelijk van de gebruikte hardware, het gebruikte operating systeem, de (netwerk)software en van de instellingen van deze componenten. Afhankelijk van persoonlijke voorkeuren en instellingen kan het soms voorkomen dat bepaalde functionaliteit niet, of niet juist functioneert. De ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke gemak van deze functionaliteiten voor de gebruiker toch besloten om in deze en volgende versies de functies, zoals ze zijn, ter beschikking te stellen. De gebruiker is vrij om de door hem/haar gewenste functionaliteit uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan van implementatie in Nieuwe versies worden uitgesloten. Onder deze functionaliteit vallen: spellingscontrole, integratie met toepassingsprogramma s van derden, import- en/of export van niet-archie bestanden, beeld- en geluidverwerking. 2

3 Inleiding Inleiding Archie CRM is een dynamisch product. De gebruikerswensen ten aanzien van het relatiebeheer en verkoopondersteuning hebben er toe geleid, dat de functies van Archie CRM in de afgelopen jaren op verschillende punten zijn gewijzigd, mogelijkheden zijn uitgebreid en nieuwe functies toegevoegd. Sinds de eerste uitgave in 1999 zijn er verschillende patches verschenen van Archie CRM en inmiddels is Archie 4.46 uitgegeven. De wijzigingen, uitbreidingen en nieuwe functies zijn telkens opgenomen in de Patchinformatie bij het uitgeven van iedere nieuwe Patch van Archie. Al deze informatie is nu gebundeld en gerubriceerd in de Bijlage Handleiding. Bij de aanschaf van Archie CRM ontvangt u een Handleiding Archie CRM. De Bijlage Handleiding is een aanvulling op deze Handleiding en maakt het naslagwerk van Archie CRM weer compleet. In het laatste deel van deze Bijlage Handleiding vindt u een Index. Hier kunt u het betreffende onderwerp terugvinden en op de corresponderende pagina vindt u de informatie over het onderwerp. 3

4 Hoofdstuk 1 / Relaties Relaties Relatiescherm In het Relatiescherm van Archie Basis zijn de volgende opties toegevoegd of gewijzigd: In een leeg Relatiescherm vindt u achter de tekst In Archie: een knop waarmee behalve de initialen ook de namen van de gebruikers worden getoond. Door op de achter het veld te klikken krijgt u een overzicht met de namen. Vanuit dit scherm, kan ook direct een interne Mail verzonden worden naar alle actieve gebruikers, door op de knop Mail te klikken. De mailfunctie van Archie wordt automatisch geopend. Achter de Code (hyperlink) van de laatst opgeroepen Relatie in de Icon Toolbar, staat een knop waarmee u een overzicht kan krijgen met daarin de laatste 40 geraadpleegde Relaties van de actieve sessie, mits deze meer dan 2.5 seconden in beeld zijn geweest. Vanuit dit overzicht kan direct een Relatie in beeld gebracht worden door op de betreffende relatie (Code) te klikken. Deze functionaliteit is ook beschikbaar bij Projecten. Het overzicht wordt geschoond bij het afsluiten van Archie. Overzicht opgeroepen relaties In het postcodeveld van het huis- of postadres kan de (landcode +) postcode worden ingetypt om een relatie te vinden. Het is ook mogelijk om direct op postcode+huisnummer te zoeken: Door bijvoorbeeld 1135TS4 in te typen, gaat Archie op zoek naar de standaard ingestelde landcode (bijvoorbeeld NL of NLD) en zoekt de betreffende postcode. Aangezien de postcode in Nederland uit 4 cijfers en 2 letters bestaat, weet Archie dat in dit voorbeeld gezocht moet worden naar huisnummer 4. Als dit nummer gevonden is, wordt de relatie direct in beeld gebracht. Achter de Functieomschrijving van de Contactpersoon wordt in plaats van de Afdelingscode de omschrijving van de Afdeling getoond. 4

5 Hoofdstuk 1 / Relaties Onder het veld Rel. met op de relatiekaart is een hyperlink toegevoegd, die de betreffende relatie direct opent. Achter dit veld is een icoon toegevoegd. Door hier op te klikken wordt een overzicht van de organisatiestructuur (Info Relaties met)getoond. De Excel-knop is toegevoegd op verschillende schermen o.a. bij de functie Info Activiteitenlog, Info Contact Instellingen en Gerelateerde contacten. Tevens kunnen bij de laatste twee genoemde opties de Instellingen geselecteerd worden. Vanuit Archie kan meer keren data naar Excel gebracht worden zonder de spreadsheet te sluiten. Ook als MS Excel niet is geïnstalleerd, is de Excel-knop beschikbaar om data uit Archie naar Excel te brengen (dit geldt voor alle plaatsen waar de Excel-knop gebruikt kan worden). Als op deze knop geklikt wordt zal er in de persoonlijke Import/exportdirectory een XLS bestand gemaakt worden met daarin de data. Dit bestand krijgt dezelfde naam als de Initialen van de gebruiker (bijvoorbeeld DG.XLS). Op alle plaatsen waar een Verwijder-button aanwezig is, kan ook de Del-toets gebruikt worden om iets te verwijderen. Sneltoetsen Als een Relatie in beeld staat kan met: - de 0 direct het Communicatievenster worden opgeroepen. - de 9 Historie worden toegevoegd bij de actieve Contactpersoon (activiteit wordt toegevoegd in Activiteitenlog). - de 6 het venster met de laatst opgeroepen Relaties worden opgeroepen. - de toetsencombinatie Shift+letter in het contactpersoonoverzicht, de cursor worden gepositioneerd op de eerste letter van de achternaam van een Contactpersoon. Kleur Alle kleurcodes kunnen ook aan een contactpersoon worden gekoppeld. Contactpersonen die het kenmerk (Kleur/categorie) Niet meer werkzaam (grijs) hebben, worden in het Contactpersonenoverzicht bij de Relatie geheel in het grijs weergegeven. Deze contactpersonen worden niet meer getoond in de overzichten waar een Contact aan een Activiteit of een Mail kan worden gekoppeld. Als aan een Contactpersoon de Kleur/Categorie E gekoppeld wordt (grijs), zal Archie vragen of ook de K-Groepen moeten worden verwijderd. De kleur grijs (niet meer actief) kan ook aan een Relatie gekoppeld worden. Van de Relatie wordt dan geen etiket meer gemaakt. Een Kleur kan in de Relatiekaart via de menuoptie Contact of Instelling opgegeven worden, maar ook via de actie Opvolgen. In de Relatieoverzichten en in het overzicht Relaties met wordt de Kleur/categorie van de Instelling getoond. Toevoegen/wijzigen Relatie Bij het toevoegen of wijzigen van een Relatie, komt u in een scherm met velden waar gegevens bewerkt kunnen worden. Een aantal mogelijkheden is hier toegevoegd of gewijzigd. - Als een Relatie wordt toegevoegd met een postcode die al in Archie aanwezig is, worden direct de plaats en de kengetallen van de telefoon en fax overgenomen. Als u de cursor in het telefoon- en faxveld plaatst, staat deze achteraan gepositioneerd zodat direct het abonneenummer ingevoerd kan worden. - Web-adressen met erin, worden ook als webadressen behandeld in plaats van als adressen. bijv: 5

6 Hoofdstuk 1 / Relaties - Bij het toevoegen van een Relatie en/of Contactpersoon kunnen direct 5 B- en K-Groepen worden toegevoegd. Nieuwe relatie, direct toevoegen K-Groepen en/of B-Groepen - Tijdens het invoeren van de Initialen van een Contactpersoon wordt de eerste letter altijd automatisch een hoofdletter. Na een punt worden alle volgende letters ook automatisch hoofdletters, totdat er op de spatiebalk of de Backspace-toets wordt gedrukt. Voorbeeld: H.P.J. v.d., kan ingetikt worden zonder gebruik van de Shifttoets. - Wanneer u in het veld Voorletters een voornaam invult, dan zal Archie deze inhoud ook overnemen in het veld Voornaam. - Alleen bij relaties met landcode NL of NLD vraagt Archie of een tussenvoegsel dat is ingevoerd in het veld voor de achternaam, verplaatst mag worden naar het initialenveld. Archie verplaatst een tussenvoegsel niet automatisch. - Archie geeft een waarschuwing als men een afdelings- of functiecode aan een contactpersoon koppelt die niet in de tabel aanwezig is. - Bij een nieuwe Contactpersoon kunnen direct telefoon/ faxnummers, adressen worden toegevoegd. Na het opslaan verschijnt er direct een overzicht van de Soort. - De kalender die opgeroepen kan worden bij invoer van datumvelden, is uitgebreid met knoppen voor begin en einde dit jaar, volgend en vorig jaar. - Bij Bewerken, Samenvoegen kan ook gekozen worden voor Contacten van de huidige Relatie. - Wanneer tijdens invoer van gegevens de volgende tabellen worden opgeroepen: - titulatuur - functies - afdelingen - landen - provincies - activiteiten - vrije velden R23, R24 en R25 en het invoerveld is nog leeg, dan zal Archie de volgorde (code of omschrijving), en de string-checkbox settings hanteren van de laatste keer dat de tabel is gebruikt door de gebruiker. 6

7 Hoofdstuk 1 / Relaties Historie/Notities De functies Historie en Notities zijn uitgebreid met de volgende mogelijkheden: - Naast de LW: en de datum wordt ook de Tijd van de laatste wijziging bijgehouden. - Als een Contactpersoon aan meerdere Relaties is gekoppeld, dan kunt u in de Historie van die Contactpersoon zien via welke Relatie deze Historie is toegevoegd. Dit gebeurt alleen als de Historie is toegevoegd bij een andere Relatie dan die in beeld staat. Contact, Historie via andere Relatie - Bij Historie en Notities van de Contactpersoon is de knop Lay-out toegevoegd. - Als er Historie wordt toegevoegd bij de Instelling, zal tijdens het invoeren van tekst de knop Lay-out actief blijven, zodat alsnog een lay-out gekozen kan worden. Deze wordt dan bovenin ingevoegd. - Als Relatiehistorie wordt geprint worden ook de antwoorden op Mail afgedrukt. - Een blok Historie of Notities kan met de toetscombinatie Ctrl-C op het klembord van Windows geplaatst worden, zonder dat eerst is gekozen voor Wijzigen. - Indien de juiste character-sets aanwezig zijn op de PC, is het mogelijk om in de Historie en Notities het - Euroteken te gebruiken (ALT-0128 of kiezen via F2). - Bij Beheer, Standaards, Workflow kunt u aangegeven, dat er tijdens het toevoegen van Relatiehistorie via de knop Nieuw op het tabblad Historie een regel in het Activiteitenlog moet worden toegevoegd. Het toevoegen en de opslag van de historie is gelijk aan de manier wanneer u historie toevoegt via het icoon handje met de pen bij Instelling. Correspondentie Het opbouwen van de opgeslagen Correspondentie van de relatie gebeurt op aflopende volgorde van datum. Het voordeel hiervan is dat wanneer u de opbouw afbreekt met de [ESC] toets, u de meest recente gegevens in beeld heeft. In het overzicht van de opgeslagen correspondentie, komt in de kolom Betreft de tekst Niet Beschikbaar te staan als de opgeslagen correspondentie is ontstaan uit een brievenbestand waar de gebruiker geen autorisatie voor heeft. De tekst Niet Beschikbaar staat ook op de plaats waar normaal de brieftekst zichtbaar is. In het overzicht van de opgeslagen correspondentie is de actie Zoeken toegevoegd aan het menu aan de linkerkant van het scherm. U kunt daarbij opgeven of er omhoog of omlaag gezocht moet worden. Als het ingegeven woord gevonden wordt, wordt de betreffende brief geopend. 7

8 Hoofdstuk 1 / Relaties Bij een Relatie kan handmatig Uitgaande Correspondentie worden toegevoegd. In het Correspondentiescherm is hiervoor, naast het Contactpersonenveld, de keuze In/Uit toegevoegd. Bij het toevoegen van binnenkomende Correspondentie: - kunnen de marges van de pagina ingesteld worden. - is de spellingscontrole beschikbaar (mits MS-Word is geïnstalleerd) Universele velden Achter de Universele datumvelden wordt de datum voluit weergegeven. Bijv: 01/11/03 [1 november 2003] Numerieke Universele velden worden voorzien van scheidingstekens voor de duizendtallen. Campagne/respons Tijdens het toevoegen van Campagnes en Respons via de knop Campagnes bij een Instelling of Contact, kunnen de datum en initialen worden gewijzigd. 8

9 Hoofdstuk 1 / Relaties Contactpersoon Bij Info, Contact Instellingen is de knop Nieuw toegevoegd. Hiermee kan een Contact aan een andere Instelling gekoppeld worden. Na het koppelen van een Instelling is er direct de mogelijkheid om Functie, Afdeling en 5 K- Groepen in te voeren. In het overzicht Contactpersonen, Connecties kan via een hyperlink onder de Instellingsnaam naar de gekoppelde Contactpersoon gegaan worden. Als deze Contactpersoon aan verschillende Instellingen is gekoppeld, worden eerst die Instellingen getoond, als u op de hyperlink onder de Instellingsnaam klikt. Contact, Connecties, verschillende instellingen Afdrukken Bij het afdrukken van een Instelling, Contact of Project kunt u, onder in het scherm Afdrukken, aangeven volgens welke Lijstlay-out de gegevens moeten worden afgedrukt. Bij het afdrukken van een Instelling, Contact en Sales, kan bij de historie een periode worden aangegeven. Van de meeste printopdrachten kan een PDF-bestand gemaakt worden. Dit kan aangegeven worden op de schermen waar gekozen wordt voor een bepaalde printer. Er wordt dan geen afdruk gemaakt op papier, maar er wordt een PDF-bestand gemaakt dat vervolgens als attachment bij een verzonden kan worden. Wanneer gebruik gemaakt wordt van Archi kan dit direct verstuurd worden. Indien gebruik gemaakt wordt van een eigen E- mail pakket, moet het PDF-bestand door de gebruiker zelf gekoppeld worden aan het bericht. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een offerte of brief geheel opgemaakt via te versturen. Maar ook een print van bepaalde relatie- of andere databasegegevens. In het afdrukscherm bij opgeslagen Correspondentie is de knop Export PDF beschikbaar. NB. Het gebruik van deze optie moet in Systeembeheer per gebruiker aangezet worden. Er is geen ondersteuning mogelijk op mogelijke afwijkingen in de PDF opmaak m.b.t. opmaak of tekenconversie. 9

10 Hoofdstuk 2 / Activiteiten Activiteiten Activiteitenscherm Tijdens het toevoegen, muteren of raadplegen van een activiteit, werkt u op het Activiteitenscherm. In dit scherm zijn de volgende functies toegevoegd en/of gewijzigd: - Voor het Contactpersonen-overzicht is een telefoon-icoon geplaatst. Door hier met de muis op te klikken wordt het Communicatiescherm geopend. U ziet een overzicht met telefoonnummers van de actieve contactpersoon in beeld. Desgewenst kan men de auto-dialer starten door op één van de telefoonnummers te klikken (mits geïnstalleerd). - De knop Info is toegevoegd. Door met de muis te klikken op deze knop ziet u door welke gebruiker de activiteit is toegevoegd, en wanneer. - Bij het toevoegen van een activiteit komt de cursor na het invoeren van de Activiteitensoort standaard in het datumveld. - Bij het toevoegen van een activiteit kan een terugkeerpatroon opgegeven worden. Door het vakje voor Terugkeerpatroon aan te vinken, wordt het scherm Terugkeerpatroon geopend. Hier kunt u aangeven volgens welk patroon een activiteit gepland moet worden, bijvoorbeeld elke 3e maandag van de maand. Activiteiten, Terugkeerpatroon - Tijdens het wijzigen van een activiteit kan deze aan een andere relatie gekoppeld worden. Wanneer u klikt op de achter het vakje Instelling, krijgt u een overzicht met alle relaties. U kunt hier een andere relatie kiezen. - Activiteiten kunnen verwijderd worden door personen op wiens naam de activiteit gepland staat en door andere personen met een algemene autorisatie hoger dan 2 (in te stellen via systeembeheer). - Wanneer een keuze gemaakt wordt om een afspraakbevestiging uit te printen met de Archie tekstverwerker, kunt u in de brief body de variabele <B12> (omschrijving van de activiteit) opnemen. - Wanneer na het Archiveren wordt gekozen om direct een Vervolgactiviteit in te plannen (Workflow), wordt de aan de gearchiveerde Activiteit gekoppelde Campagnecode automatisch overgenomen. 10

11 Hoofdstuk 2 / Activiteiten Overzichten U kunt verschillende overzichten krijgen van de geplande activiteiten. In deze schermen zijn een aantal opties gewijzigd en/of toegevoegd: Planner In de Planner verschijnen nu alle activiteiten waar een tijd aan vast zit. De activiteiten die gekoppeld zijn aan een interne of externe afspraak, werden in de planner al aangegeven door respectievelijk de kleur groen en blauw. Alle activiteiten die niet gekoppeld zijn aan een interne of externe afspraaksoort, maar wel aan een tijd zijn gekoppeld worden met een grijze kleur aangegeven. Als er activiteiten worden gemaakt met de initialen **, dan zullen deze automatisch in de Planner van alle gebruikers zichtbaar zijn. Dit kan gebruikt worden voor activiteiten die voor alle medewerkers gelden, bijvoorbeeld een dag dat het bedrijf gesloten is i.v.m. vakantie. Als het beeldscherm groot genoeg is, ziet u in de Planner een overzicht tot uur. Activiteiten algemeen In het Algemene Activiteitenoverzicht is achter de zoekcode van de Relatie ook de Instellingsnaam zichtbaar (alleen bij een beeldschermresolutie groter dan 800 bij 600). Naast de keuze om Alle of alleen de Interne/Externe afspraken te tonen kunt u ook aangeven of u afspraken van een bepaalde Soort wilt zien. Activiteiten, Activiteiten Algemeen Er is een knop Vergrootglas toegevoegd. Door hier op te klikken kan de Activiteit direct geopend worden, zonder dat eerst de Relatie opgehaald hoeft te worden. 11

12 Hoofdstuk 2 / Activiteiten Er is een knop Selecteer toegevoegd. Hiermee kunt u alle Instellingen selecteren waar een activiteit aan is gekoppeld in het algemene Activiteitenoverzicht. Sorteeroverzicht Op het Sorteeroverzicht van de activiteiten zijn de 4 iconen (Wijzigen, Verwijderen, Toevoegen en Printen), die ook in het algemene activiteitenoverzicht staan, beschikbaar. Activiteitenfilter Op het scherm Activiteitenfilter is de knop Historie toegevoegd, als u hier op klikt, kunt u direct de gekoppelde Activiteiten-historie raadplegen. Workflow Via de optie Beheer, Standaards kunt u uw persoonlijke Archie instellingen aanpassen. De standaard instellingen zijn op diverse tabbladen gegroepeerd. In de Standaards op het tabblad Workflow kunt u aangeven of de volgende acties wel of niet moeten plaats vinden na het archiveren van een Activiteit. Deze workflow kan bestaan uit: - Afdrukken - Na archiveren van de Activiteit kunt u deze inclusief ingetikte historie en bijbehorende relatiegegevens afdrukken of en - Tijd registreren (Indien module Tijdregistratie aanwezig is) - Nieuwe Activiteit toevoegen U krijgt automatisch de vraag of u na het archiveren van een Activiteit een nieuwe Activiteit wilt toevoegen. U krijgt hierbij ook de optie om de Historie van de gearchiveerde Activiteit te koppelen aan de nieuwe Activiteit. - Na het toevoegen van een interne/externe Activiteit, Bevestigen. U krijgt automatisch de vraag of er een Afspraakbevestiging moet worden geprint. 12

13 Hoofdstuk 3 / Selecties Selecties Selectie opties - De knop Selecteren is op de volgende schermen toegevoegd: - Algemene Activiteitenoverzicht - Cockpit - Salesmonitor - Info Gerelateerde contacten - Info Contacten Instellingen Scherm Selecties In het scherm Selecties is een knop Info toegevoegd. Door op deze knop te klikken ziet u in één overzicht alle selectiecriteria. Selectiescherm, Knop Info In Selecties kan ook op Kleur/categorie worden geselecteerd. Tevens kunnen Relaties met de Kleur/categorie Niet meer actief en Contactpersonen die Niet meer werkzaam zijn bij een bepaalde Relatie wel of niet uitsluiten bij een te maken selectie. Dit doet u door wel of geen vinkje te plaatsen in de betreffende vakjes aan de linkerkant van het scherm Selecties. Een selectie op Sales kijkt nu naar alle Relaties, vroeger alleen naar Relaties waar de blauwe Salesindicatie brandde. Export Het selectiebestand kan ook als vcards geëxporteerd worden. Open het Relatiefilter en kies bij Export de optie vcards. Van elke geselecteerde Contactpersoon wordt een vcard gemaakt. 13

14 Hoofdstuk 4 / Etiketten Etiketten Uitsluiten Bij het aanmaken van etiketten kunnen contactpersonen en/of relaties worden uitgesloten: - Er worden geen Etiketten gemaakt van Contacten die de kleurcode/categorie Grijs (niet meer werkzaam) hebben. - Nadat u op de knop Maken heeft geklikt in het scherm Etiketten, krijgt u het scherm Etiket maken van. In dit scherm kunt u opgeven dat u van bepaalde Relaties met B-Groep of Contacten met K-Groep geen etiket wilt maken. U kunt hiervoor de betreffende keuze aangeven bij Geen Etiketten van. Etikettenscherm, Maken, Geen etiketten van Ontdubbelen Door de optie Ontdubbelen uit het menu in het scherm Etiketten te kiezen wordt Excel of de Excel-viewer (mits geïnstalleerd) direct gestart en worden alle dubbele Contacten getoond. Dit overzicht kan vervolgens worden gebruikt om het Relatiebestand te controleren. Etiketformaat De volgende mogelijkheden zijn toegevoegd bij het maken van een Etiketformaat: - Als er gebruik gemaakt wordt van een aangepast papierformaat, kan er ook gekozen worden om Landscape af te drukken. De Code van het Etiketformaat moet beginnen met een min-teken. Archie print dan automatisch het Etiket Landscape. Voor een aantal labelprinters is dit handig. - Bij een Etiketformaat met 1 kolom en 1 rij kan de bovenmarge ingesteld worden. Dit is te gebruiken wanneer de Etiketten op een envelop moeten worden geprint. 14

15 Hoofdstuk 4 / Etiketten Etiketlay-out De Kleur van een Relatie, Contact, Project en Artikel is als variabele beschikbaar in de Etiketlay-out. In een Etiketlay-out kunnen Rekenvariabelen (<M..>) worden opgenomen. Afdrukken etiketten Tijdens het afdrukken van etiketten wordt in het scherm Afdrukken van Etiketten automatisch het nummer van het etiket, dat in beeld staat op het moment dat wordt gekozen voor Afdrukken, ingevuld. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken, wanneer er bij een groot Etikettenbestand vanaf een bepaald etiket moet worden geprint. 15

16 Hoofdstuk 5 / Brieven Brieven Brieven In het scherm waar de brieftekst, ondertekening of lay-out wordt gemaakt, heeft u de beschikking over een aantal extra functies: - Tekstkleur voorgrond en achtergrond. In het scherm vindt u op de balk boven het tekstscherm de knoppen Tekenkleur en Achtergrond kleur. - Met de Zoom-functie kunt u de tekst groter of kleiner op beeld zichtbaar maken. De knoppen Inzoomen en Uitzoomen vindt u ook op de balk boven het tekstscherm. - U kunt een tabel invoegen via de menuoptie Tabel of de knop Tabel. Een bestaande tabel kunt u wijzigen via de menuoptie Tabel of klikken in de tabel op de rechter muisknop. - Lege regels aan het einde van een briefbody worden bij het opslaan automatisch verwijderd. Lay-out In de Lay-out van een brief kan op het betreffende tabblad een kop- en/of voettekst worden aangemaakt. Hier hebt u de volgende mogelijkheden: - Via het menu Opmaak, Afdrukken Kop-&Voettekst, kan opgegeven worden of de kop- en voettekst Nooit, op Alle pagina s, Niet op de eerste pagina of Alleen op de eerste pagina afgedrukt moet worden. - Het afdrukken van een Paginanummer in de kop- en voettekst, via het menu Invoegen, Pagina nummers. Brieven, Lay-out, Kop- en voettekst - Er kunnen Rekenvariabelen (<M..>) en Projectvariabelen <P..> worden opgenomen (ook in de brieftekst). De Kleur van een Relatie, Contact, Project en Artikel is als variabele beschikbaar in de lay-out en brieftekst. De koppeling met een externe tekstverwerker is zo aangepast dat de lay-out voor het aan te maken document gekozen kan worden op het moment dat u de koppeling activeert. Standaard wordt de lay-out aangegeven die u bij Beheer, Standaards heeft opgegeven, maar u kunt hier een andere lay-out kiezen. Vroeger werd automatisch de lay-out gebruikt die u bij Standaards had opgegeven. 16

17 Hoofdstuk 5 / Brieven Printen/Opslag Correspondentie Bij het printen van een brief wordt (indien ingesteld bij Systeembeheer) de vraag gesteld Opslag correspondentie. Bij deze optie kan gekozen worden tussen opslag van de Betreftregel + Brieftekst of Alleen Betreftregel. Met deze laatste optie wordt voorkomen dat het Correspondentiebestand extreem groeit. Als er een grote mailing verstuurd wordt, is het niet zinvol om achter iedere relatie de volledige brief op te slaan. Vaak volstaat het opslaan van Alleen Betreftregel. Brieven, Afdrukken, Opslag Correspondentie Wanneer de brief wordt opgeslagen als platte tekst, blijven de gebruikte fonts en fontgrootte in tact. Als een Brief wordt afgedrukt met een Lay-out waarin het woord FAX voorkomt, kan op het printerkeuzescherm een fax-vertraging worden ingesteld (nodig voor bepaalde fax-software). Sommige fax-software werkt alleen als het Faxnummer in platte tekst staat. Als de variabele voor het faxnummer (inclusief de benodigde stuurcodes, zie handleiding fax-software) in de Koptekst van de Brieflay-out wordt opgenomen (bijvoorbeeld ^[D=<R15>^]), zal Archie bij het faxen alleen op de eerste pagina de Koptekst afdrukken. Tevens zal Archie het faxnummer in het Courier lettertype zetten. De Brieflay-out moet wel beginnen met de letters FAX.N.B. 17

18 Hoofdstuk 6 / Lijsten Lijsten Lijstlay-out Een lijst lay-out definieert u op het werkblad van de functionaliteit Lijsten van Archie. De lijstlay-out bestaat uit banden met variabelen. Hier zijn een aantal extra mogelijkheden toegevoegd: - In de Samenvattingsband van een Relatielijst kunnen de totalen van de vrije velden R23, R24 en R25 opgenomen worden. - De Kleur van een Relatie, Contact, Project en Artikel is als variabele beschikbaar in lijsten. - Bij de Relatielijst is de subdetailband Activiteitenlog toegevoegd. - In een Activiteitenlijst kan een band gedefinieerd worden met Tel/Fax/ van de aan de Activiteit gekoppelde Contactpersonen. - In de Samenvattingsband van een Lijst met Detailband Sales, kunnen S-variabelen (totaalbedragen) opgenomen worden. In de balk boven het werkblad is een Combobox toegevoegd waarin u tijdens het definiëren kunt zien op welk element (Band, Databox etc...) u staat. Ook kunt u via de Combobox een element selecteren. Door op het pijltje achter deze box te klikken, krijgt u een overzicht van de bestaande elementen en kunt u één van deze elementen selecteren. Lijsten, Lay-out, Combobox Er kunnen meerdere labels tegelijkertijd worden geselecteerd, zodat deze in één keer worden voorzien van een ander lettertype 18

19 Hoofdstuk 6 / Lijsten Afdrukken In de kopregels van de standaard Archie-Lijsten worden de Initialen afgedrukt van degene die de lijst heeft afgedrukt. Een lijst met detailband Relaties en subdetailband Contactpersonen wordt, tijdens het afdrukken van een selectie, ook gesorteerd op contactnaam. Export Bij het exporteren via Lijsten menuoptie Bestand, Export, krijgt u een extra scherm waarop aangegeven kan worden of de lijstlay-out of de data geëxporteerd moet worden. Als een Lijst wordt geëxporteerd in XLS-formaat, wordt het bestand daarna automatisch geopend in Excel. 19

20 Hoofdstuk 7 / Analyse Analyse Analysescherm Bij de functionaliteit Analyse zijn bij verschillende analysemogelijkheden de volgende extra opties toegevoegd: - Bij Analyse Segmentatie (Sales), Klantentop en Concerntop (Verkoophistorie) kan een onderscheid gemaakt worden tussen Facturen en Orders. In het betreffende scherm kunt u, door op de te klikken achter het vakje Omzet een keuze maken uit één van beide of beide. - Bij de Sales-analyse worden de verkopers zonder Sales niet meer getoond in het overzicht. - De Analyse Concurrentie van een selectiebestand analyseert alleen de Sales die is geselecteerd (mits er specifiek op Sales is geselecteerd). - In Analyse Sales, kan de Omzetgrafiek tot 3 jaar geëxporteerd worden als BMP, WMF of EMF formaat. Nadat u op de knop Export heeft geklikt, wordt het scherm Save as geopend en kunt u aangeven in welke vorm u het bestand wilt opslaan. - De analyse van het Activiteitenlog (Activiteiten) kan ook opgevraagd worden van het selectiebestand. Handig als u uw relaties bijvoorbeeld heeft opgedeeld in A, B en C-klanten en vervolgens wilt zien hoeveel Activiteiten er op deze verschillende groepen worden uitgevoerd. - In het overzicht Analyse Activiteitenlog is de eerste kolom voorzien van een hyperlink. Als u hierop klikt, verschijnt er een detailoverzicht. Als u in dit detailoverzicht op de omschrijving (hyperlink) van één van de activiteiten klikt, ziet u de historie als deze is toegevoegd tijdens het archiveren. De activiteiten kunnen in dit scherm via de betreffende knoppen onder in het scherm, geselecteerd en/of afgedrukt worden (inclusief ingetikte historie). Analyse, Activiteitenlog, Historie Wanneer MS Excel is geïnstalleerd, kan vanuit vrijwel ieder analyseresultaat met een druk op het Excel-knop in de linkerbalk, Excel gestart en gevuld worden met de analyseresultaten. 20

21 Hoofdstuk 7 / Analyse Selecteren In de Analyse overzichten kan met de Ctrl-toets meerdere losse regels geselecteerd worden. Hierdoor is het mogelijk om ook een selectie te maken van niet-aaneengesloten blokken. Nadat u hebt gekozen voor Selecteren vanuit de Non-respons Analyse, kunt u een keuze maken tussen Deze relatie of Alle Relaties. 21