Archie XRM Target en Trend Monitor (TTM)

Transcriptie

1 HANDLEIDING Archie XRM Target en Trend Monitor (TTM) copyright 2004 by Archie Europe bv Gorslaan RG Purmerend Alle rechten voorbehouden Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie-XRM en de TTM Module van november Benodigde programmatuur AXRM.exe build of hoger. Archie TTM Module. N.B. Hoewel bij het samenstellen van de programmatuur en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur, noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor enige schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe bv, als producent van het programma en de handleiding, houdt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. 2

2 Inleiding De TTM (Target and Trend Monitor) geeft u de mogelijkheid om targets in te stellen. Die targets kunnen betrekking hebben op de activiteiten van uw medewerkers of op de te behalen omzet bij een relatie of bij een groep relaties. Als u beschikt over de Sales-module is het bovendien mogelijk targets in te stellen voor gefactureerde artikelen of artikelgroepen. U kunt vervolgens de TTM laten berekenen of de targets behaald zijn. De resultaten van de berekening worden getalsmatig en grafisch gepresenteerd, inclusief een prognose. De resultaten kunt u afdrukken en/of exporteren als Excel document of als HTML pagina. Het is mogelijk meerdere berekeningen tegelijkertijd uit te voeren. De TTM kan op de achtergrond actief blijven terwijl u in Archie werkt. 3

3 Typen analyse De TTM ondersteunt drie verschillende typen analyse. Binnen elk van deze typen zijn er specifieke keuzes mogelijk. Sales Activiteiten Verkoophistorie Bij een sales analyse kan er onderscheid gemaakt worden tussen orderdatum en factuurdatum. Bij orderdatum worden orders én facturen geteld. Daarbij wordt bij orders gekeken of de orderdatum in de opgegeven periode valt. Bij facturen wordt in eerste instantie naar de beslisdatum gekeken en indien deze leeg is wordt de factuurdatum genomen (de beslisdatum van een factuur bevat de originele orderdatum). Bij factuurdatum worden alleen facturen geteld en wordt alleen gecontroleerd op factuurdatum. Bij een analyse op activiteiten worden gearchiveerde activiteiten geteld. Deze resultaten worden vergeleken met de door u ingestelde targets. Een target in dit verband is bijvoorbeeld hoe vaak een bepaalde klant bezocht moet worden, of hoeveel productpresentaties een bepaalde medewerker moet geven. In het eerste geval voegt u een target toe bij een relatie en in het tweede geval bij de initialen van de medewerker. Het is ook mogelijk om een target aan een contactpersoon te koppelen. De meting op verkoophistorie is alleen beschikbaar indien u beschikt over de Sales module van Archie XRM. Hier worden de gefactureerde artikelen of artikelgroepen gemeten. U kunt bijvoorbeeld instellen dat u in één jaar van een bepaald product een x aantal stuks wilt verkopen bij een bepaalde relatie (Relaties), of door een bepaalde verkoper (Initialen). 4

4 Het toevoegen van een nieuwe TTM analyse De TTM vindt u in het onderdeel Analyse onder het kopje TTM. Als u in een analyse targets aan individuele relaties koppelt, vindt u die targets ook terug op het relatiescherm bij de betreffende relaties, onder de knop Info. U kunt een analyse tegen wijzigingen beschermen door deze op slot te zetten. Toevoegen TTM Als u een nieuwe analyse toevoegt, krijgt u bovenstaand scherm te zien. U kunt hier de volgende gegevens opgeven: Omschrijving Periode Opsplitsen in Een beschrijving van de analyse die u toevoegt. Het is aan te bevelen hier een logische omschrijving te kiezen, die weergeeft om welke analyse het gaat. Start- en einddatum van de periode die u wilt berekenen. Als de einddatum later is dan de systeemdatum, zal er een prognose berekend worden voor de resterende periode. U kunt kiezen voor geen opsplitsing, of voor opsplitsing in maanden of kwartalen. Als u kiest voor opsplitsing in maanden, kunt u per maand een target instellen, en als u kiest voor kwartalen, kunt u per kwartaal een target instellen. 5

5 Meten per Meten op Cumuleren op datum (alleen Sales) Activiteit (alleen Activiteiten) Artikel/Artikelgroep (alleen Verkoophistorie) Soort (alleen Sales en Verkoophistorie) Hier bepaalt u of u op relatieniveau (Relaties) of op medewerkerniveau (Initialen) wilt meten. Bij een Activiteitenanalyse heeft u nog de mogelijkheid om op contactpersonen te meten. Berekening op aantal, omzet of marge. Bij aantal wordt simpelweg het aantal facturen en/of orders geteld. Bij omzet worden de bedragen van alle facturen en/of orders gecumuleerd. Bij marge worden de marges gecumuleerd. Bij een sales analyse kan er onderscheid gemaakt worden tussen orderdatum en factuurdatum. Hier geeft u aan welke activiteit u wilt meten. U kunt hier bijvoorbeeld kiezen voor Klantbezoek om een target te stellen voor uw buitendienstmedewerkers. Klikken op achter het veld brengt de Activiteitentabel in beeld. Hier kiest u een artikel of artikelgroep waar u op wilt meten. U kunt bijvoorbeeld een target stellen voor een bepaald product waar u in een periode een x aantal stuks van wilt verkopen. U kunt bepalen of een analyse gedraaid moet worden van een specifieke Sales-soort. Klikken op achter het veld brengt de tabel Sales-soort in beeld. 6

6 Meten per, Initialen Hier bepaalt u of u op relatieniveau (Relaties) of op medewerkerniveau (Initialen) wilt meten. Bij een Activiteitenanalyse heeft u nog de mogelijkheid om op contactpersonen te meten. Afhankelijk van de door u gekozen optie in het vak Meten per krijgt u een volgend scherm te zien. Als u kiest voor Initialen verschijnt het onderstaande scherm: Hier kunt u de initialen van één of meerdere medewerkers kiezen waarvoor u de meting wilt uitvoeren. 7

7 Meten per, Relaties Wanneer u kiest voor Relaties verschijnt het scherm Opnemen ter berekening in beeld. Hier kunt u kiezen uit de volgende opties: Alle relaties Geselecteerde relaties Uw gehele relatiebestand wordt gebruikt voor de berekening. Alleen de relaties in uw selectiebestand worden gebruikt voor de berekening. Uw selectiebestand mag niet meer dan 50 relaties bevatten. Het regeltje onder deze optie toont hoeveel relaties er zich momenteel in uw selectiebestand bevinden. Als u de definitie heeft gemaakt, zal de definitie altijd betrekking hebben op dit specifieke selectiebestand; een nieuwe selectie in Archie maken heeft geen invloed op de analyse in de TTM. 1 relatie Als u kiest voor één enkele relatie krijgt u een nieuw scherm waar u een relatie kunt kiezen. Relaties in B-Groep Relaties waarbij Het veld naast deze optie geeft u de mogelijkheid een B-Groep te kiezen waarvan u de relaties die daartoe behoren in de meting wilt opnemen. Zo kunt u bijvoorbeeld de B-Groep DEA (Dealers) kiezen die al uw dealers bevat. Hier kunt u een vrij veld opgeven en een waarde voor dit veld, zodat elke relatie die aan deze zoekopdracht voldoet wordt meegenomen. 8

8 Meten per, Contactpersoon (Activiteiten) Bij een activiteitenanalyse heeft u ook de mogelijkheid om op contactpersoon te meten. In het scherm Opnemen ter berekening kunt u kiezen uit de volgende opties: 1 contactpersoon Hiermee kunt u een enkele contactpersoon kiezen die u voor berekening wilt opnemen. Contactpersonen in K-Groep Hiermee kunt u een K-Groep kiezen waarvan de contactpersonen ter berekening moeten worden opgenomen. 9

9 Het toevoegen van targets Nadat u heeft aangegeven wat voor een analyse u wilt draaien, moet u targets gaan instellen. Het hangt af van de gekozen opsplitsing hoeveel records het grid bevat. Stel dat u bijvoorbeeld als opsplitsing Maanden heeft gekozen en de gekozen periode omvat één jaar, dan krijgt u 12 records te zien waarvoor u targets kunt instellen. Bij kwartalen zijn dit er logischerwijs 4 en indien u voor Geen opsplitsing heeft gekozen dan is er slechts 1 record aanwezig waar u een target voor kunt instellen. Dat target geldt dan voor de gehele periode. 10

10 TTM weergave Als u een analyse heeft toegevoegd kunt u op de knop Bereken drukken. Het TTM scherm wordt nu zichtbaar. Afhankelijk van de complexiteit van de analyse ziet u tijdens de berekening een voortgangsindicator in beeld. Als de berekening heeft plaatsgevonden, ziet u twee tabbladen, Gegevens en Grafiek. Gegevens Een numerieke weergave waarin u uw gekozen definitie en de bijbehorende targets terug kunt vinden. Naast deze kolom vindt u een kolom met de resultaten zoals deze door TTM zijn gevonden en berekend. In de 3 meest rechtse kolommen vindt u een prognose, als de einddatum die u heeft opgegeven voorbij de systeemdatum ligt. Type Omschrijving Per. Target Resultaat Cijfer Afwijking Eindtarget Prognose Eindcijfer Kolom waarin wordt weergegeven of de analyse berekend is over een selectie, een relatie, initialen of voor alle relaties. Omschrijving van de soort analyse. Periode van tot. De door u ingevoerde target. Als de einddatum die u heeft opgegeven voorbij de systeemdatum ligt, wordt hier de target aangegeven die geldig is tot de berekeningsdatum. Het door de TTM berekende resultaat. Het rapportcijfer dat wordt toegekend. Grafische weergave van de vergelijking tussen Target en Resultaat. Een groene kleur geeft een positief verschil aan en een rode kleur een negatief verschil. Een gele kleur staat voor een uitmuntend resultaat. Deze kolom geeft een van de kolom Target afwijkend eindtarget aan als de einddatum die u heeft opgegeven voorbij de systeemdatum ligt. Deze kolom geeft een prognose aan, als de einddatum die u heeft opgegeven voorbij de systeemdatum ligt. Deze kolom geeft een geprognotiseerd eindcijfer weer als de einddatum die u heeft opgegeven voorbij de systeemdatum ligt. 11

11 Links in het scherm is een paneel te zien met de volgende mogelijkheden: Info Gegevens Totalen Hier wordt informatie getoond over de huidige analyse. Zo kunt u snel zien waarover deze analyse gaat. Hier kunt u invloed uitoefenen op hoe het grid wordt getekend. Met de knop Consolideren kunt u alle records (bijv. per maand) samenvoegen tot 1 totaalregel. Dit bevordert de leesbaarheid en overzichtelijkheid als u veel heeft geselecteerd. Met de knop Toon periodes in toekomst kunt u periodes die in de toekomst liggen en waarvoor nog geen omzet bestaat laten zien. Deze worden in het grijs getoond, om een duidelijk onderscheid te kunnen maken. Deze knop is alleen beschikbaar als er daadwerkelijk periodes in de toekomst zijn gedefinieerd. Hier ziet u totaalcijfers over de hele periode, inclusief een evt. prognose. 12

12 Grafiek Het is ook mogelijk de gegevens als grafiek weer te geven door op het tabblad Grafiek te klikken. U ziet hier een grafiek waarin signaalkleuren zijn terug te vinden. Zo is het rode gebied onder target, het groene gebied boven target en het gele gebied excellent. Aan de rechterkant vindt u detailschermen op het tabblad. Als er een prognose is, ziet u in de grafiek twee lijnen, waarvan de linker een stippellijn is. De linker stippellijn staat op de datum die is bepaald door de trendprecisie en geldt als begindatum voor de berekening van de prognose ( zie prognose berekening). De grijze solide lijn is de dag van vandaag. U kunt op de grafiek in- en uitzoomen met de muis. Hiervoor geldt: De linkermuisknop fungeert als zoom-in knop, tot een maximum van 10x vergroting. Het punt waar de muis zich bevindt op het moment van klikken wordt als middelpunt genomen van een 200x200 pixels vergroting. De rechtermuisknop fungeert als zoom-uit knop. Hiermee wordt de originele staat hersteld. 13

13 Controlepaneel Links op het tabblad kunt u kiezen voor verschillende opties: Te tonen periode en dagen Herberekening Soort Grafiek Labels Export Detailschermen Trendprecisie Het is mogelijk om aan te geven op welke dagen uw organisatie actief is om zo de gestelde targets op een goede manier te kunnen verwerken. U kunt d.m.v. het groepje Werkdagen instellen op welke dagen uw organisatie actief is en met de knop Toepassen een nieuwe berekening, gebaseerd op deze gegevens, laten uitvoeren. Het boxje Tel gegevens van niet aangevinkte dagen op bij de eerstvolgende aangevinkte dag biedt u de mogelijkheid omzet behaald op een dag die niet is aangevinkt bij de eerstvolgende aangevinkte dag op te tellen. Tevens kunt u, door het boxje niet aan te vinken, precies voor een bepaalde werkdag de resultaten zien. Zo kunt u bijvoorbeeld kijken hoe uw organisatie het op maandagen doet, ten opzichte van de woensdagen. Het knopje Bereken verschilt in zoverre van de knop Toepassen (in het groepje Periode/Werkdagen ) dat bij herberekenen alle gegevens uit de database worden herladen en er een compleet nieuwe berekening wordt uitgevoerd. Dit is handig indien er op de achtergrond in Archie wijzigingen zijn aangebracht die invloed hebben op de analyse. Hiermee kunt u tussen verschillende soorten grafieken kiezen: Waardering in cijfers, waarbij de rapport-cijfers worden getoond, Resultaten per dag, waarbij actueel behaalde resultaten per dag worden getoond en Resultaten gecumuleerd, waarbij targets en resultaten gecumuleerd worden weergegeven. Hiermee kunt u verschillende labels tonen bij de punten in de grafiek. Dit wordt pas overzichtelijk na enkele malen ingezoomd te hebben, in verband met het te grote aantal labels wat anders over elkaar heen wordt getekend. Hier kunt u het resultaat zowel naar Excel als HTML exporteren. Dit biedt volledige controle over de detailschermen die initieel rechts verschijnen. Zo is het mogelijk op verschillende criteria te sorteren en het is ook mogelijk alle schermen met 1 druk op de knop te maximaliseren, minimaliseren, herstellen of te docken (in rechterpaneel te plaatsen). Dit wordt bij het onderwerp Prognose beschreven. 14

14 Prognose Het is met de TTM mogelijk om een prognose te berekenen. De prognose is gebaseerd op de concrete resultaten die tot op de systeemdatum zijn behaald. Dit is uiteraard alleen mogelijk als de gekozen periode eindigt ná de systeemdatum. Met behulp van de schuifbalk links onderin (in het groepboxje Trendprecisie ) is het mogelijk een trendprecisie in te stellen. Op deze wijze wordt een datum bepaald vanaf wanneer de prognoseberekening moet worden uitgevoerd. De systeemdatum geldt als einddatum. De concreet behaalde resultaten in de periode daartussen worden als basis gebruikt voor de prognose. In het hoofdscherm en in de detailschermen wordt onder de resultaten een regel met prognosecijfers getoond als de gekozen einddatum na de systeemdatum valt. Als dit niet het geval is, is deze regel niet zichtbaar. Tevens wordt er met een visuele indicatie in de vorm van een pijl (rood of groen) of een is-gelijk-teken (zwart) duidelijk gemaakt of de prognose respectievelijk een dalende, stijgende of gelijkblijvende trend vertoont. 15

15 Detailschermen Behalve de totaalgrafiek en het totaalgrid, heeft u een aantal detailschermen tot uw beschikking. Initieel zal dit detailscherm docked zijn. De grafiek zoals deze in de detailschermen is gebruikt, herkent u van de hoofdgrafiek. Het detailscherm heeft ook een klokje waarin de signaalkleuren zijn doorgevoerd. U kunt hiermee direct zien of aan de verwachting voldaan wordt of niet. Tevens is er een prognose te zien, net als in het hoofdscherm. Onder het klokje staat het rapportcijfer van de daadwerkelijk behaalde resultaten en dat van de prognose. Afhankelijk van het verschil daartussen staat er in de titelbalk een rood of groen pijltje, óf een zwart is-gelijk-teken. Hiernaast vindt u het knopje Minimaliseer/Maximaliseer, waarmee u het scherm respectievelijk kunt minimaliseren en maximaliseren. Deze functionaliteit is ook beschikbaar door op het titelbalkje te dubbelklikken. Het kruisje wat u daarnaast terugvindt, biedt u de mogelijkheid om het detailscherm af te sluiten. U kunt gesloten detailschermen terugkrijgen door in het controlepaneel op de knop Schermen herstellen te klikken. 16

16 Door het schermpje uit zijn behuizing te slepen, kunt u het scherm plaatsen waar u wilt. De grafiek neemt nu de gehele breedte in beslag, waardoor u een duidelijker beeld krijgt. U kunt het detailscherm vergroten of (tot op zekere hoogte) verkleinen om het gewenste beeld te krijgen. Bovendien is er tussen het rapportcijfer en het Minimaliseer/Maximaliseer knopje een nieuw knopje verschenen. Dit knopje biedt u de mogelijkheid het scherm met 1 druk op de knop terug te zetten in de behuizing waar hij vandaan kwam, aan de rechterkant van het scherm. 17