Archie CRM MultiFile Connection Pack SEPTEMBER 2001 AICA

Transcriptie

1 Archie CRM MultiFile Connection Pack SEPTEMBER 2001 AICA

2 HANDLEIDING Archie CRM Multi File Connection Pack copyright 2001 by Automatiserings- en Informatieverwerkings Centrum Amstel bv (AICA bv) Gorslaan RG Purmerend Alle rechten voorbehouden Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie-MFCP van juli Benodigde programmatuur Archie8.exe build of hoger en de Archie CRM MFCP-module. Als de Projectmodule is aangeschaft, is de module ook actief in Projecten. N.B. Hoewel bij het samenstellen van de programmatuur en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur, noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor enige schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. AICA bv, als producent van het programma en de handleiding, houdt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. 2

3 Inleiding Met de module MFCP is het mogelijk om externe files aan de relatie-, contact- of projectgegevens van Archie CRM te koppelen. Bijvoorbeeld muziek, presentaties, afbeeldingen, Word bestanden, Excel werkbladen, etc. Deze gegevens kunnen direct aan een instelling of contactpersoon worden gekoppeld. MFCP en Buitendienst De indicaties van gekoppelde files in het MFCP-icoon zullen na uitwisseling op een buitendienstversie met de MFCP-module zichtbaar zijn. Ook zijn de omschrijving en de notities van het gekoppelde bestand altijd beschikbaar en ook te wijzigen. De gekoppelde bestanden worden niet uitgewisseld. Deze bestanden dienen zelf gekopieerd te worden vanuit de Master naar de MFCP directory van de Slave. Hierna zijn ook de bestanden zelf benaderbaar. 3

4 Beheer, Beeld Via het menu Beheer, optie Beeld, kunt u aangeven of de vensters, waarin de gekoppelde files worden weergegeven, zichtbaar moeten zijn. Bovendien kunt u aangeven of een preview van de gekoppelde file moet worden weergegeven in het venster. Als u uw schermresolutie heeft ingesteld op 800 bij 600 worden de vensters geminimaliseerd getoond in respectievelijk het instellings- en het contactpersoonvak. Bij een schermresolutie van 1024 bij 768 krijgt u het beste resultaat. Dan is er voldoende ruimte in de relatiekaart om de vensters, inclusief preview, te tonen, en tegelijk alle informatie in de relatiekaart ter beschikking te houden. In de titelbalk van het venster vindt u rechtsboven de vensterknoppen om te minimaliseren, te vergroten/verkleinen en het kruisje om het venster te sluiten. U kunt de vensters verslepen naar een plaats van uw keuze door in de titelbalk te klikken en met de muisknop ingedrukt het venster te positioneren. Als u de muis op een rand of in een hoek van het venster plaatst, verandert de muiscursor van vorm en kunt u het venster vergroten of verkleinen. Bij een schermresolutie van 1024 bij 768 onthoudt Archie de door u gekozen grootte en positie. Beeld Rel Alt R B. 4

5 Het MFCP scherm In een geopende relatiekaart ziet u, als de MFCP-module actief is, rechts in het vak achter Instelling of rechts in het vak achter Contact een icoon in de vorm van een paperclip. Als de paperclip leeg is, zijn er geen files gekoppeld. Als er een geel vakje in de paperclip getoond wordt, zijn er files gekoppeld. Door te klikken op een van de iconen, of via het menu, opent u de MFCP en kunt u gekoppelde files raadplegen of nieuwe files koppelen. De MFCP wordt geopend in een apart scherm. Linksboven vindt u een overzicht van de gekoppelde files. Het overzicht is opgebouwd uit de kolommen Soort en Omschrijving. De gegevens in de eerste kolom zijn onderstreept. Een enkele muisklik opent de betreffende file. Naast het overzicht wordt in een vak de naam van de file getoond en zo mogelijk een preview. Als de gekoppelde file bijvoorbeeld een Word- of Excelbestand is, kunt u kiezen of de file normaal of gemaximaliseerd moet worden getoond. Onderin het vak vindt u iconen voor afspelen, pauzeren of stoppen van film- of geluidsfragmenten, volumeregeling, zoomen en openen. De iconen zijn, afhankelijk van de soort file, toegankelijk of ontoegankelijk. Als u het icoon Zoomen (het vergrootglas) aanklikt, wordt de gekoppelde file in een apart venster getoond. In dat venster kunt u ervoor kiezen de afbeelding op ware grootte te laten weergeven. Rechts onderin het vak kunt u door het vakje achter Open met extern programma aan te vinken forceren dat de file met een extern programma wordt geopend. Direct onder het overzichts- en previewvak is een tekstvak zichtbaar, waarin mogelijke aantekeningen te lezen zijn over de gekoppelde file die in het overzicht actief is. Onder het tekstvak staat de naam van de gekoppelde instelling of contactpersoon. Rechts in het venster vindt u een aantal knoppen: Nieuw Wijzigen Verwijderen Zoeken Afdrukken Info Presentatie Knop om een nieuwe file te koppelen. Knop om een gekoppelde file te wijzigen. Knop om een koppeling en/of file te verwijderen. Als u deze knop kiest, kunt u Archie laten zoeken naar een tekstgedeelte in de MFCP. Afdrukken van de gekoppelde file. Geeft informatie over de gekoppelde file. Met deze knop kunt u ervoor kiezen de gekoppelde files één voor één te laten presenteren. Daarbij kunt u kiezen voor afbeeldingen, films en/of geluidsfragmenten. Met [Esc] onderbreekt u de presentatie. 5

6 Gekoppelde files raadplegen In een geopende relatiekaart ziet u, als de MFCP-module actief is, rechts in het vak achter Instelling of rechts in het vak achter Contact een icoon in de vorm van een paperclip. Als de paperclip leeg is, zijn er geen files gekoppeld. Als er een geel vakje in de paperclip getoond wordt, zijn er files gekoppeld. Door te klikken op een van de iconen, of via het menu, opent u de MFCP en kunt u gekoppelde files raadplegen of nieuwe files koppelen. U kunt gekoppelde files raadplegen: a. Vanuit het basisscherm (lege relatiekaart) b. In een relatiekaart op instellingsniveau c. In een relatiekaart op contactpersoonniveau a. Raadplegen vanuit het basisscherm Vanuit een leeg scherm kunt u via het menu of met de toetscombinatie [Ctrl-M] de MFCP openen. U krijgt dan een overzicht van alle gekoppelde files in de database te zien. Links onderin het scherm kunt u aangeven of u alle aan instellingen, aan contactpersonen, aan projecten of aan artikelen gekoppelde files wilt zien. b. In een relatiekaart op instellingsniveau Met een relatiekaart in beeld kunt u via het menu of door te klikken op het icoon Multi File in het vak achter Instelling de MFCP openen. U krijgt alle files te zien die aan de instelling gekoppeld zijn. c. In een relatiekaart op contactpersoonniveau Met een relatiekaart in beeld kunt u via het menu of door te klikken op het icoon Multi File in het vak achter Contact de MFCP openen. U krijgt alle files te zien die aan de contactpersoon gekoppeld zijn. MFCP raadplegen Rel Alt G M Rel. Alt I L Rel. Alt C L 6

7 Nieuwe files koppelen Met een relatiekaart in beeld kunt u externe files aan de instelling en/of actieve contactpersoon koppelen. Als u via het menu of via de iconen in het instellings- of contactpersoonveld de MFCP heeft geopend, kunt u met de knop Nieuw of de sneltoets [N] een nieuwe file koppelen. In het dialoogscherm dat in beeld verschijnt zoekt u de te koppelen file op. Als het mogelijk is wordt rechts in het venster een preview getoond. Vervolgens klikt u op de knop Open. Op het tabblad van de MFCP ziet u linksboven het pad naar de te koppelen file vermeld en knippert de cursor in het vak Omschrijving, waar u een omschrijving kunt intikken. Daaronder geeft u op of het bestand gekopieerd of verplaatst moet worden naar de MFCP-directory, of dat de huidige lokatie moet worden gehanteerd. Aan de rechterkant kunt u het vakje achter Open met extern programma aanvinken, als u wilt dat de file door een extern programa geopend wordt. Tenslotte kunt u in de editor onderin het scherm uitgebreide opmerkingen over de gekoppelde file registreren. Als u op OK klikt, is de koppeling een feit. Onderin het scherm ziet u de instellingsgegevens of de naam van de contactpersoon, waaraan de file gekoppeld is. File koppelen aan instelling File koppelen aan contactpersoon Rel. Alt I L N Rel. Alt C L N 7