Archie CRM Koppeling Outlook JANUARI 2002 AICA

Transcriptie

1 Archie CRM Koppeling Outlook JANUARI 2002 AICA

2 HANDLEIDING Archie CRM Outlook Connection Pack copyright 2002 by Automatiserings- en Informatieverwerkings Centrum Amstel bv (AICA bv) Gorslaan RG Purmerend Alle rechten voorbehouden Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie CRM Outlook Connection Pack (OUCP) van januari In de handleiding wordt het programma Archie OUCP genoemd. Benodigde programmatuur Archie CRM, build 423 of hoger. Archie CRM OUCP. MS Outlook versies 98 of N.B. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie OUCP en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. AICA bv, als producent van het programma en de handleiding, houdt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. 2

3 Installatie Als u de module niet direct bij aankoop van Archie CRM heeft aangeschaft, kunt u deze via een PINcode installeren (mits u beschikt over Archie CRM build 423 of hoger). Download de file OUTLINK.EXE vanaf OUTLINK.EXE is het synchronisatieprogramma. Kopieer dit op elk werkstation waar men met Outlook werkt. Op werkstations van Outlook gebruikers waarvan de afspraken niet in Archie hoeven te komen, hoeft het programma uiteraard niet gekopieerd te worden. Het maakt niet uit in welke map OUTLINK.EXE geplaatst wordt. Het is wel belangrijk dat de Archiemappen benaderd kunnen worden vanaf het werkstation waarop OUTLINK.EXE wordt geïnstalleerd. Instellingen De koppeling kan tot stand gebracht worden door OUTLINK.EXE te starten en daar de volgende gegevens in te stellen: Archie programmadirectory Archie bestandsdirectory Naam Outlook gebruiker De locatie waar ARCHIE8.EXE staat De bestandsdirectory van ARCHIE Naam van de Outlook gebruiker. Deze naam moet overeenkomen met de gebruikersnaam van het Internetaccount, . N.B. U bent verplicht een Internet-account aan te maken in Outlook. 3

4 Archie initialen Uitwisseling van Archie soorten Reminder voor Archie soorten Uitwisseling Outlook categorieën Activiteit in Archie/Outlook verwijderd Initialen van de Archie gebruiker. Als de Outlook gebruiker geen Archie gebruiker is; dus niet voorkomt in de toegangscodes van Archie, moeten er toch initialen opgegeven worden. De afspraken vanuit Outlook worden namelijk op die initialen in Archie geplaatst. Dit slaat op de activiteiten die vanuit Archie naar Outlook gaan. Als u hier niets invult, gaan alle soorten activiteiten vanuit Archie naar Outlook. Als u wilt dat alleen bezoekafspraken maar bijv. geen belafspraken naar Outlook gaan, dan geeft u hier alleen die soorten op. Dit slaat op de activiteiten die vanuit Archie naar Outlook gaan. Als u wilt dat er in Outlook automatisch een herinnering komt, kunt u in dit veld de ARCHIE soorten van de activiteiten opgeven waarvoor dat geldt. In het veld erachter geeft u het aantal minuten op. Hier geeft u de categorieën van Outlook afspraken op die naar Archie moeten. Als u het veld leeg laat wordt niet gekeken naar de categorie; alle afspraken gaan dan naar Archie. Als u het veld "zonder categorie" aanvinkt, gaan afspraken zonder categorie ook naar Archie. In deze 2 onderste velden kunt u aangeven of het synchronisatieprogramma activiteiten moet verwijderen als een gebruiker in één van beide systemen een afspraak heeft verwijderd. 4

5 Conversietabel soorten (op een apart tabblad) Aan een activiteit in Archie kan een soortcode toegekend worden. Aan de hand van deze code is bekend of de activiteit intern of extern is en in welke categorie de activiteit valt. In Outlook wordt van een activiteit bijgehouden tot welke categorie deze behoort en kan ingesteld worden hoe de tijd weergegeven moet worden. Door in de conversietabel een soort te koppelen aan een categorie en tijdsweergave, kan het synchronisatieprogramma de juiste coderingen toekennen. N.B. In Outlook kunt u aan een activiteit meerdere categorieën koppelen. Een activiteit in Archie behoort tot maximaal één soort. Welke soort dit wordt, is afhankelijk van de samenstelling van de conversietabel en van de volgorde waarin de categorieën in Outlook bij de activiteit zijn gekoppeld. Voorbeeld: In Outlook staat een activiteit en het veld categorieën bevat: Incasso; Telefoongesprekken U heeft de conversietabel als volgt samengesteld: C Categorie Outlook Tijd weergeven als B Telefoongesprekken Vrij E Externe afspraak Bezet I Interne afspraak Bezet S Incasso Vrij De activiteit wordt in Archie toegevoegd bij soort S. Had Incasso niet in de conversietabel gestaan, dan was het soort B geworden. Het synchronisatieprogramma bepaalt van links naar rechts of de categorie in de conversietabel voorkomt. Als beide categorieën in de conversietabel zijn opgenomen, zal de activiteit in Archie de eerste soort toegekend krijgen van de categorie die in de tabel is opgenomen. 5

6 Draaischema Handmatig starten Als u wilt synchroniseren kunt u het programma OUTLINK.EXE starten en met de muis op de knop "Start nu" klikken. Automatisch starten De synchronisatie tussen Archie en Outlook kan ook automatisch op de achtergrond draaien. In dat geval moet u een draaischema instellen. Daarbij kunt u de volgende zaken opgeven: - de dagen waarop het programma moet draaien - de tijden waartussen het programma moet draaien - het tijdsinterval Dit interval kunt u instellen met behulp van de schuifbalk. Telkens wanneer er een synchronisatie gedraaid is, zal het programma wachten totdat het door u ingestelde tijdsinterval is verstreken. Daarna zal de synchronisatie weer automatisch starten. Maak het tijdsinterval niet al te klein. - "Automatisch opstarten met Windows". Als u dit aanvinkt, zal het synchronisatieprogramma automatisch geladen worden als u de PC aanzet. Vervolgens zal het programma wachten tot het eerstvolgende startpunt van het draaischema en zal dan volledig automatisch gaan draaien. Of het programma geladen is kunt u zien in de z.g. tray-iconbalk van Windows. U ziet daar dan een klein icoon met een klokje, envelopje en de rode A. Wanneer u daar de muis op zet verschijnt de tekst ARCHIEcrm Outlookkoppeling. Als de synchronisatie actief is, ziet u delen van dat icoon verdwijnen en bewegen. Wanneer u dubbelklikt op het icoon, verschijnt het scherm. U kunt vervolgens wijzigingen in de definitie en/of het draaischema aanbrengen. Op het scherm staan 4 knoppen. Deze hebben de volgende betekenis: - knop Start Schema Hiermee verdwijnt het programma naar de achtergrond en zal de synchronisatie direct uitgevoerd worden. Daarna zal het programma wachten totdat het ingestelde tijdsinterval is verstreken en begint er een nieuwe synchronisatie. - knop Start nu Het programma verdwijnt niet naar de achtergrond, maar zal direct een synchronisatie starten. Het programma wacht daarna op actie van uw kant. 6

7 - knop OK Het programma wordt gestopt en eventueel aangebrachte wijzigingen in de definitie worden opgeslagen. N.B. Het programma is nu echt gestopt; ook als u een draaischema heeft ingesteld. Pas als u de PC opnieuw opstart en u had aangegeven dat het synchronisatieprogramma automatisch met Windows zou moeten opstarten, wordt het programma op de achtergrond actief. - knop Annuleren Het programma wordt gestopt en eventueel aangebrachte wijzigingen in de definitie worden niet opgeslagen. N.B. Het programma is nu echt gestopt; ook als u een draaischema heeft ingesteld. Pas als u de PC opnieuw opstart en u had aangegeven dat het synchronisatieprogramma automatisch met Windows zou moeten opstarten, wordt het programma op de achtergrond actief. Als het programma op de achtergrond draait en u wilt dit stoppen, voert u dus de volgende handelingen uit: - dubbelklik op het icoon in de z.g. tray-iconbalk - klik op de knop Annuleren 7

8 Inleiding synchronisatie De synchronisatie bestaat altijd uit het volgende: - agenda van Outlook naar activiteiten van Archie - activiteiten vanuit Archie naar agenda van Outlook Alleen activiteiten die op of na de computerdatum liggen worden uitgewisseld. Of een bepaalde activiteit vanuit Archie naar Outlook moet is afhankelijk van de door u opgegeven soorten bij de definities van de koppeling. Privé afspraken uit Outlook komen niet in Archie! 8

9 Aandachtspunten Verwijderen van agendaregels Als er in Outlook een agendaregel wordt verwijderd, wordt deze ook uit Archie verwijderd (mits zo ingesteld). De activiteit wordt dan niet gearchiveerd! Het is dus beter de activiteiten met Archie te archiveren zodat de relatiehistorie wordt bijgewerkt. OUCP en Buitendienstuitwisseling Wanneer u werkt met de buitendienstuitwisseling van Archie, moet u het draaischema van de Outlookkoppeling zo instellen dat het programma nooit zal draaien op het moment dat de buitendienstuitwisseling (SPIDER) draait. Archie stuurcodes in Outlook Wanneer de ARCHIE stuurcodes in de uitgebreide omschrijving van Outlook worden veranderd of weggehaald, is niet te voorspellen hoe de activiteithistorie van Archie er na een synchronisatie uit zal zien. 9

10 Archie naar Outlook - begin- en eindtijd worden overgenomen - het onderwerp wordt gevuld met de activiteitomschrijving - de categorie en "Tijd weergeven als" worden gevuld volgens de conversietabel - de locatie wordt gevuld met Instellingsnaam, Plaats huisadres en Telefoonnummer - de uitgebreide omschrijving wordt gevuld met de volgende gegevens: - zoekcode van de relatie (veld R05) - instellingsnaam, huisadres, telefoon en fax - aan de activiteit gekoppelde contactpersonen - eventueel aan de activiteit gekoppelde historie - stuurcodes: << NEW INFO en << END NEW INFO << ARCHIEcrm << ARCHIEcrm HIS Voorbeeld Voorbeeld van de uitgebreide omschrijving in Outlook nadat er in Archie een nieuwe activiteit is toegevoegd: << NEW INFO << END NEW INFO << ARCHIEcrm CODE: SAATCHI Saatchi & Saatchi Advertising bv Diemermere 129a 1135 TH DEN BOSCH tel fax mevrouw L. Hoogzaad meneer C. Uitdenboogaard << ARCHIEcrm HIS Een bespreking naar aanleiding van het door hun uitgebrachte voorstel. LW:JR via ACT (Johan Raatsie) 10

11 Onder de stuurcode << ARCHIEcrm treft u de gegevens van de aan de activiteit gekoppelde relatie en contactpersonen aan. Onder de stuurcode << ARCHIEcrm HIS treft u de bij de Archie activiteit ingetikte historie aan. De ruimte tussen de stuurcodes << NEW INFO en << END NEW INFO kunt u gebruiken om nieuwe tekst in te voeren in Outlook. Wanneer daarna weergesynchroniseerd wordt, zal deze tekst in de historie van Archie komen. De uitgebreide omschrijving in Outlook wordt dan ook aangepast zodat er weer een leeg blok << NEW INFO ontstaat. 11

12 Outlook naar Archie - Datum, tijd en duur worden overgenomen (als er een terugkeerpatroon is ingesteld worden er meerdere activiteiten in Archie toegevoegd. Deze activiteiten kunnen in Archie niet gewijzigd worden. Dit moet in Outlook gebeuren) - De activiteitomschrijving wordt gevuld met het onderwerp - De soort wordt gevuld volgens de conversietabel - De activiteithistorie wordt gevuld met de uitgebreide omschrijving - Aangezien een agendaregel in Outlook niet aan een relatie gekoppeld kan worden, wordt de activiteit in Archie aan de relatie met code " OUTLOOK" gekoppeld (let op, de code begint met een spatie en dan OUTLOOK). De activiteit kan vervolgens in Archie aan een andere relatie gekoppeld worden. Vanaf dat moment wordt dat ook in Outlook zichtbaar. 12

13 Index Aandachtspunten...9 Activiteit in Archie/Outlook verwijderd...3 Archie naar Outlook...10 Archie soorten...4 Automatisch starten...6 Benodigde programmatuur...2 Conversietabel soorten...5 Copyright...2 Definities koppeling...3 Draaischema...6; 7 Handleiding...2 Handmatig starten...6 Inleiding synchronisatie...8 Installatie...3 Instellingen...3 Outlook categorie...4 Outlook naar Archie...12 Reminder Archie soorten