Het Voka-kenniscentrum bestudeert de. analyseert de sociaaleconomische. Dat levert langetermijninzichten

Transcriptie

1 Voka-studie 03 april 06 Het Voka-kenniscentrum bestudeert de maatschappelijke Administratieve evoluties en vereenvoudiging analyseert de sociaaleconomische Prioriteiten uit omgeving. de bedrijfspraktijk Dat levert langetermijninzichten op die vandaag reeds relevant zijn: op de directietafel, maar ook voor politici en academici.

2 1 Inhoud Woord vooraf 2 Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen Efficiëntie als noodzakelijke bouwsteen Administratieve lasten voor bedrijven Plannen om te vereenvoudigen Perceptie bij ondernemers De reële administratieve overlast 13 Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen Overzicht van de lastenlijst Arbeid en tewerkstelling Boekhouding en fiscaliteit Milieu, preventie en ruimtelijke ordening 52 Deel 3. De administratieve lastenbarometer Methodologie Nulmeting ALB 77 Deel 4. Bijlagen Index Stuurgroep rond administratieve lastenvereenvoudiging Bibliografie 87 Colofon 88

3 2 Woord vooraf De competitiviteit van onze bedrijven is levensbelangrijk voor iedereen die in Vlaanderen woont of werkt. Het zijn immers de bedrijven die er voor zorgen dat onze burgers een job en een inkomen hebben. En het zijn ook de bedrijven die het grootste deel van de overheid financieren, onder andere via hun bijdragen aan de sociale zekerheid en via de vennootschapsbelasting. Er bestaat een manier om onze economie te versterken zonder dat er grote politieke beslissingen nodig zijn, en zelfs zonder dat het iemand iets kost: we kunnen de administratieve lasten voor de bedrijven verminderen. Die lasten (zijn) ontstaan in het kielzog van politieke beslissingen en ze leveren niemand ook maar enig voordeel op. Ze veroorzaken echter wel kosten voor de bedrijven en ze betekenen dus een onnodig verlies aan concurrentiekracht. Het is niet duidelijk hoeveel de administratieve lasten nu precies kosten, maar ter illustratie: tien bedrijven waarmee Voka voor deze studie samenwerkte, betalen elk apart gemiddeld euro per jaar (zonder milieugerelateerde administratieve lasten) of een kleine euro (met milieugerelateerde administratieve lasten). Om van het ongenoegen dat het invullen van het zoveelste nutteloze document met zich meebrengt nog maar te zwijgen... Wij zijn dan ook erg verheugd dat onze overheden voor de volle honderd procent beseffen dat administratieve vereenvoudiging een absolute noodzaak is. Zowel de federale als de Vlaamse overheid maakte van de vereenvoudiging een prioriteit en neemt

4 3 nu al zeer waardevolle initiatieven die het administratieve leven van de burgers en van de bedrijven verlichten. Toch voelen de bedrijven de administratieve druk in de praktijk te weinig afnemen. Dat ligt zeker niet alleen aan de tijd die de overheid neemt om haar beslissingen door te voeren. De lastenervaring van de bedrijven bestaat immers uit twee factoren: kosten en ongenoegen. Door die combinatie is het voor de overheid moeilijk om af te bakenen welke administratieve lasten ze nu best eerst wegwerkt, zodat de bedrijven de vereenvoudiging ook meteen in hun dagdagelijkse praktijk én in hun portemonnee voelen. Daarom ging het Voka-kenniscentrum samen met een groep van tien bedrijven op zoek naar die prioritaire lastenlijst. Het resultaat van deze analyse zijn 70 beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging: 25 in het domein van arbeid en tewerkstelling, 17 op het vlak van boekhouding en fiscaliteit en 28 op het vlak van milieu, preventie en ruimtelijke ordening. Deze beleidsvoorstellen komen rechtstreeks uit de bedrijfspraktijk. De ministers die er hun werk van maken, kunnen er daarom zeker van zijn dat ze de administratieve lasten voor de bedrijven niet alleen daadwerkelijk verminderen, maar dat de bedrijven dat ook zullen voelen. Dat maakt van deze Voka-studie een uniek beleidsdocument: als de voorstellen uitgevoerd worden, kan iedereen fier zijn. Voka en de bedrijven omdat we dan een budgettair neutrale lastenverlaging concreet geïnitieerd hebben, de ministers omdat ze dan een van hun beleidsprioriteiten realiseren. Philippe Muyters gedelegeerd bestuurder Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen Ludo Verhoeven voorzitter Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen

5 4 De bedrijven klagen over de vele administratieve lasten die de overheid hen oplegt. Zij ervaren die niet alleen als inefficiënt en klantonvriendelijk, maar ook als een nutteloze kostenpost. De overheid maakt wel een prioriteit van administratieve vereenvoudiging, maar bedrijven voelen de administratieve druk in de praktijk toch niet afnemen. Voka is daarom aan de bedrijven zelf gaan vragen wat zij nu precies als meest storend ervaren aan bepaalde verplichtingen, en wat de overheid dus zo snel mogelijk moet oplossen. Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen 1.1 Efficiëntie als noodzakelijke bouwsteen Administratieve lasten voor bedrijven 7 Directe kosten van administratieve lasten 7 Indirecte kosten van administratieve lasten Plannen om te vereenvoudigen Perceptie bij ondernemers 11 Ongenoegen bij bedrijven 11 Discrepantie tussen overheidsbeleid en bedrijfsrealiteit De reële administratieve overlast 13 Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging 14 Deel 3. De administratieve lastenbarometer van Voka 72 Deel 4. Bijlagen 78

6 5 1.1 Efficiëntie als noodzakelijke bouwsteen Over efficiëntie zijn boeken vol geschreven, en dat is maar goed ook. Als we ons niet bewust zouden zijn van de noodzaak aan efficiëntie zou het in onze maatschappij immers heel wat minder aangenaam leven zijn. Stel je voor: auto s die door elkaar links én rechts van de weg rijden, oeroude verwarmingsketels die enorm veel energie verbruiken, toetsenborden van computers waarop de letters willekeurig en telkens anders gerangschikt staan, en ga zo maar door. Het zijn voorbeelden die aangeven hoe belangrijk we efficiëntie vinden. Die nood aan efficiëntie zorgt voor technologische vernieuwing, voor het ontstaan van organisaties en samenwerkingsverbanden, voor afspraken tussen mensen, organisaties en de overheid, voor normen en regels, Op de meeste punten aanvaarden we inefficiëntie dan ook maar moeilijk. We ergeren ons bijvoorbeeld aan de files of aan een fout van de belastingen, en we zoeken zelf in heel wat van onze acties voortdurend naar een efficiëntere manier van aanpakken. Of het nu gaat over de snelste weg naar het werk, de gemakkelijkste manier van je koffers pakken om op reis te gaan of de afwasmachine vol te laden De organisaties die waarschijnlijk het meest doorgedreven op zoek gaan naar efficiëntie zijn de bedrijven. De reden daarvoor is niet ver te zoeken: elke inefficiëntie zorgt voor kosten die er eigenlijk niet hoeven te zijn. En extra kosten betekenen een verlies aan concurrentiekracht, aan middelen om te investeren en aan winst. In extreme gevallen kan inefficiëntie zelfs het voortbestaan van een bedrijf in gevaar brengen. Maar bedrijven kunnen enkel de efficiëntie verhogen van processen waarvoor ze niet volledig afhangen van anderen. En in hun relatie met de overheid wil de schoen daar nogal eens wringen. De bedrijven ervaren de overheid immers vaak als inefficiënt en klantonvriendelijk: ze moeten aan de overheid vaak gegevens bezorgen die niet gebruikt worden, ze moeten dezelfde gegevens verschillende keren bezorgen, ze moeten papieren invullen terwijl een elektronische verwerking veel sneller en handiger zou zijn, of al bestaande elektronische systemen werken trager dan hun papieren versies Bedrijven ergeren zich ook aan wetten die al lang verouderd zijn, maar wel nog steeds bestaan. Ze moeten vaak onnodig lang wachten op een vergunning en zien door het bos aan gemeentelijke, provinciale, gewestelijke, federale en Europese regels al lang de bomen niet meer. Met andere woorden: de overheid veroordeelt de bedrijven op heel wat vlakken tot inefficiëntie, omdat ze zelf niet altijd even efficiënt en kwaliteitsvol werkt. Dat laatste blijkt onder andere uit het overheidsbeslag, de totale overheidsuitgaven uitgedrukt in procent van het Bruto Binnenlands Product (BBP). Het Belgische overheidsbeslag lag in 2002 op 50,5% van het BBP. Dat is hoger dan het gemiddelde

7 6 in de eurozone. Dat lag in 2002 op 46,7% en het evolueert zelfs naar 40%. 1 Onze overheid is dus gemiddeld duurder dan de andere overheden in de eurozone. Onze overheid heeft de afgelopen twintig jaar het overheidsbeslag wel afgebouwd: sinds de jaren tachtig is het gedaald met 10,5 procentpunt. 2 Ze deed dat vooral door minder te investeren in bijvoorbeeld infrastructuur en economie. Landen die hun overheidsbeslag deden dalen door efficiëntieverbeteringen (en niet door minder te investeren) konden echter hogere groeicijfers voorleggen. 3 De economische groei nam in die landen niet alleen toe op korte termijn, maar na zes jaar was ook hun trendmatige groei gestegen van 1,8% per jaar tot gemiddeld bijna 3% per jaar. De landen die wel schrapten in hun investeringen, haalden maar een trendmatige groei van 1,8%. Onze overheid heeft dus nog heel wat ruimte om door efficiëntieverbeteringen de economische groei aan te zwengelen. Een overheid die efficiënt werkt, heeft bovendien een dubbel voordeel. Ze kan aan de ene kant haar budgetten beter besteden en creëert aan de andere kant een ondernemingsvriendelijker klimaat. Dat geeft bedrijven de kans om competitiever te werken en zorgt ervoor dat het gemakkelijker is om nieuwe investeringen uit het buitenland binnen te halen. En dat levert dan weer bijkomende groei op voor de bedrijven en extra inkomsten voor de overheid... Hoe efficiënter een overheid zelf werkt, hoe efficiënter ook de dienstverlening die zij kan aanbieden aan haar klanten: de burgers, de bedrijven en organisaties allerhande. Aangezien die klanten de bestaansreden zijn van de overheid, heeft ze ook de plicht om hen de beste kwaliteit aan te bieden (effectiviteit) tegen de beste prijs (efficiëntie). En dat is nu net wat onze overheid te weinig lijkt te doen. De bedrijven klagen immers over de vele administratieve lasten die de overheid hen oplegt. Zij ervaren die niet alleen als inefficiënt en klantonvriendelijk, maar ook als een nutteloze kostenpost. 1) SCHUKNECHT, L. en TANZI, V., Reforming Public Expenditure in Industrialized Countries. Are There Trade-Offs?, Working Paper Series, no. 435, European Central Bank, februari ) SCHUKNECHT, L. en TANZI, V., Reforming Public Expenditure in Industrialized Countries. Are There Trade-Offs?, Working Paper Series, no. 435, European Central Bank, februari ) Op basis van berekeningen voor Uniek zijn rendeert, Uitdagingen voor Vlaanderen, Voka Vlaams Economisch Verbond, oktober De landen die onderzocht werden zijn België, Canada, Duitsland, Ierland, Italië, Finland, Frankrijk, Noorwegen, Zweden.

8 7 1.2 Administratieve lasten voor bedrijven Administratieve lasten veroorzaken een direct verlies aan financiële middelen. Hoeveel geld de bedrijven nu precies elk jaar moeten betalen aan administratieve lasten, is echter onduidelijk. Directe kosten van administratieve lasten De overheid beschikt niet over voldoende harde cijfers om een correcte inschatting te maken van de omvang van de administratieve lasten voor ondernemingen. De enige beschikbare cijfers komen van de tweejaarlijkse enquête van het Federaal Planbureau. Die peilt op drie beleidsdomeinen (milieu, fiscaliteit en tewerkstelling) naar de perceptie van de ondernemers rond administratieve lasten, en levert dus geen exacte becijfering op. Het Federaal Planbureau trachtte wel een raming te maken naar de omvang van de administratieve lastendruk. Die zou in 2002 nog op 8,4 miljard euro gelegen hebben, om in 2004 gedaald te zijn naar 7,28 miljard euro. Een daling met maar liefst 25% op twee jaar tijd. 4 Tegelijkertijd blijkt echter uit dezelfde enquête dat de ondernemers helemaal geen daling ervaren van de administratieve lastendruk. Zo leeft bij ongeveer twee derde van de ondernemingen het gevoel dat de administratieve kosten voor de arbeidsregelgeving aanzienlijk zijn toegenomen. 78% van de ondernemingen geeft aan dat de administratieve lasten op het vlak van milieuregelgeving (aanzienlijk) zijn gestegen. Over de administratieve lasten op het vlak van fiscaliteit zijn de meningen dan weer verdeeld: 41% denkt dat de situatie op twee jaar tijd niet is veranderd, 52% zegt dat er op twee jaar tijd wel degelijk fiscale administratieve lasten zijn bijgekomen. De ramingen mogen dan wel wijzen op een forse daling van de administratieve lasten, de bedrijven voelen dat dus toch anders aan. Hoe het ook zij, het ziet er naar uit dat de lasten voor de ondernemingen op twee jaar tijd niet gedaald kunnen zijn met de 25% - of met meer dan een miljard euro - die het Federaal Planbureau vermeldt. Het Kafka-initiatief van de federale overheid spaarde in die tijd 140 miljoen euro uit met het afschaffen van de papieren boekhouding en de vereenvoudiging van de oproeping van de algemene vergadering. 5 Zelfs als we er de overige gerealiseerde administratieve vereenvoudigingen bijtellen, ziet het er dus niet naar uit dat de reële lastenvermindering meer dan een miljard euro bedroeg. 4) JANSSEN, L., KEGELS, C. en VERSCHUEREN, F., De administratieve lasten in België voor het jaar 2004, Eindrapport, Federaal Planbureau, december ) Van elf federale vereenvoudigingen (waarvan er een aantal voor de bedrijven waren en een aantal voor de burgers) werd gemeten hoeveel besparingen ze opleverden: in totaal was dat 233 miljoen euro (2,7% van de 8,4 miljard euro). De twee belangrijkste van die elf vereenvoudigingen (het afschaffen van de papieren boekhouding en de vereenvoudiging tot oproeping van de algemene vergadering) leverden een besparing op van 140 miljoen euro.

9 8 Ook een vergelijking van onze administratieve lasten met die in het buitenland levert weinig harde resultaten op. Als er al cijfers bestaan, worden die per land vaak op een andere manier berekend. Het Nederlandse Centraal Planbureau heeft in 2005 wel een poging gedaan om de geschatte totale administratieve lasten voor het bedrijfsleven in de EU-landen uit te drukken als percentage van het BBP. 6 Daarbij gaven ze voor elke lidstaat zowel een lage inschatting van de totale administratieve lasten als een hoge inschatting. In die tabel laat België de tweede laagste kosten optekenen. Voor acht landen 7 worden de administratieve lasten immers geschat tussen de 1,9% en 2,4% van het BBP, voor België is dat tussen 2,1% en 2,7%. Als we onszelf vergelijken met onze buurlanden doen we het overigens goed: Duitsland haalt tussen 2,5% en 3,2%, Frankrijk tussen 2,2% en 2,9% en Nederland zelfs tussen 2,9% en 3,7%. Zoals gezegd: het probleem met deze cijfers is dat ze niets hoeven te betekenen. Het zijn zeer ruwe schattingen, zoals ook de grote vork tussen de lage inschatting en de hoge inschatting aangeeft. Indirecte kosten van administratieve lasten Bovendien mogen ook de indirecte kosten van administratieve lasten niet onderschat worden. Administratieve lasten verhogen immers de ondernemingskosten en betekenen dus een verlies aan concurrentiekracht. Maar ze zorgen ook voor hindernissen om nieuwe jobs te creëren of om op een soepele manier om te gaan met bestaande jobs, ze maken het moeilijker om te investeren in innovatie en zorgen er soms voor dat geplande investeringen niet in België maar in het buitenland uitgevoerd worden. Het is onmogelijk om een cijfer te plakken op dit economische verlies, maar het hoeft weinig betoog dat elke onnodige administratieve last er één teveel is voor de aantrekkingskracht van een regio of een land. Administratieve lasten veroorzaken dus directe en indirecte kosten voor ondernemingen. België lijkt het in vergelijking met onze buurlanden redelijk goed te doen op het vlak van administratieve lasten. Maar hoe je het ook draait of keert: dan nog hebben we er alle belang bij om nog beter te doen. Als we de lasten in België en Vlaanderen op een kostenniveau kunnen brengen dat (ver) beneden het niveau van de ons omringende landen ligt, dan is dat een troef voor onze economie. Thomas Leysen, CEO van Umicore, is daar duidelijk over: Administratieve verplichtingen moeten ondergeschikt zijn aan de inhoudelijke verplichtingen van bedrijven, en beperkt worden in omvang, kosten en tijdsduur. Gestroomlijnde verplichtingen dragen bij tot een verhoging van onze competitiviteit, niet in het minst door een beperking van de doorlooptijden. 6) Centraal Planbureau, CPB-Memorandum: Intra-EU differences in regulation-caused administrative burden for Companies, december ) Denemarken, Finland, Ierland, Italië, Portugal, Slovakije, Verenigd Koninkrijk, Zweden.

10 9 1.3 Plannen om te vereenvoudigen Minder administratieve lasten betekent meer competitiviteit. Heel wat overheden hebben dat al begrepen: ze maken van administratieve vereenvoudiging een van hun beleidsprioriteiten. Zo werkt het Verenigd Koninkrijk per beleidsdomein een reeks vereenvoudigingsvoorstellen uit. En Nederland plant voor zijn bedrijven tegen eind 2007 een lastenvermindering met 25% ten opzichte van eind Daarvoor wordt onder andere in modelbedrijven gekeken welke procedures en wet- en regelgeving de meeste frustraties veroorzaken. De Nederlandse overheid onderzoekt ook of het mogelijk is om een vaste wijzigingsdatum in te voeren voor wetten en regels. Die zouden dan nog maar op een of twee vaste momenten per jaar veranderd kunnen worden. Daarnaast werkt Nederland aan een vermindering van het aantal enquêtes en vergunningen. Maar ook bij ons beweegt er al heel wat. Dat blijkt uit een aantal waardevolle Vlaamse en federale initiatieven. Zo moet de compensatiemaatregel er sinds begin 2005 voor zorgen dat wanneer nieuwe wetten bijkomende administratieve lasten veroorzaken, dat extra volume aan lasten elders verminderd wordt. De Reguleringsimpactanalyse (RIA) brengt dan weer de gunstige en ongunstige effecten van nieuwe regelgeving in kaart nog voor ze goedgekeurd wordt, zodat er eventueel bijgestuurd kan worden. Op federaal niveau werden de administratieve lasten voor startende ondernemingen flink verminderd en werd de oproeping tot een algemene vergadering van vennootschappen sterk vereenvoudigd. De Vlaamse regering stelde vorig jaar dan weer 104 concrete vereenvoudigingsprojecten voor, waarvan er intussen al zestien gerealiseerd zijn. 8 En er wordt verder gewerkt: een initiatief zoals de federale website kafka.be heeft navolging gevonden in het Vlaamse samenvereenvoudigen.be. Daar kunnen ondernemers uit Vlaanderen sinds begin 2006 hun suggesties of ervaringen meedelen over administratieve rompslomp, lastige procedures en ondoorzichtige regelgeving bij het investeren. De Vlaamse regering heeft ook plannen om per beleidsdomein cellen wetskwaliteit op te richten. In die cellen worden de experts op het gebied van regelgeving samengebracht. Zo kan de Vlaamse overheid per domein de regels en formulieren beter op elkaar afstemmen, de kwaliteit van de regels beter bewaken en de kans op overbodige of overlappende regels sterk inperken. Een concreet voorstel voor de opstart van deze cellen zal er wel maar eind 2006 zijn. 8) De zestien vereenvoudigingsprojecten die al gerealiseerd zijn hebben weinig impact op de bedrijven, maar in de lijst van 104 voorstellen zijn er wel heel wat met impact op de bedrijven, zoals de herziening van het bodemsaneringsdecreet, de koppeling van de bouwen milieuvergunning of de opleidings- en adviescheques die in één elektronische portefeuille opgenomen worden. Meer info op

11 10

12 Perceptie bij ondernemers Ondanks de vele goede initiatieven van de federale en de Vlaamse overheid voor de vermindering van de administratieve lasten, blijven bedrijven aangeven dat ze geen daling van de administratieve lastendruk ervaren. 9 Meer nog: in de Nationale Ondernemersenquête 10 zegt maar liefst 79% van de Vlaamse en Waalse ondernemers dat ze niet tevreden zijn over de administratieve vereenvoudiging. Ongenoegen bij bedrijven De bedrijven blijven bijvoorbeeld vaak wijzen op de omvangrijke voorraad aan slechte regelgeving die we meedragen uit het verleden. Die regelgeving is vaak achterhaald en veroorzaakt heel wat onnodige paperasserij. Ook de lange wachttijden veroorzaken ongenoegen bij de bedrijven. Zo kan het in Vlaanderen tot drie jaar duren om een milieuvergunning te krijgen, terwijl dat in Duitsland op een jaar tijd rond kan zijn. Heel het vergunningsproces, zelfs voor hervergunningen of voor het vergunnen van reeds aanwezige installaties, duurt jaren. Dat is een administratieve stroefheid die Vlaanderen als vestigingsplaats voor de chemische industrie in gevaar brengt, aldus John Dejaeger, gedelegeerd bestuurder van BASF. Hetzelfde geldt voor de formaliteiten die de bedrijven moeten doorlopen om mensen aan te werven. In België zijn dat er veel meer dan in de meeste andere EU-lidstaten, en ook dat zet de competitiviteit van onze economie onder druk. John Dejaeger: De huidige sociale wetgeving valt moeilijk te verzoenen met de tegenwoordig vereiste flexibiliteit. Een toekomstgerichte sociale wetgeving is nodig voor het behoud van onze werkgelegenheid. Gebrek aan rechtszekerheid, dubbel werk, zinloze verplichtingen, lange doorlooptijden, het blijven vaak gehoorde klachten. De top vijf van de grootste ergernissen van de bedrijfsleiders 11 over het overheidsbeleid laat weinig aan de verbeelding over: het voortdurend wijzigen van regels (72,3%) staat op nummer 1, onnodige informatieverplichtingen (50,6%), te strenge regels op het gebied van arbeidsorganisatie (42,6%), complexiteit van het personeelsbeleid (42,2%) op plaats 2,3 en 4. De wispelturigheid in lokale belastingen (21,9%) sluit de top vijf af. 9) JANSSEN, L., KEGELS, C. en VERSCHUEREN, F., De administratieve lasten in België voor het jaar 2004, Eindrapport, Federaal Planbureau, december ) De Nationale Ondernemersenquête is een elektronische enquête over ondernemerschap van Delta Lloyd en XGM bij mediagebruikers in Vlaanderen en Wallonië. Van de respondenten zijn er ondernemers. Bron: DEMETS, F., We moeten af van de subsidies, in Knack van 15 maart ) HUYSMANS, L., De tien grootste ergernissen van onze ondernemers, Trends, 15 december De Trends CEO-poll werd uitgevoerd in samenwerking met Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen en met het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB).

13 12 Discrepantie tussen overheidsbeleid en bedrijfsrealiteit Hoe komt het dat de bedrijven de administratieve lastendruk niet of onvoldoende voelen verminderen terwijl de overheid er toch een prioriteit van maakt? De meest voor de hand liggende reden is dat de overheid niet snel genoeg werkt: het is niet omdat ze zegt dat administratieve vereenvoudiging een prioriteit is, dat er in de praktijk ook meteen werk van wordt gemaakt. Zo heeft de Nederlandse regering van de Rijksvoorlichtingsdienst te horen gekregen dat er geluiden uit de samenleving komen dat er weinig te merken is van de deregulering. 12 Nochtans is die deregulering een van de hoofddoelstellingen van de regering, die nu beslist heeft om er in het laatste jaar voor de verkiezingen een schepje bovenop te doen om de deregulering zichtbaarder te maken. 13 Maar volgens een Nederlandse studie 14 is er nog een andere reden waarom de bedrijven de administratieve lastendruk niet voelen verminderen: er bestaat een grote discrepantie tussen de manier waarop de overheid de administratieve lasten vereenvoudigt en de perceptie die de ondernemers daarvan hebben. In Nederland wil de overheid de administratieve lasten met 25% verminderen tegen Het gevolg hiervan is dat de overheid de grootste oorzaken van de administratieve lasten tracht te verminderen om die doelstelling te halen. Ondernemers willen echter iets anders van de overheid: zij willen de vereenvoudiging ofwel in hun portemonnee voelen ofwel afgeraken van die administratieve lasten die weinig of niets gemeen hebben met de eigen bedrijfsprocessen. Zo vinden de Nederlandse ondernemers het verplicht invullen van statistiekjes en enquêtes het meest ergerlijk - al kost hen dat relatief gezien veel minder tijd dan bijvoorbeeld het opstellen van een jaarrekening. Om de administratieve lasten op een doeltreffende manier te verminderen, moet de overheid dus niet alleen rekening houden met de financiële kant van de zaak, maar ook met de bedrijfsrealiteit. Het zijn immers de administratieve lasten die niets of bijna niets met de kernprocessen van bedrijven te maken hebben, die het meeste ongenoegen of zelfs frustratie oproepen. Deze combinatie van ongenoegen enerzijds en kosten anderzijds maakt het moeilijk voor de overheid om in te schatten welke administratieve lasten het meeste reële overlast veroorzaken en dus ook best eerst geschrapt worden. Tenzij je dat grondig vraagt aan wie het ongenoegen voelt en de kosten moet betalen: de bedrijven zelf. En dat is wat Voka heeft gedaan. 12) Kabinet wil meer regels schrappen, NRC Handelsblad, 21 maart ) Kabinet wil meer regels schrappen, NRC Handelsblad, 21 maart ) VENDRIG, J.P., De (over)last van Administratieve Lasten, Waar ergeren MKB-ondernemers zich het meest aan?, augustus 2005.

14 De reële administratieve overlast Bedrijven voelen de administratieve lastendruk in de praktijk niet afnemen. Dat zou er op kunnen wijzen dat de overheid de verkeerde keuzes heeft gemaakt. Daarom stelde het Voka-kenniscentrum samen met een groep van tien bedrijven 15 een lijst op met die regels die zij in de praktijk als het meest belastend ervaren. Bedrijven zijn immers zelf het beste geplaatst om af te bakenen welke administratieve lasten het meeste reële overlast veroorzaken. De groep van tien werd niet samengesteld in functie van haar statistische representativiteit, maar wel in functie van haar relevantie. In de groep van tien zaten daarom zowel grote als kleine bedrijven uit verschillende sectoren. Die diversiteit stond garant voor de juiste keuze van de meest belastende regels. Bovendien werd elke administratieve last die door de bedrijven naar voren werd geschoven, opgesplitst tot op het niveau van elke handeling die een bedrijf in de praktijk moet uitvoeren om te voldoen aan de verplichting van de overheid. Informatie verzamelen, documenten invullen en versturen, externe experts aanstellen, : alles werd opgelijst en besproken. Zo kregen we een gedetailleerd overzicht van hoeveel lasten elke specifieke handeling precies veroorzaakte. We hielden bij het opstellen van de lastenlijst geen rekening met welke overheid eigenaar is van de regels, maar we beperkten ons wel tot de regels die zeker vereenvoudigd kúnnen worden en waarvoor we dus ook voorstellen tot vereenvoudiging konden uitwerken. Een tweede beperking die we oplegden was dat de lasten geen deel mochten uitmaken van alles wat een bedrijf moet doen om goed te blijven functioneren. Zo is elk bedrijf verplicht om een boekhouding te hebben, maar die verplichting is geen administratieve last. Een boekhouding is immers voor elk bedrijf een absolute noodzaak, of de overheid dat verplicht of niet. 16 Uit de detailbesprekingen met de bedrijven kwam telkens naar voren wat zij als meest storend ervaren. Het zijn net die doorgedreven analyses, samen met de bedrijven, die deze lijst van administratieve lasten anders maakt dan de lijsten van het Federaal Planbureau, van Kafka of van de Vlaamse Kenniscel Wetsmatiging. Als deze lijst met problemen opgelost wordt, is het immers zeker dat de bedrijven de administratieve lastenverlaging ook in de praktijk zullen voelen. En dat is niet alleen positief voor de bedrijven, maar ook voor de overheid, die daardoor een van haar beleidsprioriteiten kan verwezenlijken. In het volgende deel van deze Vokastudie koppelen we daarom aan elke administratieve last die de bedrijven naar voren schoven concrete voorstellen om de last weg te werken. 15) Agfa Gevaert (grafische en health care systemen), BASF (chemie), Colruyt (handel, distributie), Janssen Pharmaceutica (farma), Randstad (diensten), Umicore (metaal), Unifrost (voeding), Van Os-Sonnevelt (diensten), Wauters Tanktransport (transport), Wienerberger (bouw). 16) We definieerden administratieve lasten als volgt: Administratieve lasten zijn alle kosten van - vooral administratieve - handelingen die ondernemingen moeten uitvoeren voor het op de meest gangbare efficiënte wijze naleven van informatieverplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving uitgaande van de overheid, ongeacht of zij deze handelingen ook zouden uitvoeren zonder wettelijke verplichting, en die additioneel zijn aan de kosten gelinkt aan het voldoen aan de algemene vereiste om het beheer van hun kernproces in orde te hebben.

15 14 Voka heeft samen met de bedrijven een lastenlijst afgebakend en gezocht naar de juiste oplossingen voor elk van die lasten. De bedrijven formuleerden ook uitgangspunten voor goede beleidsvoorstellen. De oplossingen werden op die uitgangspunten gestoeld. De lastenlijst werd geordend in drie beleidscategorieën: arbeid en tewerkstelling, boekhouding en fiscaliteit, en milieu, preventie en ruimtelijke ordening. Binnen die drie categorieën deelden we de lastenlijst verder op naar de actie die ze van de overheid vereisen: schrappen, digitaliseren of verbeteren. Schrappen en digitaliseren zijn taken voor de ministers van administratieve vereenvoudiging en e-government, verbeteren is een taak voor de vakminister. Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen 4 Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging 2.1 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen 16 Geen onnodige gegevens 16 Geen meervoudige gegevensopvraag 16 Geen slecht werkende elektronische systemen 16 Geen verouderde wetgeving 17 Geen trage en onduidelijk procedures en termijnen 17 Geen overheidskluwen Overzicht van de lastenlijst Arbeid en tewerkstelling Boekhouding en fiscaliteit Milieu, preventie en ruimtelijke ordening 52 Deel 3. De administratieve lastenbarometer van Voka 72 Deel 4. Bijlagen 78

16 15 Het Voka-kenniscentrum stelde samen met een groep van tien bedrijven 17 een lijst op met administratieve lasten. In de lijst zijn precies die lasten opgenomen die de bedrijven in de praktijk als het meest storend ervaren, omdat ze veel kosten veroorzaken of omdat ze veel ongenoegen oproepen. Voka nam dit initiatief omdat de bedrijven de administratieve lasten niet voelen afnemen in de praktijk. Integendeel: in verschillende enquêtes geven ze aan dat ze er steeds meer hinder van ondervinden. Het komt er voor de overheid dan ook op aan om zo snel mogelijk de juiste lasten te verminderen: de lasten die voor de bedrijven in de praktijk de meeste overlast veroorzaken, omdat ze veel kosten en/of omdat ze veel ongenoegen veroorzaken. Voka heeft samen met de bedrijven die lastenlijst afgebakend, zodat er snel werk van gemaakt kan worden. Maar het volstaat natuurlijk niet om aan te duiden welke administratieve lasten best eerst verdwijnen. Het is immers van enorm groot belang dat de aanpassingen die de overheid doorvoert ook de juiste oplossingen zijn voor de problemen die de bedrijven ondervinden. Zo heeft het bijvoorbeeld geen enkele zin om een verplichte enquête te vereenvoudigen als die vereenvoudiging er toe leidt dat de bedrijven nog meer werk hebben om ze in te vullen. De toetssteen van administratieve vereenvoudiging ligt dus niet bij de overheid die minder regels of verplichtingen telt in de teksten die ze maakt. De toetssteen ligt wel bij de klanten, in dit geval de bedrijven. Het zijn zij die in de praktijk moeten ondervinden dat de administratieve lasten gedaald zijn. Marc Olivié, CEO van Agfa, zegt daarover: Het streven naar efficiëntere processen is binnen de bedrijfswereld vanzelfsprekend en dat zou ook voor de overheid zo moeten zijn. De overheid en de administratie moeten immers het leven voor de ondernemingen en de burgers gemakkelijker maken. Met de aanstelling van de staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging erkende de overheid de noodzaak aan verlaging van de administratieve lasten. Toch blijft er nog een lange weg te gaan. Voka heeft samen met de bedrijven dan ook niet alleen de prioritaire lastenlijst afgebakend, maar ook samen met hen naar oplossingen gezocht. We koppelden aan elke administratieve last concrete beleidsvoorstellen om de last weg te werken. 17) Agfa Gevaert, BASF, Colruyt, Janssen Pharmaceutica, Randstad, Umicore, Unifrost, Van Os- Sonnevelt, Wauters Tanktransport, Wienerberger.

17 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen De uitgangspunten die we gebruikt hebben voor de beleidsvoorstellen komen voort uit de gesprekken met de bedrijven. Die uitgangspunten liggen dan ook allemaal voor de hand, precies omdat ze stuk voor stuk voortgaan op met een beetje gezond verstand Geen onnodige gegevens Een eerste uitgangspunt is dat de overheid enkel de gegevens opvraagt die ze echt nodig heeft, en die ze ook effectief gebruikt. Dat is vandaag immers niet altijd zo. De overheid vraagt bijvoorbeeld aan de bedrijven om pakken gegevens en documenten bij te houden, voor eventuele controles die toch nooit plaatsvinden. Die archiveringsverplichtingen kosten dus hopen tijd en geld en dienen nergens voor. Geen meervoudige gegevensopvraag Een tweede uitgangspunt is dat de verschillende overheidsdiensten onderling met elkaar communiceren en er voor zorgen dat bedrijven dezelfde gegevens niet verschillende keren moeten doorsturen. Als de bedrijven vandaag bijvoorbeeld een hele waslijst aan enquêtes moeten invullen, komt dat vaak omdat de overheid tegen dit uitgangspunt zondigt. Ze heeft dat wel al begrepen, waardoor er nu vaker gebruik gemaakt wordt van bestaande databanken. Toch blijven de klachten van ondernemers over zinloze enquêtes groot. De overheidsinstanties die vandaag enquêtes organiseren of informatie opvragen zouden dan ook toegang moeten krijgen tot de kruispuntbank van ondernemingen en de kruispuntbank van de sociale zekerheid: daar kunnen ze immers heel wat gegevens ophalen die ze nu steeds opnieuw aan bedrijven vragen. Geen slecht werkende elektronische systemen Een derde uitgangspunt is dat de overheid waar dat kan elektronische systemen moet invoeren in plaats van formulieren op papier, en er vanzelfsprekend voor moet zorgen dat die elektronische systemen volledig op punt staan. Vandaag kunnen bedrijven het formulier C131B 18 bijvoorbeeld invullen via een webapplicatie, maar dat duurt negen minuten. De papieren versie invullen duurt daarentegen maar drie minuten. Een ander voorbeeld zijn opnieuw de archiveringsverplichtingen: de overheid zou daarvoor perfect een geïntegreerd elektronisch archiveringssysteem op poten kunnen zetten. Daarmee zou ze de bedrijven heel wat last besparen. 18) Formulier C131B is de Verklaring van arbeid in een deeltijdse arbeidsregeling.

18 17 Geen verouderde wetgeving Een vierde uitgangspunt is dat de wetgeving aangepast moet zijn aan de maatschappelijke en economische ontwikkelingen. Vandaag werken regels immers vaak contraproductief en belemmeren ze gewenste evoluties in plaats van ze te stimuleren. Onderzoek van McKinsey 19 bevestigt dat slechte wetten de productiviteit en de groei van de economie afremmen. India zou zijn productiviteit bijvoorbeeld met maar liefst 61 procentpunt kunnen verbeteren als het zijn slechte regelgeving zou afschaffen. Voor Europa ligt dat op 27 procentpunt. Een stabiel en efficiënt wetgevend kader met slimme regels is dus zonder meer nodig voor een ondernemingsvriendelijk klimaat. Een concreet voorbeeld hiervan is de manier waarop onze overheden omgaan met vergunningen en attesten. Zo blijkt uit recent onderzoek van Fedis dat er voor het openen van een voedingswinkel vandaag zelfs drie keer meer attesten nodig zijn dan tien jaar geleden. 20 De bedrijven besteden veel tijd aan het opmaken van aanvraagdossiers, het opvolgen van vergunningen, de aanvraag van hervergunningen, het melden van wijzigingen, De overheid zou daarom alle vergunningen en attesten moeten doorlichten op hun nut en noodzaak, zodat ze de absurde, verouderde en niet relevante vergunningen en attesten kan schrappen. Geen trage en onduidelijke procedures en termijnen Een vijfde uitgangspunt is dat procedures en termijnen van vergunningen en attesten duidelijk én zo kort mogelijk moeten zijn. Onduidelijke procedures hebben immers vaak tot gevolg dat het voor de bedrijven moeilijk is om de totale duur en de uiteindelijke afloop van aanvragen in te schatten. De doorlooptijd tussen een aanvraag en een goedkeuring van een vergunning loopt bovendien zo vaak op dat geplande investeringen toch weer afgeblazen moeten worden. Een voorbeeld hiervan is de milieuvergunning: tussen aanvraag en goedkeuring kan er maar liefst drie jaar liggen. Overleg met de overheid voor en tijdens de vergunningsaanvraag zou heel wat investeringsdossiers een pak vlotter doen lopen. Geen overheidskluwen Een zesde uitgangspunt ten slotte is dat de regelgeving van verschillende overheden op elkaar afgestemd moet zijn. Voor bedrijven is het bijvoorbeeld van groot belang dat de Vlaamse en federale regelgeving afgestemd zijn op Europese regels. Bovendien worden bedrijven die actief zijn in verschillende landen vaak per land geconfronteerd met verschillende normen voor onder andere testen, keuringen en controles. Zo bestaat er bijvoorbeeld geen uniforme transportregeling in de Europese Unie. 19) BEARDSLEY, S., FARRELL, D., Regulation that s good for competition, The McKinsey Quarterly, 2005 number 2. 20) Minder administratieve rompslomp = meer werkgelegenheid in de distributiesector, Fedis.net nr. 06, september 2005.

19 18 Het gevolg is dat vrachtwagens in Nederland 35 ton mogen laden, en in België maar 29 ton. Maar ook binnen België zorgt het gebrek aan afstemming van regels voor problemen. Dat blijkt onder andere uit de barometer van de Belgische attractiviteit van Ernst & Young % van de daarin ondervraagde Europese, Aziatische en Amerikaanse ondernemingsleiders geeft bijvoorbeeld aan dat het onoverzichtelijke kluwen van federale, Vlaamse, provinciale en gemeentelijke belastingen hun investeringen in België afremt. Dit gebrek aan transparantie ligt vaak aan het feit dat de bevoegdheden tussen onze verschillende overheden niet eenduidig verdeeld zijn. Zo zijn bijvoorbeeld niet alleen de Vlaamse en de Waalse regeringen bevoegd voor het arbeidsmarktbeleid, maar ook de federale regering. Homogene bevoegdheidspakketten, bijvoorbeeld voor het economisch en fiscaal beleid, kunnen dit structureel oplossen. Maar ook een betere communicatie tussen de verschillende overheden zou voor de bedrijven al heel wat problemen uit de wereld kunnen helpen. 21) Ernst & Young, Investeren in België anno 2005: to be or not to be (there)?, Barometer van de Belgische attractiviteit, 2005.

20 Overzicht van de lastenlijst Het Voka-kenniscentrum heeft samen met een groep van tien bedrijven 22 afgebakend welke administratieve lasten op de bedrijfsvloer voor de grootste reële overlast zorgen. Dat resulteerde in een lastenlijst, die over drie beleidscategorieën werden verdeeld: arbeid en tewerkstelling, boekhouding en fiscaliteit, en milieu, preventie en ruimtelijke ordening. Daaraan werden 70 beleidsvoorstellen gekoppeld. Ook die beleidsvoorstellen werden samen met de groep van tien bedrijven bedacht. De beleidsvoorstellen werden voor de drie categorieën opgedeeld in een indeling die voortgaat op de zes uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen (zie 2.1 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen). In een eerste opdeling - schrappen - worden alle problemen opgesomd rond overbodige gegevensopvraag (de eerste twee uitgangspunten). Dat kan gaan over gegevens waarover de overheid al zou moeten beschikken via een van haar instanties, die de overheid niet gebruikt of gegevens die onnodig gedetailleerd zijn. Van de 70 beleidsvoorstellen zijn er 19 waarbij de overheid enkel overbodige gegevens moet schrappen. Een tweede opdeling - digitaliseren - vermeldt alle problemen rond al dan niet bestaande elektronische systemen (uitgangspunt drie). Van de 70 beleidsvoorstellen zijn er 12 waarbij de overheid moet zorgen voor (beter werkende) elektronische systemen. Schrappen en digitaliseren zijn taken voor de ministers van administratieve vereenvoudiging en e-government. Ze vereisen geen inhoudelijke beslissing van een vakminister. Van de 70 beleidsvoorstellen kunnen zij er dus 31 voor hun rekening nemen. De derde en laatste opdeling gaat over het verbeteren van bestaande wetten en procedures. In deze opdeling werden alle problemen opgesomd met wetten en procedures die niet (meer) beantwoorden aan de huidige bedrijfsrealiteit, die een te lange doorlooptijd kennen, die niet gestroomlijnd genoeg verlopen, of waarvoor een betere afstemming is vereist tussen de verschillende regelgevende overheden (uitgangspunten vier, vijf en zes). Van de 70 beleidsvoorstellen zijn er 39 die een inhoudelijke beslissing van een vakminister vergen. Het schema op de volgende bladzijden is een overzicht van de administratieve lastenlijst van Voka in de drie beleidscategorieën. Binnen die beleidscategorieën worden de problemen telkens opgesomd volgens de oplossing die zij vereisen: schrappen, digitaliseren of verbeteren. De ministers die deze problemen aanpakken, kunnen er zeker van zijn dat dit de problemen zijn waarvan de bedrijven echt wakker liggen. Ze oplossen is dan ook een reële stap naar administratieve vereenvoudiging. 22) Agfa Gevaert (grafische en health care systemen), BASF (chemie), Colruyt (handel, distributie), Janssen Pharmaceutica (farma), Randstad (diensten), Umicore (metaal), Unifrost (voeding), Van Os-Sonnevelt (diensten), Wauters Tanktransport (transport), Wienerberger (bouw).