Jaarverslag Ondernemingsraad

Transcriptie

1 2012 Jaarverslag Ondernemingsraad

2 INHOUDSOPGAVE Voorwoord 2 Samenstelling OR Voorzitter/secretaris 4 Commissies 5 Taken en bevoegdheden van de Ondernemingsraad 6 Adviesrecht 6 OR-vergaderingen 7 OR-overlegvergaderingen 7 Onderwerpen Overzicht adviesaanvragen 8 Overzicht instemmingsverzoeken 11 OR & scholing 12 OR-verkiezingen 12 COR 15 EOR 15 SPEO 15 Bereikbaarheid OR 15 Nawoord 16 OR-leden

3 VOORWOORD Dit jaarverslag willen we beginnen met het uitspreken van een respectvolle herinnering aan onze OR-collega Dick Ziggers. Zijn overlijden heeft een diepe indruk op ons gemaakt. Mede dankzij de jarenlange inzet van Dick is de OR geworden tot die nu is. In dit jaarverslag krijgt u in vogelvlucht een impressie van de belangrijkste onderwerpen waar de ondernemingsraad in 2012 veel tijd en energie in heeft gestoken was een roerig jaar met veel maatschappelijke ontwikkelingen die o.a. zorgden voor veranderingen binnen onze organisatie. Via deze weg wil ik alle (oud-)or-leden bedanken die zich het afgelopen jaar zo hebben ingezet voor de OR. Dankzij het optimaal benutten van elkaars kwaliteiten hebben we een snellere en efficiëntere besluitvorming bewerkstelligd. Tevens dank ik de bestuurder voor zijn vertrouwen in de OR. Ik denk dat we kunnen terugblikken op een aantal constructieve en soms pittige overleggen, maar die vonden wel altijd plaats in een open en vertrouwelijke sfeer. Balans Als ondernemingsraad proberen we bij te dragen aan een juiste balans tussen enerzijds het belang van de organisatie in het algemeen en anderzijds de belangen van de medewerkers en andere belanghebbenden. We volgen de ontwikkelingen binnen Reed Business Media en zoeken voortdurend de dialoog en actieve samenwerking met het bestuur en de achterban. Ons motto voor 2012 was: Tevreden medewerkers in een financieel gezond bedrijf. De resultaten van EOS hebben aangetoond dat we qua tevredenheid op de goede weg zijn, en financieel gezond blijven vormt nog steeds een uitdaging. Door de recessie zal het nog de nodige aandacht vergen voordat alles op dit vlak echt in balans is. Dat wordt een uitdaging voor de nieuwe OR. Verkiezing nieuwe OR In december vonden de OR-verkiezingen plaats. De hoge opkomst bewijst eens te meer dat de ondernemingsraad in onze organisatie een groot draagvlak heeft en jullie vertrouwen krijgt. Dit sterkt ons om jullie belangen te behartigen en de voorstellen van de directie kritisch te beoordelen. Met het vormen van een nieuwe OR namen we afscheid van onze collega OR-leden Hannah van de Berg en Ruud Bergwerff. Ik wil hen nogmaals bedanken voor hun belangeloze inzet. OR 2013 De OR start in 2013 met 9 leden die gezamenlijk een nieuwe visie hebben uitgewerkt: Gewaardeerde medewerkers in een waarde(n)vol bedrijf. Ik kijk ernaar uit om met dit energieke en enthousiaste team van start te gaan. Tot slot wens ik jullie veel plezier toe bij het lezen van dit jaarverslag. John Otten Voorzitter 2

4 SAMENSTELLING OR PER 31 DECEMBER 2012 De OR had recht op 13 zetels, verdeeld over drie kiesgroepen: Amsterdam: 5 zetels. : 6 zetels. Zwijndrecht: 2 zetels. Begin 2012 startte de OR met 11 leden: John Otten voorzitter / COR-secretaris Benjamin Spies Amsterdam secretaris / COR-lid / EOR-lid Hannah van den Berg Amsterdam plaatsvervangend voorzitter / secretaris Ruud Bergwerff Zwijndrecht COR-lid Wim Janssen (tot ) / COR-lid Sevda Kayhan (tot half juni 2012) Antoinette Kwakman-van Huet Edwin de Rave Zwijndrecht (tot 1 juli 2012) Edgar Schouten Amsterdam Dorien van den Steen-de Vries Amsterdam Dick Ziggers (tot , ) 3

5 VOORZITTER & SECRETARIS Deze twee functies worden door de OR-leden benoemd, eenvoudigweg door te stemmen. Degene met de meeste stemmen krijgt de functie. Het lijkt simpel maar het is daarbij uiteraard van groot belang dat deze functies vervuld worden door de juiste mensen. Niet omdat ze aardig zijn of al lang in de OR zitten maar omdat ze er zin in hebben en de hiervoor benodigde vaardigheden bezitten. Zij vormen samen immers het DB (Dagelijks Bestuur) van de OR en zijn als zodanig het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, directie en andere partijen. Het DB wordt ondersteund door een Ambtelijk Secretaris (AS). Inhoudelijke kennis is bij deze OR-functies dus belangrijk, net als bij andere OR-leden. Van belang zijn ook competenties als een proactieve houding, het kunnen begeleiden van processen, het hebben van een helicopterview en besluitvaardig kunnen zijn. Daarnaast vergt een functie als DB-lid meer tijd als voor een OR-lid. Hoeveel is erg afhankelijk van het aantal onderwerpen dat de OR in behandeling heeft en kan variëren van een halve tot meer dan een hele dag per week. Het OR-werk vormt een normaal onderdeel van het bedrijfsproces en is dus net zo belangrijk als het reguliere werk. Daarom zijn er duidelijke afspraken gemaakt over de tijdsbesteding en wordt er een gedeelte van de loonkosten voor de afdeling gecompenseerd. Voor het geval de voorzitter of secretaris verhinderd is, is er een derde DB-lid als plaatsvervanger benoemd. Een aantal concrete taken van het DB zijn: het agenderen van onderwerpen, voorzitten van vergaderingen en projectgroepen, aanspreekpunt voor directie en het binnen het bedrijf bespreekbaar maken van diverse en zeer uiteenlopende onderwerpen. Daarnaast zorgt het DB er voor dat de organisatie binnen de OR soepel verloopt. Zoals je leest, vormt het DB-lid een zeer uiteenlopende en uitdagende functie. Goede besluitvorming komt tot stand in goed onderling overleg met OR-leden maar gaat soms ook gepaard met een stevige discussie. De voorzitter heeft dan als rol om consensus binnen de groep te bewerkstelligen. Voorzitter John Otten Tel.: Mobiel: Secretaris Benjamin Spies Amsterdam Tel.: Mobiel: plaatsvervangend voorzitter/secretaris Marijke Buijs Tel.: Mobiel:

6 COMMISSIES De OR heeft twee vaste commissies: PR-commissie Deze commissie werd gevormd door Hannah van den Berg, Edgar Schouten, Sevda Kayhan, Benjamin Spies en Dorien van den Steen. De PR-commissie heeft in 2012 een communicatieplan opgesteld met als doel om de kwaliteit van de communicatie binnen de OR en tussen de OR en de achterban en de bestuurder te bevorderen. Communicatie vanuit de OR is er op gericht om de medezeggenschap te stimuleren en om de medewerkers inzicht te geven in de diverse activiteiten van de OR. De PR-commissie heeft vier speerpunten benoemd: Informeren van de medewerkers; Profileren van de OR: zichtbaarheid en aanwezigheid; Uitdragen van onze missie: Tevreden Medewerkers in een Gezond Bedrijf; OR-verkiezingen. Hiervoor zijn in 2012 de volgende middelen ingezet: nieuwsbrief voor de medewerkers; OR-pagina s op InBusinessWeb; InBusinessNews; OR-kalender; Flyer met OR-leden; OR-informatiefolder; Poll en blog op InBusinessWeb. Financiële commissie Deze commissie bestond uit Wim Janssen, John Otten, Edwin de Rave, Edgar Schouten en Benjamin Spies. De Financiële Commissie zat een aantal keer per jaar om tafel met de CFO (Chief Financial Officer) om dieper op de cijfers in te gaan. Het gaat hierbij niet alleen om omzetgegevens maar ook zaken als abonnementencijfers, marktaandeel, enzovoorts. Inzicht in en begrip van deze cijfers helpt de OR om beter te begrijpen waar het bedrijf mee bezig is, welke groepen goed lopen en waar wellicht meer aandacht voor nodig is. Ook helpt dit om te zien wat de gevolgen zijn van ingrijpen die soms heel vervelend zijn maar die het management noodzakelijk vond om desbetreffende titel of afdeling financieel gezond te houden of te maken. De gebruikelijke momenten om bijeen te komen zijn in Q2 na de presentatie van de jaarcijfers van Reed Elsevier en in Q3 na het opstellen van RF3. Hieruit kun je vaak afleiden welke grote lijnen er ingezet gaan worden. In 2012 is de Financiële Commissie 2x bijeen geweest. 5

7 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE OR De OR is een gekozen vertegenwoordiging van medewerkers die volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) direct betrokken is bij het beleid van de onderneming. De OR bestaat uit leden die door en uit het personeel zijn gekozen. De OR is overlegpartner van de directie en oefent gestructureerd invloed en controle uit op het beleid van de directie. De OR hanteert hiervoor o.a. de WOR en kan de directie ook advies geven over zaken die in de WOR zijn vastgesteld; o.a. over welke aangelegenheden de directie instemming of advies aan de OR moet vragen, alvorens ze een besluit kan nemen. De OR heeft de volgende taken: Het signaleren van problemen bij groepen medewerkers; De directie adviseren over zaken die in de WOR zijn vastgesteld (o.a. arbo, reorganisaties, etc.); Het verlenen van instemming aan zaken die volgens de WOR instemmingsplichtig zijn; Een controlerende taak wat betreft het volgen van gemaakte afspraken zoals die zijn vastgesteld in een advies en of bijvoorbeeld de (arbo)regelwetgeving wel wordt nageleefd; Het nemen van initiatief door een initiatiefvoorstel bij de directie in te dienen. De WOR geeft de OR daarbij een aantal rechten om invloed te kunnen uitoefenen. Adviesrecht Instemmingsrecht Initiatiefrecht Informatierecht Voor het afhandelen van een advies- of instemmingstraject wordt meestal een projectgroep gevormd, daarbij volgt de OR een stappenplan. Hierin zijn alle acties opgenomen die nodig zijn om tot een gefundeerd advies te kunnen komen. ADVIESRECHT Het adviesrecht (art. 25 WOR) bepaalt dat de directie de OR vooraf om advies moet vragen als ze een belangrijk besluit wil nemen betreffende financiële en bedrijfsorganisatorische aangelegenheden, zoals: Afstoten van bedrijfsonderdelen; Benoeming/ontslag van bestuurder van de onderneming; Belangrijke investeringen of het aantrekken/verstrekken van een belangrijk krediet; Duurzame samenwerking met een andere onderneming; Belangrijke reorganisaties; Het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een externe deskundige. 6

8 De directie moet het advies op een zodanig tijdstip vragen, dat het van wezenlijk invloed kan zijn op het besluit. Het advies van de OR is echter niet bindend maar kan ook niet zomaar door de directie terzijde worden geschoven. Als de OR en de directie niet tot overeenstemming kunnen komen, kan de OR een negatief advies afgeven. De OR kan zo naar de Ondernemingskamer stappen om te voorkomen dat de onderneming het besluit (na een maand verplichte rust) alsnog uitvoert. De rechter kijkt of de juiste procedures (of de directie in redelijkheid tot zijn besluit had kunnen komen) zijn gevolgd maar oordeelt niet over o.a. de (financiële) beweegredenen. OR-VERGADERINGEN De OR-vergaderingen kenmerken zich door betrokkenheid van de OR-leden en daarnaast door het gegeven dat er tussen geplande overleggen door nogal eens een beroep op hen wordt gedaan om snel te handelen. In de OR-vergaderingen worden adviesaanvragen en instemmingsverzoeken behandeld en wordt er over diverse arbeidsvoorwaardelijke en operationele zaken gesproken. Dankzij het optimaal benutten van elkaars kwaliteiten hebben we een snellere en efficiëntere besluitvorming bewerkstelligd. De OR heeft 9 keer vergaderd in 2012, te weten op: 3 februari 22 maart 27 april 7 juni 5 juli 7 september 5 oktober 16 november 11 december OR-OVERLEGVERGADERINGEN Het doel van een overlegvergadering is om het beleid te volgen en te toetsen en waar nodig te beïnvloeden. Dit alles vanuit het perspectief dat de OR als doel heeft om bij te dragen aan het goed functioneren van de onderneming in al haar facetten en doelstellingen. Dit betekent dat de OR gericht is op het organisatiebelang maar dat tevens de belangen van de werknemers zo goed mogelijk behartigd worden. Bij deze overlegvergaderingen is naast de bestuurder altijd de directeur Human Resources aanwezig en daar waar nodig een andere managing director. De overlegvergaderingen met de directie kenmerken zich door een goede verstandhouding met openheid en de bereidheid om naar de OR te willen luisteren. De OR kan terugkijken naar constructieve en soms pittige overleggen die wel altijd plaatsvonden in een open en vertrouwelijke sfeer. De OR en directie hebben 6 keer vergaderd in 2012, te weten op: 10 februari 7 mei 18 juni 14 september 2 november 11 december 7

9 ONDERWERPEN 2012 Naast de adviesaanvragen en instemmingstrajecten bespreekt de OR ook nog andere zaken en onderwerpen. In de OR-vergaderingen zijn de volgende onderwerpen ter sprake gekomen: Huisvesting Amsterdam en Traffic Cao, raam-cao, voortgang SBK (sociaal plan) Bezetting receptie Communicatie ADV-dagen PeopleHub Arbo en werkdruk Studieovereenkomst (sales) Arbeidstijdenkwestie AGD Wijziging bonusregeling DSG Bonusregeling Hoofdredacteuren Portfoliosales OBJB-sessies Redactiesysteem XMS OVERZICHT ADVIESAANVRAGEN 2012 De adviesaanvragen die de OR in 2012 heeft behandeld, hadden voornamelijk betrekking op de strategie om de kosten van niet-omzet gerelateerde activiteiten zo veel mogelijk omlaag te brengen. Hiervoor is er organisatiebreed gekeken naar de effectiviteit en efficiëntie van met name de backoffice afdelingen. Met de besparingen die hieruit gegenereerd werden, is de frontoffice versterkt. Reorganisatie afdeling Customer Service in 16 februari 2012 Volgens de directie is er sprake van discrepantie op de afdeling voor wat betreft de capaciteit en het aanbod van werk gedurende een aantal maanden per jaar. De reorganisatie omvatte de volgende elementen: Het terugdringen van overcapaciteit in de maanden april tot en met december; Het afstemmen van de vaste capaciteit van de afdeling Customer Service op de benodigde capaciteit; Het opvangen van piekbelasting door het inhuren van capaciteit. De OR heeft uit alle informatie kunnen herleiden dat er inderdaad een aantal maanden per jaar sprake is van overcapaciteit. Door de werkzaamheden van Customer Service te flexibiliseren is het mogelijk om de capaciteit beter af te stemmen. De OR heeft 19 maart 2012 advies uitgebracht met hierin opgenomen dat het vrijstellen van werk niet voor 1 april 2012 plaatsvindt, er duidelijke afspraken gemaakt worden over het serviceniveau met het externe bureau, Customer Service continue aandacht heeft voor het up-to-date houden van de productwijzer en dat het serviceniveau gewaarborgd wordt. Door de reorganisatie zijn de arbeidsplaatsen van 5 medewerkers komen te vervallen. Reorganisatie afdeling Corporate Communicatie 13 september 2012 Het zo veel mogelijk omlaag brengen van kosten in de niet-omzet gerelateerde activiteiten had voor de afdeling Communicatie tot gevolg dat de afdeling als zodanig werd opgeheven en dat kerntaken m.b.t. communicatie bij 1 fte elders in de organisatie ondergebracht werden. 8

10 De reorganisatie omvatte de volgende elementen: Focus op kernactiviteiten: o InBusinessWeb o Corporate site Reedbusiness.nl en social media o Routen van (externe) vragen naar relevante afdelingen; Herverdeling van taken naar andere afdelingen; Verhangen van de rapportagelijn naar de manager Strategie & Business Development. Het besluit is financieel verdedigbaar maar er zijn ook risico s aan verbonden. De OR heeft hierbij wel opgemerkt dat de reorganisatie ervoor zorgt dat Reed Business Media als multimediale uitgeverij geen eigen communicatieafdeling meer heeft. Wel blijft de functie van project coördinator behouden. Op 17 oktober 2012 heeft de OR advies uitgebracht met afspraken over de continuïteit van de communicatie-activiteiten en de overdracht van werkzaamheden naar o.a. Zuidam en de back-up van de project coördinator. Door de reorganisatie vervielen de arbeidsplaatsen van 4 medewerkers. Reorganisatie afdeling Fulfillment Elsevier Opleidingen Zwijndrecht 11 april 2012 De directie heeft geconstateerd dat er over de maanden mei tot en met augustus en de maanden december en januari structureel sprake is van overcapaciteit op de afdeling. De reorganisatie omvat het afstemmen van de bezetting op het werkaanbod in de overige maanden met de mogelijkheid om flexibele arbeidskrachten in te zetten tijdens piekbelasting/onderbezetting. De reorganisatie omvatte de volgende elementen: Het afstemmen van de bezetting op het werkaanbod in de maanden mei tot en met augustus en december en januari; Het generiek inrichten van de werkzaamheden van de medewerkers gericht op het plannen en organiseren van volledige opleidingen; Het ontstaan van een nieuwe functie Medewerker Opleidingsorganisatie waarvan het functieprofiel niet uitwisselbaar is met de huidige functieprofielen; Het opvangen van piekbelasting en onderbezetting door het inhuren van flexibele arbeidskrachten. De voorgenomen verandering zorgde voor grote onrust bij de medewerkers waardoor deze behoefte hadden aan meer duidelijkheid over de nieuwe functie en werkprocedures. De OR heeft de directie ook gewezen op mogelijke afbreukrisico s met betrekking tot adequate overdracht van werkzaamheden, de motivatie en binding van achterblijvend personeel, het vertrouwen in het management, een evenwichtige werkverdeling en afstemming van Fulfillment-werkzaamheden. De voorgenomen veranderingen leiden tot een substantiële kostenbesparing. De OR heeft op 14 mei advies uitgebracht met inachtneming van een aantal voorwaarden en afspraken. Onder andere dat het vrijstellen van werk niet voor 1 juni 2012 plaatsvindt, dat het aanvaarden van de nieuwe functie Medewerker Opleidingsorganisatie geen negatieve gevolgen heeft voor het salaris en salarisperspectief, dat er een proefperiode van 5 maanden wordt gehanteerd voor de nieuwe functie en dat de adviesaanvraag geëvalueerd wordt. Door de reorganisatie vervallen de arbeidsplaatsen van 7 medewerkers en ontstaan er vier nieuwe vacatures voor de functie Medewerker Opleidingsorganisatie waarvoor de medewerkers in de gelegenheid gesteld worden om op te solliciteren. 9

11 Reorganisatie afdeling Human Resources & Payroll 29 oktober 2012 Een van de strategische HR-doelen voor is het transformeren van de kostenbasis met als gevolg een herstructurering van de afdeling Human Resources & Payroll. De reorganisatie omvatte de volgende elementen: Outsourcing van Payroll-activiteiten en reduceren van aantal medewerkers binnen deze afdeling; Combineren en beperken van de werkzaamheden van de huidige functie van medewerker Freelance-administrateur met de werkzaamheden van de huidige functie van Salarisadministrateur; Combineren en beperken van de werkzaamheden van de functie van Adviseur Arbeidsvoorwaarden en Sociale Zaken met een deel van de werkzaamheden van Salarisadministrateur; Vervallen van de positie van één HR-manager; Integratie van de leidinggevende werkzaamheden van de functie van Hoofd HR Service Centre in de functie van Adviseur Human Resources; Het vervallen van de functie van HR-medewerker, daarvoor in de plaats komt de functie HR Support Officer. In de gesprekken die de OR met diverse partijen heeft gevoerd is duidelijk geworden dat: - Het outsourcen van activiteiten een complex traject is; - De functie van HR-medewerker en HR Support Officer niet uitwisselbaar zijn; - De verandering grote impact op de afdeling heeft en er onzekerheid bestaat over de invulling van de nieuwe functie van HR Support Officer; - Er een uitdaging ligt voor het enerzijds streven naar kostenreductie en anderzijds naar het professionaliseren van de HR-afdeling; - Er nog diverse werkprocessen en procedures uitgewerkt moeten worden; - De norm van aantal medewerkers per HR-manager fors gestegen is t.o.v Het voorgenomen besluit is financieel verdedigbaar en er waren geen andere realiseerbare mogelijkheden die konden voldoen aan zowel de kostendoelstelling als de ambitie om HR binnen afzienbare tijd naar een hoger niveau te brengen. De OR realiseerde zich dat deze reorganisatie groot en impactvol is en heeft daarom de directie verzocht om het veranderingsproces met voldoende resources te faciliteren. De OR heeft 29 november advies uitgebracht met hierin afspraken over het outsourcen van Payroll-activiteiten naar ADP, de freelance-administratie, de HR- Strategie, de continuïteit en het evalueren van deze reorganisatie. De reorganisatie had tot gevolg dat de arbeidsplaatsen van 8 medewerkers (netto 3,9 fte) vervielen. Medewerkers van wie de functie is komen te vervallen, zijn in de gelegenheid gesteld om te solliciteren op de nieuwe functie van HR Support Officer. 10

12 OVERZICHT INSTEMMINGSVERZOEKEN 2012 Wijziging arbodienstverlener 18 oktober 2012 De OR heeft 18 oktober een instemmingsverzoek ontvangen voor het wijzigen van de arbodienstverlener. Op dat moment was alleen inzichtelijk dat de Arbo Unie het beste aansluit bij de huidige wensen en eisen van onze organisatie. Naast de zeggenschap over de keuze van de arbodienst heeft de OR ook instemmingsrecht over de inhoud van het contract met de gekozen partij. De OR heeft 22 oktober instemming verleend waardoor de Arbo Unie per 1 januari 2013 de arbodienstverlening voor Reed Business Media verzorgt. Eind 2012 is de OR geïnformeerd over de dienstverlening van de Arbo Unie middels het dienstverleningsplan Aan de slag. Aanvullend zijn hier vragen over gesteld aan de HR-directeur. Begin 2013 verleende de OR instemming onder de voorwaarde dat als het dienstverleningsniveau wijzigt, de OR hiervan op de hoogte wordt gebracht. ADV-dagen 25 oktober 2012 Met betrekking tot het inroosteren van ADV-dagen kan de directie (volgens de cao BTU, artikel 3.3) ten hoogste drie dagen per jaar als collectieve vrije dag aanwijzen, mits dit is besproken met de OR. De OR heeft voor de volgende dagen toestemming gegeven: 6 april - halve roostervrije dag 18 mei - hele roostervrije dag 24 december - hele roostervrije dag 31 december - halve roostervrije dag Bonusregelingen 21 januari 2013 Vrijwel jaarlijks zijn er wijzigingen op de bonusregelingen. De OR ontvangt hiervoor een instemmingsverzoek en inhoudelijk wordt dit in klein comité besproken met de HR-directeur en de Manager Compensation & Benefits. De wijzigingen in de bonusregelingen voor 2012 hebben voornamelijk betrekking op de target/betaalperiode en de opname van een PDP-component in de volgende regelingen: User Sales (DSG incl. XpertHR) Ad Sales (incl. Tuition: EO, EFE, PBNA) emedia Hoofdredacties Individuele bonusafspraken Boter bij de vis-bonus De OR adviseerde om de bonusregeling voor hoofdredacteuren in het derde kwartaal van 2012 te evalueren en het instemmingsverzoek voor de bonusregelingen 2013 voor eind november 2012 in te dienen. 11

13 OR & SCHOLING In november 2011 is de OR drie dagen op cursus geweest. In navolging hierop is de OR in juni 2012 een dag op cursus geweest in Naarden. De cursus werd verzorgd door Dik Sanders van DWS Training. Het jaar 2012 heeft onder meer in het teken gestaan van verdere uitwerking en professionalisering van de OR. Zo is er gewerkt aan consistentie, commitment en communicatie. Hierbij is veel aandacht uitgegaan naar teambuilding, waarbij het accent voornamelijk lag op een open en eerlijke verstandhouding tussen de OR-leden. Ook zijn de randvoorwaarden gekoppeld aan het OR-werk besproken. De cursusdag werd afgesloten met een kookworkshop waarbij iedereen zijn talent liet zien. Mindmapsessie In het verlengde van de OR-cursus van juni, en omdat er in juli nog maar 7 zetels van de 13 vervuld waren, is er besloten om een start te maken voor de OR van Hiervoor heeft de OR een mindmapsessie gehouden onder leiding van Ben Konings. Tijdens deze middag is er gewerkt aan de invulling en samenstelling van de nieuwe OR, hoe het ideale OR-lid eruit zou moeten zien en welke kenmerken hier dan bij horen. Dit vormde de eerste zet richting de verkiezingscampagne. OR-VERKIEZINGEN 2013 Na de zomervakantie is de OR begonnen met het uitzetten van een verkiezingscampagne. De verkiezingen zijn een half jaar vervroegd doordat de bezetting geminimaliseerd was tot 7 OR-leden. Hierdoor start de nieuwe OR per 1 januari 2013 i.p.v. 1 juli. Om tot een nieuwe OR te kunnen komen, zijn er aardig wat communicatie-uitingen aan vooraf gegaan zoals: - Artikelen op InBusinessWeb; - Blog en polls op InBusinessWeb; - Digitale nieuwsbrief; - Posters met tegenstellingen om te prikkelen; - OR-informatiefolder; - OR-flyer; - Potloodactie; - OR-kalender; - Snuffelstage; - Informatiebijeenkomsten. Verder is het OR-reglement en het medezeggenschapsconvenant aangepast. Hierin is opgenomen dat de OR wettelijk recht heeft op 13 zetels maar in overleg met de directie gekomen is tot een bezetting van 9 zetels voor deze periode. Kiesgroepen Alle wervingsactiviteiten hebben uiteindelijk geresulteerd in 11 kandidaten voor 9 zetels. De verdeling van zetels is: Amsterdam 3, 3, Zwijndrecht 1 en voor de integrale lijst 2. De integrale lijst kan locatie-overstijgend en organisatiebreed ingevuld worden. Op de vestigingen Amsterdam waren 4 kandidaten voor 3 zetels en in waren 7 kandidaten voor ook 3 zetels. De medewerkers konden zowel voor als voor Amsterdam 3 collega s kiezen. De kandidaat uit Zwijndrecht is meteen als gekozen geacht door haar enige kandidaatstelling. Op de integrale lijst konden de collega s twee kandidaten uit de volledige lijst aankruisen. Het leek ingewikkeld maar heeft er wel voor gezorgd dat we een goede afvaardiging hebben en nog een aantal reservekandidaten. De collega s die nu niet gekozen zijn, blijven namelijk wel kandidaat en kunnen inschuiven zodra er een OR-lid afvloeit. 12

14 Carola Kuyvenhoven (Zwijndrecht) over de verkiezingen Begin december 2012 had ik nog niet kunnen denken dat ik op de verkiezingslijst van de OR zou staan! Ik heb me niet uit mezelf aangemeld als OR kandidaat. Uit Zwijndrecht had nog niemand zich aangemeld en Paul Emons vond het toch wel erg belangrijk dat iemand uit Zwijndrecht vertegenwoordigd is in de OR. Daarom ben ik begin december door hem benaderd met het verzoek of ik me verkiesbaar wilde stellen voor de OR. Vanuit de oude OR bestond de wens voor minimaal één kandidaat. Ik kreeg 24 uur om erover na te denken, aangezien alles in gereedheid gebracht moest worden voor de OR-verkiezingen op 13 december. Ik heb met de voorzitter John Otten gesproken over wat het OR-werk precies inhoudt. Hierdoor is mijn interesse voor de OR gewekt. Ook heb ik er met collega s en thuis over gesproken, aangezien een aantal vergaderingen op vrijdag gepland staan en dit mijn parttime dag is. Dus ook het thuisfront moest achter mijn beslissing staan. Naar aanleiding van deze gesprekken heb ik besloten de grote stap te wagen. Aangezien ik op dat moment de enige kandidaat was voor Zwijndrecht, waren de verkiezingen niet heel erg spannend voor mij. Naast het feit dat er geen tijd was om campagne te voeren, was dit ook niet nodig omdat ik als enige kandidaat voor de kiesgroep Zwijndrecht ook direct als gekozen werd geacht. Veel van mijn collega s zijn wel naar de stembus gegaan om hun stem uit te brengen voor de overige kandidaten. Voor de volgende verkiezingen zou het goed zijn als in Zwijndrecht meerdere collega s zich verkiesbaar stellen! Joost Beekman () over de verkiezingen Sinds 1 januari 2013 maak ik deel uit van de ondernemingsraad, die werd gekozen op 13 december Toch een bijzonder gevoel als je gekozen wordt en honderden stemmen krijgt. Ik vond en vind dat mooi om te weten. Je vertegenwoordigt echt mensen in het bedrijf, in alle vestigingen. Deze verantwoordelijkheid neem ik graag. Daar heb ik in het najaar voor gekozen, toen de eerste meldingen voor de OR-verkiezingen er aan kwamen. Er werd een heuse pr-campagne, professioneel en gelikt, door de toen zittende OR gelanceerd. Voorgedrukte stembiljetten met jouw naam er bij, mailings en artikelen op InBusinessWeb. Het zette me allemaal aan het denken. Ook in het verdere verleden had ik als betrokken en enthousiaste medewerker wel eens gedacht: zou dat iets voor mij zijn? Het hielp dat meerdere mensen naar mij toekwamen en vroegen: is dat niet iets voor jou? Zo nam ik na nog enkele dagen broeden het besluit om me inderdaad verkiesbaar te stellen; en werd zoals gezegd gekozen, tot mijn grote vreugde. Ik vind het een mooie uitdaging om in dit sterke en boeiende mediabedrijf mee te denken over beleid en praktische zaken, in het belang van de werknemers en het bedrijf. Nu komt het er op aan, om het ook goed te doen. Ik ga zeker mijn best doen. In deze OR heb ik alle vertrouwen, gezien de leuke groep betrokken collega s, met een brede vertegenwoordiging van competenties en achtergronden. 13

15 Edgar Schouten (Amsterdam) over de verkiezingen Het valt nog niet mee om kandidaten te vinden die zitting willen nemen in de Ondernemingsraad. Na diverse oproepen en wervende teksten liep het nog niet direct storm. Behoedzaam druppelden de kandidaten binnen. Maar nog niet genoeg om een volledige bezetting mee samen te stellen. Dit jaar had de OR afscheid moeten nemen van een groot aantal leden. Eén van hen is totaal onverwachts in november overleden: onze collega Dick Ziggers, hoofdredacteur van International Agri. Naarmate de deadline naderde werd de campagne uitgebreid. Mede dankzij de overal aanwezige informatieve brochures en de prikkelende posters kwam het gesprek onder werknemers over de ondernemingsraad op gang. Veel mensen gaven aan wel interesse, maar geen tijd te hebben, of te krijgen voor werk in de OR. Een zekere schroom wellicht om een direct leidinggevende onaangenaam te verrassen met een zekere capaciteitsreductie. In de OBJB -sessies onderstreepte Peter de Mönnink overal vurig het belang van de OR en het OR-werk. En te elfder ure werd duidelijk dat er genoeg mensen over de streep waren getrokken om verkiezingen noodzakelijk te maken. Tenminste: in en in Amsterdam. En daarmee begonnen de campagnes van de kandidaten. Met slogans, leuzen en het etaleren van een keur aan kwaliteiten. Het kan u niet ontgaan zijn. Voor het eerst was het kiesgroepensysteem van vestigingen uitgebreid met een Integraallijst, en was het aantal opengestelde zetels teruggebracht naar negen in plaats van het maximum aantal van dertien. Vooral in waren er meer kandidaten dan zetels. Op de dag van de verkiezingen was het nog spannend hoeveel mensen gebruik zouden maken van hun stemrecht. En voor de kandidaten uiteraard of voldoende stemmers met het rode potlood hun naam zouden aankruisen. Ik zat op die dag met scheidend OR-lid Ruud Bergwerff op de vestiging in Zwijndrecht, waar alleen op de Integraallijst gestemd hoefde te worden. De enige kandidaat daar was bij gebrek aan een tegenkandidaat per definitie gekozen. Hier was de sfeer dan ook verre van grimmig. In de loop van de lange dag bleek het voor sommige zetels elders een nek-aan-nek-race te worden. Na een telling en een hertelling werd later die dag de einduitslag bekend. Inmiddels is de nieuwe Ondernemingsraad voor een termijn drie jaar geïnstalleerd. De kandidaten die niet zijn verkozen blijven deze periode nog wel reserve-kandidaat voor het geval er ondernemingsraadsleden afvallen. 14

16 COR Vanuit de OR zijn vier leden afgevaardigd naar de Centrale Ondernemingsraad (COR). Dit zijn: Ruud Bergwerff, Wim Janssen, John Otten en Benjamin Spies. Het DB van de COR bestaat uit een lid van de OR van Reed Elsevier (Frans Lekkerkerker voorzitter) en een lid van de OR van Reed Business (John Otten - secretaris). De Executive Vice-President Global Operations van Elsevier (Adriaan Roosen) is aangesteld als bestuurder voor, en gesprekspartner van de COR. De COR behandelt punten die op tenminste 2 van de 4 Reed Elsevier Nederland (REN) bedrijven (Elsevier, LexisNexis, ReedElsevier en Reed Business Media) van toepassing zijn. In 2012 heeft de COR een keer officieel vergaderd, diverse onderwerpen zijn per mail besproken en afgehandeld, o.a. over de eerder afgesproken vervanging van toegangspassen in het pand aan de Radarweg en de afvaardiging aan het Multinationale Ondernemingsradenoverleg (MNO). Ook de pensioenregeling bij SPEO is ter sprake gekomen. EOR Vanuit de OR woont Benjamin Spies de bijeenkomsten van de Europese Ondernemingsraad (EOR) bij, John Otten is zijn vaste plaatsvervanger. De EORbijeenkomsten vinden twee keer per jaar plaats, wisselend in Amsterdam en Londen. In 2012 is de EOR bijeen geweest op 9 en 10 mei in Amsterdam en op 10 en 11 oktober in London. Wist je dat de EOR ook een eigen site heeft op The WiRE? Dit vind je hier: Je vindt hier ook de notulen over wat er is besproken. SPEO Namens de OR waren Wim Janssen en Robert Bodde afgevaardigd naar de Raad van Deelnemers van SPEO. Eind 2012 heeft Benjamin Spies Wim Janssen opgevolgd als lid. Meer informatie vind je op de website van het pensioenfonds: of op de site van de raad van deelnemers: BEREIKBAARHEID OR Als werknemer van Reed Business Media ervaar je aan den lijve de uitwerking van veranderingen, regels en afspraken. Als OR van Reed Business Media zijn wij erg benieuwd wat er op iedere afdeling speelt. Wij vormen de ogen en oren van de organisatie maar bieden ook graag een luisterend oor. Heb je onderwerpen die van belang (kunnen) zijn voor de OR? Neem dan gewoon contact op met een van onderstaande OR-leden of het secretariaat. Dit kan door te bellen, te mailen, te chatten via de Microsoft Office Communicator (moccen) of door gewoon even langs te lopen Vergeet niet; wij zijn er voor het personeelsbelang en het organisatiebelang! Ambtelijk Secretariaat De OR wordt ondersteund door het Ambtelijk Secretariaat. Hier is Dorien van den Steen werkzaam. Het secretariaat is op maandag, donderdag en vrijdag bereikbaar van circa uur in Amsterdam (kamer ). Telefoon: / or@reedbusiness.nl 15

17 NAWOORD Zoals bij ieder jaarverslag worden we inmiddels al weer links en rechts ingehaald door de tijd. Je hebt kunnen lezen dat eind 2012 bol stond van het organiseren van de OR-verkiezingen. Half december waren de verkiezingen en per 1 januari een nieuwe OR.. En dan? Dan begint het met plannen maken voor de toekomst. Wat gaat goed en waar kunnen we als organisatie nog verbeteren. Hoe zal de economie zich verder ontwikkelen? In ons eigen land wil het nog maar niet vlotten met de economie. De gevolgen hiervan merken we allemaal wel in onze omgeving. Maar ook worden we daar in ons reguliere werk ongetwijfeld wekelijks, misschien wel dagelijks mee geconfronteerd. Plannen maken is goed maar wat als er een flinke tegenvaller komt? Hoe flexibel zijn we als organisatie en hoe snel pakken we dat op? Eind 2012 heeft de OR een nieuwe kalender uitgedeeld met voor iedere maand een andere spreuk. We hopen dat dit jullie allemaal helpt aan inspiratie te rechtertijd. In de maand januari leggen we de aandacht op herhalen wat je kunt vertalen naar telkens maar weer contact houden met de klant, de lezer of de gebruiker. April stond in het teken van veranderen. Soms moet je veranderen om jezelf te blijven. Print en online dragen beide bij aan het succes van Reed Business Media als multimediaal uitgeefbedrijf. Het consumptiegedrag verandert en hoe reageren wij daar op? En hoe pas jij je dagelijkse werkzaamheden hierop aan? Business as usual of vernieuw jij ook? Lees de slogans van de komende maanden ook eens door (je mag best vast vooruit kijken!) en kijk wat je er mee kunt. De wereld verandert, de organisatie verandert en de OR verandert ook. Het formele van vroeger vervaagt, het gevoel van de barricade op verzwakt en maakt plaats voor samen denken en samen werken. Samen bereik je meer. De OR beweegt mee met de veranderingen in de organisatie en kan invloed uitoefenen op de plannen van de bestuurder. We hebben nu meer een rol van business partner wat inhoudt dat we zoeken naar de beste mogelijkheden die goed zijn voor de organisatie en de medewerkers. De OR fungeert hierbij als de oren en ogen van de organisatie en hoort in dat verband altijd graag wat er speelt op jouw afdeling of bij jou en je collega s. Meld het als een project of plan goed uitpakt, maar meld het ook als je denkt dat er meer aandacht nodig is. We volgen alle ontwikkelingen binnen onze organisatie en schromen niet om zaken die aandacht nodig hebben binnen de organisatie bespreekbaar te maken. De OR heeft in deze een vertrouwensfunctie. Medezeggenschap doe je niet alleen, dat vormen we met zijn allen! Benjamin Spies Secretaris 16

18 OR-LEDEN 2013 Voorzitter John Otten Tel.: / john.otten@reedbusiness.nl Secretaris Benjamin Spies Amsterdam Tel.: / benjamin.spies@reedbusiness.nl plaatsvervangend voorzitter/secretaris Marijke Buijs Tel.: / marijke.buijs@reedbusiness.nl Joost Beekman Tel.: / joost.beekman@reedbusiness.nl Emile Hezemans Tel.: / emile.hezemans@reedbusiness.nl Carola Kuyvenhoven Zwijndrecht Tel.: / carola.kuyvenhoven@reedbusiness.nl Antoinette Kwakman van Huet Tel.: / antoinette.kwakman@reedbusiness.nl Yefke Patiwael Amsterdam Tel.: / yefke.patiwael@reedbusiness.nl Edgar Schouten Amsterdam Tel.: / edgar.schouten@reedbusiness.nl De OR staat voor: Gewaardeerde medewerkers in een waarde(n)vol bedrijf 17