Dag van de projectleider

Transcriptie

1 9 oktober 2014 Ben Wuyts (V Dag van de projectleider Projectportfolio Door de bomen het bos nog zien

2 KERNVRAGEN Wie is de sessiegever en in welke organisatie werkt hij? Wat is de ervaring van VLM met projectwerking? Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situeren Hoe wordt de VLM projectfolio samengesteld? Hoe wordt de VLM projectfolio opgevolgd? Kan een projectportfolio volledig opgevolgd worden d.m.v. tabellen? Kan VLM nog verder groeien in PPM?

3 Wie is de sessiegever en in welke organisatie werkt hij? Ben Wuyts Sinds 1997 werkzaam bij VLM Projectleider landinrichtingsprojecten en organisatieprojecten Diensthoofd projectondersteuning VLM hoofdbestuur Diensthoofd projectleiding VLM regio Oost

4 Wie is de sessiegever en in welke organisatie werkt hij? Situering VLM binnen de Vlaamse overheid Vlaamse regering Minister van Omgeving, Natuur en Landbouw Beleidsdomein Landbouw en visserij Beleidsveld RO Beleidsveld leefmilieu en natuur Departement Leefmilieu, Natuur en Energie IVA - Agentschap voor Natuur en Bos EVA - Vlaamse Landmaatschappij (VLM) Centrale directie Brussel Regio West Regio Oost

5 Wie is de sessiegever en in welke organisatie werkt hij? Vlaamse Landmaatschappij Visie: Samen gebiedsgericht werken aan de verbetering van de omgevingskwaliteit op het platteland en in de stadsrand Kerntaken: Inrichting: ruilverkaveling, natuurinrichting, landinrichting Vlaamse grondenbank en lokale grondenbank Gebruikerscompensatie en kapitaalschadecompensatie Ondersteuning Vlaams plattelandsbeleid Mestbank Beheerovereenkomsten

6 Wat is de ervaring van VLM met projectwerking? 10 PROJECTTYPE S

7 Wat is de ervaring van VLM met projectwerking?

8 Wat is de ervaring van VLM met projectwerking?

9 Wat is de ervaring van VLM met projectwerking? Organisatiestructuur projectontwikkeling en projectrealisatie Vlaamse landmaatschappij Platteland en Mestbeleid Projectrealisatie Regio Oost Regio West Projectondersteuning Werken Grondzaken Manager Projectrealisatie Dienst Platteland en ontwikkeling Projectleiding Projectontwerp Werken Grondzaken

10 Wat is de ervaring van VLM met projectwerking? Projectrealisatie in de regio Manager projectrealisatie Diensthoofd Projectleiding Diensthoofd Projectontwerp Diensthoofd Werken Diensthoofd Grondzaken Projectleider Projectleider Projectleider Projectleider Projectleider Projectleider

11 Wat is de ervaring van VLM met projectwerking? Aantal VTE s en profielen Projectrealisatie CD Projectrealisatie Oost Projectrealisatie West Andere diensten

12 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is een project Definitie volgens toolbox projectmanagement We kunnen pas van een project spreken wanneer het initiatief volgende kenmerken vertoont Doel dat bijdraagt tot de resultaten van de organisatie Eenmalig Een uniek resultaat Beperkt in tijd, met een duidelijk begin en einde Met beperkte middelen Met een project specifieke organisatiestructuur.

13 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is een project Project Management Institute : A unique effort with a defined beginning, a defined end, a specific deliverable, and defined resources VLM Een project bestaat uit de realisatie van een geheel van activiteiten, uit te voeren doo meerdere specialistische groepen (vakgebieden) in een tijdelijk samenwerkingsverband, da gericht is op een duidelijk vooraf bepaald resultaat. Dit resultaat dient te worden bereik binnen een begrensde tijd met begrensde middelen. PRINCE2 Een project is een tijdelijke organisatievorm die is opgezet met als doel één of meerdere bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecifieerde business Case

14 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is een programma Een tijdelijk geheel van samenhangende projecten en (organisatorische) activiteiten (routine improvisaties) gericht op het bereiken/realiseren van een strategisch doel.

15 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is een projectportfolio De projectenportefeuille (of project portfolio) is het geheel van alle projecten en/of programm van een bedrijf of organisatie gerangschikt volgens prioriteit. De portfolio van een organisat een weergave van de strategische richting die de organisatie wil uitgaan Project Management Institute : Een groep van projecten en/of programma s die gegroepeerd zijn om deze effectief te kun managen in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie.

16 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is een project portfolio management (PPM)? Project portfolio management kan omschreven worden als de integrale besturing of aanstu van een projectenportefeuille, waarin gezocht wordt naar een optimale verhouding tu projecten of projectfasen om een organisatie in staat te stellen haar organisatiedoelstellinge bereiken Wat is verschil met projectmanagement Daar waar projectmanagement zich vooral bezig houdt met projectefficiëntie, het op tij binnen het budget opleveren van de afgesproken kwaliteit, houdt project portfolio managem zich bezig met projecteffectiviteit : welke projecten zijn het meest interessant om uit te vo en welke projecten kunnen we beter staken? Ofwel de goede projecten doen versus projecten goed doen Project portfolio management voegt een 4 de dimensie toe aan de basisprincipes projectmanagement (on-time, on-budget, on-quality) nl. on-strategy. (Norrie & Walker, 20004

17 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere

18 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is het PPM proces in een organisatie?

19 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is de portfolio manager? De project portfolio manager heeft volgende taken en verantwoordelijkheden : Sleutelrol in het prioriteren van projecten, waarbij een uitgebalanceerde portfolio en afstemming met de strategische doelstellingen een rol spelen Informeren van steakholders over de overall portfolio performance en de performance va de portfolio onderdelen Vroegtijdig identificeren (en interveniëren) bij issues op portfolioniveau Meten van de portfoliowaarde voor de organisatieontwikkeling Deelnemen aan project / programma reviews

20 Welke begrippen en principes zijn relevant om projectportfolio te kunnen situere Wat is een PMO (Project Management Office)? Het project management office heeft volgende taken en verantwoordelijkheden : Monitoring van en rapporteren over de voortgang van de projecten Coördinatie tussen en overleg met projectmanagement Identificeren en beheersen van risico s binnen projecten Stellen van normen en standaards met betrekking tot kwaliteit van projectmanagement procedures Een PMO speelt voornamelijk een rol in het beheren van projecten, maar minder in het sturen van projecten

21 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Strategisch Plan

22 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Strategisch Plan

23 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Strategische Organisatie Doelstellingen OOD 5.1 De VLM voert geïntegreerde projecten uit om vertrekkende vanuit de behoeften van het gebied de omgevingskwaliteit te verbeteren. OOD 5.2 De VLM zet nieuwe projecten op in door het beleid naar voor geschoven gebieden om vanuit de behoeften van het gebied, de omgevingskwaliteit te verbeteren en gericht maatregelen te nemen om de plandoelstellingen van het gebied te realiseren. Deze gebieden kunnen onder meer speerpuntgebieden, gebieden waar de instandhoudingsdoelstellingen moeten worden gerealiseerd, gebieden met bodemdegradatie, te ontwikkelen stadsbossen of verstedelijkte gebieden zijn. OOD 5.3 De VLM investeert in lopende geïntegreerde, gebiedsgerichte projecten die leiden tot concrete, meetbare realisaties OOD 6.1 De VLM ondersteunt het flankerend beleid OOD 6.2 De VLM zet instrumenten, kennis en kunde in voor investeringsprojecten met impact op de open ruimte

24 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Visie Meerjarenplan Strategische organisatie doelstellingen (S.O.D.) Strategisch Plan Meerjarenplanning

25 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Beschrijving criteria Selectie en prioritering criteria visie strategisch plan Score : max 30 punten criteria afgeleid van de resultaten van het planningsseminar van de directieraad Score : max 70 punten Beleidsopdrachten Europese beleidsprioriteiten Investeringsritme Personeelsinkomsten Gecombineerde inzet USP Contractuele verplichtingen Personeelsinzet

26 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Selectie en prioritering

27 Hoe wordt de VLM projectportfolio samengesteld? Jaarplanning en Capaciteitsplanning

31 Hoe wordt de VLM projectportfolio opgevolgd? Opvolging projectdoelstellingen en -begroting

34 Hoe wordt de VLM projectportfolio opgevolgd? Kwartaalrapportering Rapport Jaardoelstellingen Rapport planningsfiche Vastleggingstabel natuurinrichting Meerjaren vastleggingstabel

35 Kan een projectportfolio volledig opgevolgd worden met tabellen? Clustering van projecten LIEREMAN ZOERSELBOS VRIESELHOF DE MERODE DE WIJERS VLAAMSE RAND BRABANT X ZUID HAGELAND HASPENGOUW

36 Kan een projectportfolio volledig opgevolgd worden met tabellen? Investeren in projectleiding en projectleiders

37 Kan VLM nog verder groeien in PPM? Referentieportefeuille? MS Project Server? Kosten baten jaarlijkse capaciteitsplanning? Inpassing Top down opdrachten? Meerjarentraject High Level?

38 Referenties Website bestuurszaken Vlaamse Overheid Platform Projectmanagement VLM website