TRAJECT. Nice to have of pure noodzaak?

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "TRAJECT. Nice to have of pure noodzaak?"

Christel de Boer
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 TRAJECT Nice to have of pure noodzaak?

2 Inhoud Wie zijn wij? Waarom hadden wij TRAJECT nodig? Hoe gebruiken we TRAJECT? Enkele concrete illustraties Aanbevelingen

3 Wie zijn wij?

4 Onze visie en opdracht De zorg voor onroerend erfgoed voor iedereen vanzelfsprekend maken om Vlaanderen nu en straks mee vorm en kleur te geven Onroerend erfgoed (gebouwen, landschappen en archeologische sites) en varend erfgoed inventariseren en beschermen inventarisitems beschermde objecten Burgers, lokale overheden, ontwerpers, ontwikkelaars en andere instanties ondersteunen met adviezen en premies Meer dan adviesvragen en premieaanvragen per jaar Budget van +/- 80 mio euro/jaar voor financiële ondersteuning Onderzoek uitvoeren en verspreiden over kwaliteitsvol beheer van onroerend erfgoed Opdracht als Vlaamse Wetenschappelijke Instelling

5 Onze rol en positie binnen RWO Situatie 2006 Beter Bestuurlijk Beleid scheiding beleid / uitvoering coördinerende rol departement IVA Inspectie RWO Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed Departement RWO EVA Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen IVA Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed Vlaanderen IVA Vlaams Instituut voor Onroerend Erfgoed IVA Wonen - Vlaanderen

6 Situatie 2016 Netwerkorganisatie 3 beleidsvelden gesloten beleidscyclus 1 minister per beleidsveld Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed Beleidsveld Ruimtelijke Ordening Departement Ruimte Vlaanderen EVA Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Beleidsveld Wonen Beleidsveld Onroerend Erfgoed IVA Onroerend Erfgoed IVA Wonen - Vlaanderen

7 Waarom hadden wij TRAJECT nodig?

8 Grotere vraag naar VO-brede rapportering t.g.v. verbrede rol en verantwoordelijkheden (reorganisatie) Behoefte aan een stabiel systeem voor interne planning en opvolging (na TOBIS en PITA/MODO) Afdelingsoverschrijdende projecten procesmatige samenwerking stimuleren Vraag naar VO-brede standaarden en een geïntegreerd instrument voor intern doelstellingen-, projecten procesmanagement

9 Hoe gebruiken we TRAJECT?

10 Op agentschapsniveau statusopvolging Ondernemingsplan (OP) op niveau operationele doelstellingen en projecten halfjaarlijkse opvolging door directieteam (status op 30/06 en 31/12) statusrapportering door projectleiders en doelstellingverantwoordelijken (afdelingshoofden) op basis van EXCELsjablonen -> centrale invoer in TRAJECT opvolging Regelgevingsagenda: regelgevende initiatieven als deelprojecten gekoppeld aan beperkt aantal bestaande projecten in meerjaren OP indicatoren gekoppeld aan doelstellingen of processen: meetwaarden op 31/12 (cf. beleidsmonitoring) input beleidsbrief (jaar x+1): statusrapport op 30/06 projecten jaar x+1 uit meerjarenplan: basis voor concretisering door afdelingen (actualiseren + toevoegen mijlpalen)

11 Op afdelingsniveau Jaarplan per afdeling, als basis voor individuele planning afdelingshoofden en centrale opvolging mijlpalen per kwartaal Pilootproject Projectmanagement in 1 afdeling (2016): betere opvolging projectportfolio afdeling (o.a. op basis van een GANTT-chart) statusrapportering door projectleiders in TRAJECT parallelle systemen voor individueel projectbeheer vermijden en alle projectinfo in 1 toepassing (databank) bundelen en ontsluiten projecten uitwerken in TRAJECT i.p.v. in WORD-sjabloon rapport Projectmedewerker als basis voor individuele planning en opvolging

12 Enkele concrete illustraties

13 Het ondernemingsplan Uitgangspunt: integratie geactualiseerd meerjarenplan , jaarrapport 2015 en jaarplan 2016 in één document OP = "rollend planningsdocument dat binnen meerjarig kader wordt opgevolgd, geconcretiseerd en geactualiseerd Basis = medium level rapport uit TRAJECT -> verdere manuele uitwerking Uitvoering kerntakenplan (20 acties) als strategische doelstelling geïntegreerd in OP (20 gekoppelde projecten) Eerste poging om indicatoren en budget (begroting) aan doelstellingen te koppelen

16 Jaarplan per afdeling Opgesteld op basis van medium level plan in TRAJECT met bril per afdeling Weergave van: Doelstellingen waarvoor de afdeling zelf verantwoordelijk is: alle gekoppelde projecten Doelstellingen waarvoor een andere afdeling verantwoordelijk is: enkel de projecten die door de afdeling worden getrokken of waaraan de afdeling meewerkt (mijlpaalverantwoordelijke) Opmaak specifieke programma s per afdeling (bvb. Onderzoeksprogramma)

18 GANTT-chart voor projectopvolging

19 Enkele aanbevelingen

20 Doelstellingenmanagement Betere afstemming van de timing van de beheerscyclus (planning + evaluatie ondernemingsplan) op de PLOEG-cyclus van het topkader Verdere optimalisatie van de doelstellingen : onderscheid tussen legislatuur-overschrijdende langetermijn-doelstellingen (LT-visie voor het beleidsveld) en beleidsdoelstellingen voor een regeerperiode (beleidsnota / ondernemingsplan) Beter inzicht in gebruik van indicatoren in het kader van de opvolging van doelstellingen en projecten (beleidsmonitoring projectmonitoring) Betere afstemming tussen doelstellingen en begroting (cf. project prestatiebegroting) Betere integratie van projecten over de entiteiten heen

21 TRAJECT (1) Bouwstenen en datastructuur nog beter afstemmen op toolbox Projectmanagement : werkpakketten/acties onderscheiden van mijlpalen, met koppeling van individuele medewerkers aantal mensdagen (i.p.v. VTE) koppelen aan individuele medewerkers voor de verschillende bouwstenen uitbreiden standaardrapporten (bvb. GANTT-chart, capaciteitsplanning, ) informatie in PM-sjablonen (businesscase/pid/ ) opladen in traject Aanpasbaarheid van standaardrapporten verhogen, door toevoeging van parameters/keuzecriteria (bvb. wel of niet weergeven van deelprojecten, omschrijving, )

22 TRAJECT (2) Meer flexibel gebruik van de statuslijnen (keuze voor automatische creatie of niet) SMART-lists delen onder gebruikersgroepen (bvb. centraal aangemaakte SMART-list voor afdelingshoofden, ) Tijdsregistratie toevoegen (vooral i.k.v. PTOW heel belangrijk) Standaardrapporten nog verder opschonen (bvb. afgebroken tekst vermijden) Automatische aanvulling van bepaalde velden op basis van al geregistreerde info (bvb. meewerkende organisatie aanvullen o.b.v. toegewezen verantwoordelijken of medewerkers) Statuscategorieën voor de gebruiker verduidelijken

23 Statuscategorieën Onderscheid doelstellingen / projecten 4 hoofdcategorieën PROJECTEN HOOFDCATEGORIE STATUS IN TRAJECT TOELICHTING nog niet gestart nog niet gestart Het project is nog niet gestart omdat de geplande startdatum nog niet bereikt is of omdat de startdatum is verschoven lopend op schema Het project loopt en de planning wordt gevolgd kleine afwijking Het project loopt maar de geplande mijlpalen voor de rapporteringsperiode zijn niet behaald bij te sturen Het project loopt maar de einddatum van het project zal niet gehaald worden uitgesteld Het project loopt maar wordt tijdelijk opgeschort gerealiseerd gerealiseerd Het project is afgewerkt; alle mijlpalen zijn gerealiseerd stopgezet stopgezet Het project is definitief stopgezet zonder opname in of vervanging door een ander project vervangen Het project is definitief stopgezet maar is vervangen of opgenomen in een ander project

24 Bedankt! Vragen?

Vergelijkbare documenten

Toelichting bij de nota Opvolging van doelstellingen in de regeerperiode 2014-2019. Dieter Vanhee Departement Bestuurszaken

Toelichting bij de nota Opvolging van doelstellingen in de regeerperiode 2014-2019 Dieter Vanhee Departement Bestuurszaken Infosessie ondernemingsplan 12 januari 2015 Regeerakkoord 2014-2019 We verminderen