KNLTB Afhangbord Beheerhandleiding digitaal afhangen

Transcriptie

1 KNLTB Afhangbord Beheerhandleiding digitaal afhangen versie 2.0 maart 2015 Je hebt een vraag en wilt met ons en: > Ons adres is > Vermeld s.v.p. altijd uw 5-cijferige verenigingsnummer > Vermeld s.v.p. altijd uw achternaam en bondsnummer Je hebt een vraag en wilt met ons bellen: > Ons telefoonnummer is > Maandag t/m vrijdag 08:45-17:00 Storing? Niet alles kun je zelf doen i.v.m. garantie! > Zie hoofdstuk 7 voor oplossingen

2 KNLTB Afhangbord Beheerhandleiding digitaal afhangen Inleiding Toegang tot website (autorisatie) Ledenlijst Updaten ledenlijst & pasfoto s Wisselen tussen Afhangbord modules én clubs Tijdelijke passen activeren en deactiveren Introducés aanmaken Detailpagina lid Leden blokkeren Lidtypen aan leden toekennen Per persoon lidtype koppelen Lidtypen snel aan meerdere personen koppelen Alleen winterleden toegang geven op Afhangbord Autorisaties aan leden toekennen Gebruikersnaam en wachtwoord naar leden en Beheer Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week Namen reserveringen aanpassen Baanbezetting (met naam of anoniem) Directe Afhangbord links voor op je verenigingswebsite Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende dertig weken Door reserveringen bladeren en deze wijzigen of verwijderen Lidtypen aanmaken Baanregels invoeren Baanregels instellen voor lidtypen Baanregels instellen voor leeftijd Baanregels instellen voor Internet reserveren Baanschema / baanregels / internet reserveren doorvoeren op meerdere banen Alle baanschema s in één keer verwijderen Overzicht weekindeling alle banen Bijdubbelen activeren Instellen dat altijd de eerste vrije baan wordt toegewezen Wachttijd instellen (doorhangen niet direct mogelijk) Managementrapportages inzien Managementrapportages via Managementrapportage via Afhangen - beheer- baangebruik Nieuwsberichten op touchscreen beheren Bericht beheren Banners op touchscreen beheren Banners beheren Instellingen die de KNLTB verzorgt Speeltijden Namen van banen Internet reserveren IP-adres instellen Leden delen met andere clubs Beheer op touchscreen Storing Afhangbord? Niet zelf oplossen! Vragen? Bel of ons gerust! Eveneens belangrijk om te lezen: 1. Meer beheertips kun je hier vinden. 2. De veelgestelde vragen pagina voor beheerders. Deze kun je vinden, als je ingelogd bent, door op Beheer in de linkerkolom te klikken. Bovenaan de pagina staan alle handleidingen en ook de veelgestelde vragen. Als je Beheer niet ziet staan, heb je hiervoor (nog) geen rechten. 2

3 1. Inleiding Het beheer van het digitale afhangbord vindt plaats via (of via de verenigingswebsite wanneer van de websitemodule gebruik wordt gemaakt). Beheer van het digitale Afhangbord kan dus op elke PC met internet gedaan worden. De website Afhangbord is geoptimaliseerd voor Internet Explorer. Mogelijk dient u wel vooraf de compabiliteitsweergave aan te zetten. Vanaf eind 2014 zijn er ook directe URL s beschikbaar voor Afhangbord onderdelen die door meerdere browsers ondersteund worden. Deze URL s zijn: afhangen.afhangbord.nl en leden.afhangbord.nl (ook bardienstplanner.afhangbord.nl). Tip: plaats deze op jullie website om deze dynamischer te maken. Op het Afhangbordscherm in het clubhuis zitten eveneens beperkte beheeropties (zie 6. Beheer op touchscreen) 2. Toegang tot website (autorisatie) Elke vereniging krijgt één administrator account*. Uitsluitend met dit account kunnen na inloggen alle onderstaand omschreven beheerfuncties worden uitgevoerd. De beheerder kan vervolgens meerdere personen binnen de vereniging toegang geven tot één of meerdere beheerfuncties. Alleen personen die in Afhangbord het recht ledenadministratie hebben, kunnen rechten aan- en/of uitzetten voor andere leden. * Alleen de KNLTB kan het administrator-account instellen of wijzigen. Neem hiervoor contact op met afhangbord@knltb.nl 3. Ledenlijst Basis van het Afhangbord systeem vormt de ledenlijst. Onder Ledenlijst kun je: - Tijdelijke passen activeren - Introducés aanmaken - Leden blokkeren - Lidtypen aan leden toekennen - Autorisaties aan leden toekennen 3

4 3.1 Updaten ledenlijst & pasfoto s Als de ledenadministrateur ledenmutaties (aan- en afmeldingen, adres- en wijzigingen, maar óók nieuwe pasfoto's) doorgeeft aan de KNLTB worden deze automatisch doorgegeven aan het KNLTB Afhangbord. Elke 2 uur kijkt het systeem of er ledengegevens gesynchroniseerd moeten worden. Dit synchroniseren kan afhankelijk van de drukte maximaal 2 uur duren. Let op 1: verenigingen die de ledenlijst niet automatisch willen verversen in de periode van 1 februari t/m 31 maart, kunnen dit doorgeven aan afhangbord@knltb.nl De KNLTB zet de automatische uitwisseling dan tijdelijk stop voor jullie vereniging. Begin april activeert de KNLTB deze koppeling weer met het KNLTB Afhangbord. Let op 2: KNLTB Afhangbord houdt vanaf januari 2014 ook rekening met aan- en afmelden van leden in de toekomst. In ServIT (via MijnKNLTB, alléén ledenadministrateurs) is de datum ingevuld bij Lidmaatschap vanaf of Lidmaatschap beëindigd hiervoor bepalend. Datum opgezegd dus niet! 3.2 Wisselen tussen Afhangbord modules én clubs Rechtsboven in beeld kun je altijd switchen tussen de verschillende Afhangbord onderdelen. Let op! Sommige onderdelen zijn alleen zichtbaar via Denk daarbij aan website opmaak en managementsrapportages. Als je lid bent van meerdere Afhangbord clubs kun je links bovenin beeld wisselen van club. 3.3 Tijdelijke passen activeren en deactiveren Bij het systeem wordt een aantal tijdelijke passen geleverd (10% van het aantal leden, maximaal 50). Deze passen kunnen gebruikt worden voor introducés, nieuwe leden die nog geen KNLTB pas hebben en voor tijdelijke vervanging van kwijtgeraakte of defecte ledenpassen. Maar ook voor bijvoorbeeld trainers en een groundsman die geen lid zijn van de vereniging, maar die je wel bepaalde beheerrechten wilt geven voor het reserveren van banen (zie deze handleiding onder 3.7 Autorisaties aan leden toekennen). 4

5 De tijdelijke passen werken alleen wanneer in de Afhangbord ledenlijst een persoon aan de tijdelijke pas wordt gekoppeld. Dit doe je onder de knop Activeren tijdelijke pas. Deze knop vindt je bovenaan in beeld in de ledenlijst van Afhangbord. Onderstaand scherm wordt dan getoond. Hier vul je de persoonsgegevens in, plus exact het nummer dat op de tijdelijke pas staat (onder Pasnummer ). De tijdelijke pas kun je, na opslaan, aan de bewuste persoon verstrekken en is geactiveerd voor het digitale afhangbord. Een adres toevoegen kan niet in dit scherm maar wel later via de ledenlijst. Het adres dient uniek te zijn, anders verschijnt een foutmelding in beeld. De persoon kun je nu ook terug vinden in de ledenlijst binnen de Afhangbord omgeving. Tip! Om een overzicht van alle tijdelijke passen te krijgen, kies je voor Ledenlijst en selecteer je bondsnummer onder Zoek een lid. Wanneer je in het veld daaronder uitsluitend de letter t (van tijdelijke pas) invult en op zoeken klikt, verschijnt een overzicht met alle tijdelijke passen. 5

6 Je kunt een tijdelijke pas deactiveren door het lid op te zoeken in de ledenlijst (zie bovenstaand) en vervolgens op het wijzig icoon ( ) achter de bewuste persoon te klikken. Recht onderaan de pagina die dan verschijnt staat een knop Verwijder tijdelijke pas. Als je daarvoor kiest, is de pas gedeactiveerd en kan er niet meer mee afgehangen worden. 3.3 Introducés aanmaken Tijdelijke passen kunnen ook gebruikt worden voor introducés. Vaak liggen er een paar achter de bar. Een andere mogelijkheid om introducé passen aan te maken is de virtuele introducé pas. Wanneer je in de ledenlijst kiest voor onderstaand icoon (alleen zichtbaar voor de beheerder/ledenadministrateur indien autorisatie is verleend door de beheerder), kun je een virtuele introducé pas aanmaken. Vervolgens kun je aan het betreffende lid voor één bepaalde dag een introducé koppelen. Het lid kan nu alleen op die dag met zijn of haar eigen pas afhangen door de pas twee keer door de kaartlezer te halen. 3.4 Detailpagina lid Wanneer je in de ledenlijst kiest voor het bewerk gegevens icoon (alleen zichtbaar voor de beheerder/ledenadministrateur indien autorisatie is verleend door de beheerder), verschijnt onderstaand scherm. Op deze pagina kun je: - Leden blokkeren - Lidtypen aan leden toekennen - Autorisaties aan leden toekennen 6

7 3.5 Leden blokkeren Door op de detailpagina van een lid het vinkje bij Blokkeer afhangen aan te zetten kan het bewuste lid niet langer afhangen. De opgegeven reden wordt op het digitale afhangbord bij doorhaling van de bewuste ledenpas getoond. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een lid niet betaald heeft of nog geen bardienst heeft opgegeven. 7

8 3.6 Lidtypen aan leden toekennen Op de detailpagina van een lid via de ledenlijst, kun je een lidtype aan een lid koppelen (lidtypen kun je aanmaken onder Afhangen Beheer Baanschema Beheer lidtype s). Zie hiervoor hoofdstuk Per persoon lidtype koppelen Lidtypen snel aan meerdere personen koppelen Het is ook mogelijk om lidtypen aan meerdere personen in 1 keer te koppelen. Dit gaat via Ledenlijst - Beheer. Lidtypen aanmaken staat beschreven in hoofdstuk 4.4 Tip! Als je in de ledenlijst selecties hebt gemaakt en opnieuw wilt beginnen, klik dan eerst op Alle. Je weet dan zeker dat je goed begint. In het nieuwe scherm kun je direct filteren op Leden met of zonder bardienstvrijstelling of op leden die geen lidtype(s) hebben. Vergeet niet op te klikken. 8

9 Ook kun je in één keer zien welk (zelf gemaakt) lidtype aan welke leden gekoppeld is. Klik eerst op Alle en daarna op Selecteer een optie en kies het gewenste lidtype én op. Bij de personen met dit lidtype staat dan een Aanvinken of uitvinken van lidtypen kan in één keer door het vinkje bovenaan te gebruiken. Voorbeeld daglid koppelen aan meerdere leden + Je hebt eerst een lidtype aangemaakt met de naam daglid (zie 4.4) + Je selecteert eerst op Alle + Vervolgens selecteer je Daglid + Daarna vink je de personen aan die Daglid moeten worden + Je klikt op Alleen winterleden toegang geven op Afhangbord Klik hier voor een uitleg over winterleden. 9

10 3.7 Autorisaties aan leden toekennen Per lid kun je op de detailpagina van het lid aangeven welke beheertaken dat lid uit mag voeren door het vinkje bij die taak aan te zetten. Standaard staan alle vinkjes uit. Categorie Autorisatie Toelichting Beheerinstellingen Baan onbespeelbaar Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren met als reden dat de baan onbespeelbaar is. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Competitie Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor de competitie. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Geavanceerd baanbeheer In combinatie met een andere autorisatie onder Beheerinstellingen, heeft het lid via de website recht banen maximaal 30 weken vooruit te reserveren. Let op! De laatst gemaakte reserveringen overschrijven altijd eerdere reserveringen die mogelijk op dezelfde baan en tijdstip van kracht waren. Ga daarom voorzichtig om met het verstrekken van dit recht. Beheerinstellingen Groundsman Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor de groundsman. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Overig Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren met als reden overig. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Racketmix Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor de racketmix. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Toernooi Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor toernooien. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Trainer Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor trainingen. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Vervolg autorisaties op pagina 11 10

11 Beheerinstellingen Verhuur Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor verhuur. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Categorie Autorisatie Toelichting Overige instellingen Afhang opties Lid heeft recht om op de website instellingen te doen met betrekking tot de afhangopties bijdubbelen en verplicht toewijzen eerste vrije baan. Overige instellingen Baan schema s Lid heeft recht om op de website instellingen te doen met betrekking tot het baanschema. Overige instellingen Introduceren Lid heeft recht om op de website binnen de ledenlijst virtuele introducé passen aan te maken. Overige instellingen Ledenadministratie Lid heeft recht om op de website de ledenlijst te importeren en de detailpagina van leden te beheren. Overige instellingen Management Informatie Lid heeft op de website toegang tot de managementrapportages met betrekking tot baanbezetting etc. Overige instellingen Gedeelde Toegang Als er 2 clubs leden delen geactiveerd hebben De overige Web instellingen hebben betrekking op de website module voor verenigingen. Wanneer de vereniging gebruikt maakt van het digitale afhangbord, kan ook gratis gebruik worden gemaakt van die module. De website module en autorisatie instellingen worden in een aparte handleiding beschreven. Voorbeelden van verenigingen die de website module gebruiken vind je op: Gebruikersnaam en wachtwoord naar leden en Wanneer de vereniging heeft besloten het digitale afhangbord te gaan gebruiken, worden éénmalig digitaal standaard brieven aangeleverd voor elk lid met daarin het bondsnummer en een wachtwoord. De vereniging kan deze zelf printen en onder de leden verspreiden. Leden kunnen dan met hun wachtwoord inloggen op de website en daar de ledenlijst en de baanbezetting bekijken. Leden die van de beheerder autorisatie hebben gekregen voor beheertaken, kunnen die dan ook uitvoeren. Wanneer een lid zijn of haar wachtwoord kwijt is, kan deze via zelf zijn/haar wachtwoord opvragen. Voorwaarde is wel dat het juiste adres aan de ledenadministratie is doorgegeven. Als dit veld is aangepast in ServIT dan wordt dit automatisch doorgegeven aan KNLTB Afhangbord. Het is ook mogelijk dat personen met ledenadministratierechten het wachtwoord mailen naar het lid. Dit kan via de ledenlijst via Onderaan in beeld staat hiervoor de knop lidgegevens. 11

12 4. Beheer Beheer is niet zichtbaar voor gewone leden. Alleen personen met Afhangbordrechten zien dit staan. Op kun je onder Beheer de volgende zaken regelen:: - Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week - Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende dertig weken - Door reserveringen bladeren en deze wijzigen of verwijderen - Lidtypen aanmaken - Baanregels invoeren (bijvoorbeeld voor dagleden) - Bijdubbelen activeren - Instellen dat altijd de eerste vrije baan wordt toegewezen - Managementrapportages inzien - Nieuwsberichten op touchscreen plaatsen - Banners op touchscreen plaatsen - Websitebeheer doen (wordt in een aparte handleiding beschreven). Klik vervolgens bij Afhangen op deze link. Een nieuw scherm (tabblad in je browser) wordt geopend. Tip! Je kunt i.p.v. ook gebruik maken van afhangen.afhangbord.nl. Klik vervolgens op Beheer. 12

13 4.1 Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week Wanneer je kiest voor Baanreserveringen Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week verschijnt onderstaand scherm. Door een dag, starttijd, eindtijd, banen en soort beheer (trainer, groundsman, toernooi, competitie, racketmix, baan onbespeelbaar, verhuur, overig) te kiezen, kun je banen reserveren. De bewuste banen kunnen vervolgens niet worden afgehangen door leden. Let op! De laatst gemaakte reserveringen overschrijven eerdere reserveringen die mogelijk op dezelfde baan en tijdstip van kracht zijn. Je krijgt daarom een tussenscherm te zien waarna je 13

14 kunt kiezen of je wilt reserveren of annuleren Namen reserveringen aanpassen De verschillende soorten beheer (trainer, groundsman, toernooi, competitie, racketmix, baan onbespeelbaar, verhuur, overig) kun je ook zelf namen geven. Je kunt hiervoor een alias aanmaken. Dit gaat via Baanreserveringen - Soorten Beheer Baanbezetting (met naam of anoniem) De baanbezetting is door alle leden op 2 manieren te bekijken. Na inlog op of is een overzicht te zien met namen*. Let op: als je anoniem ziet staan in dit overzicht dan hebben leden in hun profiel aangegeven dat hun gegevens niet zichtbaar zijn. Meer informatie staat hier. Er is ook een openbare link beschikbaar om te kijken hoe druk het is op de banen van je club. Het is een geanonimiseerd baanoverzicht. Je hoeft hiervoor niet in te loggen. De link is: 14

15 Link: XXXXX is het 5-cijferige verenigingsnummer dat op je pas staat. Voorbeeld Directe Afhangbord links voor op je verenigingswebsite Hiermee maakt je jullie website nog dynamischer en interessanter voor leden. afhangen.afhangbord.nl, leden.afhangbord.nl en bardienstplanner.afhangbord.nl. Je komt dan automatisch op de inlogpagina terecht. Ná inlog kun je ook direct wisselen naar bijvoorbeeld de ledenlijst het baanoverzicht en de bardienst. 4.2 Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende dertig weken Wanneer je kiest voor Baanreserveringen Geavanceerd baanbeheer verschijnt onderstaand scherm. Je kiest de dagen, de start- en eindtijd, de banen en vervolgens de weken dat de Reserveringen geboekt moeten worden. De huidige week zit hier niet bij, wil je een reservering maken in de lopende week, lees dan de uitleg in hoofdstuk 4.1 Vergeet niet op reserveren te klikken! 15

16 Door dagen, starttijd, eindtijd, banen, weken en soort beheer (trainer, groundsman, toernooi, competitie, racketmix, baan onbespeelbaar, verhuur, overig) te kiezen, kun je banen reserveren. De bewuste banen kunnen vervolgens niet worden afgehangen door leden. Let op! De laatst gemaakte reserveringen overschrijven de eerdere reserveringen die mogelijk op dezelfde baan en tijdstip van kracht waren. Daarom is een bevestigingspagina toegevoegd met de oude reserveringen. Je moet dit nog bevestigen voordat de nieuwe reserveringen worden doorgevoerd. Zie voorbeeld op pagina Door reserveringen bladeren en deze wijzigen of verwijderen Nadat je reserveringen in het systeem hebt gezet, is het natuurlijk handig wanneer je die ook in kunt zien en eventueel kunt wijzigen of verwijderen. Dit doe je onder Baanreserveringen Blader door reserveringen 16

17 In het scherm wordt de huidige dag getoond. Je kunt door de reserveringen bladeren door te kiezen voor 1 maand, - 1 week, - 1 dag, + 1 dag, + 1 week en + 1 maand. Wanneer je één reservering wilt wijzigen of verwijderen klik je op het oranjevlak van de bewuste reservering. In het zelfde scherm verschijnt dan een wijzigen, verwijderen en geavanceerd verwijderen mogelijkheid onder het overzicht. Wanneer je in het overzicht op het oranje vlak van één reservering klikt, verschijnt er onder het overzicht een wijzigen, verwijderen en geavanceerd verwijderen mogelijkheid Als je meerdere reserveringen (op meerdere dagen) in één keer wilt verwijderen, kun je klikken op de knop Geavanceerd verwijderen. Vervolgens selecteer je de gewenste bezettingssoort (in onderstaand voorbeeld racketmix), geeft een start- en einddatum/tijd in en selecteert de gewenste banen. Klik op zoek en de gevonden reserveringen worden getoond. Zet vinkjes (of klik op Alles) bij de gewenste banen en klik op verwijder alle geselecteerde. Via geavanceerd verwijderen kun je heel gemakkelijk reserveringen in één keer verwijderen 17

18 Let op! Voordat de geselecteerde reserveringen definitief verwijderd zullen worden, moet dit nog éénmalig bevestigd worden. 4.4 Lidtypen aanmaken Onder Baanschema Beheer lidtypen kun je lidtypen aanmaken en verwijderen. Deze kun je vervolgens aan leden koppelen onder Ledenlijst (op de detailpagina van een lid, zie onder Ledenlijst) en in het baanschema opnemen (zie onder Beheer Baanregels invoeren). Denk bijvoorbeeld aan het lidtype Daglid. Wanneer je deze aanmaakt, vervolgens in de ledenlijst aan dagleden koppelt en ten slotte in het baanschema dagleden na uur blokkeert, kunnen zij niet afhangen na uur. Proberen ze dat toch, dan krijgen ze de melding op het digitale afhangbord dat ze niet kunnen afhangen omdat ze daglid zijn. Onder Beheer lidtypen kun je lidtypen aanmaken en verwijderen. Vervolgens kun je deze aan leden koppelen en in het baanschema opnemen. 18

19 4.5 Baanregels invoeren Op de pagina Beheer baanschema kun je baanregels instellen voor lidtypen, leeftijdsgroepen en internetreserveren (optioneel). Dit stel je in per baan en per dag. Onder Beheer baanschema kun je baanregels invoeren Baanregels instellen voor lidtypen Nadat je een lidtype hebt aangemaakt onder Beheer lidtypen kun je hier regels voor invoeren in het baanschema. Let op! De regels onder Beheer baanschema in de kolom Type lid betreffen blokkades. Dus je geeft aan wanneer een lidtype niet mag afhangen. Wanneer je in de kolom Type lid klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. 19

20 Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Type lid klikt Kies een begintijd, een eindtijd en het lidtype waarvoor je een baanregel in wilt stellen (hier worden alle lidtypen getoond die je hebt aangemaakt onder Beheer lidtypen ). Het is ook mogelijk meerdere lidtypen te selecteren. Houd hiervoor de Ctrl toets ingedrukt terwijl je lidtypen selecteert. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 baan en 1 dag deze baanregel ingesteld. Let op! Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en stel je vervolgens de begintijd gelijk met de eindtijd. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen Baanregels instellen voor leeftijd Net als voor lidtypen, kun je ook voor leeftijdsgroepen baanregels instellen per baan en per dag. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen dat leden t/m 16 jaar alleen overdag mogen spelen. Voordeel 20

21 van baanregels naar leeftijd is, dat de leeftijd automatisch aan een lid is gekoppeld, dus dat je niets in de ledenlijst per lid in hoeft te stellen. Let op! De regels onder Beheer baanschema in de kolom Leeftijd betreffen blokkades. Dus je geeft aan wanneer een bepaalde leeftijdsgroep niet mag afhangen. Wanneer je in de kolom Leeftijd klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Leeftijd klikt. Kies een begintijd, een eindtijd en een leeftijd (ouder dan of jonger dan) waarvoor je een baanregel in wilt stellen. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 baan en 1 dag deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en stel je vervolgens de begintijd gelijk met de eindtijd. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen Baanregels instellen voor Internet reserveren Internet reserveren staat standaard uit. Op verzoek kan dit door de KNLTB worden geactiveerd (zie ook 5. Instellingen die de KNLTB verzorgt). Er bestaan helaas veel misverstanden over Internet Reserveren. Klik hier om te lezen wat het wel én vooral niet is. Als beheerder kun je vervolgens onder Beheer baanschema aangeven welke banen, dagen en tijden via internet gereserveerd kunnen worden. 21

22 Let op! De regels onder Beheer baanschema in de kolom Internet reserveren betreffen een activering. Dus je geeft aan welke banen op welke dagen en tijden via internet gereserveerd mogen worden. Wanneer in de kolom Internet reserveren klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Internet reserveren klikt Kies een begintijd, een eindtijd en zet het vinkje achter Internet reserveren aan. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 baan en 1 dag deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en vink je vervolgens de optie Internet reserveren uit. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen Baanschema / baanregels / internet reserveren doorvoeren op meerdere banen Met deze functie is het mogelijk om een baanschema of baanregel in één keer door te voeren op meerdere dagen en banen. Klik op Geavanceerde doorvoeropties en onderstaand overzicht verschijnt. Kies de gewenste begin- en eindtijd en vink de gewenste banen en dagen aan. Klik vervolgens op Doorvoeren. Let op! Er verschijnt een pop-up met de melding dat je ter bevestiging ook op Opslaan (bovenin beeld, naast de gekozen baan en dag) moet klikken. Pas daarna zijn de wijzigingen opgeslagen. 22

23 4.5.5 Alle baanschema s in één keer verwijderen Alle baanschema s kunnen in één keer verwijderd worden door op de knop Verwijder alle schema s te klikken. Deze functie is alleen aanwezig voor personen die de administrator-rol hebben. Personen die een bardienstperiode kunnen verwijderen zijn administrator. Andere personen zien deze knop dus niet staan. 23

24 Als deze knop wordt aangeklikt verschijnt er een pop-up met de vraag of je wilt doorgaan Overzicht weekindeling alle banen Als je klikt op Beheer baanschema staan bovenaan het scherm twee knoppen, namelijk overzicht per week alle banen en print pdf overzicht. Als je overzicht per week alle banen aanklikt, wordt een overzicht gemaakt van alle dagen en aanwezige baanregels. Je kunt dit overzicht ook via print pdf overzicht activeren en vervolgens printen of bewaren/ en. De indeling is zo gedaan dat er zo min mogelijk papier gebruikt hoeft te worden als deze wordt afgedrukt. 4.6 Bijdubbelen activeren Op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze kun je voor bepaalde dagen en tijden de optie bijdubbelen activeren. Leden kunnen dan op die dagen en tijden een enkelspel uitbreiden tot een dubbelspel, mits er niet al achter het oorspronkelijke enkelspel is afgehangen (dan verschijnt de knop bijdubbelen niet op het digitale afhangbord). Standaard staat deze optie 24

25 uit. Let op! Het is niet mogelijk om van 3 naar 4 leden te gaan. Wanneer je op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze in de kolom Internet reserveren klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Bijdubbelen klikt Kies een begintijd, een eindtijd en zet het vinkje achter Bijdubbelen aan. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 dag en de aangegeven tijd deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en vink je vervolgens de optie Bijdubbelen uit. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen. 4.7 Instellen dat altijd de eerste vrije baan wordt toegewezen Op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze kun je voor bepaalde dagen en tijden de optie verplichte baankeuze activeren. Leden krijgen dan op die dagen en tijden altijd de eerste vrije baan toegewezen en kunnen niet zelf een voorkeursbaan kiezen. De knop Alle vrije banen op het digitale afhangbord verdwijnt dan ook op die tijden en dagen. Wanneer je op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze in de kolom Verplichte baankeuze klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. 25

26 Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Verplichte baankeuze klikt Kies een begintijd, een eindtijd en zet het vinkje achter Verplichte baankeuze aan. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 dag en de aangegeven tijd deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en vink je vervolgens de optie Verplichte baankeuze uit. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen. 4.8 Wachttijd instellen (doorhangen niet direct mogelijk) Het instellen van een wachttijd loopt éénmalig via de KNLTB. Het bestuur kan mailen naar afhangbord@knltb.nl met de gewenste wachttijd (5, 10 of 15 minuten). Nadat dit is ingesteld, kun je via Beheer wachttijden voor afhangen zelf instellen voor welke dagen en tijdstippen dit actief is. Let op: het is verstandig te communiceren naar de leden over deze functie. Dit voorkomt irritatie op het park. 26

27 Tip: het is mogelijk om wachttijden alleen in drukke perioden (april en mei) in te stellen. Zet dan gewoon de vinkjes weer uit. 4.9 Managementrapportages inzien Alle afhanggegevens worden opgeslagen in een database. Hier kunnen vervolgens handige rapportages van gemaakt worden die je bij verenigingsbeleid kunnen helpen Managementrapportages via Momenteel zitten de volgende managementrapportages in het systeem: - Baanbezetting t.o.v. leeftijd - Baanbezetting t.o.v. leeftijd (zelf instelbaar) - Baanbezetting per dagdeel - Baanbezetting per dagdeel (zelf instelbaar) - Leden die het meest afhangen - Leden die nog niet hebben gespeeld - Gemiddelde baanbezetting - Gemiddelde wachttijden Om meer mogelijkheden te geven de afhangbordgegevens te analyseren is aan alle rapportages een MS reporting service toegevoegd. Hiermee kunnen de aanwezige gegevens worden geëxporteerd naar o.a. MS Excel of pdf. In MS Excel kun je vervolgens zelf nieuwe rapportages genereren. Bij de rapportages is de mogelijkheid om een startdatum en een einddatum in stellen toegevoegd. Je kunt dus nu o.a. rapportages per jaar aanmaken en vergelijken. Ook kan je selecties maken op aangemaakte lidtypen. Bij het overzicht van de leden die het meest afhangen worden alle leden getoond en niet alleen een top 100 (oude situatie). In dit overzicht staan ook de leden die nog niet hebben afgehangen en de tijdelijke passen. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld wilt weten hoe vaak een ezelspas (pas achter de bar) is gebruikt of hoeveel introducees er hebben afgehangen. Ook zijn voornaam, bondsnummer, geslacht en adres toegevoegd. Je kunt dus nu zelf een ledenoverzicht genereren door een export naar excel te maken. 27

28 Als je ziet staan dan weet je dat deze persoon zich nog niet geregistreerd heeft met een eigen adres. Let op: adressen worden niet meegenomen in de campagne. Piet Pietersen ontvangt in onderstaand voorbeeld dus geen , maar Els Janssen wel. Leden die nog niet hebben gespeeld is uitgebreid met voornaam, bondsnummer, geslacht en e- mail adres. De lijst is op achternaam gesorteerd. Je kunt op basis van deze gegevens zelf de leden selecteren om hen (via je eigen programma) te benaderen. Dit is namelijk de groep waarbij de kans erg groot is dat zij hun lidmaatschap gaan opzeggen. Tip: wellicht is dit te voorkomen door bijvoorbeeld een activiteit voor hen te organiseren (toss, clinic met trainer, gezelligheidstoernooitje etc) Managementrapportage via Afhangen - beheer- baangebruik Deze rapportage maakt gebruik van een andere techniek en is om die reden ook niet zichtbaar bij de andere rapportages. 28

29 4.9 Nieuwsberichten op touchscreen beheren Onder Beheer - Nieuws Op touchscreen kun je eenvoudig een bericht van maximaal 350 karakters op het touchscreen plaatsen. Het bericht verschijnt op het touchscreen nadat voor Afhangen is gekozen. Ook de KNLTB heeft de mogelijkheid berichten op het touchscreen te plaatsen. Dit verschijnt dan in een apart kader KNLTB nieuws rechts naast het club nieuws. Het touchscreen met club nieuws en verenigingssponsorbanner 29

30 4.9.1 Bericht beheren Wanneer je kiest voor Beheer - Website Nieuws Op touchscreen verschijnt onderstaand scherm. Beheervenster voor nieuws op het touchscreen Vul de gewenste tekst in (tot 350 karakters) en kies voor Opslaan. Het bericht staat dan direct op het touchscreen. Haal het teksveld leeg en kies vervolgens voor Opslaan wanneer je geen bericht op het touchscreen wilt tonen 4.10 Banners op touchscreen beheren Op het touchscreen is plaats ingeruimd voor banners van verenigingssponsors. Het betreft een bannerpositie onderaan de pagina Afhangen met de afmetingen 720 bij 160 pixels. Bestandsformaten JPG en GIF zijn toegestaan. 30

31 Het touchscreen met club nieuws en verenigingssponsorbanner De beheerder kan één of meerdere banners in het systeem plaatsen. De banners worden vervolgens ad random getoond. Per banner wordt bijgehouden hoe vaak deze getoond is. Zo kun je dus extra sponsorgelden binnenhalen Banners beheren Wanneer je voor Beheer Website Banners kiest verschijnt het volgende venster: Het beheervenster voor banners. In dit voorbeeld is 1 touchscreen banner geplaatst (de andere twee banners zijn voor de verenigingswebsite, zie beheerhandleiding verengingswebsitemodule. 31

32 Kies voor de knop NIEUWE BANNER om een banner toe te voegen. Onderstaand scherm verschijnt: Venster waar je banners toe kunt voegen Geef de banner een naam, kies een type (Touchscreen), blader op je eigen PC naar de banner en kies een begin- en einddatum. Let op! Bij een touchscheenbanner hoef je geen link in te geven, want op het touchscreen is het niet mogelijk naar andere websites te linken. Zodra je de gegevens opslaat zit de banner in het bannersysteem en wordt deze op het touchscreen getoond in de periode die je zelf hebt gekozen. Heb je meerdere touchscreenbanners in het systeem gezet, dan worden deze ad random getoond. Vanuit het banneroverzicht (Beheer Website Banners) kun je ingevoegde banners wijzigen ( ) of verwijderen ( ). 5. Instellingen die de KNLTB verzorgt Wanneer je deze handleiding aandachtig hebt doorgelezen, mis je waarschijnlijk nog een aantal zaken die ook ingesteld kunnen of moeten worden, maar die nog niet genoemd zijn. Dat komt omdat de KNLTB die instellingen verzorgt. Onderstaand een opsomming. 5.1 Speeltijden In het systeem stelt de KNLTB de volgende zaken met betrekking tot speeltijden in: - Speeltijd één speler - Speeltijd twee spelers - Speeltijd drie spelers - Speeltijd vier spelers In de meeste gevallen wordt een speeltijd voor één speler niet ingeschakeld (wordt afgeraden, omdat dit sjoemelen bevordert). Er zijn dan minimaal twee passen nodig om af te hangen. 32

33 5.2 Namen van banen De standaard naam van een baan in het systeem is baan 1, baan 2, baan 3 etc. Maar wanneer de banen op je vereniging een naam hebben, bijvoorbeeld die van een sponsor of baansoort, kan de KNLTB die namen in het systeem zetten. Houd wel rekening met een maximaal aantal karakters van Dit vooral vanwege het baanoverzicht op het digitale afhangbord. Wanneer we hier lange namen inzetten, wordt één en ander onoverzichtelijk. 5.3 Internet reserveren Optioneel kan de vereniging ervoor kiezen banen te laten reserveren via internet. Dit kan door het bestuur aangevraagd worden via afhangbord@knltb.nl. Via de website kun je zelf instellen welke banen en tijden in dat geval aangeboden worden aan leden om via internet te reserveren (zie onder Beheer Baanregels invoeren). Daarnaast kan de KNLTB de volgende instellingen verzorgen. 33

34 - Internet reserveren aan of uitzetten (staat standaard uit) - Aantal dagen of uren dat banen maximaal vooruit gereserveerd mogen worden (bijvoorbeeld maximaal 1 week vooruit) - Aantal dagen of uren dat banen minimaal vooruit gereserveerd mogen worden (er dient bijvoorbeeld minimaal 3 uur te zitten tussen de reservering op internet en de aanvangstijd). - Aantal keer per week dat een speler een baan op internet mag reserveren - Aantal keer per dag dat een speler een baan op internet mag reserveren - Openingstijden en sluitingstijden van het park - Internetreservering bevestigen op Afhangbord - Aantal minuten voor aanvang van de aanvangstijd waarvoor een reservering bevestigd moet worden op Afhangbord door doorhalen spelerspassen Door het aanbieden van reserveren van banen via internet, kunnen gaten ontstaan in het baanschema. Stel iemand komt op het park aan en hangt een baan af van uur tot uur. Dezelfde baan is via internet gereserveerd van uur tot uur. De baan ligt dan 20 minuten vrij, terwijl het misschien wel druk is op het park. Dit kan worden opgevangen door de volgende instelling: - Per aantal spelers (1, 2, 3, 4) kan een percentage ingesteld worden van de totale standaard speeltijd waarbij een baan alsnog aangeboden wordt op het digitale afhangbord. Spelers kunnen dan zelf bepalen of ze de baan afhangen waar ze direct bijvoorbeeld 20 minuten kunnen spelen of liever een andere baan kiezen op een later moment met de volledige speeltijd van 45 minuten en dus nog even wachten. 5.4 IP-adres instellen Het Afhangbord werkt op basis van een statisch IP-adres. Als dit IP-adres verandert, bijvoorbeeld omdat de vereniging overgaat naar een nieuwe internetprovider, dan moet het nieuwe IP-adres doorgegeven worden aan de KNLTB ( ). Als het IP-adres niet juist is ingesteld, verschijnt er een foutmelding op het Touchscreen. 5.5 Leden delen met andere clubs Het is mogelijk om met andere Afhangbordclubs leden te delen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk af te spreken dat junior- en/of seniorleden op elkaars parken kunnen afhangen met de eigen ledenpas. Het is ook mogelijk dat het eenrichtingsverkeer is, dus dat alleen junior- en/of seniorleden van vereniging A bij vereniging B kunnen spelen en niet andersom. Meer informatie kun je hier vinden. Standaard staat leden delen uit. 6. Beheer op touchscreen Afhankelijk van de op de beheerpagina van de website ingestelde autorisaties (zie onder Ledenlijst) heeft iemand na het doorhalen van zijn of haar ledenpas op het digitale afhangbord de mogelijkheid banen te reserveren voor trainingen, competitie, toernooien, onderhoud etc. Ook kunnen eerder gemaakte reserveringen op de bewuste dag verwijderd worden. Wanneer je op Afhangbord kiest voor Beheer verschijnt onderstaand scherm. 34

35 Vervolgens kun je de reden kiezen waarvoor je een baan wilt reserveren. Daarna wordt gevraagd je ledenpas door de kaartlezer te halen en afhankelijk van je autorisatie kun je wel of niet de baan reserveren voor het gekozen doel. Onderstaande schermen verschijnen wanneer je voor Trainer hebt gekozen en het doorhalen van je pas heeft bevestigd dat je geautoriseerd bent. 35

36 Scherm om een baan te reserveren voor een training. Eerst dien je een dag te kiezen. 36

37 Scherm om een baan te reserveren voor een training. Nadat je een dag hebt gekozen, voer je een start- en eindtijd door. Scherm om een baan te reserveren voor een training. Na doorvoeren start- en eindtijd kun je de banen selecteren. Ten slotte bevestig je door voor Reserveren te kiezen. Via Afhangen Overzicht Banen kun je reserveringen wijzigen of verwijderen. Tip in het overzicht je gemaakte reservering aan en het detailscherm verschijnt met de knoppen Wijzigen en Verwijderen. Ook hiervoor is identificatie door de ledenpas vereist. 37

38 7. Storing Afhangbord? Niet zelf oplossen! Uiteraard wil de KNLTB dat jullie KNLTB Afhangbord goed functioneert. Nu kan het voorkomen dat zich af en toe een storing voordoet. Deze storingen worden snel opgepakt. Kijk voordat je een storing meldt eerst of alle kabels goed vastzitten, de monitor aan staat en of de internetverbinding goed werkt. Ook is het verstandig de afhangbordcomputer éénmalig te herstarten. Een aantal problemen wordt door de herstart al opgelost. Storingen mogen i.v.m. garantiebepalingen in geen geval zelf opgelost worden! (het Afhangbordsysteem wordt in bruikleen aan verenigingen beschikbaar gesteld) Nieuwe router? Nieuwe provider? Nieuw IP-adres? Klik dan hier. Storingen kun je op werkdagen telefonisch melden op Je kunt ook een sturen naar o.v.v. het verenigingsnummer en de gegevens van de contactpersoon ( + 06 nummer). Omschrijf in de kort wat het probleem is inclusief de eventuele melding op het touchscreen. Er zal vervolgens een afspraak gemaakt worden om deze storing z.s.m. op te lossen. Let op: als de monteur langskomt en het blijkt dat 8. Vragen? Bel of ons gerust! Heb je na het lezen van deze handleiding nog vragen? Dan kun je die mailen naar afhangbord@knltb.nl Op werkdagen kun je ook bellen met de KNLTB op Houd je KNLTB-pas bij de hand voor het verenigingsnummer. 38