Beheerhandleiding KNLTB digitaal afhangbord Versie 1.6, januari 2014

Transcriptie

1 Beheerhandleiding KNLTB digitaal afhangbord Versie 1.6, januari 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Toegang tot website (autorisatie) Beheeraccount Ledenlijst Importeren ledenlijst Pasfoto s Tijdelijke passen activeren en deactiveren Introducés aanmaken Detailpagina lid Pasfoto s toevoegen of vervangen Leden blokkeren Lidtypes aan leden toekennen Autorisaties aan leden toekennen Gebruikersnaam en wachtwoord naar leden en Beheer Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende dertig weken Door reserveringen bladeren en deze wijzigen of verwijderen Lidtypen aanmaken Baanregels invoeren Baanregels instellen voor lidtypen Baanregels instellen voor leeftijd Baanregels instellen voor Internet reserveren Baanschema / baanregels / internet reserveren doorvoeren op meerdere banen Alle baanschema s in één keer verwijderen Overzicht weekindeling alle banen Bijdubbelen activeren Instellen dat altijd de eerste vrije baan wordt toegewezen Managementrapportages inzien Nieuwsberichten op touchscreen beheren Bericht beheren Banners op touchscreen beheren Banners beheren Instellingen die de KNLTB verzorgt Speeltijden Namen van banen Internetreserveren IP-adres instellen Beheer op digitale afhangbord (touchscreen) Storing van het Afhangbord? Niet zelf oplossen! Vragen? Bel of ons! Eveneens belangrijk om te lezen: 1. De afhangbordnieuwsbrieven (met tips) kun je vinden op: 2. Nog meer beheertips kun je vinden op: 3. De veelgestelde vragen pagina voor beheerders. Deze kun je vinden, als je ingelogd bent, door op Beheer in de linkerkolom te klikken. Bovenaan de pagina staan alle handleidingen en ook de veelgestelde vragen. Als je Beheer niet ziet staan, heb je hiervoor (nog) geen rechten. De beheerder kan deze via de ledenlijst en het potloodje toevoegen. Pagina 2 van 31

3 1. Inleiding Het beheer van het digitale afhangbord vindt voor het grootste deel plaats via internet op (of via de verenigingswebsite wanneer van de websitemodule gebruik wordt gemaakt). Beheer van het digitale afhangbord kan dus op elke PC met internetaansluiting gedaan worden. De website is geoptimaliseerd voor Internet Explorer 6.0 of hoger. Bij gebruik van andere browsers kan het zo zijn dat bepaalde onderdelen niet werken zoals in deze handleiding beschreven. Zie over dit punt de beheertips in de rechterkolom op Op het scherm in het clubhuis zitten beperkte beheeropties (zie onder beheer op digitale afhangbord ). 2. Toegang tot website (autorisatie) 2.1 Beheeraccount Elke vereniging krijgt één beheeraccount. Uitsluitend met dit account kunnen na inloggen alle onderstaand omschreven beheerfuncties worden uitgevoerd. De beheerder kan op onderdelen zelf autorisaties verlenen aan leden van de vereniging (zie onder Ledenlijst). Het beheeraccount bestaat uit een gebruikersnaam (initieel is dit het bondsnummer) en wachtwoord. Na inloggen kan de beheerder zijn of haar adres opgeven en een zelfgekozen wachtwoord invoeren. Vervolgens kun je met de combinatie adres en wachtwoord inloggen. 3. Ledenlijst Basis van het systeem vormt de ledenlijst. Onder Ledenlijst kun je: - Tijdelijke passen activeren - Introducés aanmaken - Leden blokkeren - Lidtypes aan leden toekennen - Autorisaties aan leden toekennen De ledenlijst Pagina 3 van 31

4 3.1 Importeren ledenlijst Vanaf januari 2014 is het niet meer mogelijk om handmatig een ledenlijst te uploaden in het KNLTB Afhangbord. Als de ledenadministrateur ledenmutaties (aan- en afmeldingen, adres- en mailwijzigingen, maar óók nieuwe pasfoto's) doorgeeft aan de KNLTB worden deze automatisch doorgegeven aan het KNLTB Afhangbord. Elke 2 uur kijkt het systeem of er ledengegevens gesynchroniseerd moeten worden. Dit synchroniseren kan afhankelijk van de drukte maximaal 2 uur duren. Let op 1: verenigingen die de ledenlijst niet automatisch willen verversen in de periode van 1 februari t/m 31 maart, kunnen dit doorgeven aan afhangbord@knltb.nl De KNLTB zet de automatische uitwisseling dan tijdelijk stop voor uw vereniging. Begin april activeert de KNLTB deze koppeling weer met het KNLTB Afhangbord. Let op 2: KNLTB Afhangbord houdt vanaf januari 2014 ook rekening met aan- en afmelden van leden in de toekomst. In ServIT (via MijnKNLTB, alléén ledenadministrateurs) is de datum ingevuld bij Lidmaatschap vanaf of Lidmaatschap beëindigd hiervoor bepalend Pasfoto s Het wijzigen van pasfoto's in KNLTB Afhangbord zelf is niet meer mogelijk vanaf december Pasfoto s worden, bij aanlevering van een nieuwe pasfoto, automatisch vanuit de KNLTB doorgezet naar het KNLTB Afhangbord. 3.2 Tijdelijke passen activeren en deactiveren Bij het systeem wordt een aantal tijdelijke passen geleverd. Deze passen kunnen gebruikt worden voor introducés, nieuwe leden die nog geen KNLTB pas hebben en voor tijdelijke vervanging van kwijtgeraakte of defecte ledenpassen. Maar ook voor bijvoorbeeld trainers en een groundsman die geen lid zijn van de vereniging, maar die je wel bepaalde beheerrechten wilt geven voor het reserveren van banen (zie deze handleiding onder Autorisaties aan leden toekennen). De tijdelijke passen werken alleen wanneer in het systeem ook een persoon aan de pas wordt gekoppeld. Dit doe je onder de knop Nieuwe afhangbord.nl pas. Onderstaand scherm wordt dan getoond. Pagina 4 van 31

5 Om een tijdelijke pas te activeren dien je een persoon aan de pas te koppelen Hier vul je de persoonsgegevens in, plus het nummer dat op de pas staat (onder Lidnummer ). De tijdelijke pas kun je nu aan de bewuste persoon verstrekken en is geactiveerd voor het digitale afhangbord. De persoon kun je nu ook terug vinden in de ledenlijst binnen de afhangbord omgeving. Om een overzicht van alle tijdelijke passen te krijgen kies je voor Ledenlijst en selecteer je bondsnummer onder Zoek een lid. Wanneer je in het veld daaronder uitsluitend de letter t (van tijdelijke pas) invult en op zoeken klikt, verschijnt een overzicht met alle tijdelijke passen. Je kunt een tijdelijke pas deactiveren door het lid op te zoeken in de ledenlijst (zie bovenstaand) en vervolgens op het wijzig icoon ( ) achter de bewuste persoon te klikken. Rechtsonderaan de pagina die dan verschijnt staat een knop Verwijder pas. Als je daarvoor kiest, is de pas gedeactiveerd en kan er niet meer mee afgehangen worden. 3.3 Introducés aanmaken Tijdelijke passen kunnen ook gebruikt worden voor introducés. Een andere mogelijkheid om introducé passen aan te maken is de virtuele introducé pas. Wanneer je in de ledenlijst kiest voor onderstaand icoon (alleen zichtbaar voor de beheerder/ledenadministrateur indien autorisatie is verleend door de beheerder), kun je een virtuele introducé pas aanmaken. Icoon voor een virtuele introducé pas Pagina 5 van 31

6 Vervolgens kun je aan het betreffende lid voor een bepaalde dag een introducé koppelen. Het lid kan nu op die dag met zijn of haar eigen pas afhangen door de pas twee keer door de kaartlezer te halen. 3.4 Detailpagina lid Wanneer je in de ledenlijst kiest voor het bewerk gegevens icoon (alleen zichtbaar voor de beheerder/ledenadministrateur indien autorisatie is verleend door de beheerder), verschijnt onderstaand scherm. Pagina 6 van 31

7 Detailpagina van een lid. Hier kun je verschillende zaken instellen. Pagina 7 van 31

8 Op deze pagina kun je: - Leden blokkeren - Lidtypes aan leden toekennen - Autorisaties aan leden toekennen 3.5 Pasfoto s toevoegen of vervangen Het wijzigen van pasfoto's in KNLTB Afhangbord zelf is niet meer mogelijk vanaf december Pasfoto s worden, bij aanlevering van een nieuwe pasfoto, automatisch vanuit de KNLTB doorgezet naar het KNLTB Afhangbord. 3.6 Leden blokkeren Door op de detailpagina van een lid het vinkje bij Blokkeer afhangen aan te zetten kan het bewuste lid niet langer afhangen. De opgegeven reden wordt op het digitale afhangbord bij doorhaling van de bewuste ledenpas getoond. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een lid niet betaald heeft. 3.7 Lidtypes aan leden toekennen Op de detailpagina van een lid, kun je een lidtype aan een lid koppelen (lidtypes kun je aanmaken onder Beheer Baanschema Beheer lidtypen ). Wanneer in het baanschema (het baanschema kun je beheren onder Beheer Baanschema Beheer baanschema ) bijvoorbeeld is ingesteld dat dagleden s avond niet kunnen afhangen, krijgen leden met het lidtype Daglid vanaf de ingestelde tijd op het digitale afhangbord de melding dat ze niet gerechtigd zijn af te hangen omdat ze daglid zijn. 3.8 Autorisaties aan leden toekennen Per lid kun je op de detailpagina van het lid aangeven welke beheertaken dat lid uit mag voeren door het vinkje bij die taak aan te zetten. Standaard staan alle vinkjes uit. Onderstaand een toelichting per autorisatie. Bekijk voor de exacte functies van de verschillende autorisaties deze handleiding. Categorie Autorisatie Toelichting Beheerinstellingen Baan onbespeelbaar Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren met als reden dat de baan onbespeelbaar is. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Competitie Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor de competitie. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Geavanceerd baanbeheer In combinatie met een andere autorisatie onder Beheerinstellingen, heeft het lid via de website recht banen maximaal 30 weken vooruit te reserveren. Let op! De laatst gemaakte reserveringen overschrijven altijd eerdere reserveringen die mogelijk op dezelfde baan en tijdstip van kracht waren. Ga daarom voorzichtig om met het verstrekken van dit recht. Pagina 8 van 31

9 Categorie Autorisatie Toelichting Beheerinstellingen Groundsman Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor de groundsman. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Overig Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren met als reden overig. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Racketmix Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor de racketmix. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Toernooi Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor toernooien. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Trainer Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor trainingen. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Beheerinstellingen Verhuur Lid heeft het recht om op het digitale afhangbord en op de website maximaal 1 week vooruit banen te reserveren voor verhuur. In combinatie met de autorisatie Geavanceerd baanbeheer kan dit via de website 30 weken vooruit. Overige instellingen Afhangopties Lid heeft recht om op de website instellingen te doen met betrekking tot de afhangopties bijdubbelen en verplicht toewijzen eerste vrije baan. Overige instellingen Baanschema Lid heeft recht om op de website instellingen te doen met betrekking tot het baanschema. Overige instellingen Introduceren Lid heeft recht om op de website binnen de ledenlijst virtuele introducé passen aan te maken. Overige instellingen Ledenadministratie Lid heeft recht om op de website de ledenlijst te importeren en de detailpagina van leden te beheren. Overige instellingen Management Informatie Lid heeft op de website toegang tot de managementrapportages met betrekking tot baanbezetting etc. Web instellingen Banners Lid heeft recht om banners op het touchscreen te beheren. Web instellingen Touchscreen nieuws Lid heeft recht om nieuwsberichten op het touchscreen te beheren. Pagina 9 van 31

10 De overige webinstellingen hebben betrekking op de website module voor verenigingen. Wanneer de vereniging gebruikt maakt van het digitale afhangbord, kan ook gratis gebruik worden gemaakt van die module. De website module en autorisatie instellingen worden in een aparte handleiding beschreven. Voorbeelden van verenigingen die de website module gebruiken vind je op: Gebruikersnaam en wachtwoord naar leden en Wanneer de vereniging heeft besloten het digitale afhangbord te gaan gebruiken, worden éénmalig digitaal standaard brieven aangeleverd voor elk lid met daarin het bondsnummer en een wachtwoord. De vereniging kan deze zelf printen en onder de leden verspreiden. Leden kunnen dan met hun wachtwoord inloggen op de website en daar de ledenlijst en de baanbezetting bekijken. Leden die van de beheerder autorisatie hebben gekregen voor beheertaken, kunnen die dan ook uitvoeren. Wanneer een lid zijn of haar wachtwoord kwijt is, kan deze via zelf zijn/haar wachtwoord opvragen. Voorwaarde is wel dat het juiste adres aan de ledenadministratie is doorgegeven. Als dit veld is aangepast in ServIT dan wordt dit automatisch doorgegeven aan KNLTB Afhangbord. 4. Beheer Onder Beheer kun je: - Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week - Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende dertig weken - Door reserveringen bladeren en deze wijzigen of verwijderen - Lidtypen aanmaken - Baanregels invoeren (bijvoorbeeld voor dagleden) - Bijdubbelen activeren - Instellen dat altijd de eerste vrije baan wordt toegewezen - Managementrapportages inzien - Nieuwsberichten op touchscreen plaatsen - Banners op touchscreen plaatsen - Websitebeheer doen (wordt in een aparte handleiding beschreven). Het beheervenster met de verschillende opties met betrekking tot digitaal afhangen Pagina 10 van 31

11 4.1 Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week Wanneer je kiest voor Baanreserveringen Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende week verschijnt onderstaand scherm. Venster waar eenvoudig reserveringen voor de komende week aangemaakt kunnen worden Door een dag, starttijd, eindtijd, banen en soort beheer (trainer, groundsman, toernooi, competitie, racketmix, baan onbespeelbaar, verhuur, overig) te kiezen, kun je banen reserveren. De bewuste banen kunnen vervolgens niet worden afgehangen door leden. Let op! De laatst gemaakte reserveringen overschrijven eerdere reserveringen die mogelijk op dezelfde baan en tijdstip van kracht zijn. Je krijgt daarom een tussenscherm te zien waarna je kunt kiezen of je wilt reserveren of annuleren. Tussenscherm met banen die mogelijk overschreven worden Pagina 11 van 31

12 4.2 Nieuwe reserveringen aanmaken voor de komende dertig weken Wanneer je kiest voor Baanreserveringen Geavanceerd baanbeheer verschijnt onderstaand scherm. Venster waar eenvoudig reserveringen voor de komende dertig weken aangemaakt kunnen worden Door dagen, starttijd, eindtijd, banen, weken en soort beheer (trainer, groundsman, toernooi, competitie, racketmix, baan onbespeelbaar, verhuur, overig) te kiezen, kun je banen reserveren. De bewuste banen kunnen vervolgens niet worden afgehangen door leden. Let op! De laatst gemaakte reserveringen overschrijven de eerdere reserveringen die mogelijk op dezelfde baan en tijdstip van kracht waren. Daarom is een bevestigingspagina toegevoegd met de oude reserveringen. Je moet dit nog bevestigen voordat de nieuwe reserveringen worden doorgevoerd. Zie voorbeeld onderaan pagina 11. Pagina 12 van 31

13 4.3 Door reserveringen bladeren en deze wijzigen of verwijderen Nadat je reserveringen in het systeem hebt gezet, is het natuurlijk handig wanneer je die ook in kunt zien en eventueel kunt wijzigen of verwijderen. Dit doe je onder Baanreserveringen Blader door reserveringen Onder Blader door reserveringen kun je gemaakte reserveringen inzien, wijzigen en verwijderen In het scherm wordt de huidige dag getoond. Je kunt door de reserveringen bladeren door te kiezen voor 1 maand, - 1 week, - 1 dag, + 1 dag, + 1 week en + 1 maand. Wanneer je één reservering wilt wijzigen of verwijderen klik je op het oranjevlak van de bewuste reservering. In het zelfde scherm verschijnt dan een wijzigen, verwijderen en geavanceerd verwijderen mogelijkheid onder het overzicht. Wanneer je in het overzicht op het oranje vlak van één reservering klikt, verschijnt er onder het overzicht een wijzigen, verwijderen en geavanceerd verwijderen mogelijkheid Pagina 13 van 31

14 Als je meerdere reserveringen (op meerdere dagen) in één keer wilt verwijderen, kun je klikken op de knop Geavanceerd verwijderen. Vervolgens selecteer je de gewenste bezettingssoort (in onderstaand voorbeeld racketmix), geeft een start- en einddatum/tijd in en selecteert de gewenste banen. Klik op zoek en de gevonden reserveringen worden getoond. Zet vinkjes (of klik op Alles) bij de gewenste banen en klik op verwijder alle geselecteerde. Via geavanceerd verwijderen kun je heel gemakkelijk reserveringen in één keer verwijderen Let op! Voordat de geselecteerde reserveringen definitief verwijderd zullen worden, moet dit nog éénmalig bevestigd worden. 4.4 Lidtypen aanmaken Onder Baanschema Beheer lidtypen kun je lidtypen aanmaken en verwijderen. Deze kun je vervolgens aan leden koppelen onder Ledenlijst (op de detailpagina van een lid, zie onder Ledenlijst) en in het baanschema opnemen (zie onder Beheer Baanregels invoeren). Denk bijvoorbeeld aan het lidtype Daglid. Wanneer je deze aanmaakt, vervolgens in de ledenlijst aan dagleden koppelt en ten slotte in het baanschema dagleden na uur blokkeert, kunnen zij niet afhangen na uur. Proberen ze dat toch, dan krijgen ze de melding op het digitale afhangbord dat ze niet kunnen afhangen omdat ze daglid zijn. Onder Beheer lidtypen kun je lidtypen aanmaken en verwijderen. Vervolgens kun je deze aan leden koppelen en in het baanschema opnemen. Pagina 14 van 31

15 4.5 Baanregels invoeren Op de pagina Beheer baanschema kun je baanregels instellen voor lidtypen, leeftijdsgroepen en internetreserveren (optioneel). Dit stel je in per baan en per dag. Onder Beheer baanschema kun je baanregels invoeren. In bovenstaand voorbeeld kunnen dagleden op baan 1 op maandag niet afhangen na uur Baanregels instellen voor lidtypen Nadat je een lidtype hebt aangemaakt onder Beheer lidtypen kun je hier regels voor invoeren in het baanschema. Pagina 15 van 31

16 Let op! De regels onder Beheer baanschema in de kolom Type lid betreffen blokkades. Dus je geeft aan wanneer een lidtype niet mag afhangen. Wanneer je in de kolom Type lid klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Type lid klikt Kies een begintijd, een eindtijd en het lidtype waarvoor je een baanregel in wilt stellen (hier worden alle lidtypen getoond die je hebt aangemaakt onder Beheer lidtypen ). Het is ook mogelijk meerdere lidtypen te selecteren. Houd hiervoor de Ctrl toets ingedrukt terwijl je lidtypen selecteert. Pagina 16 van 31

17 Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 baan en 1 dag deze baanregel ingesteld. Let op! Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en stel je vervolgens de begintijd gelijk met de eindtijd. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen Baanregels instellen voor leeftijd Net als voor lidtypen, kun je ook voor leeftijdsgroepen baanregels instellen per baan en per dag. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen dat leden t/m 12 jaar alleen overdag mogen spelen. Voordeel van baanregels naar leeftijd is, dat de leeftijd automatisch aan een lid is gekoppeld, dus dat je niets in de ledenlijst per lid in hoeft te stellen. Let op! De regels onder Beheer baanschema in de kolom Leeftijd betreffen blokkades. Dus je geeft aan wanneer een bepaalde leeftijdsgroep niet mag afhangen. Wanneer je in de kolom Leeftijd klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Pagina 17 van 31

18 Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Leeftijd klikt. Kies een begintijd, een eindtijd en een leeftijd (ouder dan of jonger dan) waarvoor je een baanregel in wilt stellen. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 baan en 1 dag deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en stel je vervolgens de begintijd gelijk met de eindtijd. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen. Pagina 18 van 31

19 4.5.3 Baanregels instellen voor Internet reserveren Internetreserveren staat standaard uit. Op verzoek kan dit door de KNLTB worden geactiveerd (zie ook onder Instellingen die door de KNLTB worden verzorgd). Als beheerder kun je vervolgens onder Beheer baanschema aangeven welke banen, dagen en tijden via internet gereserveerd kunnen worden. Let op! De regels onder Beheer baanschema in de kolom Internet reserveren betreffen een activering. Dus je geeft aan welke banen op welke dagen en tijden via internet gereserveerd mogen worden. Wanneer in de kolom Internet reserveren klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Internet reserveren klikt Kies een begintijd, een eindtijd en zet het vinkje achter Internet reserveren aan. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 baan en 1 dag deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en vink je vervolgens de optie Internet reserveren uit. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen Baanschema / baanregels / internet reserveren doorvoeren op meerdere banen Met deze functie is het mogelijk om een baanschema of baanregel in één keer door te voeren op meerdere dagen en banen. Klik op Geavanceerde doorvoeropties en onderstaand overzicht verschijnt. Kies de gewenste begin- en eindtijd en vink de gewenste banen en dagen aan. Klik vervolgens op Doorvoeren. Let op! Er verschijnt een pop-up met de melding dat je ter bevestiging ook op Opslaan (bovenin beeld, naast de gekozen baan en dag) moet klikken. Pas daarna zijn de wijzigingen opgeslagen. Vergeet niet op Opslaan te klikken Pagina 19 van 31

20 Pagina 20 van 31

21 4.5.5 Alle baanschema s in één keer verwijderen Alle baanschema s kunnen in één keer verwijderd worden door op de knop Verwijder alle schema s te klikken. Deze functie is alleen aanwezig voor personen die de administrator-rol hebben. Personen die een bardienstperiode kunnen verwijderen zijn administrator. Andere personen zien deze knop dus niet staan. Als deze knop wordt aangeklikt verschijnt er een pop-up met de vraag of je wilt doorgaan Overzicht weekindeling alle banen Als je klikt op Beheer baanschema staan bovenaan het scherm twee knoppen, namelijk overzicht per week alle banen en print pdf overzicht. Als je overzicht per week alle banen aanklikt, wordt een overzicht gemaakt van alle dagen en aanwezige baanregels. Je kunt dit overzicht ook via print pdf overzicht activeren en vervolgens printen of bewaren/ en. De indeling is zo gedaan dat er zo min mogelijk papier gebruikt hoeft te worden als deze wordt afgedrukt. 4.6 Bijdubbelen activeren Op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze kun je voor bepaalde dagen en tijden de optie bijdubbelen activeren. Leden kunnen dan op die dagen en tijden een enkelspel uitbreiden tot een dubbelspel, mits er niet al achter het oorspronkelijke enkelspel is afgehangen (dan verschijnt de knop bijdubbelen niet op het digitale afhangbord). Standaard staat deze optie uit. Let op! Het is niet mogelijk om van 3 naar 4 leden te gaan. Wanneer je op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze in de kolom Internet reserveren klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Pagina 21 van 31

22 Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Bijdubbelen klikt Kies een begintijd, een eindtijd en zet het vinkje achter Bijdubbelen aan. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 dag en de aangegeven tijd deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en vink je vervolgens de optie Bijdubbelen uit. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen. 4.7 Instellen dat altijd de eerste vrije baan wordt toegewezen Op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze kun je voor bepaalde dagen en tijden de optie verplichte baankeuze activeren. Leden krijgen dan op die dagen en tijden altijd de eerste vrije baan toegewezen en kunnen niet zelf een voorkeursbaan kiezen. De knop Alle vrije banen op het digitale afhangbord verdwijnt dan ook op die tijden en dagen. Wanneer je op de pagina Beheer bijdubbelen en verplichte baankeuze in de kolom Verplichte baankeuze klikt, verschijnt het volgende formulier binnen de kolom. Formulier dat verschijnt wanneer je in de kolom Verplichte baankeuze klikt Pagina 22 van 31

23 Kies een begintijd, een eindtijd en zet het vinkje achter Verplichte baankeuze aan. Kies vervolgens voor doorvoeren. Vergeet ten slotte niet de ingestelde baanregel op te slaan door op de knop Opslaan te klikken. Je hebt nu voor 1 dag en de aangegeven tijd deze baanregel ingesteld. Om deze baanregel te verwijderen, klik je op de baanregel in het schema en vink je vervolgens de optie Verplichte baankeuze uit. Ook hiervoor geldt dat je op doorvoeren en vervolgens opslaan moet klikken om de regel definitief te verwijderen. 4.8 Managementrapportages inzien Alle afhanggegevens worden opgeslagen in een database. Hier kunnen vervolgens handige rapportages van gemaakt worden die je bij verenigingsbeleid kunnen helpen. Momenteel zitten de volgende managementrapportages in het systeem: - Baanbezetting t.o.v. leeftijd - Baanbezetting t.o.v. leeftijd (zelf instelbaar) - Baanbezetting per dagdeel - Baanbezetting per dagdeel (zelf instelbaar) - Leden die het meest afhangen - Leden die nog niet hebben gespeeld - Gemiddelde baanbezetting - Gemiddelde wachttijden Om meer mogelijkheden te geven de afhangbordgegevens te analyseren is aan alle rapportages een MS reporting service toegevoegd. Hiermee kunnen de aanwezige gegevens worden geëxporteerd naar o.a. MS Excel of pdf. In MS Excel kun je vervolgens zelf nieuwe rapportages genereren. Bij de rapportages is de mogelijkheid om een startdatum en een einddatum in stellen toegevoegd. Je kunt dus nu o.a. rapportages per jaar aanmaken en vergelijken. Ook kan je selecties maken op aangemaakte lidtypen. Bij het overzicht van de leden die het meest afhangen worden alle leden getoond en niet alleen een top 100 (oude situatie). In dit overzicht staan ook de leden die nog niet hebben afgehangen en de tijdelijke passen. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld wilt weten hoe vaak een ezelspas (pas achter de bar) is gebruikt of hoeveel introducees er hebben afgehangen. Ook zijn voornaam, bondsnummer, geslacht en adres toegevoegd. Je kunt dus nu zelf een ledenoverzicht genereren door een export naar excel te maken. Als je bondsnummer@afhangbord.nl ziet staan dan weet je dat deze persoon zich nog niet geregistreerd heeft met een eigen adres. Let op: adressen worden niet meegenomen in de campagne. Piet Pietersen ontvangt in onderstaand voorbeeld dus geen , maar Els Janssen wel. Leden die nog niet hebben gespeeld is uitgebreid met voornaam, bondsnummer, geslacht en adres. De lijst is op achternaam gesorteerd. Je kunt op basis van deze gegevens zelf de leden selecteren om hen (via je eigen programma) te benaderen. Dit is namelijk de groep waarbij de kans erg groot is dat zij hun lidmaatschap gaan opzeggen. Tip: wellicht is dit te voorkomen door bijvoorbeeld een activiteit voor hen te organiseren (toss, clinic met trainer, gezelligheidstoernooitje etc). 4.9 Nieuwsberichten op touchscreen beheren Onder Beheer - Nieuws Op touchscreen kun je eenvoudig een bericht van maximaal 350 karakters op het touchscreen plaatsen. Het bericht verschijnt op het touchscreen nadat voor Afhangen is gekozen. Ook de KNLTB heeft de mogelijkheid berichten op het touchscreen te plaatsen. Dit verschijnt dan in een apart kader KNLTB nieuws rechts naast het club nieuws. Pagina 23 van 31

24 Het touchscreen met club nieuws en verenigingssponsorbanner Bericht beheren Wanneer je kiest voor Beheer - Website Nieuws Op touchscreen verschijnt onderstaand scherm. Pagina 24 van 31

25 Beheervenster voor nieuws op het touchscreen Vul de gewenste tekst in (tot 350 karakters) en kies voor Opslaan. Het bericht staat dan direct op het touchscreen. Haal het teksveld leeg en kies vervolgens voor Opslaan wanneer je geen bericht op het touchscreen wilt tonen Banners op touchscreen beheren Op het touchscreen is plaats ingeruimd voor banners van verenigingssponsors. Het betreft een bannerpositie onderaan de pagina Afhangen met de afmetingen 720 bij 160 pixels. Bestandsformaten JPG en GIF zijn toegestaan. Pagina 25 van 31

26 Het touchscreen met club nieuws en verenigingssponsorbanner De beheerder kan één of meerdere banners in het systeem plaatsen. De banners worden vervolgens ad random getoond. Per banner wordt bijgehouden hoe vaak deze getoond is. Zo kun je dus extra sponsorgelden binnenhalen Banners beheren Wanneer je voor Beheer Website Banners kiest verschijnt het volgende venster: Pagina 26 van 31

27 Het beheervenster voor banners. In dit voorbeeld is 1 touchscreen banner geplaatst (de andere twee banners zijn voor de verenigingswebsite, zie beheerhandleiding verengingswebsitemodule). Kies voor de knop NIEUWE BANNER om een banner toe te voegen. Onderstaand scherm verschijnt: Venster waar je banners toe kunt voegen Geef de banner een naam, kies een type (Touchscreen), blader op je eigen PC naar de banner en kies een begin- en einddatum. Let op! Bij een touchscheenbanner hoef je geen link in te geven, want op het touchscreen is het niet mogelijk naar andere websites te linken. Zodra je de gegevens opslaat zit de banner in het bannersysteem en wordt deze op het touchscreen getoond in de periode die je zelf hebt gekozen. Heb je meerdere touchscreenbanners in het systeem gezet, dan worden deze ad random getoond. Vanuit het banneroverzicht (Beheer Website Banners) kun je ingevoegde banners wijzigen ( ) of verwijderen ( ). 5. Instellingen die de KNLTB verzorgt Wanneer je deze handleiding aandachtig hebt doorgelezen, mis je waarschijnlijk nog een aantal zaken die ook ingesteld kunnen of moeten worden, maar die nog niet genoemd zijn. Dat komt omdat de KNLTB die instellingen verzorgt. Onderstaand een opsomming. Pagina 27 van 31

28 5.1 Speeltijden In het systeem stelt de KNLTB de volgende zaken met betrekking tot speeltijden in: - Speeltijd één speler - Speeltijd twee spelers - Speeltijd drie spelers - Speeltijd vier spelers In de meeste gevallen wordt een speeltijd voor één speler niet ingeschakeld (wordt afgeraden, omdat dit sjoemelen bevordert). Er zijn dan minimaal twee passen nodig om af te hangen. 5.2 Namen van banen De standaard naam van een baan in het systeem is baan 1, baan 2, baan 3 etc. Maar wanneer de banen op je vereniging een naam hebben, bijvoorbeeld die van een sponsor, kan de KNLTB die namen in het systeem zetten. Houd wel rekening met een maximaal aantal karakters van Dit vooral vanwege het baanoverzicht op het digitale afhangbord. Wanneer we hier lange namen inzetten, wordt een en ander onoverzichtelijk. 5.3 Internetreserveren Optioneel kan de vereniging ervoor kiezen banen te laten reserveren via internet. Via de website kun je zelf instellen welke banen en tijden in dat geval aangeboden worden aan leden om via internet te reserveren (zie onder Beheer Baanregels invoeren). Daarnaast kan de KNLTB de volgende instellingen verzorgen. - Internetreserveren aan of uitzetten (staat standaard uit) - Aantal dagen of uren dat banen maximaal vooruit gereserveerd mogen worden (bijvoorbeeld maximaal 1 week vooruit) - Aantal dagen of uren dat banen minimaal vooruit gereserveerd mogen worden (er dient bijvoorbeeld minimaal 4 uur te zitten tussen de reservering op internet en de aanvangstijd). - Aantal keer per week dat een speler een baan op internet mag reserveren - Aantal keer per dag dat een speler een baan op internet mag reserveren - Openingstijden en sluitingstijden van het park - Internetreservering bevestigen op het digitale afhangbord door doorhalen spelerspassen aan of uitzetten - Aantal minuten voor aanvang van de aanvangstijd waarvoor een reservering bevestigd moet worden op het digitale afhangbord door doorhalen spelerspassen Door het aanbieden van reserveren van banen via internet, kunnen gaten ontstaan in het baanschema. Stel iemand komt op het park aan en hangt een baan af van uur tot uur. Dezelfde baan is via internet gereserveerd van uur tot uur. De baan ligt dan 20 minuten vrij, terwijl het misschien wel druk is op het park. Dit kan worden opgevangen door de volgende instelling: - Per aantal spelers (1, 2, 3, 4) kan een percentage ingesteld worden van de totale standaard speeltijd waarbij een baan alsnog aangeboden wordt op het digitale afhangbord. Spelers kunnen dan zelf bepalen of ze de baan afhangen waar ze direct bijvoorbeeld 20 minuten kunnen spelen of liever een andere baan kiezen op een later moment met de volledige speeltijd van 45 minuten en dus nog even wachten. 5.4 IP-adres instellen Het afhangbord werkt op basis van een statisch IP-adres. Als dit IP-adres verandert, bijvoorbeeld omdat de vereniging overgaat naar een nieuwe internetprovider, dan moet het nieuwe IP-adres doorgegeven worden aan de KNLTB ( ). Als het IP-adres niet juist is ingesteld, verschijnt er een foutmelding op het touchscreen. Pagina 28 van 31

29 6. Beheer op digitale afhangbord (touchscreen) Afhankelijk van de op de beheerpagina van de website ingestelde autorisaties (zie onder Ledenlijst) heeft iemand na het doorhalen van zijn of haar ledenpas op het digitale afhangbord de mogelijkheid banen te reserveren voor trainingen, competitie, toernooien, onderhoud etc. Ook kunnen eerder gemaakte reserveringen op de bewuste dag verwijderd worden. Wanneer je op het digitale afhangbord kiest voor Beheer verschijnt onderstaand scherm. Wanneer je op het digitale afhangbord voor Beheer kiest verschijnt dit scherm Vervolgens kun je de reden kiezen waarvoor je een baan wilt reserveren. Daarna wordt gevraagd je ledenpas door de kaartlezer te halen en afhankelijk van je autorisatie kun je wel of niet de baan reserveren voor het gekozen doel. Onderstaande schermen verschijnen wanneer je voor Trainer hebt gekozen en het doorhalen van je pas heeft bevestigd dat je geautoriseerd bent. Pagina 29 van 31

30 Scherm om een baan te reserveren voor een training. Eerst dien je een dag te kiezen. Scherm om een baan te reserveren voor een training. Nadat je een dag hebt gekozen, voer je een start- en eindtijd door. Pagina 30 van 31

31 Scherm om een baan te reserveren voor een training. Na doorvoeren start- en eindtijd kun je de banen selecteren. Ten slotte bevestig je door voor Reserveren te kiezen. Via Afhangen Overzicht Banen kun je reserveringen wijzigen of verwijderen. Tip in het overzicht je gemaakte reservering aan en het detailscherm verschijnt met de knoppen Wijzigen en Verwijderen. Ook hiervoor is identificatie door de ledenpas vereist. 7. Storing van het Afhangbord? Niet zelf oplossen! Uiteraard wil de KNLTB dat jullie KNLTB Afhangbord goed functioneert. Nu kan het voorkomen dat zich af en toe een storing voordoet. Deze storingen worden snel opgepakt. Kijk voordat je een storing meldt eerst of alle kabels goed vastzitten, de monitor aan staat en of de internetverbinding goed werkt. Ook is het verstandig de afhangbordcomputer éénmaal te herstarten. Een aantal problemen wordt door de herstart al opgelost. Storingen mogen i.v.m. garantiebepalingen in geen geval zelf opgelost worden! Storingen kun je op werkdagen telefonisch melden op Je kunt ook een sturen naar o.v.v. het verenigingsnummer en de gegevens van de contactpersoon ( + 06 nummer). Omschrijf in de kort wat het probleem is inclusief de eventuele melding op het touchscreen. Er zal vervolgens een afspraak gemaakt worden om deze storing z.s.m. op te lossen. 8. Vragen? Bel of ons! Heb je na het lezen van deze handleiding nog vragen? Dan kun je die mailen naar afhangbord@knltb.nl Op werkdagen kun je ook bellen met de KNLTB op Pagina 31 van 31